Lic. Samuel Hidalgo Solano - Contraloría General de la República

DEROGADO con resolución R-CO-9-2009 (La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero de 2009); no
obstante, según transitorio I, mantiene su vigencia por un máximo de un año, plazo dado para
la implementación de las normas que se emiten con dicha resolución (artículo 6).
CIRCULAR
A LOS SUJETOS COMPONENTES DE LA HACIENDA PÚBLICA
La Contraloría General de la República en uso de las facultades que le confieren los
artículos 12, 24, 60, siguientes y concordantes de su Ley Orgánica, resuelve emitir el
siguiente Manual sobre normas técnicas de control interno relativas al uso, control y
mantenimiento de vehículos –Primera parte–.
Rige a partir de su publicación en La Gaceta.
Lic. Samuel Hidalgo Solano
CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
PRESENTACIÓN
Las circunstancias actuales demandan acciones concretas para desarrollar, fortalecer y
mejorar los sistemas de control interno de las entidades y órganos que conforman nuestra
Hacienda Pública, con el fin de aprovechar al máximo los fondos públicos puestos a su
disposición, y a la vez evitar desperdicios y abusos.
Parte significativa de esos fondos están constituidos por inversiones en vehículos, los
que adicionalmente a su costo de adquisición, implican una serie de erogaciones para su
uso, mantenimiento y control, las que al sumarse alcanzan cifras muy representativas.
Si bien es cierto la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres, Nº 7331, contiene un
título destinado exclusivamente a la regulación de vehículos del Estado, el criterio de esta
Contraloría General, es que es necesario un mayor desarrollo de la normativa técnica en
este campo. Para contribuir en ese sentido, la Contraloría General de la República, en su
calidad de Órgano rector del Ordenamiento de Control y Fiscalización Superiores de la
Hacienda Pública, con agrado emite la primera parte del Manual sobre Normas Técnicas
de Control Interno relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos.
Aunque esta normativa es de acatamiento obligatorio por parte de las entidades y
órganos que integran la Hacienda Pública, tiene como fin primordial ser una guía para la
Administración en su responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar sus sistemas
de control interno, tal y como se establece en el artículo 60 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República.
Con el propósito de que la presente normativa técnica se mantenga actualizada, esta
Contraloría General mantendrá un programa de revisión y actualización. Con ese
objetivo, agradecemos de antemano las sugerencias y comentarios que los auditores
internos, administradores en general, responsables de unidades encargadas del control
sobre el uso y mantenimiento de vehículos y cualesquiera otros interesados en la materia,
hagan llegar a la Dirección General de Planificación Interna y Evaluación de Sistemas,
preferentemente por escrito. Las colaboraciones de la administración activa podrán
informarse por medio de sus unidades de Auditoría Interna.
Lic. Samuel Hidalgo Solano
CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA
MANUAL SOBRE NORMAS TECNICAS DE CONTROL
INTERNO RELATIVAS AL CONTROL SOBRE EL USO Y
MANTENIMIENTO DE VEHICULOS
- PRIMERA PARTE 300
NORMAS GENERALES
301
PLANIFICACION
301.01
Definición de objetivos y metas
Cada ministerio o institución definirá claramente y en forma escrita los
objetivos y metas relacionados con el uso, control y mantenimiento de
sus vehículos.
Declaración interpretativa
La definición de objetivos y metas constituye el fundamento de la planificación, ya que
se proyectan los resultados que se desea lograr mediante la realización de diferentes
actividades en un período determinado. Esos objetivos y metas son la base sobre la cual
se formulan los planes de trabajo, pues estos últimos tienen como fin la consecución
eficaz y eficiente de tales objetivos y metas.
Su definición y comunicación clara, permitirá medir con mayor facilidad la eficiencia y
efectividad de las acciones administrativas relativas al control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos.
En relación con esta área los objetivos y metas que se definan deben perseguir la
racionalidad en la utilización de los vehículos.
301.02
Definición de políticas
Se dictarán en forma clara y por escrito las políticas que orienten el
accionar del ministerio o institución para lograr los objetivos y metas
definidos para el uso, control y mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
Las políticas son lineamientos generales o específicos dictados por autoridad
competente que constituyen el marco de acción que orienta a los funcionarios en el
desarrollo de las actividades.
Estas políticas deben ser dictadas por la máxima autoridad del ministerio o institución,
dirigirse a alcanzar los objetivos y metas y ser difundidas oportunamente a todos los
niveles de la organización.
301.03
Definición de procedimientos
Se definirán claramente y por escrito los procedimientos esenciales
para desarrollar adecuadamente las diferentes actividades necesarias
relacionadas con el uso, control y mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
Los procedimientos constituyen un conjunto de instrucciones que detallan la forma en
que deben realizarse las actividades de una función concreta y su secuencia cronológica.
Una adecuada definición de procedimientos permitirá que éstos se constituyan en una
guía de trabajo, para que las actividades se ejecuten de una forma más eficiente;
asimismo proporcionan uniformidad en la interpretación y aplicación de políticas,
permiten la coordinación y revisión constante sobre lo que se hace, promueven un
adecuado desempeño de los funcionarios, un uso racional de los vehículos y facilitan la
labor de supervisión de las tareas.
En el área de transportes deben establecerse entre otros, procedimientos relativos a la
solicitud de vehículos, consumo de combustible y lubricantes, la reparación y el
mantenimiento, préstamo de vehículos, accidentes y el pago de kilometraje.
Los procedimientos que se establezcan en las organizaciones deben ser lo
suficientemente ágiles pero eficaces, de modo que se esté en presencia de una serie de
pasos necesarios y adecuados que promuevan el funcionamiento del sistema. Deben ser
claros, concisos y completos, para evitar interpretaciones y dudas en su aplicación.
301.04
Programación de las actividades
Se realizará una programación periódica de las actividades necesarias
para lograr los objetivos definidos por el ministerio o institución, en el
uso, control y mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
La programación consiste en seleccionar y ordenar cronológicamente las actividades
necesarias a satisfacer en un período determinado para el logro de los objetivos, mediante
la asignación racional de los recursos disponibles, especificación de los responsables y
procedimientos que se utilizarán. Dicha programación deberá ajustarse a las políticas
dictadas previamente.
Para que la programación tenga sentido, es necesario que se defina su periodicidad, así
como la de su evaluación. Esta última es determinante para medir los logros alcanzados
y aspectos que podrían ser mejorados en períodos siguientes.
Por último, no debe olvidarse que la programación ha de ser lo suficientemente
flexible, para que ante situaciones inesperadas, imprevistas e imprevisibles sea posible
prestar eficientemente los servicios.
302
ORGANIZACION
302.01
Estructura organizativa
En cada ministerio o institución deberá existir una unidad a la que se le
encargue ejercer las funciones relacionadas con el control en el uso,
asignación y mantenimiento de los vehículos.
