4. Presentación de las ofertas

INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
ÁREA PROVEEDUDÍA INSTITUCIONAL
LICITACIÓN PÚBLICA Nº 2013LN-000001-IMAS
“CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
DE NOTARIADO EXTERNO”
FECHA DE APERTURA: 24 de Mayo del 2013
HORA DE APERTURA: 10:00 horas
SAN JOSE
2013
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL
SERVICIOS PROFESIONALES DE NOTARIADO EXTERNO
INDICE
I.- ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES
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2
2
2
3
3
3
4
4
4
4
1.
2.
3.
4.
5.
Marco legal………………………………………………………………………..……….
Área que tramita el procedimiento………………………………………………….…..
Unidad administradora del contrato…………………………………………….....……
Recepción de ofertas…………………………………………………………….….…...
Requerimientos del servicio………………………………………………………..……
5.1 Descripción general del servicio requerido………………………………...……...
5.2 Productos Esperados………………………………………………………….……..
5.3 Informes………………………………………………………………………….……
5.4 Cláusula de Confidencialidad……………………………………………………….
6. Requisitos del Oferente……………………………………………………………….....
6.1 Perfil del oferente…………………………………………………………………….
II.- CONDICIONES ESPECÍFICAS
4
5
5
6
6
9
9
1. Plazo de la contratación……………………………………………………………..…..
2. Forma de pago……………………………………………………………………………
3. Metodología de calificación de ofertas…………………………………………….......
3.1 Aspectos a considerar para la calificación de ofertas…………………………....
3.2 Método de valoración…………………………………………………………..........
4. Procedimiento de control de calidad……………………………………………………
5. Funcionario Responsable Asignado de Fiscalizar el Contrato……………………....
III.- CONDICIONES GENERALES
9
9
10
10
12
12
12
12
13
13
14
14
14
15
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Consultas sobre el cartel……………………………………………………………..….
Documentos que debe presentar en la oferta……………………………………..…..
Timbres que debe presentar en la oferta……………………………………………….
Presentación de las ofertas………………………………………………………………
Cláusula penal y multas………………………………………………………………….
Adjudicación………………………………………………………………………............
Garantías…………………………………………………………………………………..
7.1 De Participación………………………………………………………………...........
7.2 De Cumplimiento……………………………………………………………………..
8. Devolución de garantías…………………………………………………………………
9. Derechos y prerrogativas del IMAS……………………………………………….........
10. Del Cartel…………………………………………………………………………………..
11. Contrato……………………………………………………………………………………
12. Anexos……………………………………………………………………………............
1
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SERVICIOS PROFESIONALES DE NOTARIADO EXTERNO
LICITACION PÚBLICA Nº 2013LN-000001-IMAS
“CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
DE NOTARIADO EXTERNO”
El Instituto Mixto de Ayuda Social, por medio del Área de Proveeduría Institucional, recibirá
ofertas por escrito para la contratación de servicios profesionales de notariado externo,
según el siguiente requerimiento:
I.- ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Y LEGALES
1. MARCO LEGAL
1.
Este concurso se regirá por lo estipulado en la Ley de Contratación Administrativa Nº 7494 y
su Reglamento; así como el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Instituto
Mixto de Ayuda Social, Ley Fortalecimiento de las PYME´s, MEIC y demás leyes afines, las
cuales se tienen por incorporadas y aceptadas por el proveedor con solo el hecho de la
presentación de su oferta económica.
2. AREA QUE TRAMITA EL PROCEDIMIENTO
2. de Proveeduría Institucional del INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL será la
El Área
oficina que tramitará el procedimiento de contratación administrativa y proporcionará
cualquier información adicional necesaria respecto a las especificaciones y documentación
relacionada con esta contratación, previa coordinación con la unidad solicitante.
3.
UNIDAD ADMINISTRADORA DEL CONTRATO
6.
La Unidad Administradora del Contrato será la Asesoría Jurídica Institucional, la cual será
la responsable de velar por la correcta ejecución del contrato, gestionar la prórrogas
correspondientes, vigencia y actualizaciones de garantías de cumplimiento; además de
gestionar ante la Proveeduría Institucional lo referente a sanciones por incumplimiento,
ejecución de garantía de cumplimiento, apercibimiento e inhabilitación, para lo cual se
apoyarán en monitoreos y controles previos por parte de esa Línea Estratégica. Para la
fiscalización del contrato se regirá por el Manual de Fiscalización de Contratos del IMAS.
4.
RECEPCIÓN DE OFERTAS
3.
Los proveedores interesados en participar en esta contratación, deberán presentar sus
ofertas en la Proveeduría Institucional, Primer Piso Oficinas Centrales del Instituto Mixto de
Ayuda Social, ubicadas 75 metros al Sur de KFC, Barrio Francisco Peralta, San Pedro de
Montes de Oca.
