(Procedimiento de Compras)

Hoja
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Código
TITULO
FECHA
5-MAR-12
GAL-P-ADMN-02
Procedimiento de Compras
Revisión
A
Procedimiento de Compras
1. Objetivo: Definir los criterios y procesos necesarios para asegurar la compra de materiales necesarios para
la realización de productos y servicios dentro de la Empresa.
2.
Alcance: Este procedimiento aplica a las compras de materiales o servicios directos que se realicen
dentro de la organización de GALVAPACK.
3. Definiciones:
Material- Son todas las herramientas, refacciones o materiales que se requieran para la realización de
productos y servicios, o para el retrabajo de piezas de nuestros Clientes, así como para el
mantenimiento de las maquinas y edificio.
Servicios- Son todos los servicios externos que se requieran para realizar el producto o que sean
necesarios para el mantenimiento del equipo o edificio.
4. Responsabilidades:
 Es responsabilidad de todo el personal que requiere material o servicios sujetarse a los
lineamientos indicados en este procedimiento.
 Es responsabilidad del Comprador darle seguimiento a las Requisiciones de Material
 Es responsabilidad del Comprador el llevar el listado de Proveedores actualizado
 Es responsabilidad del Comprador realizar mínimo 2 cotizaciones, antes de generar una
Orden de Compra. En caso de Proveedores únicos, ya sea por tener buenos precios
o producto especifico, es responsabilidad del Comprador definirlo en la evaluación y
en la Orden de Compra.
 Es responsabilidad del Comprador el realizar las Evaluaciones a sus Proveedores
anualmente.
 Es responsabilidad del Personal encargado de autorizar la compra, revisar se hayan
realizado las cotizaciones antes de su autorización.
 Es responsabilidad del Comprador realizar las evaluaciones a Proveedores
 Es responsabilidad del Comprador avisar al personal que requirió material o servicio del
estatus en que se encuentra su requisición.
 Es responsabilidad del Comprador buscar alternativas para que los productos locales
sean surtidos en 24 hrs; a excepción de materiales especiales que requieran fabricación de
tiempo de entrega.
 Es responsabilidad del Comprador la supervisión y control del área de Tool-Crib
 El Coordinador Administrativo debe hacer una auditoria trimestral al área de Tool-Crib y
mensual al departamento de Compras.
 Es responsabilidad del encargado de Tool-Crib generar las A.C. a los Proveedores cuando
sea necesario, entregarlas al Coordinador de Calidad, darles seguimiento para cierre y
mantener una copia como registro para próxima evaluación del Proveedor.
5. Procedimiento:
5.1.
Cualquier función a nivel Administrativo o auxiliar de corte podrá iniciar una requisición, utilizando el
correo electrónico, lista de proyecto o formato de requisición de material (GAL-F-ADMN-08.)
Cuando el material o servicio sea requerido URGENTE esto se debe anotar en la Requisición de Material
para hacer más efectivo el procedimiento de COMPRAS, y el personal que requiere el material o servicio
debe estar en contacto con el Comprador para darle seguimiento a su requisición.
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TITULO
FECHA
5-MAR-12
GAL-P-ADMN-02
Procedimiento de Compras
Revisión
A
5.2.
El Comprador debe revisar primero el stock que se tiene en Tool-Crib y en caso de que se
tenga el material avisar al encargado de Tool-Crib para que sea entregado.
5.3.
El Comprador realiza sus
cotizaciones de acuerdo a su lista de Proveedores Aprobados
GAL-F-COM-01, una vez que se tenga la cotización se seleccionara al Proveedor que tenga buen
Servicio, Calidad y un Precio competitivo. el Proveedor y su precio se anotaran en la requisición.
5.4.
Tool-Crib recibirá del Comprador la Orden de Compra original para su seguimiento, de acuerdo
a fechas promesa, en caso de que esta no se cumpla, se le tiene que avisar al Comprador para
seguimiento con Proveedores.
5.5.
Una vez que el Proveedor entregue el material, herramienta o equipo en la empresa o el
mensajero lo haya traído se entregara a Tool-Crib junto con las notas de remisión o factura.
5.6.
El encargado de Tool-Crib verificara el material comparando con la factura o nota de remisión
contra la Orden de Compra en cuanto a descripción, cantidad y precio, avisando al personal