Declaración interpretativa
Con el fin de ejercer las funciones relacionadas con el control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos, cada ministerio o institución deberá contar con una unidad
especializada.
Sin embargo, cuando la naturaleza de la actividad, complejidad y tamaño de la
institución así como la disponibilidad de recursos no permitan la existencia de esa unidad,
el ministerio o institución dispondrá la organización que considere más conveniente para
la administración de sus vehículos, siempre y cuando quede clara, delimitada y
formalmente asignada la responsabilidad del control sobre su uso y mantenimiento.
En cualquiera de los dos casos, se debe disponer de un organigrama que refleje
adecuadamente su estructura orgánica y que permita determinar claramente los niveles
jerárquicos, la asignación y división de funciones, los canales de comunicación y
coordinación, y las líneas de autoridad y responsabilidad.
302.02
Definición de líneas de autoridad y responsabilidad
Se definirán por escrito las líneas de autoridad y responsabilidad en la
organización de la unidad encargada del control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
Por autoridad se entiende el poder que dentro de una organización se le otorga a las
personas por su nivel jerárquico, que les permite usar su juicio para tomar decisiones y
para exigir el cumplimiento responsable de los deberes que les han sido asignados a sus
subordinados.
Responsabilidad es la obligación con respecto al superior jerárquico, correspondiente
del cumplimiento de esas tareas.
Es de suma importancia que las líneas de autoridad y responsabilidad en esta área, así
como cualquier otra de la organización, sean definidas claramente para el adecuado
cumplimiento de las metas y objetivos previamente establecidos. Debe poseerse la
autoridad necesaria para ejecutar una labor determinada, de lo contrario será poco factible
lograr el resultado que de esta se espera, asimismo si se ha asignado la autoridad
requerida, pero no se ha definido claramente la responsabilidad que esta conlleva, los
resultados no serán los más satisfactorios, ya que se desconoce el objetivo que se
pretende con la autoridad asignada.
El funcionario que asigna responsabilidades y delega facultades en los subordinados,
deberá contar con un sistema eficaz de seguimiento, con el fin de determinar si las
actividades encomendadas se ejecutan de manera apropiada.
302.03
Definición de deberes
Se definirán claramente y en forma escrita los deberes y
responsabilidades relacionados con el control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
Un deber consiste en la obligación de cumplir con las disposiciones establecidas, razón
por la cual deberán quedar formalmente establecidos los deberes de cada uno de los
funcionarios a los que les fueron asignadas funciones relativas al control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos los cuales deberán definirse de acuerdo con los objetivos del
área de transportes.
Dentro de estos deberes, entre otros, están: planificar, organizar y coordinar todas las
actividades relacionadas con la prestación del servicio de transportes; controlar el buen
uso y disposición de los vehículos, combustible, herramientas; controlar el cumplimiento
de las disposiciones legales y de cualquier otra normativa que emita el ministerio o
institución; realizar los trámites de inscripción de los vehículos en el Registro Público de
la Propiedad de Vehículos Motorizados y de desinscripción cuando éstos sean retirados
de la circulación; rendir informes periódicos sobre las actividades realizadas para prestar
el servicio de transportes.
302.04
Definición y asignación de funciones
Se definirán y asignarán claramente y por escrito, las diferentes
funciones relacionadas con el control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos.
Declaración interpretativa
Para el cumplimiento de los deberes correspondientes al área de transportes, es
necesario que se especifiquen con toda claridad las funciones respectivas y se indique
quién debe desempeñarlas, de esta forma los encargados de ejecutarlas tendrán una idea
clara y precisa de lo que se espera de ellos.
Al definir y asignar las diferentes funciones se deberá considerar su segregación, de tal
forma que ningún funcionario tenga bajo su responsabilidad la realización completa de
una operación administrativa.
Las funciones relativas al área de transportes deberán orientarse al uso racional y
eficiente de los vehículos, combustibles, herramientas y repuestos.
302.05
Supervisión
Se ejercerá una adecuada supervisión en todas las actividades
relacionadas con el control sobre el uso y mantenimiento de los
vehículos.
Declaración interpretativa
La supervisión consiste en la evaluación permanente de los procedimientos que se
están ejecutando, mediante la cual la persona que la ejerce se cerciora de que estos se
cumplan tal como se han establecido.
La supervisión de las diferentes actividades necesarias para el control sobre el uso y
mantenimiento de los vehículos, permite garantizar el uso eficiente de los recursos y el
logro de los objetivos del área de transportes en forma oportuna.
302.06
Reglamento de transportes
La Administración del servicio de transportes dispondrá de un
reglamento que contenga las instrucciones necesarias para el adecuado
uso de los vehículos a su cargo, lo someterá a aprobación de la
autoridad competente y lo revisará periódicamente, con el fin de
mantenerlo actualizado.
Declaración interpretativa
De acuerdo con su obligación y responsabilidad de velar por el uso adecuado y racional
de los vehículos de su propiedad, la Administración deberá dictar su propio reglamento el
cual se sujetará a la normativa que le sea aplicable.
La citada reglamentación dispondrá todo lo relativo al uso de los vehículos propiedad
de los ministerios e instituciones, estableciéndose claramente las funciones, deberes y
responsabilidades de los funcionarios que tienen a su cargo la administración de los
vehículos, conductores y usuarios de éstos.
También se reglamentará el uso de los vehículos propiedad de los funcionarios, cuando
exista la modalidad de pago de kilometraje en la institución.
302.07
Del personal
La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos dispondrá del personal con la capacidad, formación y
experiencia necesarios para el desempeño eficiente de las labores que
le han sido asignadas.
Declaración interpretativa
El recurso más valioso de una organización es el humano, por lo que este juega un
papel relevante en su desarrollo.
Para contratar personal idóneo, se debe realizar una adecuada selección, considerando
principalmente las capacidades y cualidades individuales, así como el conocimiento y
experiencia necesarios en el área de transportes con el propósito de que cumpla sus
obligaciones adecuadamente. En la medida que se cuente con personal idóneo se
contribuirá al logro de los objetivos y metas previamente establecidos.
Además, es importante coordinar con la unidad correspondiente programas de
capacitación y entrenamiento, con el fin de lograr el óptimo rendimiento del personal y
elevar la calidad de su trabajo.
303
COORDINACION
303.01
Necesidad
La unidad encargada de prestar el servicio de transportes, coordinará
necesariamente sus actividades con los usuarios de este servicio.
Declaración interpretativa
La coordinación es el proceso administrativo por medio del cual se integran las
actividades de las diferentes unidades individuales en un esfuerzo conjunto, de forma que
funcionen armónicamente, sin fricciones o duplicaciones, promoviendo que cada grupo o
individuo contribuya eficiente y eficazmente al logro de los objetivos organizacionales.
