Organizando nuestro trabajo… - timmermann

Cartilla-3
Organizando nuestro trabajo… (buenos hábitos, malos hábitos).
- Uso de carpetas y sub-carpetas en Windows y Correo.
- Manejando y ajustando las ventanas en nuestro escritorio
(del PC/Windows)
Depto. Informática / Gero Timmermann 2k jun 09
Invertir un poco en (auto) disciplina nos cosecha grandes beneficios. 
INTRODUCCION (primero lo obvio):
Para ordenarnos en nuestra actividad cotidiana recurrimos –muchas veces inconscientemente- a agrupar temas
afines o separar según ambientes de actividad o trabajo.
Para ser mas eficientes muchas veces automáticamente adoptamos una cierta disciplina o rutina que nos permite
encontrar fácilmente trabajo realizado con anterioridad ya sea para re-usarlo o bien para complementarlo, sin
tener que re-inventar (léase: re-escribir o re-pensar) la rueda cada vez que nos toque hacer una tarea similar.
Así por ejemplo en nuestro hogar nos organizamos teniendo todo lo que es “cocina” en la cocina, todo lo que es
“dormitorio” en los dormitorios, etc. etc.
En la oficina usamos repisas y/o estantes con archivadores para clasificar trabajos y temas. Cuando un tema es
demasiado amplio lo sub-dividimos en áreas mas manejables y creamos archivadores (carpetas) mas pequeñas, o
bien sub-dividimos un archivador con separadores, según diversos temas.
El tema de “clasificar” u ordenar no siempre es sencillo, ya que hay que (auto)definir un cierto criterio, el que a
veces puede ser (parcialmente) contradictorio o inconveniente con respecto de otro criterio de ordenamiento.
Este criterio es por cierto arbitrario, y muchas veces natural o espontaneo, pero requiere ser considerado –y
respetado- para que se mantenga útil a nuestros propósitos.
Asi por ejemplo, podemos ordenar nuestra biblioteca (libros) por Autor, por Editorial, por tamaño del libro, por
color, por tema, o por fecha, etc. etc. Cualquier criterio es valido, pero algunos son mas útiles que otros, por lo
que conviene detenerse a pensar un poco ANTES de comprometrerse con cierta lógica de orden.
DENTRO de NUESTRO PC (lo que parece no tan obvio):
La experiencia de haber visto muchos PC´s de usuarios por necesidad de soporte, me indica que son –
desgraciadamente- muy pocos los usuarios que “se organizan” u ordenan con sus trabajos o documentos dentro
de su PC.
Generalmente dejan que Windows, Office o el programa que sea almacene los archivos en la carpeta “por
defecto” que esta pre-programada, generalmente “Mis Documentos”.
Y ahí me encuentro con esta sola carpeta GIGANTE que contiene cientos y cientos de archivos…. (todo en un
solo saco !). Lo mismo sucede con el correo electrónico, donde hay cientos y cientos de mensajes en la carpeta
“inbox” (Entrada) de nuestro cliente de correos (típicamente el Netscape Messenger).
BORRAR ¿??:
Otros usuarios optan por BORRAR todo lo que ya “han procesado” ojalá sin dejar rastro alguno… Usan el
PC como maquina de escribir. Esto es un gran desaprovechamiento de recursos de esta complicada pero
utilisima herramienta: nuestro PC, con sus diferentes programas de aplicaciones. Normalmente hay espacio
de sobra en nuestro disco duro, y el PC no se va a tornar más rápido si borramos algunos archivos…
NOMBRES ¿??:
También he visto que el usuario NO se detiene a pensar un segundo en un nombre apropiado para su archivo.
Realmente no toma mucho tiempo “inventar” un nombre (o mejor aún, cierta estructura de nombre) que sea
significativo y que no “pise” un nombre idéntico pero de un documento con contenido u propósito totalmente
diferente !
El Botón-Derecho del Mouse, una panacea de posibilidades:
Comúnmente usamos solo el botón “normal” (izquierdo) de nuestro Mouse. Pero desaprovechamos una
infinidad de posibilidades y opciones. Cuando pinchamos un objeto con el Boton-Derecho, aparece un menú
diferente, que es además diferente según el contexto u objeto en que estamos situados (o, si la acción implica
cambio de carpeta solamente, o cambio de disco duro).
