INV 002 COMBUSTIBLES 2008

TERMINOS DE LA INVITACION A COTIZAR
No. 002 DE 2008
FEBRERO DE 2008
SECCION I
CONDICIONES GENERALES
1.
OBJETO
La UNIVERSIDAD DEL CAUCA, necesita contratar el SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, LUBRICANTES,
ACEITES Y FILTROS PARA LOS VEHÍCULOS DE PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD, conforme a las
especificaciones técnicas de la invitación a cotizar, que se publicará en la pagina web, link contratación.
1.1. OFERTANTES
Podrán participar en la presente invitación todas las personas naturales (mayores de edad) y jurídicas en
forma individual en cuyo objeto social se encuentre expresamente la realización de la actividad a la que se
refiere el objeto de la convocatoria con base en las condiciones que a continuación se indican.
1.2. ESTUDIO E INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE LA INVITACION A COTIZAR
Los ofertantes deben estudiar cuidadosa y detenidamente los términos de referencia, adendos,
comunicaciones, especificaciones y toda la documentación existente referente al objeto del contrato,
utilizando todos los medios disponibles para informarse a cabalidad de las condiciones y características de
la invitación.
La información que la UNIVERSIDAD DEL CAUCA, pone a disposición de los ofertantes para la preparación
de la propuesta no los eximirá de la responsabilidad total de verificar, mediante investigaciones
independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo y la realización de la misma
1.3. PROPUESTA ECONÓMICA
La propuesta económica deberá detallarse por el proponente en su carta de presentación, en la cual debe
diligenciar de manera clara y en forma completa, indicando valor unitario, los descuentos, valor parcial,
valor total sin IVA e incluido el IVA.
El costo total de la propuesta deberá incluir íntegramente los costos del servicio objeto de la presente
invitación a cotizar. Aquellas que superen el presupuesto oficial, serán rechazadas.
No obstante lo anterior, entre la fecha de inicio y cierre de recepción de propuestas, el ofertante podrá
depositar en la urna en sobre cerrado, aclaraciones o modificaciones a su propuesta.
1.4. ASPECTOS BASICOS DE LA OFERTA
La propuesta deberá referirse y sujetarse a todos y cada uno de los puntos contenidos en los presentes
términos de referencia.
Para efectos de la evaluación y comparación de propuestas, se evaluarán las ofertas completas, no se
aceptarán ofertas parciales.
Cuando el proponente no sea responsable del pago del impuesto al valor agregado (IVA), deberá presentar
una carta en la que certifique tal situación.
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El costo total de la propuesta deberá incluir íntegramente los costos derivados de la ejecución de los
servicios objeto de la presente contratación.
El contratista se obliga para con la UNIVERSIDAD DEL CAUCA a ejecutar correctamente el suministro de
combustible, aceites, filtros y lubricantes para los vehículos de propiedad de la UNIVERSIDAD DEL CAUCA,
objeto de la presente contratación. El Contratista debe declarar expresamente que para la fijación de los
precios de la cotización incluyó en ella los análisis de costos mensuales para el suministro de combustible,
lubricantes, aceites y filtros y todos los requisitos estipulados en este documento; debe informar a
cabalidad las circunstancias y condiciones físicas y económicas en las cuales se prestarán los servicios,
además de las leyes y reglamentaciones colombianas que incidan en los costos del contrato, en su ejecución y
el plazo del suministro de combustible, aceites, lubricantes y filtros para los vehículos de propiedad de La
UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
Serán a cargo del contratista los impuestos, tasas y contribuciones de carácter nacional, departamental y
municipal, las primas de las pólizas de seguros y de las garantías, todos los gastos que impliquen el
perfeccionamiento del contrato, además de los gastos generales y de administración de la firma que se
requieran para la adecuada prestación del objeto del Contrato.
LA UNIVERSIDAD HARA LOS SIGUIENTES DESCUENTOS Y RETENCIONES DE LEY A QUE HAYA LUGAR,
DE CADA PAGO MENSUAL:
- RETENCION EN LA FUENTE:
0.1%
- RETEICA
6 X 1000
Los proponentes podrán informarse completamente sobre los servicios a prestar en el Área de Transporte y
Aseo de la Universidad del Cauca. Además de la información que los proponentes consideren necesaria
para la elaboración de sus propuestas sin que esto los exima de la responsabilidad de verificar mediante
investigaciones independientes, aquellas condiciones susceptibles de afectar el costo de la propuesta.
La presentación de una propuesta por el oferente será evidencia de que ha examinado completamente los
términos de referencia, que ha obtenido las aclaraciones satisfactorias sobre cualquier punto incierto o
dudoso y que ha aceptado que todos los documentos que hacen parte de esta contratación están
completos y que son compatibles y adecuados.
1.5. MONEDA DE LA PROPUESTA
Los ofertantes deberán presentar los precios de las propuestas en pesos colombianos.
1.6. VALIDÉZ DE LA PROPUESTA
La propuesta tendrá una validez igual a la del término estipulado en la garantía de seriedad de la misma.
1.7. PROPUESTAS EXTEMPORÁNEAS
No se permitirá el depósito de propuestas en la urna destinada por la UNIVERSIDAD DEL CAUCA, para tal
fin, por fuera del plazo de la presente invitación.
1.8. RETIRO, MODIFICACIÓN O ADICIÓN DE LAS PROPUESTAS
Si un ofertante desea retirar su propuesta deberá presentar una solicitud escrita en tal sentido, ante el
Vicerrector Administrativo de la Universidad del Cauca, antes de la fecha de cierre de la invitación. La
propuesta le será devuelta sin abrir, en el momento de la apertura de la urna.
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No le será permitido a ningún participante, retirar, modificar o adicionar su propuesta después del cierre de
la invitación.
1.9. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO O DECLARACIÓN DESIERTA DE LA CONVOCATORIA
La adjudicación del contrato se hará a la propuesta que ocupe el primer lugar en los resultados de la
evaluación. En la resolución de adjudicación serán resueltas las observaciones formuladas por los
proponentes al informe de evaluación. Igualmente se señalará el proponente favorecido y el calificado en
segundo lugar final. En el evento en que no se suscriba el contrato con el proponente calificado en primer
lugar dentro del plazo establecido para el efecto, si la oferta del calificado en segundo lugar, se considera
igualmente favorable para la entidad, podrá suscribirse el contrato con éste.
La notificación del acto administrativo de adjudicación se hará personalmente al proponente favorecido. A
los no favorecidos se les comunicará, a través de la página web, dentro de los cinco (5) días calendario
siguientes a su expedición.
La resolución de adjudicación es irrevocable y obliga a la Entidad y al adjudicatario.
adjudicación no tendrá recursos por la vía gubernativa.
El acto de
La Universidad del Cauca podrá declarar desierta la invitación a cotizar dentro del término de adjudicación
del contrato, únicamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de acuerdo con los
términos del artículo 2 del Acuerdo 015 de 2000 o por que sobrevengan razones de fuerza mayor o graves
inconvenientes que impidan a la Universidad cumplir con las obligaciones contractuales futuras, la anterior
circunstancia no derecho a los oferentes para solicitar indemnización alguna.
Contra la resolución de declaratoria desierta no procede ningún recurso.
En todo caso no procederá la declaratoria de desierta de la invitación cuando sólo se presente una
propuesta hábil y ésta pueda ser considerada favorable para la entidad, de conformidad con los criterios
legales de selección objetiva.
1.10. RECHAZO DE PROPUESTAS
La Universidad del Cauca, rechazará las propuestas antes de la adjudicación del contrato, en los siguientes
casos:

Cuando se compruebe confabulación entre los ofertantes.

Cuando el ofertante haya tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente en el análisis de
las propuestas.

Cuando las propuestas no se ajusten a los términos de referencia, dejen de incluir alguno de los
documentos relacionados en la sección IV, numeral 4.1., o no se ajusten a la normatividad vigente y/o
condiciones de ley.

Cuando el ofertante no presente las aclaraciones solicitadas por el comité evaluador, en el término que
se le haya fijado para el efecto.

Cuando el representante legal de una persona jurídica ostente igual condición en otra u otras
sociedades diferentes, que también estén participando en la presente invitación.

Cuando el proponente efectué cambios de fondo en la carta de presentación de la propuesta,
contenida en el anexo No. 1.
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1.11. FORMATOS.
Los formatos diseñados por la UNIVERSIDAD DEL CAUCA para presentar la información exigida por los
términos de referencia, tienen como propósito unificar la forma de presentación de las propuestas para
facilitar su evaluación. (Ver anexos)
1.12. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE
La presente invitación se rige por el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 30 de 1992,
el Acuerdo 0105 de 1993, el Acuerdo 015 de 2000.
1.13. PRÓRROGA DEL PLAZO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR
Cuando lo estime conveniente LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA, podrá prorrogar la fecha de cierre de la
invitación a cotizar. Dicha prórroga se comunicará mediante modificación al calendario y no será superior a
la mitad del plazo inicialmente fijado.
Igualmente la Universidad del Cauca se reserva el derecho de modificar el calendario aquí establecido, lo
cual será comunicado a los interesados previamente por medio de la página web institucional.
1.13. OBLIGACIONES DEL PROPONENTE A INFORMAR ERRORES U OMISIONES
Los proponentes están en la obligación de informar a la Universidad cualquier error u omisión que
encuentren en los presentes términos de invitación a cotizar y están en el derecho de pedir las aclaraciones
pertinentes.
El hecho que la Universidad no observe errores u omisiones en sus documentos, no libera al contratista de
su obligación de dar cumplimiento al contrato y de prestar satisfactoriamente los servicios en las
condiciones estipuladas.
1.14. ACLARACIONES Y MODIFICACIONES MEDIANTE ADENDOS
Cualquier aclaración o modificación a los términos de la presente invitación a cotizar, o el aplazamiento de
las fechas establecidas en el cronograma que la Universidad considere oportuno hacer, será publicada
previamente en su página institucional en la sección de contratación, las cuales serán de obligatoria
observancia para la preparación de las ofertas.
Las observaciones o consultas serán remitidas a los correos electrónicos que se designan para dicho fin y
sus respuestas serán publicadas en la página web de la Universidad, en la sección de contratación, en las
fechas establecidas en el cronograma, siempre y cuando se refieran a aspectos sustanciales que ameriten
precisión o interpretación por parte de la Universidad. Estas aclaraciones o modificaciones formarán parte
de los términos de la invitación a cotizar.
1.15
TERMINACION DEL PROCESO DE INVITACION A COTIZAR.
El proceso de invitación a cotizar puede terminar de dos maneras:
a) Por adjudicación o declaratoria desierta de la invitación, conforme las condiciones establecidas
anteriormente.
b) Por decisión unilateral de la universidad de terminar con el proceso contractual antes del cierre de la
invitación a cotizar, cuando sobrevengan razones de fuerza mayor o graves inconvenientes que
impidan a la Universidad, continuar con el mismo. Dicha decisión será comunicada a los interesados a
través de la página web institucional.
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SECCION II
CONDICIONES PARTICULARES
2.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS:
2.1. DESCRIPCION DEL SERVICIO.
A continuación se detallan las condiciones exigidas por la UNIVERSIDAD DEL CAUCA para la prestación del
servicio y que deben tener en cuenta para la presentación de la cotización.
Cantidades Aproximadas de consumo:
CANTIDAD
4.116,65– galones
489,82 - galones
1035,05 - galones
235,29 – cuartos
31,58– cuartos
21
9
35
15
15
COMBUSTIBLE
DESCRIPCION
Gasolina Corriente
Gasolina extra
ACPM
ACEITES Y LUBRICANTES
Aceite de motor multígrado 15w 40 Y 20 w 50 (Por dispensador)
Aceite de transmisión y caja ref. 6 x 90-140
filtros
Filtros de Aire para vehículos de transporte colectivo REF.: TFA96501 – APL 300 – FA 168 – FA 142 – TFA 16545 – FA 137 – AP
253
Filtros de Aire para vehiculo de transporte masivo REF: AP 3281
(Interno) AP 3281 (Externo) y AP23610 (Externo)
Filtros de Aceite vehículos transporte colectivo Ref: R1 – R46 –
R51 – R52 - R73 – R1046
Filtros de Aceite vehículos transporte masivo Ref: FC3900 y
FC18800
Filtros de Combustible ACPM
Igualmente los vehículos requieren el servicio de despinchada, vulcanizada
llantas, cuantas veces sea necesario durante la vigencia del contrato.
