Terminos de Referencia Proveedores de proyectos

TERMINOS DE REFERENCIA PARA LA SELECCIÓN Y REGISTRO DE
PROVEEDORES DE PROYECTOS
PROGRAMA DE APOYO AL DESARROLLO ECONÓMICO INCLUYENTE
PADE DEI
2011
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OBJETIVO
El objetivo de este documento consiste en dar un panorama general del trabajo
que debe realizar la Red de proveedores de proyectos del Programa PADE DEI. La
primera parte se ocupa de explicar el rol de los Proveedores de Proyectos, el tipo
de entidades y/o personas naturales que puede participar en esa calidad, los
requerimientos que deben cumplir para desarrollar el rol de proveedores de
proyectos, el mecanismo de selección utilizado, el instrumento utilizado para
formalizar la relación con los mismos y el esquema de remuneración establecido.
La segunda parte del presente documento explica el rol del Coordinador de
desarrollo de negocios como persona encargada de administrar la Red de
Proveedores de Proyectos del Programa PADE DEI.
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1. DESCRIPCIÓN DE LOS PROVEEDORES DE PROYECTOS
Los Proveedores de proyectos son:
 Personas naturales: Son las personas habilitadas por las entidades
territoriales del Programa PADE DEI como proveedores de proyectos y que
cumplen con los requisitos mínimos para ser proveedor del proyectos del
Programa.
 Personas jurídicas: Son organizaciones con o sin ánimo de lucro que tienen
dentro de su objeto social la promoción, capacitación, asesoría y el
desarrollo del sector empresarial, tales como: gremios o asociaciones de
empresarios a nivel municipal, cámaras de comercio, universidades,
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fundaciones, cooperativas, centro de desarrollo tecnológico o firmas de
consultoría legalmente organizadas como sociedades comerciales.
1.1. Actividades principales a cargo de los Proveedores de Proyectos
Los Proveedores de Proyectos, en adelante PPs, tienen un rol fundamental en el
modelo operativo del Programa PADE DEI. Son responsables de:
 Promover el Programa entre su mercado objetivo, por ejemplo clientes,
afiliados, cooperados, beneficiarios, asociados etc.
 Identificar potenciales proyectos de fortalecimiento, modernización,
desarrollo tecnológico y/o expansión de acuerdo con los criterios
establecidos por el Programa PADE DEI.
 Apoyar al proponente en la identificación de su propuesta y en la
presentación de la misma ante el Comité de Ideas del Programa PADE DEI.
 Apoyar al proponente en la formulación de su propuesta.
 Presentar las propuestas para ser evaluadas por parte del Comité de
evaluación del Programa PADE DEI.
 Acompañar las propuestas aprobadas por el Comité de Evaluación de
proyectos hasta su formalización.
Para el cumplimiento de las anteriores responsabilidades, se cuenta con el apoyo
de documentos de soporte que facilitan el cumplimiento de los procedimientos de
los PPs y en general del Área de desarrollo de negocios, como el Manual de
Desarrollo de Negocios.
1.2. Requisitos de la Red de Proveedores de Proyectos
El Programa PADE DEI cuenta con un registro Regional de Proveedores de
proyectos (Registro Regional de Proveedores de Proyectos), los cuales cumplieron
los siguientes requisitos:

Su domicilio Principal/seccional esté en los Departamentos de cobertura
del Programa PADE DEI.
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







Haberse activado como Proveedores de Proyectos ACTIVOS del
Componente PYME del Programa MIDAS USAID. Adicionalmente para el
caso del departamento de Risaralda y el Municipio de Pereira, los Pps
habilitados por el PADE Risaralda y PADE Pereira.
Reconocida experiencia en iniciativas orientadas al fortalecimiento
empresarial y productivo de la región.
Experiencia en la identificación, formulación y presentación de proyectos
productivos mínimo de 3 años.
3 años de operación ininterrumpida.
Certificado de Contraloría y Procuraduría (Antecedentes Fiscales y
Disciplinarios).
Haber recibido la capacitación de proveedores de proyectos brindada por
el Programa PADE DEI y contar con la certificación correspondiente.
Hacer parte del Registro Regional de Proveedores de Proyectos.
Los proveedores de proyectos personas naturales, además de cumplir los
anteriores criterios, son personas seleccionadas por las entidades
territoriales de cada Departamento.
