Examinar otros objetos de Access

Examinar otros objetos de Access
Las tablas, las consultas, los formularios y los informes son los objetos que se
utilizan habitualmente en Access. Puede utilizarlos para crear bases de datos
eficaces y útiles. Sin embargo, si necesita crear una base de datos compleja,
puede usar páginas de acceso a datos, macros y módulos que amplían
considerablemente las funciones de Access. Para concluir esta introducción a
las bases de datos de Access, en esta sección se ofrece una breve descripción
de estos objetos.
Páginas
Para que las personas puedan ver y manipular la información de la base de
datos a través de una intranet o de Internet, puede crear páginas, denominadas
también páginas de acceso a datos. Trabajar con una página de acceso a
datos en el Web es muy similar a trabajar directamente con una tabla o
formulario en Access: los usuarios pueden trabajar con los datos de las tablas,
ejecutar consultas y especificar información en formularios.
Aunque publicar información de base de datos en el Web pueda parecer una
tarea bastante complicada, Access proporciona un asistente que realiza
automáticamente la mayor parte del trabajo tedioso de creación de páginas de
acceso a datos. Puede utilizar una página generada por el asistente tal cual, o
puede agregar su toque personal en la vista Diseño.
Macros
Las macros sirven para que Access responda a un suceso, como el clic de un
botón, la apertura de un formulario o la actualización de un registro. Las macros
pueden ser especialmente útiles cuando prevea que otras personas con menos
experiencia en el manejo de Access vayan a trabajar en la base de datos. Por
ejemplo, puede convertir acciones de base de datos rutinarias, como abrir y
cerrar formularios o imprimir informes, en botones de comandos en los paneles
de control. Y si agrupa una serie de comandos de menú y se los proporciona al
usuario mediante una macro que se ejecuta con el clic de un botón, se
asegurará de que todos los usuarios hagan el trabajo de la misma forma.
Módulos
Más completos que las macros, los módulos son programas de Microsoft Visual
Basic para Aplicaciones (VBA). VBA es un lenguaje de programación de alto
nivel desarrollado por Microsoft con el propósito de crear programas Windows.
Con todos los programas de Office System se puede utilizar un grupo común
de instrucciones de VBA, y cada programa tiene también su propio grupo de
instrucciones. Mientras que las macros pueden automatizar cuatro o cinco
docenas de acciones, VBA incluye cientos de comandos y se puede ampliar
indefinidamente con complementos de otros fabricantes. Puede utilizar VBA
para realizar tareas demasiado complejas para controlarlas con macros, como
abrir una hoja de calculo Excel y recuperar información específica.
Sugerencia El CD-ROM de instalación de Office incluye varias bases de datos
de ejemplo que ilustran muchos de los principios de creación y uso de una
base de datos. Una de ellas, la base de datos Importadores Neptuno, se utiliza
como ejemplo en muchos temas de la Ayuda en pantalla de Access, por lo que
resulta ideal para una exploración inicial. Encontrará un vínculo a esta base de
datos en el menú Ayuda de Access, bajo Bases de datos de ejemplo.
Obtener una vista previa e imprimir objetos de Access
Como Access es un programa de Windows, interactúa con la impresora a
través de los cuadros de diálogo y los controladores estándar de Windows.
Esto significa que en Access puede emplear cualquier impresora que utilice con
otros programas, y que todas las características especiales de esa impresora,
como impresión en color o impresión a doble cara, están disponibles en
Access.
Como ya se ha mencionado en este artículo, puede utilizar diferentes objetos
de Access (tablas, formularios, informes, etc.) para mostrar la información
almacenada en la base de datos. Para cada objeto hay varias vistas
disponibles: la vista Diseño, la vista Hoja de datos, etc. Puede elegir la vista
que desee seleccionándola en el menú Ver (las vistas disponibles dependen
del objeto que esté activo).
Al igual que la mayoría de los programas de Windows, Access incluye los
comandos Configurar página, Vista preliminar e Imprimir en el menú
Archivo. Estos comandos están disponibles cuando su uso es pertinente, lo
que viene determinado por el objeto mostrado y la vista actual de ese objeto.
En esta tabla se muestran las relaciones de los objetos principales:
Vista/Objeto
Tabla
Consulta
Diseño
Formulario
Informe
VP, IC
VP, IC
Hoja de datos
VP, IC
VP, IC
VP, IC
Tabla dinámica
VP, IC
VP, IC
VP, IC
Gráfico dinámico
VP, IC
VP, IC
VP, IC
SQL
Formulario
VP, IC
Vista previa del diseño
Si una celda está sombreada, el objeto admite esa vista. VP en una celda
indica que se puede utilizar la vista preliminar para ese objeto en la vista. IC
indica que se admiten los comandos Imprimir y Configurar página para ese
objeto en esa vista.
Los objetos menos comunes (páginas, macros y módulos) disponen de menos
comandos de vista e impresión, como se muestra a continuación:
Vista/Objeto
Diseño
Página
Macro
VP, IC
Módulo
Página
IC
Vista previa de la página Web
Código
IC
Objeto
IC
Estas tablas hacen que el proceso de obtener una vista previa e imprimir los
datos parezca un poco complicado, pero la idea es que los comandos de
impresión apropiados estarán normalmente disponibles cuando los necesite.
Sugerencia Al imprimir tablas en la vista Hoja de datos, observará a menudo
que la orientación horizontal proporciona la mejor imagen.
En este ejercicio, aprenderá a obtener una vista previa y a imprimir información
de los empleados incluida en una tabla y en un formulario de la base de datos
GardenCo.
1.
En la barra Objetos, haga clic en Tablas.
2.