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SERVICIOS PROFESIONALES DE NOTARIADO EXTERNO
La fecha límite para la recepción de las ofertas será el día: viernes 24 de Mayo del 2013,
hasta las 10:00 horas
5.
REQUERIMIENTOS DEL SERVICIO
4.
5.1 Descripción general del servicio requerido:
a) Se requiere servicios notariales externos, para la asignación de actos notariales
específicos de acuerdo a un rol establecido por la Asesoría Jurídica Institucional y al
puntaje obtenido según los parámetros de la Metodología de Calificación para cada
oferente.
b) Los servicios requeridos son de formalización, otorgamiento e inscripción, según
corresponda, los siguientes documentos:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
Traspaso de bienes inmuebles a beneficiarios del I.M.A.S.
Escrituras de compra de inmuebles del programa Lotes con Servicios del
IMAS
Segregación y donación de bienes inmuebles a beneficiarios del I.M.A.S.
Traspasos de vehículos del I.M.A.S. o para el I.M.A.S.
Levantamiento de actas notariales.
Cancelación de hipotecas del I.M.A.S. y/o de fideicomisos en los cuales el
I.M.A.S. haya sido o sea parte.
Certificaciones notariales varias (personerías jurídicas, de cédula jurídicas, de
bienes muebles o inmuebles, de copias de expedientes administrativos, de
copias de expedientes judiciales)
Escrituras adicionales o retiros sin inscribir de actos notariales en que el
I.M.A.S. ha sido parte y que presenten defectos de inscripción.
Levantamientos de limitaciones.
Imposición de limitaciones de leyes 4760, 7151 ó 7154.
Rectificaciones varias a beneficiarios o terrenos del I.M.A.S.
c) En todos los casos que incluyan bienes inmuebles, el notario contratado deberá
necesariamente emitir un estudio de Registro Público previo para verificar la
procedencia del acto notarial que va a otorgar.
d) Los actos otorgados se encuentran exentos del pago de impuestos de traspaso,
timbres y derechos de registro de acuerdo con el artículo 31 de la Ley 4760.
5.2 Productos esperados:
Para la presente contratación, los productos esperados para actos notariales son los
siguientes:
a) Otorgamiento e inscripción de escrituras de titulación debidamente inscritas en el
Registro Público de la Propiedad inmueble.
b) Escrituras de otra índole debidamente inscritas.
c) Actas notariales
d) Certificaciones notariales
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e) Otros actos notariales que le sean requeridos.
5.3 Informes:
Los informes deberán consignar detalle y cantidad de los actos notariales y adjuntar estos,
debidamente realizados en el caso de actos no inscribibles y debidamente inscritos en el
Registro Público de la propiedad, cuando proceda. Éstos deberán ser entregados en forma
física al Funcionario Responsable de la Contratación, cada mes, para su respectivo aval.
5.4 Cláusula de confidencialidad:
El contratista se comprometerá mediante una Declaración Jurada a procesar y manipular los
datos institucionales dentro de un marco de discreción, privacidad e integridad, acorde con
las políticas de control y seguridad que debe mantener la institución, por ende, bajo ninguna
circunstancia, el contratista podrá utilizar los archivos o información que el IMAS lo
proporcione con propósitos distintos a los contemplados en la presente contratación. La
utilización indebida o negligente de los recursos institucionales por prácticas imputables al
contratista, serán consideradas factores de incumplimiento del contrato por parte del mismo
y objeto de las sanciones administrativas y penales correspondientes.
6. REQUISITOS DEL OFERENTE
5.
6.1 Perfil del oferente:
a) Notario Público, debidamente inscrito en el Colegio de Abogados y Abogadas de
Costa Rica. Asimismo, debe estar habilitado por la Dirección Nacional de Notariado.
b) Deberá presentar certificaciones originales de estar inscrito y habilitado
respectivamente por el Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica y de la
Dirección Nacional de Notariado, con no menos de un mes de expedidas. Éstos
deberán indicar la fecha de inscripción y habilitación.
c) El oferente deberá aceptar expresamente y por escrito, que en caso de ser
adjudicado, que se regirá por lo que señala el Código Notarial, el Reglamento para la
Prestación de Servicios Notariales del IMAS, por los montos de honorarios mínimos
por tipo de acto que fije Arancel de Honorarios por Servicios Profesionales de
Abogacía y Notariado del Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica y en
general las regulaciones, directrices, acuerdos y disposiciones que establezca el
IMAS, con relación al objeto de la presente contratación.
II.- CONDICIONES ESPECÍFICAS
1. PLAZO DE LA CONTRATACIÓN
7.
