Inspección, vigilancia y control

Ministerio de Vivienda
Superintendencia de Propiedad Horizontal
Inspección, vigilancia y control
El Presidente de la República y el Ministerio de Vivienda ejercerán por conducto de la
Superintendencia de Propiedad Horizontal, la inspección, vigilancia y control de la Propiedad
Horizontal en Colombia establecida con los lineamientos de la Ley 675 del 3 de Agosto de 2001
y en en los términos establecidos en las normas vigentes.
Inspección: la inspección consiste en la atribución de la Superintendencia de Propiedad Horizontal
para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en la forma, detalle y términos que ella
determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y
administrativa de tipo de Propiedad Horizontal. La Superintendencia de Propiedad Horizontal, de
oficio, podrá practicar investigaciones administrativas a estas entidades.
Vigilancia: la vigilancia consiste en la atribución de la Superintendencia de Propiedad Horizontal para
velar por que la Propiedad Horizontal, en su formación y funcionamiento y en el desarrollo de su
objeto social, se ajuste a la ley y a los estatutos. La vigilancia se ejercerá en forma permanente.
Estarán sometidas a vigilancia, las Propiedades Horizontales que determine el Ministerio de Vivienda.
También estarán vigiladas aquellas Propiedades Horizontales que indique el Superintendente cuando
del análisis de la información señalada en el artículo anterior o de la práctica de una investigación
administrativa, establezca que la sociedad incurre en cualquiera de las siguientes irregularidades:
a) Abusos de sus órganos de dirección, administración o Control, que impliquen
desconocimiento de los derechos de los asociados o violación grave o reiterada de las
normas legales o estatutarias.
b) Suministro al público, a la Superintendencia o a cualquier organismo estatal, de información
que no se ajuste a la realidad.
c) No llevar contabilidad de acuerdo con la ley o con los principios contables generalmente
aceptados.
d) Realización de operaciones no comprendidas en su objeto social.
Respecto de estas Propiedades Horizontales vigiladas, la Superintendencia además de las
facultades de inspección indicadas antes, tendrá las siguientes:
1. Practicar visitas generales, de oficio o a petición de parte, y adoptar las medidas a que haya
lugar para que se subsanen las irregularidades que se hayan observado durante la práctica
de éstas, e investigar, si es necesario, las operaciones finales o intermedias realizadas por la
Propiedad Horizontal visitada con cualquier persona o entidad no sometida a su vigilancia.
2. Enviar delegados a las reuniones de la asamblea general o junta administradora cuando lo
considere necesario.
3. Verificar que las actividades que desarrolle estén dentro del objeto social y ordenar la
suspensión de los actos no comprendidos dentro del mismo.
4. Establecer si existen las causales de Extinción de la Propiedad Horizontal y una vez
definidas decretar la disolución, y ordenar la liquidación, cuando se cumplan los supuestos
previstos en la ley y en los estatutos, y adoptar las medidas a que haya lugar.
5. Designar al liquidador en los casos previstos por la ley.
6. Convocar a reuniones extraordinarias del máximo órgano social en los casos previstos por
la ley.
7. Ordenar la modificación de las cláusulas estatutarias cuando no se ajusten a la ley.
8. Ordenar la inscripción en un libro de Registro de Copropietarios la información de todos los
poseedores del bien y los cambios presentados por las negociaciones del bien.
Control: el control consiste en la atribución de la Superintendencia de Propiedad Horizontal
para ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación crítica de orden jurídico,
contable, económico o administrativo de cualquier Propiedad Horizontal cuando así lo
determine el Superintendente de Propiedad Horizontal mediante acto administrativo de carácter
particular.
En ejercicio del control, la Superintendencia de Propiedad Horizontal tendrá, además de las
facultades indicadas en los artículos anteriores, las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Promover la presentación de planes y programas encaminados a mejorar la situación
que hubiere originado el control y vigilar la cumplida ejecución de los mismos.
Autorizar la solemnización de toda reforma estatutaria.
Ordenar la remoción de administradores y del revisor fiscal cuando se presenten
irregularidades que así lo ameriten.
Conminar bajo apremio de multas a los administradores para que se abstengan de
realizar actos contrarios a la ley, los estatutos, las decisiones del máximo órgano social o
junta Administradora.
Efectuar visitas especiales e impartir las instrucciones que resulten necesarias de
acuerdo con los hechos que se observen en ellas.
Establecer si se cumple con las leyes relacionadas con normas de obligatorio
cumplimiento como la relacionada con piscinas etc.
Conocer y responder todo tipo de quejas de los copropietarios, las cuales distribuirá
para obtener el apoyo para las respuestas en todos los organismos del estado
competentes para resolverlas.
Convocar a los Administradores la Propiedad Horizontal al trámite de un proceso de
liquidación.
Las Propiedades Horizontales sujetas a la vigilancia o control por determinación del
Superintendente de Propiedad Horizontal, podrán quedar exonerados de tal vigilancia o control,
cuando así lo disponga dicho funcionario.
El Ministerio de Vivienda establecerá los parámetros para definir cuándo una Propiedad
Horizontal queda bajo la “vigilancia” de la Superintendencia de Propiedad Horizontal.