Por lo tanto, los funcionarios que utilicen el servicio de transportes deberán informar
oportuna y adecuadamente a la correspondiente unidad de las actividades que prevén
desarrollar, para la debida programación y permitir así la atención de las diversas
solicitudes en forma ordenada, oportuna y racional.
303.02
Responsabilidad
Será responsabilidad de la unidad encargada del control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos o de quien haga las funciones de ésta,
establecer la coordinación que se requiera con los usuarios, en cuanto
al uso, control y mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
La coordinación debe ser considerada como una de las funciones primordiales de la
Administración, ya que por medio de ella se integran los esfuerzos y actividades
individuales en un objetivo común. Consecuentemente, la Administración deberá velar
porque se establezca la coordinación necesaria entre la unidad encargada del control
sobre el uso y mantenimiento de vehículos y las diferentes unidades del ministerio o
institución que requieren de su servicio.
Evidentemente la coordinación es una labor de conjunto, donde todas las partes que
intervienen en el proceso para la prestación del servicio de transportes deben mantener
una permanente y adecuada comunicación.
303.03
Divulgación
Se divulgarán ampliamente al personal de todas las unidades de la
organización, las leyes, reglamentos, políticas, procedimientos,
instructivos y demás documentación pertinente dictados en relación
con el uso, control y mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
El conocimiento y aceptación de las leyes, reglamentos, objetivos, políticas,
procedimientos y otros instructivos relativos al control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos por parte de todo el personal del ministerio o institución, es fundamental para
que exista una adecuada coordinación de las actividades que se han de desarrollar en cada
unidad; para que las cosas se hagan como se han previsto y se cumpla con la normativa y
demás disposiciones para alcanzar los objetivos de esa unidad en forma eficiente y
efectiva, promover el uso eficaz y eficiente tanto de los vehículos como de los
combustibles y lubricantes. Lo anterior conlleva a implantar un sistema ágil y oportuno
de comunicaciones que permita divulgar adecuadamente la citada información.
304
PROCEDIMIENTOS DE AUTORIZACION Y REGISTRO
304.01
Manuales de procedimientos
Se emitirán manuales con los principales procedimientos para la
autorización, registro y control de las operaciones administrativas
necesarias para el uso, control y mantenimiento de los vehículos.
Declaración interpretativa
Un manual de procedimientos consiste en un documento que contiene en forma
sistemática y ordenada el conjunto de métodos y operaciones destinados a realizar una
tarea determinada, es decir, presenta los diferentes pasos por seguir, ordenados en su
secuencia lógica, para ejecutar una actividad particular. Contiene una descripción de los
distintos pasos u operaciones que componen el proceso, indicando generalmente lo
siguiente: quién, cómo, dónde, cuándo y para qué se han de efectuar.
Dentro de este manual deben incluirse como parte importante los procedimientos
relativos a la autorización, registro y control de las operaciones. Deben ser revisados
periódicamente con el propósito de evaluar su funcionalidad e implementar las
modificaciones que se consideren pertinentes por parte de la unidad facultada para
emitirlos.
304.02
Documentos de respaldo
Toda actividad relacionada con el uso, control y mantenimiento de
vehículos deberá poseer documentación idónea que la respalde y
justifique.
Declaración interpretativa
Las diferentes actividades que se ejecuten para una adecuada administración de los
vehículos deben estar sustentadas por documentos que señalen su origen, naturaleza,
objetivo y resultados obtenidos, así como también las autorizaciones necesarias cuando
corresponda. Tales documentos de respaldo justifican esas actividades, asimismo
proporcionan otra información relevante para la elaboración de informes y análisis
posteriores.
304.03
Uso de formularios
Se establecerá el uso permanente de formularios numerados en forma
consecutiva para toda aquella información generada por las actividades
relativas al control sobre el uso y mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
Los formularios deberán ser claros, simples y estar diseñados de tal forma que provean
el suministro por parte de los usuarios de la información necesaria para procurar además
de un control efectivo, el ser una guía indubitable para prestar el servicio.
Dentro de las operaciones que deben ser autorizadas en forma escrita se encuentran al
menos las siguientes: solicitud de transportes, circulación de vehículos en días y horas no
hábiles, circulación de vehículos fuera del país, solicitud de reparación y mantenimiento,
retiro de combustible y pago de kilometraje.
304.04
Registro de operaciones y archivo de documentos
Se establecerán registros adecuados para el control de las diferentes
actividades relativas al uso, control y mantenimiento de vehículos y
los documentos que se generen deberán ser archivados
convenientemente mediante los mecanismos que al efecto se
establezcan.
Declaración interpretativa
La unidad o persona encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos
establecerá los registros necesarios para facilitar la preparación de información relevante
contenida en los documentos, generada por el control sobre el uso y mantenimiento de los
vehículos, de manera que sirva de base para la toma de decisiones y el ejercicio de los
controles respectivos.
La persona o personas responsables de esta área diseñarán y pondrán en práctica
aquellos registros que mejor se ajusten a las características propias del ministerio o
institución.
Los registros que se implanten para el control de las operaciones relacionadas con la
prestación del servicio de transportes, deberán contener información suficiente y
confiable y, además, deberán actualizarse periódicamente.
Dentro de los registros que se deben establecer se encuentran, entre otros, los de firmas
autorizadas, conductores autorizados, clasificación de vehículos, consumo de
combustible, reparación y mantenimiento, accidentes de tránsito y pago de kilometraje.
304.04.01
Registro de firmas autorizadas
Se establecerán registros de firmas de los funcionarios encargados de
autorizar y solicitar servicios y operaciones relativos al uso, control y
mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
La autorización de las operaciones del área de transportes debe ser otorgada por
personal debidamente facultado por la máxima autoridad de la institución, quien podrá
delegar esta potestad sin menoscabo de su responsabilidad.
Los registros de firmas autorizadas deberán contener los espacios previstos para anotar
al menos las siguientes características: actividad que se le faculta solicitar o autorizar,
nombre del funcionario, número de cédula, unidad administrativa a la que pertenece,
cargo que desempeña, firma y nombre del funcionario que delegó dicha autorización.
304.04.02
Registro clasificación de vehículos
Se establecerán registros apropiados y confiables que permitan la
correcta clasificación de los vehículos y el oportuno control de su uso.
Declaración interpretativa
Los registros que se implanten deberán contener los espacios previstos para incluir al
menos, la siguiente información sobre los vehículos: descripción; número de
identificación; número de placa; número de motor; capacidad; fecha de adquisición;
número de orden de compra; costo; garantía del fabricante; número de póliza, monto de
seguro y coberturas; detalle de la inscripción en el Registro Público; ubicación del
vehículo; observaciones.
304.04.03
Registro control de combustible
Se establecerán registros adecuados para el control sobre el consumo
de combustible.
Declaración interpretativa
Los registros que se implanten para el control del combustible deberán contener
información tanto del kilometraje recorrido como del consumo de combustible por
período, a efecto de determinar el consumo promedio de combustible por vehículo y
facilitar así su control.
