FICHA DE PROCESO

DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
MANUAL DE PROCESOS
INDEMNIZACIONES
CÓDIGO:
REV. 0
Página 1 de 8
MODIFICACIONES
REVISIÓN
FECHA
1
Junio de
2009
ELABORADO:
-
José Manuel Jiménez
Maldonado
DESCRIPCIÓN
Primera redacción del documento. Aprobado por Resolución de
Presidencia nº 1759 de 10 de noviembre de 2009
REVISADO:
REVISADO Y APROBADO:
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
MANUAL DE PROCESOS
INDEMNIZACIONES
CÓDIGO:
REV. 0
Página 2 de 8
FICHA DE PROCESO
OBJETO:
Elaboración de un proceso electrónico para el pago de las indemnizaciones por razón del
servicio,
PROPIETARIO/A:
José Manuel Jiménez Maldonado
Inicio: Parte de Indemnizaciones
ALCANCE
Final:
Incorporación a la nómina.
ENTRADAS
-
Partes de dietas que presentan los trabajadores
SALIDAS
-
Pago en nómina de los derechos económicos reclamados en los partes
ACTORES
Empleado/a - Unidad Empleado/a- Jefe Unidad - Diputado/a Delegado/a Área Negociado de Administración - Unidad de Formación - Jefa de Servicio –
Diputado/a. Delegado/a de Personal – Intervención - Unidad Presupuestaria –
Secretaría – Negociado de .Gestión de Personal
DEFINICIONES
SÍNTESIS
CONTROLES
REFERENCIAS
DOCUMENTOS
LEGISLACIÓN Y
NORMATIVA
INDICADORES
Los trabajadores de Diputación, como consecuencia de su trabajo, tienen que
desplazarse por la Provincia para prestar sus servicios y otros lugares para recibir
formación, etc., dichos desplazamientos generan gastos que deben ser asumidos
por la empresa, para lo cual en los primeros días hábiles del mes siguiente a su
realización, presentan en su Unidad un parte de trabajo mensual donde se
recogen las cuantías de indemnización que los corresponden por las Comisiones
de Servicio que han realizado en el mes anterior, Cada Área revisa los
documentos presentados por sus trabajadores, comprobando la correspondencia
del servicio prestado con la indemnización reclamada (comprobación material). En
los ocho primeros días del mes envía a Personal una relación con las
indemnizaciones que han de pagarse en nómina a los trabajadores del Área.
Personal se encarga de revisar la adecuación (comprobación formal) de los
documentos remitidos con la normativa para el pago de indemnizaciones por razón
del servicio y de tramitar el expediente que dará lugar al pago de dichas
indemnizaciones en la nómina.
-
Comprobar que el parte este correctamente relleno.
Se comprueba el parte de Formación.
Control en Personal.
Resoluciones de OO. Unipersonales – Presidencia.
Modificación de Crédito
-
Partes de indemnizaciones
-
RD 462/2002, de 24 de mayo (BOE 12972002, de 30 de mayo) – Resolución
de 2 de enero de 2009 (BOE núm, 3, de 3 de enero)
Convenio Colectivo Vigente.
-
Porcentaje de Pagos de Indemnizaciones por Servicio Demorados.
Tiempo Medio de Tramitación de Indemnizaciones.
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
MANUAL DE PROCESOS
INDEMNIZACIONES
CÓDIGO:
REV. 0
Página 3 de 8
DIAGRAMA DE FLUJO:
EMPLEADO/A
UNIDAD EMPLEADO/A
JEFE UNIDAD
DIPUTADO/A
DELEGADO/A
ÁREA
NEGOCIADO DE ADMINISTRACIÓN
UNIDAD DE
FORMACIÓN
JEFA DE
SERVICIO
DIP. DELEG.
PERSONAL
INTERVENCION
UNIDAD
PRESUPUESTARIA
SECRETARÍA
NEG.GESTION PERSONAL
2
Parte de
indemnización
1
Parte de
indemnizaciones
3
Validación
4
5
No
Valido?
Sí
6
Curso de
Formación?
7
Parte de
indemnizacion
Sí
No
8
Comprobación
10
Parte de
indemnización
9
No
Correcto?
Sí
14
Parte de
indemnización
15
Firma
11
12
relacion de
dietas
16
Listado
indemnizacion
es
firma
13
17
Listado +
Partes
indemnizacion
es
18
19
Firma
Firma
Relación de
dietas
20
Listado
indemnizaciones +
partes +
documentos
justicativos
21
Validación
23
Subsanación
22
No
Valido?
Sí
24
Nóminas
25
Listado dietas
26
Comprobación
crédito
presupuestario
27
Existe crédito?
