Requisitos de Calidad para los Proveedores de

PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
1 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
1.- OBJETIVO:
Establecer los parámetros generales para la elaboración de Documentos, su codificación, emisión,
revisión, aprobación, modificación, sustitución, distribución, eliminación y manejo, de acuerdo al
Sistema de Gestión de la Calidad, con el fin de facilitar su presentación, utilización y disposición
final.
2.- ALCANCE:
Aplica para todos los Documentos y Registros en todos los procesos de Global Simet, tales como
Procedimientos documentados, Minutas, Formatos, Oficios, Acuerdos, Nombramientos, etc.
3.- RESPONSABILIDADES:
Los Documentos podrán ser elaborados por el representante de ISO, Representante de la
Dirección o responsables de su Proceso.
4.- DEFINICIONES:
Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): es el conjunto de normas interrelacionadas de una
empresa por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la misma, en la búsqueda de
la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes.
Manual de Calidad: es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con
respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento
de dicha política.
Documento: Información y su medio de soporte.
Ejemplo: registro, especificación, procedimiento documentado, plan, informe, norma, entre otros.
El medio de soporte puede ser: papel, magnético (archivo dentro de una computadora).
Formato: Forma preestablecida que se le da a un documento tomando como base o referencia otro
con la forma deseada.
Manual: Es el documento que contendrá la descripción de las actividades que deben se
observadas en la realización de las funciones y responsabilidades de una empresa.
Instructivo: Guía que indica los pasos necesarios para llevar a cabo una actividad.
Reporte: Documento que se utilizará cuando se quiera informar de una determinada actividad.
Nombramiento: Documento que atestigua la elección de una persona para desempeñar un cargo.
Plan: Es un modelo sistemático y detallado que se elabora antes de realizar una acción, con el
objetivo de dirigirla y encauzarla.
Listado: Colección de documentos y sus correspondientes códigos en donde se identifican los
Nombres y números de cada uno de los documentos.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor,
y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es
recomendable que los procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por
qué y cómo.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
Evidencia: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
2 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
Copia controlada: Copia sobre la cual existe un compromiso de actualización.
Copia no controlada: Copia que se entrega sólo de manera informativa y sobre la cual no existe
un compromiso de actualización.
Elaboró: Persona que elabora el documento. Actividad realizada para incluir un documento dentro
del Sistema de Gestión de la Calidad y cumplir con los objetivos establecidos por Global Simet.
Fecha: Fecha de Elaboración, Revisión y Autorización del documento.
Número de documento: Número del documento, compuesto de 13 caracteres alfanuméricos.
Revisión (Rev.): Indica mediante una letra la cantidad de veces que se ha modificado el
documento. Ejemplo: A, B, C...
Referencia: Señala los Documentos internos o externos que sirven de soporte o consulta para la
correcta interpretación, aplicación del documento o realización de una actividad.
Revisó: Persona que revisa el documento. Actividad realizada para asegurar la conveniencia y la
adecuación del documento objeto de la revisión; esta actividad deberá ser realizada por personal
de igual o superior nivel de competencia.
Autorizó: Persona que Autoriza el documento. Actividad emprendida para validar la adecuación y
la aplicación del documento revisado previamente, indicando con esto la entrada en vigor y
aplicación del documento.
Listado Maestro de Documentos Internos: Lista de Documentos emitidos por Global Simet, de
acuerdo al Sistema de Gestión de la Calidad, a las cuales se les asigna una serie de caracteres
que indican el tipo de documento, Revisión y su Aprobación, así como su ubicación.
Página X de Y: Indica el número de la página actual (X) y el número total de páginas del
documento (Y).
5.- REFERENCIAS:
TAM-09:008752 Ues Rev. C
Norma Internacional ISO 9001:2008
Requerimientos de Calidad para Proveedores de
Ericsson Rev C
Sistemas de Gestión de la Calidad-Requisitos, 4.2.3,
4.2.4
6.- DESARROLLO:
Descripción de las actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación emitida, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de
facilitar su utilización y conservación.
