I-CCBA-HER-01 - Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias

Código:
Instructivo para el mantenimiento del
herbario UADY
Revisión: 03
I-CCBA-HER-01
Fecha de emisión:
Página: 1 de 7
20-Junio-2011
1.- OBJETIVO
Establecer y dar a conocer las actividades a realizar para el mantenimiento de las colecciones y la
verificación de las condiciones ambientales del herbario Alfredo Barrera Marin UADY.
2.- ALCANCE
Responsable y técnico académico del herbario, así como para el personal académico adjunto.
3.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN
Programa para el mantenimiento del herbario
El programa de mantenimiento del herbario-UADY está dividido en tres etapas: la prevención de la
infestación, la revisión de ejemplares y el mantenimiento de las condiciones ambientales, las cuales se
describen a continuación:
Prevención de la infestación. La amenaza más grave para los ejemplares de herbario son las plagas de
insectos. Para impedir algún ataque y proliferación de plagas, el herbario UADY mantendrá un
programa de fumigación periódica. El método de fumigación que se empleará podrá ser por aspersión o
nebulización, en donde se aplicará insecticida ligeramente tóxico del grupo de los piretroides. Esta
actividad se realizará de manera trimestral de acuerdo al programa de fumigaciones del campus y se
mantendrá el registro en el formato de control de plagas integral que proporciona la empresa
responsable.
Revisión de ejemplares. La preservación a largo plazo de los especímenes de herbario implica una
vigilancia constante. En el herbario UADY se realizarán revisiones semestrales a los ejemplares de las
colecciones y exposiciones; en caso de descubrir hongos se deberá limpiar utilizando pinceles, en caso
de detectar insectos, el ejemplar deberá ser fumigado en un congelador cuya temperatura se encuentre
entre 0°C a -20°C, durante un período mínimo de 48 horas. Así mismo, durante la revisión se deberán
reparar aquellos ejemplares dañados, ordenar aquellos que hayan sido intercalados en forma errónea, y
re etiquetar con información actualizada. Estas actividades deberán seguir el cronograma como se
muestra a continuación:
F-CIPLADE-CC-39/REV:00
Código:
Revisión: 03
I-CCBA-HER-01
Instructivo para el mantenimiento del
herbario UADY
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Características a
revisar
CRONOGRAMA PARA LA REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DELAS COLECIONES
Grupo
Pteridofitas
Gimnospermas
Monocotiledoneas
Dicotiledoneas
Macroalgas
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Sep
Oct
Nov
Dic
Presencia de hongos
Evidencia de insectos
Ejemplar mal adherido
al cartoncillo y/o
estructuras
desprendidas
Ejemplar mal
intercalado
Microalgas
Exposiciones
Para el registro de las actividades de esta etapa se maneja el formato F-CCBA-HER-02 (Anexo 1). Así
mismo se llevará el registro de la temperatura del congelador todos los días hábiles, en el formato FCCBA-HER-22 (Anexo 3).
Mantenimiento de las condiciones ambientales. La alta temperatura y la humedad de nuestra región,
son dos factores que facilitan el ataque de hongos e insectos. Para impedir el crecimiento de estos
organismos dentro de las instalaciones, el herbario UADY se deberá mantener a temperaturas entre 18 y
21ºC, y niveles de humedad relativa bajas (entre 40 y 60%). Para ello se cuenta con sistemas de aire
acondicionado y deshumidificadores funcionando constantemente. Así mismo se cuenta con un
termohigrómetro para verificar las lecturas de las condiciones ambientales, las cuales se registraran tres
días a la semana (lunes, miércoles y viernes) en el formato F-CCBA-HER-03 que se muestra en el anexo
2. Además, las puertas del área deberán mantenerse cerradas permanentemente. El material de la
colección debe ser mantenido en armarios de metal que sellen herméticamente y estar cerrados, excepto
cuando se realicen consultas del material.
F-CIPLADE-CC-39/REV:00
Si
No
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Anexo 1. Formato para el registro de las actividades de revisión de ejemplares.
Herbario “Alfredo Barrera Marín” UADY
Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias
Km 15.5 carretera Mérida-Xmatkuil, Yucatán, México
Tel (999) 9423200 ext. 29 Fax (999) 9423205
Herbario
UADY
Universidad
Autónoma
de Yucatán
Registro de revisión de ejemplares
Mes de revisión: ____________________
Características a
revisar
CRONOGRAMA PARA LA REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DELAS COLECIONES
Grupo
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Pteridofitas
Gimnospermas
Monocotiledoneas
Dicotiledoneas
Macroalgas
Sep
Oct
Nov
Dic
Si
No
En caso de si:
Presencia de hongos
Limpiar
Evidencia de insectos
Fumigar
Ejemplar mal adherido
al cartoncillo y/o
estructuras
desprendidas
Reparar
Ejemplar mal
intercalado
Ordenar
Fecha
Microalgas
Exposiciones
Nombre del personal que realizó la revisión: _____________________________________________
Firma: ______________________________
F-CCBA-HER-02/ Rev.01
F-CIPLADE-CC-39/REV:00
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Anexo 2. Formato para el registro de las actividades del mantenimiento de las condiciones ambientales.
