NIVEL DE REVISIÓN - Universidad Politécnica de Chiapas

DDDDD
Tipo de documento: Procedimiento General
Código: UPCH-R-104.PG-01
Emisión: 25 de junio de 2010
ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS
Revisión: 02
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Procedimiento
ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS
Representante del SGC
Emitió
Representante del SGC
Revisó
Rectoría
Aprobó
Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la Universidad Politécnica de Chiapas
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Código: UPCH-R-104.PG-01
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1. PROPÓSITO
Establecer el procedimiento para la elaboración, la revisión, la aprobación, la emisión, el control de los
cambios, la distribución, la actualización y mantenimiento de los documentos utilizados en el Sistema de
gestión de la calidad (SGC), incluyendo el control de los documentos externos y obsoletos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todo el personal involucrado en el Sistema de gestión de la calidad de la
Universidad Politécnica de Chiapas.
3. POLITICAS DE OPERACIÓN
3.1
Cada Área, por medio de su responsable asegura el control de los documentos, el cual debe procurar
el conocimiento e implantación del presente procedimiento.
3.2
El control de los documentos puede ser físico o electrónico.
3.3
En caso de la utilización de medios electrónicos, cada Área deberán asegurar el mantenimiento y
resguardo del respaldo correspondiente.
3.4
El criterio para identificar los documentos controlados de los documentos no controlados es el
siguiente:
-
Documento controlado: Se refiere a los documentos con los cuales la Universidad Politécnica de
Chiapas tiene control para poderlos modificar y actualizar, tales como Manual de calidad,
procedimientos, formatos, instrucciones de trabajo, instructivos, planes de calidad y demás
documentos generados por la institución.
-
Los documentos no controlados son aquellos cuyas modificaciones no pueden ser realizadas o
actualizadas por la Universidad Politécnica de Chiapas, tales como manuales, catálogos externos o
documentos externos, documentos de las autoridades y aquellos documentos que el Representante
del SGC decida.
-
Los documentos solicitados por los usuarios que salgan de las instalaciones de la institución y que no
deban ser modificados ó actualizados tales como el Manual de calidad, se consideran como
Documentos no Controlados.
-
Las impresiones de documentos electrónicos para fines informativos, así como las fotocopias son
considerados como Documentos no Controlados.
3.5 En caso de que algún documento controlado sea distribuido físicamente, será necesario asignarle un
número de copia controlada y se entregará por medio del Registro de distribución física de documentos
UPCH-R-104.RG-03 o bien por medio de oficio recopilando la firma de recepción del documento.
3.6 El Responsable del SGC, mantiene la documentación en la computadora destinada para esta función y
respalda las copias de seguridad al menos una vez al cuatrimestre.
3.7 La adecuada implementación de los documentos será verificada por el Responsable del área, el cual
será el encargado de solicitar las modificaciones que se consideren necesarias a los documentos para
asegurar su actualización, a través del formato denominado Solicitud de acción de mejora UPCH-R104.RG-09, manteniéndolo este registro como evidencia de la identificación y documentación del
cambio realizado.
3.8 Los documentos obsoletos que sean retenidos para preservar la información, los conocimientos o por
cualquier otra razón serán identificados con la leyenda "DOCUMENTO OBSOLETO".
3.9 El encabezado y/o pie de página sugeridos en este documento podrá(n) omitirse o adecuarse en caso
de no ser operativamente funcionales.
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3.10 El Departamento de Programación y Presupuesto de la Universidad Politécnica de Chiapas, será el
