SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS GUÍA OPERATIVA DEL PROMAJOVEN 2013 El Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas (PROMAJOVEN) está adscrito a la Dirección de Educación Básica de la Dirección General de Educación Indígena (DGEI), de la Subsecretaría de Educación Básica-SEP. De acuerdo a los Lineamientos para la Promoción y Operación de la Contraloría Social en los Programas Federales de Desarrollo Social, la DGEI encomienda a la Dirección de Educación Básica como responsable directa de la promoción de la Contraloría Social y fungirá como Instancia Normativa. El Programa opera en las 31 entidades federativas y el Distrito Federal y de acuerdo a las Reglas de Operación, las autoridades educativas estatales son las responsables de la operación del Programa y ejercicio del recurso en los estados; para instrumentar y llevar a cabo las acciones de Contraloría Social, cada entidad designará mediante oficio, al responsable de la operación de estas actividades y de registrar los avances en el Sistema Informático de Contraloría Social (SICS) elaborado y administrado por la Secretaría de la Función Pública (SFP). A nivel nacional, las funciones de promoción de Contraloría Social se realizan por medio de la Instancia Normativa mediante un taller informativo y de capacitación donde se promoverá la coordinación interinstitucional, integrar y sistematizar la información que resulte de estos procesos así como dar seguimiento y emitir recomendaciones. A nivel estatal, es responsabilidad de los Ejecutores Estatales del Programa, convocar a los Comités de Becas Estatales y Autoridades Educativas involucrados en la operación del Promajoven a fin de replicar el taller informativo así como promocionar las actividades de Contraloría Social en sus diferentes etapas e identificar mecanismos de colaboración para Instrumentación de estas acciones. Los Ejecutores Estatales serán los responsables de dar cuenta de las acciones de Contraloría Social implementadas en el Programa así como de la entrega de los productos y resultados de estos procesos. Actividades de Contraloría Social y sus responsables: Las actividades de Contraloría Social que realizarán los Ejecutores Estatales del Programa en los estados son: 1. Elaborar su Programa Estatal de Trabajo de Contraloría Social (PET). 2. Distribuir el material de difusión y capacitación. 3. Promover las acciones de Contraloría Social entre las beneficiarias del Programa. 4. Constituir los Comités de Contraloría Social de acuerdo a los lineamientos previstos. 1 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS 5. Recibir los registros de constitución a los Comités de Contraloría y capturar los documentos en el SICS definido por la Secretaría de la Función Pública. 6. Capacitar a los Comités de Contraloría. En cuanto a la operación del Programa de Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas, elaborar la ficha técnica informativa del Programa (Anexo ), dar respuesta a las solicitudes de información en el tema, que requieran dichos Comités ya sea mediante formato (Anexo ) o por comunicación oral. 7. Capacitar al Comité de Contraloría Social para la realización de las tareas encomendadas desde su constitución hasta el término del ejercicio fiscal. 8. Realizar visitas de asesoría al Comité de Contraloría en los quince días naturales posteriores al término de cada trimestre. 9. Organizar reuniones de comunicación con las beneficiarias en los quince días naturales posteriores al término de cada trimestre. 10. Recopilar y capturar las cédulas de promoción (anexo) y las cédulas de seguimiento (Anexo) de los Comités en el SICS. 11. Recibir y atender las quejas y denuncias. I.- PROGRAMA ESTATAL DE TRABAJO Cada ejecutor estatal deberá elaborar y enviar a la Instancia Normativa un Programa Estatal de Trabajo (PET). Este Programa se desprende del Plan Anual de Trabajo de Contraloría Social elaborado por la Coordinación Nacional del Programa, mismo que será entregado a cada ejecutor estatal dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha de su designación. En el PET se establecen las acciones de promoción de Contraloría que realizará cada ejecutor como parte de la operación del Promajoven en el estado, separando estas acciones en tres fases (Planeación, Promoción y Seguimiento). Se compone por la descripción de las actividades, la asignación del responsable de cada una de éstas, la definición de la unidad de medida y metas de cada actividad, así como la calendarización de fechas para su cumplimiento. El PET deberá ser integrado a la Planeación Estatal Anual para el Programa de Becas y deberá ser enviado a la Coordinación Nacional del Promajoven para recibir su visto bueno y/o recomendaciones para su mejora e implementación. Además se pretende que en el PET se incorporen las actividades que, con base en los Acuerdos con el Comité de Becas u otras instancias gubernamentales, realizarán los gobiernos estatales o municipales. II.- CONSTITUCIÓN Y REGISTRO DE LOS COMITÉS CONTRALORÍA SOCIAL DEL 2 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS PROMAJOVEN Los Ejecutores Estatales del Programa deberán convocar a las becarias, los padres de familia y/o tutores de los jóvenes para hacer acciones de promoción de Contraloría Social y para la constitución de los Comités de cada entidad. − Para la constitución y registro de los Comités se realizarán las siguientes acciones: 1.