6.1 CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS:
La numeración del documento se compone de una estructura alfanumérica de 12 caracteres
separados por un guión intermedio, de acuerdo con la siguiente descripción:
Los primeros 3 caracteres hacen referencia a las Siglas de la Empresa, GSi.
El Cuarto, Séptimo y Décimo carácter es un guión “-” que hace la función de separador
El Quinto y Sexto carácter hacen referencia al tipo de documento:
Tipo de documento
Procedimiento
Proceso
Manual
Instructivo
Código
PR
PS
ML
IN
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Formato
Reporte
Nombramiento
Plan
Documento
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
3 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
FR
RP
NB
PN
DC
El Séptimo y Octavo carácter indican el Proceso al que pertenece el documento:
Proceso
Código
Planeación Estratégica
PE
Sistema de Gestión de Calidad
SG
Ventas
VN
Administración y Control de Proyectos
AP
Operación
OP
Recursos Humanos
RH
Gestión de Calidad
GC
El Undécimo y Duodécimo, número consecutivo de dos dígitos
.
Ejemplos:
GSi-ML-CC-01
Este documento es un MANUAL, del Proceso de CONTROL DE CALIDAD y
es el número 01.
GSi-DC-CC-01
Este documento es un DOCUMENTO, del Proceso CONTROL DE CALIDAD
y es el número 01.
6.2 CODIFICACIÓN DE REGISTROS:
La numeración de los registros se compone de una estructura alfanumérica de 12 caracteres
separados por un guión intermedio de acuerdo con la siguiente descripción:
Los primeros 3 caracteres hacen referencia a las Siglas de la Empresa, GSi.
El Cuarto, Séptimo y Décimo carácter es un Guión “- “que funciona como separador
El Quinto y Sexto carácter hacen referencia al tipo de registro:
Registro
Minuta
Taller
Curso
Control de Herramienta
Examen/Evaluación
Lista
Código
MN
TR
CR
CH
EX
LS
El Octavo y Noveno carácter indican el proceso al que pertenece el registro:
Proceso
Código
Planeación Estratégica
PE
Sistema de Gestión de Calidad
SG
Ventas
VN
Administración y Control de Proyectos
AP
Operación
OP
Recursos Humanos
RH
Gestión de Calidad
GC
El Undécimo y Duodécimo, número consecutivo de dos dígitos
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
4 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
Ejemplos:
GSi-TR-RH-01
Este registro es un TALLER, del Proceso de RECURSOS HUMANOS
y su número es el 01.
Notas: En el Proceso de Recursos Humanos existen Registros especiales como se ejemplifica a
continuación.
I).- Para el registro de “Entrega de Credencial” a cada colaborador, se utilizará el criterio siguiente:
GSi-RH-PLP-01
Este es el registro de “Entrega de Credencial” del colaborador Pedro
Luna Partida (PLP) del Proceso de RECURSOS HUMANOS y su
número es el 01.
II).- Para el registro de “Entrega de Uniforme” a cada colaborador, se utilizará el criterio siguiente:
GSi-RH-PLP-02
Este es el registro de “Entrega de Uniforme” del colaborador Pedro
Luna Partida (PLP) del Proceso de RECURSOS HUMANOS y su
número es el 02.
III).- Para el registro de “Vale de resguardo de equipo de seguridad” al colaborador que por su
actividad lo necesite, se utilizará el criterio siguiente:
GSi-RH-PLP-03
Este es el registro de “Vale de resguardo de equipo de seguridad” del
colaborador Pedro Luna Partida (PLP) del Proceso de RECURSOS
HUMANOS y su número es el 03.
IV).- Para el registro de “Vale de resguardo de equipo de trabajo” al colaborador que por su
actividad lo necesite, se utilizará el criterio siguiente:
GSi-RH-PLP-04
Este es el registro de “Vale de resguardo de equipo de trabajo” del
colaborador Pedro Luna Partida (PLP) del Proceso de RECURSOS
HUMANOS y su número es el 04.
