616-2013-DSU

PRONUNCIAMIENTO Nº 616-2013/DSU
Entidad:
Fondo de Salud para el Personal de la Policía Nacional del Perú FOSPOLI
Referencia:
Adjudicación Directa Pública Nº 001-2013/IN/PNP-FOSPOLI
convocada para la “Adquisición de material de laboratorio”
1. ANTECEDENTES
Mediante Oficio Nº 03-2013-CE.Ad-Hoc.ADP.Nº 01-2013-IN/PNP-FOSPOLI, recibido
con fecha 25.JUN.2013, el Presidente del Comité Especial a cargo del proceso de selección
de la referencia remitió al Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE)
las cinco (5) observaciones formuladas por el participante SISTEMAS ANALÍTICOS
S.R.L., así como el respectivo informe técnico, en cumplimiento de lo dispuesto por el
artículo 28 del Decreto Legislativo Nº 10171, que aprueba la Ley de Contrataciones del
Estado, en adelante la Ley, y el artículo 58 de su Reglamento, aprobado por Decreto
Supremo Nº 184-2008-EF2, en adelante el Reglamento.
Al respecto, resulta importante resaltar que, atendiendo a lo dispuesto por el artículo 58 del
Reglamento, este Organismo Supervisor se pronunciará únicamente respecto de:
a) las observaciones presentadas por el solicitante que no hayan sido acogidas o son
acogidas parcialmente; b) las respuestas a las observaciones del solicitante que, pese a ser
acogidas, son consideradas por éste contrarias a la normativa; o, c) el acogimiento de las
observaciones formuladas por un participante distinto al solicitante, cuando éste último
manifieste que considera tal acogimiento contrario a la normativa, siempre que se haya
registrado como participante hasta el vencimiento del plazo previsto para formular
observaciones.
En ese sentido, de la revisión efectuada al pliego de absolución de consultas y
observaciones, se aprecia que las Observaciones Nº 1 y 5 y el segundo extremo de la
Observación Nº 4 del participante SISTEMAS ANALÍTICOS S.R.L. fueron acogidas, por
lo que este Organismo Supervisor no se pronunciará respecto de ellas; sin perjuicio de las
observaciones de oficio que se formulen respecto al contenido de las Bases, de conformidad
con el inciso a) del artículo 58 de la Ley.
1
Modificado mediante Ley Nº 29873.
2
Modificado mediante Decreto Supremo Nº 138-2012-EF.
2.
OBSERVACIONES
Observante:
SISTEMAS ANALÍTICOS S.R.L.
Observaciones Nº 2 y Nº 4:
Contra la vigencia de los tubos de extracción
de sangre al vacío
Mediante la Observación Nº 2 y el extremo no acogido de la Observación Nº 4, el
observante cuestiona el periodo de vigencia requerido a los tubos de extracción de sangre al
vacío con citrato del ítem paquete 1, por considerar que, siendo que dichos tubos por las
características del citrato de sodio que viene en forma líquida se fabrican con una vigencia
de ocho (8) meses como máximo, y que la importación tarda de uno (1) a dos (2) meses,
dichos tubos llegarían al Perú con una fecha de vencimiento de seis (6) a siete (7) meses.
En ese sentido, a través de la Observación Nº 2, el observante requiere que la vigencia de
los tubos de extracción de sangre al vacío con citrato del ítem paquete 1 sea de seis (6)
meses a partir de la fecha de entrega en el almacén de la institución, y mediante el extremo
no acogido de la Observación Nº 4, requiere que la vigencia mínima sea de seis (6) meses y
que se adjunte una carta de compromiso de canje.
Pronunciamiento
El artículo 13 de la Ley, concordado con el artículo 11 del Reglamento, señala que la
definición de las especificaciones técnicas deberá ser realizada por el área usuaria en
coordinación con el órgano encargado de las contrataciones de la Entidad, evaluando en
cada caso las alternativas técnicas y las posibilidades que ofrece el mercado para la
satisfacción del requerimiento.
Así, los requisitos técnicos mínimos cumplen con la función de asegurar a la Entidad que el
postor ofertará lo mínimo necesario para cubrir adecuadamente la operatividad y
funcionalidad de los equipos requeridos. No obstante, su determinación debe obedecer a
criterios de razonabilidad y objetivos congruentes con el bien requerido y con su costo o
precio, estando prohibido establecer características desproporcionadas o que no incidan en
el objeto de la contratación.
En el presente caso, de la revisión del numeral 3.3 del Capítulo III de las Bases, se advierte
que para los productos del ítem paquete 1 se había previsto una vigencia de doce (12)
meses como mínimo, y para los productos del ítem paquete 2 seis (6) meses como mínimo.