- Se constituirán Comités de Contraloría Social en cada entidad federativa donde opere el Promajoven. El número de comités constituidos estará en función al número de becarias adscritas al programa y al lugar de procedencia de cada una de ellas; si alguna entidad tuviera un padrón menor o igual a 25 becarias podrá constituir un solo comité, siempre y cuando la población atendida proceda del mismo municipio en un porcentaje igual o menor al ochenta por ciento. Para el presente ejercicio fiscal se prevé la constitución aproximada de 32 comités de Contraloría Social, ya que por características específicas del Programa, no se está en posibilidades de conformar un mayor número. Entre estas características podemos mencionar que: a) el número de becas que se otorgan no es tan numeroso como otros programas de becas educativos, b) algunas características de la población objetivo del Programa, como la alta dispersión poblacional, impiden la formación de comités de Contraloría, y c) las características operativas del Programa en los estados, al carecer de recursos operativos y no contar con una red consolidada de apoyo, dificultan la creación de un mayor número de comités de Contraloría. Esperamos implementar estas acciones en pro de las jóvenes y mediante la autoevaluación y los mecanismos para el seguimiento previstos por la Secretaría de la Función Pública, propugnar por la mejora continua, pero reconocemos que requerimos tiempo para proponer procesos más robustos acordes con las circunstancias particulares del Programa. 2.- El ejecutor estatal del Promajoven organizará una o varias reuniones con la beneficiarias del Programa para informarles sobre las actividades a realizar en materia de Contraloría Social y para constituir el (los) Comité (s) de Contraloría Social. El número de estas reuniones, las sedes y fechas se definirán de acuerdo a la dispersión de la población en la entidad y a las circunstancias operativas en el estado; se evitará rebasar los periodos prefijados en el Programa Estatal para estas labores. Cada beneficiaria deberá ser informada de estos procesos sin importar su fecha de ingreso al Programa; para cumplir dicha tarea, el ejecutor estatal podrá coordinarse con los miembros del Comité de Becas Estatal o con agentes educativos y/o Sociales designados con antelación; además de auxiliarse de material impreso para difundir estas acciones y sus objetivos. Una vez que realice dichas acciones, el ejecutor estatal deberá capturar la información relativa a la promoción de Contraloría Social en el Sistema Informático de Contraloría Social (SICS), anexando copia de los documentos básicos de estos procesos (materiales informativos, listas de beneficiarias asistentes a las reuniones, etc.). 3 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS 3.- Los miembros del Comité de Contraloría deberán tener las siguientes características: a) Ser becarias del Programa sin importar la edad, o ser el padre o tutor que elijan las becarias. b) En la suma de los integrantes de los Comités constituidos en la entidad, se deberá contar al menos una integrante por cada modalidad o sistema escolar incluido en la operación del Programa en la entidad. c) Las integrantes del Comité deberán tener altas probabilidades de mantenerse en el Programa hasta el final del ejercicio fiscal 2013, de acuerdo al grado de avance académico de las becarias y circunstancias personales. El Programa de Contraloría Social cuenta con mecanismos identificados para la sustitución de miembros del Comité, sin embargo se busca que los miembros puedan permanecer en el programa a fin de que observen sus distintos procesos y puedan realizar sus actividades con mayor calidad. 4.- El número mínimo para la conformación de Comités de Contraloría Social será de tres beneficiarias, en caso de presentarse alguna circunstancia que impida cumplir este número, el ejecutor estatal deberá dar cuenta de esto caso ante la Coordinación Nacional del Programa para que ésta defina un lineamiento específico al ejecutor estatal. 5.- Las beneficiarias que cumplan con estas condiciones, podrán ser candidatas a conformar el Comité de Contraloría Social y serán elegidas por votación en las reuniones que para tal efecto se realicen. 6.- Los integrantes del Comité entregarán a los ejecutores estatales un escrito libre para solicitar el registro del propio Comité. El escrito debe contener el nombre del Programa, el ejercicio fiscal respectivo, la designación de una becaria o padre que funja como enlace para las tareas del Comité, domicilio de algún beneficiario con el que se pueda localizar con cierta facilidad a los integrantes del Comité o al enlace, así como los mecanismos e instrumentos que utilizarán para el ejercicio de sus actividades. Para la elaboración de dicho escrito, el ejecutor estatal deberá brindar asesoría y acompañamiento. 7.- El ejecutor estatal tomará nota de la solicitud y verificará que los integrantes del Comité tengan la calidad de beneficiarios, conforme al padrón correspondiente. En el caso de que alguno de los integrantes del Comité no tenga el carácter de beneficiario, el ejecutor estatal deberá informarlo inmediatamente al propio Comité, a efecto de que éste realice las aclaraciones conducentes o se elija al nuevo integrante, supuesto en el que el Comité deberá formular un nuevo escrito de solicitud de registro, y 8.