Oficina Virtual GND

02/08/2011
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Portal de Gas Natural Distribución
Gestión de Solicitudes de
Conexión a red y Certificados
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Gestión de Solicitudes de
Conexión a red y Certificados
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
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Objetivos
Procedimiento de trabajo
Proceso SCR en la OVD
Proceso Certificados en la OVD
Estados de los formularios
Trucos y consejos
Arranque
Soporte
Auto registro usuario instalador
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
1 - Objetivos
Los objetivos generales del proceso de recepción de solicitudes de
conexión y certificados son:
o Eliminar el papel físico, ya no será necesario disponer de la
documentación original.
o Minimizar los desplazamientos de los instaladores a las oficinas de
Gas Natural.
o Garantizar el archivo de la documentación.
o Permitir la trazabilidad de las solicitudes y certificados de instalación.
Todo esto se va a conseguir a
través de la nueva Oficina
Virtual de Gas Natural
Distribución (OVD):
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
2 – Procedimiento de trabajo
El proceso de envío de una solicitud de conexión a red (SCR) a través
de la OVD:
SGC
SGC
Instalador
Gestor Expansión /
Pool Administrativo
Pool Administrativo
Portal
Portal
Portal
SCR Creada
SCR Tramitada
SCR Grabada
Gestión Documental
Los pasos del proceso han sido:
o El instalador crea la nueva SCR en la OVD.
o Las unidades operativas la avanzan y se notifica al instalador de
dichas acciones.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
2 – Procedimiento de trabajo
El proceso de envío de un certificado de instalación a través de la
OVD:
SGC
SGC
Pool Administrativo
Instalador
Opcional:
-Pendiente inspección
-Puesta en servicio
EOP
Portal
Portal
Fin de
instalación Certificado Creado
Portal
Certificado Tramitado
Gestión Documental
Los pasos del proceso han sido:
o El instalador crea el nuevo certificado de instalación en la OVD.
o Las unidades operativas lo avanzan y se notifica al instalador de
dichas acciones.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
3 – Proceso SCR en la OVD
1 – Autenticarse en la OVD
Instalador
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
El instalador abre un navegador Web en su ordenador y accede al portal de Gas
Natural Distribución (www.gasnaturaldistribucion.es). En la cabecera de
cualquiera de las pantallas de la Web puede autenticarse :
El instalador debe poner su
usuario y contraseña de la
OVD.
El instalador ya
está autenticado
en la OVD.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
3 – Proceso SCR en la OVD
2 – Crear formulario SCR
Instalador
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
Tras autenticarse, el instalador debe pulsar sobre el punto de menú
Instaladores:
La barra de menús se
encuentra a la izquierda de
las pantalla. El instalador
pulsará sobre el link
Solicitud de conexión a red
para poder comenzar una
nueva.
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En la derecha de la
pantalla se carga un
nuevo formulario de
SCR para que sea
completado por el
instalador.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
Instalador
3 – Proceso SCR en la OVD
3 – Completar formulario SCR
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
El instalador completará el formulario y pulsará el botón Confirmar para que la
información sea registrada:
En el formulario se puede anexar
toda la documentación necesaria.
Este mensaje
confirma la correcta
creación de la
SCR.
El instalador ya ha completado la SCR.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
3 – Proceso SCR en la OVD
4 – Tramitar SCR
Instalador
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
Por otro lado, los usuarios de las unidades operativas procederán a tramitar
las SCR creadas en su delegación. Para ello deben acceder al punto de
menú Estado documentación tras haberse autenticado en la OVD:
Esta pantalla permite buscar SCRs
y Certificados en función de los
criterios indicados en el filtro de
búsqueda.
Esta tarea la podrá realizar los usuarios de tipo
Gestor Expansión/Pool Administrativo.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
3 – Proceso SCR en la OVD
5 – Tramitar SCR
Instalador
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
El usuario buscará las SCRs en estado Creado. Puede utilizar cualquiera de los
criterios de búsqueda:
Al pulsar el botón Buscar se
muestran en la parte inferior de la
pantalla todos los formularios que
cumplen los criterios de búsqueda.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
3 – Proceso SCR en la OVD
6 – Tramitar SCR
Instalador
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
Para poder cambiar el estado del formulario, hay que marcar el check Modificar:
Al pulsar el check Modificar el
usuario podrá añadir
comentarios, modificar el
estado, NIF y CUPS del
El botón Actualizar permite
formulario.
registrar los cambios realizados
en el formulario (se puede
actualizar varios formularios al
mismo tiempo).
