Código: Instructivo para el mantenimiento del herbario UADY Revisión: 03 I-CCBA-HER-01 Fecha de emisión: Página: 1 de 7 20-Junio-2011 1.- OBJETIVO Establecer y dar a conocer las actividades a realizar para el mantenimiento de las colecciones y la verificación de las condiciones ambientales del herbario Alfredo Barrera Marin UADY. 2.- ALCANCE Responsable y técnico académico del herbario, así como para el personal académico adjunto. 3.- DESCRIPCIÓN DE LA OPERACIÓN Programa para el mantenimiento del herbario El programa de mantenimiento del herbario-UADY está dividido en tres etapas: la prevención de la infestación, la revisión de ejemplares y el mantenimiento de las condiciones ambientales, las cuales se describen a continuación: Prevención de la infestación. La amenaza más grave para los ejemplares de herbario son las plagas de insectos. Para impedir algún ataque y proliferación de plagas, el herbario UADY mantendrá un programa de fumigación periódica. El método de fumigación que se empleará podrá ser por aspersión o nebulización, en donde se aplicará insecticida ligeramente tóxico del grupo de los piretroides. Esta actividad se realizará de manera trimestral de acuerdo al programa de fumigaciones del campus y se mantendrá el registro en el formato de control de plagas integral que proporciona la empresa responsable. Revisión de ejemplares. La preservación a largo plazo de los especímenes de herbario implica una vigilancia constante. En el herbario UADY se realizarán revisiones semestrales a los ejemplares de las colecciones y exposiciones; en caso de descubrir hongos se deberá limpiar utilizando pinceles, en caso de detectar insectos, el ejemplar deberá ser fumigado en un congelador cuya temperatura se encuentre entre 0°C a -20°C, durante un período mínimo de 48 horas. Así mismo, durante la revisión se deberán reparar aquellos ejemplares dañados, ordenar aquellos que hayan sido intercalados en forma errónea, y re etiquetar con información actualizada. Estas actividades deberán seguir el cronograma como se muestra a continuación: F-CIPLADE-CC-39/REV:00 Código: Revisión: 03 I-CCBA-HER-01 Instructivo para el mantenimiento del herbario UADY Fecha de emisión: Página: 2 de 7 20-Junio-2011 Características a revisar CRONOGRAMA PARA LA REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DELAS COLECIONES Grupo Pteridofitas Gimnospermas Monocotiledoneas Dicotiledoneas Macroalgas Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Presencia de hongos Evidencia de insectos Ejemplar mal adherido al cartoncillo y/o estructuras desprendidas Ejemplar mal intercalado Microalgas Exposiciones Para el registro de las actividades de esta etapa se maneja el formato F-CCBA-HER-02 (Anexo 1). Así mismo se llevará el registro de la temperatura del congelador todos los días hábiles, en el formato FCCBA-HER-22 (Anexo 3). Mantenimiento de las condiciones ambientales. La alta temperatura y la humedad de nuestra región, son dos factores que facilitan el ataque de hongos e insectos. Para impedir el crecimiento de estos organismos dentro de las instalaciones, el herbario UADY se deberá mantener a temperaturas entre 18 y 21ºC, y niveles de humedad relativa bajas (entre 40 y 60%). Para ello se cuenta con sistemas de aire acondicionado y deshumidificadores funcionando constantemente. Así mismo se cuenta con un termohigrómetro para verificar las lecturas de las condiciones ambientales, las cuales se registraran tres días a la semana (lunes, miércoles y viernes) en el formato F-CCBA-HER-03 que se muestra en el anexo 2. Además, las puertas del área deberán mantenerse cerradas permanentemente. El material de la colección debe ser mantenido en armarios de metal que sellen herméticamente y estar cerrados, excepto cuando se realicen consultas del material. F-CIPLADE-CC-39/REV:00 Si No Código: Revisión: 03 I-CCBA-HER-01 Instructivo para el mantenimiento del herbario UADY Fecha de emisión: Página: 3 de 7 20-Junio-2011 Anexo 1. Formato para el registro de las actividades de revisión de ejemplares. Herbario “Alfredo Barrera Marín” UADY Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias Km 15.5 carretera Mérida-Xmatkuil, Yucatán, México Tel (999) 9423200 ext. 29 Fax (999) 9423205 Herbario UADY Universidad Autónoma de Yucatán Registro de revisión de ejemplares Mes de revisión: ____________________ Características a revisar CRONOGRAMA PARA LA REVISIÓN Y MANTENIMIENTO DELAS COLECIONES Grupo Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Pteridofitas Gimnospermas Monocotiledoneas Dicotiledoneas Macroalgas Sep Oct Nov Dic Si No En caso de si: Presencia de hongos Limpiar Evidencia de insectos Fumigar Ejemplar mal adherido al cartoncillo y/o estructuras desprendidas Reparar Ejemplar mal intercalado Ordenar Fecha Microalgas Exposiciones Nombre del personal que realizó la revisión: _____________________________________________ Firma: ______________________________ F-CCBA-HER-02/ Rev.01 F-CIPLADE-CC-39/REV:00 Código: Revisión: 03 I-CCBA-HER-01 Instructivo para el mantenimiento del herbario UADY Fecha de emisión: Página: 4 de 7 20-Junio-2011 Anexo 2. Formato para el registro de las actividades del mantenimiento de las condiciones ambientales. Herbario “Alfredo Barrera Marín” UADY Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias Km 15.5 carretera Mérida-Xmatkuil, Yucatán, México Tel (99)423200 ext 29 Fax (99)423205 Herbario UADY Universidad Autónoma de Yucatán Registro de revisión de las condiciones ambientales Mes de revisión: ____________________ Aire acondicionado Deshumificador Fecha D1 D2 D3 D4 D5 A1 A2 A3 Termohigrómetro (%H-°C) Observaciones Firma verificador THI F-CCBA-HER-03/ Rev.01 F-CIPLADE-CC-39/REV:00 Código: Instructivo para el mantenimiento del herbario UADY Revisión: 03 I-CCBA-HER-01 Fecha de emisión: Página: 5 de 7 20-Junio-2011 Anexo 3. Formato para el registro de la temperatura del congelador. Herbario “Alfredo Barrera Marín” UADY Campus de Ciencias Biológicas y Agropecuarias Km 15.5 carretera Mérida-Xmatkuil, Yucatán, México Tel (99)423200 ext 29 Fax (99)423205 Herbario UADY Universidad Autónoma de Yucatán Registro de temperatura del congelador Congelador Fecha Observaciones Firma verificador (°C) F-CCBA-HER-22/ Rev.01 F-CIPLADE-CC-39/REV:00 Código: Revisión: 03 I-CCBA-HER-01 Instructivo para el mantenimiento del herbario UADY Fecha de emisión: Página: 6 de 7 20-Junio-2011 4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA Código (cuando aplique) NA NA Nombre del documento Manual para herbarios The Herbarium Handbook Lugar de almacenamiento Acervo bibliográfico. Acervo bibliográfico 5.- CONTROL DE REGISTROS Identificación (código) NA F-CCBA-HER-02 F-CCBA-HER-03 F-CCBA-HER-22 Nombre del registro Lugar de almacenami ento Control integral de plagas. Archivo del servicio. Registro de revisión de ejemplares. Registro de revisión de las condiciones ambientales. Registro de temperatura del congelador. Archivo del servicio. Responsable de su protección Tecnico académico del herbario. Tecnico académico del herbario. Tiempo de retención Disposición de los registros Un año. Archivo muerto. Un año. Archivo muerto. Archivo del servicio. Tecnico académico del herbario. Un año. Archivo muerto. Archivo del servicio. Tecnico académico del herbario. Un año. Archivo muerto. 6.- GLOSARIO 6.1 .- SIGLAS CCBA. Campus de Ciencias Biologicas y Agropecuarias. HER. Herbario. UADY. Universidad Autonoma de Yucatan. 6.2 .- DEFINICIONES Herbario. Colección de plantas vasculares, algas, y hongos herborizadas, deshidratadas y mantenidas en liquido o sometidas a otros procesos para asegurar su preservacion y que sirven como material de referenciaenla investigacion y la docencia. F-CIPLADE-CC-39/REV:00 Código: Instructivo para el mantenimiento del herbario UADY Revisión: 03 I-CCBA-HER-01 Fecha de emisión: Página: 7 de 7 20-Junio-2011 7.- CONTROL DE REVISIONES NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA FECHA DE MODIFICACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA Políticas 01 02 03 - En la política 3.3 se modifica la verificación de las condiciones ambientales en el interior del herbario de realizarlo los días “lunes, miércoles y viernes” a “todos los días hábiles”. Revisión y - Se añaden los límites de temperatura del congelador (0°C a -20°C) para la fumigación de fumigación de los ejemplares. ejemplares. - Se anexa el formato F-CCBA-HER-22 para el registro de la temperatura del congelador en el fumigado. Mantenimiento de - Se modifica la verificación de las condiciones ambientales en el interior del las condiciones herbario de realizarlo los días “lunes, miércoles y viernes” a “todos los días ambientales. hábiles”. Anexos - Se agrega como anexo 4 el formato “registro de temperatura del congelador” Documento. - Se modifica el documento de “guia” a “instructivo”. Revisión de - Se cambia el nombre de la sección “Revisión y fumigación de ejemplares” ejemplares. por “Revisión de ejemplares”. Mantenimiento de - Se sustituye para el control de la humedad de “tres” a “cinco las condiciones deshumidificadores”. ambientales. - Se modifica la verificación de las condiciones ambientales en el interior del herbario de realizarlo “todos los días hábiles” a “tres días a la semana (lunes, miércoles y viernes)” Anexos - Los F-CCBA-HER-01, F-CCBA-HER-02, F-CCBA-HER-03 y F-CCBA-HER22 del anexo 1, 2, 3 y 4 respectivamente se cambian de la revisión 00 a 01. Prevención de la - La actividad se realizará de acuerdo al “programa de fumigaciones del infestación. campus” en sustitución del cronograma propio del herbario. - Se sustituye el “F-CCBA-HER-01” por el formato control integral de plagas que proporciona la empresa responsable. Anexos - Se elimina el F-CCBA-HER-01 del anexo 1. Los formatos F-CCBA-HER-02, F-CCBA-HER-03 y F-CCBA-HER-22 pasan a ser anexo 1, 2 y 3 respectivamente. Sección 5. - En el control de regisros el “F-CCBA-HER-01” es sustituido por el formato control integral de plagas que proporciona la empresa responsable. 13-07-2012 24-05-2013 15-01-2014 04 05 Nota: La sección 7 será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco. Elaboró Revisó Aprobó Biol. Geovani A. Palma Pech Técnico académico del herbario Dr. Juan Tun Garrido Jefe del herbario Dr. Juan Tun Garrido Jefe del cuerpo académico Diversidad de los Recursos Florísticos de Mesoamérica Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisansu adecuación y aprueban para su implementación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Autónoma de Yucatán. F-CIPLADE-CC-39/REV:00