SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

I.E.S. PABLO DE OLAVIDE
LA CAROLINA (JAÉN)
SELECCIÓN Y EVALUACIÓN
DE PROVEEDORES
ER-0734/2009
PR7403
Rev. 2
Fecha: 30/09/11
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OBJETO
Definir el procedimiento de selección y evaluación de proveedores.
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los proveedores de todos los productos o servicios que se realizan en el I.E.S. Pablo de
Olavide, (aunque hayan sido contratados por otros estamentos)
MISIONES Y RESPONSABILIDADES
Secretario/a (Responsable de Compras)
 Mantener al día el listado de proveedores.
 Evaluar a los proveedores.
 Decidir las acciones correctoras (junto con el Jefe/a de Departamento en su caso) para subsanar
No Conformidades y ponerlas en conocimiento de los proveedores afectados.
 Evaluar la eficacia de la respuesta de los proveedores a las Acciones Correctoras propuestas.
 Decidir, de acuerdo con el apartado anterior (y con el asesoramiento en su caso del Jefe/a de
Departamento correspondiente) la inclusión, exclusión o mantenimiento de proveedores en el
listado de proveedores aceptados.
 Decidir con el asesoramiento del Jefe/a de Departamento, en su caso, la aceptación de compras
de nuevos proveedores.
 Mantener y custodiar todos los registros relacionados con este procedimiento
Jefe/a de Departamento
 Asesorar al Responsable de Compras en la elección de ofertas de nuevos proveedores, respecto
a las compras de su competencia.
 Asesorar al Responsable de Compras en la evaluación de los proveedores de su Departamento y
en la decisión de su inclusión, exclusión o mantenimiento en el listado de proveedores
aceptados.
DESARROLLO
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES
El proceso de evaluación de proveedores aceptados y servicios que se realizan en el centro se
llevará a cabo de acuerdo son lo indicado en el diagrama de flujo del Anexo 1.
PREPARADO: J.P.M.
REVISADO: A.C.T.
APROBADO: ATC
FECHA: 26/09/11
FECHA: 28/09/11
FECHA: 30/09/11
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Fecha: 30/06/11
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La evaluación de proveedores se realizará de forma continua, basándose en los suministros que
realicen, cuyas características se controlarán con el formulario Informe de Evaluación de Proveedores
(MD740301). Dicho formulario se rellenará solo en el caso de existir alguna No Conformidad;
entendiéndose como evaluación positiva la inexistencia de No Conformidades. Se llevará, así mismo,
un listado de No Conformidades (LI830101).
La consideración de un nuevo proveedor como proveedor aceptado y su inclusión en el listado
de proveedores, estará basada en la aceptación de una oferta del mismo y que ese primer pedido
realizado resulte satisfactorio.
Se dispondrá del Listado de los Proveedores, que facilita el sistema Séneca, que incluirá a
todos los proveedores con los que se ha trabajado cada curso académico. El listado se actualizará
cada vez que se acepte un nuevo proveedor. Tendrá acceso a este listado el/la Secretario/a del centro.
Una vez incluidos en el sistema Séneca los proveedores aceptados se identifican por el
nombre de la empresa o persona física, razón social y DNI, pasaporte o CIF.
PROVEEDORES HABITUALES AL APROBAR EL PROCEDIMIENTO
Todos los proveedores de productos y servicios habituales en la fecha de aprobación del
procedimiento, que no han ocasionado problemas de calidad o servicio durante el último año anterior,
se han considerado aceptados.
CONTROL DE LOS PROVEEDORES ACEPTADOS
Por cada No Conformidad observada (seguida en el procedimiento PR8301) se propondrá al
proveedor la acción inmediata que corresponda según el MD830101 que deberá ser devuelto por el
mismo en el plazo más breve posible.
Como criterio general, para mantener la condición de aceptables se admitirán como máximo
tres incidencias anuales que afecten a la calidad del servicio prestado en alguno de los aspectos
siguientes:
 cumplimiento de los plazos de entrega
 cumplimiento de los requisitos especificados incluida la documentación exigible
 reclamaciones de clientes como consecuencia de los productos/servicios comprados
Una No Conformidad no subsanada dará lugar a la exclusión del listado de proveedores
aceptados. Independientemente de este criterio general, podrán determinarse condiciones particulares
con aquellos proveedores que por su especial importancia necesitaran de otro tratamiento. Estas
condiciones, especialmente el número de No Conformidades permitidas, serán recogidas en el Informe
de Evaluación de Proveedores (MD740301). Los proveedores tendrán conocimiento de estas
condiciones.
En el momento que se produzcan más de tres No Conformidades anuales subsanadas de acuerdo
con la acción inmediata propuesta (o las determinadas particularmente) se procederá a elaborar el
oportuno informe de evaluación que dará lugar a la exclusión del proveedor del listado de proveedores
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aceptados y le será comunicado por escrito según el modelo diseñado al efecto (MD740303). En lo
sucesivo, si interesara reanudar la relación comercial, deberá repetirse el proceso de evaluación.
REGISTROS DE LOS PROVEEDORES ACEPTADOS
El/la Secretario/a será responsable del archivo y conservación de los registros de la calidad de
los proveedores. Se archivarán, los documentos siguientes:
 Informe de evaluación de proveedores (MD740301
 Comunicación de la derogación de su condición de aceptado (MD740303).
ÁRBOL DOCUMENTAL
PR7403
MD740301
MD740303
Listado de Proveedores del sistema Séneca
Informe de Evaluación de Proveedores y Servicios
Derogación de Proveedor Aceptado
PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS
PR7401 Compras
PR7402 Verificación de compras
PR8301 Gestión de no conformidades
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NUEVO
PROVEEDOR
Fecha: 30/06/11
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LISTADO DE PROVEEDORES
PROCESO DE EVALUACIÓN
CONTINUA DE PROVEEDORES
¿Existe alguna no
conformidad?
SI
NO
INCLUSIÓN O MANTENIMIENTO
EN LISTADO DE PROVEEDORES
ACEPTADOS
ACCIONES
CORRECTIVAS
SI
¿Se decide que sea
proveedor aceptado?
NO
EXCLUSIÓN
DEL LISTADO