Código: Alcaldía Municipio Santa Cruz de Lorica Sistema de Gestión de la Calidad REGLAMENTO BITACORA DE OBRA Revisión: GJ-P03.F42 01 Página 1 de 8 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ................................................................................................................................ 2 1. DEFINICION.-......................................................................................................................... 2 2. FORMATO DE LA BITACORA.- ........................................................................................... 3 3. REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA BITACORA DE OBRA. .......................... 3 4. 5. 3.1 APERTURA.- .................................................................................................................... 3 3.2 SERIADO DE NOTAS.- .................................................................................................. 3 3.3 FECHADO.- ....................................................................................................................... 4 3.4 ESCRITURA.-................................................................................................................... 4 3.5 ERRORES.- ....................................................................................................................... 4 3.6 TACHADURAS O ENMENDADURAS.- ...................................................................... 4 3.7 SOBREPOSICION O ADICIONES.- ........................................................................... 4 3.8 FIRMAS.- .......................................................................................................................... 4 3.9 VALIDACION. ................................................................................................................. 4 3.10 USUARIO DE LA BITACORA DE OBRA.-................................................................. 5 CUSTODIA DE LA BITACORA.-.......................................................................................... 7 4.1 DISPONIBILIDAD.- ...................................................................................................... 7 4.2 TERMINO PARA CONTESTAR LAS NOTAS DE BITACORA.- ............................ 7 CIERRE DE LA BITACORA.-................................................................................................ 7 5.1 CIERRE DE LA BITACORA:- ....................................................................................... 8 Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.santacruzdelorica-cordoba.gov.co/municipioinforma.shtml?apc=CIxx-1&m=pdocumentos asegúrese que ésta es la versión vigente Código: Alcaldía Municipio Santa Cruz de Lorica Sistema de Gestión de la Calidad REGLAMENTO BITACORA DE OBRA Revisión: GJ-P03.F42 01 Página 2 de 8 INTRODUCCION La bitácora de obra es, entre otros, uno de los elementos más importantes que forman parte del sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su carácter legal que, para efectos técnicos tiene la misma legalidad que el contrato de obra. Así, el uso de este instrumento debe llevarse a cabo, con la mayor responsabilidad, pulcritud, veracidad y objetividad tomando en consideración todos los programas relacionados con la obra, las especificaciones del proyecto, las observaciones de calidad de la obra tanto en materiales como en mano de obra, la fuerza de trabajo que se está desplegando para el cumplimiento oportuno de los objetivos previstos, y los agentes internos y externos de diversa índole que en forma directa o indirecta pueden afectar el total cumplimiento de las diversas etapas constructivas. Es responsabilidad del Interventor de la Obra, como representante del Municipio, valerse de la bitácora para ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el control de la misma, mediante el uso adecuado de la autoridad que se le confiere en su relación con el Contratista encargado de ejecutar físicamente los trabajos. Por esto, el correcto uso y manejo de la bitácora es fundamental para obtener resultados óptimos en la construcción de obras del Municipio. En atención a lo descrito en párrafos anteriores, es necesario tomar en cuenta loslineamientos y criterios que se detallan a continuación y que rigen el oportuno y correcto uso de la bitácora de obra, en el desarrollo de los programas de construcción promovidos por el Municipio. 