Por la cual…… - Ministerio del Interior

PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL
MINISTERIO DEL INTERIOR
BOGOTA
17 DE MARZO DE 2014
1. INTRODUCCION
El Ministerio del Interior, comprometido con la sostenibilidad ambiental como prioridad y práctica
esencial, busca el desarrollo de sus actividades se encamine al uso más eficiente de los recursos,
lo cual además constituye eje fundamental del Plan de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para
Todos” del Gobierno nacional y del Plan Estratégico Institucional del Ministerio, por ello formula su
Plan Institucional de Gestión Ambiental 2014 con el fin de hacer parte activa en la disminución de
la contaminación ambiental y contribuyendo de manera activa a lo consagrado por la Constitución
Política de Colombia, en donde se reconoce en el artículo 79 los derechos colectivos para gozar
de un ambiente sano.
Así, se presenta su Plan Institucional de Gestión Ambiental 2014, cuyo gran objetivo es convertir a
cada servidor público de la entidad en un ciudadano comprometido con el medio ambiente y que
sea multiplicador de las buenas prácticas ambientales, para ello se utilizó la Guía de Lineamientos
Generales para la Gestión Ambiental.
Dentro del Plan Institucional de Gestión Ambiental, se diseñaron seis programas con objetivos y
metas que permitirán generar impacto ambiental positivo, con respecto a las actividades de la
Entidad, para contribuir de manera real y visible con la conservación de los recursos naturales, lo
cual favorece el mejoramiento del ambiente de trabajo, al generar espacios de intercambio y
comunicación permanente entre los servidores públicos y colaboradores de la Entidad, lo cual
promueve tanto el ahorro y uso eficiente de los recursos agua, energía al interior de las
instalaciones de la Entidad como las buenas prácticas para la reducción, reutilización y reciclaje
de algunos de sus residuos y la adquisición de bienes sostenibles, permitiendo así un
reconocimiento local, nacional e internacional por compromiso con el medio ambiente.
2. REVISIÓN INICIAL
2.1 DESCRIPCIÓN INSTITUCIONAL
2.1.1 Misión
Ser el Ministerio de los derechos, la participación y la convivencia, y liderar, en un país de
regiones un diálogo incluyente que fortalezca el ejercicio de la buena política para consolidar la
democracia.
2.1.2 Visión
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Consolidar un Estado democrático que garantice a sus ciudadanos el respeto de sus derechos en
la diversidad, y a las regiones, verdadera autonomía y liderazgo local en un contexto de
reconciliación, convivencia, y paz.
2.1.3 Objetivos del Ministerio Del Interior
El Ministerio del Interior tendrá como objetivo dentro del marco de sus competencias y de la ley
formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar la política pública, planes, programas y proyectos en
materia de derechos humanos, derecho internacional humanitario, integración de la Nación con
las entidades territoriales, seguridad y convivencia ciudadana, asuntos étnicos, población LGBTI,
población vulnerable, democracia, participación ciudadana, acción comunal, la libertad de cultos y
el derecho individual a profesar una religión o credo, consulta previa y derecho de autor y
derechos conexos, la cual se desarrollará a través de la institucionalidad que comprende el
Sector Administrativo.
2.1.4 Estructura Orgánica
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2.2 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL BAJO LA ISO 9001: 2008, NTC
GP:1000: 2009, MECI Y DECRETO 2482 DE 2012
El Sistema Integrado de Gestión Institucional, es el conjunto de políticas, elementos y requisitos
aportados desde el Sistema de Desarrollo Administrativo, el Sistema de Control Interno y el
Sistema de Gestión de la Calidad respectivamente.
Cada uno de estos sistemas se encuentra reglado por un conjunto de normas que van desde la
Constitucional Política hasta los procedimientos internos establecidos por la entidad.
Con base en la complementariedad existente entre los requisitos, elementos y políticas de estos
sistemas, la entidad ha conformado el Sistema Integrado de Gestión Institucional del Ministerio del
Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia, con un enfoque
por procesos para el desarrollo de las funciones que le han sido asignadas.