que género la requisición para que se revisen especificaciones y si todo es correcto firmara y
sellara la factura, En caso de encontrar No Conformancias, el Encargado de Tool-Crib avisara al
Comprador, quien le dará seguimiento.
5.7.
Cuando se trata de un Servicio, el Proveedor entrega un registro del servicio prestado y el Encargado
de Tool-Crib debe comparar lo realizado con la Orden de Compra, de igual manera asegurarse que se
haya dado el servicio, preguntando al solicitante del mismo.
5.8.
De no encontrar problemas el encargado de Tool-Crib sella y firma la factura o notas de
remisión, anotando en la Orden de Compra algún faltante o cambio y entrega las originales
(incluyendo la Orden de Compra) al Proveedor, procediendo a
capturar la compra, anotando la
factura. Las copias son entregadas al Comprador, quien archiva la documentación.
5.9.
En el día definido por GALVAPACK para contra-recibos el Proveedor entrega al comprador sus
facturas y la O.C. original y lo programa de acuerdo a sus fechas de pago, procediendo a dar de
alta en sistema. Mensualmente entrega documentación a Contabilidad. Siendo importante que en
caso de que el Proveedor haya entregado parcial, cambie su Factura o entregue completo
antes de su pago.
5.12
La lista de Proveedores Aprobados GAL-F-COM-01, será modificada de acuerdo a las evaluaciones de
Proveedores GAL-F-ADMN-02 que se realizaran Anualmente o cuando se requiera incluir a un
Proveedor nuevo, el cual debe ser evaluado después de 3 entregas.
5.13
De acuerdo a los resultados de las evaluaciones de los Proveedores, el Comprador junto con el
Encargado de Tool-Crib decidirán si se cambia de proveedor o se mantiene en la lista de Proveedores.
_________________________________
Nombre y Firma de Autorización
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Revisión
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Diagrama de Compras
Requisición de material,
servicio o equipo
GAL-F-ADMN-08
Necesidad de Insumos,
Servicios, Equipo o Material
Entregar material o insumo
a solicitante y darlo de
baja en sistema
Si
Revisión de Inventarios
de Tool-Crib
Se tiene en
inventario?
Es material
necesario para
Producción?
Si
No
No
Cotizar con Proveedores
autorizados y escoger
por Calidad, servicio y $
Es material de
insumo?
Si
Generar Orden de
Compra
No
No
Si
Es servicio o
equipo?
Autorización de Orden
de Compra
Sistema
Envió O.C. al Proveedor
y copia al Tool-Crib
Revisión en Tool-Crib de O.C. para
seguimiento fecha de entrega, cantidad
y especificaciones
Seguimiento a
cierre de A.C. por
Comprador
A
Hay
ordenes
Atrasadas?
Si
Se informa al
Comprador
Comprador le da
Seguimiento con
el Proveedor
Se requiere
una Acción
Correctiva?
No
Generación y
archivo de A.C. a
Proveedor
No
Proveedor entrega
material a Tool-Crib
Inspeccion de
Recibo por
Tool-Crib
Si
Se tenía negociación con Proveedor
y se tienen registros
No
Todo esta
correcto?
Si
Entrega de mat. a solicitante y
sellado de factura u hoja de
remisión de Proveedor y
sellado de copia y original de
O.C. por encargado de
Tool-Crib
Captura de artículos que
pertenecen al Inventario, por
Tool-Crib. Da de alta la
compra, y anota el # de
factura en el sistema
Proveedor se presenta a
recepcion en días de contrarecibo con sus originales
Inspección
de
Recibo
A
No
Esta correcta
la información?
Si
Coordinador Administrativo
programa pago a Proveedor y
da alta en sistema, pasando la
inf. a Contabilidad
Entrega
material al
requisitor
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Procedimiento de Compras
Revisión
A
CON QUE



Computadora
Sistema Alprema
Registros
QUIEN

Comprador
Habilidades requeridas




Capacidad de negociación
Sentido de urgencia
Ingles 70 %
Conocimientos básicos en metales,
herramientas y automatización
ENTRADAS

Requisiciones

Correo
electrónico

Lista de
proyecto
SALIDAS
Proceso de
Compras

Servicios

materiales
COMO
MEDICION
De acuerdo al procedimiento de compras
(GAL-P-ADMN-02)
Evaluación periódica por el coordinador
administrativo
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GAL-P-ADMN-02
Procedimiento de Compras
Revisión
A
Control de Cambios y Estado de Revisión
Sección que
sufre
cambio
Originalmente era
Quedo como
Fecha del
cambio
Revisión