órgano responsable de definir y actualizar los lineamientos para la clasificación y organización de los
archivos de la información pública, con base en los lineamientos y reglamentos de la Ley que
garantiza la transparencia y el derecho a la información pública para el Estado de Chiapas.
3.11 Los procedimientos que se documenten e implementen en la Universidad Politécnica de
Chiapas deberán considerar:
1. PROPÓSITO
2. ALCANCE
3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS DOCUMENTOS)
7. CONTROL DE REGISTROS
8. GLOSARIO
9. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
1.
Propósito: se describe la finalidad que se persigue con la documentación e implementación del
procedimiento.
2.
Alcance: se señala la cobertura para la aplicación del procedimiento.
3.
Políticas de operación: se describen los criterios, reglas, requisitos e indicaciones que orientarán al
usuario en el cumplimiento del procedimiento.
4.
Diagrama del procedimiento: se especifica por medio de un diagrama de flujo la manera secuencial
del procedimiento.
5.
Descripción del procedimiento: se describe en forma ordenada y secuencial los pasos a seguir,
dando respuesta a las siguientes preguntas: ¿qué? ¿cómo? ¿quién? ¿cuándo? y ¿por qué?; así como los
puntos de control necesarios y anexos (cuando aplique). Si en la descripción de la actividad se
utilizan abreviaturas o conceptos específicos utilizados en el la actividad descrita, será necesario
que estos se incluyan dentro del espacio denominado “GLOSARIO” (ver punto 8).
6.
Documentos de referencia: se menciona el Marco legal así como las referencias normativas
correspondientes al procedimiento tales como reglamentos, normas, políticas; administrativas como
manuales, circulares, procedimientos y guías, que se relacionen o afecten al procedimiento que
se documenta.
7.
Control de registro: se mencionan las formas que se utilizan para registrar datos y resultados en la
ejecución del procedimiento.
8.
Glosario: se incluyen las expresiones o abreviaturas que faciliten la comprensión y aplicación del
procedimiento.
9.
Control de cambios y mejoras: Se registran los cambios y actualizaciones al procedimiento,
considerando el nivel de revisión, la sección y/o página donde se realiza el cambio, la descripción de
la modificación y mejora así como la fecha de modificación.
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3.12 El responsable del documento en coordinación con el Representante del SGC, asigna el código de la
siguiente forma: AAAAAA.BB-NN
Donde AAA corresponde al área responsable del documento:
UPCH-R-100 Rectoría
UPCH-R-101 Coordinación Jurídica
UPCH-R-102 Coordinación de Tecnologías de Información
UPCH-R-103 Coordinación de Comunicación Social
UPCH-R-104 Representante de la Rectoría para el SGC
UPCH-SAC-200
Secretaría Académica
UPCH-SAC-201
Dirección de Vinculación Universitaria
UPCH-SAC-201-1
Departamento de Extensión y Vinculación
UPCH-SAC-201-2
Departamento de Desarrollo Empresarial
UPCH-SAC-202
Dirección General de Programas Académicos
UPCH-SAC-202-1
Dirección de Programa Académico de Ingeniería Agroindustrial
UPCH-SAC-202-2
Dirección de Programa Académico de Ingeniería Ambiental
UPCH-SAC-202-3
Dirección de Programa Académico de Ingeniería Energía
UPCH-SAC-202-4
Dirección de Programa Académico de Ingeniería Mecatrónica
UPCH-SAC-202-5
Departamento de Servicios Escolares
UPCH-SAC-202-6
Departamento de Servicios Bibliotecarios
UPCH-SAC-202-7
Departamento de Atención Integral a la Comunidad Universitaria
UPCH-SAC-202-8
Departamento de Tutorías
UPCH-SAC-203
Dirección de Planeación Educativa
UPCH-SAC-203-1
Departamento de Proyectos Institucionales
UPCH-SAC-203-2
Departamento de Estadística Institucional
UPCH-SAC-204
Dirección de Investigación y Posgrado
UPCH-SAC-204-1
Departamento de Calidad e Innovación Educativa
UPCH-SAC-204-2
Departamento de Investigación
UPCH-SAC-204-3
Departamento de Posgrado
UPCH-SAD-300
Secretaría Administrativa
UPCH-SAD-301
Dirección de Administración de Personal
UPCH-SAD-301-1
Departamento de Promoción Laboral y Capacitación