En este orden de ideas se cuenta con cuatro (4) niveles de procesos, a saber; Estratégicos,
Misionales, de Apoyo y de Evaluación, los cuales junto con los procedimientos constituyen una de
las herramientas de planificación que describen qué se hace y cómo se desarrollan las funciones y
actividades propias de la entidad.
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2.3 POLÍTICA DE LA CALIDAD
“En el compromiso de satisfacer a plenitud a nuestros Clientes y ofrecer un mejor bienestar a la
población, nosotros el Ministerio del Interior en acatamiento de su misión y los deberes
consagrados en la constitución, suministramos productos y servicios de calidad como reto
permanente, mediante una gerencia pública mucho más visible, responsable, confiable y de mayor
credibilidad para la ciudadanía, con servidores públicos, íntegros, éticos, competentes y
comprometidos con la mejora continua”.
2.4 ENTORNO DE LA SITUACIÓN AMBIENTAL
2.4.1 Condiciones Geográficas y Territoriales
El Ministerio del Interior- posee cinco sedes localizadas en la Ciudad de Bogotá, DC, así: Casa La
Giralda, Edificio Manuel María Camargo, Edificio Hurtado, Edificio Banco, Colombiana de
Capitalización Seguros Patria –Oficina 801. En el Edificio Bancol- donde se concentra la mayor
parte de funcionarios, contratistas, pasantes, personal de apoyo (personal de vigilancia, personal
de aseo y cafetería y mantenimiento) con un número para 2014, de11091 personas las cuales
hacen uso de las instalaciones y servicios que ésta posee.
a. Edificio Manuel María Camargo
Ubicado en la calle 12B No. 8-38, con un área de construcción de 1.804,10 M2 y un lote de 311,50
M2. Fue adquirido del Fondo de Inmuebles Nacionales del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes para el Ministerio de Gobierno mediante escritura pública 3214 del 27 de junio de
1973 de la notaría segunda del circulo de Bogotá.
b. Edificio Hurtado
Está ubicado en la calle 12B No. 8-28, en un área de construcción de 762,30 con lote de 84 M2.
Fue adquirido por el Fondo de Inmuebles Nacionales del Ministerio de Obras Públicas y
Transportes para el Ministerio de Gobierno mediante escritura pública 3214 del 27 de junio de
1973 de la notaría segunda del círculo de Bogotá.
c. Edificio Bancol
1
Según información recibida vía correo electrónico por parte de la Subdirección de Gestión Humana y la
Subdirección de Gestión Contractual el 6 y 10 de febrero de 2014, y la información de Subdirección
Administrativa y Financiera respectivamente.
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Ubicado en la carrera 8 No. 12B-31, consta de quince pisos y sótano con un área de 16.232 M2,
el Ministerio es propietario de los pisos 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 13, con un área 7.976.59 M2, fue
construido en 1953. Los pisos 3, 4 y 6 son una transferencia del Fondo de Inmuebles Nacionales
al Ministerio del Interior mediante Decreto 1166 de 1993 y Acta de Providencia del 30 de
Noviembre de 1993; los pisos 7, 8, 9,10 y 11 fueron comprados en el año 2008 por el Ministerio
del Interior y de Justicia al Fondo de Pasivo Pensional de Acerías Paz del Rio. En el año 2012, el
Ministerio adquirió el piso 13, cuya adecuación está prevista para el año 2013.
d. Casa La Giralda
Está localizada en la carrera 8 No.7-83, fue construida sobre un terreno de 1.326.97 M2 con un
área construida de 2.208,21 M2 según la escritura pública 0991 del 2 de junio de 2011; consta de
dos pisos, esta edificación fue construida entre 1.850 y 1.880 y fue restaurada por el arquitecto
Germán Téllez Castañeda para la sede del Fondo Cultural Cafetero entre 1.978 y 1.980, en el
año 2011 fue adquirida por el Ministerio del Interior, la cual fue adecuada por parte de la
Subdirección de Infraestructura durante los años 2011 y 2012. El parqueadero colindante fue
adquirido simultáneamente mediante la misma escritura 0991 del 2 de junio de 2011, está ubicado
en la calle 8 No. 8-09 tiene 670,24 M2.
e. Edificio Colombiana de Capitalización Seguros Patria.