1.3. Selección de los Proveedores de Proyectos
Las entidades (personas jurídicas) y las personas naturales interesadas en hacer
parte de la Red de Proveedores de Proyectos del Programa PADE DEI, deberán
presentar en las oficinas de Acopi Regional Centro Occidente los siguientes
documentos:
 Oficio dirigido a ACOPI C.O. como operador del Programa PADE DEI donde
se mencione el interés o intención de hacer parte de la Red de Proveedores
de Proyectos del Programa.
 Certificado de existencia y representación legal con expedición no mayor a
30 días.
 Fotocopia del Rut.
 Certificado de antecedentes fiscales y disciplinarios.
 Acta que Autoriza al representante legal para contratar por el monto
aprobado por Acción Social, en caso de que los estatutos no lo precisen
(aplica para organizaciones productivas y empresas que cuenten con
estatutos).
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 Soportes de convenios, contratos, certificaciones u otros documentos que
demuestren la experiencia de la entidad en el fortalecimiento empresarial y
productivo de la región y en la identificación, formulación y presentación de
proyectos productivos mínimo de 3 años.
 Las personas naturales, además de cumplir los anteriores documentos, son
personas seleccionadas por las entidades territoriales de cada
Departamento y deberán presentar un documento que lo certifique.
Recibidos los anteriores documentos de los PP´s que quieran incorporarse a la Red
Regional de PPs, el equipo técnico del Programa PADE DEI, procederá a realizar el
análisis de cada entidad o persona naturales interesadas y notificará por escrito las
decisiones finales de selección, los proveedores de proyectos seleccionados se
incluirán en el Registro Regional de Proveedores de Proyectos del Programa PADE
DEI.
1.4. Tiempo máximo para la selección y registro de nuevos Proveedores
de Proyectos Programa PADE DEI 2011.
Fecha de cierre: septiembre 07 de 2011 a las 6:00 p.m.
1.5. Formalización de la Relación con los Proveedores de Proyectos
Una vez seleccionados los PPs, la relación se formaliza a través de la firma de un
documento modelo de contratación de los servicios como Proveedores de
proyectos. Cuando el proyecto presentado por el PPs sea aprobado y formalizado,
este puede proceder a enviar su factura o cuenta de cobro correspondiente al 5%
(Incluidos los respectivos impuestos), sobre el valor aportado por el PADE DEI
recursos No reembolsables.
1.6. Remuneración de los Proveedores de Proyectos
El Proveedor de Proyectos recibe como remuneración por proyectos presentados,
aprobados y formalizados, un valor del 5% (Incluidos los respectivos impuestos)
sobre el monto que aporta el Programa PADE DEI. Una vez la propuesta
presentada por el Proveedor de Proyectos es aprobada y formalizada a través de la
firma de la entidad proponente, el Programa PADE DEI notificará al Proveedor de
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Proyectos para que éste presente su factura al Programa en la oficina del Operador
Acopi Regional Centro Occidente , especificando el nombre del proyecto, el monto
de los recursos aprobados por el Programa PADE DEI y el valor de la respectiva
factura.
1.7. Proveedores de Proyectos y Proveedores de Servicios de Consultoría
Los Proveedores de Proyectos pueden ser Proveedores de Servicios de Consultoría
cuando el proponente así lo considere, siempre y cuando su experiencia lo acredite
y la solicitud o propuesta se ajuste al valor y duración utilizados en el mercado.
Los honorarios de los Proveedores de Servicios de Consultoría varían de acuerdo
con la naturaleza de la asistencia técnica y la experiencia del Proveedor de
Servicios de Consultoría.
El Programa PADE DEI aunque NO COFINANCIARÁ ACTIVIDADES DE ASISTENCIA
TÉCNICA, la contrapartida que puede ser en especie, para este rubro se estima
teniendo en cuenta una tarifa por hora, para la cual maneja un estándar de
máximo $70.000 / hora consultor (Incluidos los respectivos impuestos), el cual
depende de factores como la tipología de la asistencia técnica, la hoja de vida o
experiencia del consultor y el tipo y tamaño de la empresa intervenida, entre otros.
2. ETAPAS DEL PROCESO PROGRAMA PADE DEI
A continuación se presenta gráficamente los diferentes roles
dentro del Modelo Operativo del Programa PADE DEI:
desempeñados
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2.1.
Identificación y formulación de proyectos-
Las tareas de un Proveedor de Proyectos inicia con la promoción del programa
PADE DEI entre su mercado objetivo, por ejemplo clientes, afiliados, cooperados,
beneficiarios, asociados etc. Esta actividad consiste en la realización de
convocatorias a los empresarios o conceder espacios al Programa dentro de los
eventos propios de la organización con el fin de explicar su contenido, objetivos y
alcance, entre otras.
