PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS

Código: PCR-CL-01
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE REGISTROS
Versión No: 01
Fecha: 26 de Septiembre 2011
Página: 1 de 4
ELABORÓ: Proceso de Calidad
REVISÓ: Gerente Proyectos
APROBÓ: Gerente General
1. OBJETO
Establece la metodología para asegurar la identificación, almacenamiento,
protección, recuperación, retención, disposición y trazabilidad de los registros
establecidos en el Sistema Integrado.
2. CONTENIDO
Los registros del Sistema Integrado permanecen legibles, identificables y
recuperables.
Los registros permanecen de forma magnética y física. El almacenamiento es
apropiado para el medio, de tal forma que reduce el riesgo de deterioro, daño o
pérdida.
Cada responsable del proceso se encarga de la gestión de sus registros, por
medio del Listado Maestro de Registros del Sistema Integrado.
2.1 IDENTIFICACIONDEL REGISTRO
Código: Código alfanúmero de identificación del registro de la siguiente forma:
dos letras que significa el tipo del documento, siguiente de dos letras al tipo de
proceso al que pertenece y siguiente caracteres numero consecutivo de dos
dígitos.
Nombre de Registro: Nombre con que se identifica el registro.
Tipo de Registro: Puede ser físico o electrónico en caso de que se encuentre
en varios medios, se realiza un registro por cada uno de los medios.
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2.2 ALMACENAMIENTO
En COMTECOL LTDA, hay dos tipos de almacenamiento para los registros
Físico y/o magnético, en el listado maestro de registros se define el
almacenamiento de cada registro del sistema integrado.
2.3 PROTECCION
Son almacenados en A-Z, carpetas, CD o medio magnético en el proceso
responsable.
Los registros almacenados electrónicamente tienen una copia de seguridad
(backup) que se realiza cada 15 días.
2.4 RECUPERACION
Se define la ubicación de cada registro y el criterio con que se va archivar
(cronológico. Alfabético, por proyecto, por cliente etc.)
La recuperación esta defina en el listado maestro de registro.
2.5 RETENCION
Se define que el tiempo de retención es cuando se crea el registro y termina
cuando se acaba su vida útil. Para cada registro se define en el listado maestro
de registros.
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2.6 DISPOSICION
Cuando ha caducado el tiempo de retención, se toma algunas de las siguientes
opciones como
 Destrucción.
 Entregarla al cliente.
 Cambio de medio (digitalizar).
2.7 TRAZABILIDAD (Enfocado ISO 14001:2004)
Los registros que son sometidos a trazabilidad son:
 Actas de Residuos Sólidos
 Ensayos de Contaminación de Aire
 Pruebas de Ruido
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3. DIAGRAMA DE FLUJO
1. Todos los participantes del
Sistema Integrado.
2. Responsable
de
cada
de
cada
de
cada
departamento.
3. Responsable
departamento.
4. Responsable
departamento.
5. Coordinador de Calidad.
6. Coordinador de Calidad.
7. Responsable
de
cada
departamento.
4