Cuando se constituye una Propiedad Horizontal, desde su creación, queda inspeccionada por la
Superintendencia de Propiedad Horizontal.
La Superintendencia de Propiedad Horizontal buscará los Contactos necesarios con otras
Superintendencia para llegar a acuerdos que faciliten la convivencia social como es el caso de
buscar lograr un Acuerdo con la Superintendencia de Vigilancia para lograr acuerdos económicos
que reduzcan las tarifas por este servicio en las Propiedades Horizontales que sean Edificios o
Conjuntos Residenciales y aquellos Edificios o Conjuntos Mixtos en donde un porcentaje superior al
60% sean residencias.
Si cumple los requisitos que fije el Ministerio de Vivienda, la Propiedad Horizontal pasará de
“inspeccionada” a “vigilada” o “controlada”
Vigiladas por la Superintendencia de Propiedad Horizontal: quedarán sometidas a la
vigilancia de la Superintendencia de Propiedad Horizontal las copropiedades que al cierre de los
ejercicios sociales posteriores, registren:
a) Propiedades Horizontales conformadas por más de 50 unidades, información debidamente
obtenida de la Alcaldía correspondiente.
b) Todo Edificio o Conjunto Comercial
c) Todo Edificio o Conjunto Mixto en el cual más del 50% de las instalaciones está dedicado a
actividades Comerciales.
La vigilancia en estos eventos, iniciará una vez entre en operaciones Comerciales un 60% o más de
los locales comerciales
Información financiera y prácticas empresariales del año 2013: la información financiera que
se solicite debe ser enviada a la dirección electrónica que indique la Superintendencia de
Propiedad Horizontal.
Las Propiedad Horizontal de actividad comercial, vigiladas y/o controladas, enviarán la
información aun cuando estén en las causales de la Extinción de la propiedad Horizontal o en
proceso de liquidación.
Así mismo, deben remitir la información financiera las Propiedad Horizontal comerciales que en
el ejercicio de la atribución de inspección, les es remitida solicitud de esta información por
medio de una circular emitida por la superintendencia de Propiedad Horizontal
Se recogerá información de la Propiedad Horizontal vigente registrada en todos los Municipios
del país, para consolidar una base de datos que facilite la Inspección Vigilancia y Control; trabajo
que se ejecutará por parte del Ministerio de Vivienda a través de la Superintendencia de
Propiedad Horizontal en un plazo no superior a un año a partir de la aprobación de la firma de
este Decreto.
Solicitud información financiera del año 2013: El envío por parte de los Administradores de los
estados financieros requeridos por la superintendencia de Propiedad Horizontal se hará en línea
y será validada por el Ministerio de Vivienda respetando la reserva que ordena la ley, a través de
un Sistema de Información y Riesgo de la Propiedad Horizontal que pondrá en funcionamiento
la Superintendencia de Propiedad Horizontal y tendrá por objeto determinar información con
valor agregado para la economía del país, información que podrá ser consultada de manera
gratuita por cualquier persona en el país y en el mundo, como un servicio público, a través del
Portal Web.
Para lograr y garantizar un intercambio seguro y eficiente de los datos entre la Propiedades
Horizontales vigiladas y/o controladas y la Superintendencia de Propiedad Horizontal se buscará
la simplificación y racionalización de trámites utilizando los medios electrónicos establecidos en
la Ley 962 de 2005, garantizando los atributos de autenticidad, integridad y no repudio de la
información. La Superintendencia de Propiedad Horizontal, incorpora la aplicación de nuevas
tecnologías de seguridad en sus comunicaciones electrónicas, de conformidad con lo establecido
en la Ley 527 de 1999, el decreto reglamentario 1747 de 2000, que definen y reglamentan el
acceso y uso de los mensajes de datos, así como la firma digital y las entidades de certificación.
Se busca así entre otros objetivos, reducir al mínimo posible la utilización y flujo de documentos
en soporte (papel), asegurando la identificación plena de los emisores de documentos
electrónicos, certificando la recepción efectiva y oportuna de los datos por parte del verdadero
destinatario y garantizando la seguridad técnica y jurídica (dado su valor probatorio) de la
información.
Certificación digital: el sistema de certificación digital permite establecer la identidad y otras
cualidades de una persona que actúa a través de una red informática, un sistema de información y,
en general, cualquier medio de comunicación y/o información electrónica. De esta forma, la
certificación digital garantiza: la identificación y capacidad de las partes que tratan entre sí sin
conocerse (emisor y receptor del mensaje); la confidencialidad de los contenidos de los mensajes
(ni leídos, ni escuchados por terceros); la integridad de la transacción (no manipulada por
terceros) y la irrefutabilidad de los compromisos adquiridos (no repudiación).