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
3 – Proceso SCR en la OVD
7 – Tramitar SCR
Instalador
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
La aplicación realiza el envío automático de un e-mail al instalador cuando se
cambia el estado a Tramitado. De esta forma está al corriente de la
tramitación de su SCR:
El e-mail contiene los datos de la
ubicación y los comentarios que
hubiese indicado la unidad
operativa al realizar el cambio de
estado.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
3 – Proceso SCR en la OVD
8 – Grabar SCR
Instalador
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
Finalmente los usuarios de las unidades operativas pueden pasar al estado final
Grabada las SCRs tramitadas. Para ello accederá al punto de menú Estado
Documentación y localizará los formularios:
Recordatorio: En paralelo
se ha realizado la
correspondiente grabación
en SGC.
Esta tarea la podrá realizar los usuarios de tipo Pool
Administrativo.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
3 – Proceso SCR en la OVD
9 – Grabar SCR
Instalador
GE/PA
PA
SCR Creada SCR Tramitada SCR Grabada
De nuevo se debe marcar el check Modificar para poder editar el formulario:
Al realizarse el cambio de estado a Grabado, la aplicación envía
automáticamente un e-mail al instalador notificándole el cambio de
estado. En dicho e-mail puede ver la situación del emplazamiento y los
comentarios que hubiese indicado el usuario de la unidad operativa.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
4 – Proceso Certificado en la OVD Instalador
1 – Autenticarse en la OVD
PA
EOP
Cert. Creado Cert. Tramitado
El instalador abre un navegador Web en su ordenador y accede al portal de Gas
Natural Distribución (www.gasnaturaldistribucion.es). En la cabecera de
cualquiera de las pantallas de la Web puede autenticarse:
El instalador debe poner su
usuario y contraseña de la
OVD.
El instalador ya
está autenticado
en la OVD.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
4 – Proceso Certificado en la OVD Instalador
2 – Envío Certificado
PA
EOP
Cert. Creado Cert. Tramitado
Tras autenticarse, el instalador debe pulsar sobre el punto de menú Tramitación
de certificados:
La barra de menús se
encuentra a la izquierda de
En la derecha de la
las pantalla. El instalador
pantalla se carga un
pulsará sobre el link
nuevo formulario para
Tramitación de certificados
que sea completado
para poder comenzar uno
por el instalador.
nuevo.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
4 – Proceso Certificado en la OVD Instalador
3 – Completar formulario Certificado
PA
EOP
Cert. Creado Cert. Tramitado
El instalador completará el formulario y pulsará el botón Confirmar:
En el formulario se puede
anexar toda la documentación
necesaria.
El instalador ya ha
completado el
certificado.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
4 – Proceso Certificado en la OVD Instalador
4 – Certificado + SCR
PA
EOP
Cert. Creado Cert. Tramitado
Para los Certificados IRG3 de instalación individual es posible crear una
solicitud de conexión a red al mismo tiempo si fuese necesario:
Tras indicar el tipo de
certificado IRG se habilita
el check ‘Adjuntar solicitud
de conexión a red en fincas
con gas’ que debemos
seleccionar.
En este caso, no será necesario
crear una solicitud de conexión a red
por separado. El formulario se
adapta automáticamente para incluir
la información de la SCR.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
4 – Proceso Certificado en la OVD Instalador
5 – Tramitar Certificado
EOP
PA
Cert. Creado Cert. Tramitado
Por otro lado, los usuarios de las unidades operativas procederán a tramitar
los certificados creados. Para ello deben acceder al punto de menú Estado
documentación tras haberse autenticado en la OVD:
Esta pantalla permite buscar SCRs
y Certificados en función de los
criterios indicados en el filtro de
búsqueda.