El producto esperado de esta labor de convocatoria y sensibilización a los posibles
beneficiarios es la identificación de potenciales proyectos de fortalecimiento,
modernización, desarrollo tecnológico y/o expansión con labores de asistencia
técnica e inversión que puedan ser apoyados por el programa PADE DEI. La
identificación de los proyectos deberá ser registrada en ACOPI C.O. en el Formato
de Identificación de Ideas del Programa PADE DEI, la identificación de ideas de
proyectos será evaluada por el Comité de Ideas y en esta evaluación cada
proponente deberá estar acompañado por su respecto Proveedor de Proyectos.
Una vez identificados los potenciales proyectos interesados en el apoyo del
programa PADE DEI y estos cuenten con el aval del Comité de Ideas, el Proveedor
de Proyectos debe liderar la formulación de la solicitud de recursos no
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reembolsables. El trabajo de formulación debe hacerse en conjunto con el
proponente, participantes y el consultor que desarrollará la asistencia técnica. Esta
formulación será producto de la identificación de los requerimientos que el
potencial proponente o grupo de participantes que demanden en materia de
consultoría o asistencia técnica e inversión.
La etapa de formulación de la solicitud de recursos tiene dos actividades que
deben desarrollarse simultáneamente por el Proveedor de Proyectos:
1. Diligenciar el Formato de Solicitud F-PADE DEI-001.
2. Preparar y adjuntar los siguientes documentos como soporte a la propuesta de
proyecto:
Del representante legal:
 Copia de cédula.
 Antecedentes disciplinarios del representante expedido por la Procuraduría
General de la Nación
 El Boletín fiscal del representante legal expedido por la Contraloría General
de la Nación sin caducidad durante los próximos tres (3) meses.
 Carta de presentación de la propuesta y de contrapartida, firmada por el
representante legal de la empresa u organización proponente papelería de
la misma entidad.
De la Organización productiva o Empresa :
 Certificado original de existencia y representación legal (Cámara de
Comercio) para Organizaciones productivas.
 Acta que Autoriza al representante legal para contratar por el monto
aprobado por Acción Social, en caso de que los estatutos no lo precisen
(aplica para organizaciones productivas y empresas que cuenten con
estatutos)
 Constancia o certificación de cuenta bancaria a nombre de la Organización o
Empresa, y en la que conste la disponibilidad de los recursos aportados
como contrapartida.
 Copia del RUT expedida por la DIAN
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 Boletín fiscal de la Organización o Empresa.
 Antecedentes disciplinarios de la Organización o Empresa.
 Cotizaciones de elementos a adquirir con los recursos de Acción Social,
según las recomendaciones del Comité Coordinador.
 Cartas de intención de compra de los clientes actuales y/o potenciales.
 Certificado de disponibilidad presupuestal de las demás entidades
cofinanciadoras si las hay.
 Listado de tomadores y beneficiarios de seguros de vida
 Solicitud póliza de patrimonio (seguro a los equipos que se van a adquirir)
diligenciada y firmada por el representante legal).
 Certificación de la tenencia del lugar, mediante título de propiedad
comunitaria, comodato igual o superior a 5 años, ó contrato de
arrendamiento no inferior a 3 años.
 Estados financieros auditados y certificados de los dos años anteriores.
(Firmados por contador y revisor fiscal si este último aplicare).
 Reporte de Empleos Actuales de los Beneficiarios. En este formato se deben
caracterizar los empleados que tiene(n) en el momento de presentar la
solicitud de asistencia técnica los beneficiarios. Este formato es necesario
con el fin de establecer una línea de base para contabilizar los nuevos
empleos que se crearán en el marco de la asistencia técnica.
 Listado Inicial de los Beneficiarios. En este formato se deben presentar los
datos pertinentes de los beneficiarios de la asistencia técnica, según se trate
de proyectos urbanos o rurales.
 El proponente deberá adjuntar a su propuesta el listado de nombres y
apellidos de sus socios con sus respectivas cédulas de ciudadanía
beneficiarios del proyecto.
Del proveedor de proyectos:
 Formato de Cumplimiento de Criterios Mínimos: debe ser diligenciado por el
Proveedor de Proyectos y firmado por su representante legal. En este
formato el Proveedor de Proyectos certifica que el proyecto presentado al
Programa PADE DEI cumple con los criterios mínimos establecidos.