Ubicado en la carrera 10 No. 15-18, el Ministerio es propietario de la oficina 801, el área es de
360,78 M2 con un coeficiente de 4.01% de copropiedad, allí funciona parte del Archivo General
del Ministerio del Interior.
3. PLANIFICACIÓN
Para desarrollar el Plan Institucional de Gestión Ambiental, se siguió la metodología establecida
en la Guía Lineamientos Generales para la Gestión Ambiental, la cual hace parte del proceso
Asuntos Administrativos y Financieros de la Entidad, y se desarrolla en las siguientes etapas a
seguir:
1. Identificación de los aspectos ambientales y evaluación de los impactos ambientales
asociados y requisitos legales.
2. Política ambiental.
3. Objetivos, metas ambientales y programas de administración ambiental.
3.1 IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES Y EVALUACIÓN DE LOS
IMPACTOS AMBIENTALES ASOCIADOS Y REQUISITOS LEGALES.
El objetivo del análisis medio ambiental es conocer la situación actual de la entidad, con respecto
al medio ambiente, con el fin de identificar los aspectos ambientales que surgen de las actividades
de la Entidad y determinar los impactos ambientales que son significativos, para posteriormente,
efectuar una revisión para actualizar los requisitos legales aplicables. Con la anterior información
se procedió a establecer los objetivos y metas, que requieren de programas a los cuales se les
realizará un control y seguimiento.
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3.1.1 Identificación de aspectos ambientales
La identificación de los aspectos ambientales, es un proceso que determina impactos de las
actividades de la entidad que pueden afectarla. Para esto se procedió a:
1.
2.
3.
4.
Seleccionar la actividad
Identificar los aspectos ambientales asociados a la actividad
Identificar impactos ambientales
Evaluar la importancia de los impactos, considerando para ello aspectos como: frecuencia
del impacto, severidad del impacto, probabilidad de ocurrencia, entre otros.
3.1.2 Identificación de aspectos ambientales
Se procedió a identificar los aspectos ambientales, el resultado de ésta identificación se encuentra
en el formato “IDENTIFICACIÓN DE LOS ASPECTOS AMBIENTALES Y EVALUACIÓN DE LOS
IMPACTOS AMBIENTALES ASOCIADOS-ANEXO 1.”
Por otra parte, se procedió a identificar los requisitos legales y a otros a los cuales puede estar
sujeta y que sean aplicables a los aspectos ambientales de sus actividades. El resultado de ésta
identificación se encuentra en el formato “FORMATO IDENTIFICACION DE REQUISITOS
LEGALES ANEXO 2”.
3.1.3 Evaluación de los Impactos Ambientales Asociados.
Se efectuó la valoración de los impactos ambientales teniendo en cuenta una valoración a los
requisitos legales y el impacto ambiental, para lo cual se tuvo en cuenta la metodología
establecida en la Guía de Lineamientos Generales para la Gestión Ambiental, lo cual incluye lo
siguiente:
Criterio legal: Existencia, cumplimiento.
Criterio Impacto Ambiental: Frecuencia, Severidad, Alcance
Significación: Criterio Legal x 0.5 + Criterio Impacto Ambiental x 0.5
Con lo anterior se procedió a calcular el nivel de calificación, para cada una de los aspectos
ambientales de cada actividad.
El resultado de la Identificación de los Aspectos Ambientales y Evaluación de los Impactos
Ambientales Asociados y Requisitos Legales, se encuentra en el formato: “Identificación de los
Aspectos Ambientales y Evaluación de los Impactos Ambientales Asociados”- Anexo 1.
