PPT Marcela Mirabla - Gestión Administrativa - Modulo I

21/8/2012
21 de Agosto 2012
Módulo I: Gestión Administrativa
Marcela Mirabal M.
© Marcela Mirabal M. Todos los derechos reservados. MMXII.
Gestión Integral de Pymes
Exportadoras - Módulo I
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Contenido
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•
La Planificación y la Programación
Gestión de Procesos y Documental
Gestión de Recursos Humanos
Administración Financiera
Gestión de Tecnología de Información
Responsabilidad social
Por qué Planificar
La Planificación Estratégica
1. Planificación y Programación
Gestión Integral de Pymes
Exportadoras - Módulo I
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PyMEs en R.D.
•
•
•
•
1Plan
18,486 PyMEs1
Aporte del 24.4% al PIB1
Afectadas directamente por cambios en el entorno
Esto hace necesario un énfasis en lograr una mejor
gestión administrativa a través de la ejecución de
acciones coherentes y planificadas
Estratégico de las PYMES de República Dominicana 2008-2013
Ventajas de la Planificación
Menos incertidumbre
Más eficiencia
Los objetivos se
entienden mejor
Se crean las bases para la
gestión y el seguimiento
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El Ciclo Básico de Planificación
ACT
Actuar
CHECK
Evaluar
PLAN
Planificar
DO
Hacer
Círculo de Planificación o PDCA de Edwards Deming
• “‘…¿podrías indicarme qué camino tengo que
tomar desde aquí?’ El gato contestó: ‘Eso
depende de a dónde quieras llegar’”. (Lewis
Carrol)
• El trabajo de la dirección no consiste en ver a la
compañía tal como está… sino en lo que se
puede convertir. (John W. Teets - Greyhound)
• Usted tiene que diseñar un plan. No puede
simplemente desear que las cosas mejoren.
(John F. Welch, GE)
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Pensando Estratégicamente:
Las Tres Grandes Preguntas Estratégicas
1. ¿Dónde Estamos? ¿Cuál es Nuestra Situación?
2. ¿Dónde queremos ir?
– ¿En qué negocios queremos estar y en qué posición
en el mercado?
– ¿Qué necesidades y cuáles grupos de consumidores
queremos satisfacer?
– ¿Qué resultados queremos lograr?
3. ¿Cómo llegaremos ahí?
Las 5 Tareas de la
Administración Estratégica
Quiénes
somos/ a
dónde vamos
Tarea 1
Definición del
Negocio o
Misión
y Desarrollo de
Una Visión
Revisar Cuando
Sea Necesario
Qué haremos
para lograrlo y
llegar ahí
Tarea 2
Establecimiento
de Objetivos
Financieros y
Estratégicos;
A corto y largo
plazo
Revisar Cuando
Sea Necesario
Cómo lo
haremos
Hacerlo
Tarea 3
Tarea 4
Formulación
de una
Estrategia que
Logre los
Objetivos de
Resultado
Perseguidos
Implantación y
Puesta en
Práctica de la
Estrategia
Mejorar /
Cambiar
Cuando Sea
Necesario
Mejorar /
Cambiar
Cuando Sea
Necesario
Cómo lo estamos
haciendo, qué
está pasando
Tarea 5
Evaluación del
Resultado,
Revisión de la
Situación e
Inicio de los
Ajustes
Correctivos
Regresar a las
Tareas 1, 2, 3 y 4
Cuando Sea
Necesario
“Administración Estratégica: Textos y Casos”, Thompson, Strickland & Gamble
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¿Qué es un Plan Estratégico?
Hacia dónde va el negocio:
visión y misión
Blancos de desempeño a corto y largo
plazos: objetivos estratégicos y
financieros
Cursos de acción para lograr los
resultados esperados: estrategias
¿Por qué tener un Plan Estratégico?
• El proceso de análisis y planificación permite
– Conocer la situación del sector y de la competencia
– Identificar mejor las necesidades de los clientes
– Detectar necesidades de mejoras internas
– Establecer el “destino del viaje” y fijar “el rumbo” de cada
etapa
– Delimitar las acciones a tomar por la empresa y prever las
correcciones que puedan ser necesarias ante contingencias
“Guía para la Planificación en la PYME”, José Ml. Martí, Universidad de León, España
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¿Qué es Estrategia?
