Dirección y control de inversiones

DIRECCION Y CONTROL DE INVERSIONES
El éxito futuro de una empresa depende en gran medida de las inversiones actuales. De ahí que sea esencial
realizar con efectividad la planificación, control y seguimiento de los proyectos de inversión.
Inexplicablemente, así como la planificación es objeto de gran preocupación y el control se lleva a cabo con
una gran preocupación y el control se lleva a cabo con una eficiencia razonable, al seguimiento no se le presta
a veces demasiada importancia.
En un sentido amplio, el seguimiento de los proyectos abarca desde el momento de su concepción hasta la
auditoría posterior a su funcionamiento. La vida de un proyecto se puede dividir en varias fases, a las que se
ha de referir el seguimiento:
1. Creación de ideas sobre proyectos de inversión.
2. Valoración del proyecto.
3. Aprobación del proyecto.
4. Incorporación al presupuesto de inversiones.
5. Implantación del proyecto.
6. Funcionamiento del activo objeto de la inversión.
7. Auditoría del proyecto.
La figura 1 indica la interrelación existente entre estas faces y su dependencia respecto a una serie de
funciones, como son, por ejemplo, el departamento financiero o el mercado de capitales. La planificación de
los proyectos de inversión y su incorporación al presupuesto de inversiones forman parte del sistema de
planificación a largo plazo, que suele abarcar un período de 3, 5 ó tal vez 10 años. Sobre todo en las industrias
de uso intensivo de capital, es importante que la presupuestación abarque varios años, ya que la planificación
y construcción de una refinería de petróleo o de un embalse hidráulico, por ejemplo, son proyectos a largo
plazo.
Figura 1: seguimiento de los proyectos de inversión.
CONTROL INTERNO
El Control Interno se define como: Plan de organización y el conjunto coordinado de métodos y medidas
adoptados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de su
información contable, promover la eficiencia operativa y alentar la adhesión a las políticas prescritas por la
gerencia.
El sistema de control interno puede conceptualizarse como: Conjunto de elementos, normas y procedimientos
destinados a lograr a través de una efectiva planificación, ejecución y control, el ejercicio eficiente de la
gestión para el logro de los fines de la organización.
Para tal eficiente gestión es conveniente tener en cuenta los siguientes controles atingentes al rubro
inversiones de una compañía, sin embargo, luego de exponerlos en detalle, se enuncian los principales
procedimientos de evaluación que se concluyó que eran los más esenciales.
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En lo que respecta a la evaluación de éstos controles el auditor puede hacer uso de entrevistas, organigrama,
flujograma, indagaciones y sobre todo de cuestionarios de control interno del área.
En el control interno existen siete objetivos básicos de control como son: que toda transacción sea registrada,
que cada transacción registrada sea real, esté correctamente valorada, sea registrada oportunamente, esté
correctamente clasificada, resumida y registrada, sin olvidar la segregación de funciones y salvaguardar de
activos.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN CUANTO A SUS CONSIDERACIONES
GENERALES
a) Verificar que existan procedimientos de control respecto de las políticas de inversión de corto y/o largo
plazo.
b) Evaluar las políticas definidas en cuanto a la aplicabilidad dentro de la empresa y que su expresión sea por
escrito.
c) Que existan definidos procedimientos en cuanto a las guías de cómo tomar decisiones en cada caso en
particular, evaluando las diversas alternativas presentadas.
d) Asegurarse que se mantenga en conocimiento los elementos necesarios para tomar decisiones, de manera
de asegurarse que no sean aprobadas con ligereza. Para ello debe mantenerse las normas vigentes de
inversión, expectativas de inflación, cotizaciones, tasas de interés del mercado, entre otras cosas.
e) Que toda decisión determinada y evaluada sea debidamente autorizada.
f) Adecuada segregación de funciones.
g) Control de registros y documentos contables.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN RELACION CON LOS PROCEDIMIENTOS Y
REGISTROS CONTABLES
a) Asegurarse que existan y se mantengan registros de control sobre cada una de las inversiones.
b) Efectuar conciliaciones periódicas de registros auxiliares con registros de cuentas del mayor.
c) Asegurarse de la oportunidad de la información entregada para se registro.
d) Que las operaciones efectuadas sean reales, que se omitan o dupliquen operaciones.
e) Asegurarse que existan procedimientos de control adecuados para confiar en la clasificación y presentación
en los estados financieros.
