Instructivo Nuevo Formato Jurisdicción Coactiva 2015

República de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia De la Fuente de Lleras
OFICINA ASESORA JURIDICA
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL INFORME MENSUAL DE PROCESOS
ACTIVOS, ARCHIVADOS Y EL CONSOLIDADO EN JURISDICCIÓN COACTIVA
OBJETIVO:
Proporcionar los elementos necesarios para reportar la información mensual de los
procesos adelantados ante Jurisdicción Coactiva y su avance procesal.
Esta herramienta sirve como soporte base para verificar la información reportada de los
saldos contables y los avances procesales que se tienen en cada obligación parafiscal
o de otros conceptos a favor del ICBF, así como determinar el valor recuperado por
coactiva en los meses correspondientes.
RESPONSABLES:
El Funcionario Ejecutor (o el Coordinador Jurídico en caso que no se encuentre
Funcionario Ejecutor), en cada Regional o Seccional, velará por mantener actualizada
esta base de datos, controlar y actualizar permanentemente su información, facilitar
mensualmente la conciliación contable y presentar al Coordinador del Grupo Jurídico
para su revisión, validación, análisis y seguimiento.
DOCUMENTO FUENTE:
Debe elaborarse dicho informe, teniendo en cuenta la información contenida en los
expedientes.
OPORTUNIDAD:
La información debe remitirse mensualmente, los primeros cinco (5) días de cada mes
al correo electrónico del Coordinador del Grupo de Jurisdicción Coactiva de la Sede
Dirección General.
GENERALIDADES:
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 El formato se deberá diligenciar en orden cronológico, es decir, de izquierda a
derecha.
 Utilizar letra tipo Arial 10 MAYÚSCULA
 En las casillas que deba ingresar valores, no utilizar puntos, ni comas, ni cifras
decimales.
 No utilizar negrilla ni colores.
 Los campos están diseñados para cada uno de los requerimientos y no podrán
modificarse.
 El número de consecutivo se digitará automáticamente a medida que diligencien
el campo de Regional (origen del proceso).
 En las columnas relacionadas con el valor recaudado del presente mes, es
obligatorio que si digitan el capital debe diligenciarse también los intereses.
 Cuando se informe que un proceso entró a concursales se debe dejar el saldo de
la obligación en (cero) y diligenciar el valor en la columna de valor proceso
concursal.
 Si se informa que un proceso se encuentra suspendido por tener acuerdo de
pago, se debe diligenciar obligatoriamente las columnas (BE y BF) que
corresponden a valor del acuerdo de pago y cumplimiento del acuerdo de pago.
CAMPOS QUE COMPRENDE EL FORMATO DE PROCESOS ACTIVOS
1. REGIONAL, AÑO Y MES: En la parte superior encontrarán estos datos los cuales
deben ser diligenciados.
2. CONSECUTIVO: La enumeración viene protegida, por lo tanto hasta que no se
diligencie la columna de Regional no se podrá diligenciar manualmente.
3. REGIONAL: Se enuncia la Regional que dio inicio al proceso (origen del proceso).
4. DEMANDADO: Se indica los datos esenciales.
4.1. Nombre ó Razón Social: Nombre de la persona natural o razón social en caso
de persona jurídica.
4.2. C.C. o NIT: Se registra el número de identificación C.C. en caso de personas
naturales, NIT en caso de personas jurídicas. (Por favor diligenciar sin comas (,)
ni puntos (.) y sin número de verificación (-1).
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4.3. Sector: Seleccionar si se trata del sector PUBLICO o PRIVADO.
5. DATOS DEL TÍTULO EJECUTIVO: Se indican los datos del título ejecutivo que da
vida al procedimiento.
5.1. Clase de título Ejecutivo: Debe Seleccionar una de las opciones de la lista
desplegable, Acto administrativo, Sentencia judicial, Titulo-valor, otro (en caso
de ser otro, por favor diligenciar al final de informe en la columna de
observaciones a que corresponde).
5.2. Naturaleza de la obligación: Debe Seleccionar una de las opciones de la lista
desplegable, Parafiscales, Sanción disciplinaria, ADN, Multa, Judicial Perjuicios,
Judicial Costas, Intereses, Sentencia Judicial.
5.3. Fecha de Ejecutoria del Título: Se debe diligenciar la fecha en que quedó
ejecutoriado el titulo ejecutivo.
5.4. Valor títulos ejecutivos: Indicar el valor de los títulos ejecutivos, no utilizar
puntos, ni comas, ni cifras decimales.
6. DATOS DEL PROCESO: Se indica la información con la cual se avoca el proceso.
6.1. Fecha Recibo del Expediente: Indicar la fecha en que se reciben los
documentos para iniciar proceso ya sea de la Oficina de Recaudo, juzgado, área