Por ejemplo: cuando arrastramos un objeto (archivo) de una ventana o carpeta a otra con el botón-normal, el
resultado que depende de la opción “por defecto” que elige el Windows, depende del contexto! A veces
creemos estar copiando un archivo, pero en realidad solo estamos creando un acceso directo o, tal vez,
moviendolo (borrar del lugar original, después de haberlo copiado a su destino). Para asegurarnos de la
operación, podemos arrastrar con el botón-derecho. Este, al soltar, nos da la opción de elegir entre las (3)
posibilidades recién indicadas, donde la que Windows habría elegido por defecto esta en negrita.
Este “error” de operación es lo que comúnmente suele suceder, cuando un usuario cree haber copiado un
archivo desde un PC vecino (en Entorno de Red), pero lo que en realidad hizo, fue crear solo un acceso
directo, es decir, un “vinculo a”, pero no una copia del archivo compartido. Que sucede ¿?? Cuando nuestro
vecino apaga su PC, nosotros nos quedamos con un acceso directo que ya no es accesible hasta que el vecino
vuelva a encender su PC. Y creemos que los archivos “que siempre estaban”, han desaparecido
misteriosamente !
VARIAS COPIAS del mismo documento ¿??:
Y, para evitar los frecuentes “se me borró el archivo!…”, o “no se qué pasó con el documento?…”, resulta
conveniente -cuando el trabajo es largo, o se ha invertido tiempo importante en el- hacer varias copias de un
mismo archivo, que corresponda a versiones ligeramente diferentes o mas recientes.
Así podemos perder –por accidente o error- un trabajo, pero podemos recuperar una versión inmediatamente
anterior, ahorrándonos rehacer TODO - días, incluso semanas de trabajo !!
Sencillamente haga un “Archivo / Guardar como…”, modificando ligeramente el nombre previo. Por ejemplo,
agregando 1,2,3… o a,b,c…
El CRITERIO de ordenamiento o CLASIFICACION ??:
Como la elección del criterio es en definitiva una decisión de preferencia PERSONAL, solo pasaré a indicar mi
propio sistema de carpetas. Y como simple ejemplo, no como pauta obligatoria. Lo que sí podemos considerar
“obligatorio” es detenerse a pensar e “inventar” algún criterio útil a nuestros fines, o tareas. No dejemos
nuestros archivos (trabajo) a la buena de dios.
Por otra parte, si bien este criterio puede ser personal y arbitrario, conviene dedicarle, al menos inicialmente,
suficiente tiempo, para que tenga un mínimo de “sentido común”. Es decir, si ocasionalmente otra persona, ya
sea de soporte, o compañero de trabajo, debe “meterse” en nuestro PC le resulte mas fácil “ubicarse”. Esto
obviamente nos da mas seguridad en lo que estamos haciendo, y permite asegurar una mayor integridad en
nuestra información.
Mi criterio PERSONAL, una muestra:
TODAS mis carpetas están bajo una subcarpeta que llamo “2gero”. El numero inicial es simplemente un
“truco” para que aparezca “arriba” o primero en el Explorador de Windows. Ocasionalmente, (p.ej. una vez al
año), hago una revisión o re-ordenamiento global, y paso a usar una nueva carpeta global que llamaré “3gero”
etc.
Bajo esta carpeta creo sub-carpetas y sub-sub-carpetas según “lo fino” que se desea hilar, o mas practico, según
si ya tengo muchos archivos en una misma sub-carpeta.
Tengo sub-carpetas como “download4” en la que mantengo utilitarios (Shareware) que he bajado de la Internet.