Por lo tanto, estos registros deberán disponer de los correspondientes espacios para
anotar la siguiente información: número de placa; tipo de combustible; fecha y número
de solicitud; cantidad de combustible consumido en el período; kilometraje recorrido en
el período; consumo promedio de combustible por período; observaciones.
304.04.04
Registro control reparación y mantenimiento
Se implantará un registro detallado que describa las reparaciones y el
mantenimiento que reciben los vehículos.
Declaración interpretativa
El registro que se establezca deberá contener un historial completo de cada vehículo,
que permita conocer su estado mecánico, el tipo y la periodicidad tanto de las
reparaciones como del mantenimiento que se le realice.
La información que por lo menos debe contener el citado registro es la siguiente:
número de placas; tipo de vehículo; marca; modelo; detalle de los cambios de aceites y
grasas, filtros, baterías y llantas; detalle de afinamientos, reparaciones y mantenimiento
realizados.
304.04.05
Registro control pago de kilometraje
Se establecerá el registro apropiado para el control del pago de
kilometraje, cuando existiere esta modalidad en el ministerio o
institución.
Declaración interpretativa
Dentro de los requisitos que los ministerios o instituciones deben cumplir para tomar
en arrendamiento servicios de transportes de sus funcionarios con vehículo propio, que se
vieren obligados a desplazarse en el ejercicio de su cometido, se encuentra la existencia
de un sistema de control interno eficiente que garantice el uso racional del servicio,
además del cumplimiento de la normativa legal.
Uno de los elementos que conforman ese sistema de control interno, es el
establecimiento de los correspondientes registros de control de pago de kilometraje, los
cuales deben contener entre otros elementos, los siguientes: nombre del funcionario que
ha formalizado contrato con la institución; número de cédula de identidad; tipo, número y
fecha de vencimiento de la licencia de conducir; cargo que desempeña; unidad
administrativa a la que pertenece; tipo, marca y modelo del vehículo; número de placa del
vehículo; número y fecha del contrato de arrendamiento; número y fecha del certificado
de propiedad del vehículo; número y fecha de vencimiento de la póliza del Instituto
Nacional de Seguros; fotocopia de la tarjeta de circulación; número y fecha de la
liquidación de cada gira; kilometraje recorrido en cada gira y montos acumulados por
período tanto en kilómetros como en colones.
304.04.06
Registro de conductores
Se llevará un registro detallado y actualizado de todos los conductores
autorizados.
Declaración interpretativa
El registro de conductores permite ejercer un mejor control sobre los funcionarios que
están autorizados para conducir los vehículos del ministerio o institución, por lo que, en
él se debe incluir tanto a los que desempeñan cargos de chofer, como al resto de
funcionarios que han sido acreditados para conducir los citados vehículos.
Dentro de la información que debe contener este registro se encuentra la siguiente:
nombre completo del conductor; número de cédula de identidad; indicación de su estado
de salud; tipo, número y fecha de vencimiento de la licencia de conducir; unidad
administrativa a la que pertenece; cargo que ocupa; lugar de trabajo; y además, aquella
información relevante sobre accidentes de tránsito ocurridos con vehículos del ministerio
o institución.
304.05
Inscripción de vehículos
Todos los vehículos que adquieran los ministerios o instituciones,
deberán ser correcta y oportunamente inscritos a su nombre, en el
correspondiente registro.
Asimismo, deberán ser debidamente
desinscritos cuando éstos le dejen de pertenecer o sean retirados de la
circulación.
Declaración interpretativa
De acuerdo con el marco jurídico existente, los vehículos automotores deben ser
inscritos o desinscritos según corresponda en el Registro de la Propiedad de Vehículos
Automotores del Registro Público, por un funcionario facultado para ello. El trámite
debe hacerse conjuntamente con los trámites de adquisición o retiro.
UTILIZACION VEHICULOS TERRESTRES
310
NORMAS ESPECIFICAS
311
TIPO Y ASIGNACION
311.01
Vehículos de uso administrativo
Vehículos de uso administrativo son aquellos de propiedad o al
servicio del ministerio o institución para el necesario traslado de
empleados y funcionarios cuando se requiera prestar los servicios o
efectuar alguna diligencia en el ejercicio de sus funciones.
Declaración interpretativa
El objetivo de mantener vehículos de uso administrativo es el de facilitar las funciones
y actividades propias del ministerio o institución encomendadas a los funcionarios.
Estos vehículos tienen por objeto facilitar o permitir el desempeño de las labores
encargadas a los funcionarios, de tal forma que sean utilizados única y exclusivamente en
actividades que tengan relación con el cumplimiento de aquellas funciones propias del
cargo para el cual el servidor fue nombrado.
No podrán utilizarse en ningún caso en actividades ajenas al cumplimiento de las
funciones propias del objeto del ministerio o institución, dárseles un uso arbitrario o
simplemente facilitar la movilización particular de los funcionarios.
Permanecerán a la orden de la unidad a la que se le encargue el control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos, y deberán encontrarse disponibles para el cumplimiento de
las funciones del respectivo ministerio o institución; por tanto, no deberán ser asignados
en forma exclusiva al servicio de ningún servidor.
311.02
Asignación de vehículos de uso administrativo
La asignación de vehículos de uso administrativo sólo procederá en
favor de unidades o dependencias administrativas localizadas en un
lugar diferente y alejado del que ocupa la unidad encargada del control
sobre el uso y mantenimiento de vehículos, y será por un período
determinado.
Declaración interpretativa
Aquellos ministerios o instituciones que por la naturaleza de sus actividades, posean
unidades o dependencias administrativas, localizadas en lugares diferentes y alejados de
la sede central, podrán asignarles vehículos de uso administrativo a esas unidades o
dependencias; sin embargo, tal asignación procederá únicamente en aquellos casos
estrictamente necesarios que hayan sido previa y debidamente justificados y autorizados
para facilitar el cumplimiento de sus labores.
Ningún vehículo de uso administrativo podrá ser asignado a un funcionario en
particular.
311.03
Controles de los vehículos de uso administrativo
asignados a unidades o dependencias
administrativas
Los vehículos asignados a unidades o dependencias administrativas
alejadas del núcleo central estarán bajo la responsabilidad de los
encargados de éstas y sujetos a los controles establecidos para el resto
de la flotilla.
Declaración interpretativa
El control y la adecuada utilización de los vehículos de uso administrativo
corresponderá a la dependencia administrativa a la que fueron asignados, específicamente
al superior jerárquico de ésta, quien velará por el estricto cumplimiento de la ley, de los
reglamentos y demás disposiciones que le sean aplicables, sin perjuicio del control que le
concierne mantener a la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos del ministerio o institución. Estarán sujetos a los controles que se han
establecido para los vehículos de la sede central, para lo cual esta última realizará una
revisión periódica de los mismos y solicitará los informes que estime convenientes.