V).- Para el registro de “Unidades de Transporte” al colaborador que por su actividad necesite una
unidad de transporte, se utilizará el criterio siguiente:
GSi-RH-PLP-05
Este es el registro de “Unidades de Transporte” del colaborador
Pedro Luna Partida (PLP) del Proceso de RECURSOS HUMANOS y
su número es el 05.
VI).- Para el registro de “Vale de resguardo de herramienta” de cada colaborador, se utilizará el
criterio siguiente:
GSi-RH-PLP-06
Este es el registro del “Vale de resguardo de herramienta” del
colaborador Pedro Luna Partida (PLP) del Proceso de RECURSOS
HUMANOS y su número es el 06.
VII).- Para el registro de “Entrega de Información Técnica” a cada colaborador, se utilizará el
criterio siguiente:
GSi-RH-PLP-07
Este es el registro del “Entrega de Información Técnica” del
colaborador Pedro Luna Partida (PLP) del Proceso de RECURSOS
HUMANOS y su número es el 07.
VIII).- Para el registro de “Entrega de Celulares” a cada colaborador, se utilizará el criterio
siguiente:
GSi-RH-PLP-08
Este es el registro de la “Entrega de Celulares” al colaborador Pedro
Luna Partida (PLP) del Proceso de RECURSOS HUMANOS y su
número es el 08.
El control de Registros se realiza a través del Procedimiento ELABORACION Y MANEJO DEL LISTADO
MAESTRO DE REGISTROS, GSi-PR-CC-05.
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
5 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
Descripción de los campos:
Proceso: Se registra el nombre del proceso (Operación, Capacitación y Desarrollo, etc.)
Número de documento: Se registra el código de identificación del documento a controlar, bien
sea el asignado por quien hace el registro o el número propio del documento (P. ej. número de
credencial, caja de herramienta, nombre del curso, etc.)
Nombre: Nombre del registro, en lo posible anotar la mayor descripción.
Ubicación: Se registra la ruta exacta donde se encuentra ubicado el registro en la INTRANET,
\\Hp-liliana\respaldo
master\SGC\Registros;
para
documentos:
\\Hp-liliana\respaldo
master\SGC\Documentos
Se utiliza el siguiente criterio para asignar el nombre al Archivo:
a) Documento: Documento-Proceso-Consecutivo-NombreDelDocumento_RevX.
b) Registro: Registro-Proceso-NombreDelRegistro_Fecha.
Donde:
Tipo de documento
Procedimiento
Proceso
Manual
Instructivo
Formato
Reporte
Nombramiento
Plan
Documento
Código
PR
PS
ML
IN
FR
RP
NB
PN
DC
Registro
Minuta
Taller
Curso
Control de Herramienta
Examen/Evaluación
Lista
Código
MN
TR
CR
CH
EX
LS
Proceso
Código
Planeación Estratégica
PE
Sistema de Gestión de Calidad
SG
Ventas
VN
Administración y Control de Proyectos
AP
Operación
OP
Recursos Humanos
RH
Gestión de Calidad
GC
El Undécimo y Duodécimo, número consecutivo de dos dígitos
X, indica el nivel de la revisión del documento.
Fecha, indica la fecha del evento a registrar en el formato, dd-mm-aa.
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
6 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
Con el fin identificar el contenido los diferentes archivos, de una manera fácil y rápida se establecen
los siguientes criterios.
Ejemplos:
a) Criterio para guardar Documentos digitalizados:
PR-OP-02-PruebaEntregaEDA2530_RevA
En este archivo se guarda el Procedimiento de Operación número 02, con nombre
PruebaEntregaEDA2530 y con Revisión A.
b) Criterio para guardar Registros digitalizados :
LS-RH-002-ListaDeAsistenciaTallerEDA2530_030510.
En este archivo se guarda la lista de asistencia al taller de EDA2530 de fecha 3-mayo-10,
correspondiente al Proceso de Recursos Humanos.
Para el caso de exámenes/evaluaciones, se considerará el siguiente criterio:
Iniciales del recurso-NombreDelExamen_Fecha. Ejemplo:
OATA-ExamenCTAP_030510.