Esta tarea la podrá realizar los usuarios de tipo Pool
Administrativo.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
4 – Proceso Certificado en la OVD Instalador
6 – Tramitar Certificado
EOP
PA
Cert. Creado Cert. Tramitado
El usuario buscará los certificados en estado Creado. Puede utilizar cualquiera
de los criterios de búsqueda. Tras localizar el Certificado podrá cambiar el
estado del mismo a Tramitado:
Recordatorio: En paralelo
se ha realizado la
correspondiente grabación
en SGC.
Al pulsar el check Modificar el
usuario podrá añadir
comentarios, modificar el
estado, NIF, Póliza y CUPS del
formulario.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
4 – Proceso Certificado en la OVD Instalador
7 – Tramitar Certificado
PA
EOP
Cert. Creado Cert. Tramitado
La aplicación realiza el envío automático de un e-mail al instalador cuando se
cambia el estado a Tramitado. De esta forma está al corriente de la
tramitación de su certificado:
El e-mail contiene los datos de la
ubicación y los comentarios que
hubiese indicado el usuario al
realizar el cambio de estado.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
5 - Estados de los formularios
Solicitudes de conexión a red
Las acciones asociadas a cada uno de los estados son las siguientes:
•
Creado: Estado inicial de la solicitud cuando es creada por el Instalador.
•
Tramitado: Se ha determinado que la solicitud es viable técnica y económicamente.
•
Grabado: Ha pasado positivamente todos los controles y se registra la solicitud. Corresponde a un
estado final.
•
Rechazado: Se ha detectado alguna incidencia en la solicitud.
•
Anulado: Se cancela la solicitud. Corresponde a un estado final.
Creado
Anulado
Rechazado
Tramitado
Grabado
Los cambios de estado generan el envío automático de un correo al
instalador que creó la solicitud.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
5 - Estados de los formularios
Certificados de instalación
Las acciones asociadas a cada uno de los estados son las siguientes:
•
Creado: Estado inicial del certificado cuando es creado por el Instalador.
•
Tramitado: Se ha procesado el certificado y no hay ninguna incidencia.
•
Rechazado: Se ha detectado alguna incidencia en el certificado.
•
Anulado: Se cancela el certificado. Corresponde a un estado final.
•
Pendiente de inspección: Se ha planificado la realización de una inspección de la instalación. Se trata de un paso
OPCIONAL.
•
Puesta en servicio: Se ha puesto en servicio la instalación. Corresponde a un estado final y OPCIONAL.
Creado
Anulado
Rechazado
Tramitado
Puesta Serv
Pdte Insp
Opcional
Opcional
Los cambios de estado generan el envío automático de un correo al
instalador que creó el certificado.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
5 - Estados de los formularios – Tipos de usuario
Cada tipo de usuario de la OVD tiene definidas diferentes acciones disponibles
según el estado de los SCR y Certificados:
Estado
CERTIFICADO
Estado
SCR
Tipo Usuario
Tipo Usuario
Permisos
Permisos
Creado
Instalador
Pool
Administrativo
Edición
Instalador
Gestor expansión
Pool Administrativo
Edición
Visibilidad
Visibilidad
Anulado
Pool
Administrativo
Edición
Anulado
Gestor expansión
Pool Administrativo
Edición
Edición
Rechazado
Visibilidad
Rechazado
Instalador
Gestor expansión
Pool Administrativo
Visibilidad
Edición
Edición
Instalador
Pool
Administrativo
Visibilidad
Tramitado
Instalador
Gestor expansión
Pool Administrativo
Visibilidad
Edición
Edición
Instalador
Pool
Administrativo
EOP
Grabado
Edición
Edición
Pdte.
Inspección
Instalador
Pool
Administrativo
EOP
Visibilidad
Gestor expansión
Pool administrativo
Puesta en
Servicio
Instalador
Pool
Administrativo
EOP
Visibilidad
Creado
Tramitado
Visibilidad
Edición
Edición
Visibilidad
Edición
Visibilidad
Edición
Visibilidad
El usuario Administrador tiene permisos totales (visibilidad y edición).