1. DEFINICION.En construcción la bitácora de obra es una libreta que forma parte del contrato, se anota en ella cualquier situación de carácter imprevisto que sea trascendente y que afecte el marco de calidad de la misma y/o los tiempos de ejecución de las diferentes etapas constructivas. Hemos señalado que la bitácora es parte integrante del contrato, por tanto, es el medio oficial y legal de comunicación entre las partes responsables de la Interventoría y el contratista de la obra, esta comunicación se da mediante el asiento por ambas partes de las diferentes notas, sean estas para determinar Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.santacruzdelorica-cordoba.gov.co/municipioinforma.shtml?apc=CIxx-1&m=pdocumentos asegúrese que ésta es la versión vigente Código: Alcaldía Municipio Santa Cruz de Lorica Sistema de Gestión de la Calidad Revisión: GJ-P03.F42 Página REGLAMENTO BITACORA DE OBRA medidas preventivas, debidamente fundada. correctivas, informativas 01 3 de 8 de instrucción o réplica La bitácora tendrá vigencia durante todo el tiempo que dure la obra y su objetivo finalserá el de oficializar todos los elementos que integran el finiquito y el acta de recepción y entrega de las obras. 2. FORMATO DE LA BITACORA.Es una libreta de pasta rígida de tamaño carta, cuyas hojas hechas en papel resistente al uso, deben ser foliadas en orden progresivo y consecutivo, con columnas para consignar fechas y números de notas en orden cronológico y numeración progresiva y dibujos o croquis aclaratorios (FORMATO FGCA :____); cada hoja deberá contar al menos con tres copias igualmente foliadas, de las cuales una corresponde al Interventor, una al contratista y otra para el Municipio, las copias deberán ser desprendibles, no así la hoja original. 3. REGLAS PARA EL USO CORRECTO DE LA BITACORA DE OBRA. 3.1 APERTURA.En el lugar destinado para las oficinas de campo de la Interventoría, con la asistencia de los representantes de las partes que intervienenen la obra, se hará el llenado de la primera hoja con la comparecencia de losresponsables de la ejecución de las obras por parte de la empresa constructoray de los encargados de llevar a cabo la Interventoría de las mismas, se consignarátodos los datos que identifican a la obra en cuestión, como son, número de Contrato, objeto, razón social o nombre del Contratista, razón social o nombre del Interventor, Nombre del Supervisor por parte del Municipio. Se acreditarán los nombres y firmas de los representantes de las partes queintervienen en dichas obras. Para el caso de servicios de verificación, la apertura se realizará en lasoficinas del residente en la obra y/o Interventoría. 3.2 SERIADO DE NOTAS.Todas las notas sin excepción alguna, deberán seriarseconsecutivamente y bajo ninguna circunstancia deberá alterarse este orden. Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.santacruzdelorica-cordoba.gov.co/municipioinforma.shtml?apc=CIxx-1&m=pdocumentos asegúrese que ésta es la versión vigente Código: Alcaldía Municipio Santa Cruz de Lorica Sistema de Gestión de la Calidad REGLAMENTO BITACORA DE OBRA Revisión: GJ-P03.F42 01 Página 4 de 8 3.3 FECHADO.Todas las notas sin excepción alguna, deberán estar fechadas en eldía en que se efectuó la anotación. 3.4 ESCRITURA.Las anotaciones deberán efectuarse a mano con letra de moldelegible y tinta indeleble, bajo ninguna circunstancia se harán con tintasusceptible de borrarse. 3.5 ERRORES.Cuando se cometa un error de redacción, de ortografía o deinterpretación, la nota deberá anularse con una leyenda que diga “esta nota seanula por tener error” se hará la anotación correcta en el número consecutivosiguiente. 3.6 TACHADURAS O ENMENDADURAS.Una nota con tachaduras oenmendaduras automáticamente es legalmente nula con todas lasconsecuencias técnicas y legales que puede acarrear el hecho. 3.7 SOBREPOSICION O ADICIONES.No está permitido sobreponer ni añadirnada a las notas de bitácora ni entre renglones ni en los márgenes, si fuesenecesario, se abre otra nota haciendo referencia a la de origen. 