En ella hay una multitud de sub-casrpetas por área de interés. Mi clasificación no es exhaustiva ni lo mejor,
pero es un punto de partida !! La pueden ver entre mis compartidos en: \\Gtimmermann\download4 La
ventana de “Entorno de Red” desgraciadamente no indica (con un símbolo “+”, expansible) cuando la carpeta
contiene sub-carpetas como lo hace el Explorador de Windows. Por lo que tienen que tantear “a mano” cuales
carpetas tienen sub-carpetas. Por ej. Una cualquiera, que llega a un 4º nivel es:
\\Gtimmermann\download4\internet\unix-linux\bigbrother
El criterio que usamos o inventamos puede (y debe) ser flexible en el tiempo. Así por ejemplo, parto con un
cierto orden, pero a medida que pasa el tiempo, se ve la necesidad de afinar el orden y/o los nombres de las
carpetas para reflejar mejor nuestra realidad del momento.
Por ejemplo: en el correo –habiendo autoacordado, que en general voy a ordenar los correos recibidos por su
origen (geográfico/administrativo) o autor- comienzo con carpetas llamadas R.M. (Región Metropolitana) y
Regiones.. Mas adelante cuando “Regiones” ya esta muy llena, le hago sub-carpetas llamadas “Norte” y “Sur”
respectivamente, reordenando los contenidos, arrastrando los mensajes a la carpeta que corresponda.
Alternativamente podría haber definido 1ªregion, 2ªregion, 8ªregion etc., según lo amerite el volumen o
numero de mensajes, a medida que vaya creciendo. También podría haber clasificado por Departamento o
Proyecto, etc.
Y, obviamente no puede faltar el comodín “Miscell” o “Varios” .
Y como no todo es trabajo, tengo una carpeta que llamo “privada”, que contiene dos subcarpetas “familia” y
“amigos” respectivamente.
Un paréntesis,
Acomodando ventanas y columnas, y seleccionando elementos en Windows:
Cómo se selecciona un grupo o conjunto de ítems de una lista en Windows, y como se ordenan los
elementos de una columna:
Común a todas las aplicaciones que funcionan en ambiente Windows, ya sea Excel, Explorador o Netscape etc.
etc., se pueden seleccionar no solo uno sino varios (un grupo) de elementos de una lista.
Además, comúnmente una lista puede poseer varias columnas, p.ej. “nombre”, “fecha”, “tamaño” etc. Windows
permite ordenar esta lista según cualquiera de estas “columnas”, pinchando el encabezado o titulo de una
columna – según el criterio que deseemos ordenar. Además permite ordenar (alfabético o numérico) en modo
ascendiente o descendente, pinchando una segunda vez.
Una vez ordenado por una columna, podemos seleccionar un grupo consecutivo de nombres o fechas etc.
Como vimos recién, Windows permite marcar un rango continuo de una lista.
Si se desean arrastrar varios elementos a la vez, se pincha el primero de un grupo deseado, luego se va al último,
pero antes de pinchar se presiona la tecla “SHIFT” o “mayúsculas”. Si se desea una selección NO consecutiva
de una lista, se pueden pinchar y marcar o desmarcar los elementos deseados selectivamente, presionando la
tecla “CTRL” antes y junto con el botón de Mouse.
Cómo se modifican los anchos de las columnas en Windows:
Similar al ajuste de ancho de columnas en Excel, pero indistintamente a la aplicación, cualquier ventana de
Windows que presente varias columnas de diferente ancho, permite ajustar el ancho de cada columna a gusto
del usuario, para permitir un despliegue mas conveniente. Para ello se posiciona el cursor sobre una separación
de columnas – el cursor cambia de figura, a dos barras paralelas – luego se pincha y se arrastra a la izquierda o
derecha, para acomodar los anchos.
La misma idea es valida para cuando existen separaciones horizontales de sub-ventanas. Esto nos permite
acomodar columnas y tamaños de sub-ventanas a nuestro gusto y conveniencia!!
Tamaño de las Ventanas:
Windows permite tres “tamaños” para sus ventanas (programas o aplicaciones) activas. A decir: minimizada,
intermedia (variable a gusto), y maximizada.
El tamaño se cambia pinchando uno de los dos mini-iconos que estan en el marco superior-derecho de una
ventana (barra de título). El tamaño minimizado se logra pinchando el mini-icono con la marca inferior. El
maximizado, pinchando el que tiene la marca superior, en tanto, el tamaño intermedio (variable por el usuario) se
obtiene pinchando el mini-icono que –estando maximizado- cambia su representación con dos mini-cuadritos,
sugiriendo un tamaño entre máximo y mínimo.