3.2 Definición de la Política Ambiental
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La política ambiental de la Entidad será la siguiente:
El Ministerio del Interior y el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia,
está comprometido a desarrollar un eficiente y sostenible Plan Institucional de Gestión Ambiental,
conforme a la legislación vigente, mediante la implementación y mantenimiento de proyectos y
programas que generen una cultura ambiental en funcionarios, contratistas y usuarios. Para ello
identifica, previene, minimiza y controla los impactos ambientales adversos y la contaminación
derivada de sus procesos, promoviendo la mejora continua a través de buenas prácticas
ambientales y el uso racional de los recursos.
3.2.1 Política Interna Estrategia Cero Papel
Así mismo, es necesario tener en cuenta que como parte de las iniciativas del Gobierno Nacional
se requiere implementar la política de cero papel en las entidades públicas, cuyo objetivo es
establecer los lineamientos para contribuir a una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, al
reducir el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas, tanto para sus procesos
internos como para los servicios que prestan a los ciudadanos.
Para lo anterior, el Gobierno Nacional a través de la Directiva Presidencial 04 de 2012, busca que
mediante la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los procesos,
procedimientos y servicios internos, así como la aplicación de buenas prácticas que las entidades
avancen en la implementación de una política de Eficiencia Administrativa, que incluye entre otros
aspectos, la racionalización del consumo de papel a través de una estrategia de Cero Papel. La
estrategia Cero Papel, además de los impactos en favor del ambiente a través de la reducción
progresiva del consumo de papel tiene por objetivo avanzar en la política de Eficiencia
Administrativa.
Se hace necesario que el Plan Institucional de Gestión Ambiental, armonice e integre acciones
concretas, en el marco de la estrategia de Cero Papel, que promuevan la aplicación de buenas
prácticas a fin de lograr la disminución y la futura sustitución del uso del papel, estableciendo
metas y efectuando control y seguimiento periódico.
Por tanto y de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Dirección de Gobierno en Línea del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se requiere formalizar el
compromiso por parte de la alta dirección, para la implementación de acciones que permitan
desarrollar la estrategia de Cero Papel a través de una política interna que se adoptará la cual
hará parte del Plan Institucional de Gestión Ambiental para el uso racional del papel a través de
prácticas adecuadas para la gestión de la Entidad.
3.3 OBJETIVOS, METAS MEDIOAMBIENTALES Y PROGRAMAS DE ADMINISTRACIÓN
AMBIENTAL
Para establecer los objetivos y metas medioambientales de cada uno de los programas que se
plantea adelantar en la vigencia 2014, se utilizó el formato de “Consumo y Generación de
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Residuos”- Anexo No. 3, con el fin de determinar el comportamiento durante la vigencia anterior y
así establecer los objetivos y metas ambientales para el 2014, las cuales se encuentran
relacionadas en el formato: “Programación y seguimiento del plan de Gestión Ambiental” - Anexo
4, los objetivos pueden ser:
5.2.1.1 OBJETIVO 1
CAPACITAR Y SENSIBILIZAR A LOS FUNCIONARIOS Y SERVIDORES DE LA ENTIDAD EN
LOS TEMAS DEL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL
a. METAS
- Meta 1: Para el año 2014 se capacitará a 10 funcionarios de la Entidad que actuarán como
líderes para el Plan Institucional de Gestión Ambiental.
Nombre del Indicador: Número de líderes capacitados en temas de Gestión Ambiental
Fórmula de cálculo del Indicador: Número de líderes capacitados en temas de Gestión
Ambiental
- Meta 2: Para el año 2014 se sensibilizará al 100% los funcionarios y servidores de la Entidad
con mínimo tres campañas en los temas del Plan Institucional de Gestión Ambiental.
Nombre del Indicador: Número de campañas de sensibilización realizadas.
Fórmula de cálculo del Indicador: Número de campañas de sensibilización realizadas
b. ASPECTO AMBIENTAL
MANEJO EFICIENTE DE LOS RECURSOS
c. PROGRAMA
CAPACITACIÓN EN EL PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIÓN AMBIENTAL
d. ACTIVIDADES
1. Programar y realizar capacitación en Gestión Ambiental
2. Programar y realizar tres campañas de sensibilización a los funcionarios y servidores de la
Entidad sobre los programas del Plan de Gestión Ambiental.