Examen de Omar Alejandro Torres Alcaráz (OATA), del curso CTAP (Carpeta Técnica
Administrativa del Proyecto), efectuado el 3-mayo-10.
Para el caso de registros de Competencia de Montaje, se considerará el siguiente criterio:
Iniciales del recurso-NombreDeLaCompetencia_Fecha. Ejemplo.
SABH-InstalacionDeGabineteETSI_230710. Descripción:
Registro de la Competencia: Instalación de Gabinete ETSI de Sergio Armando Barragán
Hernández, efectuado el 23-julio-10.
Para el caso de registros de Competencia de Prueba/Integración, se considerará el
siguiente criterio:
Iniciales del recurso-NombreDeLaCompetencia_Fecha. Ejemplo.
MAGM- PruebaDeEDA2530EnSitio _230710. Descripción:
Registro de la Competencia: Prueba de equipo nuevo EDA2530 en sitio, de Martín Arnulfo
Gómez Marín, efectuado el 23-julio-10.
6.3 CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE UN DOCUMENTO.
6.3.1 Encabezado.
En la parte superior izquierda va el logotipo de la empresa.
En la parte superior al centro va el Tipo de documento
En la primera fila del cuadro de control, van los siguientes campos:
Elaboró, Fecha, Revisó, Fecha, Paginas X de Y.
En la segunda fila del cuadro de control, van los siguientes campos:
Autorizó, Fecha, No. de Documento, Revisión, Referencia.
6.3.2 Pie de página.
En la parte inferior de la última hoja va un recuadro con la siguiente información:
Motivo, CONTROL DE REVISIÓN, Fecha, Páginas afectadas X de Y, Rev.
Bajo el recuadro anterior también debe tener la siguiente leyenda:
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
7 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
“Una vez impreso este documento se considera copia no controlada y no es responsabilidad
de Global Simet su actualización”
Excepción a la Leyenda: Los Documentos en Formato que pasarán a ser Registro, podrán ser
impresos.
6.3.3 Tamaño de hoja, tipo y tamaño de letra.
Para el formato vertical, utilizar: GSi-FR-GC-01
Datos a aplicar en la configuración de la hoja vertical en Word.
Tamaño de hoja: Carta
Tipo de letra: Arial
Tamaño de Letra: 11
Para el formato horizontal, utilizar: GSi-FR-GC-02
Datos a aplicar en la configuración de la hoja vertical en Word.
Tamaño de hoja: Carta
Tipo de letra: Arial
Tamaño de letra: 11
6.3.4 Desarrollo del documento.
Los Documentos los elaboran las personas que participan en la ejecución de las actividades que se
describen en ellos, y son coordinados por el Representante de la Dirección. La redacción de los
documentos se debe realizar de manera clara y coherente, usando un mismo término o nombre
para referirse a un proceso o actividad, se debe evitar en lo posible usar tecnicismos.
Todo documento debe contener:
1.- Objetivo:
Identifica el porqué y el para qué se está desarrollando el documento, se identifica de
manera general la razón principal de la realización del documento.
2.- Alcance:
Debe indicarse las áreas involucradas en ejecutar las actividades descritas en el
documento. Actividad inicial y actividad final que cubre el documento.
3.- Responsabilidades:
Se deberá mencionar sólo cargos y nunca hacer referencia en forma personal, de quien(es)
tiene(n) la responsabilidad de que se cumplan las actividades descritas en el documento.
4.- Definiciones:
Breve significado de los términos usados en el texto necesarios para un mejor
entendimiento del documento por parte de quienes lo utilicen.
5.- Referencias:
Señala los Documentos internos o externos que sirven de soporte o consulta para la
correcta interpretación o aplicación del documento o realización de una actividad.
6.- Desarrollo:
Se describe paso a paso las actividades involucradas en el documento, este se puede dar
de manera escrita mediante texto corrido o utilizado la metodología de diagrama de flujo.
7.- Lista de distribución:
Una lista de distribución de Documentos es una planilla en la cual se registra a quienes se
distribuye cada una de las copias controladas de los procedimientos, instructivos, minutas,
etc.