Es frecuente pero no siempre lo mejor, que el usuario ocasional comúnmente trabaja con una sola ventana
abierta, y elige maximizarla . Esto tiene sentido para aplicaciones como Word o Excel, que de por si utilizan
prácticamente todo el espacio de una ventana o escritorio. Pero para el Explorador u otras ventanas de control
como Panel de Control, Menú Impresoras o el mismo Explorador, conviene mucho mas trabajar las ventanas
en su tamaño intermedio, y ajustar el tamaño al gusto del usuario, pinchando el borde inferior-derecho del
marco, y arrastrando hacia el tamaño adecuado y deseado.
Esto nos permite tener varias ventanas abiertas, todas parcialmente visibles, lo que es mucho mas útil para ir
fácilmente de una a otra, llevando contenidos entre ellas, etc. Por algo se llama WindowS (plural) y no Window.
COMO se CREAN las CARPETAS (o DIRECTORIOS) ??:
En el Explorador de
Windows:
Marcar el lugar “origen”, donde se
desea colocar una carpeta nueva.
Ya sea la raíz del disco duro “C:\”
o bien una sub-carpeta como p.ej.
“Mis Documentos”. Marco
(abro) la carpeta, pinchando con
botón-normal. Luego, en la
ventana derecha del Explorador,
pincho un lugar vacío con botondercho y selecciono Nuevo /
Carpeta … luego escribo el nuevo
nombre y hago [Enter]. Si me
equivoco de nombre o deseo
cambiar un nombre, basta con pinchar la carpeta (nueva) con botonderecho y seleccionar: “cambiar nombre”. (Alternativamente, se
puede cambiar nombre de un icono o carpeta marcada, presionando
“F2”).
En el Correo-Electrónico (Netscape):
Recordemos que el Netscape tiene varios sub-programas. Estos son: Navegador (Browser), Correo (Inbox),
Grupos de Noticias (newsGroups), Libro de Direcciones (AdressBook), y Composer (Editor HTML). Están
representados en los 5 mini-iconos que están abajo a la derecha de la ventana Netscape.
La ventana que muestro a continuación es la de mi Correo (Inbox), de la versión 4.51 (ingles) del Netscape.
Se pueden distinguir 3 áreas o sub-ventanas, las que dependiendo de la configuración de cada cual, están
a) arriba-izquierda: Directorio o carpetas de correo
b) arriba-derecha: listado de mensajes (asunto / remitente)
c) abajo-completo: el mensaje marcado de la lista superior, abierto.
Similar a la operación que se hace bajo el Explorador, si deseamos crear carpetas en la “raíz” del correo,
marcamos dicha carpeta principal, o raíz llamada “Local Mail”, en la primera línea arriba de la sub-ventana
“Carpetas”. Pincho con boton-derecho sobre dicha carpeta y elegimos “Nueva Carpeta”… le damos un
nombre apropiado, y [Aceptar].
Para crear una sub-carpeta, pinchamos la carpeta “padre”, en la que le queremos crear o colgar carpetas “hijo”.
El procedimiento es idéntico al descrito en el párrafo anterior.
Se puede elegir una estructura y nombres similar a la figura de arriba.
Luego se arrastran los mensajes, pinchando el sobrecito, desde la sub-ventana superior derecha (Inbox), hacia
la carpeta de destino deseada. Si se desean arrastrar varios a la vez, se pincha el primero de un grupo deseado,
luego se va al ultimo, pero antes de pinchar se presiona la tecla “SHIFT” o “mayúsculas”. Como se indicaba en
la sección anterior, esta es una de las propiedades de Windows, donde la aplicación Netscape no es excepción.
Si son muchos, también se pueden “mover” un conjunto de mensajes afines encontrados con Editar / Buscar
mensajes… y escribir la palabra común en, ya sea en la dirección (nombre) del remitente, asunto, fecha u otro…
La recomendación es dejar el Inbox relativamente despejado, con solo los mensajes que están pendientes de ser
atendidos.
Además resulta cómodo ordenar según la columna de fechas, dejando los mas recientes “arriba”.
gerot/2k0613