UPCH-SAD-301-2
Depto. de Movimientos Nominales, Remuneraciones y Organización
UPCH-SAD-302
Dirección de Administración y Finanzas
UPCH-SAD-302-1
Departamento de Tesorería
UPCH-SAD-302-2
Departamento de Recursos Financieros y Contables
UPCH-SAD-303
Dirección de Programación y Presupuesto
UPCH-SAD-303-1
Departamento de Programación
UPCH-SAD-303-2
Departamento de Control Presupuestario
UPCH-SAD-304
Dirección de Administración de Recursos Materiales
UPCH-SAD-304-1
Departamento de Recursos Materiales y Almacén
UPCH-SAD-304-2
Departamento de Infraestructura y Servicios Generales
Donde BB es el tipo de documento:
MC
Manual de calidad
MGO Manual general de organización
MR
Matriz de responsabilidades
PG
Procedimiento General
PO
Procedimiento operativo
PR
Proceso documentado
IT
Instrucción de trabajo
PL:
Plan de calidad
FX:
Diagrama de flujo
RG:
Registro
GI:
Guía operativa
Donde NN es el número consecutivo del documento.
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3.13 El Plan de calidad refleja la gama de procesos y servicios que ofrece la Universidad Politécnica de
Chiapas a su comunidad universitaria.
3.14 El Diagrama de Flujo refleja por medio de representaciones simbólicas un procedimiento, el cual
describe la secuencia e interrelación de sus operaciones, así como las distintas áreas de trabajo que
intervienen en su desarrollo.
3.15
Revisión, aprobación y distribución de los documentos:
3.15.1 Para los documentos del SGC transversales (de aplicación general), su elaboración será por el
responsable del mismo y su revisión (aprobación) será responsabilidad de la Rectoría, los cuales
firmarán en el pie de página del documento; su distribución y control será físico o electrónico, el
original será conservado por el Representante del SGC.
3.15.2 Para los documentos exclusivos de alguna función o área, su elaboración será a cargo del
interesado y su revisión (aprobación) será responsabilidad del Responsable del área o función; su
distribución y control podrá ser electrónico o físico y el original será conservado por el
Representante del SGC.
3.16
Documentos Externos
3.16.1 Los documentos de origen externo, tales como normas ISO / NMX-CC, reglamentos, diarios
oficiales, lista de precios de proveedores, serán controlados por el responsable de su uso y manejo,
su identificación se hace directamente en la Lista Maestra de Documentos UPCH-R-104.RG-01 y su
distribución se realiza por medio del Registro de distribución física de documentos UPCH-R104.RG-03.
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4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Representante del SGC
Responsable del área
Responsable del Proceso
INICIO
5.1 Elaboran los documentos del SGC como son: procedimientos, instrucciones de
trabajo, planes de calidad, diagramas de flujo, registros y formatos
5.2 Consideran los elementos necesarios para establecer el encabezado y el pie de
página en los documentos del Sistema de gestión de la calidad
5.3 Elabora el Manual de Calidad
5.6 Asigna N° de copia controlada a
los documentos físicos distribuidos
5.4 Elabora el Plan de calidad junto
con el Representante del SGC
5.5 Elabora Diagramas de flujo con el
apoyo del Representante del SGC
5.7 Distribuye física o electrónicamente los documentos controlados
5.8 Aseguran la adecuada implementación del documento y realizan las modificaciones
necesarias, a través del formato denominado Solicitud de acción de mejora UPCH-R104.RG-09
5.9 Mantienen los documentos disponibles en las áreas correspondientes, retirando los
documentos obsoletos
5.10 Identifica los cambios en los
documentos actualizados conservando la
versión anterior junto con la Solicitud de
acción de mejora UPCH-R-104.RG-09
FIN
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
Elaboran los documentos del SGC como son: procedimientos, procesos
documentados, instrucciones de trabajo, planes de calidad, diagramas de
flujo, registros y formatos, considerando los siguientes elementos en el
encabezado:
5.1

