97025470 - Superintendencia Financiera de Colombia

FIRMAS, REPRODUCCIÓN MECÁNICA
Concepto Nº 97025470-2. Julio 25 de 1997.
SÍNTESIS: Autorización legal. Seguridad y control en el manejo de los medios técnicos
para reproducción mecánica de firmas.
[§ 0145] EXTRACTOS.-«"( ... ) Bajo el entendido de que la consulta se refiere
concretamente a los documentos que por mandato legal o administrativo deban ser
dirigidos entre otros a la Superintendencia Bancaria por los representantes legales de las
instituciones financieras, v. gr. los relacionados con explicaciones personales o
institucionales, remisión de información, solicitudes, etc., comedidamente nos
permitimos manifestarle que la legislación no contiene una regulación muy amplia
sobre la posibilidad jurídica de reemplazar la firma autógrafa por un medio mecánico y
sus consecuencias, frente a los diferentes negocios que se puedan celebrar.
En efecto, el Código de Comercio en los artículos 621 y 826 y siguientes señala:
"ART. 826.-Cuando la ley exija que un acto o contrato conste por escrito bastará el
instrumento privado con las firmas autógrafas de los suscriptores.
Por firma se entiende la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los
elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de
identificación personal.
Si alguno de ellos no pudiere o no supiere firmar, lo hará otra persona a su ruego,
dando fe de ello dos testigos, y se imprimirán en el documento las huellas digitales o
plantares del otorgante.
Si la ley no dispone otra cosa, las cartas o telegramas equivaldrá a la forma escrita con
tal que la carta o el original del telegrama estén firmados por el remitente, o que se
pruebe que han sido expedidos por éste, o por su orden.
ART. 827.-La firma que procede de algún medio mecánico no se considerará suficiente
sino en los negocios en que la ley o la costumbre lo admita.
ART. 621.-Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulosvalores deberán llenar los requisitos siguientes:
(... ).
2. La firma de quien lo crea.
La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo
o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.
ART. 665.-Los endosos entre bancos podrán hacerse con el simple sello del endosante".
De otra parte el título I capítulo 10 numeral 13, subnumeral13.21iterales a) y b) de la
Circular Básica Jurídica expedida por esta Superintendencia señalan que:"
“13.2. Correspondencia oficial.
La correspondencia oficial, consultas y demás gestiones que en ejercicio del derecho de
petición se adelanten ante esta Superintendencia, deberán sujetarse a las siguientes
instrucciones:
a) Correspondencia con entidades vigiladas.
La correspondencia oficial de las entidades sometidas a la vigilancia de esta
Superintendencia debe ser dirigida a ésta por conducto de los gerentes generales o
presidentes, y por los subgerentes, vicepresidentes u otros funcionarios autorizados
cuyas calidades aparezcan anotadas en nuestros registros oficiales.
Las informaciones que de conformidad al Código de Comercio, están obligados a
remitir a esta Superintendencia los revisores fiscales, deberán ser suscritas por los
revisores fiscales principales, encontrándose habilitados sus suplentes solamente ante
las faltas temporales o absolutas de aquéllos.
h) Consultas.
Las consultas de cualquier orden que formulen las sucursales, agencias u oficinas de
las entidades vigiladas, deberán ser dirigidas invariablemente a esta Superintendencia
por intermedio de sus representantes legales y a través de las casas principales”.
De conformidad con el transcrito artículo 827 del Código de Comercio, la firma que
procede de algún medio mecánico sólo es viable en los casos expresamente autorizados
por ley (como los enunciados) y la costumbre.
Tratándose de asuntos o actuaciones que se adelanten ante la Superintendencia
Bancaria, las entidades vigiladas deben ajustarse a lo previsto en los instructivos
anteriormente mencionados, esto es que tales comunicaciones deban ser rubricadas con
la firma autógrafa de quien las suscribe, como quiera que ello aportaría un elemento de
certeza no solamente en cuanto a la identidad misma del remitente, sino en cuanto a que
el texto del documento ha sido realmente conocido por quien lo remitió.
De otra parte, en relación con documentos como circulares internas de las
instituciones financieras, es procedente señalar que para los efectos anotados deberán
implementar los mecanismos de seguridad y control que se estimen necesarios y
establecer responsabilidad de las personas a cuyo cargo se encuentre el manejo y
administración de los medios técnicos elegidos para la sustitución de la firma autógrafa,
de manera tal que permitan evitar la utilización de esos medios en detrimento de los
intereses de la entidad.
Así las cosas, resulta procedente advertir que cualquier método que se implemente
con el fin de sustituir las firmas autógrafas de los representantes legales, deberá
estudiarse bajo la perspectiva del riesgo que ello comporta, no solamente para el
representante legal personalmente, sino para la entidad a nombre de la cual actúa.
Adicionalmente, dicha implementación deberá estudiarse bajo el entendido de que se
asume bajo la exclusiva responsabilidad de las personas cuyas firmas se repetirán por
medios mecánicos y que en cualquier evento, dadas las características de la
representación legal, se podría colocar en situación de riesgo el patrimonio de la
entidad.
De otra parte conviene recordar que el método que se elija solamente podrá ser
utilizado en los casos y para los eventos expresamente autorizados en la ley o en
aquéllos en los cuales la costumbre lo haya reconocido como posible, estudiando en
cada caso concreto su viabilidad, toda vez que no existe una enumeración taxativa que
contenga la denominación de los negocios en los que la ley o la costumbre lo permiten.
Por último podría pensarse que los métodos de firma mecánicos, a los que alude la
comunicación pueden utilizarse sin mayor riesgo en la suscripción de documentos o
textos de divulgación masiva».