3. Expedir comunicaciones con recomendaciones generales para cada uno de los programas que
permitan sensibilizar a todo el personal de la entidad.
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5.2.1.2 OBJETIVO 2
UTILIZAR DE MANERA EFICIENTE Y RACIONAL EL RECURSO AGUA
a. META
Meta: Para el año 2014 se mantendrá el consumo bimestral de agua per-cápita <= 1,56 m3
Nombre del Indicador: consumo bimestral de agua per-cápita en m3
Fórmula de cálculo del Indicador: número de m3 de agua-per-cápita consumidos
bimestralmente.
b. ASPECTO AMBIENTAL
CONSUMO DE AGUA
c. PROGRAMA
USO EFICIENTE Y RACIONAL DEL AGUA
d. ACTIVIDADES
1. Registrar los consumos de agua bimestralmente en M3
2. Expedir comunicación con recomendaciones para el uso eficiente y racional del agua.
3. Realizar una inspección a las instalaciones físicas con el fin de identificar zonas de
consumo de agua y consumos innecesarios.
4. Identificar las zonas de consumo de agua con avisos informativos sobre el ahorro y uso
eficiente del agua.
5. Efectuar visita a las diferentes sedes en donde funcionan las dependencias de la entidad
con el fin de identificar zonas que aún cuenten con instalaciones de alto consumo de agua.
6. Efectuar un diagnóstico de la necesidad de adquirir elementos que contribuyan al ahorro
del consumo de agua.
7. Hacer seguimiento para verificar la efectividad del programa y cumplimiento del objetivo
planteado.
8. Presentar informe trimestralmente sobre las actividades y mediciones efectuadas frente a
los valores referentes.
5.2.1.3 OBJETIVO 3
UTILIZAR DE MANERA EFICIENTE Y RACIONAL EL RECURSO ENERGÍA ELÉCTRICA
a. META
Meta Para el año 2014 se mantendrá el consumo mensual de energía eléctrica per-capita
<= 77 KW-H
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Nombre del Indicador: consumo mensual de energía eléctrica per-cápita en KW-H
Fórmula de cálculo del Indicador: número de KW-H - per-cápita consumidos en el mes.
b. ASPECTO AMBIENTAL
CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA
c. PROGRAMA
USO EFICIENTE Y RACIONAL ENERGÍA ELÉCTRICA
d. ACTIVIDADES
1. Registrar los consumos de energía eléctrica mensual en KW-H.
2. Expedir comunicación con recomendaciones para el uso eficiente y racional de la energía
eléctrica.
3. Realizar una inspección a las instalaciones lumínicas con el fin de identificar zonas de
consumo energético y consumos innecesarios
4. Efectuar visita a las diferentes sedes en donde funcionan las dependencias de la entidad
con el fin de identificar zonas que aún cuenten con fuentes lumínicas T12 o de baja
eficiencia lumínica.
5. Cambiar aquellas lámparas T12 o de baja eficiencia lumínica por lámparas de mayor
eficiencia lumínica, de conformidad con los recursos disponibles.
6. Hacer seguimiento para verificar la efectividad del programa y cumplimiento del objetivo
planteado.
7. Presentar informe trimestralmente sobre las actividades y mediciones efectuadas frente a
los valores referentes.
5.2.1.4 OBJETIVO 4
RACIONALIZAR EL CONSUMO DE PAPEL
a. META
Meta: Para el año 2014 se mantendrá el consumo de papel en un número trimestral <= 2146
resmas.
- Nombre del Indicador: Consumo trimestral de resmas de papel
- Fórmula de cálculo del Indicador: número de resmas de papel consumidas en el trimestre
b. ASPECTO AMBIENTAL
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CONSUMO DE PAPEL
c. PROGRAMA
USO EFICIENTE DEL PAPEL
d. ACTIVIDADES
1. Efectuar diagnóstico para implementar medidas orientadas a la gestión documental que
permitan la disminución de papel.