Teniendo en cuenta lo anterior, los archivos reportados por las Propiedades Horizontales vigiladas
y/o controladas por la Superintendencia de Propiedad Horizontal serán por vía electrónica y
deberán llegar debidamente autenticados, a través de la utilización de firma digital. En
consecuencia, las Propiedades Horizontales vigiladas y/o controladas deberán seguir el
procedimiento establecido como anexo a la presente circular para la obtención de los certificados
digitales expedidos por una entidad de certificación digital abierta debidamente autorizada por la
Superintendencia de Industria y Comercio (Certicámara). Esta firma digital será entregada, de
manera gratuita a las Propiedad Horizontal vigiladas y/o controladas, a través de la plataforma
tecnológica de la Superintendencia de Propiedad Horizontal.
Las condiciones, restricciones y el procedimiento técnico para el uso de esta firma digital, estará
determinado por las características que brinde la entidad de certificación digital a través de una
Declaración de Prácticas de Certificación y el anexo técnico preparado por la Superintendencia de
Propiedad Horizontal.
Registro y actualización de datos: El registro y actualización de datos se deberá efectuar en el
año 2013, de acuerdo con la programación que sea definida por la Superintendencia. Se creará
un registro automático de reporte de las Alcaldías de todos los Municipios a la Superintendencia
de Propiedad Horizontal de los registros existentes hasta el 31 de Diciembre de 2012. Para las
Propiedades Horizontales que se registren por primera vez a partir del 1º de enero de 2013 se
utilizará el mismo conducto y no se requerirá volverlo a hacer en el futuro.
Gastos de funcionamiento: los recursos necesarios para cubrir los gastos que ocasione el
funcionamiento de la Superintendencia de Propiedad Horizontal , se proveerán mediante
contribución a cargo de las Propiedad Horizontal sometidas a su vigilancia o control.
Escalabilidad de la Contribución de las Propiedades Horizontales. Se establece que la tarifa
de la contribución a cobrar por cada unidad que componga la Propiedad Horizontal se liquidará
en UVT de acuerdo con la siguiente tabla:
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1/4 de UVT por año a la propiedad Horizontal ubicada en el estrato 6 y 7
1/5 de UVT por año a la propiedad Horizontal ubicada en el estrato 5
1/6 de UVT por año a la propiedad Horizontal ubicada en el estrato 4
1/7de UVT por año a la propiedad Horizontal ubicada en el estrato 3
1/8 de UVT por año a la propiedad Horizontal ubicada en el estrato 2
1/9 de UVT por año a la propiedad Horizontal ubicada en el estrato 1
Las propiedades horizontales que el gobierno construya sin cuota inicial y en calidad de
gratuitas no pagarán contribución
El pago de la contribución señalada, se hará en dos (2) cuotas, cada una equivalente al 50% del
valor total, a mas tardar en el mes de Julio de 2014, la primera, y el mes de septiembre de 2014,
la segunda. Según Resolución que para el efecto se expida
La contribución no pagada dentro de los plazos señalados, causará los intereses de mora
aplicables al impuesto de renta y complementarios.
Serán adelantados procesos de cobro persuasivo y jurisdicción coactiva para aquellas Propiedad
Horizontal que no paguen el valor de la contribución dentro de los plazos fijados en el artículo
precedente. Procesos que igualmente se seguirá a los Administradores
Revisor fiscal: será obligatorio tener revisor fiscal en las Propiedades Horizontal de acuerdo con
lo establecido en la Ley 675 del 3 de Agosto de 2001.
Auditor Externo que deberá ser Contador Público: Cuando no sea obligatorio contar con el
Revisor Fiscal según los ordenamientos de la Ley 675 del 3 de Agosto de 2001, la Asamblea
General de la propiedad Horizontal de los Edificios o Conjuntos Residenciales puede crear el
cargo auditor externo ya sea permanente o bien para revisiones periódicas con el fin de velar por
la conservación de los activos e identificar oportunamente los riesgos que puedan afectarla, y para
dar confianza sobre existencia y conservación de los recursos de la sociedad, igualmente con el fin
de mejorar los procesos de control interno y toma de decisiones.
Transitorio. Todas las quejas, reclamos, derechos de petición, tutelas o bien solicitud de conceptos, de
los copropietarios a partir del 1º de Enero de 2013 serán enviadas a la Superintendencia de Propiedad
Horizontal. Las quejas, reclamos, derechos de petición o tutela al igual que los conceptos solicitados que
se presentaron antes de dicha fecha seguirán su curso en cualquiera de los organismos del estado en
donde han sido recibidas; teniendo derecho el copropietario de continuar con el proceso iniciado hasta
su terminación.
Transitorio El gobierno Nacional contratará a terceros con presupuesto del Ministerio de Vivienda el
levantamiento de una Base de Datos de la Propiedad Horizontal registrada hasta el 31 de Diciembre de
2012 en todos los Municipios del País. Para tal fin el Presidente de la República ordenará e instruirá a
los Alcaldes Municipales para que recojan la información de las Propiedades Horizontales registradas,
de acuerdo con los requerimientos y detalles que se les solicite. Esta información la remitirá la Alcaldía
de acuerdo con las instrucciones dadas al responsable de consolidar la información nacional en los 2
meses siguientes al requerimiento hecho por la Presidencia de la República .
Redactó con base en el manejo de otras Superintendencias el
Contador Público José Hernando Zuluaga Marín
CEO de actualícese.com