y montaje de
A continuación se relacionan los vehículos, y guadañas, con el fin de que sirvan de guía para el suministro
que se requiere:
TIPO
CAMPERO
CAMIONETA
VAN
BUSETON
CAMION
GUADAÑA
CANTIDAD
3
4
3
2
1
2
2.2. PLAZO DE EJECUCION DEL SUMINISTRO
El plazo estimado para la ejecución del suministro de combustible será a partir del 1 de Marzo de 2008
hasta el 31 de Diciembre 2008; el inicio del plazo estará sujeto a la legalización del contrato.
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2.3. LA INTERVENTORÍA
La interventoría de la presente invitación a cotizar la realizará el Servidor Universitario que para el efecto
designe el Rector, el cual asumirá las funciones y responsabilidades conforme el Acuerdo 015 de 2000, ley
734/02 y Resolución 498 del 4 de Julio de 2.006, por el cual se crea y adopta el Manual de Interventoría de
contratación de la Universidad del Cauca.
2.4. PRESUPUESTO OFICIAL
El presupuesto oficial para la ejecución del objeto de esta contratación, es de CUARENTA Y
CINCO
MILLONES DE PESOS MCTE ($45’000.000) de conformidad con el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal No. 200800435 del 2 de Enero de 2008, expedido por la Contadora MARTHA
CECILIA PALOMINO MARTINEZ, funcionaria de la División Financiera de la Universidad del Cauca.
2.5. FORMA DE PAGO
La UNIVERSIDAD pagará al CONTRATISTA el valor del contrato en cuotas mensuales vencidas o
proporcionalmente por fracción de mes previa presentación de la factura y de la certificación sobre
cumplimiento que expida el interventor del contrato.
2.6. FINANCIACION
El servicio será financiado con recursos de la UNIVERSIDAD respaldado con el Certificado de disponibilidad
presupuestal No. 200800435 del 2 de enero de 2008.
2.7.
REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA INVITACIÓN A COTIZAR
Para participar en la presente invitación a cotizar los ofertantes deberán cumplir los siguientes requisitos y
condiciones, que de no cumplirse invalidará la propuesta para ser evaluada:
a) No hallarse incurso dentro de las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución
Nacional, el Articulo 6 del Acuerdo 015 de 2000, o Estatuto Propio de Contratación.
b) Estar debidamente inscritos, en el registro de Proveedores y contratistas de la Universidad del Cauca,
disponible en la pagína web de la universidad: disponible en la pagína web de la universidad:
www.unicauca.edu.co – Descargas - FTP Unicauca – Diversos Documentos y Programas – Documentos
Públicos - Area Comercial – Formato Proveedores.
c) Elaborar la propuesta de acuerdo con lo establecido en estos términos de referencia y anexar la
documentación exigida.
d) Cuando el ofertante fuere una persona jurídica, ésta deberá acreditar que su duración no es inferior al
plazo ofrecido para la ejecución del contrato y un (01) año más, contados a partir de la fecha de cierre de
la presente invitación.
SECCIÓN III
DOCUMENTOS DE LA INVITACIÓN A COTIZAR
3.1. DOCUMENTOS DE LA OFERTA
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Se deberá tener en cuenta para la presentación de la oferta, la presente invitación a cotizar, los adendos
que se realicen, las aclaraciones que haga la Universidad del Cauca, las actas y Resoluciones que se
expidan en relación con esta convocatoria.
Los documentos de la invitación comprenden:
3.1.1.- Diligenciamiento del formulario como proveedor y contratista de la Universidad del Cauca,
disponible en la página web de la universidad: www.unicauca.edu.co – Descargas - FTP Unicauca –
Diversos Documentos y Programas – Documentos Públicos - Area Comercial – Formato Proveedores.
3.1.2.-
La resolución de apertura de la invitación a cotizar.
3.1.3.-
Los términos de referencia
3.1.5.-
Los adendos suministrados antes del cierre de la invitación a cotizar.
3.1.6.-
Los formularios de presentación de la propuesta debidamente diligenciados
3.1.7.-
La garantía de seriedad de la propuesta
3.1.7.
La Consignación del valor de los términos de la Invitación.
SECCIÓN IV
DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA
4.1.
DOCUMENTOS NECESARIOS
La oferta deberá contener los siguientes documentos, considerados por la UNIVERSIDAD DEL
CAUCA, como necesarios para la verificación de la misma; la falta de uno de ellos o cuando no
cumplan con los requisitos de ley, será causal de INADMISIÓN de la oferta.
4.1.1. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá ser suscrita por el representante legal de la firma o la persona natural habilitada para
tal fin, utilizando como modelo la carta de presentación suministrada en esta invitación a cotizar. Ver
anexo No. 1, el cual no podrá ser modificado en su contenido, cualquier cambio de fondo en ella, será
motivo de rechazo de la propuesta
Con la firma de la carta de presentación de la propuesta se entienden firmados por el ofertante todos los
documentos de la misma, excepto lo concerniente, a ratificaciones de enmendaduras.
4.1.2. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
La persona jurídica deberá comprobar su existencia y representación legal, mediante certificado expedido
por la Cámara de Comercio. Este certificado deberá contener la siguiente información:

Fecha de expedición no mayor a sesenta (60) días calendario anteriores a la fecha límite de entrega
de las propuestas.

El objeto social de la sociedad deberá incluir las actividades objeto de la presente invitación.
La duración de la persona jurídica, contada a partir de la fecha de cierre de recepción de propuestas, no
será inferior al plazo establecido para el contrato y un (1) año más.
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Si el representante legal de la persona jurídica tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de
la misma deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente
4.1.3. LA OFERTA:
La validez de la oferta debe ser como mínimo de 90 días a partir del cierre de la invitación a
cotizar y deberá cumplir los siguientes requisitos:
La OFERTA deberá tener en cuenta todas las especificaciones técnicas y condiciones expresadas en la
presente invitación a cotizar y se presentará foliada en original y copia escrita y además en
cualquier medio mecánico, en español, sin enmendaduras, tachones ni borrones y depositarse en
sobre cerrado y sellado. El sobre debe ser marcado claramente con el objeto, el nombre de la
Convocatoria, el nombre y la dirección del cotizante. La propuesta deberá ser entregada en la Vicerrectoría
Administrativa de la Universidad del Cauca ubicada en la calle 5 No. 4-70 Claustro Santo Domingo de la
ciudad de Popayán. La Universidad no acepta ofertas parciales
4.1.4. PÓLIZA DE GARANTÍA ENTRE PARTICULARES DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA O
CONSTANCIA DE DEPÓSITOS.
La póliza original de garantía acompañada de su correspondiente recibo de pago o constancia
de depósitos para garantizar la seriedad de la propuesta deberá contener la siguiente información:
ASEGURADO:
UNIVERSIDAD DEL CAUCA
VIGENCIA:
NOVENTA DÍAS CALENDARIO, CONTADOS A PARTIR DEL CIERRE DE
LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA.
OBJETO:
GARANTIZAR LA SERIEDAD DE LA PROPUESTA DE LA INVITACIÓN A
COTIZAR No. 002 DE 2008.
VALOR ASEGURADO: 10% del valor del PRESUPUESTO OFICIAL
LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA podrá solicitar al ofertante la ampliación de su vigencia para ajustarla a las
adiciones en plazo que se determinen mediante adendos.
La garantía de seriedad de las propuestas de los ofertantes que no resulten favorecidos, se les devolverá
dentro de los cinco (5) días siguientes a la petición escrita del interesado.
Al ofertante se le hará efectiva la garantía de seriedad de su propuesta cuando:
 Solicite el retiro de su propuesta después del cierre de la invitación, salvo en el caso de inhabilidad o
incompatibilidad sobreviniente.
 Le sea adjudicado el contrato y no proceda a firmarlo, dentro del plazo estipulado.
4.1.5. CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN EN EL REGISTRO
UNICO DE PROPONENTES DE LA CAMARA DE COMERCIO (RUP) DE LA JURISDICCION DEL
PROPONENTE VIGENTE.
4.1.6. AUTORIZACION PARA COMPROMETER A LA SOCIEDAD Y CONTRATAR
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Cuando el representante legal tenga limitaciones para contratar, deberá anexar la autorización del órgano
competente para la presentación de la propuesta y la firma del contrato que de ella se derive (Junta de
socios, asamblea general, directiva), en cuantía igual o superior al valor de la oferta.
4.1.7. AUTORIZACION DE DISTRIBUCION DIRECTA DEL COMBUSTIBLE: Acreditar la condición de
distribuidor autorizado de combustible. ESTA CERTIFICACIÓN DEBE SER EMITIDA POR EL O LOS
FABRICANTES DIRECTOS DE LOS ELEMENTOS, expedida dentro de los treinta (30) días calendario,
anteriores a la fecha de cierre de la solicitud de la oferta.
4.1.8. DECLARACION DE RENTA: CON DICHA DECLARACIÓN EL PROPONENTE ACREDITARA
SU CAPACIDAD FINANCIERA Y DEMOSTRARÁ UN PATRIMONIO LÍQUIDO MAYOR O IGUAL AL
50% DEL PRESUPUESTO OFICIAL. PARA DECLARANTES: Declaración de Renta 2006.
NO
DECLARANTES: Ultimo Balance General, fotocopia de la Tarjeta Profesional del contador y del Revisor
fiscal, si lo hubiere y carta dirigida a la entidad manifestando su condición de no declarante. La
UNIVERSIDAD DEL CAUCA se reserva el derecho de verificar esta información ante la DIAN.
La Universidad calculará los indicadores financieros con base en la Declaración de Renta del periodo 2006.
4.1.9. INFORME SOBRE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Y ACREDITACION SOBRE LOS
CONTRATOS RELACIONADOS.
Para determinar la experiencia del proponente éste deberá suministrar la información requerida en la
presente invitación así:
Experiencia especifica del cotizante: El proponente deberá acreditar experiencia en el suministro de los
elementos objeto del contrato o similares, en los últimos tres (3) años.
Lo anterior se acreditará de la siguiente manera:
a) Copia del acta de liquidación final suscrita por las partes cuando la experiencia a acreditar provenga de
entidad publica y/o privada y/o constancia de cumplimiento ó factura de cada uno de los contratos, en la
cual se discrimine el valor y los elementos entregados.
Deberá relacionarse mínimo dos contratos, en pesos actualizados a pesos presentes, que sumados den un
valor mayor o igual al presupuesto oficial.
4.1.10. CUANDO LA PROPUESTA SE PRESENTE POR UNA PERSONA JURÍDICA DEBERÁ
ALLEGAR DECLARACIÓN JURAMENTADA DE QUE EN LOS ÚLTIMOS 6 MESES HA PAGADO LOS
APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL (Salud, Pensiones y ARP), conforme a la Ley 100 de
1993, Ley 797 de 2003 y el Decreto Ley 2150 de 1995, expedida por el Revisor Fiscal o, en su defecto, por
el Representante Legal de la empresa o entidad contratista. (artículo 50 Ley 789 de 2002).
4.1.11.
R.U.T Inscripción en el Registro Único Tributario.
4.1.12. CERTIFICADO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DONDE CONSTE QUE
NO SE ENCUENTRA REPORTADO COMO RESPONSABLE FISCAL, DE CONFORMIDAD CON EL
ARTICULO 60 DE LA LEY 610 DE 2000.
Se considera como requisito necesario que el proponente no se encuentra en el Boletín de Responsables
fiscales de la Contraloría General de la Republica, de acuerdo con lo establecido en la ley 610 de 2.000; la
Oficina jurídica verificara dicha información.
4.2. OTROS DOCUMENTOS:
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4.2.1. COPIA AL CARBON DE LA CONSIGNACIÓN EFECTUADA EN LA CUENTA BANCARIA A
NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA O RECIBO DE CAJA EXPEDIDO POR LA TESORERIA
DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA POR CONCEPTO DE COMPRA DE LOS TÉRMINOS DE
REFERENCIA, CUYO VALOR SERA DE NOVENTA Y DOS MIL TRESCIENTOS PESOS MCTE
($92.300.00).
SECCIÓN V
5.1. REVISIÓN DE LAS PROPUESTAS FRENTE A LAS EXIGENCIAS DE LOS TÉRMINOS DE LA
INVITACION A COTIZAR
Las propuestas cuyo valor total incluido IVA sea menor o igual que el presupuesto oficial serán declaradas
ADMISIBLES. Las que lo superen, serán NO ADMISIBLES.
Para personas naturales y jurídicas se verificará vía Internet que no figuren en el boletín sobre
responsables fiscales vigentes expedido por la Contraloría General de la República. En caso de estar
incluido en este boletín, se declarará NO ADMISIBLE la propuesta.
Al realizar el análisis de las propuestas se verificará que ellas cumplan con todos los documentos exigidos
en los presentes términos de referencia.
Aquellas propuestas que cumplan con todos los requisitos documentales serán declaradas ADMISIBLES
Aquellas propuestas que no cumplan con todos los requisitos documentales serán declaradas NO
ADMISIBLES.
5.2. COMITÉ TÉCNICO DE APOYO
El Comité técnico de apoyo estará conformado por el Señor Ricardo León Ochoa Martínez, adscrito al Área
de Transporte y la Doctora Elizabeth Gonzalez, coordinadora del Área Comercial de la Universidad del
Cauca.
5.3.
FACTORES DE ESCOGENCIA Y EVALUACION:
Una vez se efectúen las revisiones de los diferentes factores técnicos antes reseñados, se elaborará un
cuadro comparativo de las cotizaciones, presentando el orden de elegibilidad, en el cual se discriminarán
los aspectos citados.
La revisión de los requisitos jurídicos será elaborada por parte de la Oficina Jurídica, la cual no otorga
puntaje, sin embargo el no cumplimiento de los requisitos de tipo legal exigidos en los términos hará
inamisible la propuesta. De igual manera se presentará el informe financiero de la propuesta, por parte de
la División Financiera y la Revisión Técnica por parte del Comité Técnico designado.
El Comité Técnico elaborará un informe, previo análisis comparativo de las propuestas que se ciñan
estrictamente a los requisitos establecidos en la presente invitación, y lo remitirá a la Junta de licitaciones y
contratos quienes lo revisarán y de estar conforme con las condiciones fijadas, recomendará al Rector de la
Universidad la propuesta más favorable a la Entidad y a los fines que ella busca, teniendo en cuenta para
el efecto lo que a continuación se describe:
FACTORES DE EVALUACIÓN Y CALIFICACION
FACTOR HABILITADOR VERIFICACION DE LOS
REQUISITOS ESTABLECIDOS EN NUMERAL 4.1.
CALIFICACION TECNICA
PUNTAJE
No otorga puntaje
35
11
CALIFICACION ECONOMICA
CONDICIONES DE EXPERIENCIA
50
15
5.4. FACTORES DE EVALUACIÓN Y CALIFICACION
5.4.1 CALIFICACIÓN TÉCNICA (PUNTAJE MÁXIMO: 35 PUNTOS)
LA UNIVERSIDAD para la evaluación de este criterio revisará los siguientes aspectos así:
Nota 1: La propuesta que no presente una concreta y completa descripción de cada una de los
requerimientos mínimos exigidos en el objeto de éstos términos de referencia, no será evaluada
técnicamente, con solo faltar una de las condiciones exigidas, motivo por el cual no se obtendrá puntaje.
Descripción de la evaluación técnica:

Prestar el servicio de acuerdo a los términos establecidos por las correspondientes normas y
reglamentos expedidos por el Ministerio de Minas y Energía y/o por la autoridad respectiva.

El Proponente se deberá comprometer con la UNIVERSIDAD DEL CAUCA a brindar una
eficiente prestación del servicio al usuario, en lo relacionado con volúmenes de entrega,
oportunidad, seguridad, calibración de surtidores, precios y calidad del producto.

El proponente no podrá acudir a prácticas que signifiquen competencia desleal, en los
términos previstos en la Ley 256 de 1996 y demás disposiciones legales vigentes.


Horario de servicio veinticuatro (24) horas. – Dos punto cinco (2.5) puntos
Suministrar los vales que sean necesarios, numerados en forma consecutiva, sin costo
adicional para la UNIVERSIDAD DEL CAUCA. – Dos punto cinco (2.5) puntos.

Deberá garantizar la excelente calidad del combustible suministrado, anexando
certificación a nombre de la Estación de Servicio proponente, vigente con una fecha de
expedición no superior a tres meses, con respecto a la fecha de cierre de la presente
convocatoria, expedida por el Distribuidor Mayorista que suministre el combustible a la Estación
de Servicio proponente, en donde se certifique que los análisis al combustible han sido realizados
por el Instituto Colombiano de Petróleo (ICP) - ECOPETROL, además deberá verificar e indicar el
nivel de octanos del producto ofrecido. – Veinte (20) puntos a quien certifique mayor nivel
de octanos a los demás se les adjudicará puntaje directamente proporcional al nivel
de octanos acreditado

Deberá garantizar la prestación del servicio de suministro normal de combustible en
casos de cortes de energía. Así mismo es obligación del proponente garantizar el suministro
prioritario de gasolina para los vehículos de la UNIVERSIDAD DEL CAUCA, en casos de escasez
de combustible en el mercado. Para tal fin deberá presentar una breve descripción de los
métodos y procedimientos establecidos por la empresa proponente, para este tipo de posibles
eventualidades. – Dos punto cinco (2.5) puntos.

