Universidad de Costa Rica - Vicerrectoría de Administración

Universidad de Costa Rica
Vicerrectoría de Administración
Sección de Análisis Administrativo
El presente formulario tiene por objetivo recopilar información que
permita conocer la distribución y organización del trabajo.
Sus respuestas verdaderas y precisas servirán de referencia para
valorar las necesidades planteadas por su Organización.
De antemano se agradece el tiempo y disposición para responder
las preguntas que se le indican.
I PARTE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
INFORMACIÓN GENERAL
Nombre del funcionario:
Unidad de trabajo:
Puesto que ocupa:
Jornada de trabajo:
Horario:
Tipo de nombramiento: (
Tiempo de servicio
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
) Propiedad ( ) Interino
Desde_________________
Hasta_________________
8. Estudios académicos o técnicos:
2
II PARTE
DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
Anote las principales funciones o tareas específicas que corresponden a su puesto. Use hojas
adicionales si es necesario.
Actividad o tarea
Tiempo
Día o
Número de veces Califique de 1 a 5
requerido
período de diaria en que debe cada tarea según
para realizar tiempo en ejecutar la tarea o
su nivel de
la tarea (en que ejecuta
número de
complejidad y/o
minutos u
la tarea
documentos de
dificultad
horas)
(Diaria,
trabajo tramitados
semanal,
quincenal,
mensual,
semestral,
anual)
Nota. Pueden agregar hojas adicionales con el mismo formato
Explique su
respuesta anterior
3
III PARTE
CONDICIONES ORGANIZACIONALES
Marque con x en la casilla que corresponda. Justifique sus respuestas.
SI
El volumen o carga de trabajo asignado es el
adecuado
La carga de trabajo en su Unidad está bien
distribuida
Hay períodos en que el volumen de trabajo es
más elevado
Recibe supervisión de su jefe
Los compañeros de trabajo desempeñan hacia
Usted una función similar a la de su jefe
inmediato para permisos, vacaciones y/o
asignación de trabajo
Usted es responsable de la supervisión de
otros funcionarios y/o estudiantes
Usted es responsable de coordinar el trabajo
de otros funcionarios y/o estudiantes
El número de funcionarios y/o estudiantes a
su cargo es excesivo
Existe buena comunicación entre las personas
que laboran en su área administrativa.
NO
NO
APLICA
EXPLIQUE, JUSTIFIQUE
Y/O ACLARE SU
RESPUESTA
4
SI
El nivel de colaboración entre los
funcionarios administrativos es bueno
Se mantiene un buen nivel de comunicación
con los docentes
Se mantiene un buen nivel de comunicación
con la población estudiantil
El trabajo que se realiza en la oficina se
planifica para asegurar resultados eficientes.
Las funciones que le corresponde realizar en
su puesto de trabajo son claras y específicas
Las funciones de cada uno de los
funcionarios de la oficina están claramente
delimitadas.
Es excelente la coordinación entre los
funcionarios para planear, evaluar y/o
controlar el trabajo.
Las herramientas o equipos están disponibles
y son los adecuados para realizar su trabajo.
NO
NO
APLICA
EXPLIQUE,
JUSTIFIQUE Y/O
ACLARE SU
RESPUESTA
5
IV PARTE
CONDICIONES AMBIENTALES
FACTOR
PRESENCIA DEL FACTOR
O
AREA DE TRABAJO
F
S
CALIFICACION
MB
B
Amplia
Estrecha
Normal
CONTENIDO DE
Seco
HUMEDAD
Húmedo
Semi-húmedo
RUIDO
Aceptable
Incomodo
Molesto
Crítico
TEMPERATURA
Alta
Baja
Media (normal)
Cambios bruscos
ILUMINACION
Normal
Artificial
Mixta
Cambios bruscos
VENTILACION
Natural
Artificial
Mixta
O : Ocasional
MB: Muy Bueno
M: Malo
F: Frecuente
B: Bueno
MM: Muy malo
S: Siempre
R: Regular
R
EX
M
MM
6
Las condiciones de trabajo actuales generan en usted:
CONDICION
SI
NO
NO APLICA
Estrés
Mala comunicación con los compañeros
Cansancio
Realiza el trabajo a medias
Desmotivación
Otras: Indique cuáles:
V PARTE
CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO
A continuación se presentan una serie de características o conceptos que podrían estar asociados con
su puesto. Marque con X en la casilla correspondiente según considere se aplican particularmente a su
puesto.
