Documentos contables en Guatemala

Compras: En contabilidad es utilizada para definir la función compras de una empresa. Es el sector encargado de negociar con los proveedores con el objetivo de conseguir los recursos necesarios.
También es una cuenta de movimiento utilizada por la contabilidad cuando la empresa utiliza el método global de contabilización en las compras de mercaderias
Construcciones: Edificaciones en general. Tendrá que figurar por separado el valor del terreno del de las edificaciones cosntridas en el mismo.
PGC: Son edificaciones en general, sea cual sea la destinación.
Normas de valoración: Formaran parte de su precio de adquisición o del coste de producción, además de todas las instalaciones y de los elementos que tengan carácter de permanencia, las tasas inherentes a la construcción y a los honorarios facultativos del proyecto y de la dirección de la obra. Se hará constar por separado el valor de los terrenos y el de los edificios y otras construcciones.
Corresponsales Deudor: Representa a las personas e instituciones que estando en plaza distinta al comerciante lo representan.
Al igual que las anterioresdeben al comerciante pero no cualquier concepto diferente de mercaderias.
Corresponsales Acreedor: Se aplica a la persona que tiene derecho a pedir que se cumpla una obligación, especialmente que se le pague una deuda. deudor. persona que tiene derecho a cobrar una deuda
Credito mercantil: Préstamo que se le otorga a una empresa por el valor de sus activos intangibles.. Ejemplos: prestigio, marcas, clientela establecida, etc.
Cristalería:
Cristalería
Son todos los artículos fabricados de cristal que se encuentran a servicio de laempresa, ejemplo: vasos, picheles, etc.
Cuentas por cobrar comerciales: Agrupa las subcuentas que representan los derechos de cobroa empresas relacionadas, que se derivan de las ventas debienes y/o servicios que realiza la empresa en razón de suactividad económica.
Cuentas por cobrar no comerciales: por medio de una obligacion o delito previamente establecido entre ambas partes (parte contratante y parte contratador), la parte contratada debe o no efectúa los pagos establecidos en el mismo a la parte contratante. Por tal razón, el deudor es el «sujeto pasivo» de la relación, porque sobre él recaen los pasivos de la obligación.1
Cuentas de difícil cobro: Las cuentas de dudoso o difícil cobro tienen su origen en las ventas que se hacen a crédito y que en nuestro plan de cuentas [Colombia] se contabiliza en la cuenta 130505.
Todo negocio tiene sus riesgos, que en este caso es el riesgo que algunos clientes no paguen las deudas.
Del total de ventas realizadas a crédito, existe una alta probabilidad que algunas de ellas no puedan ser recuperadas.
Cuentas dudosas: Aquéllas que por alguna razón se estiman de cobro difícil.
Normalmente se refiere a las de clientes.
Cuentas Incobrables
Esta es más común en las empresas que venden a crédito bienes y servicios, lo cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe contabilizarse como un gasto.
Cuentas Malas: Las que deben cancelarse por haber agotado razonablemente los Recursos para cobrarlos.
cuenta por pagar es cualquier importe adeudado como resultado de una compra de bienes o servicios en términos de crédito.
Aunque una persona jurídica haga una compra sin emitir por escrito la intención de pago, registra el monto adeudado como una obligación corriente en sus cuentas.
Cuentas por pagar comerciales: Terceros agrupa las subcuentas que representan obligaciones que contrae la empresa derivada de la compra de bienes y servicios en operaciones objeto del negocio.
Cuentas por pagar no comerciales: : Registra el valor adeudado por el ente económico a la Nación o a entidades oficiales por conceptos diferentes a los ya contemplados
Cuenta promesa: cuando hablas de promesa te referis al pagare, cuando lo firmas te estas comprometiendo a pagar (documento a pagar) es una cuenta de pasivo, con saldo acreedor (HABER O ABONO) y cuando recibis un pagare (documento a cobrar) es una cuenta de activo, con saldo deudor (DEBE O CARGA)
Debito fiscal: Es el Impuesto al Valor Agregado (IVA) recargado en las boletas, facturas, liquidaciones, notas de débito y notas deCrédito emitidas por el concepto de ventas y servicios efectuados en el período tributario respectivo.
Deposito en garantía: Cuando presente una oferta, debe estar preparado para realizar un depósito. Este depósito generalmente se denomina depósito de garantía y se entrega al agente inmobiliario para que lo ingrese a una cuenta de depósito en garantía, como muestra de buena fe de su parte y de la sinceridad de su oferta.
Derecho de llave: La llave de un negocio está siempre asociada a una empresa, le atañe a la mismacomo un todo que no existe una forma autónoma. La empresa es un ente querealiza actividades económicas con la finalidad de obtener ganancias razonables.
Descuentos concedidos: Registra los ingresos extraordinarios originados en la recuperación de costos o gastos en el presente ejercicio, provenientes entre otros de: recuperación de activos castigados en ejercicios anteriores; reintegro de provisiones creadas en ejercicios anteriores que han quedado sin efecto por haber desaparecido o disminuido las causas que las originaron o por ser excesivas o indebidas y las devoluciones de impuestos.
. DESCUENTO SOBRE ACCIONES
Naturaleza de la Cuenta:
Los descuentos sobre acciones se realizan cuando la empresa necesita colocar las acciones ya sea nuevas o que sean rescindidas a otros accionistas, entonces se colocan a un precio por debajo de su valor nominal.
DESCUENTO SOBRE VENTAS
Naturaleza de la Cuenta:
Los descuentos sobre ventas se registran en una cuenta de resultados que refleja todos los descuentos que les concedemos a nuestros clientes por distintas políticas convenidas
DESCUENTO SOBRE COMPRAS
Naturaleza de la Cuenta:
Los descuentos sobre compras se dan cuando nuestros proveedores por varias razones deciden proporcionarnos descuentos por compras realizadas, por lo cual es una cuenta que se refleja en el estado de resultados en el costo de ventas.
Deudores no comerciales: Desde el punto de vista de la teoria contable, una deuda no comercial es aquella que no tiene origen en el giro normal de sus negocios. Por ejemplo el deudor comercial por excelencia es el Cliente (que compra en cuenta corriente) en cambio, uno no comercial se lo denomina Deudores Varios y le debe a la empresa por algun concepto que no es el del giro comercial o actividad u objeto social de la explotacion.
Deudores diversos: Cuenta colectiva cuyo saldo representa el monto total de créditos a cargo de varias personas, los cuales no están clasificados como "clientes", "documentos por cobrar" u otro concepto similar.
Duefores varios: Registra los valores a favor del ente económico y a cargo de deudores diferentes a los enunciados anteriormente, tales como: depositarios de ganado en participación, comisionistas de bolsas, fondos de inversión, cuentas por cobrar de terceros y pagos por cuenta de terceros.
DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS
Naturaleza de la Cuenta:
La cuenta devoluciones de ventas y operaciones similares registra en el debe las remesas devueltas por los clientes por incumplimiento de las condiciones del pedido y los descuentos o similares posteriores a la factura por defectos de calidad, por incumplimiento de plazo de entrega u otras cosas análogas, también se contabilizarán en el debe de esta cuenta, y va reflejada en nuestro estado de resultados.
DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS
Naturaleza de la Cuenta:
La cuenta devoluciones de compras y operaciones similares registra en el haber las remesas devueltas a los proveedores por incumplimiento de las condiciones del pedido y los descuentos o similares posteriores a la factura por defectos de calidad, por incumplimiento de plazo de entrega u otras cosas análogas, la cuenta pertenece al estado de resultados.
Dividendos por pagar:
Registra el valor de los dividendos o participaciones decretados por la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios y que deberán ser pagados dentro del término legal establecido.
DIVIDENDOS POR COBRAR
Esta cuenta representa el importe de los dividendos pendientes de cobro, que corresponden a la entidad por concepto de utilidades de otras sociedades por acciones de las que es accionista.
Esta cuenta se utiliza sólo para el caso de las empresas privadas de capital extranjero, mixto o totalmente cubanas
DIVIDENDOS COBRADOS
Naturaleza de la Cuenta:
Los dividendos cobrados son utilidades que se generan de acciones que la empresa posee en otras compañias y al momento de esta repartir dividendos estos los recibimos y operamos en una cuenta de utilidad reflejada en el estado de resultados.
DIVIDENDOS PAGADOS
Naturaleza de la Cuenta:
Es una cuenta de repartición de utilidades y la empresa la utiliza para pagar dividendos a sus accionistas cada vez que los mismos lo decidan por medio de las estipuaciones del acta de constitución y las de los tipos de acciones.
DIVISAS ADQUIRIDAS
Comprende las divisas (moneda extranjera o en efectivo o en documentos) que la empresa ha adquirido, ya sea por venta de mercadería o entregado moneda nacional. Como cuenta, se utiliza para registrar la adquisición de divisas.
DOCUMENTOS POR COBRAR
Naturaleza de la Cuenta:
Los documentos por cobrar son títulos de crédito a favor del negocio, tales como letras de cambio, pagares, etc.
La cuenta de documentos por cobrar aumenta cuando se reciben cuenta de cambio o pagarés a favor del negocio; disminuye cada vez que se cobra o se endosa uno de estos documentos o se cancelan.
Documentos por Cobrar a Corto Plazo
Cuenta del grupo de créditos o de las inversiones a favor de una empresa a la quese debita los pagares u letras de cambios recibidos por operaciones de venta,préstamo, documento de deudas o renovaciones. El saldo de este recibo debe
Documentos por pagar a largo plazo: Son aquellos documentos que registran el movimiento de las deudas documentadas con terceros, que tuvieron su origen con operaciones normales del ejercicio, con plazo de cancelacion posterior a los doce meses de su emision.
Documentos Endosados
Cuando una empresa o un particular, tiene una letra de cambio o un pagaré con vencimiento futuro, para tener fondos no necesita esperar hasta el día del vencimiento para cobrarlo a sus clientes, sino descontarlo en una institución de crédito o un particular recibiendo inmediatamente el líquido producto, o sea el valor nominal menos el descuento.
Documentos Descontados: Representa el importe de los títulos de créditos propiedad de la entidad, que son descontados en una institución financiera, para que ésta anticipe su importe y efectúe el cobro al vencimiento o devuelva en su caso los documentos.
DOCUMENTOS POR COBRAR DESCONTADOS
Naturaleza de la Cuenta:
El descuento de documentos de terceros es una operación financiera que se efectúa con el fin de obtener fondos. Esta operación es similar a la de obtener un préstamo. A la entidad financiera se le entregan pagarés, lo que constituye una doble garantía, la del firmante del pagaré (cliente de la empresa) y la del endosante del mismo (la empresa).
La entidad financiera efectúa una liquidación detallando para cada documento los intereses, gastos que cobra y el neto ( por lo general este se acredita en la cuenta corriente bancaria).
Donativo: Un DONATIVO es una liberalidad y nada tiene que ver con la GESTIÓN NORMAL de la empresa. Así pues, su registro contable debe hacerse en una cuenta de detalle de la partida "(678) Gastos extraordinarios".
EDIFICIOS
Naturaleza de la Cuenta:
Cuando la incluimos dentro del activo fijo, representa el valor de construcción de los edificios, plantas comerciales o industriales, etc., que sean empleados por la empresa para la producción de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones, significa el valor de los edificios adquiridos para futuras expansiones, para rentarlos o bien con el fin de especular a corto o largo plazo.
EFECTO DESCONTADO
Documento de crédito comercial cuyo valor ha sido abonado por una entidad financiera antes de la fecha de su vencimiento, previo pago de un interés. En caso de impago, la entidad tiene derecho a cobrarse la cantidad establecida dellibrado.
Efectos por Cobrar: Refleja los derechos que la Empresa tiene por cobrar, representados por Letras de Cambio o Pagarés. Los Efectos por Cobrar pueden ser Enviados al Cobro y Enviados al Descuento.
EFECTOS POR PAGAR A CORTO PLAZO
Representa la ascendencia de las obligaciones a pagar a terceros por las cuales se han extendido o están respaldadas por letras de cambio u otros documentos crediticios.
Comprenden, entre otros, las letras de cambio y los pagarés recibidos y aceptados de suministra­dores.
El control y registro de las operaciones que se contabilicen en esta cuenta debe basarse indefectiblemente en los documentos suscritos por la entidad que la obliguen jurídicamente, de acuerdo a lo estipulado en la legislación vigente, al pago de los importes convenidos en la forma y plazos acordados.
EFECTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO
Se registran en estas cuentas los documentos de crédito emitidos por las entidades, comprometiéndose al pago de obligaciones de carácter mercantil, cuyos términos de vencimiento excedan al año.
Equipo de computación o sistema informaticos: Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.
La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa, almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en la empresa.
Especies fiscales:
Las especies fiscales son el medio físico para hacer efectivo el pago de los tributos previstos en la Ley de Timbre Fiscal del Estado Vargas, estas se encuentran representadas por timbres fijos como el papel sellado y timbres móviles como las estampillas. Para efectuar el pago de los tributos estadales que requieran la utilización de los timbres móviles se utiliza el medio sustitutivo (planilla de depósito bancario), hasta tanto entren en circulación las estampillas, ya que actualmente no se encuentran disponibles.
Estimacion Para Cuentas Incobrables
Provisión para cuentas incobrables (métodos)
Método #1: Porcentaje sobre las ventas
Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje, generalmente, de las Ventas a Crédito, también se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no sea importante.
Método #2: Análisis de las cuentas por cobrar en base a la antigüedad del saldo
Se basa en hacer un análisis y estudio de todas las Cuentas por Cobrar de acuerdo a la fecha de vencimiento de las diversas facturas, el porcentaje será mayor en la medida en que la factura tenga mayor tiempo de vencida, debido a que tiene mayor probabilidad de que sea incobrable.
Método #3: Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar
Hay dos formas de estimar la provisión:
­ En base al Saldo de las Cuentas por Cobrar para la fecha de cierre (ídem al caso de Ventas pero tomando como base las Cuentas por Cobrar)
Estimacionde cuentas malas
Procedimiento contable mediante el cual se hace una estimación, al final de cada Periodo Contable, de la parte de las ventas a crédito que probablemente resultarán incobrables, corriéndose un asiento para cargar esta cantidad estimada a una cuenta de Gasto y para Abonar a una cuenta de estimación, contra la cual se habrán de cobrar las cuentas que realmente resulten incobrables.
Estimacion para cuentas dudosas: La cantidad estimada de cuentas por cobrar que resultarán incobrables.
Estimacion para cuentas de difícil cobro: Algunas de las cuentas son incobrables por factores como muerte del deudor, insolvencia del mismo, declaración expresa del no pago, etc.
La perdida de cartera es asumida por la empresa cuando esto sucede es necesario efectuar una reclasificación para mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realización de la cartera.
Faltante de caja: Por su naturaleza es una cuenta de resultado negativo y por su saldo es Deudor. Representa los faltantes detectados al efectuarse los arqueos de fondo fijo.
• Se debita al detectarse el faltante.
• Se acredita al finalizar el ejercicio contra la cuenta de resultados.
Fletes sobre compras: los más frecuentes es que las condiciones sean LAB en el punto de embarque, de modo que el comprador generalmente paga el flete. El costo de transporte que el comprador paga sobre una compra de mercancías se llama flete sobre compra. En contabilidad, el costo de un activo incluye todos los costos en que se incurre con el fin de que el activo esté listo para el uso que se pretende darle.
Fletes sobre compras de materia prima:
Estos fletes sólo serán considerados costo si son necesarios para la obtención de materias primas de fabricación. Si el mismo puede identificarse con una partida, formará parte del precio del material, de lo contrario (ó si no es necesario para su adquisición) ingresará al costo pero a través de la carga fabril. Es aconsejable acumular las erogaciones por fletes en una cuenta de movimiento y cargarlos al costo de manera proporcional con la materia prima que ingresa a la línea de fabricación.