La contratación será por un año, pudiendo prorrogarse hasta por 3 (tres) años adicionales,
para un total de 4 (cuatro) años.
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2. FORMA DE PAGO
8.
El oferente que resulte adjudicatario de esta contratación acepta que el pago se realice 30
días naturales a partir de la presentación de la factura. Se requiere siempre de la
presentación de la factura original y el recibo conforme del Funcionario Responsable
Asignado por parte del IMAS de fiscalizar la respectiva contratación. El pago, se cancelará
en un solo tracto contra la presentación de la factura, una vez entregado el servicio. En
ningún caso el IMAS efectuará pagos adelantados.
Los honorarios serán pagados por el IMAS, con base en los montos mínimos del Arancel de
Honorarios por Servicios Profesionales de Abogacía y Notariado del Colegio de Abogados y
Abogadas de Costa Rica, vigente para cada acto notarial, de la siguiente manera:
a) Documentos inscribibles ante el Registro Público: Contra presentación del
documento ante el Registro Público y copia de la boleta de presentación con recibido
conforme de la Asesoría Jurídica Institucional.
b) Actas y documentos no inscribibles: Contra presentación del testimonio y recibido
conforme de la Asesoría Jurídica Institucional.
c) Certificaciones: Contra presentación del documento solicitado y recibido conforme de
la Asesoría Jurídica Institucional.
Cualquier costo inherente al pago de traslados por firmas de escrituras u otorgamiento de
documentos en áreas dentro o fuera del Gran Área Metropolitana, deberá ser cubierto por el
contratista. El oferente, mediante Declaración Jurada deberá aceptar expresamente y por
escrito esta condición.
El oferente, rendirá Declaración Jurada aceptando su disposición y disponibilidad para
trasladarse por sus propios medios y cubriendo sus gastos personales, al Área Regional del
IMAS que corresponda a formalizar escrituras públicas institucionales, siempre y cuando se
trate de 5 (cinco) o más actos notariales en una misma zona geográfica.
3. METODOLOGÍA DE CALIFICACIÓN DE OFERTAS
9.
Los oferentes serán evaluados de acuerdo a los criterios de este apartado para determinar
la oferta más conveniente para el Instituto Mixto de Ayuda Social:
a) Base de la calificación: La calificación se realiza en base 100, lo cual implica que la
máxima cantidad de puntos que puede obtener un oferente es de 100.
b) Selección del adjudicatario: La adjudicación del presente concurso recaerá en el
oferente que obtenga el mayor puntaje entre los elegibles.
c) Puntaje mínimo para adjudicar: El puntaje mínimo que debe obtener un oferente para
ser posible adjudicatario es de 80 puntos.
d) Criterios para redondeo: Para los cálculos de puntaje que impliquen el manejo de
decimales, se utilizará el truncar en el primer decimal.
e) Criterios de desempate: En caso de existir ofertas con igual puntaje total, se
adjudicará según el factor Experiencia en la función de Notariado Público, en caso de
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continuar el empate, se adjudicará a la que haya obtenido mayor puntaje según el
grado de importancia.
f) Quedará a criterio de la Administración justificar la adjudicación con puntajes
menores, siempre y cuando no existan ofertas que sobrepasen el mínimo.
3.1 Aspectos a considerar para la calificación de las ofertas:
Se considerarán los siguientes factores y valores de ponderación para la calificación de las
ofertas que resulten elegibles técnica y legalmente:
FACTOR
a) Experiencia general en la función de Notariado Público
b) Experiencia general en labor notarial del IMAS o en Instituciones
Públicas
c) Recursos Materiales y humanos de apoyo
d) Formación complementaria como Notario Público
e) Aplicación de los ordinales 143, 144, 145, 146 y 147 del Código
Notarial
Total
PORCENTAJE
40%
20%
20%
10%
10%
100%
3.2 Método de Valoración:
Para la calificación de las ofertas se tomará en cuenta los siguientes parámetros:
Se entenderá por año cumplido, el año completo a partir de la fecha de autorización para
ejercer funciones de notariado.
a) Experiencia general en cuanto a la labor notarial………………………………40%
a.1. De 1 día a 3 años en labores de notariado en general 10 %
a.2. de 3 años 1 día a 5 años en labores de notariado en general 20 %
a.3. Más de 5 años 1 día en labores de notariado en general 40 %
Para verificar la experiencia en labores notariales, se tomará en cuenta la siguiente
documentación:
a) Las certificaciones solicitadas en el ítem 4 presente pliego de condiciones;
b) En el mismo orden, deberán presentar fotocopia debidamente certificada por Notario
Público en el papel correspondiente para tal efecto, de la razón de apertura del protocolo
que tiene corriendo a efecto de probar el número de protocolos que ha autorizado. Lo
anterior, a fin de comprobar la experiencia general del Oferente en su función como Notario.
c) El I.M.A.S. se reserva la potestad de verificar la información que conste en la
documentación aportada.