Deberá garantizar y certificar bajos niveles de agua e impurezas (borras) acumuladas en
los tanques de almacenamiento del combustible. Para tal fin deberá presentar una breve
descripción de: a) El método y/o pruebas utilizadas para determinar los niveles mencionados y
b) El método utilizado para el drenaje del agua y eliminación de impurezas (borras) de los
tanques de almacenamiento de gasolina corriente. – Dos punto cinco (2.5) puntos.
 Deberá garantizar una eficaz y eficiente prestación del servicio al usuario acreditando
programas de mantenimientos preventivos y correctivos tanto a los tanques de almacenamiento
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de combustibles líquidos derivados del petróleo como a los diferentes equipos, elementos,
accesorios, maquinas, sistemas de distribución, etc que intervienen en el suministro de gasolina
corriente a los automotores, así mismo deberá acreditar que la Estación de Servicios cuenta con
un adecuado sistema de protección contra incendios presentando el plan de acción establecido. –
dos punto cinco (2.5) puntos.

Garantizar y certificar la debida calibración de los surtidores y registradoras anexando
certificación vigente con una fecha de expedición no superior a dos meses, con respecto a la
fecha de cierre de la presente convocatoria, expedida por Superintendencia de Industria y
Comercio u otra entidad debidamente acreditada ante el Ministerio de Minas y Energía. – dos
punto cinco (2.5) puntos.
5.4.2. FACTOR PRECIO (PUNTAJE MAXIMO: 50 PUNTOS
Se otorgará un puntaje de cincuenta (50) puntos al proponente que ofrezca el menor precio, cuarenta
puntos (40) al segundo menor precio, treinta (30) puntos al tercer mejor precio y cero (0) puntos del
cuarto menor precio en adelante.
El proponente deberá cotizar el galón de gasolina, aceites, lubricantes y filtros a valor unitario incluido la
sobretasa y a precios actuales, de acuerdo con lo decretado por la Unidad de Planeación Minera Energética
del Ministerio de Minas y Energía.
La propuesta que presente el presupuesto artificialmente bajo será rechazada.
PROPUESTA QUE SUPERE EL PRESUPUESTO OFICIAL SERÁ RECHAZADA.
De igual forma LA
5.5. FACTOR DE EXPERIENCIA: Además de cumplir con lo establecido en la experiencia requerida en el
numeral 4.1.9, La UNIVERSIDAD DEL CAUCA otorgará un puntaje máximo de quince (15) puntos por el factor
de Experiencia así:
7 Puntos al que acredite mayor número de contratos; 5 puntos a que acredite el segundo mayor número de
contratos y 3 puntos el que acredite el tercer mayor número de contratos ejecutados de suministro de los
elementos objeto del contrato o similares, en los últimos tres (3) años.
5.6. FACTORES DE DESEMPATE
En el evento en que analizadas y calificadas las propuestas se llegara a presentar un empate en la
puntuación total, dicha igualdad se definirá en el siguiente orden, aplicado de manera estricta:
Se otorgará el primer puesto a:
1. La propuesta que presente el menor precio.
De persistir la igualdad,
2. La que haya obtenido el mayor puntaje en los componentes técnicos relacionados con la calidad del
combustible y prestación del servicio.
De persistir la igualdad,
3. Se sorteará a través de balotas, depositándolas en una bolsa, numeradas del 1 al 10 y será adjudicado
el contrato al proponente que retire la balota con el número más alto.
13
 Es preciso aclarar que la propuesta que tenga mayor puntaje
aproximación de cifras.
será la ganadora. No habrá
SECCIÓN VI
6.1.
ADJUDICACIÓN
La adjudicación del contrato se hará por resolución motivada a la propuesta que ocupe el primer lugar de
elegibilidad y que cumpla con todos y cada uno de los puntos establecidos en los términos de referencia,
dentro de los tres (3) días siguientes a la presentación del cuadro comparativo de las ofertas presentadas.
En la resolución de adjudicación serán resueltas las observaciones formuladas por los proponentes al
informe de evaluación. Igualmente se señalará el proponente favorecido y el calificado en segundo lugar
final.
En el evento en que no se suscriba el contrato con el proponente calificado en primer lugar dentro del
plazo establecido para el efecto, si la oferta del calificado en segundo lugar, se considera igualmente
favorable para la entidad, podrá suscribirse el contrato con éste.
La resolución de adjudicación es irrevocable y obliga a la Entidad y al adjudicatario. El acto de adjudicación
no tendrá recursos por la vía gubernativa.
7. REQUISITOS PARA CELEBRAR EL CONTRATO
El oferente seleccionado debe aportar original o fotocopia legible de los siguientes documentos:
5.7.1. Declaración juramentada de que en los últimos 6 meses ha pagado los aportes a la Seguridad Social
Integral (Salud, Pensiones y ARP), conforme a la Ley 100 de 1993, Ley 797 de 2003 y el Decreto Ley 2150
de 1995, expedida por el Revisor Fiscal o, en su defecto, por el Representante Legal de la empresa o
entidad contratista. (artículo 50 Ley 789 de 2002).
5.7.2. Constituir las pólizas a que haya lugar de conformidad con el Acuerdo 015 de 2000.