- Cuando el ejecutor estatal identifique la observancia del cumplimiento de los requisitos para la constitución del comité, deberá expedir la constancia de registro dentro de un plazo no mayor a 15 días hábiles, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud de registro. En la constancia que expida el ejecutor estatal, deberá asignar a cada Comité constituido y registrado un número consecutivo 4 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS (considerando la localidad donde se reunirán dicho Comité); esto para posibilitar la identificación numérica de los Comités en la captura en el SICS sobre las tareas realizadas por cada Comité. 9.- Al registro de cada comité que se constituya, deberá asignarse un número consecutivo por cada municipio y/o localidad. En virtud de las características del Sistema Informático que proporcionará la SFP. Una vez constituido, el ejecutor estatal debe capturar la información relativa al registro del Comité en el SICS, anexando copia de los documentos básicos de estos procesos (solicitud de registro y acta constitutiva del Comité). Los formatos para la constitución y registro del Comité de becas a utilizar en el Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica para Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas se muestran en el Anexo de la presente guía. Sustitución de miembros del Comité La calidad de integrante de un comité se pierde por las siguientes causas: 1.- Pérdida del carácter de beneficiario. 2.- Separación voluntaria, mediante escrito dirigido a los miembros del Comité. 3.- Acuerdo del Comité tomado por mayoría de votos. 4.- Acuerdo de la mayoría de los beneficiarios del programa federal de que se trate, y 5.- Muerte del Integrante. En los casos señalados, el Comité designará de entre las beneficiarias del Programa Federal al integrante sustituto y lo hará del conocimiento por escrito al responsable designado de las actividades de Contraloría Social del Programa en el estado, para que éste verifique su calidad de beneficiario y, de ser procedente, lo registre como miembro del Comité, debiendo capturar los cambios respectivos en el SICS. Los miembros del Comité de Contraloría Social deberán informar sobre cualquier modificación en la conformación del mismo, notificando la sustitución de alguno de los integrantes, mediante el Formato de Sustitución de Integrantes del Comité de Contraloría Social (Anexo ), estas modificaciones serán registradas por el Ejecutor Estatal en el SICS. 5 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS III.- EJECUCIÓN DEL PLAN DE DIFUSIÓN Para llevar a cabo la Difusión de los objetivos y actividades de Contraloría Social en el Promajoven se subirá a la página electrónica del Programa, durante el segundo trimestre de 2013, un ejemplar de los folletos y/o trípticos que se han elaborado para difundir el Programa y sus objetivos. El folleto y/o tríptico digital incluye la información de la operación del Programa de acuerdo a Reglas de Operación, con el que las integrantes del Comité de Contraloría Social pueden conocer los aspectos que deben vigilar. Para que las autoridades estatales y las representaciones en cada entidad puedan hacer la distribución de estos materiales de difusión, podrán acceder a los mismos en la página electrónica del Programa, desde donde los podrán descargar, reproducir y distribuir a quienes consideren necesario. La información que debe darse a conocer a las beneficiarias del Promajoven es la siguiente: · Características de las acciones y apoyos integrales del Programa: asesorías, becas, talleres, etc. · Fecha de entrega de la beca · Monto y periodicidad del apoyo económico · · · · Requisitos para elegir a las beneficiarias Derechos y Obligaciones de las beneficiarias Padrón de beneficiarias de la Entidad Federativa Instancia normativa, ejecutoras del programa y Órgano de Control, así como sus respectivos canales de comunicación · Medios institucionales para presentar quejas y denuncias · Procedimientos para realizar actividades de contraloría social · Talleres de equidad de género IV.- CAPACITACIÓN A SERVIDORES PÚBLICOS RESPONSABLES DE REALIZAR ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN DE CONTRALORÍA SOCIAL Y A INTEGRANTES DE LOS COMITÉS DE CONTRALORÍA SOCIAL 1.- Capacitación a Servidores Públicos Se llevarán a cabo visitas de acompañamiento y seguimiento a las entidades en las cuales se dará la capacitación requerida a los coordinadores estatales sobre los objetivos y la operación de la Contraloría Social, así como del manejo del SICS y la captura de los datos en el mismo. Plan de capacitación a. El objetivo de la capacitación es la exposición de los objetivos de Contraloría Social, sus principales actividades y los procesos que se tendrán que instrumentar en la operación del Programa en cada entidad federativa. 