Ahora bien, al absolver la Consulta Nº 4 del participante SISTEMAS ANALÍTICOS
S.R.L., el Comité Especial en coordinación con el área usuaria señaló que la vigencia del
ítem paquete 1 es de doce (12) meses, y que para el ítem paquete 2 no habrá plazo de
vigencia.
Con relación a lo anterior, en el informe técnico remitido por el Comité Especial se indica
lo siguiente:
- “Los tubos celestes utilizados en el área de Hematología para las pruebas de
coagulación contienen citrato líquido. Este compuesto impide la coagulación por un
mecanismo de acción calciodependiente (ya que se une de manera reversible al
calcio), fijándose a éste (factor IV), impidiendo la activación de los demás factores
dentro de la cascada de la coagulación.
- El citrato líquido utilizado para las pruebas de coagulación, al ser un compuesto
farmacológico, debe ser un compuesto estable que garantice la fiabilidad de los
resultados expedidos. Este compuesto al igual que otras moléculas en estado líquido
pierde sus propiedades anticoagulantes conforme se acerca la fecha de caducidad, lo
que conllevaría a posibles errores o una mala interpretación de resultados por los
equipos automatizados en el momento de procesamiento de las muestras biológicas
al combinarse con el compuesto mencionado.
- El servicio de hematología tiene la obligación de garantizar que los resultados de los
perfiles de coagulación sean expedidos de manera veraz y correcta, evitando posibles
dudas con los resultados cuando se trabaja con Tubos Vacutainer con citrato”.
En ese sentido, siendo responsabilidad de la Entidad la determinación de las
especificaciones técnicas de los bienes a contratar en uso de sus facultades y en función de
las necesidades que pretende satisfacer, la cual ha señalado las razones que justifican un
plazo de vigencia mínima de doce (12) meses para los productos del ítem paquete 1, y en
tanto que el observante pretende que se modifique dicha especificación técnica conforme a
lo que él considera conveniente y/o que se presente una carta de compromiso de canje, este
Organismo Supervisor ha decidido NO ACOGER la Observación Nº 2 y el extremo no
acogido de la Observación Nº 4.
Sin perjuicio de ello, con ocasión de la integración de Bases, deberá publicarse en el
Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE) un informe técnico en el cual
se sustente las razones técnicas por las que no se aceptan tubos de extracción de sangre al
vacío con citrato del ítem paquete 1 que tienen una vigencia menor a doce (12) meses con
la presentación de una carta de compromiso de canje de dichos productos en el caso de que
esté próxima la fecha de su vencimiento, considerando que de esta manera se asegura la
vida útil de tales productos.
Observación Nº 3:
Contra la falta de previsión de un
certificado distinto para acreditar las
buenas prácticas de manufactura
El observante requiere que se permita presentar para acreditar las buenas prácticas de
manufactura el certificado ISO 13485, además de la declaración jurada de conformidad CE
o certificado CE, en virtud de lo señalado por la DIGEMID en el Oficio Nº 3629-2010DIGEMID-DG-DAS-ERDICOSAN/MINSA.
Pronunciamiento
El artículo 61 del Reglamento establece que, para que una propuesta sea admitida, deberá
incluir, cumplir y, en su caso, acreditar la documentación de presentación obligatoria que se
establezca en las Bases y los requerimientos técnicos mínimos que constituyen las
características técnicas, normas reglamentarias y cualquier otro requisito establecido como
tal en las Bases y en las disposiciones legales que regulan el objeto materia de contratación.
Por su parte, resulta relevante señalar que es responsabilidad de la Entidad determinar los
documentos que servirán para acreditar los requerimientos técnicos mínimos y la idoneidad
de los bienes requeridos, facultad que debe ejercerse en atención al Principio de Economía
previsto en el artículo 4 de la Ley.
En el presente caso, en el literal k) de la documentación obligatoria se requiere una copia
simple de la Certificación de Buenas Prácticas de Manufactura (CBPM) a nombre del
fabricante.
Sobre el particular, cabe precisar que, mediante Oficio Nº 3629-2010-DIGEMID-DG-DASERDICOSAN/MINSA, recibido por este Organismo Supervisor el 17.NOV.2010, la
DIGEMID estableció que en vista a que en la Unión Europea no se emiten Certificados de
Buenas Prácticas de Manufactura para el caso de los productos de Clase I, productos de
menor riesgo, se aceptaría la presentación del Certificado de Cumplimiento de Norma
ISO/EN 13485 y además la Declaración CE de conformidad del fabricante. Del mismo
modo, señaló que para el caso de los productos no incluidos en la Clase I, se presentará el
Certificado CE, el que implícitamente señala el cumplimiento del sistema de calidad, según
lo exigido en las Directivas de la Comunidad Europea.