8.- Anexos:
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
8 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
Información complementaria del documento.
9.- Control de cambios:
Registro de la fecha, nueva revisión del documento así como el motivo de ésta.
6.3.5 Edición final.
Una vez aprobado el documento en formato de Word, el archivo correspondiente se
convierte a formato PDF/Word/HTML y este se coloca en el portal de Internet:
globalsimet.com.mx con lo cual en forma automática se actualiza el listado de documentos
internos.
El criterio para asignar el nombre a los archivos es el siguiente:
AA-BB-NombreDelDocumento_RevX, donde:
AA - Indica el tipo de documento, por ejemplo, PR, Procedimiento.
BB - Indica el tipo de Proceso al que pertenece el documento, por ejemplo, GC, Gestión de
Calidad.
X – Indica el nivel de revisión del documento, por ejemplo, A.
Ejemplo:
PS-GC-ControllDeDocumentos_RevA – Indica que este es un archivo que se llama
ControlDeDocumentos, es un Procedimiento, y pertenece al Proceso de Gestión de Calidad.
Con el propósito de mantener seguro el Sistema de Gestión de Calidad, se llevará un
respaldo del mismo en la Intranet en la carpeta \\Hp-liliana\respaldo
master\SGC\Documentos. Los archivos de los formatos y documentos se protegerán con
clave, ésta se registrará en una base de datos confidencial.
6.4 DISTRIBUCIÓN Y DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS:
La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad está en una base de datos contenida en el
portal de la empresa, globalsimet.com.mx. Cuando algún documento sea generado o actualizado
al colocarlo en el portal de la empresa, en forma automática la base de datos será actualizada
agregando el nuevo documento y/o reemplazando al viejo por el nuevo, con lo que la base de datos
siempre estará vigente y no contendrá documentos obsoletos.
Así mismo, el Representante de la Dirección emitirá un correo electrónico informando a todo el
personal interesado/involucrado en él del cambio que sufrió la base de datos, solicitando la
consulten y lean el documento al que se hace referencia y contesten las preguntas que se anexan.
El personal consultará el portal, leerá el documento y contestará las preguntas referentes al mismo
con lo que se asegura que todos tengan conocimiento del cambio sufrido en el Sistema de Gestión
de la Calidad, se actualicen, se comprenda por medio de la evaluación y se registre su difusión.
En cualquier momento se podrá consultar los Documentos en el portal de la Empresa,
globalsimet.com.mx, con la clave de usuario y contraseña personal.
Para mejor referencia, consultar el documento GSi-PR-SG-01, COMUNICACIÇON INTERNA.
6.5 CAMBIOS, IDENTIFICACIÓN Y ESTADO DE REVISIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Cuando se detecte que un documento necesita ser cambiado, el responsable del proceso o
procedimiento solicita vía correo electrónico al emisor del documento, realice los cambios
correspondientes.
El emisor del documento procede a realizar los ajustes al mismo, anotando: Fecha del cambio.
Posteriormente el responsable del proceso lleva a cabo la Revisión y anota la fecha en que se
efectuó y nivel en que queda, B o mayor. El documento ya revisado, pasa a Aprobación del
representante de la Dirección, quien verifica y en dado caso, aprueba el documento para su
aplicación.
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
9 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
Una vez aprobados los cambio, el representante de la dirección o en su caso el asignado por el
Comité de calidad, coloca el documento en PDF/Word/HTML en el portal de Internet para su
distribución. Al momento de colocar el nuevo documento, automáticamente se reemplaza el
documento con revisión anterior, desechando los viejos documentos y manteniendo actualizada la
Documentación del Sistema de Gestión de Calidad.
6.6 LEGIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS
Los Documentos aprobados que por su naturaleza, deban ser impresos, NO deben tener tachones
ni enmendaduras que comprometa su legibilidad.
Debido a que no se manejan documentos en papel, en nuestro Sistema de Gestión de Calidad, no
es posible que haya documentos con baja legibilidad, excepto debido a su impresión en papel.
