Informe de la Secretaría General sobre las instalaciones del área de

CONSEJO PERMANENTE
OEA/Ser.G
CP/doc. 3110/98
25 septiembre 1998
Original: español/inglés
INFORME DE LA SECRETARÍA GENERAL SOBRE LAS INSTALACIONES
DEL ÁREA DE CONFERENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS
Este documento se distribuye a las misiones permanentes y será
presentado al Consejo Permanente de la Organización.
.
ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS
WASHINGTON, D.C.
EL SECRETARIO GENERAL
22 de septiembre de 1998
Señor Presidente:
Tengo el honor de dirigirme a Vuestra Excelencia con el objeto de remitirle el informe sobre
las instalaciones para conferencias en el edificio de la Sede solicitado por el Consejo Permanente en
su sesión del 22 de julio de 1998.
Aprovecho la oportunidad para reiterar a Vuestra Excelencia las seguridades de mi más alta y
distinguida consideración.
César Gaviria
Excelentísimo señor
Antonio Mercader
Embajador, Representante Permanente del Uruguay
ante la Organización de los Estados Americanos
Presidente del Consejo Permanente
Washington, D.C.
iii
INFORME DE LA SECRETARÍA GENERAL SOBRE LAS INSTALACIONES
DEL ÁREA DE CONFERENCIAS DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS
AMERICANOS
Antecedentes
En sesión realizada el 22 de julio de 1998, el Consejo Permanente solicitó a la Secretaría
General que presentara, para el 30 de septiembre de 1998, un informe sobre las instalaciones para
conferencias que existen en el edificio de la Sede. El informe habría de concentrarse en: 1) las
condiciones físicas y las mejoras necesarias para este edificio de la Sede; 2) la capacidad y lo
adecuado del edificio de la Sede para las necesidades de la Organización para la realización de
conferencias en relación con las demandas actuales y proyectadas; 3) el costo estimado para adecuar
las instalaciones a las necesidades identificadas de espacio para conferencias, y 4) los medios
potenciales de financiar dicha adecuación. Este informe responde a lo solicitado.
Desde su inicio en 1948, la Organización de los Estados Americanos ha sido el principal foro
hemisférico para el diálogo político. No obstante, desde 1948 han tenido lugar dos cambios marcados
en relación con los diálogos: en primer lugar, la cantidad de Estados miembros ha aumentado de los
originales 18 a 35 (además de 44 Estados observadores y la UE) y, en segundo lugar, la cantidad, la
frecuencia y la diversidad de las reuniones de política que se celebran en la Sede de la OEA ha
aumentado al punto de que superan la capacidad física de las instalaciones de la Sede.
En la actualidad, la Secretaría General de la OEA (SG/OEA) tiene un total de siete
propiedades: 1) el edifico de la Sede (MNB), 2) el edificio de la Secretaría General (GSB), 3) el
Edificio Administrativo (ADM), 4) el Museo, 5) la Casita, 6) la Casa del Soldado, donde tiene su sede
la Junta Interamericana de Defensa y la Fundación Panamericana para el Desarrollo, y 7) la
Residencia Oficial del Secretario General.
Se cuenta con instalaciones para conferencias solamente en el edificio de la Sede, el edificio
de la Secretaría General y la Casa del Soldado.
Edificio de la Sede. Este edificio se construyó en 1908 y en ese entonces satisfacía
plenamente las necesidades para las reuniones. Si bien el edificio cuenta con varias salas de
reuniones, la capacidad actual del mismo es inadecuada para las necesidades de reuniones de la
Organización. Solamente el Salón de las Américas tiene el tamaño físico para servir razonablemente
como lugar para una asamblea plenaria de naciones miembros y observadoras. El Salón Simón
Bolívar fue reconfigurado hace algunos años, pero ya no es adecuado para realizar grandes reuniones.
Las salas de conferencias Miranda y Colón y la sala San Martín, recientemente adaptada, son
apropiadas para reuniones pequeñas, pero sus instalaciones de interpretación y su capacidad total son
muy limitadas y su configuración es inadecuada para grandes reuniones. Además, ninguna de las
instalaciones para reuniones del Edificio de la Sede está configurada para poder realizar
presentaciones audiovisuales ni de tecnología digital para los participantes.
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Edificio de la Secretaría General. Este edificio, sito en 1889 F Street, se terminó de
construir en 1979. Contiene solo dos lugares de importancia para conferencias: los salones Gabriela
Mistral y Padilha Vidal. Ninguno de estos salones puede dar cabida a grandes reuniones ni está
equipado con la tecnología para realizar presentaciones con aparatos electrónicos y ambos carecen de
espacio suficiente para guardar equipo de conferencias. Además, los sistemas de iluminación y de
ventilación en ambos salones son deficientes.
Actualmente, la Secretaría General alquila tres pisos de este edificio al Banco Mundial.
Antes de que venza el contrato de alquiler en el año 2000, se podría considerar la inclusión de
instalaciones para conferencias equipadas con lo más moderno en la reconfiguración de las oficinas
de estos pisos. Sin embargo, la cantidad de los pilares principales de apoyo y la ubicación de los
mismos en todos los pisos limitan en forma marcada las posibilidades. Sería necesario aumentar los
lugares de estacionamiento para las instalaciones ampliadas de conferencias en este edificio.
“Casa del Soldado”. Esta propiedad está ubicada en 2600 16th Street, NW y, como se señaló
anteriormente, es sede de la Junta Interamericana de Defensa y la Fundación Panamericana de
Desarrollo. Esta propiedad, que en una época se conocía como el “Palacio Rosado”, se construyó en
1906 y fue una de las primeras mansiones construidas en la Calle 16 y originalmente fue para uso
residencial. En 1986, la SG/OEA construyó un Anexo para proporcionar más espacio para oficinas y
una pequeña sala de conferencias. Además del espacio muy limitado para estacionamiento, las
instalaciones para conferencias en este edificio no son adecuadas para grandes reuniones.
Considerando lo expuesto, la SG/OEA ha realizado un inventario de las necesidades para
mejorar el espacio físico necesario para que la Organización responda a la creciente demanda de
servicios de conferencias.
1.
Condiciones físicas y mejoras que se necesitan en el edificio de la Sede
Pese a la buena apariencia general y a las condiciones mecánicas del edificio de la Sede, sin
la realización de renovaciones generalizadas no es adecuado para responder a la creciente demanda de
conferencias y reuniones.
Además, el edificio necesita reparaciones y mejoras básicas, cuyo costo se estima en más de
US$4.500.000. Por ejemplo, en 1996, la SG/OEA contrató a un experto para que evaluara las
condiciones del mármol del exterior. En esa época se estimó que la restauración del mármol que se
necesitaba costaría US$3.000.000. Se estima que el costo de la actualización de los sistemas de
calefacción, aire acondicionado, ventilación, electricidad e iluminación asciende a US$425.000. El
costo del reemplazo de los tragaluces del patio, que no funcionan, se estima en $350,000. Las
reparaciones de los balcones del Salón de las Américas costarían por lo menos US$250.000. Otros
rubros menos costosos que deben abordarse comprenden un proyecto que se encuentra en marcha, por
valor de US$126.000, para modernizar las unidades de aire.
Es probable que una reconfiguración y un mayor uso del edificio Principal también ejerza una
repercusión en el uso del edificio Administrativo. Las condiciones estructurales y de funcionamiento
de ese edificio son en general de regulares a buenas pero, en forma análoga a lo que sucede con el
edificio Principal, es necesario llevar a cabo algunas importantes obras de mantenimiento. Por
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ejemplo, las dos secciones planas del techo necesitan reemplazo en breve. Se ha corregido el
problema de filtración de agua en el extremo sudoeste, pero quedan por realizarse obras similares en
los lados norte y este del edificio.
2.
Capacidad y adecuación del Edificio de la Sede para las necesidades de conferencias de
la Organización en relación con las demandas actuales y proyectadas.
Como se señaló anteriormente, la Secretaría General cree que la capacidad existente del
edificio de la Sede ya no es adecuada para las necesidades de conferencias actuales y futuras. La
Secretaría General también es de opinión de que las reparaciones y la actualización tecnológica que se
necesitan para conferencias en el edifico de la Sede deben abordarse al mismo tiempo. A
continuación se describen algunas posibilidades, sobre la base de los estudios realizados previamente.
A comienzos de los años setenta y nuevamente en 1994 se consideraron planes de ampliación
pero debido a motivos financieros y de otra índole, poco se adelantó en esto. En una versión a una
escala considerablemente menor que el plan de 1994 (que aún se halla en consideración), solo se
incluyó una sala de reuniones adicional en el ala norte. Esta nueva sala de conferencias, si bien
tendría lo más nuevo en materia de tecnología, solo tendría capacidad para 69 personas sentadas.
Sobre esta sala, se proporcionaría espacio para algunas oficinas y una sala multiuso. No obstante, si
bien es necesaria y sería moderna, la nueva sala de conferencias que se propone no sería adecuada
para lo que requiere en la actualidad la Secretaría General, debido al espacio físico limitado para los
participantes.