2. Establecer una política interna de reducción de consumo de papel en concordancia con la
Directiva Presidencial No. 04 de 2012 sobre eficiencia Administrativa y lineamientos de la
política cero papel en la Administración Pública.
3. Expedir comunicados y/o instructivos en los que se establezcan directrices referentes al
uso racional del papel.
4. Realizar la revisión de todos los procesos y procedimientos de la entidad que hacen parte
del Sistema Integrado de Gestión Institucional (SIGI), con el fin de identificar oportunidades
de reducción de consumo de papel y adelantar acciones para la modificación de los
mismos.
5. Registrar y establecer los consumos en resmas de papel por dependencia de manera
periódica y buscar mecanismos de disminución para apoyar la gestión Ambiental de la
entidad.
6. Adelantar acciones para incentivar el uso de escáner para que los documentos sean
manejados digitalmente.
7. Presentar informe trimestralmente sobre las actividades y mediciones efectuadas frente a
los valores referentes.
5.2.1.5 OBJETIVO 5
CONTROLAR EL MANEJO DE LOS RESIDUOS SÓLIDOS GENERADOS EN LAS DIFERENTES
ACTIVIDADES INTERNAS DEL MINISTERIO
a. META
Meta: Durante el año 2014 se cumplirá con la realización de las actividades programadas para el
control y manejo de residuos sólidos peligros y no peligrosos.
- Nombre del Indicador: Cumplimiento de actividades para el control y manejo de residuos
sólidos peligros y no peligrosos
- Fórmula de cálculo del Indicador: (Actividades realizadas para el control y manejo de residuos
sólidos peligrosos y no peligrosos)/Total de actividades programadas para el control y manejo de
residuos sólidos peligros y no peligrosos)*100
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b. ASPECTO AMBIENTAL
GENERACIÓN DE RESIDUOS
c. PROGRAMA
MANEJO DE RESIDUOS SÒLIDOS
d. ACTIVIDADES
1. Elaborar panorama e inventario de los agentes generadores de residuos sólidos peligrosos y no
peligrosos.
2. Clasificación de los residuos peligros y no peligros, teniendo en cuenta sus diferentes
categorías propendiendo que la clasificación se realice desde la fuente.
3. Realizar la inspección y verificación del cumplimiento de la normatividad vigente en el acopio de
los residuos sólidos peligros y no peligrosos.
4. Registrar las cantidades generadas de residuos sólidos peligrosos y no peligrosos
periódicamente.
5. Adelantar las gestiones necesarias ante los organismos debidamente autorizados para recoger
y efectuar la disposición final de los residuos generados.
6. Coordinar la recolección y entrega de residuos sólidos peligros y no peligrosos dando
cumplimiento a la normatividad vigente.
7. Presentar informe trimestralmente sobre las actividades y mediciones efectuadas frente a los
valores referentes.
Nota: Para los casos en que aplique los organismos recolectores entregarán los certificados de los
proveedores sobre la adecuada disposición, que garanticen que se ha dado cumplimiento a los
requisitos legales que para el efecto se han establecido.
5.6 OBJETIVO 6
REALIZAR SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO AL PLAN DE GESTIÓN
AMBIENTAL
a. META
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Meta: Para el año 2014 se realizarán tres informes de seguimiento, evaluación y mejora al Plan
Institucional de Gestión Ambiental.
- Nombre del Indicador: Informes de seguimiento, evaluación y mejora al Plan de Gestión
Ambiental.
- Fórmula de cálculo del Indicador: Número de Informes presentados
b. ASPECTO AMBIENTAL
CONTROL DE ASPECTOS AMBIENTALES
c. PROGRAMA
SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO
d. ACTIVIDADES
1. Recolección y análisis de la información registrada en cada uno de los instrumentos previstos
en la GUÍA DE LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN AMBIENTAL y demás
información considerada pertinente.