6.7 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO
Los Documentos externos son todos aquellos que se utilizan dentro de algún proceso y que han
sido generados fuera del Sistema de Gestión de la Calidad, pero que representan un impacto
directo sobre el mismo. Sirven de apoyo para la realización de las actividades de un cierto proceso.
Ejemplos:
Información Técnica del Cliente (Técnicas de instalación, Módulo G)
Normas de etiquetado del cliente final (Telmex/Telcel)
Información técnica del proyecto (Grafo/OT, Módulo C)
Órdenes de Compra
Miscelánea Fiscal
Los documentos externos recibido, se almacenan en la INTRANET en la dirección:
\\Hp-liliana\respaldo master\SGC\DocsExternosRecibidos\FechaDeRecepción
Cuando los documentos no sean recibidos en archivo, serán digitalizados a formato PDF con el fin
de también colocarlos en el portal de Internet y, puedan estar accesibles vía remota.
Los responsables de procesos son los encargados de identificar aquellos Documentos Externos,
digitalizarlos a formato PDF/Word/HTML y colocarlos en el Portal de Internet.
La Actualización de los documentos externos, también será realizada en forma automática, cuando
se reciba un documento, se verifica su revisión; si aplica, el archivo correspondiente se coloca en el
portal, reemplazando el documento con la revisión anterior y desechándola.
6.8 CONSERVACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS OBSOLETOS
Los Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad NO manejan Documentos obsoletos.
Cuando se requiera conservar algún documento obsoleto es responsabilidad de quien decida
conservarlo asegurarse de que NO se utiliza para toma de decisiones del Sistema de Gestión de la
Calidad, el Representante de la Dirección debe identificar al documento con un sello de
OBSOLETO.
6.9 CONSERVACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE ARCHIVOS OBSOLETOS
Los archivos, que por su actualización ya no son vigentes, se guardarán en la Intranet en la
trayectoria \\Hp-liliana\respaldo master\SGC\DocsObsoletos.
Ejemplo:
\\Hp-liliana\respaldo master\SGC\DocsObsoletos; en esta ubicación se almacenan todos los
documentos que cambien de revisión.
6.10 CONSERVACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE REGISTRO OBSOLETOS
PROCEDIMIENTO
Elaboró:
GSi/Pedro Luna Partida
Autorizó:
GSi/Fernando Aparicio P.
Fecha:
05-May-10
Fecha:
11-Dic-10
Revisó:
GSi/Jorge Torres Z.
No. de documento:
GSi-PR-GC-01
Fecha:
Páginas:
11-Dic-10
10 de 10
Rev. Referencia:
B
GSi-LS-CC-01
El tiempo mínimo para conservar los registros es de 2 años. Esta disposición se aplica para los
registros en formato digital. Transcurrido un periodo de un año en formato papel, los registros
pueden ser destruidos, previa consulta con el Representante de la Dirección.
Gran parte de los registros en Global Simet, S.A de C.V son generados en formato papel y después
su información copiada en archivos digitales. Estos registros en formato papel, cuyo contenido ha
sido almacenado en formato digital, se considera información duplicada que se entrega al cliente
(entregables) y debe conservarse en el servidor de la Empresa en su carpeta correspondiente, por
2 años.
7.- LISTA DE DISTRIBUCIÓN
Emisor:
Siglas:
SGC
Receptor:
Cant. Siglas:
1
GSi/
1
GSi/
1
GSi/
1
GSi/
Nombre:
Fernando Aparicio Padilla
Jorge Torres Zavala
José Luis Barragán Carramán
Pedro Luna Partida
Rev.
B
B
B
B
8.- ANEXOS
N/A
9.- CONTROL DE CAMBIOS
CONTROL DE CAMBIOS
Fecha: 11-Dic-10
Páginas afectadas: 7 de 7
Rev. B
Motivo: Revisión integral del SGC, se actualizan las Fechas de Revisión y Autorización; se reduce la
cantidad de dígitos de los documentos.
“Una vez impreso este documento se considera copia no controlada y no es responsabilidad de
Global Simet su actualización”