6
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b) Experiencia como Notario: en cuanto a la labor notarial del IMAS o Institución
Pública similar …………………………………………………………………………20%
b.1. De 1 día a 3 años 5 %
b.2. De 3 años 1 día a 5 años 10 %
b.3. De más de 5 años y 1 día 20 %
Se entiende como experiencia similar a la labor notarial del I.M.A.S., aquélla actividad
notarial que durante el ejercicio de la función le permite tener conocimiento de proceder a
laborar instrumentos jurídicos a saber: Aplicación de limitaciones, I.D.A., I.M.A.S., BANVHI,
C.C.S.S.; constitución de gravámenes hipotecarios, aplicación de limitaciones del bono de
vivienda y otros, segregaciones en cabeza propia, afectaciones a patrimonio familiar,
daciones en pago, sustitución de garantías, donaciones, protocolización de piezas de
remate, rectificación de medida, modificación de naturaleza, linderos y otros, escrituras de
venta de inmuebles con o sin limitaciones, posposición de créditos, cancelación de
hipotecas sin recibo de suma.
Para acreditar poseer dicha experiencia, se deberá aportar una constancia original o
fotocopia legible debidamente certificada, emitida por funcionario competente de la entidad
respectiva, con no menos de tres meses de expedida, que acredite de manera puntual y
exacta la experiencia que posee el oferente. Deberá expresar con precisión la fecha de
inicio de las labores y la de conclusión. Debe quedar claro que lo que se requiere en este
punto no son cartas de recomendación y que la presentación de las mismas no tendrá valor
alguno. El I.M.A.S. se reserva la potestad de verificar la información que conste en la
documentación aportada.
c) Recursos humanos o materiales……………………………………………………20%
c.1. Oficina abierta de atención:
c.1.1. En el Gran Área Metropolitana 3%
c.1.2. Fuera del Gran Área Metropolitana 1%
c.2. Equipo de cómputo con acceso a Internet 4%
c.3. Teléfono 2%
c.4. Fax 2%
c.5. Vehículo 3%
c.6. Secretaria debidamente registrada como trabajadora y con pago de salario y cargas
sociales ante la C.C.S.S. 4%
c.7. Mensajero debidamente registrada como trabajadora y con pago de salario y cargas
sociales ante la C.C.S.S. 2%
Para demostrar la existencia de los recursos anteriores, deberá presentar DECLARACIÓN
JURADA PROTOCOLIZADA de poseer todos los recursos relacionados en la oferta, así
como de contar con oficina abierta, para lo cual deberá indicarse la dirección exacta, y que
garantice la disposición del inmueble para los efectos de la presente licitación.
También se deberá aportar original o fotocopia legible debidamente certificada de la
siguiente documentación:
I.
II.
Facturas
Recibos
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III.
IV.
Certificación emitida por el Registro Nacional, Sección bienes muebles, para
demostrar la propiedad del vehículo. En el caso de no ser propietario registral de
dicho bien, se requiere demostrar el nexo que le permite tener acceso al mismo o
bien, carta original del dueño registral permitiendo el uso del mismo.
Documento expedido en la Caja Costarricense de Seguro Social en donde el
notario o la figura jurídica correspondiente, conste como patrono de la secretaria
y mensajero.
La documentación requerida no deberá ser con más de tres meses de emitida con respecto
a la fecha de apertura de las ofertas.
El I.M.A.S. se reserva el derecho de verificar la veracidad de los recursos ofrecidos por los
oferentes. Por oficina se entiende un espacio físico en forma independiente de atención al
público, con horario de atención definido y con acceso directo a calle pública.
d) Capacitación complementaria en derecho notarial o registral…………………10%
Cursos en materia notarial o registral con una duración no menor a 8 horas tendrán un valor
cada uno de 2 % hasta un máximo de 10%
Este acápite tiene como objetivo principal, valorar los cursos de actualización académica en
la especie, sobre aspectos prácticos y técnicos de la función notarial y la función registral,
por ejemplo:
1). Si, el Notario sin estar obligado a ello, ha cursado una especialidad o maestría en
materia Notarial.
2). Cursos sobre el Código Notarial que entró en vigencia en el año 2000
3). Cursos impartidos en la especie por el Colegio de Abogados, sobre:
3.1. Taller de Cartulación y Técnicas Registrales
3.2. Aspectos técnicos y prácticos de la función Notarial.
3.3. Responsabilidad civil y penal en materia Notarial
4). Cursos impartidos en materia de Notarial y Registral.