de contratación, etc.
6.2. Fecha máxima para expedir Auto de Avoque: Esta columna le informa al
responsable del proceso la fecha máxima en que debe expedir acto procesal
correspondiente.
6.3. Alerta para expedir auto de avoque: Se crea esta alerta para informar al
Funcionario Ejecutor que a partir de haber recibido los documentos tiene solo 5
días para avocar el proceso, rechazarlo o devolver los documentos, informando
que está en trámite, o ya venció.
6.4. Fecha Auto de Avocación: Indicar la fecha en que se expide el auto de
avoque.
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6.5. Medición Indicador: Esta columna nos indicará si el auto de avoque fue emitido
en término, no debe ingresarse ningún dato.
6.6. No. Rad. Proceso: Indicar el número de radicado otorgado al expediente y por
el cual se le reconocerá.
6.7. Valor del Proceso Avocado: Indicar el valor por el cual se avocó el proceso,
conforme a la certificación expedida por la Dirección Financiera – Grupo de
Recaudo o el titulo que se allegue.
Cuando se trate de obligaciones de ADN debe solicitarse dicha certificación de
la deuda a la Subdirección de Restablecimiento de Derechos – Pruebas de
Filiación.
7. ACTUACIONES PROCESALES PRINCIPALES.
7.1. Mandamiento de Pago: Se indica la información con la cual se libra el
mandamiento de pago.
 Fecha máxima para expedir Mandamiento de Pago: Esta columna le
informa al responsable del proceso la fecha máxima en que debe expedir
acto procesal correspondiente.
 Alerta para expedir el mandamiento de pago: Se crea esta alerta para
informar al Funcionario Ejecutor que a partir de avocar conocimiento, debe
librar mandamiento de pago, informando que está en trámite, o que ya
venció.
 Fecha Expedición: Indicar la fecha en que se expide el mandamiento de
pago.
 Fecha Notificación: indicar la fecha en que se notifica el mandamiento de
pago.
 Forma de Notificación: Debe Seleccionar una de las opciones de la lista
desplegable, Personal, Correo certificado, Aviso en prensa, Correo
electrónico, Página web ICBF, Conducta Concluyente.
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 Medición Indicador: Esta columna nos indicará si la notificación del
mandamiento de pago fue emitido en término, no debe ingresarse ningún
dato.
7.2. Excepciones: Se indica la información de las excepciones propuestas contra el
mandamiento de pago si es del caso.
 Interposición: Debe Seleccionar una de las dos opciones, Si/No.
 Fecha de interposición: Indicar la fecha en que se interpuso la
excepción.
 No. de Resolución: Indicar el número de consecutivo asignado a la
Resolución que resuelve las excepciones.
 Fecha Resolución: Indicar la fecha en que se expide la resolución que
resuelve las excepciones interpuestas contra el mandamiento de pago.
 Recurso de Reposición: Debe Seleccionar una de las opciones, Si/No.
 Repone: Debe Seleccionar una de las opciones, Si/No.
 No. de Resolución: Indicar el número de consecutivo asignado a la
Resolución.
 Fecha Resolución: Indicar la fecha en que se expide la resolución que
resuelve el recurso interpuesto contra la resolución que decide las
excepciones interpuestas contra el mandamiento de pago.
7.3. ORDEN DE EJECUCIÓN: Se indica la información de la expedición y
notificación de la Sentencia.
 Fecha máxima para expedir la Orden de Ejecución: Esta columna le
informa al responsable del proceso la fecha máxima en que debe expedir
acto procesal correspondiente.
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 Alerta para expedir la Orden de Ejecución: Se crea esta alerta para
informar al Funcionario Ejecutor que a partir de haber notificado el
mandamiento de pago, debe expedir la Orden de Ejecución, informando
que está en trámite, o que ya venció.
 Fecha Expedición: Indicar la fecha en que se expidió la orden de
ejecución.
 Fecha Notificación: Indicar la fecha en que se notificó la orden de
ejecución.
7.4. LIQUIDACIÓN DEL CRÉDITO: Se indica la información de la elaboración y
aprobación de la liquidación del crédito.
 Fecha máxima para expedir la Liquidación del Crédito: Esta columna
le informa al responsable del proceso la fecha máxima en que debe
expedir el acto procesal correspondiente.
 Alerta para expedir la Liquidación del Crédito: Se crea esta alerta para
informar al Funcionario Ejecutor que a partir de haber notificado el
mandamiento de pago, debe expedir la Orden de Ejecución, informando
que está en trámite, o que ya venció.
 Fecha Elaboración: Indicar la fecha en que se elaboró la liquidación del
crédito.
 Auto Aprobación: Indicar la fecha en que se expidió el auto de
aprobación de la liquidación del crédito.
8. ACTUACIONES PROCESALES SECUNDARIAS.
8.1. Medidas Cautelares: Seleccionar una de las opciones: Embargo de bien,
embargo de cuenta, embargo de bien y cuenta, ordena fraccionamiento de título,
hace efectivo título judicial, secuestro de bien, avalúo de bien secuestrado,
traslado de avalúos, aprueba caución, remate de bien, solicita acumulación de
embargo, solicita embargo de remanentes, honorarios secuestre, levanta
medidas cautelares y entrega de bien rematado.
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8.2. Fecha Actuación: Indicar la fecha en que se adelantó la actuación de las
medidas cautelares y señalada en el punto anterior.
8.3. Efectividad de la Medida: Debe indicarse (SI), si la medida fue acatada por la
entidad correspondiente o (NO) si la medida no se pudo hacer efectiva.
8.4. Fecha de la actuación: Se indica la fecha en que se dio respuesta de la
efectividad de la medida.
8.5. Valor de las Medidas Cautelares: Indicar el valor por el cual se decretaron las
medidas cautelares.
8.6. Fecha de Secuestro: Indicar la fecha en el cual se procedió con el secuestro
del bien.
8.7. Fecha de Remate: Indicar la fecha en el cual se procedió con el remate del
bien.
8.8. Valor del Bien Rematado: Indicar el valor por el cual fue rematado el bien.
9. INVESTIGACIÓN DE BIENES
9.1. Entidades a las que se solicitó información: Indicar la entidad donde por
última vez fue realizada la investigación de bienes.
9.2. Fecha de la última investigación de bienes: Indicar la fecha en que se realizó
la ultima investigación de bienes.
10. VALOR RECAUDADO PRESENTE MES
10.1.
Fecha de Pago: Indicar la fecha en que se realizó el pago o abono.
10.2.
Capital: Indicar el valor pagado o abonado a capital.
10.3.
Intereses: Indicar el valor pagado o abonado a intereses.
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10.4.
Gastos: Indicar el valor pagado o abonado a gastos procesales.
10.5.
Total: No debe ingresarse ningún valor, se modificará automáticamente.
NOTA: Por favor diligenciar obligatoriamente el capital y los intereses.
11. SUSPENDIDO (CAUSAL): Seleccionar una de las opciones, Por Acuerdo de Pago
(debe obligatoriamente diligenciar las columnas (BE y BF)), Demanda Actos Cobro
Coactivo, Proceso Concursal, Ley 1551 de 2012.
12. VALOR PROCESO CONCURSAL: Debe indicar el valor del saldo del proceso que
pasa a concursal y la columna (BB) Saldo de la Obligación (Capital) debe ser cero
(0).
13. VALOR DEL ACUERDO DE PAGO: En caso de haber diligenciado el campo de
suspendido por acuerdo de pago debe indicarse el valor por el cual se realizó el
acuerdo de pago.
14. CUMPLIMIENTO DEL ACUERDO DE PAGO: Seleccionar una de las dos opciones
– Realizó pago en este mes o No realizó pago en este mes.
15. SALDO DE LA OBLIGACIÓN (CAPITAL): Debe indicarse cuál es el saldo de la
obligación, solo el capital pendiente por cancelar.
16. TERMINACIÓN DEL PROCESO
16.1.
Causal de Terminación: Seleccionar una de las opciones, Orden Judicial,
Pago Total, Prescripción de la Acción, Remisión de la Obligación, Revocatoria
Directa del Título, Perdida Fuerza Ejecutoria.
16.2.
No. de Resolución: Indicar el número de consecutivo asignado a la
Resolución que da por terminado el proceso.
16.3.
Fecha Resolución: Indicar la fecha en que se expidió la resolución que
ordena la terminación y archivo del proceso.
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NOTA: Para eliminar la fila del proceso terminado y pasarlo a la hoja de archivo se
debe informar al Grupo Coactivo de la Sede de la Dirección General el cual será el
responsable de sacar dichas obligaciones.
17. ÚLTIMA ACTUACIÓN
17.1.
Actuación Procesal: Se debe seleccionar de la lista desplegable la última
actuación procesal realizada como: Investigación de bienes, Decretar medidas
cautelares, Auto de Avoque, mandamiento de Pago, Notificación del
Mandamiento, Resuelve excepciones, Orden de Ejecución, Notificación de la
Orden de Ejecución, Resuelve recurso de reposición, Liquidación del Crédito,
Traslado de la Liquidación, Aprueba la Liquidación, Secuestro, Avalúo, Remate
y terminación del proceso.
17.2.
Fecha de la última actuación: Indicar la fecha en el cual se realizó la
última actuación diligenciada en el punto anterior.
18. OBSERVACIONES: Este campo está destinado para indicar algunos comentarios
breves respecto a las actuaciones realizadas.
CAMPOS QUE COMPRENDE EL FORMATO DE PROCESOS ARCHIVADOS
1. REGIONAL, AÑO Y MES: En la parte superior encontrarán estos datos los cuales
deben ser diligenciados.
2. CONSECUTIVO: La enumeración viene protegida, por lo tanto hasta que no se
diligencie la columna de Regional no se podrá diligenciar manualmente.
3. REGIONAL: Se enuncia la Regional que dio inicio al proceso (origen del
proceso).
4. DEMANDADO: Se indican los datos esenciales.
 Nombre ó Razón Social: Nombre de la persona natural o razón social en
caso de persona jurídica.
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 C.C. o NIT: Se registra el número de identificación C.C. en caso de
personas naturales, NIT en caso de personas jurídicas. (Por favor
diligenciar sin comas (,) ni puntos (.) y sin número de verificación (-1).
 Sector: Seleccionar si se trata del sector PÚBLICO o PRIVADO.
5. CLASE DE TÍTULO EJECUTIVO: Debe Seleccionar una de las opciones de la
lista desplegable, Acto administrativo, Sentencia judicial, Titulo-valor, otro (en
caso de ser otro, por favor diligenciar al final de informe en la columna de
observaciones a que corresponde).
6. NATURALEZA DE LA OBLIGACIÓN: Debe Seleccionar una de las opciones de
la lista desplegable, Parafiscales, Sanción disciplinaria, ADN, Multa, Judicial
Perjuicios, Judicial Costas, Intereses, Sentencia Judicial.
7. NO. RAD. PROCESO: indicar el número de radicado otorgado al expediente y
por el cual se le reconocerá.
8. VALOR DEL PROCESO: Indicar el valor por el cual se avocó el proceso,
conforme a la certificación expedida por la Dirección Financiera.
9. PAGOS
 Capital: Indicar el valor pagado por capital.
 Intereses: Indicar el valor pagado por intereses.
 Gastos: Indicar el valor pagado por gastos procesales.
 Total: No debe ingresarse ningún valor, se modificará automáticamente.
10. RESOLUCIÓN DE TERMINACIÓN Y ARCHIVO
 Causal de Terminación: Seleccionar una de las opciones, Orden Judicial,
Pago Total, Prescripción de la Acción, Remisión de la Obligación,
Revocatoria Directa del Título, Perdida Fuerza Ejecutoria.
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 No. de Resolución: Indicar el número de consecutivo asignado a la
Resolución que da por terminado el proceso.
 Fecha Resolución: Indicar la fecha en que se expidió la resolución que
ordena la terminación y archivo del proceso.
11. OBSERVACIONES: Este campo está destinado para
comentarios breves respecto a la terminación del proceso.
indicar
algunos
CAMPOS QUE COMPRENDE EL FORMATO CONSOLIDADO:
GENERALIDADES
La Regional debe llevar el consecutivo mensual del consolidado, es decir, mes a mes
se deben ver reflejado los demás meses.
1. NÚMERO DE PROCESOS
1.1. PARAFISCALES: Indique la cantidad de procesos que se llevan a cabo por
deudas de Aportes Parafiscales. (En razón de la clasificación de la cartera
según su naturaleza).
1.2. MULTAS: Indique la cantidad de procesos que se llevan a cabo por Multas
impuestas. (En razón de la clasificación de la cartera según su naturaleza).
1.3. SANCIONES: Indique la cantidad de procesos que se llevan a cabo por
Sanciones ya sean disciplinarias, fiscales o contractuales. (En razón de la
clasificación de la cartera según su naturaleza).
1.4. ADN: Indique la cantidad de procesos que se llevan a cabo por pruebas de
paternidad. (En razón de la clasificación de la cartera según su naturaleza).
1.5. TOTAL: No debe ingresarse ningún valor, se modificará automáticamente.
2. NÚMERO DE PROCESOS NUEVOS: Indicar la cantidad de procesos nuevos
avocados en el correspondiente mes.
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3. NÚMERO DE PROCESOS TERMINADOS: Indicar la cantidad de procesos
archivados en el correspondiente mes.
4. VALOR PROCESO AVOCADO (CAPITAL CERTIFICADO): Indique el valor
correspondiente a la sumatoria total (columna P – de la hoja de procesos activos),
de los procesos que se llevan. (Recuerde no utilizar $, ni puntos, ni cifras decimales)
5. NÚMERO DE PROCESOS SUSPENDIDOS: Indicar la cantidad de procesos que se
encuentran suspendidos por acuerdo de pago, ley 1551, demanda de actos y
concursal.
6. NO. ACUERDOS DE PAGO: Indicar la cantidad de procesos que se encuentran
suspendidos por acuerdo de pago.
7. DESAGREGADO CARTERA RECUPERADA EN EL MES: Los valores señalados
deben referirse únicamente a lo recaudado durante el mes al que corresponde la
información.
7.1. SUBTOTAL DE PARAFISCALES: Se divide en:

CAPITAL: Registrar el valor cancelado por el deudor, solamente el valor
imputable a capital pago efectuado, (Indispensable verificar todos los
datos en la consignación Bancaria).

INTERESES: Indicar el valor correspondiente a los intereses generados
dentro de la obligación.

GASTOS: Registrar el valor correspondiente a gastos procesales.

TOTAL: No debe ingresarse ningún valor, se modificará automáticamente.
7.2. SUBTOTAL DE MULTAS: Se divide en:

CAPITAL: Registrar el valor cancelado por el deudor, solamente el valor
imputable a capital pago efectuado, (Indispensable verificar todos los
datos en la consignación Bancaria).
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
INTERESES: Indicar el valor correspondiente a los intereses generados
dentro de la obligación.

GASTOS: Registrar el valor correspondiente a gastos procesales.

TOTAL: No debe ingresarse ningún valor, se modificará automáticamente.
7.3. SUBTOTAL DE SANCIONES: Se divide en:

CAPITAL: Registrar el valor cancelado por el deudor, solamente el valor
imputable a capital pago efectuado, (Indispensable verificar todos los
datos en la consignación Bancaria).

INTERESES: Indicar el valor correspondiente a los intereses generados
dentro de la obligación.

GASTOS: Registrar el valor correspondiente a gastos procesales.

TOTAL: No debe ingresarse ningún valor, se modificará automáticamente.
7.4. SUBTOTAL DE ADN: Se divide en:

CAPITAL: Registrar el valor cancelado por el deudor, solamente el valor
imputable a capital pago efectuado, (Indispensable verificar todos los
datos en la consignación Bancaria).

INTERESES: Indicar el valor correspondiente a los intereses generados
dentro de la obligación.

GASTOS: Registrar el valor correspondiente a gastos procesales.

TOTAL: No debe ingresarse ningún valor, se modificará automáticamente.
8. GRAN TOTAL RECAUDO DEL MES: Esta será la sumatoria de de la cartera
recuperada en todo el mes.

CAPITAL: No debe
automáticamente.
ingresarse
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ningún
valor,
se
modificará
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
INTERESES No
automáticamente.

GASTOS: No debe
automáticamente.

TOTAL: No debe ingresarse ningún valor, se modificará automáticamente.
debe
ingresarse
ingresarse
ningún
ningún
valor,
valor,
se
modificará
se
modificará
9. SALDO DE CARTERA:
9.1. APORTES PARAFISCALES: Indique el valor del saldo pendiente de pago por
capital que corresponde a la sumatoria de todos los procesos del saldo de la
obligación.
9.2. MULTAS: Indique el valor del saldo pendiente de pago por capital que
corresponde a la sumatoria de todos los procesos del saldo de la obligación.
9.3. SANCIONES: Indique el valor del saldo pendiente de pago por capital que
corresponde a la sumatoria de todos los procesos del saldo de la obligación.
9.4. ADN: Indique el valor del saldo pendiente de pago por capital que corresponde a
la sumatoria de todos los procesos del saldo de la obligación.
9.5. SECTOR PÚBLICO: Indique el valor del saldo pendiente de pago por capital que
corresponde a la sumatoria de todos los procesos del saldo de la obligación.
9.6. SECTOR PRIVADO: Indique el valor del saldo pendiente de pago por capital que
corresponde a la sumatoria de todos los procesos del saldo de la obligación.
9.7. TOTAL CARTERA (CAPITAL): No debe ingresarse ningún valor, se modificará
automáticamente.
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