Cómo Lograr Presentaciones Exitosas

Cómo Lograr Presentaciones Exitosas
Por Gloria Robles
Con seguridad usted necesita efectuar presentaciones orales en su trabajo. Si además le interesa
mejorar la forma en que las realiza y que éstas logren los objetivos que se ha planteado, este artículo
le será útil. En él se proporcionan sugerencias para mejorar sus presentaciones ejecutivas, a través de
planearlas y plasmarlas adecuadamente.
¿No ha sentido pena ajena cuando escucha una presentación aburrida, en la que no se entiende qué
pretende el orador? ¿Con filminas con letra tan pequeña que son imposibles de leer? Todo eso puede
evitarse si el orador dedica suficiente tiempo para preparar la presentación.
LA PLANEACIÓN GARANTIZA EL ÉXITO
El primer paso para tener éxito en una presentación, consiste en planearla cuidadosamente. Antes de
enfrentar al auditorio se recomienda hacer un análisis de la situación (Zelazny, 2000). La situación se
refiere al entorno que rodea a la presentación, a la ocasión de que se trate y al ambiente que la
caracteriza. No es lo mismo hacer una presentación para compañeros de trabajo, que para clientes
potenciales o para amigos que celebran su boda. El objetivo del discurso en cada situación puede ser
diferente, ya que a nuestros compañeros podemos sólo buscar informarles sobre aspectos internos de
la compañía, mientras que para los clientes pretendemos convencerlos de que compren nuestros
productos, y con nuestros amigos queremos compartir un momento agradable.
TIPOS DE PRESENTACIONES
En el ejemplo anterior se puede ver que existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el
propósito que se pretende lograr. Lane (1987) propone tres tipos de presentaciones en relación con su
objetivo: informativas, persuasivas y recreativas.
INFORMAR: TRANSMITIR CONOCIMIENTOS
En las presentaciones informativas se busca transmitir conocimientos, de tal forma que se mantenga
el interés, se facilite la comprensión y se incremente la posibilidad de recodar la información más
relevante. El expositor quiere, así, satisfacer en su auditorio la necesidad o el deseo de saber. Para
lograr lo anterior, la información debe ser intelectualmente estimulante, novedosa y ser presentada en
forma atractiva. Si, por ejemplo, el objetivo de la presentación fuera informar sobre los resultados de
una campaña promocional, usaríamos datos bien organizados, relevantes y significativos.
PERSUADIR, CONVENCER Y MODIFICAR CREENCIAS
Por su lado, las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o provocar la
acción. Se hace un discurso persuasivo cuando el expositor pretende influir o cambiar la conducta de
otras personas. En el mundo de los negocios, la mayoría de los discursos son persuasivos, ya sea
que se quiera convencer al jefe de que apruebe un proyecto, o que los empleados eleven su
productividad o que reduzcan gastos. Sin embargo, a pesar de ser las más frecuentes, son, además,
las más difíciles, ya que modificar la conducta implica cambiar patrones y costumbres que tienen
fuerza, que están arraigados.
Para lograr presentaciones persuasivas se recomienda equilibrar en ellas los aspectos racionales con
los emocionales (Verderber, 2002). Sólo podemos convencer cuando apoyamos nuestra demanda en
argumentos sólidos, al mismo tiempo que se usa un lenguaje motivante y expresado con delicadeza.
Nadie convence a nadie, a menos que él mismo esté convencido y que lo demuestre con argumentos
y con entusiasmo. Además, el expositor debe ser digno de confianza, para lo cual requiere desarrollar
su credibilidad. Hablar con la verdad y reconocer los aspectos positivos y negativos de su propuesta.
La vida nos ha enseñado que todo tiene ventajas y desventajas, por eso desconfiamos de aquellos
que presentan sólo los aspectos positivos de su posición. Por último, es más fácil convencer si
hacemos manifiestos los beneficios que obtendrán los receptores al llevar a cabo nuestra demanda.
Una vez que hemos definido el objetivo y el tipo de presentación que vamos a realizar, el siguiente
paso será analizar las características del auditorio, de las personas que recibirán la presentación.
CONOCER A LA AUDIENCIA
Al planear una presentación, se debe hacer un análisis cuidadoso de la audiencia. Por ejemplo, es
conveniente e incluso necesario que conozcamos características como edad, nivel de escolaridad,
sexo, profesión y nivel jerárquico de los asistentes. Así como sus preferencias y necesidades, y las
actitudes probables que tienen con respecto al tema y al orador.
ORGANIZACIÓN DEL CONTENIDO
Al planear una presentación es recomendable darle una estructura a través de hacer un bosquejo o un
índice tentativo. Un discurso bien organizado facilita que el auditorio pueda entender y recordar mejor