• La estrategia de una empresa consiste en el conjunto de
movimientos competitivos y enfoques de negocios
mediante los cuales la gerencia trata de dirigir a la
empresa.
• La estrategia es el “plan de acción” para:
–
–
–
–
–
Atraer y satisfacer a los clientes
Vigilar una posición de mercado
Realizar operaciones
Competir con éxito
Lograr las metas organizacionales
¿Por qué se requieren estrategias?
Para conformar de
manera proactiva la forma
en que una empresa
realizará sus operaciones
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Para moldear las acciones y
decisiones de los
empleados y gerentes en
un plan de acción
coordinado y para toda la
empresa
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“Guía para la Planificación en la PYME”, José Ml. Martí, Universidad de León, España
Herramientas de Análisis Estratégico
• La Planificación Estratégica se auxilia de numerosas
herramientas de análisis que facilitan la
comprensión de las características del entorno
• Algunas de las más utilizadas son:
– Análisis de las Cinco Fuerzas de Porter
– Identificación de Factores Críticos de Éxito
– Análisis FODA
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El Modelo de las Cinco Fuerzas
Competitivas de Porter
Substitute
Productos
Sustitutos
Products
(de(of
empresas
firms in en
otras industrias)
other
industries)
Suppliers de
of
Suplidores
Insumos
Clave
Key Inputs
Rivalry
Rivalidad
Among
Entre
Competing
Competidores
Sellers
Compradores
Buyers
Potential
Potenciales
Nuevos
New
Entrantes
Entrants
“Estrategia Competitiva”, Michael Porter
Factores Críticos para el Éxito
•
Son los elementos competitivos que más afectan la
habilidad de todos los miembros del sector para
prosperar
Elementos estratégicos específicos
Atributos de producto
– Recursos
– Competencias o capacidades
– Capacidades competitivas
–
–
•
Marcan la diferencia entre
–
–
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Ganancia y pérdida
Éxito o fracaso competitivo
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Análisis FODA
• Para que la estrategia de una empresa sea bien
concebida, debe ajustarse a:
– Las fortalezas y debilidades de recursos
– Las mejores oportunidades del mercado y las amenazas
externas para su bienestar
• El Análisis FODA provee una visión
general rápida de la situación estratégica
• Es un “estado de situación estratégica”,
que muestra los activos y los pasivos
estratégicos
F
O
D
A
La ejecución competente de una
estrategia bien concebida es la mejor
prueba de excelencia ejecutiva y una
receta probada para el éxito
organizacional.
buena estrategia + buena ejecución =
buena gerencia
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Definición de Proceso
Importancia del Enfoque de Proceso
Políticas, Procedimientos y Normas
2. Gestión de Procesos y
Documental
¿Qué Es “Proceso”?
Una o más tareas que añaden valor, al transformar un
conjunto de entradas en un conjunto específico de
salidas (bienes o servicios) para otra persona (cliente),
por medio de una combinación de personas,
herramientas, y métodos
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¿Por qué Enfocarnos a Procesos?
La visión o enfoque organizacional tradicional se dirige
a cómo se hacía el trabajo en el pasado
– Enfoque jerárquico vertical
por cadena de mando
– Trabajo secuencial
– Decisiones sólo se toman “arriba” y se mandan órdenes
hacia “abajo”
– De “abajo” sólo se hace el trabajo y se manda
información hacia “arriba”
¿Por qué Enfocarnos a Procesos?
• Las organizaciones han evolucionado…
– Personal más informado y mejor calificado
– Las decisiones se toman continuamente, en el momento y
lugar de la acción y el servicio
• Hoy día se compite en base a procesos
• El enfoque tradicional no toma en
cuenta a suplidores y clientes, ni tampoco las
relaciones entre individuos dentro de un área o a
través de diferentes áreas
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Consistencia en los Procesos
• La variabilidad que se obtiene en los resultados
muchas veces tiene que ver con variación en
–
–
–
–
–
Materiales
Maquinarias
Métodos
Mano de Obra
Inspección…
• En otras palabras, variación en el Proceso
Consistencia en los Procesos
• Si en un proceso todo es consistente, malo o bueno,
tendremos resultados consistentes, malos o
buenos…
• Si el proceso es consistentemente bueno, los
resultados serán consistentemente buenos…
• Por tanto, debe procurarse una mejora
continua en procesos
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Consistencia en los Procesos
• El secreto radica en:
– Eliminar o reducir al mínimo la variación en todos los
aspectos del proceso (control estadístico)
– Mantener esa baja variabilidad dentro de los límites de
especificaciones
– O sea, mantener el comportamiento estable,
dentro de los límites especificados, para
producir resultados de calidad
Políticas, Procedimientos y Normas
• ¿Qué Hago? ¿Qué NO Hago? ¿Cuáles Son Las
Reglas Generales?
• ¿Cómo lo Hago?
• ¿Qué Condiciones Debe Cumplir Lo Que Hago?
¿Cómo las Estoy Cumpliendo?
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Las Políticas y Procedimientos Ayudan a
la Implementación de la Estrategia
•
Proveen una guía clara sobre comportamientos
esperados
•
Ayudan a alinear las acciones internas con la
estrategia, canalizando esfuerzos en el camino
•
Aseguran consistencia en el desempeño de
actividades en unidades geográficamente distantes
•
Sirven como una base poderosa para crear ajuste
entre la cultura y la estrategia
El Recurso Humano en las PyMEs
La importancia de la Gestión Humana
La estructura organizacional
3. Gestión Humana
Gestión Integral de Pymes
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El Recurso Humano
• En los procesos que realiza una empresa, quienes
más le aportan al producto son quienes laboran allí,
quienes tienen contacto con el cliente y con el
producto mismo
• Para generar valor en el negocio, hay que darle valor
al recurso humano
• Un equipo de trabajo bien conformado, con
una buena estructura organizacional y
bien motivado, lleva a buenos resultados
El Recurso Humano en las PyMEs
• ¿Hay gestión de los recursos humanos?
• ¿Existe una planificación y reflexión acerca de la
importancia estratégica que tienen las personas y la
inversión en formación y desarrollo?
• ¿Cómo incide el conflicto generacional o de formación
de los individuos que integran la empresa?
• ¿Saben las PyMEs qué necesitan?¿Cuáles son sus
necesidades de formación?
“PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”, Roxana Jofre
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El Recurso Humano en las PyMEs
• ¿Aprecian el valor agregado de la gestión de los
recursos humanos como parte del alineamiento
estratégico del negocio?
• ¿Como hacen las PyMEs que tienen una cantidad de
personal limitado para capacitarlo sin dejar de hacer
las tareas? ¿Cómo capacitar con pocos recursos?
“PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”, Roxana Jofre
Importancia de la Gestión Humana
• Una adecuada gestión de los recursos humanos
puede brindar innumerables beneficios:
Contribuye a la contratación de talentos
Facilita el desarrollo y la formación del personal
Mejora el desempeño
Ayuda a mejorar las comunicaciones internas
Imprime coherencia en recompensas y reconocimiento al
desempeño de las personas
– Facilita la asignación de tareas y responsabilidades
–
–
–
–
–
¡Contribuye a la consecución de las metas!
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Estructura Organizacional
• La estructura de una organización debe amoldarse a
la estrategia que ésta persigue
• Una estructura organizacional adecuada a la
estrategia facilita la implementación y provee las
bases para la obtención de resultados exitosos
• La forma en la que se estructura el trabajo es un
medio para conseguir un fin — ¡no un fin en sí
mismo!
El rol de la información en la Administración Financiera
Importancia de la Administración y Planificación Financiera
4. Administración Financiera
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El Rol de la Información
• El contexto actual obliga a ser mucho más
profesionales en el manejo de los negocios
• Aunque el sentido común es un aspecto importante,
una gestión administrativa efectiva requiere de
contar con buena información
• Una buena información financiera confiable y
actualizada puede ser la diferencia entre una buena y
una mala decisión
El Rol de la Información
• La información financiera básica debe incluir:
–
–
–
–
–
Cuánto , cuándo y en qué se gasta
Cuáles gastos implican desembolso y cuáles no
Cuánto ingresa y por qué concepto
Cuáles son las ganancias
Capital de inversión necesario
• La contabilidad es la base para el análisis de la
situación del negocio así como para el cálculo de
impuestos para su presentación y pago
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Gestión Financiera Efectiva
• La responsabilidad de conocer la situación financiera
de la empresa es enteramente de quien la dirige
• Conocer la situación financiera incluye saber:
–
–
–
–
Los activos, pasivos y capital que tiene la empresa
La clasificación y composición de cada uno de éstos
La fuente de los principales ingresos de la empresa
Utilidad o pérdida que arroja cada ejercicio
Gestión Financiera Efectiva
• Un aspecto esencial para una buena administración
financiera es saber interpretar el balance general, lo
cual nos permite
– Calcular el capital de trabajo con el que se cuenta:
• Es recomendable contar con 2-3 meses sin considerar ingresos
– Determinar cuándo debería comprarse alguna maquinaria
o equipo
– En sentido general, tomar decisiones oportunas y
coherentes
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Sistemas de Información en la Empresa
La TI y la Competitividad
5. Gestión de Tecnología de
Información
Tipos de Sistemas de Información de
Negocios
• Desde una perspectiva del usuario al que sirven
– Sistemas de Procesamiento de Transacciones
– Sistemas de Apoyo Gerencial
• Desde una perspectiva funcional
– Sistemas de Ventas y Mercadeo
– Sistemas de Manufactura y Producción
– Sistemas Financieros y Contables
– Sistemas de Recursos Humanos
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Sistemas de Información de Negocios –
Perspectiva del Usuario
• Sistemas de Procesamiento de Transacciones
(TPS)
– Automatizan tareas operativas
– Registran data y hacen operaciones básicas
– Son intensivos en entrada y salida de información
• Sistemas de Apoyo Gerencial
– Generan información para apoyo a los mandos medios
y la alta administración en la toma de decisiones
Sistemas de Información de Negocios –
Perspectiva Funcional
Sistemas
de Ventas
y
Mercadeo
Investigación de Mercados
Automatización de
la fuerza de ventas
Mercado Meta
Sistema de
Información
de
Mercadeo
Otros Sistemas de Mercadeo y
Ventas
Los SI de Ventas y Mercadeo ayudan a enfocar
compradores potenciales y a servir clientes
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Sistemas de Información de Negocios –
Perspectiva Funcional
Planificación de recursos de
manufactura
Planificación de
requerimiento de materiales
Sistemas de
Manufactura
y
Producción
Sistema de
Información de
Manufactura y
Control de
Inventario
Otros Sistemas de
Información de
Manufactura y
Control de Inventario
Sistemas de Ejecución de Manufactura
Los SI de manufactura y producción ayudan a reducir
tiempos de ciclo y costo de mantenimiento de inventario.
Oz
Sistemas de Información de Negocios –
Perspectiva Funcional
Presupuestos y Pronósticos
Sistemas
Financieros
Manejo de
efectivo
Análisis de
inversiones
Sistema de
Información
Financiera
Otros Sistemas de Información Financiera
Los SI financieros ayudan a administrar el efectivo y los
portafolios de inversión.
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Sistemas de Información de Negocios –
Perspectiva Funcional
Contabilidad de Costo
CXP y CXC
Sistemas
Contables
Reportes
Financieros
Sistema
de
Informació
n Contable
Información
de ventas del
SPT
Otras Funciones Contables
Los SI de contabilidad incluyen características
que reflejan el desempeño actualizado de la
organización en términos financieros.
Oz
Sistemas de Información de Negocios –
Perspectiva Funcional
Sistemas
de
Recursos
Humanos
Adm. de
Registros de
Empleados
Reclutamiento y Promoción
Entrenamiento
Sistema de
Administración
de RRHH
Evaluación
Adm. de Compensación
y Beneficios
Otros Sistemas
de
Administración
de RRHH
Los SI de Recursos Humanos ayudan a los
gerentes a optimizar la asignación de empleados y
proveer servicios de nómina, beneficios y otros.
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TI y Competitividad
• Hoy día, hay una estrecha relación entre los Sistemas
y Tecnología de Información (STI) y la capacidad
competitiva de une empresa
• Los STI han servido como factor acelerador de la
creciente competencia entre empresas
• La rápida difusión de las mejores prácticas
lleva a las empresas a estar en constante
búsqueda de factores diferenciadores
Responsabilidad Social en las PyMEs
Algunas Ideas para Implementación
6. Responsabilidad Social
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La Empresa Socialmente Responsable
• Una empresa socialmente responsable busca
constantemente optimizar las interrelaciones de los
terceros involucrados con la empresa: accionistas,
clientes, empleados, proveedores, comunidad y
gobierno
• Su cultura empresarial está basada en principios de
honestidad, transparencia y servicio
La Empresa Socialmente Responsable
• La empresa socialmente responsable fundamenta su
accionar en cuatro ámbitos básicos de la
responsabilidad social:
–
–
–
–
Calidad de vida en la empresa
Vinculación e impacto con la comunidad (próxima y global)
Cuidado y prevención del medio ambiente
Ética empresarial
“Y tu empresa, ¿es socialmente responsable?”, Jesús Lechuga, IDEAS PARA PYMES
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La Empresa Socialmente Responsable
“Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández
Algunas Ideas para la PyME ESR
Ámbito
Qué hacer
Calidad de vida en la
empresa
• Mantener el entorno y las condiciones de trabajo seguras
y saludables
• Facilitar la conciliación de la vida laboral y familiar
• Dar seguridad en el empleo, pago digno y oportunidades
de progreso
• Suministrar información transparente a los accionistas
Vinculación e impacto
con la comunidad
• Donaciones a organizaciones sociales, de cooperación,
culturales, deportivas, etc.
• Voluntariado con grupos de la comunidad local para
transferir know-how
• Dar preferencia a proveedores locales
“Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández
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Algunas Ideas para la PyME ESR
Ámbito
Qué hacer
Cuidado y prevención
del medio ambiente
• Conocer y cumplir las normas medioambientales
aplicables
• Minimizar los residuos y emisiones dañinas
• Gestionar el consumo de recursos (agua, energía, etc.)
• Reciclar residuos y productos en la medida de lo posible
Ética empresarial
• Cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias
• Conocer las cuestiones más relevantes relacionadas con la
administración pública
• Constituir relaciones de mutuo beneficio con proveedores
• Fundar o formar parte de asociaciones que fomenten la
ESR en PyMEs
“Guía de RSC para las PYMES”, Isabel Roser Hernández
En Resumen…
• Una gestión administrativa efectiva requiere de que
todas las áreas de una empresa se gestionen de
manera efectiva
• Se trata de lograr que todas las piezas encajen y se
complementen unas a otras
Gestión Integral de Pymes
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Algunas Fuentes Consultadas
• “Administración Estratégica: Textos y Casos”
Thompson, Strickland & Gamble.
Irwin/McGraw-Hill
• “Guía para la Planificación en la PYME”
José Manuel Martí Ramos
Universidad de León, España
www.chandoo.org
• “PYMES y Gestión de los Recursos Humanos”
Roxana Jofre
Ser Humano y Trabajo
http://www.sht.com.ar/archivo/temas/pymes_rrhh.htm
•
“PYMES y Recursos Humanos”
Carlos Mora Vanegas
Ideas para Pymes.com
www.ideasparapymes.com
• “Administración Financiera en mi Pequeña Empresa”
http://secretospyme.blogspot.com/2011/03/administracion-financiera-en-mi-pequena.html
Algunas Fuentes Consultadas
• “Bases de Administración Financiera para PYMES”
Raúl Díaz Cobarrubias
Universo PYME
www.universopyme.com.mx
• “El ABC de la Administración Financiera de Tu PYME: Activos, Pasivos y Capital Contable”
• “El ABC de la Administración Financiera de Tu PYME: El Balance General”
Daniel Frías
Ideas para Pymes.com
www.ideasparapymes.com
• “Y Tu Empresa, ¿es Socialmente Responsable?”
Jesús Lechuga
Ideas para Pymes.com
www.ideasparapymes.com
• “Guía de la Responsabilidad Social Corporativa para las PYMES”
Isabel Roser Hernández
Fundación El Monte
• “Responsabilidad Social Empresarial de las PYMES”
Folleto basado en el estudio “CSR and Competitiveness European SMEs’ Good Practice”.
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