Cumplimiento: Por una cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato, con una vigencia
igual al término de duración del contrato y seis (6) meses más.

Calidad del servicio prestado: Por una cuantía equivalente al 50% del valor total del contrato, con
una vigencia igual al término de duración del contrato y uno año más.

Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales: Por una cuantía equivalente al 5% del
valor total del contrato, con una vigencia igual al término de duración del contrato y tres (3) años más.
5.7.3. Acreditar la publicación en el Diario Oficial.
5.7.4. Demás documentos de ley.
5.7.5. Advertencia: Si el oferente seleccionado no aporta los documentos arriba relacionados, dentro de
los 3 días siguientes a la comunicación de la selección, la Universidad se reserva el derecho a ampliar el
plazo o a no contratar con él, sin derecho a indemnización de ninguna naturaleza y en dicho evento
contratará con el segundo oferente favorecido por la calificación.
14
5.8.- AUTORIDAD COMPETENTE PARA ADJUDICAR
Corresponde adjudicar el contrato al Rector de la UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la UNIVERSIDAD DEL CAUCA y al adjudicatario.
5.9.-PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO
El contrato se perfecciona con la firma de las partes.
El adjudicatario deberá suscribir el contrato dentro de los tres (3) días calendario siguientes a la fecha de
notificación del acto de adjudicación.
5.10.-LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
Una vez perfeccionado el contrato, el contratista realizará los trámites de legalización del mismo dentro de
los tres (3) días calendario siguientes a la entrega del contrato por parte de la UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
Los trámites de legalización, a cargo del contratista, incluyen: constitución de las garantías y publicación en
el Diario Oficial.
Nota: la Universidad del Cauca se reserva la facultad de solicitar las aclaraciones, que considere
pertinentes.
Atentamente,
DANILO REINALDO VIVAS RAMOS
Rector
SE CONVOCA A LAS VEEDURIAS CIUDADANIAS DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN
EL ARTICULO 270 DE LA CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Y LA LEY 850 DE 2003.
15
ANEXO No. 1
FORMATO DE CARTA DE ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS
DE LA INVITACIÓN A COTIZAR No. 002 DE 2008.
Magister
DANILO REINALDO VIVAS RAMOS
Rector
UNIVERSIDAD DEL CAUCA
El suscrito__________________________________________________legalmente autorizado para actuar
en nombre de _________________________________de acuerdo con las normas establecidas en los
términos de la invitación a cotizar No. 002 de 2008, hago llegar a Ustedes la siguiente propuesta para LA
INVITACIÓN A COTIZAR No. 002 de 2008, cuyo objeto se refiere a SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE,
LUBRICANTES, ACEITES Y FILTROS PARA LOS VEHICULOS DE PROPIEDAD LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA.
Para tal efecto declaro:

Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, solo compromete al firmante de esta
carta o a quien representa.

Que ninguna Entidad o Persona distinta del firmante tienen interés comercial en esta propuesta,
ni en el contrato probable que de ella se derive.

Que conozco y acepto los documentos, especificaciones y demás condiciones que rigen esta
propuesta.

Bajo la gravedad del juramento que la sociedad que represento no se halla incursa en ninguna de
las causales de inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la ley.

Bajo gravedad del juramento que me encuentro a paz y salvo por concepto de impuestos sobre la
renta y complementarios a la fecha de cierre de la presente convocatoria.

Que me comprometo a ejecutar estas actividades en el tiempo estipulado en la presente
invitación a cotizar y a suscribir las prorrogas por el tiempo que la Universidad del Cauca considere
pertinentes.

Que el valor de mi propuesta es como sigue:
VALOR DE LAPROPUESTA ANTES DE IVA
$_______________
IVA
$_______________
VALOR TOTAL
$_______________

Que la presente propuesta consta de:_______________folios debidamente numerados.

Acusamos recibo de los adendos Nros._______________________
Atentamente,
__________________________________
16
C.C. No. ____________________________
Dirección ___________________________
Teléfono____________________________ANEXO 2
FORMATO DE PRESENTACIÓN DE VALORES DE LA PROPUESTA
VALOR TOTAL DEL CONTRATO EN PESOS
COSTO DIRECTO TOTAL
$___________________
IVA
$___________________
VALOR TOTAL SIN IVA
COSTO TOTAL DE LA PROPUESTA INCLUIDO IVA $___________________
Firma del Oferente
c.c.
Dirección:
Teléfono: