Institución Educativa José Miguel de la Calle Nit: 811.038.321.6 Cód. DANE: 105266000801 Código: PR-001 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Versión: 001 1. OBJETIVO: Garantizar el control de la información que asegure la permanencia del conocimiento institucional. 2. DEFINICIONES Anexos: son todos los documentos y adiciones que aplican al procedimiento, sirven de base para aclarar o complementar el cuerpo del documento. Anulación: acción de eliminar o suprimir un documento del S.G.C Aprobación: acción formal que autoriza la entrada en vigencia del documento. Control: verificar, comprobar, dirigir Copia controlada: documento no original que es distribuido bajo condiciones de uso restringidas Copia no controlada: documento no original que puede circular libremente (sin restricciones) Documento externo: toda la información del exterior que da directrices a la Institución. Documento interno: documento generado como el producto de los procesos internos de la Institución. Documento obsoleto: documento que esta fuera de vigencia Documentos: es una información y su medio de soporte. Ej. Registro, norma, procedimiento. Formato: estructura específica diseñada para consignar de manera conveniente y organizada una información de cualquier tipo. Guía: documento que describe las actividades a seguir para llevar a cabo una actividad o un proceso Instructivo: descripciones detalladas de cómo realizar y registrar tareas Listado maestro: formato que relaciona todos los documentos pertenecientes al Sistema de Calidad. Manual de Calidad: documento que especifica el sistema de gestión de calidad de una organización Modificación: cambiar ligeramente el contenido de la forma Registro: documento no modificable que presenta resultados obtenidos ó proporciona evidencias de actividades desempeñadas. Solicitud de modificaciones: hacer petición ante el líder del proceso para cambiar ligeramente el contenido de la forma. Versión: número que indica la modificación en los documentos y la vigencia de estos. 3. CONDICIONES GENERALES La documentación debe describir lo real y no lo ideal, evidenciando lo escrito. Debe existir homogeneidad entre los objetivos y los alcances de cada documento. Todo documento debe realizarse por conveniencia técnica y operativa de los procesos y no de las personas. Los documentos (registros físicos) deben ser legibles, coherentes, sin tachones ni enmendaduras. Todo documento, antes de ser distribuido y divulgado, debe ser revisado y aprobado por los responsables. Todos los documentos del S.G.C. Internos y externos, deben ser incluidos en el Listado Maestro de Documentos. Para la creación de documentos debe seguirse las plantillas definidas para cada tipo, en caso de los formatos se debe asegurar que contengan el encabezado de identificación. Lugar de Archivo de los documentos: o o o ARCHIVO 1: Coordinación Primaria. ARCHIVO 2: Coordinación Bachillerato. ARCHIVO 3: Secretaría – Rectoría- Bodega anexa Los documentos originales, correspondientes a cada proceso, son almacenados en medio electrónico, en el computador de la Coordinación de Primaria, y en la página web de la institución. Solo en caso que no se tenga acceso a los documentos en medio electrónico, estos serán entregados en medio impreso y habrá una carpeta disponible en coordinación de primaria y otra en coordinación de bachillerato de los documentos de uso cotidiano. La ruta de acceso para los documentos del SGC en medio electrónico es: Escritorio, Carpeta SISCALIDAD, ordenados por proceso y tipo de documento. En la página web deberá seguirse la siguiente ruta Documentos del S.G.C/proceso (están organizados alfabéticamente y en cada link se encuentra la caracterización, el o los procedimientos, los formatos, los otros documentos y los documentos externos) El cambio de versión en un documento se dará cuando la modificación responda a un cambio significativo en el mismo. A partir de la fecha de aprobación, un documento debe ser implementado. PR-001- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS En la caracterización de cada proceso se definen las condiciones de almacenamiento de los registros así: Identificación (código y nombre), responsable de almacenamiento, almacenamiento (forma de archivo y lugar), tiempo de retención y disposición final de los registros. Además, aparece al final de la misma. Todo documento que se haya originado antes de la implementación del SGC, se considera en versión 1. A partir de la segunda entrega se identifica con versión 2. Se realizan copias de seguridad, tanto de documentos como de registros del SGC disponibles. Los back-up a documentos y a los registros se realizan finalizando cada periodo. Las copias de seguridad se conservan en la coordinación de primaria con restricción en un disco duro extraíble. El control de las modificaciones de los documentos aparece relacionado en el LMD. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 CONTROL DE DOCUMENTOS Nº ACTIVIDAD 1p DETERMINAR LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR EL S.G.C 2h DETECTAR LA NECESIDAD DE CREAR, MODIFICAR O ANULAR UN DOCUMENTO RESPONSABLE Líderes procesos de Usuarios S.G.C del Líderes procesos de 3h GESTIONAR LA Líder del SOLICITUD DE proceso de DOCUMENTOS documentación 4h ELABORAR BORRADORES, Líder del MODIFICAR Y/O proceso de ANULAR LOS documentación EXISTENTES 5h REVISAR Y Líderes APROBAR procesos DOCUMENTOS de DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Definen los diferentes documentos requeridos para la prestación del servicio y/o gestión de los procesos que Documentos se requieran para darle cumplimiento a del S.G.C requisitos institucionales, de la norma y de los padres de familia. Cualquier usuario del S.G.C o líder de proceso puede identificar la necesidad de crear, modificar o anular un documento a través del formato establecido e informar posteriormente al líder de cada proceso quien establecerá Solicitud de su viabilidad. documentos En caso de ser necesario, por los FO-012 cambios que deban aplicarse si estos generan impacto, el comité de calidad en su reunión periódica los analizará y dará a conocer la respectiva decisión a los usuarios del S.G.C Una vez aprobada la solicitud, se informa al líder del proceso para que No genera proceda a realizar los cambios en el ningún registro documento. Según lo consignado en el formato de solicitud diligenciado, y teniendo en Documentos cuenta la viabilidad de los cambios, será elaborados necesario justificar el motivo de la modificación y/o anulación. Los documentos presentados por cada líder de proceso serán revisados identificando la pertinencia de estos o de los cambios realizados, posteriormente, se aprobarán especificando la fecha y haciendo la descripción de las razones que Documentos condujeron a las modificaciones, si las elaborados hubo. Cada líder de proceso da el visto bueno de la pertinencia de los cambios y/o FO-012 anulación que solicite cualquier usuario Solicitud de del sistema. El proceso de documentos documentación aprueba. Cuando se realice dicha aprobación los usuarios del S.G.C serán informados oportunamente con el fin de que empiecen a hacer uso del documento actualizado. “Educamos en la inclusión y la diversidad” PR-001- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE 6h Líder proceso CONTROLAR de DOCUMENTOS documentación DE ORIGEN EXTERNO Comité de comunicacione s 7h ACTUALIZAR EL Líder proceso LISTADO de MAESTRO documentación DOCUMENTOS 8h 9h DISTRIBUIR LOS DOCUMENTOS Líderes Y CONTROL DE procesos OBSOLETOS DIFUNDIR DOCUMENTOS DEL SGC Líderes procesos de de HACER SEGUIMIENTO A Líder Proceso 10v LA GESTIÓN de DEL PROCESO Documentación (VIGENCIA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO En reuniones de comité de calidad se indaga sobre documentos de origen externo (MEN, Secretaría de Educación, Municipio, ISO y demás) que se requieran o se hayan vinculado a la gestión de los procesos A su vez, finalizado cada periodo se consulta en la página web del MEN y Documentos de demás entidades para verificar la origen externo normatividad nueva aplicable. Los documentos externos deben F0:062: Acta de incluirse en el listado maestro de reuniones documentos y ponerse a disposición de los usuarios del S.G.C para su conocimiento y aplicación. Se incluye en el acta del comité de calidad respectivo la inclusión de nuevos documentos externos a los diferentes procesos. Cada vez que cambie un documento, el FO-069: listado maestro se actualiza y se deja a Listado disposición de todo el personal para su maestro de consulta en la página web. documentos Luego de la revisión y aprobación de un documento, se realizará la distribución del mismo a los usuarios del S.G.C a través de la página web institucional, allí se montará el vigente y se retira el empleado hasta la fecha con el fin de hacer control de obsoletos. Los documentos vigentes empezarán a ser utilizados a partir de ese momento. Los documentos obsoletos y anulados se archivarán en una carpeta virtual que tenga dicho nombre ubicada en Documento coordinación de primaria. La ruta será: generado. computador/ DROPBOX/ carpeta SISCALIDAD/ subcarpeta OBSOLETOS Y ANULADOS/ por procesos. Solamente se guardará la versión o archivo inmediatamente anterior al existente. Las copias físicas que se hayan distribuido, son recogidas y destruidas, así mismo, si un documento es anulado, se retira del control de modificaciones y se relaciona en el LMD como anulado. Cuando se cree, modifique o anule un documento se debe dar a conocer a los usuarios, dependiendo de las características del cambio que haya Registros de sufrido este. Se realiza la difusión difusión mediante circulares y reuniones. De esta manera, se asegura la continuidad y correcto uso de los documentos vigentes. Finalizado cada periodo, se hace Listado seguimiento a los documentos maestro de empleados en los procesos con el fin de documentos controlar su vigencia y actualización. FO-069 Para ello, se confrontan aleatoriamente “Educamos en la inclusión y la diversidad” PR-001- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN LOS DOCUMENTOS) documentos de todos los procesos con el Listado Maestro de Documentos. Se deja la evidencia en el formato elaborado para tal fin. Cuando se genere una no conformidad o necesidad de mejoramiento, se GESTIONAR Líder Proceso definen acciones correctivas, 12a MEJORAS DEL de preventivas y de mejora según el caso, PROCESO Documentación con base en lo establecido en el proceso de evaluación y mejora de la gestión. DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO FO-075: Control de documentos y registros Acciones de mejoramiento FO-018 4.2 CONTROL DE REGISTROS Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1p IDENTIFICAR REGISTROS CALIDAD 2h DEFINIR RESPONSABLE DE Líderes LA RECOLECCIÓN procesos Y ALMACENAMIENTO DE Líderes procesos Líderes procesos 3h DEFINIR CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO Las características de cada proceso definen o determinan los registros requeridos para dar evidencia de la conformidad con los requisitos y la de operación eficaz del SGC. Todo registro debe ser identificado en las condiciones de almacenamiento de los registros que se encuentra al final de cada caracterización. Determinan quiénes son responsables de recolectar y almacenar los registros generados de para cada proceso. El responsable se identifica en las condiciones de almacenamiento de cada proceso que se encuentran al final de las caracterizaciones. Se definen las condiciones de almacenamiento de los registros que se generan en los diferentes procesos teniendo en cuenta la forma de de presentación de los mismos: físico o electrónico/virtual estableciendo la ruta de acceso. Para el almacenamiento físico de los registros, se tendrá en cuenta el lugar (ver condiciones de almacenamiento en cada caracterización), la descripción de carpetas y el orden en el que estarán guardados. Para archivos electrónicos se define la ruta básica del equipo escribiendo las carpetas y subcarpetas necesarias y definiendo el orden alfabético, cronológico o por grupo dependiendo de las subcarpetas que se requieran. Las condiciones de almacenamiento de cada proceso se encuentran al final de las caracterizaciones. “Educamos en la inclusión y la diversidad” DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Condiciones de almacenamient o de los registro Condiciones de almacenamient o de los registro Condiciones de almacenamient o de los registro PR-001- PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Nº 4h ACTIVIDAD PROTEGER REGISTROS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN LOS Líderes procesos de Líderes de procesos con la participación DE de quien se asigne según archivo de registro 5h ALMACENAR REGISTROS CALIDAD. 6h DAR DISPOSICIÓN FINAL A Líderes REGISTROS DE procesos CALIDAD 7v HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE Líder Proceso CONDICIONES DE de ALMACENAMIENTO Documentación DE REGISTROS GESTIÓN DEL PROCESO de Los registros físicos estarán en un lugar propicio en el que no haya riesgos ambientales que generen deterioro (humedad), pérdida o hurto. Los registros electrónicos se protegerán con copias de seguridad según las condiciones generales. Cuando haya cambios en algún documento de cada proceso, el líder deberá informar al líder del proceso de documentación para hacer las modificaciones pertinentes, con el fin de que éstos estén vigentes. Tendrán la responsabilidad de almacenar los registros de calidad teniendo en cuenta las condiciones y la ruta definida previamente según las condiciones de almacenamiento de los registros que se encuentra al final de cada caracterización, de igual manera, se tendrá en cuenta la persona asignada. Habrá almacenamiento de registros virtuales en los computadores de coordinación primaria, coordinación bachillerato, rectoría y página web. Cada proceso se encargará de definir la disposición final de los registros, es decir, tiempo de almacenamiento en el archivo activo y posteriormente determinar si se ubica en un archivo inactivo o se destruye. Las condiciones de disposición final se determinan en las condiciones de almacenamiento de cada proceso que se encuentran al final de las caracterizaciones. Finalizando cada periodo, se hace seguimiento a los registros generados en los procesos, con el fin de asegurar su protección y almacenamiento. Para ello, se confrontan aleatoriamente registros de procesos con las condiciones de almacenamiento de cada proceso que se encuentran al final de las caracterizaciones y se deja la evidencia del seguimiento en el formato creado para tal fin el cual incluye el proceso, el nombre del documento, si cumple o no con las condiciones de almacenamiento y las observaciones que se generen en la revisión. “Educamos en la inclusión y la diversidad” DOCUMENTOS. Y/O REGISTRO Back up para registros electrónicos Condiciones de almacenamient o de los registro Condiciones de almacenamient o de los registro Condiciones de almacenamient o de los registro FO-075: Control de documentos y registros.