Logograma

Tipo de documento

Nombre completo del procedimiento

Representante del
SGC

Responsable del
área
Código: siglas correspondientes al documento utilizadas para su
control.
Emisión: se incluye la fecha de su publicación más reciente (para evitar
confusión este dato se podrá excluir en los registros del SGC que son
llenados por los usuarios externos).

Revisión: Determina la versión más reciente del documento.

Página: indica la página y el número de hojas que integran el
documento.
Ejemplo del encabezado de los documentos del SGC
Tipo de documento:
Código:
Emisión:
(nombre del documento)
Revisión:
Página:
Consideran los siguientes elementos en el pie de página de la primera
hoja:

5.2
Nombre completo de documento
Representante del  Puesto y firma (autógrafa) del responsable de su emisión.
SGC
 Puesto y firma (autógrafa) del responsable de su revisión.
Responsable del
 Puesto y firma (autógrafa) del responsable de su aprobación.
área
Consideran la siguiente leyenda en el pie de página de todas las hojas del
documento:
“Documento controlado por medios electrónicos. Para uso exclusivo de la
Universidad Politécnica de Chiapas”
Elabora el Manual de Calidad, el cual deberá contener como mínimo:
a. El alcance del SGC, incluyendo la justificación de las exclusiones.
5.3
Representante del
SGC
b. Referencia a los procedimientos documentados establecidos para el
SGC.
c. La interacción entre los procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad.
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Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
Responsable de
proceso
5.4
Representante del
SGC
Elaboran el Plan de calidad correspondiente a cada proceso.
Ejemplo del formato del Plan de Calidad
1
2
Nombre del
proceso:
3
Objetivo del proceso:
4
5
Descripción de las
Actividades del proceso
Nº
Interacción
Actividades, documentos
y/o registros
6
7
8
Responsables
Recursos e
infraestructura
Indicadores de
medición
9
Criterios de aceptación,
verificación y/o control
Entrada:
Resultado:
Entrada:
Resultado:
Entrada:
Resultado:
1. Nombre del proceso: Se escribe el nombre completo del proceso
2. Objetivo del proceso: Describe brevemente el propósito del documento
3. Nº: Se escribe el número consecutivo de cada actividad del proceso (ejemplo 1, 2, 3, 3.1, 3.2, 4, etc.)
4. Descripción de las Actividades del proceso: Se define el propósito y la descripción de la actividad detalladamente,
evitando incluir información confidencial o contraseñas, evitando duplicar información. Si la actividad ya se encuentra
descrita en otro documento no es necesario volverla a escribir en el plan de calidad, basta con informarlo en esta
columna y anotar el nombre completo del documento de referencia. Ejemplo: la actividad “X” se realiza tomando como
base lo descrito en el documento “Y”.
NOTA: ISO 9000 define “Proceso” como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
5. Actividades, documentos y/o registros:
ENTRADAS: Se anotan las actividades, documentos y/o registros necesarios para la realización de la actividad que se
está describiendo.
SALIDAS: Se anotan las actividades, documentos y/o registros generados de la realización de la actividad que se está
describiendo.
Ejemplos de documentos:

Normativa aplicable, normas y reglamentos (internos y externos), procedimientos, guías, planes o programas,
manuales administrativos, manuales operativos, manuales institucionales.
Ejemplos de registros:

Formatos, memorias, resultados, registro, dibujos, archivos, apuntes.
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6. Responsables: Se indica el puesto o función del involucrado o los involucrados para llevar a cabo esta actividad (se
sugiere no incluir nombres de personas), considerando las entradas (puesto, función o departamento que provee de la
información o servicio para realizar la actividad que se está describiendo), así como las salidas o resultados (puestos o
departamentos a los que se entregan los resultados de ese proceso).
7. Recursos e infraestructura: Se anotan los recursos materiales necesarios para desarrollar la actividad señalada,
incluyendo instalaciones, hardware, software, equipo, herramienta, productos, insumos, consumibles, etc. En caso de
que no se requiera la utilización de algún tipo de recurso se escribe la leyenda “No Aplica”
8. Indicadores de medición: Se escriben los plazos en unidades de medición relacionados con la actividad que se está
describiendo; ejemplo: días, horas, minutos, productos terminados, etc.
9. Criterios de aceptación, verificación y/o control: Se menciona aquel o aquellos elementos que permiten mantener el
control de la actividad o proceso señalado como son las actividades de verificación, validación, seguimiento, inspección,
ensayo o prueba específicas.
NOTA: En todos los casos siempre se deberá incluir uno o varios criterios de aceptación.
Secuencia
de etapas
5.5
Responsable
Actividades
Elaboran los Diagramas de Flujo en el apartado 4 de cada procedimiento,
para reflejar por medio de representaciones simbólicas la secuencia e
interrelación de sus operaciones, así como las distintas áreas de trabajo
Representante del que intervienen en su desarrollo.
SGC
Responsable de
proceso
Ejemplo de formato de la página de Diagrama de flujo
Área W
Área X
Área Y
Área Z
Área: Establecer, por medio de representaciones simbólicas cada etapa de un procedimiento, de manera
secuencial e interrelacionada con las distintas áreas que intervienen.
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La simbología para realizar Diagramas de flujo es la siguiente:
Indica el inicio o final de un proceso.
Se realiza una operación: Se debe dar una explicación en el diagrama de flujo; cuando
tiene un círculo dentro del rectángulo, se refiere a la realización de una actividad u
operación y que a su vez, es inspeccionada y administrada por la misma persona.
Decisión: Señala un estado en el cual se debe tomar una decisión cuando el proceso se
divide en dos o más posibilidades.
Archivo de documentos: Se utiliza cuando se requiere almacenar la información en
espera de que en otro evento se necesiten los documentos.
Guardar Información en archivos informáticos: Se requiere de programas de
computación para utilizarlo.
Documento: Representa un documento relativo al proceso.
Conector: Se utiliza para indicar la continuación del proceso en el diagrama de flujo.
Línea de flujo: Representa una vía del proceso que conecta a sus elementos.
Conector de página: Se utiliza para indicar la continuación del proceso de una página a
otra.
Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
5.6
En caso de que algún documento sea distribuido en copia impresa, será
necesario asignarle un número de copia controlada, el cual se registrará en
Representante del
el Registro de distribución física de documentos UPCH-R-104.RG-03,
SGC
solicitando la firma de recibido a la persona que se le entrega el
documento.
5.7
Representante del Los documentos controlados serán distribuidos física o electrónicamente a
SGC
las áreas correspondientes.
5.8
Responsable del
área
Representante del
SGC
Aseguran la adecuada implementación del documento y será responsable
de solicitar las modificaciones que se consideren necesarias para
mantener su actualización, a través del formato denominado Solicitud de
acción de mejora UPCH-R-104.RG-09, el cual entregará al Representante
del SGC para su revisión, aprobación, emisión y distribución.
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Tipo de documento: Procedimiento General
Código: UPCH-R-104.PG-01
Emisión: 25 de junio de 2010
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Revisión: 02
Página: 11 de 12
Secuencia
de etapas
Responsable
Actividades
5.9
Representante del
Aseguran que las versiones actualizadas de los documentos se encuentran
SGC
disponibles en las áreas correspondientes, retirando los documentos
Responsable del obsoletos.
área
5.10
Identifica los cambios en la documentación actualizada conservando la
Representante del versión anterior del documento junto con el formato denominado Solicitud
SGC
de acción de mejora UPCH-R-104.RG-09 que se utilizó para la solicitud de
la actualización.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA (INTERACCION CON OTROS DOCUMENTOS)
Código
Proceso o documento
Sin código
Reglas para la creación y operación de Universidades Politécnicas
Sin código
Modelo Educativo de Universidades Politécnicas
UPCH-SAD300.MGO-01
Manual general de organización de la Universidad Politécnica de Chiapas
Vigente
Ley que garantiza la transparencia y el derecho a la información pública para el Estado
de Chiapas.
Sin código
Norma ISO-9001:2008 / NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 4.2.3 Control de los
documentos.
Sin código
Guía IWA-2 / NMX-CC-023-IMNC-2003, Sistema de gestión de la calidad para
organizaciones educativas.
UPCH-R104.MC-01
Manual de calidad
7. CONTROL DE REGISTROS
Código
Registro
Tiempo de
conservación
Disposición de
los registros
Responsable de
almacenarlo
UPCH-R104.RG-01
Lista maestra de
documentos
4 años
Destrucción
Representante
de la Dirección
UPCH-R104.RG-03
Lista de distribución
física de documentos
4 años
Destrucción
Representante
de la Dirección
UPCH-R104.RG-09
Solicitud de acción
de mejora
4 años
Destrucción
Representante
de la Dirección
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Lugar de
almacén
Área del
Representante
de la Dirección
Área del
Representante
de la Dirección
Área del
Representante
de la Dirección
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Código: UPCH-R-104.PG-01
Emisión: 25 de junio de 2010
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Revisión: 02
Página: 12 de 12
8. GLOSARIO
8.1 CUP: Coordinación de Universidades Politécnicas.
8.2 Manual de Calidad: Documento que especifica el Sistema de gestión de la calidad de la Universidad
Politécnica de Chiapas, su alcance y exclusiones, hace mención de los procedimientos aplicables, así
como de la interacción de sus procesos.
8.3 Documento: Información y su medio de soporte.
8.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
8.5 Procedimiento: Forma especificada (documentada o no) para llevar a cabo una actividad o un
conjunto de actividades mutuamente relacionadas.
8.6 Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso o servicio
específico.
8.7 Código: Conjunto de letras y números que son asignados para el control de un documento o registro
dentro del Sistema de gestión de la calidad, considerando quien lo emite, tipo de documento y número
consecutivo.
8.8 Lista maestra de documentos: Documento utilizado para relacionar y controlar los documentos del
Sistema de gestión de la calidad.
8.9 Documento obsoleto: Documento anterior a la revisión más reciente.
8.10 SGC: Sistema de gestión de la calidad de la Universidad Politécnica de Chiapas.
9. CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS
Nivel de
revisión
Sección
y/o página
Descripción de la modificación y mejora
Fecha de modificación
01
----
-----------------------------
---------
02
Sección 6
Página 11
Se actualiza la versión correspondiente a la norma de referencia:
ISO 9001:2000 a 2008.
25 de junio de 2010
03
04
05
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