En resumen, la determinación del alcance de los procedimientos de auditoría aplicables deben efectuarse
después de haber estudiado en general los siguientes aspectos del control interno:
a) La adecuada segregación de funciones con respecto a la adquisición y venta de inversiones, registro en
libros de las inversiones y de sus correspondientes productos, custodia de títulos o documentos representativos
de las inversiones, y cobro de los productos provenientes de las inversiones.
b) Los procedimientos para la aprobación de la adquisición de los valores representativos de las inversiones,
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así como para la venta de ellas y para el registro de la utilidad o pérdida en la venta.
c) Los procedimientos existentes para autorizar el gravamen de las inversiones en garantía de préstamo u otras
transacciones.
d) El estudio periódico de las inversiones para determinar la valuación correcta de ella y la posible necesidad
de establecer provisiones para bajar de valor.
e) Los procedimientos relativos a las inspecciones físicas periódicas de los títulos o documento que amparen
las inversiones, por funcionarios o empleados que no sean los encargados de la custodia de los valores.
f) La existencia de registros auxiliares en donde consten todos los datos necesarios para la identificación de
los documentos representativos de las inversiones.
SISTEMA CICLO DE INVERSIONES
1. − GENERALIDADES
Ciertas compañías tienen la obligación de respaldar sus reservas técnicas y de patrimonio de riesgo con
inversiones.
Las inversiones que sirven para respaldar reservas y patrimonio se define e el artículo Nº 21 del D.L. Nº 251
modificado por la Ley Nº 18.660 del 20 de Octubre de 1987.
Dichas inversiones aparecen representadas en los balances de las compañías de seguros, en el rubro
Inversiones (activo circulante para otras entidades).
Lo anterior se debe a que en algunas compañías, como las de seguro deben mantener un límite de inversión
para cumplir con los requerimientos de riesgos retenidos a favor de terceros, siendo éste uno de los problemas
de las entidades aseguradoras, mantener un límite de inversiones respecto al riesgo aceptado, entendiéndose
como tal la posición de la entidad aseguradora para liquidar y pagar, en cualquier momento los requerimientos
eventuales de un siniestro o beneficio.
CONTROL INTERNO DE LA APLICACIÓN INVERSION E INGRESO DE INVERSIONES
Es importante destacar que la estandarización de procedimientos no significa necesariamente que la aplicación
bajo estudio involucre un bajo riesgo, lo que hace determinar dicho grado es el hecho de que se aplican
procedimientos no rutinarios.
Los procedimientos no rutinarios involucran la aplicación de diversos cálculos dependiendo de la inversión de
que se trate, esta consideración representa una justificación para evaluarla como área crítica, desde un punto
de vista del control interno contable, pero para el control interno administrativo es la actividad decisoria que
conlleva y para ello es necesario evaluarla en términos de gestión empresarial.
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
Es necesario evaluar o verificar los siguientes aspectos del control interno de la compañía:
• La autorización de invertir en determinados documentos.
• El registro oportuno, total y exacto de las inversiones ejecutadas en los registros contables.
• Evaluar adecuada custodia de las inversiones.
• Segregación de funciones en la valorización, control y custodia de las inversiones.
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• Correcta aplicación de las fórmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar
rutina de cálculos.
DESARROLLO
a) La autorización de intervenir en determinados documentos
A partir de las autorizaciones y limitaciones establecidas en la Ley Nº 18.660, de fecha........, se debe verificar
la existencia de un sistema de autorizaciones, el que debe ser progresivo y estar expresamente establecido en
un manual de procedimientos internos de manera de dar cumplimiento a las políticas de la compañía y las
restricciones legales.