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
6 – Trucos y consejos
Al completar una solicitud de conexión a red o un certificado de
instalación conviene recordar que:
Los campos con el
símbolo (*) indican
que son obligatorios
para poder completar
el formulario
En caso de intentar registrar el
formulario, la aplicación nos
muestra los campos obligatorios
que no han sido completados en
la cabecera y con una alerta junto
el campo afectado.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
6 – Trucos y consejos
Al completar una solicitud de conexión a red o un certificado de
instalación conviene recordar que:
Hay ciertos tipos de ficheros que no
pueden ser asociados a un
formulario. Al pulsar el botón
Confirmar la aplicación nos indica
el fichero conflictivo (que
corresponde a ejecutables o ficheros
de tamaño superior a 2MB).
Se puede eliminar el fichero del
formulario pulsando sobre el
símbolo ‘X’. De esta forma se
puede reemplazar para poder
completar el formulario
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
6 – Trucos y consejos
Para indicar la dirección de la ubicación de la solicitud o certificado se
utiliza el localizador de vías:
El localizador mostrará todas las
Para que se habilite el
link Buscar vía se
vías que coincidan con lo que se
indique en el nombre de vía.
debe indicar la
Provincia y Municipio
Tras seleccionar la vía
que buscamos, al pulsar
el botón Seleccionar
todos los datos de la vía
se mostrarán en el
formulario.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
6 – Trucos y consejos
Puede pasar que al pulsar el link Buscar vía no aparezca
nada por pantalla:
Esto es debido a que el bloqueador de ventanas
emergentes está activado (se ve en la parte superior
de la ventana del navegador Web)
Pulsar sobre la barra amarilla y se
despliega las acciones que se
pueden realizar. Pulsar sobre la
opción ‘Permitir siempre de este
sitio’. A partir de ahora siempre
aparecerá el localizador de vías.
Pulsar de nuevo Buscar vía para
que se abra de nuevo la ventana
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
7 – Arranque
Plan de comunicación/formación
Se realizará en cascada:
Formación
Gremios
Formación
Zonas GN
Gestión de activos
Zonas/Gestión de activos
Formación
Instaladores
Zonas
15/06/2011
Gestión de usuarios
Perfiles Gestor Expansión y Pool Administrativo
Se realizará una carga masiva de usuarios con perfil Gestor Expansión y Pool
Administrativo. El usuario y contraseña corresponden al mismo que su alias en Gas
Natural Fenosa.
Por ejemplo, para [email protected], su usuario en la OVD será abc al igual que
su contraseña.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
7 – Arranque
Se recomienda cambiar su contraseña. Dicha opción se encuentra en la Oficina Virtual de
cada usuario:
Perfil EOP
Debe solicitarla a la zona y esta lo comunicará al Administrador. Posteriormente se le
comunicará la información vía la zona.
Perfil Instalador
Debe realizar auto registro desde la Web de Gas Natural Distribución
(www.gasnaturaldistribucion.es). Ver Capítulo 9 – Auto registro usuario
instalador.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
8 – Soporte
Soporte único
Gestor Expansión
Email: [email protected]
Pool Administrativo
Instalador
EOP
Teléfono: 93 495 86 50
Horario de atención: Lunes - Viernes
9-20 horas
Esta información de contacto con el centro de soporte se encuentra en la cabecera de las
pantallas:
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
9 – Auto registro usuario instalador
La primera vez el instalador debe crear su usuario a través de la facilidad de auto
registro. Para ello accederá a la Web de Gas Natural Distribución
(www.gasnaturaldistribucion.es).
Debe acceder al punto de menú Instaladores. En dicha pantalla se puede ver el link
‘Regístrese aquí’:
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
9 – Auto registro usuario instalador
El link dirige hacia la siguiente pantalla que completará con la información de su
usuario en la OVD:
Este el nombre del usuario
de acceso a la OVD.
El correo que aquí se indica
será donde se reciba todas
las notificaciones.
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Gestión de Solicitudes de Conexión a red y Certificados
9 – Auto registro usuario instalador
Al pulsar sobre el botón Aceptar, se registrará el nuevo usuario. Desde dicho
momento se puede acceder a la OVD.
Al completar la creación del
usuario se registra
automáticamente en la
OVD.
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Muchas gracias
02/08/20
11
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Esta presentación es propiedad de Gas Natural Fenosa.
Tanto su contenido temático como diseño gráfico es
para uso exclusivo de su personal.
©Copyright
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Gas Natural SDG, S.A.
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