El oferente deberá aportar la documentación probatoria en fotocopias legibles debidamente
certificadas por Notario Público en el papel correspondiente para tal efecto, de la
capacitación recibida. El I.M.A.S. se reserva la verificación de que la entidad que imparta el
curso brinde la capacitación y de que el oferente efectivamente la recibió.
e) Aplicación de los ordinales números 143, 144, 145, 146 y 147
Notarial….10%
del Código
e.1. Certificación de la Dirección de Notariado, que el Profesional no ha sido suspendido o
sancionado, de conformidad con los ordinales 143 144, 145, 146 y 147 del Código Notarial
en los últimos cinco años.
e.2. Certificación de la Dirección de notariado que el profesional ha sido suspendido o
sancionado de conformidad con los ordinales 143, 144, 145, 146 y 147 del Código Notarial
en un lapso de cinco años.
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e.2.1- El Notario que ha sido suspendido de 1 mes a tres meses……………………………..…..10%
e.2.2.- El Notario que ha sido suspendido por 3 meses y 1 día a seis meses…………………..8.5%
e.2.3.- El Notario que ha sido suspendido por 6 meses y un día a 2 años………………..………7%
e.2.4.- El Notario que ha sido suspendido por 2 años y un día a 4 años…………………….…….5.5%
e.2.5.- El Notario que ha sido suspendido por 4 años un día a 6 años……………………….…….4%
e.2.6.- El Notario que ha sido suspendido por 6 años un día a 8 años……………………….…..2.5%
e.2.7.- El Notario que ha sido suspendido por 8 años un día a 10 años……………………….…...0%
4. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CALIDAD
10.
El Control de Calidad será ejercido por el funcionario de la Asesoría Jurídica que funja
como coordinador de notarios externos, quien otorgará el VºBº previo a los actos
notariales que se van a otorgar. Cuando el acto notarial sea para el cumplimiento de
un acuerdo del Consejo Directivo del IMAS, se verificará su cumplimiento exacto de
conformidad con los términos de dicho acuerdo. En los demás casos se verificará el
cumplimiento del documento presentado de conformidad con el Código Notarial y otras
leyes conexas y vigentes del ordenamiento jurídico costarricense, según corresponda.
5. FUNCIONARIO RESPONSABLE ASIGNADO DE FISCALIZAR EL CONTRATO
11.
Lic. Berny Vargas Mejía, Asesor Jurídico.
III.- CONDICIONES GENERALES
1.
Consultas sobre el cartel
El oferente podrá remitir sus consultas del objeto a contratar o sobre la presentación de
ofertas, por escrito a la Proveeduría Institucional del IMAS, al Fax No.2253-3052, o por
medio del correo electrónico [email protected]., con la señora Roxana Villalobos
Trigueros, teléfono 2202-4074
2.
Documentos que debe presentar en la oferta:
a) Cuando se trate de persona jurídica, deberá aportar la personería jurídica en
original, con las formalidades del caso, emitida por la Sección de Personas del
Registro Público o por Notario Público, del poder que lo legitime a actuar en forma
conjunta o separada en nombre de su representada, dicho poder con no más de tres
meses de expedido siempre que no haya sufrido modificación alguna.
b) Cuando se trate de personas jurídicas deben aportar fotocopia de la cédula jurídica
por ambos lados. Asimismo, fotocopia de la cédula del Representante Legal de la
empresa.
c) Cuando se trate de personas físicas deben aportar fotocopia de la cédula de
identidad por ambos lados.
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d) Si se trata de una Sociedad Comercial, el oferente deberá acompañar con su
propuesta, certificación en documento original, con las formalidades del caso, sobre
la naturaleza y propiedad de sus cuotas o acciones. Si las cuotas o acciones fueren
nominativas y estas pertenecieren a otras sociedades, deberá igualmente aportarse
certificación sobre la propiedad de las acciones de estas últimas. Todas las
certificaciones deberán ser emitidas por la Sección Mercantil del Registro Público o
por un Notario Público, con vista en el libro de accionistas de la sociedad, con no
más de tres meses de expedida cuando no haya sufrido modificación alguna.
e) Certificación emitida por la Caja Costarricense de Seguro Social de que se
encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con esa entidad, o
bien, que tiene un arreglo de pago aprobado por ésta, vigente al momento de la
apertura de las ofertas, de conformidad con el Artículo 65, inciso c) del Reglamento a
la Ley de Contratación Administrativa.
f) El oferente debe estar inscrito y al día en el Registro de Proveedores de la
institución, caso contrario deberá presentar la boleta de inscripción al Registro de
Proveedores debidamente acreditada, antes de la apertura de ofertas. La cual se
encuentra a disposición en la página Web del IMAS (www.imas.go.cr).
g) Declaración Jurada de que no le afectan las prohibiciones contenidas en el artículo
22 y 22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.