2. Elaboración del informe de seguimiento, evaluación y mejoramiento.
3. Presentación.
4. Elaboración Plan de Mejoramiento.
4. IMPLEMENTACIÓN
La Secretaría General, por delegación del Ministro gestiona los recursos esenciales para
mantener y mejorar continuamente la Gestión Ambiental en la Entidad.
Igualmente, habrá un representante de la Alta Dirección que para el caso, será el jefe de la
Oficina Asesora de Planeación, quien tendrá además de las funciones habituales las siguientes
responsabilidades:
a. Asegurar que la política y el Plan Institucional de Gestión Ambiental están establecidos,
implantados y actualizados.
b. Informar a la Alta Dirección sobre el estado del Plan Institucional de Gestión Ambiental
para su revisión, incluyendo el establecimiento de recomendaciones para la mejora.
c. Del mismo modo se deberán establecer los responsables del cumplimiento de los
objetivos, así como de las metas.
d. La entidad debe concientizar a sus funcionarios y servidores en cada nivel o función
relevante en los siguientes aspectos:
− Cumplimiento de la política y objetivos ambientales.
− Reducción de los aspectos ambientales de la actividad.
− Beneficios para el medio ambiente de su mejor comportamiento medioambiental.
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e. El estímulo activo del personal puede desarrollarse mediante la preparación de diversas
acciones divulgativas que traten sobre diferentes temáticas ambientales y difundan
información de la política y del Plan de Gestión Ambiental a través de los siguientes
medios de comunicación:
− Cartelera,
− Publicaciones internas,
− Intranet,
− Mailing (e-mail) o,
− Reuniones informativas.
f.
La documentación para la gestión ambiental incluye:
− La Política Ambiental, como documento independiente.
− El Plan de Gestión Ambiental donde se establecen los objetivos y metas ambientales.
−Los registros que se tenga de todas las actividades relacionadas directas o
indirectamente con el Plan Institucional de Gestión Ambiental.
6. EVALUACIÓN
La entidad efectuará el seguimiento para medir de forma regular las metas y objetivos, los cuales
pueden tener un impacto significativo en el medio ambiente. Para ello se utiliza el formato de
seguimiento al plan de gestión ambiental, que hace parte del Anexo No.4: Programación y
seguimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental, el cual estará a cargo de la Subdirección
Administrativa y Financiera, el cual deberá remitir trimestralmente a la Oficina Asesora de
Planeación.
7. REVISIÓN FINAL Y MEJORAMIENTO
Para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia continúa de la política y el Plan Institucional
de Gestión Ambiental, la dirección debe llevar a cabo una revisión periódica de la política y el Plan
Institucional de Gestión Ambiental en la que se incluyan:
a. El desempeño ambiental de la organización.
b. El grado de cumplimiento de los objetivos y las metas.
c. El estado de las acciones correctivas y preventivas.
d. El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo
por la dirección.
e. Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y
otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales.
f.
Recomendaciones para la mejora.
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co
Servicio al Ciudadano [email protected] • Línea gratuita 018000910403
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Esta revisión por la Alta Dirección del tema de Gestión Ambiental se realizará conjuntamente con
la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad.
De conformidad con los resultados de la Revisión final Medio Ambiental realizada por parte de la
Alta Dirección se elaborará el Plan de Mejoramiento a que haya lugar.
______________________________________
Héctor Julio Hernández Camargo
Subdirector Administrativo y Financiero (E)
Elaboró: Evelyn Stella Ayala Cubillos, SAF
Revisó: Héctor Julio Hernández Camargo, Subdirector Administrativo y Financiero (E)
Aprobó: Héctor Julio Hernández Camargo, Subdirector Administrativo y Financiero (E)
TRD: 4041.39
Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83- Sede Bancol. Carrera 8 No. 12B – 31
Sede Camargo. Calle 12B No. 8 – 38-Conmutador. 2427400 – Sitio web www.mininterior.gov.co
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