Los vehículos que no están en uso y durante días y horas no hábiles, deberán
permanecer en el estacionamiento que se les ha destinado. Ninguna persona u oficina
podrá alegar derechos sobre éstos.
311.04
Asignación de vehículo de uso discrecional
Tendrán un vehículo de uso discrecional solamente aquellos
funcionarios a los cuales por ley se les conceda ese beneficio, el que
no podrá considerarse bajo ninguna circunstancia como salario en
especie.
Declaración interpretativa
Con fundamento en principios de razonabilidad del uso, oportunidad y conveniencia,
sólo se podrá asignar un vehículo de uso discrecional por funcionario que tenga derecho a
ese beneficio. No se le podrá dar un uso arbitrario en provecho de él ni de su familia.
Cada vehículo únicamente podrá ser utilizado por el funcionario que tiene derecho a
éste en razón del cargo que ostenta, en estricto cumplimiento de las funciones propias del
mismo y en ningún caso por otra persona.
Por lo tanto, de acuerdo con normas de sana administración se exige que el funcionario
aproveche tal recurso de la mejor forma posible en el cometido de sus labores.
En ningún caso las facilidades o ventajas que haya representado o represente para los
funcionarios o empleados el uso de vehículos oficiales, será parte del respectivo contrato
de trabajo.
Se considera además que no es necesaria la asignación de más de un vehículo de esta
categoría a cada funcionario, por cuanto su propósito consiste únicamente en facilitar el
desempeño de sus labores.
No podrán usarse para fines contrarios a la ley, a la moral y a las buenas costumbres o
para usos en lugares que no contribuyan al objeto del ministerio o institución al que
pertenecen.
311.05
Controles sobre vehículos de uso discrecional
El funcionario público que tenga asignado un vehículo de uso
discrecional responderá por su custodia, uso, conservación y
mantenimiento; sin embargo, la Administración aplicará controles
mínimos como los establecidos para otros activos del ministerio o
institución.
Declaración interpretativa
Los funcionarios responsables de estos vehículos deberán velar por su custodia, uso,
conservación, mantenimiento y porque se sometan a las reparaciones que necesiten.
No obstante, la Administración deberá ejercer cierto control sobre estos vehículos, tal
como se ejerce con cualquier bien de su propiedad de acuerdo con principios de sana
administración y racional uso de los recursos.
Los controles que al menos se ejercerán sobre este tipo de vehículos, deben referirse a:
asignación de vehículos con esta categoría, kilometraje recorrido por período, consumo
de combustible por período, reparación y mantenimiento, seguros, y estado físico
(carrocería, llantas, motor, herramientas y demás piezas complementarias).
312
SOLICITUD, PROGRAMACION Y USO
312.01
Solicitud de servicio
Todos los servicios de transportes en vehículos de uso administrativo,
deberán estar debidamente respaldados y justificados por la
correspondiente “solicitud de servicio” y autorizados por una persona
acreditada para ello.
Declaración interpretativa
Para requerir la prestación de servicios de transportes, es necesario que se presente a la
unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, la
correspondiente solicitud por escrito, en una fórmula diseñada para los efectos, con la
debida justificación y avalada por la jefatura de la unidad solicitante.
La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos analizará la
respectiva solicitud, de acuerdo con las políticas y la disponibilidad de recursos del
ministerio o institución.
La solicitud de servicio dispondrá los espacios previstos para anotar al menos la
siguiente información: número y fecha de la solicitud, unidad que solicita, objeto del
servicio, nombre y firma del funcionario solicitante, nombre y firma de funcionarios que
autorizan el servicio, nombre de los usuarios (encargado de la gira y acompañantes),
nombre y cédula del conductor, duración estimada de la gira, lugares por visitar, fecha y
hora de salida y de regreso, y número de placa del vehículo asignado.
312.02
Programación de los servicios
La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos realizará una programación periódica de los servicios de
transportes en vehículos de uso administrativo, de acuerdo con las
solicitudes presentadas y la capacidad de servicio.
Declaración interpretativa
La programación de los servicios deberá perseguir una mejor utilización de los
vehículos y por ende una mayor eficiencia en la prestación del servicio.
Las solicitudes de transportes serán presentadas a la unidad encargada del control sobre
el uso y mantenimiento de vehículos con la debida antelación, a efecto de que se
coordinen adecuadamente los recursos disponibles y se realice la programación.
Al realizar la programación, las solicitudes de servicio deberán ser atendidas en estricto
orden cronológico de presentación, salvo casos de emergencia comprobada o prioridades
establecidas por la Administración.
312.03
Coordinación del servicio de transporte
Se reunirán las solicitudes de transporte para vehículo de uso
administrativo que se generen a un mismo sitio o ruta, de manera que
su atención se haga con base en criterios de razonabilidad, oportunidad
y economía.
Declaración interpretativa
Para lograr mayor aprovechamiento de los vehículos disponibles, la unidad encargada
del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos y las diferentes dependencias que
utilizan los de uso administrativo, deberán agrupar en un solo viaje, varias solicitudes de
transporte que se generen hacia un mismo sitio o rumbo, dando un aviso oportuno a los
interesados para lograr una adecuada coordinación del viaje.
312.04
Utilización de otros servicios de transporte
Se podrán utilizar servicios de transporte público o de particulares
cuando resulte más ventajoso realizar un viaje, haciendo uso de esos
servicios.
Declaración interpretativa
La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos tendrá la
facultad de decidir la utilización del servicio de transporte externo en aquellos casos en
que se demuestre que los costos de brindar el servicio internamente son mayores que los
del servicio externo, o no se cuente con el número suficiente de unidades. Para ello se
usará el servicio de transporte público o la contratación de servicios por la modalidad de
pago de kilometraje.
312.05
Préstamo de vehículos entre ministerios o
instituciones
Los sujetos componentes de la Hacienda Pública podrán,
excepcionalmente, realizar entre sí convenios por escrito de préstamo
de vehículos, previa justificación y autorización de los respectivos
jerarcas.
Declaración interpretativa
Los ministerios o instituciones podrán, excepcionalmente, y dadas las justificaciones
del caso celebrar convenios de préstamo de vehículos por un período determinado,
siempre y cuando no entorpezca el desarrollo normal de las funciones del ministerio o
institución prestamista y los vehículos se utilicen de acuerdo con los fines y objetivos de
la institución beneficiaria.
Estos convenios serán suscritos por los respectivos jerarcas, observando los trámites
internos establecidos en cada caso.
Los documentos deberán detallar al menos:
obligaciones y las responsabilidades de las partes.
datos del vehículo, el plazo, las
Los ministerios o instituciones beneficiados con el préstamo de vehículos deberán
asumir la responsabilidad del control sobre su uso y mantenimiento, de igual forma como
si fueran de su propiedad, salvo acuerdo lícito en contrario.