Si bien es cierto, que las decisiones de inversión en la práctica son tomadas en función de las condiciones
económicas y prácticas imperantes en un determinado momento, es deseable la existencia de políticas de
inversión que definan aspectos tales como: riesgo, diversificación, plazos, montos por instrumentos,
rentabilidad, entre otros.
Para cerciorarse de que el sistema de autorizaciones esté funcionando como está establecido, se debe efectuar
un análisis de la documentación que respaldan las inversiones, tales como: actas de directorio, memorándum,
formularios y comprobantes contables, los cuales deben contar con la firma de la persona autorizada para
decidir sobre determinada inversión en función del tipo y monto de ésta.
b) El registro oportuno, total y exacto de las inversiones efectuadas en los registros contables
Consistirá en verificar la existencia de manuales de procedimientos para el registro contable de las
operaciones de inversión, debiendo dichos procedimientos estar conforme a lo establecido en los PCGA y
Normas de la Superintendencia de Valores y Seguros.
Haciendo uso de técnicas tales como, cuestionarios de control interno, entrevistas observaciones oculares y
análisis de la documentación, se debe verificar que el personal conozca y aplique, correctamente los
procedimientos contables. Así como que el registro se efectúe oportunamente, considerando el total de las
inversiones y con la veracidad que corresponda.
c) Evaluar adecuada custodia de las Inversiones
Verificar la existencia de un procedimiento que establezca las acciones a seguir desde el ingreso del
documento hasta que sale de la compañía. Estableciéndose los objetivos documentos de control de entrada y
salida, (dependiendo del método utilizado), las personas responsables de la custodia de los documentos y él o
los lugares físicos donde serán guardados.
Una vez determinado el procedimiento vigente se debe evaluar su aplicación mediante la observación ocular
de él o los lugares físicos donde son custodiadas las inversiones, evaluando conjuntamente las medidas de
seguridad con que cuentan dichos recintos.
d) Segregación de funciones en la valorización, control y custodia de las inversiones
Los procedimientos establecidos por la compañía para el ciclo de inversiones, debe tender al control mediante
una separación de responsabilidades, debiendo existir una subdivisión de labores entre los empleados
encargados de las siguientes funciones:
d.1) Adquisición y Venta de Inversiones.
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d.2) Registro en libros de las Inversiones y de sus correspondientes productos.
d.3) Custodia de los títulos o documentos representativos de las inversiones.
d.4) Cobro de los productos provenientes de las inversiones.
A través de la aplicación de técnicas tale como: la observación, entrevistas, cuestionarios, flujogramas, se
deben verificar que existan una adecuada segregación de funciones.
e) Correcta aplicación de las fórmulas computacionales y/o manuales para valorizar las inversiones y verificar
rutina de cálculo.
Verificar que el proceso o elaboración de la información de la compañía esté siendo procesada de acuerdo a
los procedimientos y controles establecidos.
Su no adecuado cumplimiento puede inducir a manipulación de datos, lo que podría afectar ya sea desde el
punto de vista contables o desde un punto de vista de imagen.
Para tal efecto se debe examinar el funcionamiento y cumplimiento de los siguientes controles:
e.1) Controles de entrada al sistema
Orientados a verificar que la información enviada a proceso cumpla con todos los requisitos básicos, tales
como fecha de envío, código, hora, totales de control, VºBº de confección y otros, que la información digitada
esté sujeta a determinar controles (validación).
e.2) Controles de movimiento ingresados al sistema
Después de la verificación del proceso, se debe examinar si los totales de cuadratura se llevan a cabo, ya sea
por totales de montos, registros leídos, registros okay, rechazados y/o cualquier total.
e.3) Controles de actualización
Que la información procesada esté actualizada, vale decir, esté limpia de errores, incluya los cambios
efectuados, ya sea por venta de inversiones o adquisición de nuevas inversiones y que, los parámetros como
tasa de impuesto, rentabilidad y otros estén actualizados.
e.4) Controles de cálculos
Se trata de comprobar si los cálculos u operaciones aritméticas son efectuadas correctamente y cerciorarse si
determinados parámetros han sido utilizados en las operaciones que corresponda.
e.5) Controles de salidas
Conviene cerciorarse de que se cuenta con respaldos de información por la ocurrencia de un eventual siniestro
que interrumpiría el proceso normal de la compañía.