Será responsabilidad del proveedor verificar el listado de Funcionarios inhibidos
publicado en la página Web del IMAS (www.imas.go.cr), para comprobar que no le
alcance la prohibición indicada en los artículos antes mencionados.
h) Declaración Jurada de que se encuentra al día en el pago de los impuestos
nacionales.
i)
3.
Mediante Declaración Jurada, el contratista deberá indicar que cumple con lo
establecido en la Directriz del Poder Ejecutivo Nº 34 del 08 febrero del 2002,
específicamente en lo referente a las obligaciones laborales y de seguridad social,
incluyendo el salario mínimo establecido por el Decreto de Salarios Mínimos. Esta
obligación forma parte de las condiciones del contrato y su inobservancia será causal
de incumplimiento del mismo, en cuyo caso podrá el IMAS dar por terminado el
contrato, según lo dispuesto por las normas que regulan la materia.
Timbres que debe presentar en la oferta:
a) Agregar a la oferta un timbre del Colegio de Licenciados en Ciencias Económicas por
un valor de ¢200.00 (doscientos colones exactos).
b) Agregar a la oferta un timbre de Ciudad de las Niñas por un valor de ¢20.00 (veinte
colones exactos).
4.
Presentación de las ofertas
a) Las ofertas deben presentarse en original y tres copias. Tanto el original como las
copias deberán ser firmadas por quien tenga la representación legal del oferente,
indicando el nombre completo de éste y generales de ley.
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b) La persona que suscriba la oferta, por sí o en representación, deberá indicar su
nombre y apellidos, sus calidades y número de cédula de identidad o de su
residencia, número de teléfono, fax, dirección postal y electrónica, e iguales datos de
sus representadas si fuera el caso.
c) Además la oferta deberá ser firmada por el apoderado legal de la empresa.
d) Apertura de ofertas: El IMAS recibirá ofertas hasta las 10 horas del día viernes 24
de Mayo del 2013, fecha y hora en que se realizará el acto de apertura de ofertas.
e) Las ofertas deben entregarse en sobre cerrado, en la Proveeduría Institucional del
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL con la siguiente leyenda:
INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL (IMAS)
LICITACIÓN PÚBLICA N° 2013LN-000001-IMAS
“CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES
DE NOTARIADO EXTERNO”
Oferente:________________________________________
f) En la oferta se debe indicar en forma clara y precisa el plazo de vigencia de ésta, la
cual no podrá ser menor de 60 (sesenta) días hábiles contados a partir de la fecha
de apertura de ofertas.
g) La oferta se debe presentar en idioma español, sin tachaduras, borrones,
alteraciones que puedan producir dudas sobre el texto, debiendo salvarse todo error
por nota, antes de la apertura de ofertas. Las adiciones, correcciones o datos
omitidos en la oferta original, deben identificarse con claridad al final de la misma,
debidamente firmados.
h) El solo hecho de presentar la oferta implica plena aceptación de todas las cláusulas,
condiciones e instrucciones de esta contratación.
Se entenderá como una
manifestación inequívoca de la voluntad del oferente de contratar con pleno
sometimiento a las condiciones y especificaciones de este cartel y a las
disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.
i)
Ninguna oferta podrá ser modificada o dejada sin efecto con posterioridad al acto de
apertura de ofertas.
j)
El IMAS se reserva el derecho de aceptar la propuesta que juzgue más conveniente
a sus intereses o de rechazarlas si lo estimara el caso.
k) Para mayor claridad de las propuestas, la información o respuestas al cartel por
parte del oferente, deben formularse bajo el mismo orden y numeración del
clausurado de este pliego de condiciones.
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SERVICIOS PROFESIONALES DE NOTARIADO EXTERNO
5.
Cláusula penal y multas
Quien resultase adjudicado deberá cumplir con la fecha de entrega o cronograma la
ejecución del contrato, en caso de inicio tardío se aplicará una multa de 0.5% (cero punto
cinco por ciento) por día natural de atraso.
6.
Adjudicación
Las ofertas serán evaluadas en las siguientes etapas, las cuales deben satisfacer para
obtener la adjudicación:
a) Primera etapa
Elegibilidad legal: Todos los oferentes y sus respectivas ofertas deberán cumplir los
requisitos de admisibilidad y legales exigidos en el Cartel de Licitación y en la Legislación
vigente para optar por la adjudicación.
Elegibilidad técnica: Todas las ofertas deberán cumplir con los requisitos de admisibilidad y
especificaciones técnicas básicas exigidas en el Cartel de Licitación para optar por la
adjudicación.
b) Segunda etapa
Evaluación de ofertas: Una vez que se determine cuáles ofertas cumplen técnica y
legalmente con los requisitos de elegibilidad se procederá a aplicar la calificación según los
parámetros de la Metodología de Calificación, Punto 4 del Apartado II.- Condiciones
Específicas.