3.8 FIRMAS.Solo están facultados para hacer asentamiento y firmar las notas debitácora los residentes de obra por parte del Contratista, residente por parte Interventoría y el Supervisor por parte del Municipioacreditados en el acto de apertura de la misma o en su defecto los que hubierensido acreditados posteriormente mediante la nota correspondiente, ensustitución o suplencia plenamente justificada. 3.9 VALIDACION. Todas las instrucciones emitidas por diversas oficio, verbalmente, vía telefónica u otras, con encuestión, deberán validarse mediante las correspondientes enlas que se haga referencia a autoridadesmediante relación a las obras notas de bitácora la procedencia de la Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.santacruzdelorica-cordoba.gov.co/municipioinforma.shtml?apc=CIxx-1&m=pdocumentos asegúrese que ésta es la versión vigente Código: Alcaldía Municipio Santa Cruz de Lorica Sistema de Gestión de la Calidad REGLAMENTO BITACORA DE OBRA Revisión: GJ-P03.F42 01 Página 5 de 8 instrucción recibida, fecha, porque medio, nombre y cargo de quien emite la instrucción. 3.10 USUARIO DE LA BITACORA DE OBRA.Los residentes por parte del Contratista y la Interventoríay el Supervisor por parte del Municipioestán obligados al uso de la bitácora durante todo el proceso dela obra, sea para emitir ordenes, solicitar y dar autorizaciones, certificardictámenes de laboratorios de control de calidad y otros, solicitar y darinformación relativa a la obra, emitir medidas preventivas, correctivas orestrictivas que se requieran en el desarrollo de los trabajos para su cabalcumplimiento. 3.11 ESTRUCTURA DE UNA NOTA DE BITACORA CLASIFICACION DE LA NOTALas primeras palabras del asiento deben referirse a la finalidad de la nota. DESCIPCION DEL ASUNTO. III.- UBICACIÓN IV.- CAUSAS DEL PROBLEMA. A continuación de la ubicación tenemos que mencionar las causas de la nota, en forma breve. V.- SOLUCION: Es muy importante señalar en esta parte que debemos establecer la solución al problema, para lo cual, nos debemos basar en el Reglamento de construcciones y las Normas Técnicas Complementarias. VI.- PLAZO PARA LA EJECUCION: Inmediatamente después de la solución descriptiva, se establece un plazo máximo para su ejecución. El plazo determinado debe ser factible de cumplirse considerando todos los pasos que implica el proceso. Recomendamos anotarlos señalando una fecha fija. En esta forma sabremos que para esa fecha el problema deberá estar resuelto. VII.- PREVENCION: Se trata sin duda de la parte más importante de la nota de bitácora. Desgraciadamente es la parte que menos se acostumbra considerar al hacer los asientos y podemos afirmar que por medio de ello la Dirección de una Obra crece y cumple realmente sus objetivos, ya que actuando con carácter preventivo es como se presta un servicio eficiente y profesional. Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.santacruzdelorica-cordoba.gov.co/municipioinforma.shtml?apc=CIxx-1&m=pdocumentos asegúrese que ésta es la versión vigente Código: Alcaldía Municipio Santa Cruz de Lorica Sistema de Gestión de la Calidad REGLAMENTO BITACORA DE OBRA Revisión: GJ-P03.F42 01 Página 6 de 8 VIII.- RESPONSABILIDAD DE LA NOTA Y CONSECUENCIAS ECONOMICAS. La última parte del texto de la nota de bitácora corresponde a señalar que en caso de incumplimiento de las ordenes giradas, es responsabilidad del constructor; los costos por modificaciones correcciones o sanciones, que imponga el Municipio, por incumplimiento de las ordenes giradas en Bitácora. IX.- CROQUIS EXPLICATIVO: Se recomienda dibujar en la bitácora, uno o varios croquis que acompañen al texto como auxiliares para mejorar la comprensión. En situaciones especiales puede ser indispensable dibujar un croquis, de tal tamaño que no quepa en la hoja de bitácora. En tales circunstancias es correcto hacerlo en hoja aparte; se valida después el dibujo con la firma de cada una de las partes, bajo un texto que debe decir: “”Este croquis forma parte de la nota “X” de la página No. “Y” de la Bitácora de Obra SEGUIMIENTOS: Los seguimientos se manejan fuera de la bitácora. Son indispensables puesto que se han concedido plazos a los que se debe vigilar que se cumplan en la fecha estipulada. Los seguimientos no competen directamente al constructor y lo más conveniente es llevarlos en el diario de obra destinándoles una sección del mismo, por