Que los errores detectados sean corregidos y nuevamente verificados por los controles de revisión.
Que los controles de alarma funcionen cuando se suscita una situación anormal en una operación de proceso o
reproceso.
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e.6) Controles de parámetros externos o tablas.
Que los parámetros utilizados o ingresados al sistema para la realización de determinados cálculos, sean los
correctos y actuales.
El que exista un buen control dependerá también de que los futuros sistemas a implementar en la compañía
sean eficientes y eficaces y confiables en cuanto a la información que procesa, importantes también porque en
él se incluye los procedimientos de auditoria y control que se utilizarán, posteriormente cuando entren en
explotación normal y deban ser auditados periódicamente.
Ahora, cabe agregar que dado el volumen de las operaciones de las compañías de seguros. Los auditores
utilizan software computacional para validar saldos, para tal efecto desarrollan programas específicos de
auditoría.
Para ello el auditor debe contar con toda la información al respecto. N° de archivos que genera, largo de los
registros, descripción de datos, largo de campos y otros.
Con ella podrá diseñar o adaptar su sistema y efectuar pruebas sobre los datos de los archivos magnéticos.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A APLICAR
• Inspección física de los títulos o documentos representativos de la inversión − arqueo de inversiones.
El arqueo de inversiones consiste en verificar físicamente el número de inversiones según un programa
previamente establecido de la existencia de las inversiones, a una fecha de cierre determinada de los estados
financieros.
Sin embargo, dicho arqueo puede ser efectuado a una fecha anterior pero no muy alejada de dichos estados;
ahora bien, cuando las inversiones son muy importantes, es recomendable que su recuento se produzca al
cierre del ejercicio, lo que brinda mayor seguridad frente a la posibilidad de que operaciones efectuadas entre
la fecha del arqueo y la del cierre pudieren ser omitidas en los registros contables (lo que puede ocurrir con
mucha mayor facilidad que en los casos de efectivo y documentos a cobrar, sujetos a mayor cantidad de
controles automáticos). Los pasos concretos a seguir durante el arqueo consisten en:
a.1) Examinar los títulos, observando que estén emitidos de conformidad con lo dispuesto por las
disposiciones legales en vigencia.
a.2) Tomar nota de los títulos examinados, haciendo constar los datos que permitan su identificación (nombre
de la empresa, número de los títulos, número de las acciones, valor nominal, etc.) así como el número de los
últimos cupones adheridos.
a.3) Obtener el custodio que firme la planilla de arqueo en señal de conformidad por la devolución intacta de
los valores.
Puede ocurrir que al momento del arqueo, los valores se encuentren en una caja de seguridad, en tal caso debe
acordarse con los responsables de la llave de tal caja, una visita inmediata a la misma para completar los
recuentos.
a.4) En el caso de títulos en custodia, tomar nota de los datos contenidos en los certificados de custodia, de tal
modo de facilitar la realización de controles similares.
a.5) Para corroborar la información obtenida de acuerdo con el punto anterior, solicitar a los custodios ajenos
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a la empresa la confirmación directa de los valores en su poder.
a.6) Evaluar la posterior evolución de la cotización de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la
del dictamen. Con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan
informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o pérdidas por ventas de estos bienes.
• Confirmación directa y por escrito de la propiedad y la no existencia de restricciones o gravámenes.
La confirmación consiste en obtener una afirmación escrita de alguien ajeno a la empresa, respecto a un hecho
sobre el cual dicha persona está en condiciones de confirmarlo. Aplicada con propiedad es uno de los
procedimientos más útiles de que dispone un auditor y brinda elementos de juicio de gran confiabilidad.