313
CIRCULACION
313.01
Derechos de circulación
Todos los vehículos para circular deberán cumplir con el pago de
derechos de circulación que establecen las leyes y los reglamentos.
Declaración interpretativa
El permiso de circulación es extendido anualmente a aquellos vehículos que se
encuentran en adecuadas condiciones mecánicas y otras necesarias para su buen
funcionamiento. La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos, hará las gestiones pertinentes para el pago de tales derechos y enviará
oportunamente a revisión técnica aquellos vehículos que deban cumplir con ese requisito.
Por lo tanto, es necesario portar en el vehículo la tarjeta de derechos de circulación, tal
como lo exige la Ley de Tránsito.
313.02
Placas y distintivos oficiales
Todos los vehículos oficiales de uso administrativo deberán portar
permanentemente placas de matrícula oficial, y al menos en ambas
puertas delanteras, un distintivo que los identifique con el ministerio o
institución al que pertenecen y la leyenda “USO OFICIAL”.
Declaración interpretativa
Las características de la placa oficial, las determina el Ministerio de Obras Públicas y
Transportes.
El distintivo oficial de los vehículos, impreso permanentemente en el centro de ambas
puertas delanteras, deberá indicar claramente el nombre del ministerio o institución a que
pertenecen en colores que lo resalten y en las dimensiones mínimas que establece la ley.
Deberán también distinguirse con la leyenda “USO OFICIAL” en letras de tamaño
adecuado y en pintura de un color que la haga visible.
Se exceptúan de esta obligación de acuerdo con la ley, los vehículos de uso
discrecional, de transporte de valores, los de la fuerza pública que se dedican a la
investigación y a seguridad y aquellos otros que por la naturaleza del servicio que
prestan, no es conveniente que estén identificados. Excepto los primeros, todos los
demás estarán sujetos a controles de tipo administrativo.
313.03
Licencia de conducir
Todos los conductores autorizados para conducir vehículos oficiales
del ministerio o institución, deberán portar la licencia de conducir,
debidamente actualizada.
Declaración interpretativa
La licencia de conducir, al día, que deben portar los conductores, la emite la Dirección
General de Transporte Automotor, y deberá coincidir con el tipo de vehículo a utilizar.
El ministerio o institución velará porque sus funcionarios cumplan con este requisito
indispensable.
313.04
Autorización para conducir vehículos oficiales
La conducción de los vehículos estará a cargo de los choferes o
funcionarios autorizados y acreditados para ello por la unidad
encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos.
Declaración interpretativa
Se autorizará a los choferes del ministerio o institución la conducción de vehículos, y
en caso de excepción se facultará a otros funcionarios, siempre y cuando cumplan con los
requisitos que exige la Ley de Tránsito y se encuentren anotados en el Registro de
Conductores que para los efectos debe llevar la unidad encargada del control sobre el uso
y mantenimiento de vehículos.
Esta autorización se formalizará mediante una licencia o identificación que emita el
ministerio o institución y que deberá portar obligatoriamente todo trabajador mientras
conduce el vehículo.
313.05
Autorización para circular vehículos de uso
administrativo
Los vehículos de uso administrativo deberán contar con una
autorización para circular, la cual portarán en todo momento.
Declaración interpretativa
La autorización expresa para la circulación de vehículos de uso administrativo deberá
ser extendida por el superior jerárquico que hizo la solicitud y por el jefe de la unidad
encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos o persona designada, y
contemplar al menos: fecha y número de la solicitud, número de placa del vehículo,
nombre y cédula del conductor, vigencia del permiso, firma y sello de quien autoriza,
horario de circulación autorizado, lugares por visitar, nombre y cédula de los funcionarios
que lo acompañan.
Es obligación del conductor portar en todo momento este permiso.
313.06
Circulación de vehículos de uso administrativo fuera del horario
normal
Los vehículos de uso administrativo sólo podrán circular en horas y
días que no correspondan al horario normal del ministerio o institución
a que pertenecen, en circunstancias especiales y con autorización
especial escrita del jerarca de la unidad encargada del control sobre el
uso y mantenimiento de vehículos y del superior jerárquico de la
unidad solicitante.
Declaración interpretativa
Como bienes públicos que son, los vehículos deberán utilizarse únicamente en
funciones propias del cargo, y sólo podrán circular dentro de la jornada ordinaria de
trabajo; sin embargo, en situaciones especiales muy calificadas, en que se amerite la
circulación fuera de esa jornada, ya sea para la realización de labores no postergables o
en la atención de emergencias relacionadas con funciones inherentes a la institución, se
requerirá de una autorización escrita y específica para el caso, la cual no podrá ser de
carácter permanente (tendrá un plazo perentorio), y deberá ser firmada por el jefe de la
unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos o quien cumpla
sus funciones y del responsable de la unidad solicitante. Cuando se trate de ministerios o
instituciones con programas que presten servicios con un horario especial, podrá existir
una habilitación genérica del jerarca superior, para que los vehículos circulen dentro de
dicho horario.
313.07
Circulación de vehículos fuera del país
Ningún vehículo podrá circular fuera del territorio nacional sin la
autorización del jerarca del respectivo ministerio o institución a que
pertenece.
Declaración interpretativa
Los vehículos son utilizados para prestar un servicio de transporte que facilite el
desempeño de las diferentes funciones y actividades del ministerio o institución, las
cuales se desarrollan dentro del territorio nacional de tal forma que no es procedente que
los vehículos circulen fuera de éste, salvo en alguna circunstancia especial que debe ser
previa y debidamente justificada y autorizada.
La autorización para que los vehículos circulen fuera del territorio nacional será
emitida en forma escrita por el superior jerárquico del ministerio o institución.
314
SALVAGUARDA
314.01
Control sobre entrada y salida de vehículos del
ministerio o institución
Se establecerán controles para registrar la entrada y salida de los
vehículos del lugar destinado por el ministerio o institución para su
estacionamiento.
Declaración interpretativa
De acuerdo con principios de sana administración y razonabilidad del uso de los
recursos públicos, los funcionarios de los ministerios o instituciones deberán utilizar los
vehículos de la mejor forma posible en el desempeño de sus funciones, por lo que es
importante la implantación de los respectivos controles, dentro de los cuales se encuentra
el de entrada y salida de los vehículos de las instalaciones del ministerio o institución.
Este control perseguirá básicamente, verificar el estado físico en que salen y entran los
vehículos de las instalaciones, para lo cual será necesario establecer un registro que
indique información importante sobre los vehículos, como por ejemplo: número de
placa, fecha y hora de salida y de entrada, kilometraje de salida y de llegada, nombre del
conductor, estado del vehículo y otra información que se considere relevante.
La administración definirá los funcionarios que tendrán la responsabilidad de ejercer
este control.