6 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS b. La capacitación se realizará durante las visitas de acompañamiento y seguimiento a los estados. Y durante las reuniones regionales con los Coordinadores Estatales. El tiempo de capacitación será dividido en dos fases: la primera fase estará compuesta por dos exposiciones una, donde se expongan los objetivos generales de Contraloría Social y otra que muestre la estructura operativa para implementar las acciones que comprende- para estas exposiciones se auxiliarán de materiales impresos y digitales que se prepararán para fortalecer dichas tareas, al término de las exposiciones se destinará un tiempo para preguntas y respuestas. La segunda fase tendrá el objetivo de acercar a los responsables estatales al SICS, y poder realizar ejercicios sobre la captura de información. En ambas fases de capacitación se buscará la participación del personal de la Secretaría de la Función Pública para que, en conjunción de la Coordinación Nacional del Programa, se pueda orientar de manera eficiente a los responsables de las entidades. c. Para apoyar la capacitación continua, la DGEI elaborará y distribuirá un tríptico digital del Programa. 2.- Comités de Contraloría Social Los Comités de Contraloría Social están constituidos por beneficiarias del Programa y tienen como responsabilidad y derecho realizar la vigilancia a la operación y entrega de los apoyos del Promajoven conforme a la normatividad vigente. Las funciones y tareas de los Comités de Contraloría Social del Promajoven son: 1.- Solicitar al ejecutor estatal del Programa, la información pública relacionada con el mismo. 2.- Vigilar que: a) Se difunda información suficiente, veraz y oportuna sobre la operación del programa federal. b) Se cuente con procesos de selección de candidatas a beca y criterios para la permanencia en el Programa para las becarias imparciales, transparentes y apegadas a la normatividad específica. c) El beneficio de la beca llegue de manera oportuna, transparente y con apego a lo establecido en las Reglas de Operación del Programa. d) Se difunda el padrón de beneficiarias en la página web del Programa www.promajoven.sep.gob.mx actualizándolo semestralmente; además, el padrón deberá publicarse en las instalaciones de las instituciones que forman parte del Comité de Becas Estatal, según acuerdos que se establezcan en el Programa Estatal de Contraloría Social. De acuerdo a las posibilidades estatales, el padrón podrá estar publicado en alguna página web 7 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS de educación del estado. La publicación de la lista de beneficiarias contendrá las columnas donde se identifique la entidad, municipio, y edad de las beneficiarias con base en el Artículo 18, fracción II de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental que considera como información confidencial; “Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización.” La fracción II del Artículo 3o del ordenamiento en cita define como datos personales a...“toda aquella información concerniente a una persona física, identificada o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características física, moral o emocional, a su vida afectiva y familiar, domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opciones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad”. Todas las publicaciones e información que se desprenda de las acciones de Contraloría Social, deberá acompañarse con el lema “A los ojos de todos”, ver ejemplo (Anexo ). e) Que las beneficiaras del Programa cumplan con los requisitos para tener éste carácter. f) Se cumpla con los periodos establecidos para la entrega de las becas. g) Exista documentación comprobatoria del ejercicio de los recursos y entrega de las becas. h) Que el Programa no se utilice con fines políticos, electorales, de lucro u otros distintos al objeto del Programa. i) Que las autoridades competentes den atención a las quejas y denuncias relacionadas con el Programa. j) Registrar en las cédulas de promoción y en los formatos de cédulas de seguimiento, los resultados de las actividades de Contraloría Social realizadas, así como dar seguimiento a los mismos. k) Recibir quejas y denuncias sobre la aplicación y ejecución del Programa, recabar información para verificar la procedencia de las mismas y, en su caso, presentarlas junto con la información recopilada al ejecutor estatal a efecto de que se tomen las medidas a que haya lugar. l) Recibir quejas y denuncias que puedan dar lugar al fincamiento de responsabilidades administrativas, civiles o penales relacionadas con el Programa, así como turnarlas a las autoridades competentes para su atención. El ejecutor estatal proveerá los teléfonos, direcciones, página web de los canales específicos de Atención Ciudadana donde el Comité pueda ser asesorado y acompañado para vigilar el cauce de estas solicitudes. 8 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS Para garantizar y apoyar el cumplimiento de las tareas de los Comités de Contraloría del Programa, los integrantes de los Comités de Becas en los estados, designarán mediante oficio dirigido a la autoridad educativa estatal con copia a la Coordinación Nacional del Programa, a un enlace ante los Comités de Contraloría Social; este enlace facilitará la información solicitada y dará el acompañamiento necesario en el cumplimiento de las tareas de los Comités. El Funcionamiento de los Comités de Contraloría Social es el siguiente: 1.- El Comité de Contraloría Social podrá sesionar con al menos dos miembros. 2.