No
28
Petición
previsión de
crédito
30
Petición
previsión de
crédito
29
Firma
Sí
32
33
Informe jurídico
Firma
34
Propuesta de
resolución
31
Modificación de
Crédito
35
Firma
36
Petición de RC
No
37
Existe
crédito
Sí
38
Expte: Listado
dietas+informe
jurídico+propuesta
resolución+informe RC
39
Expte: Listado
dietas+informe
jurídico+propuesta
resolución+informe RC
40
Resoluciones
Órganos
Unipersonales
41
Expte: Listado
dietas+informe
jurídico+propuesta
resolución+informe RC +
Resolución
44
Notificación
resolucion
45
Abono en
nómina
42
Expte: Listado
dietas+informe
jurídico+propuesta
resolución+informe RC +
Resolución
43
Traslado a
Nominas,
Intervención y
Tesorería
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
MANUAL DE PROCESOS
INDEMNIZACIONES
CÓDIGO:
REV. 0
Página 4 de 8
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ELEMENTO DEL
DIAGRAMA DE FLUJO
2
Parte de
indemnización
1
Parte de
indemnizaciones
3
4
Comprobar que el parte este correctamente relleno, caso contrario se
devuelve al interesado.
5
6
Curso de
Formación?
7
Parte de
indemnizacion
Las dietas por cursos de formación las tramita la Unidad de Formación,
sustituyendo la labor de la Unidad del Empleado.
Comprobación
La Unidad de Formación es la encargada de comprobar y validar las
dietas que presenten los trabajadores relativas a cursos de formación,
devolviendo a la Unidad del trabajador las que sean incorrectas y
enviando las correctas al Negociado de Administración acompañadas
de una relación, para su abono en la nomina.
10
Parte de
indemnización
Si el parte de formación no es correcto se devuelve para que se tramite
correctamente.
8
9
Correcto?
11
12
relacion de
dietas
firma
14
Parte de
indemnización
El trabajador presenta a primeros de mes un parte de trabajo /
indemnizaciones, relacionando todos los servicios con derecho a
indemnización. También puede presentar un parte de dietas por curso
de formación.
El trabajador designado por el Jefe de la Unidad como responsable de
tramitar las dietas, realizara una primera validación, distinguiendo: si son
dietas por cursos de formación las remitirá a la Unidad de Formación; si
son dietas por razón del servicio, a su vez, distinguirá entre las que
necesitan autorización previa y las que no, devolviendo al trabajador las
que no sean correctas para su subsanación. Uno de los puntos a
comprobar en la validación es si la Comisión de Servicio necesita
autorización previa, en cuyo caso al parte hay que incorporarle dicha
autorización.
Validación
Valido?
DESCRIPCIÓN
15
Firma
Con todas las dietas correctas se confecciona una relación con un
formato determinado para su incorporación a la base de datos de la
nomina.
En la Unidad administrativa se elabora el listado de dietas que ha de
servir para incorporar a la base de datos de la nomina. Dicho listado y
los partes de dietas se pasaran al superior Jerárquico para que de su
conformidad, después pasan al Diputado/a del Área para de el Visto
Bueno, posteriormente se mandan al Negociado de Administración.
17
18
Listado + Partes
indemnizaciones
Firma
Es lo mismo que el punto 11 y 12 ,sólo que estos apartados se realizan
en la Unidad del Empleado y el 11 y 12 en la Unidad de Formación.
19
Firma
20
Listado
indemnizaciones +
partes +
documentos
justicativos
21
Validación
22
23
Valido?
Subsanación
25
24
Listado dietas
Nóminas
28
Petición
previsión de
crédito
Existe crédito?
29
Firma
30
Petición
previsión de
crédito
32
Informe jurídico
34
Propuesta de
resolución
36
Petición de RC
MANUAL DE PROCESOS
INDEMNIZACIONES
CÓDIGO:
REV. 0
Página 5 de 8
El Negociado de Administración admitirá a trámite las presentadas hasta
el día 8 del mes, dejando para el mes siguiente las que entren con
posterioridad. Llevara a cabo una validación de los partes recibidos
(algunas unidades solo remiten los listados), devolviendo a la Unidad de
tramite las incorrectas para la subsanación e incorporando a la base de
datos de la nomina las correctas.
Los partes que no sean correctos hay que subsanarlos antes de
pasarlos a la nomina.
Todos los partes correctos son incorporados a la base de datos de la
nomina y se elabora un informe relacionando a todo el personal que
lleva dietas el mes de que se trate, dicho informe es uno de los
documentos que conforman es expediente de abono de
indemnizaciones por razón del servicio.
El Negociado de administración confeccionara el listado de pagos y lo
cruzara con la contabilidad Sical para comprobar que hay crédito.
Respecto a las que no exista crédito se emitirá un comunicado a la
Unidad Presupuestaria para que efectúe una modificación
presupuestaria, quedando las dietas sobre las que no exista crédito
fuera de la nomina hasta que exista crédito.
26
Comprobación
crédito
presupuestario
27
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
31
Modificación de
Crédito
33
Firma
35
Firma
37
Existe
crédito
Uno de los requisitos del expediente para su pago en nomina es que
exista crédito, si de algunas partidas no existe, no se podrían pagar, se
da aviso a la Unidad encargada de realizar las modificaciones
presupuestarias para que disponga crédito, mientras tanto los partes se
encuentran separados de la nomina.
Se trata de un proceso independiente del que estamos tratando aquí,
cuando detectamos que no existe crédito lo comunicamos a la Oficina
Presupuestaria, quien realizara el proceso necesario para modificar el
crédito.
El N.A.P. formara el expediente con las dietas para las que hay crédito,
dicho expediente contiene los siguientes documentos: Listado de dietas;
Informe Jurídico, firmado por la Jefa de Servicio; La Propuesta de
Resolución firmada por la Diputada Delegada y el Informe de retención
de crédito, emitido por Intervención.
La Propuesta de Resolución es un documento del expediente del cual
existe un formulario.
La petición de reserva de crédito es otro documento obligatorio en el
expediente también existe formulario
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
MANUAL DE PROCESOS
INDEMNIZACIONES
CÓDIGO:
REV. 0
Página 6 de 8
40
Resoluciones
Órganos
Unipersonales
38
Expte: Listado
dietas+informe
jurídico+propuesta
resolución+informe RC
Recibidos correctamente todos los documentos del expediente, se
enviaran a Secretaria para que tramite la Resolución.
41
Expte: Listado
dietas+informe
jurídico+propuesta
resolución+informe RC +
Resolución
43
Traslado a
Nominas,
Intervención y
Tesorería
44
Notificación
resolucion
45
Abono en
nómina
Dictada la Resolución por el Presidente, Secretaria remitirá el
expediente al Negociado de Gestión de Personal
El Negociado de Gestión trasladar el expediente a Negociado de
Administración, a Intervención y Tesorería y mandara el expediente al
Archivo.
Cumplidos todos los tramites que se han relatado, el expediente queda
incorporado a la nomina para su abono.
PUNTOS DE INSPECCIÓN
QUIÉN
INSPECCIONA
QUÉ
INSPECCIONA
FRECUENCIA
ACCIÓN SI NO
CUMPLIMIENTO
RESPONSABLE
ACCIÓN
SUPERIOR
JERARQUICO
LAS
COMISIONES
DE SERVICIO
MENSUAL
CORRECCIÓN
TRABAJADOR
DEPARTAMENT
O FORMACION
CURSOS
FORMACIÓN
MENSUAL
CORRECCIÓN
TRABAJADOR
PERSONAL
COMISIONES
DE SERVICIO Y
CURSOS DE
FORMACIÓN
MENSUAL
SUBSANACIÓN
UNIDAD DEL
EMPLEADO
4
Valido?
9
Correcto?
22
Valido?
ANEXOS
Anexo
Cuenta justificativa que presenta el
trabajador
Indemnizaciones por Dietas, Locomoción e
Inscripción
Nombre del Archivo
cuenta justificativa.pdf
Indemnizaciones.pdf
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
MANUAL DE PROCESOS
INDEMNIZACIONES
CÓDIGO:
REV. 0
Página 7 de 8
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
Documentación de Indicador
Título:
OBJETO:
Tiempo Medio de Tramitación de
Indemnizaciones
Código del Indicador
Conocer el tiempo medio de la tramitación de expedientes de
indemnizaciones.
UNIDADES EN QUE SE
MIDE
Días
PERIODICIDAD
Mensual
NUMERADOR
Sumatorio de las diferencias entre la fecha de presentación del
parte de indemnizaciones y la fecha de incorporación a nómina
DENOMINADOR
Número total de partes de indemnizaciones tramitados
FORMA DE OBTENCIÓN
Aplicación informática
REGISTRO DE DATOS
Aplicación informática
Responsable de la
obtención y registro del
indicador
FECHA ADQUISICIÓN DE
DATOS
OBSERVACIONES
Antes el día 6 del mes siguiente al del objeto de medición.
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
MANUAL DE PROCESOS
INDEMNIZACIONES
CÓDIGO:
REV. 0
Página 8 de 8
DIPUTACIÓN DE ALMERÍA
Documentación de Indicador
Título:
OBJETO:
Porcentaje de Pagos de
Indemnizaciones por Servicio
Demorados
Código del Indicador
Conocer el porcentaje de indemnizaciones por razón del servicio
que demoran el pago más de dos meses.
UNIDADES EN QUE SE
MIDE
Porcentaje
PERIODICIDAD
Mensual
NUMERADOR
Número de indemnizaciones por razón del servicio que se pagan
con retraso superior a los dos meses desde la presentación del
parte de indemnizaciones * 100
DENOMINADOR
Número total expedientes de indemnizaciones por razón del
tramitados
FORMA DE OBTENCIÓN
Aplicación informática
REGISTRO DE DATOS
Aplicación informática
Responsable de la
obtención y registro del
indicador
FECHA ADQUISICIÓN DE
DATOS
OBSERVACIONES
Antes el día 6 del mes siguiente al del objeto de medición.