En virtud de lo señalado, en la medida que la posibilidad de presentar la documentación
propuesta por el observante resulta acorde a lo establecido por la DIGEMID, este
Organismo Supervisor ha decidido ACOGER la presente observación, por lo que, con
motivo de la integración de Bases, deberá incluirse en el literal k) de la documentación
obligatoria la posibilidad de presentar el Certificado de Cumplimiento de Norma ISO/EN
13485 y además la Declaración CE de conformidad del fabricante para el caso de los
productos de Clase I, productos de menor riesgo, y el Certificado CE para el caso de los
productos no incluidos en la Clase I, en los países de la Unión Europea en los que no se
emiten los Certificados de Buenas Prácticas de Manufactura.
3.
CONTENIDO DE LAS BASES CONTRARIO A LA NORMATIVA SOBRE
CONTRATACIONES DEL ESTADO
En ejercicio de su función de velar por el cumplimiento de la normativa vigente en materia
de contrataciones del Estado, conforme a lo señalado en el inciso a) del artículo 58 de la
Ley, este Organismo Supervisor ha procedido a realizar la revisión de las Bases remitidas,
habiendo detectado el siguiente contenido contrario a la Ley y el Reglamento.
3.1. Requerimiento
En atención al Principio de Transparencia y de conformidad con los Principios de Libre
Concurrencia y Competencia previstos en el artículo 4 de la Ley, con motivo de la
integración de Bases, deberá publicarse en el SEACE el estudio de mercado y un cuadro
comparativo que evidencie la existencia de pluralidad de marcas y proveedores que puedan
cumplir con lo requerido por la Entidad, así como con las modificaciones que se hayan
podido realizar con motivo de la absolución de consultas y observaciones; dicho cuadro
debe contener como mínimo la identificación de las especificaciones técnicas, el modelo,
marca y especificaciones de los bienes ofertados, así como la indicación expresa si cumple
o no cada característica y condición mínima, la referencia y documentación que lo sustente
3.2. Contenido de la propuesta técnica
- En relación con el Certificado de Buenas Prácticas de Almacenamiento CBPA,
considerando que los postores podrían ser sólo distribuidores y que éstos podrían,
incluso, contratar con un tercero el almacenamiento de los bienes requeridos, a
efectos de asegurar que sus establecimientos cumplen con el conjunto de normas
mínimas de almacenamiento, deberá analizarse la posibilidad de incluir en la relación
de documentos obligatorios de las Bases Integradas, para aquellos postores que se
presenten en calidad de distribuidores, el Certificado de Buenas Prácticas de
Almacenamiento (CBPA) a nombre del distribuidor y, de ser el caso, también a
nombre del tercero con quien el distribuidor suscribe un contrato de almacenamiento.
Cabe precisar que en este último caso no sería suficiente un contrato de servicio de
almacenamiento con un tercero que cuenta con certificado de BPA para acreditar en
forma total el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento, sino que
también el contratante deberá acreditar el cumplimiento de los procesos que le
corresponden Al respecto, es preciso indicar que a través del Oficio Nº 1191-2011DIGEMID-DG-DCVS-ECVE/MINSA, recibido por este Organismo Supervisor el
28.ABR.2011, la DIGEMID precisa al respecto que “el contratante deberá acreditar
el cumplimiento de los procesos que le corresponden mediante el Certificado de
Buenas Prácticas de Almacenamiento a su nombre”.
Considerando lo expuesto, con motivo de la integración de Bases, deberá consignarse
lo señalado anteriormente en el literal j) de la documentación obligatoria.
- Sobre el método de evaluación de las muestras solicitadas en el literal m) de la
documentación obligatoria, considerando que no se ha precisado aspectos que
resultan esenciales para la presentación de las muestras requeridas, conforme a lo
indicado por este Organismo Supervisor en reiterados pronunciamientos, con ocasión
de la integración de Bases, deberá consignarse la siguiente información de forma
clara, precisa y objetiva: i) los aspectos o requisitos que serán verificados mediante la
presentación de la muestra; ii) la metodología que se utilizará; iii) los mecanismos o
pruebas a los que serán sometidas las muestras para determinar el cumplimiento de
las características y especificaciones técnicas; iv) el órgano que se encargará de
realizar la evaluación de dichas muestras, debiendo tenerse presente que los métodos
organolépticos no resultan válidos por ser subjetivos; de lo contrario, deberá
suprimirse el requerimiento de las muestras.