Puede emplearse para verificar hechos diversos. Tales como los importes adeudados a la empresa bajo
examen por los dichos clientes de la misma, importes adeudados por la empresa, importes de depósitos
bancarios, la existencia de litigios u otros pasivos contingentes, la existencia de bienes almacenados en
depósitos públicos y de títulos de propiedad.
Exigencia de la confirmación
b.1) Que un tercero independiente esté informado sobre el asunto que le interesa al auditor.
b.2) Que la afirmación del informante sea obtenida directamente por el profesional, sin que exista la
posibilidad de que la empresa bajo examen o cualquiera de sus empleados, influyan sobre la información o la
modifiquen.
Esto plantea el tema de mantener el control sobre las confirmaciones, requisito indispensable si se desea que
el elemento de juicio obtenido mediante esta técnica en particular tenga algún valor.
El auditor debe asegurarse de que las respuestas a todos los pedidos de información sean enviados
directamente a él, sin que el personal de la empresa pueda tener la oportunidad de interferirlas en cualquier
forma. Esto último exige que el auditor tome las medidas de control detalladas y extremadamente importantes
que a continuación se indican:
1) Una vez que la compañía ha preparado las cartas pidiendo las confirmaciones a los clientes, éstas deben ser
entregadas al auditor para su aprobación final y despacho. Este debe examinarlas para asegurarse de que los
nombres, las direcciones y los importes concuerdan con los registros de cuentas por los pedidos y también
ayuda a mantener el control sobre el procedimiento de confirmación.
2) El pedido de confirmación debe ser colocado en el sobre por el audito y él mismo debe despachar los
sobres por correo.
3) El sobre en que se despacha el pedido de confirmación debe llevar como remitente el del auditor, de modo
que en caso de no llegar a destino, por cualquier causa que sea, vuelva a las manos del auditor y éste pueda
investigar la causa de la devolución.
4) Dentro del pedido de confirmación debe incluirse un sobre franqueado con la dirección del auditor, con el
fin de asegurarse de que la respuesta le será enviada directamente a él y no estará por parte de la empresa o
miembros de su personal.
Las diversas etapas a ser seguidas cuando se aplica la técnica de la confirmación a diferentes aspectos o fases
de verificación varia, pero en general las exigencias de control son las mismas en todos los casos.
• Valorización de las inversiones.
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Implica básicamente verificar si las inversiones han sido valorizadas de acuerdo a principios de contabilidad
generalmente aceptados y a normas dictadas por la Superintendencia de Valores y Seguros.
Lo anterior está referido a la adecuada clasificación de las inversiones, para utilizar el método correcto, sea
éste costo corregido o valor de mercado el menor, valor patrimonial proporcional, valor presente o valor
actual.
Luego se deben efectuar recálculos respecto a la corrección monetaria, participación en resultados cuando el
tipo de inversión lo requiera y proporción patrimonio entidad emisora.
Evaluar la posterior evolución de la cotización de estos valores entre la fecha de cierre del ejercicio y la del
dictamen, con el fin de determinar la eventual necesidad de que los estados contables contengan
informaciones sobre posibles bajas en las cotizaciones o pérdidas por ventas de estos bienes.
• Verificación del registro exacto de las inversiones.
Con posterioridad al arqueo, se deben cotejar los resultados obtenidos con lo que arrojan los registros
contables, verificando que estos contengan todas las anotaciones correspondientes a las operaciones
efectuadas hasta el momento del arqueo. Además, los datos acerca de la numeración de los títulos y de los
últimos cupones adheridos deben ser comparados con los del arqueo anterior o las constancias por las altas del
período, investigándose las discrepancias observadas. La falta de coincidencia en la numeración de las
acciones implicaría que se han realizado operaciones de compras y ventas y la falta de determinados cupones,
que los mismos han sido empleados con algún fin (cobrar dividendos en efectivo o en acciones, recibir
acciones por capitalizaciones de ganancias, reservas o actualizaciones contables, ejercer el derecho de
preferencia para suscribir nuevas acciones, etc.); en todos esos casos debe investigarse la contabilización de
las operaciones citadas.