314.02
Custodia de los vehículos
Todos los vehículos de uso administrativo deberán pernoctar al
finalizar la jornada ordinaria de trabajo, en el estacionamiento del
ministerio o institución, o en su defecto, en el lugar que esta última
haya contratado o destinado previamente para tal efecto.
Declaración interpretativa
Todos los vehículos de uso administrativo de la sede central y asignados a unidades o
dependencias administrativas alejadas de ésta, con excepción de los que se encuentren en
cumplimiento de giras a lugares distantes de las sedes autorizadas o en misiones de
trabajo, deberán permanecer al final de la jornada ordinaria en el estacionamiento o sitio
que el ministerio o institución ha habilitado para tal efecto .
Es terminantemente prohibido que los vehículos sean guardados en las casas de
habitación de los funcionarios, aún cuando el servidor finalice labores fuera de la jornada
ordinaria de trabajo.
Cuando un vehículo se encuentre en gira, deberá guardarse en lugares que brinden
condiciones de seguridad adecuadas y no podrá circular después de las horas indicadas en
el permiso, salvo situaciones de caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobadas.
314.03
Seguridad de los vehículos
El funcionario o empleado autorizado que conduzca un vehículo del
ministerio o institución, será responsable por la seguridad de la unidad
a su cargo.
Declaración interpretativa
Los vehículos oficiales no deberán dejarse abandonados o estacionados donde se ponga
en peligro su seguridad, sus piezas complementarias, materiales o equipos que transporte.
Se deberá buscar lugares seguros y protegidos para su estacionamiento. El conductor
del vehículo así como sus ocupantes tendrán que desalojar del mismo, los útiles de
trabajo y cualquier otro tipo de artículos susceptibles de sustracción, especialmente
cuando se encuentren en giras.
314.04
Inventario de vehículos
Se deberán realizar inventarios periódicos de todos los vehículos
propiedad del ministerio o institución.
Declaración interpretativa
A efecto de verificar la existencia, localización, estado físico y mecánico y llevar a
cabo el control de todos los vehículos de la institución o ministerio, periódicamente se
realizarán inventarios físicos de esos activos, cuyos resultados serán comparados con los
registros que lleve la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de los
vehículos.
El inventario se practicará siguiendo el procedimiento establecido por la administración
para tal efecto e incluirá todos los vehículos oficiales.
314.05
Herramientas, repuestos y piezas
complementarias
Deberá llevarse un control minucioso de las herramientas, repuestos y
piezas complementarias con que cuenta cada uno de los vehículos
propiedad del ministerio o institución.
Declaración interpretativa
Para realizar este control será necesario llevar para cada vehículo una lista registro con
indicación de sus herramientas y demás piezas, así como de los repuestos disponibles que
se encuentran en cada uno de ellos.
Respecto de los repuestos deberán efectuarse inventarios periódicos.
315
DEBERES Y RESPONSABILIDADES
315.01
Deberes y responsabilidades del superior
jerárquico
Será responsabilidad del jerarca del ministerio o institución velar
porque la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento
de vehículos, conductores y usuarios observen las normas de control
interno.
Declaración interpretativa
El jerarca deberá velar porque la unidad encargada del control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos, conductores y usuarios cumplan con las normas de control
interno necesarias, a efecto de garantizar un uso adecuado, racional y eficiente de los
vehículos.
Además, deberá exigir un procedimiento para el manejo de comunicaciones sobre
infracciones a la Ley de Tránsito.
315.02
Deberes y responsabilidades de la unidad
encargada del control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos
Se establecerán por escrito los deberes y responsabilidades de la
unidad a la que se le encargue ejercer el control sobre el uso,
asignación y mantenimiento de los vehículos.
Declaración interpretativa
Dentro de los deberes y responsabilidades de la unidad a la que se le encargue ejercer
el control sobre el uso, asignación y mantenimiento de vehículos estarán los siguientes:
·
Planificar, organizar y controlar todas las actividades de
orden administrativo relacionadas con el uso y disposición de los
vehículos.
·
Atender las solicitudes de transportes.
·
Asignar los vehículos de conformidad con las características
del servicio, considerando criterios de utilidad y uso racional.
·
Vigilar que los vehículos se usen satisfactoriamente.
·
Supervisar la labor de los choferes y del taller de
mantenimiento y reparación cuando exista.
·
Llevar todos los registros necesarios para lograr un estricto
control de los vehículos.
·
Realizar inventarios e inspecciones de todas las unidades,
incluyendo las de uso discrecional.
·
Llevar un expediente de cada vehículo que al menos
contenga: características, lubricantes, reparación, localización
del vehículo, kilometraje, combustible, seguros, número de activo.
·
Llevar diariamente los registros que permitan conocer el
estado de los vehículos antes y después de cada servicio y
establecer las responsabilidades del caso cuando se detecten
daños.
·
Llevar control de los vehículos que estén fuera de servicio.
·
Llevar control de pólizas de seguro.
·
Controlar la distribución de boletas de combustible,
kilometraje recorrido y motivo de viaje.
·
Velar porque los servicios de reparaciones, conservación y
mantenimiento de todos los vehículos sean hechos con la mayor
eficiencia y eficacia.
·
Gestionar ante los organismos competentes los permisos
de salida del país de los vehículos, cuando corresponda.
·
Recibir nuevas adquisiciones y constatar que las condiciones
reales correspondan a las especificaciones de los documentos de
compra.
·
Sacar de operación los vehículos que no se encuentren
aptos para circular.
·
Efectuar trámites para alquilar servicios de transporte
315.03
Deberes y responsabilidades del conductor
Se definirán claramente y en forma escrita los deberes y
responsabilidades de los conductores de los vehículos del ministerio o
institución.
Declaración interpretativa
Se deberán establecer formalmente los deberes y responsabilidades de los funcionarios
que conducen los vehículos del ministerio o institución, tanto de los que ejercen el cargo
de chofer como de aquellos que ocupan otros cargos, pero que están debidamente
facultados para conducir los vehículos del ministerio o institución, en funciones propias
de su cargo.
Dentro de los deberes y responsabilidades más importantes que deberán quedar
claramente establecidos, están los siguientes:
·
Conocer y cumplir estrictamente con lo establecido en la
Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y otras leyes según
sean aplicables y en el respectivo reglamento que emita el
ministerio o institución para el uso de sus vehículos.
·
Transportar únicamente a funcionarios u otros ciudadanos
previamente autorizados para ello.
·
Conducir el vehículo con el mayor cuidado y responsabilidad.
·
Portar debidamente actualizada la licencia de conducir.
·
Portar en el vehículo la tarjeta de derechos de circulación y
de propiedad.
·
Portar en todo momento las autorizaciones para conducir
vehículos oficiales y para circular vehículos de uso administrativo.
·
Portar cuando corresponda el permiso para conducir fuera
de días y horas no hábiles.
·
Mantener el mejor estado de conservación y limpieza del
vehículo bajo su responsabilidad.