Esta necesidad de contar con espacio más amplio para conferencias se reconoció con
anterioridad y se contempló en gran medida en los planes de comienzos de los años setenta (anexo
A). Estos planes comprendían un salón de conferencias, equipado con lo más moderno, lo
suficientemente grande para dar cabida a las operaciones de una Asamblea General, es decir, con
capacidad para ubicar a delegados de hasta 40 Estados miembros, 50 Estados observadores,
organismos internacionales y otros invitados. (En la Asamblea General realizada en Caracas hubo 88
invitados especiales.)
En estas instalaciones se contemplaba un salón que tendría más de 550 asientos y mediría
aproximadamente 80 por 70 pies (aproximadamente 21 m por 24 m, 80% más grande que el Salón
Bolívar). El salón podría dividirse en tres salas de reuniones cuando fuera necesario. Además, se
proporcionaría una instalación permanente para uso exclusivo de los Consejos con una capacidad para
200 personas. Para complementar las salas de conferencias más grandes, se agregaría cuatro salas
más pequeñas para reuniones de comisiones, con capacidad para 40-50 personas y varias oficinas
pequeñas para grupos de trabajo de 15-20 participantes y un área para servicios de apoyo de la
Secretaría General. También se proporcionaría instalaciones para el trabajo de los delegados, como
máquinas de facsímile, fotocopiadoras y computadoras personales. Como figura en el anexo A, las
opciones D y C refinadas proporcionan una representación gráfica de las necesidades más grandes y
un posible plano.
La remodelación del edificio de la Sede para aumentar el tamaño y la cantidad de
instalaciones para conferencias colocaría una carga adicional en el espacio para estacionamiento de
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este edificio, que ya es inadecuado en la actualidad. El estacionamiento existente solo tiene lugar
para 101 automóviles y se usa para proporcionar estacionamiento a los funcionarios que trabajan en
los edificios de la Sede y Administrativo, así como para otros vehículos diplomáticos. El sitio no es
lo suficientemente grande como para los vehículos de Ministros de Relaciones Exteriores, Miembros
de las delegaciones de la OEA, observadores permanentes, jefes de misión, diplomáticos y otras
personalidades que normalmente participan en las Asambleas Generales y otros actos inherentes al
sistema interamericano.
En 1993, la firma de arquitectura contratada para realizar el diseño esquemático para la
renovación del edificio de la Sede elaboró una propuesta para la construcción de estacionamiento
subterráneo para 220 vehículos. Se estimó entonces que el costo ascendía a US$4 millones. La
Secretaría General presentó un informe al Consejo Permanente sobre este asunto (OEA/Ser.G,
CP/CAAP-2057/94), pero no se le dio ulterior consideración. La Secretaría General cree que si se va
a realizar la remodelación del edificio de la Sede, se requiere la construcción de un garaje
subterráneo. Si se contara con amplio estacionamiento, se podría tener una fuente de ingresos con las
personas que visitan de noche y los fines de semana lugares como Constitution Hall y el área de los
monumentos y museos (“Mall”), donde los lugares para estacionar son sumamente limitados.
Además de las necesidades que se acaban de sugerir, hay otras necesidades accesorias que se
precisa para proporcionar apoyo eficaz, eficiente y económico a reuniones y conferencias, como: a)
instalaciones para el trabajo de los delegados, b) instalaciones para imprenta, c) sala de distribución
de documentos, d) instalaciones de almacenamiento y e) instalaciones para traducción e
interpretación. También es preciso dar alguna consideración a contar con comedores y salas para los
intervalos de descanso, a fin de utilizar el tiempo de manera más eficiente. En el anexo B se presenta
un resumen de cada una de estas necesidades.
Los planes de 1970 y de 1984 contemplaron una transformación radical del edificio de la
Sede, lo cual haría que fuera necesario cerrar el edificio durante un período dado, reubicar a sus
ocupantes, identificar alternativas en materia de lugares para conferencias, etc. Como se señaló
anteriormente, la Secretaría General podría explorar la posibilidad de agregar grandes instalaciones
para conferencias al edificio de la Secretaría General y al Administrativo, el uso temporal de otras
instalaciones o la construcción de un complejo para conferencias entre el edificio de la Sede y el
Museo. Esto último sería en conjunto con la idea de un Museo de las Américas combinado con un
moderno centro de conferencias.
