INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACION DE PROVEEDORES

Sistema de Gestión de la Calidad
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN
DE PROVEEDORES
Versión 3.0
Código: IAD-001
26/08/2011
CARTAGENA DE INDIAS D. T. y C.
Código: IAD-001
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PROVEEDORES
Versión: 3.0
Fecha: 26/08/2011
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Control del Documento
Autores
Revisión
Aprobación
Oficialización
Nombre
Cargo
Giovanna
Coordinador
Venegas
SGC
Jorge Vásquez Director
Administrativo
y Financiero
(E)
Jorge Vásquez Director
Administrativo
y Financiero
(E)
Gabriel
Director
Vergara Lago General
Dependencia
Control Interno
Dirección Admitiva y
Financiera
Dirección Admitiva y
Financiera
Gerencia
Fecha
26/09/2007
28/09/2007
28/09/2007
29/09/2007
Control de los Cambios
Versión
No.
1.0
2.0
3.0
Fecha de
Descripción de los Cambios
Oficialización
28/05/2007 Emisión original
29/09/2007 Responsable de elaborar la
evaluación de proveedores
26/08/2011
Se actualiza el instructivo de
evaluación de proveedores de
acuerdo a la Ley 1474 de 2011
Estatuto Anticorrupción
Solicitó
Edgardo Díaz
Jorge Vásquez P.
Guillermo Acosta
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1. OBJETIVO
Establecer la forma como debe realizarse la evaluación de los proveedores de bienes de
servicio y bienes que afectan los procesos del Sistema de Gestión de Calidad de
Distriseguridad
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para los proveedores que afectan el Sistema de Gestión de Calidad de la
entidad.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Norma NTCGP 1000/2004
4. DEFINICIONES
4.1. Proveedor: persona natural o jurídica que nos suministra productos y/o servicios a la
4.2.
4.3.
4.4.
4.5.
4.6.
organización.
Registro De Proveedores: es un formato en el cual se registra los proveedores de los
bienes y/o servicios referenciados al cumplimiento del objeto del contrato.
Producto: el resultado de actividades o procesos.
Servicio: los resultados generados por actividades en la interrelación entre el
proveedor y el cliente.
Orden De Compra y/o Servicio: documento generado para solicitar un producto y/o
servicio a un proveedor.
Contrato: Documento Generado entre dos partes, que pueden se naturales o jurídicas
para la adquisición de un bien y/o servicio, implica cumplimiento de formalidades
plenas.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. La evaluación de proveedores se realizara cada vez que un proveedor suministra un
bien o servicio por primera vez a la entidad en la vigencia; para ello se requiere como
fuente de información el formato de aceptación/devolución de bienes y/o servicios
adquiridos.
5.2. Si el resultado de la evaluación nos da que el proveedor es tipo A, este ingresara al
listado de proveedores de la entidad.
5.3. Esta evaluación se realizara anualmente a los proveedores que se encuentran en el
listado de proveedores de la entidad.
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6. DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
Para cada uno de los procesos que involucra la adquisición de bienes y/o servicios adquiridos
por la entidad, se establecen los criterios para la evaluación de los proveedores. Además,
estos criterios son ponderados porcentualmente según su importancia como se muestra de la
siguiente manera:
Criterio
Importancia
Calidad del producto/servicio
Precio
Cumplimiento en la entrega
Cumplimiento de Requisitos Establecidos
40%
20%
20%
20%
La calificación será la siguiente:
1
3
5
No cumple criterio de calificación
Cumple parcialmente el criterio de calificación
Cumple completamente el criterio de calificación
La evaluación del proveedor, se efectuará según el siguiente rango de valores totales:
A. 4.1 – 5
El proveedor cumple. Debe evaluarse anualmente
B. 3.1 – 4
El proveedor cumple parcialmente. Se considerara el tenerlo en
cuenta para futuras compras. Cuando el proveedor obtiene dos
cumplimientos parciales consecutivos se evaluara como un
proveedor tipo C.
C. Menos de 3
El proveedor no cumple. No se tiene en cuenta para futuras
compras de la vigencia, si se da el caso de dos no cumplimientos
en vigencias consecutivas se procederá a excluir del registro de
proveedores.
La evaluación de proveedores se realiza por medio del Formato Evaluación de Proveedores
anualmente, esta evaluación debe estar a cargo del supervisor asignado según el objeto del
contrato.
El supervisor deberá entregar al departamento jurídico la evaluación de proveedores y el
informe final de supervisión, que son requisitos exigidos por la entidad para efectuar el último
pago de la obligación contraída. Estos informes deberán reposar en la carpeta del contratista,
en el caso de incumplimiento el supervisor deberá remitir copia de los informes a la
Dirección administrativa y financiera, este a su vez notificara al proveedor del resultado de la
evaluación y de las medidas correctivas cuando así se requieran.
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El Responsable de la Oficina de Recursos físicos debe realizar un registro de todos los
Proveedores que suministran materiales a Distriseguridad.
En el registro de proveedores debe aparecer, el Nombre de la empresa, el Nit, la dirección, el
teléfono, el contacto o persona que represente la empresa y el bien y/o servicio que ofrece o
suministra.
7. ANEXOS
FAD-001 Formato Evaluación de Proveedores
FAD-002 Formato de Aceptación/Devolución de bienes y/o servicios