- Al término de cada reunión de Comité de Contraloría, se deberá llenar una minuta de trabajo (Anexo), la cual será firmada por un servidor público, un integrante del Comité y una beneficiaria. El ejecutor estatal capturará en el SICS la información contenida en las minutas. 3.- El Comité de Contraloría se reunirá por lo menos dos veces en el año 2013. De manera extraordinaria podrá reunirse las veces que considere necesario para el mejor cumplimiento de sus objetivos y actividades del Programa. V.- ASESORAMIENTO A LOS INTEGRANTES DE LOS COMITÉS DE CONTRALORÍA SOCIAL Los responsables operativos estatales o las instituciones que conforman el Comité de Becas previo acuerdo, brindarán asesoría a los integrantes de los Comités de Contraloría Social, con el propósito de que realicen adecuadamente sus funciones. Para esto, cada entidad deberá: 1. Establecer en la hoja que agregará al material de difusión del Programa y que repartirá a cada beneficiaria, las fechas de entrega de los apoyos del Promajoven y los lugares donde llevará a cabo las reuniones del Comité de Contraloría Social. 2. Observar las acciones que realizan los beneficiarios e integrantes de los Comités de Contraloría Social, haciendo las anotaciones correspondientes. 3. Orientar teórica o prácticamente a los integrantes del Comité a fin de mejorar el funcionamiento de estas acciones. 4. Retroalimentar a las beneficiarias, autoridades educativas estatales y nacionales sobre los procesos que se han realizado y proporcionar recomendaciones para la mejora. 5. Al término de las reuniones con los Comités de Contraloría Social, el responsable operativo del Programa o de la institución que convocó a la reunión, deberá levantar una minuta de trabajo, la cual será firmada, al menos por un servidor público los datos de los resultados plasmados en las cédulas e informará a la Instancia Normativa de la conclusión del proceso. 6. El responsable estatal de la captura en el SICS, deberá registrar en el Sistema, la información contenida en la minuta, adjuntando la documentación establecida. 9 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS VI.- APLICACIÓN DE CÉDULAS DE PROMOCIÓN E CÉDULAS DE SEGUIMIENTO Los Coordinadores Estatales proporcionan los formatos de cédulas (Anexos de esta Guía) a las beneficiarias para su llenado y se les orientará en caso de que lo requieran. Las beneficiarias llenarán de manera periódica estas cédulas, preferentemente en forma trimestral. Al menos se reportará en el SICS una cédula de promoción (semestral) y una cédula de seguimiento (anual) por cada comité constituido. Las cédulas serán recopiladas por el personal que designe el Coordinador Estatal y se capturarán en el SICS en el período antes mencionado. La captura de las cédulas de promoción se hará de manera trimestral a partir de la constitución del comité de Contraloría Social y la cédula de seguimiento se elaborará al finalizar el año. Subiendo de inmediato esta información al sistema informático. Una vez levantada la cédula de promoción y la cédula de seguimiento, la representación estatal debe capturar el contenido de las mismas en el sistema informático de la SFP. En complemento a la estrategia basada en la conformación de comités, la Coordinación del PROMAJOVEN (instancia normativa), pondrá a disposición de las beneficiarias del programa, a partir del segundo semestre del 2013, la información principal de la operación del Programan y de Contraloría social, así como los formatos de cédulas. Esta información y documentación se encontrará en la página web del Promajoven para propiciar la comunicación directa por medios electrónicos, especialmente en consideración al acceso a internet que las beneficiarias pueden tener en sus lugares de trabajo y estudio, como pueden ser plazas comunitarias, oficinas centrales de las coordinaciones estatales del Promajoven, etc. VII.- MECANISMOS PARA LA CAPTACIÓN DE QUEJAS Y DENUNICIAS El proceso que seguirán los Comités para la captación de quejas y denuncias se describe a continuación: 1. Realizar reuniones con beneficiarias del Programa y verificar si hay quejas o denuncias respecto al otorgamiento de los apoyos. 2. Solicitar a la persona que le entregó la queja o denuncia, que le describa detalladamente el asunto que presenta. 3. Preguntar a la persona si tiene pruebas, y en caso afirmativo, deberá solicitarlas para entregarlas junto con la queja o denuncia. 10 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS 4. Recibir la queja o denuncia y dar un acuse al interesado. 5. Entregar la queja a la autoridad competente con la información y documentación recopilada. 6. Solicitar un número de registro con el que le reciben la queja o denuncia, así como preguntar y escribir el nombre de la persona a quien se la entregaron. 7. Acudir con el Ejecutor Estatal y solicitar la solución de la queja relacionada con la aplicación y ejecución del Programa, en el plazo que le hayan indicado. 