DIFICULTAD Y COMPLEJIDAD
De las tareas que corresponden a este
puesto se desprende que:
Son sencillas, monótonas y repetitivas.
Exigen la aplicación de conocimientos,
métodos y procedimientos generales y poco
complejos.
Algunas son sencillas y repetitivas, y otras
de naturaleza variada y un tanto más
complejas.
Requieren iniciativa y creatividad en su
ejecución.
Exigen la aplicación estricta de
conocimientos, métodos y procedimientos
específicos.
Presentan frecuentes cambios en situaciones
y problemas.
Requieren de juicio y criterio en situaciones
y problemas.
Exigen investigación y análisis de alto nivel.
Demandan trabajo de planeación,
organización y coordinación.
Totalmente
de acuerdo
De
acuerdo
En
Totalmente
desacuerdo
en
desacuerdo
No
aplica
7
RESPONSABILIDAD
La responsabilidad de este puesto se
clasifica primordialmente como de
Totalmente
De
de acuerdo acuerdo
Totalmente
En
en
desacuerdo
desacuerdo
No
aplica
Totalmente
de acuerdo
En
Totalmente
desacuerdo
en
desacuerdo
No
aplica
carácter y/o nivel:
Técnico
Administrativo
Docente
Ejecutivo
Coordinación
Administración superior
El nivel de responsabilidad adscrita al
puesto que desempeña esta asociado con:
Formular directrices y políticas a nivel
general
Velar por el cumplimiento de las
disposiciones emanadas de los órganos de
autoridad
Participar en el proceso de toma de
decisiones sobre asuntos de interés
institucional
Ejercer control sobre el trabajo de una o más
personas
Administrar fondos o valores
Acceso y manejo de información
confidencial
Coordinar acciones con agentes internos y
externos a la Unidad u Oficina
De
acuerdo
8
SUPERVISIÓN RECIBIDA
El tipo de instrucción y supervisión
Totalmente
recibida en el desempeño de su trabajo se de acuerdo
caracteriza por:
Instrucciones precisas y detalladas, y
supervisión estrecha sobre las tareas en
general
Instrucciones precisas y detalladas, y
supervisión periódica sobre algunas tareas
Instrucciones generales y supervisión
periódica sobre algunas tareas
Instrucciones generales y supervisión basada
en resultados
Supervisión basada únicamente en
resultados sobre trabajos concluídos
De
acuerdo
En
Totalmente
desacuerdo
en
desacuerdo
No
aplica
El desempeño en el puesto se mide por:
Totalmente
de acuerdo
De
acuerdo
En
Totalmente
desacuerdo
en
desacuerdo
No
aplica
SUPERVISIÓN EJERCIDA
Las tareas que supervisa y/o coordina son: Totalmente
de acuerdo
De
acuerdo
En
Totalmente
desacuerdo
en
desacuerdo
No
aplica
Observación directa
Objetivos
Apreciación de resultados obtenidos
Informes presentados
Sencillas y repetitivas, que se ajustan a las
normas y procedimientos establecidos
Rutinarias en alguna medida pero que
implican interpretación de normas o
introducción de modificaciones en los
procedimientos
Variadas y poco complejas
De investigación y análisis de un alto nivel
de complejidad
Variadas y difíciles con base en objetivos y
resultados
De nivel profesional
9
REQUISITOS DEL PUESTO
Indique el mínimo nivel de preparación académica que considere conveniente para ejecutar las tareas
que se derivan del puesto que Usted ocupa. Si es del caso, señale además, la colegiatura o licencia
requerida así como los años de experiencia necesarios.
Nivel académico
Especialidad
Experiencia
requerida
necesaria
Justifique su respuesta
Mencione otros requisitos adicionales que considere conveniente incorporar en la descripción de este
puesto. Utilice el reverso de la hoja si es necesario.
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