UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Coordinación de Recursos Humanos No. Revisión : 12 Referencia: 7.1 del MGC Página 1 de 6 CLAVE: IMP-001 TÍTULO: ALTAS y BAJAS DE IMSS 1. Objetivo Establecer y definir la metodología que se utiliza para controlar las Altas y Bajas con el IMSS. 2. Alcance Aplica a los trámites de altas y bajas del Personal Universitario ante el IMSS en la Coordinación y Departamentos de Recursos Humanos Campus Ensenada y Tijuana de la Universidad Autónoma de Baja California. 3. Definiciones SUA: Sistema Único de Autodeterminación. NSS: Número de Seguro Social. SDI: Salario Diario Integrado. Tabla de Cambios Revisión Fecha 9 17/May/2013 10 30/May/2013 11 05/Jun/2014 12 30/Sep/2014 Descripción Se modifican los diagramas de flujo. Se modifica la nota 4 y se agregan la 5, 6, 7 y 8. Se actualizo la tabla de registros. Se elimina el código GCF-011 del diagrama de flujo 4.1 Se agrega la nota 8 Se agrega el formato RHF-001 en la tabla de registros. Se modifican las notas 5, 6 y 8 y se agrega la nota 3 Se elimina el formato RHF-001 de la tabla de registros Se agrega el reporte de diferencias de hora planta vs nóminas en la tabla de registros. Elaboró Revisó Autorizó Dr. Alejandro Moctezuma Hernández Psic. Carlos García García M.C. Judith Isabel Luna Serrano Jefes de Dptos. de Recursos Humanos Representante de la Dirección Coordinadora de Recursos Humanos Mtr. David Álvarez García Lic. Marco Antonio Ramos González GCF-001, Rev. 1 No. Revisión : 12 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Referencia: Coordinación de Recursos Humanos 7.1 del MGC Página 2 de 6 CLAVE: IMP-001 TÍTULO: ALTAS y BAJAS DE IMSS 4. Definición de Procedimiento o instrucción de trabajo (Diagrama de Flujo) y Responsabilidades 4.1 Movimientos de Altas ante el IMSS Unidad Académica Inicio Envía expediente del empleado propuesto. Recepción (Auxiliar Adva.) Archivo ¿Todo correcto? Regres a a la UA Analista de IMSS Recibe el expediente del empleado propuesto, asignandole número de empleado, notificando a la UA mediante correo electrónico y/u oficio. NOTA: en Tijuana esta actividad lo realiza la aux. adva. área académica. Coteja la información del expediente contra la documentacion que se requiere para la contratacion de personal academico de nuevo ingreso y reingreso. No Analista Académico / Analista Administrativo Imprime formato IMF-001 para anexarlo a la copia del movimiento del personal administrativo, de personal docente o copia del reporte de diferencias de horas planta vs nóminas. Si Recibe, sella y retira del expediente el formato IMF-001 y entrega a archivo. Digitaliza el formato IMF-001 y direcciona archivo al área IMSS. NOTA: en Mxli esta actividad la realiza la aux. adva. (ver nota 5) ¿Esta en termino en los 5 días hábiles después de la recepción de doctumentos por parte del analista del IMSS? Fin No Si Se realiza el cálculo del salario integrado. (ver IMIT-003) ¿Es inicio de planta? Si Se captura en el Registro de Movimiento de Alta ante el IMSS IMF004 la causa del desfase y el número de días. No Recibe el número del empleado propuesto. Envía el Reporte Individual de Firma Se captura en la página electrónica del IMSS (IDSE), se manda vía internet y se imprime acuse de recibo electrónico (captura de Altas y Bajas en el IDSE). (ver IMIT-001) Procesa Movimiento con la fecha de recibido. (ver nota 4) Procesa Movimiento de acuerdo al cronograma. Recibe y sella. Si Envía al analista del IMSS. (ver nota 7) Recibe el Movimiento. No ¿Es reingreso? Si Recibe en correo, imprime las contancias para integrarlas en el expediente que corresponda. Reenvía correo al archivo general de CRH. (ver nota 5) Se verifica en el SUA que el número de afiliación y nombre estén correctos. NOTA: se considera reingreso por recontratación o baja temporal (licencias) ¿Fue aceptado el tramite? Se imprime constancia de presentación de movimientos afiliatorios. Se captura en el SUA. (ver manual SUA) No Se identifica la causa del NO registro. Se lleva a cabo el procedimiento de Servicio No Conforme 8.3 MGC. Se integra en archivo del área y mensualmente se hace corte de los movimientos afiliatorios de alta para enviar al área de archivo vía correo electrónico en formato PDF las constancias de los movimientos afiliatorios. Fin NOTA 4: En base a la fecha de recepción del Reporte Individual de Firma (RIF) se dará el alta. NOTA 5: En Ensenada el auxiliar administrativo integra los expedientes y archiva los movimientos afiliatorios del personal administrativo, y la persona encargada de archivo integra los expedientes, archiva los movimientos afiliatorios del personal académico y digitaliza el formato IMF-001 del personal administrativo y académico. Para el caso de Tijuana el auxiliar administrativo de recepción y del área administrativa turnará el formato IMF-001 y el documento oficial con NSS al analista de IMSS para su revisión y entrega al responsable del archivo para su digitalización. En Mexicali, el analista de Selección de Personal es el responsable de hacer llegar el formato IMF-001 del personal administrativo al analista de IMSS. NOTA 7: El analista de IMSS recibe del analista administrativo los movimientos de alta de personal administrativo. Proviene de procedimiento de selección y contratación de personal de confianza y sindicalizado SCP-001. NOTA 8: Como excepción durante el semestre 2014-2 se podrá recibir en los Departamentos de Recursos Humanos y la Coordinación el formato IMF-001 Rev. 4 y/o IMF-001 Rev. 5. Esto obedece a que al momento de autorizarse el formato IMF-001 Rev. 5 las unidades académicas ya habían iniciado su proceso de selección por lo que tenían expedientes con el formato IMF-001 Rev. 4. GCF-001, Rev. 1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA No. Revisión : 12 Referencia: Coordinación de Recursos Humanos 7.1 del MGC Página 3 de 6 CLAVE: IMP-001 TÍTULO: ALTAS y BAJAS DE IMSS 4.2 Movimientos de Bajas ante el IMSS Unidad Académica Inicio Notifica por oficio el personal Académico con la fecha de la baja. Analistas del Área Administrativa y Académica Genera un movimiento de baja por: - Termino de relación laboral - Renuncia - Licencia - Defunsión - Rescisión - Relación de Bajas - Profesores Limitados Turna movimiento de baja al analista de IMSS. Analista de IMSS Recibe cualquiera de los siguientes documentos: - Notificación de baja de la UA - Copia de movimiento de personal Administrativo - Baja de personal Académico - Relación de bajas de profesores limitados Genera el encargado de IMSS reporte de comparativo de empleados del SUA vs no nómina y duales al día (o consulta) No Archivo Verifica en el SUA que el nombre del trabajador este igual que en la base de datos del IMSS, número de Seguro Social y que este vigente. ¿Están correctos los datos del trabajador? Si ¿Están en termino en los 5 días hábiles después de la recepción? Se corrigen manualmente de acuerdo al SUA. No Si Se captura en la página electrónica del IMSS (IDSE), se manda vía internet y se imprime acuse de recibo electrónico (captura de Altas y Bajas en el IDSE). (ver IMIT-001) No Se identifica la causa del NO registro. Se lleva a cabo el procedimiento de Servicio No Conforme 8.3 MGC. Se registra en el formato IMF-003 Registro de Movimientos de Baja ante el IMSS la causa del desfase y el número de días. ¿Fue aceptado el trámite? Si Se imprime constancia de presentación de movimientos afiliatorios. Se captura en el SUA. (ver manual del SUA) Se integra en archivo del área y mensualmente se hace corte de los movimientos afiliatorios de baja para enviar al área de archivo vía correo electrónico en formato PDF las constancias de los movimientos afiliatorios. Recibe en correo, imprime las constancias para integrarlas en el expediente que corresponda. Reenvía correo al archivo general de CRH. (ver nota 6) Fin GCF-001, Rev. 1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Coordinación de Recursos Humanos TÍTULO: ALTAS y BAJAS DE IMSS No. Revisión : 12 Referencia: 7.1 del MGC Página 4 de 6 CLAVE: IMP-001 Notas: 1. En caso de que la firma digital no esté disponible por fallas del sistema IDSE, los movimiento se realizaran manualmente mediante el formato AFIL-02 (Aviso de inscripción del trabajador) y el formato AFIL-04 (Aviso de baja del trabajador). 2. En el caso de los trabajadores que cambien de adscripción a otro municipio, se enviara movimiento de alta hasta que se de baja según las necesidades del trabajador en el registro patronal que venía vigente debido a que es el mismo patrón pero cada municipio tiene diferente registro patronal, lo que afectaría al trabajador en caso de solicitar un crédito de INFONAVIT, la renovación de su visa o encontrarse en tratamiento médico en la ciudad de donde proviene. Dicho trámite debe ser confirmado vía correo electrónico por los analistas de IMSS de ambos municipios. 6 En el caso de una baja por Invalidez, el trabajador permanecerá vigente al IMSS hasta que presente al Departamento y/o Coordinación de Recursos Humanos el Formato ST-4 de Dictamen de Pensión por Invalidez; el patrón presentará el AFIL 04 extemporáneo (sin penalización) de manera retroactiva a la fecha en que se determina la pensión por el Instituto Mexicano del Seguro Social. 3 En el caso del formato IMF-005 se utilizará como ficha informativa en el procedimiento de altas y bajas. GCF-001, Rev. 1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA No. Revisión : 12 Referencia: Coordinación de Recursos Humanos 7.1 del MGC Página 5 de 6 CLAVE: IMP-001 TÍTULO: ALTAS y BAJAS DE IMSS 5. Registros Tiempo de retención Registro Responsable Movimiento de Personal Académico Analista de IMSS 1 Año Archivos de Área Analista de IMSS 1 Año Archivos de Área Documento de Baja de Trabajador Académico Analista de IMSS 1 Año Archivos de Área Acuse de recibo electrónico Analista de IMSS 1 Año Archivos de Área Analista de IMSS Permanente Archivos de Área Analista de IMSS 1 Año Archivos de Área Analista de IMSS Año en curso Archivos de Área Por Fecha Archivo Muerto Analista de IMSS 1 Año Archivos de Área Por Fecha Archivo Muerto del área Analista de IMSS Año en curso Archivos de Área Por Fecha Archivo área Analista de IMSS 1 Año Archivos de Área Por Fecha Archivo área Analista de IMSS Año en curso Archivos de Área Por Fechas Archivo Muerto Analista de IMSS 1 mes Archivos de Área Por Fecha Archivo área Movimiento de Personal Administrativo Constancia de presentación de movimientos afiliatorios Personal de Nuevo Ingreso IMF-001 Control de Servicio No Conforme GCF-019 Registro de Movimientos de Desfasados de Baja ante el IMSS IMF-003 Registro de Movimientos de Desfasados de Alta ante el IMSS IMF-004 Ficha de Observaciones para Altas y Bajas IMF-005 Relación de Bajas Profesores Limitados Reporte de Comparativo de Empleado de SUA vs No Nomina y Duales al día (o consulta) Lugar Orden Disposición Por Fecha de transmisión ante el IMSS Por Fecha de transmisión ante el IMSS Por Fecha de transmisión ante el IMSS Por Fecha de transmisión ante el IMSS Por Fecha de transmisión ante el IMSS Por Fecha de transmisión ante el IMSS Archivo de área Archivo de área Archivo de área Archivo de área Archivo de área Archivo Área GCF-001, Rev. 1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA Coordinación de Recursos Humanos Referencia: 7.1 del MGC Página 6 de 6 CLAVE: IMP-001 TÍTULO: ALTAS y BAJAS DE IMSS Documentación que se requiere para la contratación de Personal Académico de nuevo ingreso y reingreso GCF-011 Reporte de diferencias de horas planta vs nómina No. Revisión : 12 Analista de Personal Académico Actualizado Expediente del Personal Alfabético Expediente del Personal Analista de IMSS Semestral Archivos de Área Por Fecha Archivo área 6. Referencias IMIT-001 PAGINA IDSE IMIT-003 Cálculo de SDI. Ley del IMSS http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/92.pdf Contrato Colectivo de Trabajo del Sindicato Estatal de Trabajadores Universitarios (SETU) Contrato Colectivo de Trabajo del Sindicato Estatal de Profesores Superación Universitaria (SPSU) Manual del SUA Sección 8.3 del Manual de Gestión de Calidad IMIT-004 Llenado del formato IMF-004 IMIT-005 Llenado del formato IMF-003 7. Anexos GCF-001, Rev. 1