8. Informar al interesado sobre la respuesta que le brinde el Ejecutor Estatal por conducto del Comité. Cualquier queja o denuncia o solicitud que no pueda resolver el Ejecutor Estatal deberá turnarla a la Instancia Normativa para su solución o al Órgano Interno de Control (u homólogo) de la entidad (Contraloría del Estado). Las quejas o denuncias podrán ser presentadas por las beneficiarias del Programa, los padres de familia, la comunidad en general o los mismos integrantes del Comité de Contraloría Social. Medios disponibles: Por vía telefónica: A nivel central, a través del Órgano Interno de Control de la SEP, al teléfono 01 55 36 01 86 53 (Ciudad de México), o desde los estados al 01 800 22 88 368 y para información de trámites y servicios a los teléfonos de la SEP, TELSEP: 01.55.36.01.10.00 ext. 19649 o al 01.800.288 66 88 (Lada sin costo). También podrá realizarse vía telefónica a la Secretaría de la Función Pública al 20 00 20 00 en la Ciudad de México; Personalmente: En las entidades federativas recurriendo a los domicilios de las Autoridades Educativas locales o las Contralorías Estatales o a los En las oficinas de la SEP, ubicadas en Av. Fray Servando Teresa de Mier No. 127, Col. Centro, C.P. 06080, Delegación Cuauhtémoc, México, D.F. Adicionalmente, se podrán presentar por Internet en: Secretaría de la Función Pública: [email protected] Órgano Interno de Control de la SEP: [email protected], 11 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS www.sep.gob.mx/wb2/sep/sep_organo_interno_de_control VIII.- PROCEDIMIENTO PARA LA CAPTURA DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA INFORMÁTICO El Sistema Informático que pondrá a disposición la Secretaría de la Función Pública, está concebido para que las distintas instancias involucradas en la promoción de la Contraloría Social ingresen la información relativa a su ámbito de competencia, para lo cual se proporcionará una clave de usuario y contraseña a un responsable estatal designado para la captura en el Sistema (actividades de promoción, datos del registro de Comités, resultados de las Cédulas de promoción e Cédula de seguimiento). Para dicha captura de los procesos y productos de las acciones de Contraloría Social, se tienen contemplados los siguientes plazos: Actividad Formato anexo Plazos para la captura Captura de las actividades de Sin formato específico capacitación y asesoría Durante los 10 días hábiles siguientes al término de cada trimestre. Captura del registro de los Anexo Comités Durante los 5 días hábiles siguientes de la constitución del Comité de Contraloría Social. Captura de la información Anexo contenida en las minutas Durante los 5 días hábiles siguientes de la realización de la reunión con el Comité de Contraloría Social Sustitución de algún Integrante del Comité de Contraloría Social Durante los 10 días hábiles siguientes después de recopilar los formatos específicos. Debe coincidir con la captura de la cédula de promoción o cédula de seguimiento del Comité. Anexo Captura del contenido de los Cédulas de promoción. cédulas de seguimiento y Cédulas de promoción, Anexo Durante los 10 días hábiles después de recopilar los formatos específicos. Captura de seguimiento Durante los 10 días hábiles siguientes después de recopilar los formatos específicos. los cédulas de Cédula de seguimiento Anexo La Instancia Normativa capturará en el SICS los datos generales del Programa Becas de Apoyo para la 12 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas, el esquema de Contraloría Social, los aspectos relevantes de la guía operativa, y; las principales actividades del programa operativo anual. Para una mejor captura de los datos en el SICS, se adjunta como Anexo, el manual Paso a Paso para que los ejecutores estatales tengan una guía sencilla para subir la información. Se deberá resguardar toda la información en las oficinas de representaciones y/o ejecutores. ANEXOS 13 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS CÉDULA DE VIGILANCIA Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas Responsable del llenado: Integrante del Comité de Contraloria Social El Comité de Contraloría Social deberá llenar los datos generales y responder las preguntas de conformidad con la información que conozca y de acuerdo a las actividades realizadas, gracias. Fecha de llenado de la cédula : Número de registro del Comité Estado: Municipio: Localidad: Nombre del programa: Periodo de la ejecución ó entrega: Del Al DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO Marque con una X el cuadro que indique el tipo de beneficio -bien o servicio- que recibió del programa. Puede elegir más de una opción. 1 Obra 2 Apoyo 3 Servicio 4 Equipamiento 5 Proyecto 1. ¿Realizó el comité acciones de contraloría social en este Programa? 1 Sí 2 No (Se termina llenado de la cédula ) 2. ¿Qué actividades realizaron? 1 Solicitar información de las obras, apoyos, proyectos o servicios 2 Verificar el cumplimiento de obras, apoyos o servicios 3 Vigilar el uso correcto de los recursos del programa 4 Informar a otros (as) beneficiarios (as) sobre el programa 6 Recibir quejas y orientar a beneficiarios (as) 7 Entregar quejas a las autoridades 5 Verificar la entrega a tiempo de la obra, apoyo o servicio 10 Otro: 8 Reunirse con servidores (as) públicos para hablar del programa 9 Expresar dudas y propuestas a los (las) responsables del programa 3. En las siguientes preguntas señale lo que piensa, después de hacer contraloría social: 3.1 ¿El programa operó correctamente, conforme a las reglas de operación? Sí 1 No 3.2 Después de realizar la supervisión del bien o servicio ¿Considera que cumple con lo que el programa les informó que se les entregaría? Sí 11 No 3.3. ¿Detectaron que el programa se utilizó con fines políticos, electorales, de lucro u otros distintos a su objetivo? Sí 1 3.4. ¿Recibieron quejas y denuncias sobre la aplicación u operación del programa? Sí 1 3.5. ¿Realizaron investigaciones al respecto? Sí 3.6 . ¿Entregaron las quejas y denuncias a la autoridad competente? Sí 3.7. ¿Recibieron respuesta de las quejas que entregaron a la autoridad competente? 