medio de un separador que aísle unas cuantas hojas. En el margen izquierdo de estas anotamos consecutivamente los números de las notas en las que se otorgó algún plazo, utilizando un renglón para cada una. Seguidamente se describirá, en la forma más breve, el elemento a revisar para tener referencia al contenido de la nota. Finalmente se anota la fecha en que vence el plazo. El seguimiento se logra cuando adquirimos el hábito de leer todas las mañanas, que notas vencen ese día para verificar su cumplimiento. Si el resultado es positivo, escribiremos en la hoja de seguimiento “Cumplido” y, a continuación, el número de nota de bitácora en el que damos por finiquitado el asunto (Nota de cierre). Es caso de que no se haya realizado aún lo ordenado se escribirá “Pendiente, pasa a nota número...” y asentaremos el número correspondiente al siguiente asiento en que reclamamos el incumplimiento. Este seguimiento, llevado con orden, nos evita la posibilidad de Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.santacruzdelorica-cordoba.gov.co/municipioinforma.shtml?apc=CIxx-1&m=pdocumentos asegúrese que ésta es la versión vigente Código: Alcaldía Municipio Santa Cruz de Lorica Sistema de Gestión de la Calidad REGLAMENTO BITACORA DE OBRA Revisión: GJ-P03.F42 01 Página 7 de 8 olvidos cuyas consecuencias habremos de lamentar al término de la obra, o cuando pudiera tener algún problema la construcción. 4. CUSTODIA DE LA BITACORA.- Por su carácter legal y como instrumento de controly construcción, la bitácora permanecerá bajo la custodia oficinas de campo, quedando disponible y accesible construcción pueda llevar a cabo las anotaciones necesarias. regulación de la obra en de laInterventoría en sus para que elresidente de pertinentes queconsidere Para el caso de servicios de Verificación, la custodia de la misma seráresponsabilidad del residente. 4.1 DISPONIBILIDAD.La bitácora estará disponible para ambas partes en días yhoras hábiles, es completamente improcedente que alguna de las partes guardebajo llave la bitácora o que impida el acceso a la misma, es incorrecto sacar labitácora de la obra salvo en casos de fuerza mayor plenamente justificados yacordados por las partes. 4.2 TERMINO PARA CONTESTAR LAS NOTAS DE BITACORA.Las notas debitácora invariablemente deberán ser firmadas por ambas partes, la que asientala nota y el acuse de enterado de la contraparte, si una nota requiere decontestación o aclaración, ésta deberá hacerse en un término de 48 horas comomáximo, de no hacerlo así, se tendrá por consentida y no se aceptará réplica oargumentación de desconocimiento de la misma, esto sin menoscabo de lasconsecuencias de diversa índole que se deriven de esta omisión. Para el caso de servicios de verificación el término para contestar las notasque así lo requieran será de 8 días calendario. 5. CIERRE DE LA BITACORA.- En las oficinas de la Interventoría con la comparecencia delos representantes de las partes involucradas en el desarrollo de las obras, se lleva acabo el cierre de la bitácora. Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.santacruzdelorica-cordoba.gov.co/municipioinforma.shtml?apc=CIxx-1&m=pdocumentos asegúrese que ésta es la versión vigente Código: Alcaldía Municipio Santa Cruz de Lorica Sistema de Gestión de la Calidad REGLAMENTO BITACORA DE OBRA Revisión: GJ-P03.F42 01 Página 8 de 8 Para el caso de servicios de verificación el cierre se realizará en las oficinasdel residente en la obra y/o Interventoría. 5.1 CIERRE DE LA BITACORA:En un acto similar al descrito en el punto 3.1 queantecede y una vez que se cuente con toda la documentación relativa al acta derecepción y entrega de las obras, validada por las autoridades correspondientesse asentará en bitácora la última nota haciendo referencia que corresponde alcierre y se procederá a cancelar las hojas que no se utilizaron. Con base a lo asentado, es necesario señalar la imperiosa necesidad de observar con todaatención, la forma, modo y uso de las presentes reglas para un mayor y mejor desarrollo de las obras contratadas por el Municipio. Si usted ha accedido a este formato a través de un medio diferente al sitio http://www.santacruzdelorica-cordoba.gov.co/municipioinforma.shtml?apc=CIxx-1&m=pdocumentos asegúrese que ésta es la versión vigente