- Deberá señalarse en el literal c) de la documentación facultativa que la experiencia
del postor se acreditará mediante contratos u órdenes de servicio y su respectiva
conformidad por la prestación efectuada o mediante comprobantes de pago cuya
cancelación se acredite documental y fehacientemente, para lo cual deberá
presentarse, el reporte de estado de cuenta obtenido del Sistema Financiero Bancario
donde se señale expresamente el número de comprobante de pago, el certificado de
retención y/o en el mismo comprobante de pago con la indicación de cancelado por
parte del cliente del proveedor y/o que la cancelación conste en el mismo documento,
conforme con lo previsto en el Capítulo IV de las Bases.
- Siendo que al absolver la Observación Nº 5 del participante SISTEMAS
ANALÍTICOS S.R.L., el Comité Especial dispuso reemplazar el factor referido a la
vigencia de los productos ofertados por la presentación del Certificado ISO
9001:2008 para el ítem paquete 2, y que en el literal f) de la documentación
facultativa se ha previsto los certificados ISO 9001:2008 e ISO 13485: 2003, deberá
verificarse la pertinencia de evaluar, alternativamente al certificado ISO 9001:2008,
el certificado ISO 13485:20003, supuesto en el cual deberá precisarse ello en el
Capítulo IV de las Bases; de lo contrario, deberá suprimirse la referencia al
certificado ISO 13485:2003 del mencionado literal.
3.3. Factores de evaluación
A efectos de dotar de transparencia el presente proceso de selección, deberá precisarse, con
ocasión de la integración de Bases, cuáles serán los procesos internos que los postores
deben tener certificados en el factor referido a la certificación de los bienes ofertados del
ítem paquete 2.
3.4. Proforma de contrato
- En la Cláusula Sétima de la Proforma del Contrato deberá eliminarse la exigencia de
la garantía de fiel cumplimiento por prestaciones accesorias, debido a que no se ha
previsto la ejecución de dichas prestaciones en la presente contratación.
- En la Cláusula Duodécima de la Proforma de Contrato, deberá precisarse el plazo
máximo de responsabilidad del contratista, conforme con lo previsto en el artículo 50
de la Ley.
4.
CONCLUSIONES
4.1
El Comité Especial deberá cumplir con lo dispuesto por este Organismo Supervisor al
absolver las observaciones indicadas en el numeral 2 del presente Pronunciamiento.
4.2
El Comité Especial deberá tener en cuenta las observaciones formuladas en el
numeral 3 del presente Pronunciamiento a fin de efectuar las modificaciones a las
Bases que hubiere a lugar.
4.3
Publicado el Pronunciamiento del OSCE en el SEACE, el Comité Especial deberá
implementarlo estrictamente, aun cuando ello implique que dicho órgano acuerde
bajo responsabilidad, la suspensión temporal del proceso y/o la prórroga de sus
etapas, en atención a la complejidad de las correcciones, adecuaciones o
acreditaciones que sea necesario realizar, de conformidad con lo dispuesto por el
artículo 58 del Reglamento.
4.4
A efectos de integrar las Bases, el Comité Especial también deberá incorporar al
texto original de las Bases todas las correcciones, precisiones y/o modificaciones
dispuestas en el pliego de absolución de consultas y observaciones y en el
Pronunciamiento, así como las modificaciones dispuestas por este Organismo
Supervisor en el marco de sus acciones de supervisión, de acuerdo con lo dispuesto
por el artículo 59 del Reglamento.
4.5
Conforme al artículo 58 del Reglamento, compete exclusivamente al Comité Especial
implementar estrictamente lo dispuesto por este Organismo Supervisor en el presente
Pronunciamiento, bajo responsabilidad, no pudiendo continuarse con el trámite del
proceso en tanto las Bases no hayan sido integradas correctamente, bajo sanción de
nulidad de todos los actos posteriores.
4.6
Al momento de integrar las Bases el Comité Especial deberá modificar las fechas de
registro de participantes, integración de Bases, presentación de propuestas y
otorgamiento de la buena pro, para lo cual deberá considerar que, de conformidad con
lo dispuesto por la Novena Disposición Complementaria Transitoria del Reglamento,
en tanto se implemente en el SEACE la funcionalidad para que el registro de
participantes sea electrónico, las personas naturales y jurídicas que deseen participar
en el presente proceso de selección podrán registrarse hasta un (1) día después de
haber quedado integradas las Bases, y que, a tenor del artículo 24 del Reglamento,
entre la integración de Bases y la presentación de propuestas no podrá mediar menos
de tres (3) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las
Bases integradas en el SEACE.
Jesús María, 11 de julio de 2013
LLL/.