Herbario “Alfredo Barrera Marín” UADY
Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias
Km 15.5 carretera Mérida-Xmatkuil, Yucatán, México
Tel (99)423200 ext 29
Fax (99)423205
Herbario
UADY
Universidad
Autónoma
de Yucatán
Registro de revisión de las condiciones ambientales
Mes de revisión: ____________________
Aire
acondicionado
Deshumificador
Fecha
D1
D2
D3
D4
D5
A1
A2
A3
Termohigrómetro
(%H-°C)
Observaciones
Firma
verificador
THI
F-CCBA-HER-03/ Rev.01
F-CIPLADE-CC-39/REV:00
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Anexo 3. Formato para el registro de la temperatura del congelador.
Herbario “Alfredo Barrera Marín” UADY
Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias
Km 15.5 carretera Mérida-Xmatkuil, Yucatán, México
Tel (99)423200 ext 29
Fax (99)423205
Herbario
UADY
Universidad
Autónoma
de Yucatán
Registro de temperatura del congelador
Congelador
Fecha
Observaciones
Firma
verificador
(°C)
F-CCBA-HER-22/ Rev.01
F-CIPLADE-CC-39/REV:00
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4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
(cuando aplique)
NA
NA
Nombre del documento
Manual para herbarios
The Herbarium Handbook
Lugar de almacenamiento
Acervo bibliográfico.
Acervo bibliográfico
5.- CONTROL DE REGISTROS
Identificación
(código)
NA
F-CCBA-HER-02
F-CCBA-HER-03
F-CCBA-HER-22
Nombre del
registro
Lugar de
almacenami
ento
Control integral
de plagas.
Archivo del
servicio.
Registro de
revisión de
ejemplares.
Registro de
revisión de las
condiciones
ambientales.
Registro de
temperatura del
congelador.
Archivo del
servicio.
Responsable de
su protección
Tecnico
académico del
herbario.
Tecnico
académico del
herbario.
Tiempo de
retención
Disposición de
los registros
Un año.
Archivo
muerto.
Un año.
Archivo
muerto.
Archivo del
servicio.
Tecnico
académico del
herbario.
Un año.
Archivo
muerto.
Archivo del
servicio.
Tecnico
académico del
herbario.
Un año.
Archivo
muerto.
6.- GLOSARIO
6.1 .- SIGLAS
CCBA. Campus de Ciencias Biologicas y Agropecuarias.
HER. Herbario.
UADY. Universidad Autonoma de Yucatan.
6.2 .- DEFINICIONES
Herbario. Colección de plantas vasculares, algas, y hongos herborizadas, deshidratadas y mantenidas
en liquido o sometidas a otros procesos para asegurar su preservacion y que sirven como material de
referenciaenla investigacion y la docencia.
F-CIPLADE-CC-39/REV:00
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7.- CONTROL DE REVISIONES
NIVEL DE
REVISIÓN
SECCIÓN Y/O
PÁGINA
FECHA DE
MODIFICACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA
Políticas
01
02
03
- En la política 3.3 se modifica la verificación de las condiciones ambientales en
el interior del herbario de realizarlo los días “lunes, miércoles y viernes” a
“todos los días hábiles”.
Revisión y
- Se añaden los límites de temperatura del congelador (0°C a -20°C) para la
fumigación de
fumigación de los ejemplares.
ejemplares.
- Se anexa el formato F-CCBA-HER-22 para el registro de la temperatura del
congelador en el fumigado.
Mantenimiento de - Se modifica la verificación de las condiciones ambientales en el interior del
las condiciones
herbario de realizarlo los días “lunes, miércoles y viernes” a “todos los días
ambientales.
hábiles”.
Anexos
- Se agrega como anexo 4 el formato “registro de temperatura del
congelador”
Documento.
- Se modifica el documento de “guia” a “instructivo”.
Revisión de
- Se cambia el nombre de la sección “Revisión y fumigación de ejemplares”
ejemplares.
por “Revisión de ejemplares”.
Mantenimiento de - Se sustituye para el control de la humedad de “tres” a “cinco
las condiciones
deshumidificadores”.
ambientales.
- Se modifica la verificación de las condiciones ambientales en el interior del
herbario de realizarlo “todos los días hábiles” a “tres días a la semana (lunes,
miércoles y viernes)”
Anexos
- Los F-CCBA-HER-01, F-CCBA-HER-02, F-CCBA-HER-03 y F-CCBA-HER22 del anexo 1, 2, 3 y 4 respectivamente se cambian de la revisión 00 a 01.
Prevención de la - La actividad se realizará de acuerdo al “programa de fumigaciones del
infestación.
campus” en sustitución del cronograma propio del herbario.
- Se sustituye el “F-CCBA-HER-01” por el formato control integral de plagas
que proporciona la empresa responsable.
Anexos
- Se elimina el F-CCBA-HER-01 del anexo 1. Los formatos F-CCBA-HER-02,
F-CCBA-HER-03 y F-CCBA-HER-22 pasan a ser anexo 1, 2 y 3
respectivamente.
Sección 5.
- En el control de regisros el “F-CCBA-HER-01” es sustituido por el formato
control integral de plagas que proporciona la empresa responsable.
13-07-2012
24-05-2013
15-01-2014
04
05
Nota: La sección 7 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se
mantendrá en blanco.
Elaboró
Revisó
Aprobó
Biol. Geovani A. Palma Pech
Técnico académico del herbario
Dr. Juan Tun Garrido
Jefe del herbario
Dr. Juan Tun Garrido
Jefe del cuerpo académico
Diversidad de los Recursos
Florísticos de Mesoamérica
Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisansu
adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Universidad Autónoma de Yucatán.
F-CIPLADE-CC-39/REV:00