2 No sabe 88 2 No sabe 88 No 2 No sabe 88 No 2 No sabe 88 1 No 2 No sabe 88 1 No 2 No sabe 88 Sí 1 No 2 No sabe 88 3.8. ¿Proporcionaron a quienes se benefician las respuestas recibidas de las quejas presentadas? Sí 1 No 2 No sabe 88 4. ¿De acuerdo con la informacion proporcionada por los servidores públicos promotores del programa, todas las personas cumplen con los requisitos para ser beneficiarias? 1 No 2 No sabe 88 Si la respuesta es NO , pasar a la pregunta No. 4 Sí 5. ¿Para qué les sirvió participar en actividades de contraloría social? (puede elegir más de una opción) 1 2 3 4 5 Para gestionar o tramitar los bienes y servicios del programa Para recibir oportunamente los bienes y servicios Para recibir mejor calidad en los bienes y servicios del Programa Para conocer y ejercer nuestros derechos como beneficiarios (as) Para cumplir mejor nuestras responsabiliddes como beneficiarios 6 7 8 9 Para que se atiendan nuestras quejas Para que personal del servicio público cumplan con la obligación de rendir cuentas de los recursos del programa Para lograr que el programa funcione mejor Otro: 6. Resultados adicionales o explicación de sus respuestas a las preguntas anteriores anotando número correspondiente Nombre, puesto y firma del personal que recibe esta cédula Nombre y firma del (la) integrante del Comité Identificación oficial RFC 14 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS CÉDULA DE PROMOCIÓN Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas Responsable del llenado: Integrante del Comité de Contraloria Social El Comité de Contraloría Social deberá llenar los datos generales y responder las preguntas de conformidad con la información que conozca, gracias. No. de registro del Comité de Contraloría Social: El Comité lo integran: Número total de Hombres 2012 Comité constituido en: Número total de Mujeres 2013 Fecha de llenado de la cédula : Estado: Municipio: Localidad: Nombre del programa: Marque con una X el cuadro que indique el tipo de beneficio -bien o servicio- que recibió del programa. Puede elegir más de una opción. 1 Obra Periodo de la ejecución ó entrega de benef icio: 2 3 Apoyo 4 Servicio 5 Equipamiento Del Proyecto Al DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO 1. ¿Les han dado información del programa del que son beneficiarios (as)? 1 Sí 2 No (Se termi na l l enado de l a cédul a ) 2. ¿Cómo se enteraron de este programa? (puede elegir más de una opción) 2.1 Quién les proporcionó la información? 1 Cartel informativo 1 Personal del Programa 2 Folletería (tríptico, circular, díptico, etc.) 2 Personal de otra dependencia 3 Radio, T.V., Periódico 3 Personal del municipio 4 Asamblea comunitaria 4 Responsable entrega de becas 5 6 Internet Otro 5 6 Otro beneficiario (a) del programa Otro 3. La información que conoce se refiere a: (puede elegir más de una opción) 1 Objetivos del Programa 7 Conformación y funciones del comité o vocal 2 Beneficios que otorga el Programa 8 Dónde presentar quejas y denuncias 3 Requisitos para ser beneficiario (a) 9 4 Tipo y monto de obras, apoyos o servicios a realizarse 5 Dependencias que aportan los recursos para el Programa Derechos y compromisos de quienes operan el programa 10 Derechos y compromisos de quienes se benefician 11 Formas de hacer contraloría social 6 Dependencias que ejecutan el Programa 12 Otra: 4. La información que recibieron del Programa es: 4.1 Útil 1 Sí 2 No 4.4 Completa 1 Sí 2 No 4.2 Clara 1 Sí 2 No 4.5 Fácil de entender 1 Sí 2 No 4.3 Confiable 1 Sí 2 No 4.6 Fácil de conseguir 1 Sí 2 No 5. ¿Para qué consideran que le sirve o servirá la información que recibieron del Programa? 1 Conocer derechos y obligaciones 2 Para realizar trámites 3 Recibir mejor servicio 4 Realizar acciones de control y vigilancia 5 Todas las anteriores 6 Ninguna 6. ¿Recibieron capacitación y asesoría para llenar la cédula de vigilancia? 1 Sí 2 No 7. Comentarios adicionales Nombre, puesto y firma del personal que recibe esta cédula Identificación oficial Nombre y firma del (la) integrante del Comité RFC 15 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS FICHA INFORMATIVA DE APOYOS Y SERVICIOS Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas Responsable del llenado: Programa Social: PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS Estado: Municipio: Localidad: Número de Registro de Comité de Contraloría Social: Esta ficha ha sido llenada por el Ejecutor Estatal, para que usted tenga la información del apoyo o Servicio que le corresponda para hacer contraloría social 1. El tipo de beneficio a recibir es en: 1 Servicios y consiste en : 2 Apoyos y consiste en : Lo invitamos a que vigile que el pago sea puntual, se lo entreguen en los plazos establecidos y estén completos, así como recibir un trato de respeto durante su entrega o servicio 3 Los funcionarios responsables de estas actividades son: 1 3 2 4 4 La dependencia que le entregará el beneficio es: 1 La Representación Federal 2 El gobierno del Estado 3 El Municipio 4 Otro: Nombre y firma del Servidor Público Nombre del Integrante del