·
Cuidar de las herramientas, repuestos y otras piezas
complementarias de que disponga el vehículo.
·
Comunicar al superior inmediato cualquier irregularidad que
se presente en el cumplimiento de su función.
·
Cubrir las multas por infracciones a la Ley de Tránsito y
otras regulaciones que sean penalizadas por los inspectores,
cuando incurra en ellas.
·
Cumplir los programas de mantenimiento establecidos para
el vehículo.
·
Guardar el vehículo al finalizar la jornada de trabajo, en el
lugar que el ministerio o institución haya asignado para ese fin.
315.04
Deberes y responsabilidades del usuario
Se establecerán los deberes y responsabilidades de los usuarios del
servicio de transportes que presta el ministerio o institución.
Declaración interpretativa
Dentro de los deberes y responsabilidades de los funcionarios autorizados para utilizar
el servicio de transportes estarán los siguientes:
·
Conocer y cumplir las disposiciones establecidas en el
correspondiente reglamento de transportes del ministerio o
institución.
·
Utilizar los servicios de transporte, únicamente en aquellas
funciones y actividades propias del cargo que se ejerce y
necesarias para el logro de los fines del ministerio o institución.
·
Solicitar el servicio de transportes en forma escrita y con
la debida antelación, a la unidad encargada del control sobre el
uso y mantenimiento de vehículos.
·
Portar durante la gira, el carnet que lo identifique como
funcionario del ministerio o institución.
·
Informar a la unidad encargada del control sobre el uso y
mantenimiento de vehículos, sobre cualquier irregularidad que se
presente durante la utilización del servicio.
316
ADQUISICION Y MANTENIMIENTO
316.01
Adquisición
La adquisición de vehículos por compra, préstamo o cualquier otra
forma deberá responder a una necesidad justificada.
Declaración interpretativa
En cada caso se efectuará un análisis tendiente a determinar si se justifica la
adquisición. Con base en las necesidades de transporte existentes a nivel institucional, en
los recursos disponibles, y en la normativa vigente, se definirán los requerimientos de
nuevos vehículos. La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos hará un estudio en el que se recomendarán por escrito cantidades y
especificaciones técnicas a la máxima autoridad, quien en definitiva evaluará las
necesidades.
316.02
Mantenimiento y reparaciones
Se deberá establecer, de acuerdo con el criterio de la unidad encargada
del control sobre el uso y mantenimiento de vehículos, un programa de
mantenimiento preventivo de todos los vehículos y se velará por su
cumplimiento.
Declaración interpretativa
Deberá establecerse un programa adecuado de mantenimiento para todos los vehículos,
así como una estimación de su costo, cuando las necesidades así lo determinen.
Un adecuado programa de mantenimiento, así como de reparaciones oportunas, provee
una seguridad razonable de que los vehículos se encuentran en buen estado y en las
condiciones mínimas mecánicas y de seguridad exigidas por la Ley de Tránsito para
circular.
Las reparaciones y el mantenimiento deberán realizarse en el ministerio o institución
cuando cuente con taller mecánico propio, de lo contrario podrán contratar con talleres
particulares. En este último caso las gestiones de contratación se harán siguiendo los
procedimientos establecidos internamente para los efectos, con la oportunidad requerida
y bajo las mejores condiciones para el ministerio o institución.
Respecto del mantenimiento y de las reparaciones, se deberá mantener al día un
registro de daños, averías y reparaciones que permita conocer en todo momento el estado
de los vehículos.
317
SEGUROS Y ACCIDENTES
317.01
Seguro de los vehículos
Todos los vehículos de los ministerios o instituciones, deberán estar
cubiertos por una póliza de seguro voluntario, además de la de seguro
obligatorio para vehículos automotores.
Declaración interpretativa
Además del seguro obligatorio que la ley establece para vehículos automotores que
circulan dentro del territorio nacional, para cubrir la responsabilidad civil por lesión o
muerte de personas, los ministerios o instituciones deberán suscribir pólizas de seguro
voluntario para cada uno de sus vehículos, con el propósito de proteger estos recursos.
317.02
Procedimiento en caso de accidente
Se dictarán instrucciones por escrito claras y precisas para los
conductores y usuarios de los vehículos del ministerio o institución,
sobre las acciones que deberán tomar en caso de que sufran un
accidente de tránsito, siempre y cuando sus condiciones de salud lo
permitan.
Declaración interpretativa
Con el fin de lograr una mayor eficiencia en el servicio de transportes, los conductores
de los vehículos que sufran un accidente de tránsito deberán seguir las instrucciones que
la administración del servicio haya girado al respecto, por lo que éstas deberán estar clara
y formalmente señaladas.
Las instrucciones que la unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos deberá dictar por escrito a los conductores y acompañantes, en caso de un
accidente de tránsito, considerarán por lo menos los siguientes puntos:
·
Obligación del conductor de comunicarlo de inmediato a
las autoridades de tránsito para que se haga la boleta de citación
correspondiente.
·
Qué se debe hacer con el vehículo.
·
La actitud que deben asumir los conductores con las
autoridades de tránsito.
·
La determinación de la responsabilidad del accidente.
·
La responsabilidad de presentar el aviso del accidente al
Instituto Nacional de Seguros, para la correspondiente valoración
de los daños.
·
Comunicarlo de inmediato a la unidad encargada del uso,
control y mantenimiento de vehículos de la institución.
·
Las sanciones disciplinarias correspondientes, en caso de
que el conductor del ministerio o institución sea calificado por
autoridad competente como responsable del accidente.
·
El pago del monto por concepto del deducible al Instituto
Nacional de Seguros, o las indemnizaciones a terceros, cuando el
costo del daño sea inferior al monto del deducible.
·
La responsabilidad del conductor, en aquellos casos en
que viajen particulares en el vehículo del ministerio o institución
que sufrió el accidente.
317.03
Obligación de la unidad encargada del uso,
control y mantenimiento de vehículos en caso de
accidente o percance
La unidad encargada del control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos, investigará todo accidente de tránsito, percance, robo, hurto
o malversación en que se involucre un vehículo propiedad del
ministerio o institución, y rendirá un informe con recomendaciones a
las autoridades de la institución.
Declaración interpretativa
Con ocasión de un accidente de tránsito, percance, robo, hurto o malversación en que
participe un vehículo del ministerio o institución, la unidad encargada del control sobre el
uso y mantenimiento de vehículos hará una investigación y con base en ella recomendará
las acciones correspondientes de acuerdo con los procedimientos establecidos.
Para la investigación correspondiente se tomará en cuenta los testimonios, las boletas
de citación y otros documentos y cuando sea posible un informe sobre los hechos
acontecidos, preparado por el conductor y por los demás servidores involucrados.
Hecho el análisis deberá elaborarse un informe detallado con las respectivas
recomendaciones, que se presentará a las autoridades y se hará de conocimiento del
servidor o servidores involucrados para lo que corresponda.