El Proveedor de Proyectos debe verificar que tanto la solicitud de recursos, como
los beneficiarios de la misma cumplan con la totalidad de criterios mínimos
exigidos por el Programa.
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El Proveedor de Proyectos es responsable de anexar todos los documentos del
listado anterior. Es importante tener en cuenta que éstos son requisitos
indispensables para presentar la solicitud de apoyo en las oficinas del operador del
programa PADE DEI, en caso de que el proyecto NO cumpla con la mínima
formulación exigida por el Formato F-PADE DEI 001 y con la totalidad de
los documentos que deberán anexarse, el proyecto no podrá ser
radicado por los especialistas de proyectos del Programa PADE y su
proceso de evaluación quedará supeditado a la completa presentación
del mismo.
2.2.
Presentación de las propuestas de proyectos
Por regla general, los proyectos deberán ser presentados en la oficina de Acopi
Regional Centro Occidente. El especialista de proyectos debe revisar que el
proyecto cumpla con la mínima formulación exigida por el Formato F-PADE DEI
001 y con la totalidad de los documentos de soporte necesarios para poder
radicarlo.
El especialista de proyectos asignado se encargará de coordinar la visita de
verificación.
3. COORDINADOR DE DESARROLLO DE NEGOCIOS
El área de Desarrollo de Negocios es responsable de:
 Desarrollar la red de Proveedores de Proyectos – PPs.
 Apoyar a los PPs en las labores de promoción del Programa PADE entre la
comunidad empresarial u objetivo del Programa.
 Liderar las actividades de capacitación de la red de PPs.
 Apoyar las actividades de identificación, formulación y presentación de
solicitudes de propuestas.
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El Coordinador de Desarrollo de Negocios supervisará el desempeño de los PPs de
su región y los apoyarán para que todas las solicitudes de apoyo que se presenten
en su regional cumplan con los objetivos y requerimientos del Programa PADE DEI.
El Coordinador de Desarrollo de Negocios reportará a Acopi Regional Centro
Occidente como entidad operadora técnica del Programa PADE DEI, quien deberá
asegurar que su desempeño este en línea con las políticas generales del programa.
3.1.
Responsabilidades
 Mantener y fortalecer la red de Proveedores de Proyectos del Programa, de
conformidad con las políticas establecidas por el Programa PADE DEI.
 Consolidar, en conjunto con la entidad operadora técnica del Programa
PADE DEI Acopi Centro Occidente, excelentes relaciones con las autoridades
locales y con las entidades de apoyo empresarial representativas de los
Departamentos incluidos en la cobertura geográfica del Programa.
 Analizar continuamente el mercado con el fin de identificar oportunidades
de negocios.
 Apoyar a los PPs en el proceso de identificación, formulación y presentación
de solicitudes de apoyo o propuestas.
 Registrar y evaluar el desempeño de los PPs con relación al cumplimiento de
los parámetros establecidos para la presentación de proyectos y realizar
sugerencias para el mejoramiento continuo de los PPs.
 Proponer e implementar, en conjunto con los PPs, actividades para la
promoción del Programa.
 Apoyar las tareas de capacitación de los PPs seleccionados por el Programa
PADE DEI.
 Reportar periódicamente al operador del Programa PADE DEI el Formato de
planificación de proyectos PADE como herramienta de planificación en la
identificación, formulación y presentación de proyectos por parte de los PPs.
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3.2. Relación del coordinador de desarrollo de negocios del Programa
PADE DEI frente a los PPs.
En su relación con los PPs, el coordinador del Desarrollo de negocios del Programa
PADE DEI debe:
 Apoyarlos en sus labores de promoción del Programa.
 Supervisar que su mensaje sea claro y consistente con las políticas del
Programa PADE DEI.
 Apoyar las inquietudes que surjan en el diligenciamiento del Formato FPADE DEI 001
 Absolver dudas que surjan con relación al Programa y a la solicitud de
apoyo.
 Retroalimentar a los PPs después del proceso de evaluación.
3.3. Exclusión del coordinador de desarrollo de negocios del Programa
PADE DEI frente a los PPs.
En su relación con los PPs, el equipo técnico del Programa PADE DEI deben
abstenerse de:
 Formular proyectos.
 Promover la presentación directa de proyectos, ya que el conducto regular
es un Proveedor de Proyectos.
 Otorgar tratamientos discriminatorios.
 Favorecer a uno o varios Proveedores de Proyectos.
 Generar conflictos entre Proveedores de Proyectos y potenciales
participantes.
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