En la reunión realizada el 9 de agosto de 1998, el Consejo Permanente fue informado de la
propuesta presentada por un grupo de instituciones que querían construir un Museo de las Américas
ampliado, el cual sería al mismo tiempo físico y virtual, y sería utilizado para exhibir e interpretar el
rico patrimonio histórico y cultural de los pueblos del hemisferio occidental. Actualmente la
iniciativa cuenta con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo, el Comité para la Fundación
del Museo de las Américas y la Institución Smithsonian. Estas organizaciones están explorando si la
OEA estaría interesada en proporcionar el lugar para el proyecto.
En la misma reunión, el Representante Permanente del Brasil anunció que el Gobierno del
Brasil, en relación con su celebración del 500o. aniversario del Brasil en el año 2000, estaba
interesado en una gran renovación del Museo de Arte de las Américas con el fin de realizar una
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importante muestra brasileña. Se estima que el costo de las renovaciones ascendería a unos US$4
millones, y los fondos provendrían del sector privado brasileño.
3.
Costos estimados para la realización de instalaciones adecuadas para las necesidades de
espacio para conferencias que se han identificado
Dependiendo de las alternativas, las estimaciones de costo van desde US$15.000.000 hasta
US$40.000.000. En el anexo A se proporcionan algunas opciones en forma gráfica.
Medios potenciales de financiamiento
Con cualquiera de las alternativas, podrían ser posibles varias fuentes de financiamiento: a)
pago de cuotas, b) contribuciones privadas, c) donaciones del sector privado y d) fondos tomados en
préstamo, los cuales se amortizarían con las tarifas por el uso de las salas de conferencias que se
cobrarían a grupos que no sean de la OEA.
En el caso de que se lleve a cabo la idea de un centro conjunto Museo/Conferencias, la
contribución de la Organización podría limitarse al uso del terreno de propiedad de la misma (o
reducirse considerablemente mediante ello). Otros asociados podrían proporcionar todos los fondos
(o la mayoría de ellos) para la construcción que se necesita.
22 de septiembre de 1998
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1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Opción C refinada - plano del terreno
Opción C refinada – nivel g
Opción C refinada – nivel 1
Opción C refinada – nivel 2
Opción D – nivel g
Opción D – nivel 1
Opción D – nivel 2
Opción D – sección
- 15 -
ANEXO B
Instalaciones auxiliares necesarias para conferencias
Instalaciones para trabajo de los delegados
10-20 escritorios equipados con teléfonos y computadoras personales conectados a una red
LAN y a la Internet. También se proporcionaría máquinas comunes de copias y facsímiles.
Instalaciones para impresión
Espacio para la instalación de impresoras de alta velocidad, impresoras de mediana y baja
velocidad, compaginadoras, cortadoras de papel, engrapadoras, máquinas para doblar
papeles, servidores de impresión, etc.
Sala de distribución de documentos
Entrega de documentos a delegados, impresos, disquetes, audiocintas, CD-ROM, preparación
para envíos por correo y equipo para distribución electrónica de documentos.
Sala para red de computadoras
Servidores, encaminadores, acceso en audio y vídeo para servicios de teleconferencias,
conexión vía satélite.
Instalaciones para almacenamiento
Equipo electrónico, equipo audiovisual, computadoras, etc.
Mesas, sillas, podios, plataformas
Banderas, astas, accesorios
Instalaciones para cocina, servicio de banquetes, agua caliente y fría, refrigeradores, estufas,
máquinas de café, urnas para bebidas calientes, contenedores para bebidas frías, etc.
Papel, equipos de impresión y útiles.
Instalaciones para traductores e intérpretes
Salas con divisorias para 8 traductores, acceso a red LAN, computadoras, impresora y
teléfono.
Los intérpretes trabajan en espacios muy restringidos, con mucha frecuencia en condiciones
estresantes. El hecho de que se sientan en salas pequeñas exige que éstas tengan buena
ventilación y control de temperatura. Su absoluta dependencia del sonido que viene por los
audífonos significa que todo ruido externo debe eliminarse de la cabina. Además, las
indicaciones visuales que reciben de los delegados hacen que sea esencial que los intérpretes
puedan ver la sala de reuniones. Por último, necesitan espacio en la consola para sus
documentos de las reuniones y estantes para diccionarios y documentos de referencia. Las
cabinas de interpretación deben ajustarse a la norma ISO/CD 2603-1995: Cabinas para
interpretación simultánea: Características generales y equipos
Comedores
Comedores para los delegados, ya que los restaurantes y los lugares de comida al paso más
próximos están situados a varias cuadras.
CP04861S05