Documentación empresarial

Carta comercial
La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa
con un particular,
o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.
La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más
importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.
A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rÃ−gido y un tono más
objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
Estructura
Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección
del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa
directamente de qué se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y
una conclusión.
• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el
motivo para el escrito.
• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y
claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estÃ−mulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se
envÃ−an copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera
general de componer una carta.
Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesÃ−a. Los tratamientos de
respeto para el saludo son `distinguido(s) señor(es)' o `distinguida(s) señora(s)'. Otra forma un poco más
personal es `Estimado señor' y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al
destinatario siempre con `usted' o `ustedes'.
Para indicar si se envÃ−an fotocopias a otras personas se usa la expresión `C.c.' seguido por el nombre del
otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación `P.O.' (por orden) o
`P.A.' (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona
responsable.
El informe
El informe sirve para responder a una solicitud, que generalmente, requiere una cierta investigación y
reunión de datos para informar a alguien sobre los resultados de la misma.
Para redactar un documento de este tipo se puede responder al siguiente esquema de preguntas:
1. ¿Qué es lo que se investiga exactamente?
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• ¿Por qué?
• ¿Según qué método?
• ¿Cuáles son los resultados?
• ¿Cuáles son las conclusiones?
De éstas resultan en una estructura básica fija para un informe de investigación:
• Introducción (entre otras la delimitación del objeto de investigación)
• Descripción del problema
• Manera de trabajo
• Resultados
• Conclusión
Los informes, generalmente y sobre todo en las empresas, son confidenciales. Tienen carácter formal,
objetivo y claro, para que el lector pueda comprenderlos, especialmente si son informes de tipo técnico.
Si también incluye anexos, éstos deben ir al final del informe, excepto cuando deben ilustrar lo que se
está diciendo, como por ejemplo, una tabla de estadÃ−sticas.
Memorándum
Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa,
con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.
Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido,
el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve,
clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones
en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un
encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxx
MEMORÃ NDUM
PARA:
DE:
FECHA:
ASUNTO:
Circular
Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo
tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con
este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de
domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan,
pero sÃ− puede hacérselo por motivos de cortesÃ−a o deseos de iniciar alguna operación comercial.
El formato puede ser de varias formas, uno de ellos es el siguiente:
-Membrete: arriba del documento, donde se menciona el nombre de la empresa o institución.
-Circular N°: se coloca debajo del membrete, indica el número asignado administrativamente a esa circular
en particular.
-Materia/Asunto: debajo de "Circular N°", es una breve referencia sobre lo que trata la circular.
-Lugar, fecha de emisión.
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-De: Indicación de quien envÃ−a la circular
-A: Indicación de a quien se envÃ−a.
-Cuerpo: El contenido de la misma
-Frase de despedida
-Nombre, apellido y cargo
Oficio
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o
también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de
agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios, embajadas,
municipios, colegios profesionales, sindicatos, oficinas de gobierno, etc.
Oficio simple o directo
Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta estandar y el texto o contenido van dirigidos a una
sola persona. Generalmente se usa para una invitación, una felicitación, una petición, un agradecimiento o
un informe de eventos o actividades culturales o deportivas. También cuando un gerente se dirige a una
empresa para gestionar algún servicio.
Oficio múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios, y por
esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para
escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve,
además, para agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones,
sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido a
subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquÃ−a.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es
importante recordar que:
• el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;
• en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte
de este tipo de oficio
Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para
transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, Ã−ntegramente y sin ninguna alteración.
Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o
entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes
relevantes e importantes.
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Partes
• Membrete
Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un oficio.
• Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se envÃ−a, el dÃ−a, el mes y el año en curso.
• Numeración
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorándum; la palabra oficio con mayúsculas,
seguida del número de expedición y separada por una lÃ−nea oblicua y, a continuación, las siglas de la
oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada por una lÃ−nea oblicua y el año en curso.
• Destinatario
Es la parte que abarca cuatro lÃ−neas o más, según lo requerido. AquÃ− se escribe: el nombre completo, el
cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
• Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con mayúsculas la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos y luego, en
resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicará en el cuerpo.
• Referencia
Es la quinta parte que se usa, sólo cuando es necesario mencionar la numeración del documento recibido
con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula
y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
• Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y
precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
"Tengo el agrado de dirigirme..."
• Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesÃ−a. Existen, también, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
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• Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la rúbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le
distingue, más el sello respectivo.
• Iniciales
Al igual que en el memorándum, las iniciales del remitente se escriben con letras mayúsculas y, en
minúsculas, las de la persona que mecanografió el documento.
• Anexo
AquÃ− se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas,
etc.
• Distribución
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; aquÃ− se menciona a las personas y las dependencias a
quienes va dirigido el oficio.
Ponencia
Suelen ser trabajos breves, monográficos o no, que se destinan además a la lectura y discusión colectiva,
que una
persona presenta ante algún evento de tipo cientÃ−fico: seminario, congreso, simposio, etc.Los
organizadores de tales
reuniones son quienes definen el carácter que habrán de tener las mismas, según los fines que persigan y
las
condiciones prácticas existentes.
Articulo
Un artÃ−culo es un texto que presenta la postura personal de un periodista frente a un acontecimiento o un
problema actual o de interés general. Mediante estos textos se pretende muchas veces influenciar la
opinión de los lectores. Para lograrlo el escritor emplea argumentos o razones que convenzan al lector para
convencerlo o persuadirlo, acercándolo a su postura, respecto a un hecho o un tema.
En el artÃ−culo, se parte del planteamiento de un problema o situación problemática, o sea, de opiniones
encontradas u opuestas. Quien escribe un artÃ−culo no solo analiza los hechos, sino que al interpretarlos o dar
su opinión, argumenta a favor o en contra de ellos. Todos estos factores hacen del artÃ−culo un texto
argumentativo.
El siguiente es el articulo de divulgación es el más importante de los artÃ−culos en la lengua castellana.
El artÃ−culo es un texto que presenta la postura personal en la cual se pretende que la opinión de los lectores
cambie; también se parte una situación problemática y argumenta factores que hacen del articulo de un
texto argumentativo.
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