El IMAS procederá a adjudicar de conformidad con los plazos establecidos en el
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
Es potestativo para el IMAS adjudicar o bien declarar parcial o totalmente desierto el
concurso, mediante acto debidamente motivado, en caso de que ninguna de las ofertas
convenga a los intereses de la Institución.
El acto de adjudicación se tendrá en firme en vía administrativa después de vencido el plazo
establecido por la Ley de la Contratación Administrativa para la interposición de los
recursos.
El adjudicatario de esta Licitación no podrá traspasar o ceder los derechos derivados de la
adjudicación en firme a terceros, sin previo consentimiento y por escrito del IMAS.
7.
GARANTÍAS
7.1 De Participación:
Previo a la hora establecida para la apertura de las ofertas y de conformidad con lo
establecido en el Artículo 37 y 42 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa,
los oferentes deben depositar una Garantía de Participación de un monto fijo de
¢250.000,00 (doscientos cincuenta mil colones exactos).
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La garantía de participación tendrá una vigencia mínima de 60 (sesenta) días hábiles,
contados a partir de la fecha de apertura de las ofertas, y será devuelta dentro de los ocho
(8) días hábiles siguientes a la firmeza en vía administrativa del acto de adjudicación,
excepto la del adjudicatario, la cual se retendrá hasta la rendición de la garantía de
cumplimiento.
La garantía de participación no se devolverá al adjudicatario, en el tanto éste no rinda la
garantía de cumplimiento, y no satisfaga las demás formalidades conducentes a asegurar el
cumplimiento del contrato. Si el adjudicatario no rindiere la garantía de cumplimiento a
satisfacción, el IMAS podrá disponer de la garantía de participación, sin derecho a reclamo
por parte del adjudicatario. Lo anterior, sin perjuicio del cobro de los daños y perjuicios que
pudieran corresponder.
En caso de presentarse un recurso en contra de la adjudicación, o que el respectivo
adjudicatario no rindiere la garantía de cumplimiento, los oferentes que desearen conservar
su interés legítimo en la licitación, deberán mantener, y si fuera del caso prorrogar, la
vigencia de sus ofertas y sus garantías hasta tanto la adjudicación, o readjudicación, si
procede, no adquiera firmeza en vía administrativa, o se declare desierto el concurso.
7.2 De Cumplimiento
De conformidad con lo establecido en el Artículo 40 y 42 del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa, dentro de los 5 (cinco) días hábiles siguientes, contados a partir
de la fecha en que quede firme la adjudicación, el o los adjudicatarios, deberán rendir una
Garantía de Cumplimiento de un monto fijo de ¢500.000,00 (quinientos mil colones
exactos).
La garantía de cumplimiento tendrá una vigencia de 2 (dos) meses adicionales a la fecha
probable de recepción definitiva del objeto del servicio. Esta garantía será devuelta dentro
de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha en que la administración licitante tenga por
definitivamente recibido a satisfacción el objeto del concurso. En caso de prórroga del
contrato, el adjudicatario se compromete a mantener actualizada la garantía, según el
monto y plazo que corresponda a la prórroga.
Esta Garantía, tiene como propósito asegurar el cumplimiento de lo ofrecido expresamente
por el adjudicatario en su propuesta.
Podrá constituirse mediante cualquiera de las modalidades que permite el Artículo 42.Formas de rendir las garantías, del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.
La Garantía de Cumplimiento es por naturaleza, una promesa de pago incondicional al
simple requerimiento del IMAS, ejecutable en caso de incumplimiento en los supuestos
señalados en el Artículo 41.- Procedimiento para ejecución de garantía de cumplimiento, del
Reglamento a la Ley de la Contratación Administrativa.
8.
Devolución de Garantías:
Para la devolución de las Garantías de Participación y de Cumplimiento, el interesado
deberá presentar ante el Área de Proveeduría del IMAS, además del comprobante original
del depósito de garantía que se extiende en la Caja General de la Institución, solicitud
formal de devolución, firmada por la persona que tenga la capacidad legal para hacerlo,
consignando el nombre y calidades de la persona autorizada para realizar la gestión de
devolución.
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Las Garantías serán devueltas únicamente a solicitud del interesado.
9.
Derechos y prerrogativas del IMAS:
a) El oferente autoriza expresamente al IMAS, para que verifique si toda la información
brindada por él, en su oferta, se ajusta a la realidad.
b) Queda a criterio del IMAS, durante el plazo de estudio de las ofertas, requerir a los
participantes las aclaraciones que se consideren necesarias.
c) El IMAS se reserva el derecho de adjudicar en forma parcial, total o rechazar todas
las ofertas si considera que no son convenientes a sus intereses y necesidades.
