PLIEGO DE PRESCRIPICIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA

INDUSTRIA eta
BERRIKUNTZA SAILA
DEPARTAMENTO TURISMO e
INNOVACION
Turismo Sailburuordetza
Viceconsejeria de Turismo
PLIEGO DE PRESCRIPICIONES TÉCNICAS QUE HAN DE REGIR LA
CONTRATACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN, PRODUCCION Y
REALIZACIÓN DE LA GALA DEL TURISMO VASCO 2009
El Departamento de Industria e Innvoción tiene prevista la celebración el proximo mes de
diciembre de la Gala del Turismo Vasco 2009, que se ha convertido ya en una tradición de
encuentro entre los protagonistas del sector turistico de Euskadi y en el marco ideal para hacer
público el reconocimiento de toda la sociedad a un sector que tanto contribuye al desarrollo
economico y social del pais.
El objetivo de este concurso es la organización del evento en el que se entregaran los :
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Premios Euskadi de Turismo 2009
Menciones Especiales
En el mismo evento se reconocerá aquellas empresas que han obtenido la “Q” de calidad
turistica el presente año.
1.- OBJETO
El objeto del presente contrato es el alquiler de espacio, organización, protocolo, producción y
realización de la Gala del Turismo Vasco 2009
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Lugar: GIPUZKOA
Fecha: 10 de diciembre, jueves
Nº aproximado de asistentes: 400 personas
Horario estimado: 19.30 a 24.00 horas
La empresa adjudicataria deberá encargarse de las siguientes tareas:
1.- Alquiler de espacio con capacidad para unas 400 personas y sala para albergar a los
premiados y sus acompañantes (unas 40 personas).
1.1 Decoración:
Ambientación y acondicionamiento de los diferentes espacios:
 Aplicaciones visuales
 Tarima para cobertura de medios
 Decoración floral
 Escenario para entrega de premios con espacio minimo para 25 personas
- Micrófono de cuerpo entero
- Mesa para colocar los atriles con los premios
Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ. Tel. 945 01 99 86 – Fax 945 01 99 31 [email protected]
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INNOVACIÓN
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- Atriles/soporte para los diferentes premios
 Alquiler de 400 sillas
 Mesas de apoyo para cocktail-cena
(carteleria, invitaciones, menus, decoración…)Guardarropia
 Material audiovisual
Acondicionamiento y decoración de Sala Vip. Camarero y azafata
Sonido e Iluminación: del exterior del edificio, del escenario y de los espacios que se
utilicen.
Señalización , acondicionamiento, decoración exterior/interior y control de aparcamiento
Propuesta de alguna actuación musical o de otra indole.
Ambientación musical
Catering:
 Cocktail-cena de cocina en miniatura para un numero aproximado de 400 personas. El
menú incluirá vinos de Rioja Alavesa (crianza o reserva) y Txakoli DO de Alava,
Bizkaia o Gipuzkoa. Minimo 15 pintxos.
 Nº Camareros: minimo 22
Presentador/a profesional y bilingüe –euskera/castellano
Es importante tener en cuenta que toda la carteleria, invitaciones, menus…y el personal
destinado a atender a los invitados deberá ser bilingüe.
Secretaria Técnica
 La empresa adjudicaria se encargará tambien de las labores de asistencia y atención de
los invitados y participantes desde sus oficinas a lo largo de toda la gestión del evento
 Servicio de autobuses para traslado de invitados desde origen/destino/origen.( hasta uno
por Territorio)
 Azafatas para autobuses, recepción de invitados , guardarropia y sala VIP
 Diseño , impresión de las invitaciones y sobres (1500 unidades) Mailing: Ensobrado y
etiquetado con direcciones facilitadas desde el Departamento y envio de las invitaciones.
 Call Center, tanto para recepcionar llamadas de confirmaciones/anulaciones.., como
para hacer llamadas de seguimiento diferentes grupos de invitados
 Confección de listados de confirmaciones
 Gestion y coordinación de los diferentes gremios y personal implicado en la gala:
técnicos, musicos, montadores….etc
 Envio esa misma noche a los medios de las primeras imágenes del evento
 Informe final y reportaje fotografico del evento
2.- PRESUPUESTO DEL CONTRATO
El presupuesto del contrato es de 50.000 euros (cincuenta mil) iva incluido.
El pago se realizará a la finalización del contrato
Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ. Tel.. 945 01 99 43 – Fax 945 01 99 31
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3.- PLAZO DE EJECUCION
Se inicia a partir de la fecha de adjudicación del contrato y finalizará una vez cumplidos todos
los requisitos objeto del mismo y en todo caso, antes del 31 de diciembre del 2009
Teniendo en cuenta que el montaje y toda la realización previa de la gala objeto del presente
contrato deberá estar finalizado el 10 de diciembre a las 14.00 horas e incluir un pase general
por la mañana.
4.-CRITERIO DE VALORACIÓN
Los criterios de valoración del presente contrato, que sumaran un total de 100 puntos son los
siguientes:
1. Creatividad del diseño y decoración de espacios
(carteleria, invitaciones, menus, decoración…)
2. Desarrollo del acto, actuación y cocktail-cena
25 puntos
3. Mejoras ofertadas
Por cada mejora que presente el licitador se le otorgaran
2,5 puntos hasta un máximo de 15.
Las mejoras no supondrán aumento de presupuesto
y en cualquier caso serviran para dar mayor realce al evento.
15 puntos
50 puntos
4. Precio ofertado
10 puntos
A la oferta económica más ventajosa se le conceden 10 puntos
El resto de las ofertas se valorarán de forma inversamente
proporcional en relación a la mejor oferta:
(mejor oferta/oferta a valorar) x 10.
Las empresas licitadoras habrán de incluir en el sobre “B” toda aquella documentación que se
considere necesaria para la valoración de los criterios de adjudicación, así como el numero de
personas destinadas a la consecución del objetivo. Habrá de contener, tambien, un avance del
diseño y decoración de espacios y propuesta del desarrollo del acto. Asimismo el presupuesto
deberá presentarse detallado por partidas.
Donostia - San Sebastian, 1 – 01010 VITORIA-GASTEIZ. Tel.. 945 01 99 43 – Fax 945 01 99 31