el contenido. En el cuerpo se recomienda incluir no más de tres secciones que deben guardar una
secuencia lógica y de fácil comprensión. Por ejemplo:
Pasado - Presente - Futuro
Situación - Problema - Solución
Causa - Desarrollo - Efecto
Mundo - Continente – País
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Una vez que se ha desarrollado el cuerpo de la presentación, se procede a elaborar la introducción y
las conclusiones. Tanto la introducción como la conclusión tienen funciones específicas. Los objetivos
de la introducción son captar la atención del público, despertar el interés y conducir hacia el contenido
del discurso. La introducción es, así, el gancho que atrapa al auditorio; por eso debe ser elaborada
con cuidado y creatividad.
La conclusión, a su vez, busca hacer un cierre que refuerce el mensaje, que permita al público
recordar lo esencial de la presentación y seguir reflexionando sobre el tema. Tanto en la introducción
como en la conclusión se pueden usar los siguientes recursos: una frase célebre, una anécdota, un
ejemplo, etcétera.
Una presentación sin introducción provoca desubicación en el auditorio, ya que éste no sabe de lo que
se va a hablar ni qué se pretende lograr con la exposición. Por su parte, la ausencia de conclusión
equivale a una sinfonía inconclusa, ante la cual sentimos que le falta el final. En las sinfonías, el inicio
y el final siempre son intensos, fuertes e impactantes.
DE LA VISTA NACE EL AMOR
En general, es conveniente que en las presentaciones se usen apoyos visuales o multimedia, ya que
estos reducen el costo mental de la asimilación, facilitan la comprensión y aseguran una mejor
retención del mensaje. La elección y elaboración de los apoyos es una de las partes más creativa en
la elaboración de un discurso, ya que se pueden usar objetos, muestras, volantes, modelos,
grabaciones, trozos de películas, etcétera. No obstante, los apoyos visuales más usados en el mundo
de los negocios son las filminas, que se presentan a través de computadora y cañón.
REALIZACIÓN DE LA PRESENTACIÓN
Una vez que hemos planeado con todo cuidado la presentación, estamos listos para llevarla a cabo,
para enfrentarnos en vivo y en todo color con nuestro auditorio. Ahora sólo queda pendiente exponer,
haciéndolo de la forma más agradable e interesante.
En el Cuadro 1 se presenta un resumen de lo que se recomienda hacer y no hacer tanto en los
aspectos verbales como en los no verbales.
CONCLUSIONES
Para lograr presentaciones ejecutivas exitosas es necesario prepararlas cuidadosamente. La
planeación garantiza el éxito. En particular es conveniente que analice las características de la
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situación, defina el objetivo que pretende lograr y dé una estructura sencilla y lógica a la información
que quiere transmitir.
Si busca convencer y persuadir, necesita usar argumentos sólidos y expresarlos con entusiasmo;
mover el cerebro y el corazón del auditorio.
Por último, practique, ya que la práctica hace al maestro. Disfrute y aprenda de cada una sus
presentaciones, perfeccionando cada día su estilo y su eficiencia.
REFERENCIAS
-
Hybels, Saundra, Weaver, Richard L. II. (1995). Communicating Effectively. 4th edition. USA:
McGraw-Hill
-
Lane, Leroy L. (1987). By All Means Communicate. USA: Prentice-Hall
-
Locker, Kitty O. & Kaczmarek, Stephen. (2001). Business Communication. USA: McGraw-Hill/Irwin
-
Verderber, Rudolph F. (2002). Communicate¡. 10th. edition. USA: Wadsworth, Thomson Learning
-
Zelazny, Gene. (2000). Say it with Presentations. USA: McGraw-Hill
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Cuadro 1. QUÉ HACER Y QUÉ NO HACER DURANTE LA PRESENTACIÓN
QUÉ HACER
QUÉ NO HACER


Cuide su presentación personal
Evite expresiones irreverentes o que
puedan lastimar susceptibilidades


Hable en forma clara y sencilla

No permanezca inmóvil o estático

No
Hable con propiedad
hable
ni
demasiado
rápido,
ni

Use ejemplos
demasiado lento

Atrape a su audiencia, use una buena 
No lea el material proyectado palabra por
introducción
palabra.
Mantenga contacto visual con el público
explíquelo



Varíe el tono de voz cuando quiera recalcar
un punto. Haga cambios de entonación
Utilícelo
como
una
guía
y
No meta las manos en los bolsillos.
Úselas para reforzar sus palabras

No dé la espalda al público para leer el
material proyectado

Use un buen volumen de voz, pero no grite

No
se
preocupe
demasiado
por
el
nerviosismo. Generalmente la audiencia

Muévase con naturalidad, acérquese al
no lo nota
auditorio

Mantenga una postura corporal relajada

Demuestre energía y entusiasmo

Evite moverse nerviosamente o hacer
cosas que distraigan al público, como
mover una pluma
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