10.
Del Cartel:
a) Es obligación ineludible del Adjudicatario ceñirse estrictamente a las exigencias del
Cartel, y a los términos de su oferta, consecuentemente el incumplimiento de
cualesquiera de las cláusulas contempladas de dicho Cartel, dará lugar a la
resolución del respectivo contrato si la Administración lo estima pertinente sin
perjuicio de accionar en la vía judicial el resarcimiento de daños y perjuicios
ocasionados al IMAS en virtud de los presuntos incumplimientos.
b) En caso de incumplimiento de cualquiera de las cláusulas del cartel, de la oferta o
del contrato por parte del contratista, el IMAS ostenta el derecho de resolver
unilateralmente el contrato sin responsabilidad alguna para la institución, en caso de
fuerza mayor, caso fortuito o por razones de interés público justificado, podrá
también rescindir unilateralmente el contrato suscrito, con apego al debido proceso.
c) El IMAS, podrá de acuerdo a la naturaleza del incumplimiento hacer el reajuste en el
pago por el servicio no brindado o de realizarlo y trasladarle el costo al contratista.
11.
Contrato:
a) Dentro de los 5 (cinco) días hábiles posteriores a la firmeza del acto de adjudicación
el oferente que haya resultado adjudicatario se compromete a firmar un Contrato que
contendrá los términos y condiciones del servicio.
b) La negociación se formalizará mediante un contrato entre el IMAS, y el contratista, el
cual se firmará por ambas partes y contará con el trámite de refrendo
correspondiente.
c) El 50% de las especies fiscales requeridas por la Ley Costarricense correrán por
cuenta de la firma adjudicada.
d) Formarán parte del contrato la invitación al concurso, el cartel de este concurso, la
oferta del adjudicatario, sus anexos y cartas aclaratorias aceptadas por el IMAS, para
llegar al acuerdo firme de la negociación.
Licda. Ana Virginia García Gallo….................................................................................................Abril 2013
PROVEEDOR INSTITUCIONAL a.i.
 ANEXOS:
 Declaración Jurada Persona Jurídica
 Declaración Jurada Persona Física
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DECLARACIÓN JURADA PERSONA JURÍDICA
Yo
(nombre y apellidos),
mayor,
(estado civil),
(ocupación u
oficio), vecino de
(domicilio exacto), portador
de la cédula de identidad número
en mi condición de persona
jurídica con facultades de apoderado generalísimo sin límite de suma, de la sociedad
(nombre completo de la sociedad),cédula jurídica número
,
inscrita en la sección mercantil del Registro Público al tomo
folio
asiento ;
DECLARO BAJO LA FE DEL JURAMENTO, en conocimiento de las sanciones con
que el Código Penal castiga el delito de perjurio, y falso testimonio, lo siguiente:
1. Que todos los datos indicados en el formulario de inscripción al Registro de
Proveedores permanecen invariables hasta la fecha y que los documentos
aportados son veraces y correctos.
2. Que no me afectan ninguna de las prohibiciones establecidas por el Artículo
22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.
3. Que no me encuentro inhabilitado para contratar con la Administración
Pública, según las causales que establece el Artículo 100 de la Ley de
Contratación Administrativa.
4. Que me encuentro al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales,
según lo establecido en el Artículo 65 inciso a) del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
Hago la presente declaración jurada consciente del valor, alcance y trascendencia
de mis declaraciones
(Lugar y fecha)
(Firma y cédula)
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DECLARACIÓN JURADA PERSONA FÍSICA
Yo
(nombre y apellidos),
mayor,
(estado civil),
(ocupación u
oficio), vecino de
(domicilio exacto), portador
de la cédula de identidad número
en mi condición de persona
física; DECLARO BAJO LA FE DEL JURAMENTO, en conocimiento de las
sanciones con que el Código Penal castiga el delito de perjurio, y falso testimonio, lo
siguiente:
1. Que todos los datos indicados en el formulario de inscripción al Registro de
Proveedores permanecen invariables hasta la fecha y que los documentos
aportados son veraces y correctos.
2. Que no me afectan ninguna de las prohibiciones establecidas por el Artículo
22 bis de la Ley de Contratación Administrativa.
3. Que no me encuentro inhabilitado para contratar con la Administración
Pública, según las causales que establece el Artículo 100 de la Ley de
Contratación Administrativa.
4. Que me encuentro al día en el pago de todo tipo de impuestos nacionales,
según lo establecido en el Artículo 65 inciso a) del Reglamento a la Ley de
Contratación Administrativa.
Hago la presente declaración jurada consciente del valor, alcance y trascendencia
de mis declaraciones
(Lugar y fecha)
(Firma y cédula)
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