Haga doble clic en la tabla Employees (Empleados) para abrirla en la
vista Hoja de datos.
Este tabla contiene información sobre nueve empleados. Observará que
hay más campos de los que caben en la pantalla.
3.
En el menú Archivo, haga clic en Vista preliminar para mostrar la
primera página de la copia impresa de la hoja de datos.
4.
Mueva el puntero por la tabla (el puntero se convertirá en una lupa) y,
a continuación, haga clic para acercar la imagen. Haga clic de nuevo para
volver a una vista reducida.
5.
Haga clic en el botón Registro siguiente situado en la parte inferior
de la pantalla para obtener una vista previa de la página siguiente. Vuelva
a hacer clic.
Verá que si imprime la hoja de datos obtendrá tres páginas con pocos
datos.
6.
En la barra de herramientas, haga clic en el botón Configurar para
mostrar el cuadro de diálogo Configurar página.
Éste es el mismo cuadro de diálogo que vería si hiciera clic en Configurar
página en el menú Archivo. Puede utilizar este cuadro de diálogo para
controlar la configuración de los márgenes y del diseño de página.
7.
En la ficha Página, haga clic en Horizontal y luego en Aceptar.
La página de vista previa se muestra a lo largo de la pantalla y aparecen
más campos. Ahora sólo hay dos páginas.
8.
Haga clic en el botón Imprimir para enviar esta hoja de datos a la
impresora predeterminada.
Sugerencia Si su equipo está conectado a varias impresoras y desea
enviar el trabajo a una impresora distinta de la predeterminada, en el menú
Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuación, seleccione la impresora
que desee de la lista situada cerca de la parte superior del cuadro de
diálogo.
9.
Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la vista preliminar.
10.
En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la hoja de datos.
11.
En la barra Objetos, haga clic en Formularios.
12.
Haga doble clic en la tabla Employees (Empleados) para abrirla en la
vista Formulario.
La información de cada empleado aparece en su propia página. Observe
que hay dos fichas en la parte superior de la página, una para la
información de la empresa y otra para la información personal.
13.
Haga clic en la ficha Personal Info (Información personal) para ver la
información incluida aquí y, después, vuelva a la ficha Company Info
(Información de la empresa).
14.
En la barra de herramientas, haga clic en el botón Vista preliminar
para obtener una vista previa de la copia impresa.
Observe que en la vista previa sólo aparece la información que había en la
ficha activa. Si desea imprimir la información de la otra ficha, primero debe
activar esa ficha.
15.
Haga clic en el botón Cerrar para cerrar la ventana Vista preliminar.
16.
En el menú Archivo, haga clic en Imprimir para mostrar el cuadro de
diálogo Imprimir.
El cuadro de diálogo que aparece depende de la impresora que tenga
instalada. Utilice este cuadro de diálogo para seleccionar un impresora,
definir el intervalo de páginas que va a imprimir y realizar otras
operaciones.
17.
Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.
Puntos clave
Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos
de la interfaz básica (menús, barras de herramientas, cuadros de diálogo)
funcionan prácticamente del mismo modo que en otros productos de Office
u otros programas de Microsoft Windows.
Una base de datos es el equivalente informático de una lista de datos
organizados. La eficacia de una base de datos depende de la capacidad
de recuperar rápidamente información precisa de ella. En Access, los
datos están organizados en tablas formadas por columnas y filas, llamados
campos y registros. Access es una base de datos relacional, por lo que
puede tratar las distintas tablas de una base de datos como un área de
almacenamiento única y extraer fácilmente información de las distintas
tablas en el orden y formato que mejor le convenga.
Una tabla es sólo uno de los tipos de objetos con los que puede
trabajar en Access. Los otros tipos de objetos son: consultas, formularios,
informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos. Las tablas son
los objetos de base de datos principales, y la finalidad de los demás
objetos de base de datos es interactuar con una o varias tablas.
Cada objeto de Access tiene dos o más vistas. Por ejemplo, puede ver
los datos de una tabla en la vista Hoja de datos y definir cómo se muestran
los datos en la vista Diseño.
Un modo de localizar información en una base de datos de Access es
crear consultas. Las consultas sirven para buscar información y poder
verla, cambiarla o analizarla de formas distintas. Las consultas se pueden
ver en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño, pero puede utilizar
también los resultados de una consulta como componente base para otros
objetos de Access, como un formulario o un informe.
Los formularios simplifican la tarea de escribir, recuperar, mostrar e
imprimir la información almacenada en tablas a los usuarios. Un formulario
es básicamente una ventana en la que puede colocar controles que
proporcionen información a los usuarios o acepten la información
especificada por ellos. Los formularios se pueden ver en la vista
Formulario, en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño.
En los informes se muestra la información de las tablas en la pantalla
del equipo o en papel de un modo fácilmente accesible y con un formato
elegante.
Un
informe
puede
incluir
elementos
de
información
seleccionados de varias tablas y consultas, valores calculados a partir de
la información de la base de datos y elementos de formato como
encabezados, pies de página, títulos y membretes. Los informes se
pueden ver en las vistas Diseño, Vista preliminar y Vista previa del diseño.
Las páginas de acceso a datos, las macros y los módulos amplían
considerablemente las funciones de Access. Las páginas de acceso a
datos permiten que los usuarios vean y manipulen la información de la
base de datos a través de una intranet o de Internet. Las macros sirven
para convertir acciones de base de datos rutinarias en botones de
comandos de formularios, con el fin de ayudar a los usuarios con menos
experiencia a trabajar con la base de datos. Los módulos son programas
de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Aunque las macros pueden
automatizar muchas acciones, se puede utilizar VBA para realizar tareas
demasiado complicadas para controlarlas con macros.