Comité que lo recibe Puesto y Sello de la Dependencia 16 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas ACTA DE REGISTRO DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL Periodo de ejecución Duración o Vigencia I. DATOS GENERALES DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL Nombre del Comité de Contraloría Social Número de registro Fecha de registro NOMBRE DE LOS INTEGRANTES DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL Nombre de los contralores sociales (Calle, Número, Localidad, Firma o Huella Digital Municipio) (Adjuntar la lista con nombre y firma de los integrantes y asistentes a la constitución del Comité) Número de Hombres Número de Mujeres II. DATOS DE LOS APOYOS DEL PROGRAMA Nombre y descripción del tipo de apoyo que se recibe: Ubicación o Dirección: Localidad: Monto del apoyo: Municipio: Estado: II. FUNCIONES Y COMPROMISOS QUE REALIZARÁ EL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL Funciones: Compromisos: Nombre, Cargo y firma del representante de la Coordinación Estatal Nombre, Cargo y Firma del Ejecutor 17 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS SOLICITUD DE INFORMACIÓN Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas I. DATOS GENERALES Nombre: Dirección: Estado: Municipio: Localidad: El apoyo que recibe del programa es: Obra Apoyo Servicios Nombre del programa social que recibe: Dependencia que lo proporciona: _________________________________________________________________________ II. SI USTED ES INTEGRANTE DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL, ESCRIBA LOS SIGUIENTES DATOS: Nombre del Comité de Contraloría Social Número de registro Fecha de registro III. ESCRIBA LA PREGUNTA O LOS PUNTOS DE INFORMACIÓN QUE SOLICITA SOBRE EL PROGRAMA IV. CONSERVE UNA COPIA DE ESTA SOLICITUD DE INFORMACIÓN Y ENTREGUE LA ORIGINAL AL SERVIDOR PÚBLICO DE LA REPRESENTACIÓN FEDERAL DEL PROGRAMA Y SOLICITE QUE LE FIRME Y PONGA LA FECHA EN QUE SE LE RECIBE EN SU COPIA. DE SER POSIBLE SOLICITE QUE LE PONGAN SELLO. V. VERIFIQUE QUE LE ESCRIBAN UNA FECHA PROBABLE PARA QUE LE PROPORCIONEN LA INFORMACIÓN SOLICITADA.___________________________________________________________________________ Nombre, firma o huella digital del que solicita la información Nombre, Cargo y Firma del Responsable Federal que recibe la solicitud de información 18 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS ACTA DE SUSTITUCIÓN DE UN INTEGRANTE DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas I. DATOS GENERALES DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL Nombre del Comité de Contraloría Social Número de registro Fecha de registro II. DATOS DEL APOYO DEL PROGRAMA Nombre y descripción de la obra o del tipo de apoyo que se recibe: Ubicación o Direción: Localidad: Municipio: Estado: ___________________________________________________ Monto de la obra: ____________________________________ NOMBRE DEL INTEGRANTE ACTUAL DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL A SUSTITUIR En su caso Firma o Huella Digital Nombres de los contralores sociales (Calle, Número, Localidad, Municipio) SITUACIÓN POR LA CUAL PIERDE LA CALIDAD DE INTEGRANTE DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL Muerte del integrante Acuerdo de la mayoría de los beneficiarios del programa (se anexa listado) Separación voluntaria, mediante escrito libre a los miembros del Comité (se anexa el escrito) Pérdida del carácter de beneficiario del programa Acuerdo del Comité por mayoria de votos (se anexa listado) Otra. Especifique NOMBRE DEL NUEVO INTEGRANTE DEL COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL QUE SUSTITUYE AL ANTERIOR Nombres de los contralores sociales (Calle, Número, Localidad, Municipio) En su caso Firma o Huella Digital (Adjunta r l a l i s ta con nombre y fi rma de l os i ntegra ntes y a s i s tentes a l a s us ti tuci ón del i ntegra nte del Comi té) Nombre, Cargo y firma del responsable de la Representación Federal Nombre, Cargo y Firma del Ejecutor Se anexa esta acta de sustitución al registro original del Comité de Contraloría Social 19 SUBSECRETARIA DE EDUCACIÓN BÁSICA DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN INDIGENA DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN BÁSICA PROGRAMA BECAS DE APOYO A LA EDUCACIÓN BÁSICA DE MADRES JÓVENES Y JÓVENES EMBARAZADAS MINUTA DE LA REUNIÓN Programa Becas de Apoyo a la Educación Básica de Madres Jóvenes y Jóvenes Embarazadas DEPENDENCIAS Y COMITÉ DE CONTRALORÍA SOCIAL QUE SE REÚNEN DEPENDENCIAS COMITÉ DE CONTRALORÍA DATOS DE LA REUNIÓN FECHA: Es tado: Muni ci pi o: Local i dad: Dependenci a que ej ecuta el programa: Nombre del Programa: Ti po de apoyo: Descripción de apoyo: Objetivo de la reunión: PROGRAMA DE LA REUNIÓN. RESULTADOS DE LA REUNIÓN 1. Necesidades expresadas por los integrantes del Comité. 2. Opiniones e inquietudes de los integrantes del Comité. 3. Denuncias, quejas y peticiones que presentan los integrantes del Comité ¿Cuántas recibió en forma escrita? Escribir a qué se refieren Denuncias Quejas Peticiones ACUERDOS Y COMPROMISOS ACTIVIDADES FECHA RESPONSABLE ASISTENTES EN LA REUNIÓN Dependencia/ Comité Nombre Cargo Correo electrónico Firma Representante Federal Comité de Contraloría Social Beneficiario En su caso, Dependencias Ejecutoras (Dependencias estatales o minicipales) 20