• Verificación límite de inversiones.
La base para analizar este aspecto, esta dada por las normas establecidas en la ley n°18.660.
A través de procedimientos de recálculo, consiste en sumatorias de instrumentos representativos de
inversiones, ya sea por su tipo, de un mismo emisor o de un grupo empresarial, debiendo cada valor dividirse
por el monto en que se basa la limitación, obteniéndose como resultado un factor que debe ser inferior o igual
al límite máximo fijado.
A manera de ejemplo se señalan los siguientes casos:
e.1) títulos emitidos o garantizados por el Estado.
Sumatoria de los títulos
= Factor
Reserva técnica y Patrimonio de Riesgos
El factor resultante debe ser menor o igual a 0.50
e.2) Depósitos a plazo, letras de crédito, bonos, pagarés, debentures y acciones.
Se aplica la misma división señalada en la letra anterior, considerando los títulos correspondientes y debiendo
en este caso, el factor resultante, alcanzar un valor menor o igual a 0.40
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Dictamen
El dictamen emitido por los auditores externos deberá explícitamente que los estados financieros han sido
preparados de acuerdo con las normas de la Superintendencia de Valores y Seguros y con principios de
Contabilidad Generalmente Aceptados.
Deberá indicar además, que el examen se practica de acuerdo con procedimientos de auditoría de
conocimiento general.
El dictamen deberá incluir en forma explícita una mención a cada uno de los alcances o salvedades de
relevancia que se hayan detectado, identificando la cuenta y/o ciclo afectado, como por ejemplo, aquellos
casos en que las cuentas de mayor difieren materialmente de su respaldo computacional u otros, como
asimismo cuando la compañía no confecciona análisis de cuentas que respalden los saldos de mayor.
Las instrucciones de la circular n°834 tienen el carácter de mínimas debiendo los auditores externos, además,
velar por el cumplimiento de normas y principios que regulen otros aspectos del dictamen y la presentación de
estados financieros.
CONCLUSION
Al final de este trabajo nos hemos dado cuenta, que el sistema de control interno es importante para una
empresa, y más que eso ayudar a la toma de decisiones de ésta.
En nuestro caso nos pareció que el área de finanzas − inversiones juega un rol fundamental en la empresa, ya
que su fin es multiplicar los recursos que ella posee con el menor riesgo posible.
También cabe resaltar que por este trabajo aprendimos lo que es el control interno en la contabilidad y como
se lleva en la práctica, además tiene una trascendencia especial para nuestra educación.
BIBLIOGRAFIA
Seminarios: −"Las Inversiones Financieras" de Verónica Campos
Compañía de Seguros de Vida Santander.
INDICE
CONTENIDOS Nº DE PAG.
−DIRECCION Y CONTROL DE INVERSIONES................................................01
−CONTROL INTERNO..........................................................................................03
−EVALUACION DEL CONTOL INTERNO EN CUANTO A SUS....................03
CONSIDERACIONES GENERALES
−EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EN RELACION..........................04
CON LOS PROCEDIMIENTOS Y REGISTROS CONTABLES
−SISTEMA CICLO DE INVERSION....................................................................05
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−CONTROL INTERNO DE LA ALICACION E INGRESO................................06
DE INVERSIONES
−EVALUACION DEL CONTROL INTERNO......................................................06
−DESARROLLO.....................................................................................................07
−PROCEDIMIENTODE AUDITORIA A APLICAR............................................10
−DICTAMENES......................................................................................................14
−CONCLUSION......................................................................................................15
−BIBLIOGRAFIA...................................................................................................16
17
MERCADO
CAPITALES
CREACION
IDEAS
AUDITORIA
PROYECTO
VALORACION
PROYECTO
DEPARTAMENTO
FINANCIERO
FUNCIONAMIENTO
ACTIVOS
SELECCION
PROYECTO
PRESUPUESTO
INVERSIONES
IMPLANTACION
10
PROYECTO
PLAN
A LARGO
PLAZO
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