Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO O SUBPROCESO: Diseño de Proyecto de Normas Diseñar, elaborar y/o estudiar los Proyectos de Decretos y Resoluciones Ejecutivas que sirven de herramienta a las autoridades para cumplir con los objetivos del Ministerio y del Sector del Interior. SUBPROCESO Gestión de Proyectos de Decreto y de Resoluciones Ejecutivas POLITICA DEL PROCESO O SUBPROCESO El Ministerio del Interior diseña, elabora y/o estudia Proyectos de Decretos y Resoluciones tanto internas como transversales, acordes al ordenamiento jurídico, con el objeto de servir a la comunidad y al interés general. LÍDER Jefe Oficina Asesora Jurídica PROVEEDOR ENTRADAS Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). 1. Proyectos de Decretos o Resoluciones Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden territorial tanto central como descentralizado. . (1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). 3. Documentos CONPES 2. Solicitud de elaboración de decretos o resoluciones 4. Plan Estratégico Ministerio del Interior ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTES Procedimiento Gestión y Tramite Jefe Oficina Asesora 1. Formato de Proyectos de Decretos y Jurídica, Memoria Resoluciones – Etapa Previa Coordinador Grupo Justificativa para la de Actuaciones Elaboración de Administrativas y Proyectos de Profesional Decretos y Universitario/ Resoluciones Especializado Ejecutivas Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1,2) 2. Comunicaciones Internas y Externas. Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto central como descentralizado. (1,2) 5. Documento de Página 1 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 PROVEEDOR Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Legislativa. (1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). ENTRADAS política del Ministerio de Interior 6. Conceptos y/o estudios fiscales, jurídicos, técnicos, sociales, ambiental y económicos 7. 7. Normas técnicas Organismos de 8. Control. (1, 2, 6, 7, 8, 8. Autos, tutelas y 9, 10 y 11). acciones de cumplimiento Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. ((1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). 9. Informes de Auditoría y Plan de Mejoramiento 10. Solicitud conceptos y/o estudios jurídicos, legales y sociales ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTES Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1,2) Entidades y organismos de la Rama Legislativa (1,2) Organismos Control. (1,2) de Órganos Autónomos (1,2) Procesos Ministerio del Interior (1, 2) Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. (2 ) 11. Normatividad e información institucional Página 2 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 PROVEEDOR ENTRADAS Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10 y 11). 1. Formato Memoria Justificativa para la Elaboración de Proyectos de Decretos y Resoluciones Ejecutivas Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto central como descentralizado. . (1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). 2. Comunicaciones Internas y Externas. ACTIVIDADES RESPONSABLE Procedimiento Gestión y Tramite Jefe Oficina Asesora de Proyectos de Decretos y Jurídica, Resoluciones Ejecutivas – Etapa Coordinador Grupo de elaboración del proyecto de de Actuaciones Decreto o Resolución Administrativas y Profesional designado SALIDAS 1. Proyecto de Decreto 2. Proyecto de Resolución 3. Expediente del Proyecto de Decreto o Resolución Ejecutiva. CLIENTES Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1,2,3) Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto central como descentralizado. (1,2,3) Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1,2,3) Entidades y organismos de la Rama Legislativa. (1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Legislativa. (1,2,3) Organismos Organismos de de Página 3 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS Control. (1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). CLIENTES Control. (1,2,3) Órganos Autónomos(1,2,3) Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. ((1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). Procesos Ministerio del Interior (1,2,3) Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. (1 ,2). Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto central como descentralizado. . (1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 1. Proyecto Decreto de 2. Proyecto Resolución de 3. Expediente Proyecto Decreto Resolución Ejecutiva. del de o Procedimiento Gestión y Tramite de Proyectos de Decretos y Resoluciones - Etapa previa de Publicidad, Revisión y Consulta del proyecto. Jefe Oficina Asesora Jurídica, coordinador Grupo de Actuaciones Administrativas y Profesional designado 1. Observación de revisión y consulta de Proyecto de Decreto o Resolución publicados, revisados o consultados. Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1,2) Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto central como descentralizado. (1, Página 4 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTES 11). 2) Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1, 2) Entidades y organismos de la Rama Legislativa. (1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). Organismos de control. 1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Legislativa. (1, 2) Organismos control. (1, 2). de Órganos Autónomos(1, 2) Procesos MI (1, 2) Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. (1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. (1, 2). Órganos Autónomos(1,2) Procesos MI (1,2) Página 5 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTES Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. (1,2). Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10 y 11). 1. Observación de revisión y consulta de Proyecto de Decreto o Resolución publicados, revisados o consultados. Procedimiento de Gestión y Tramite de Proyectos de Decretos y Resoluciones - Etapa de Revisión, Aprobación y firma del Proyecto de Decreto o Resolución Jefe Oficina Asesora Jurídica, coordinador Grupo de Actuaciones Administrativas y Profesional Universitario o Especializado 1. Proyecto de Decreto aprobado 2. Proyecto de Resolución aprobado 3. Expediente del Proyecto de Decreto o Resolución Ejecutiva. Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto central como descentralizado. . (1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). 4. Concepto Jurídico Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1, 2,3,4) Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto central como descentralizado. (1, 2,3,4) 1. Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1, 2,3,4). Entidades y organismos de la Rama Legislativa. (1, Entidades y organismos de la Rama Legislativa (1,2,3,4) Página 6 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTES 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). Organismos de control. (1, 2,3,4) Organismos de control. 1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). Órganos Autónomos (1, 2,3,4) Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. ((1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto central Procesos (1,2,3,4) MI Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. (1,2,4). 1. Proyecto de Decreto aprobado 2. Proyecto de Resolución aprobado 3. Expediente del Proyecto de Decreto o Resolución Ejecutiva. Procedimiento Gestión y Tramite de Proyectos de Decretos y Resoluciones – Etapa de comunicación y archivo del Decreto o Resolución. Oficina Jurídica. Asesora 1. Decreto 2. Resolución Jefe Oficina Asesora Jurídica, coordinador 3. Expediente Grupo de Proyecto Actuaciones Decreto Administrativas y Resolución Profesional Ejecutiva. Universitario o Especializado. 1. Secretaría General del de o Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del orden nacional tanto del nivel central como descentralizado por servicios. (1, 2,3) Entidades y organismos de la Rama Ejecutiva orden territorial tanto Página 7 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 PROVEEDOR ENTRADAS como descentralizado. 4. Concepto Jurídico . (1, 2, 6, 7, 8, 10 2. y 11). Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). Entidades y organismos de la Rama Legislativa. (1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). ACTIVIDADES RESPONSABLE Técnico Administrativo SALIDAS CLIENTES central como descentralizado. (1, 2) Entidades y organismos de la Rama Judicial. (1,2,3). Entidades y organismos de la Rama Legislativa (1,2,3) Organismos Control. (1, 2,3) Organismos de Control. 1, 2, 6, 7, 8, 9, 10 y 11). Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. ((1, 2, 6, 7, 8, 10 y 11). de Órganos Autónomos (1, 2,3) Procesos MI (1,2,3) Organizaciones de la sociedad civil, comunidad y partes interesadas. (1, 2). Página 8 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 DOCUMENTOS INTERNOS TIPO CODIGO 1. Procedimiento DN-DR-P-01 DN-DR-G-01 2. Guía TIPO NÚMERO 1. Decreto TÍTULO Gestión y Tramite de Proyectos de Decreto y Resoluciones Ejecutivas Guía para la elaboración de Proyectos de Decretos y/o Resoluciones Ejecutivas DOCUMENTOS EXTERNOS FECHA 1345 2010 REGISTROS Elaboración de Proyectos de Decreto y/o Resoluciones Ejecutivas Memoria Justificativa para la elaboración de proyectos de Decretos y/o Resoluciones Ejecutivas. Proyectos de Decretos Proyectos de Resoluciones Ejecutivas Comunicaciones internas Solicitud de conceptos y /o estudios técnicos, sociales, fiscales, ambientales y económicos Comunicaciones externas Conceptos y estudios jurídicos, técnicos, sociales y económicos Expediente del Proyecto de Decreto y/o Resoluciones Ejecutivas HUMANOS Cuatro (4) profesionales, un (1) coordinador y el Jefe Jurídico INDICADORES Los indicadores de proceso se encuentran relacionados en la Matriz para la Gestión de Indicadores de Proceso. RECURSOS FÍSICOS Módulos – Oficinas Elementos de Oficina TÍTULO Porla a cual se establecen Directrices de Técnica Normativa TECNOLÓGICOS Elementos de Comunicaciones Equipos de Computo Software Página 9 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 INFORMES DEL PROCESO NOMBRE INFORME RESPONSABLE DE SU ELABORACIÒN RESPONSABLE DE REVISAR Y/O AUTORIZAR UBICACIÒN TRD ADMINISTRACIÒN DEL RIESGO Los riesgos del proceso se relacionan en el Mapa de Riesgos por procesos del Ministerio del Interior en la página Web www.mininterior.gov.co CONTROL DE CAMBIOS FECHA 30/06/2010 17/11/2010 CAMBIO VERSIÓN Se elaboró “Guía para la elaboración de proyectos de Decretos y/o Resoluciones Ejecutivas” Versión 01. En la caracterización de proceso de diseño de normas, Subproceso Decretos y Resoluciones Ejecutivas incluye todos los decretos tanto de carácter particular como general y las Resoluciones Ejecutivas; 01 Se modificaron los denominadores de los indicadores, por cuanto la Coordinación de Actuaciones Administrativas, considera que se deben comparar los proyectos de decreto y/o resoluciones proyectados y/o revisados, contra los proyectos de decreto y/o resoluciones que fueron solicitados o requeridos. 02 Se realizan los siguientes cambios: Se ajustó el nombre del proceso y subproceso y la política de operación 15/02/2012 Se eliminan de este documento los siguientes indicadores, dado que los mismos serán tenidos en cuenta en los programas y metas del plan de acción inherente a la Oficina Asesora Jurídica 03 % de avance de elaboración y/o revisión de Proyectos de Decreto = (# de Proyectos de Decretos proyectados y/o Página 10 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 FECHA CAMBIO VERSIÓN revisados / # de proyectos de Decretos solicitados o requeridos) por 100 % de avance de elaboración y/o revisión de Resoluciones Ejecutivas = (# de Proyectos de Resoluciones Ejecutivas proyectadas y/o revisadas / # de proyectos de Resoluciones Ejecutivas solicitados o requeridos) por 100 Se eliminan de este documento los siguientes riesgos, dado que los mismos serán tenidos en cuenta en el mapa de riesgos inherente a este subproceso. Inexactitud: Presentar datos o estimaciones equivocadas o incompletas para la elaboración de Proyectos de Decretos y/o Resoluciones Ejecutivas. Desacierto: Equivocación o error en la elaboración de un proyecto de Decreto y/o Resolución Ejecutiva. Se elimina de este documento la siguiente política del riesgo, la cual será considerada en la guía para gestión del riesgo: El MIJ planifica y controla la elaboración de proyectos de Decretos y/o Resoluciones Ejecutivas, a través de procedimientos estructurados y con servidores públicos competentes que aplican la constitución y la ley en beneficio de mejores productos y servicios para comunidad. 14/08/2013 Se modifica la versión 03 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior y cambiar los logos de certificación. 04 Se modifica la versión 04 con el fin de dar respuesta al hallazgo No.1 y a las observaciones de la auditoria interna de calidad realizada entre el 28 de abril y el 28 de mayo de 2014: 14/07/2014 En la Caracterización del Proceso, cambio de la expresión “Plantilla para la elaboración de proyectos de Decretos y/o Resoluciones Ejecutivas” por “Memoria justificativa para la elaboración de proyectos de decreto y resoluciones ejecutivas”. Cambio del código “DN-G-01” por el “DN-DR-G-01” cuando se menciona la Guía para la elaboración de proyectos de decreto y resoluciones ejecutivas. 05 En el Procedimiento gestión y trámite de proyectos de decretos y resoluciones ejecutivas cambio en los recursos Página 11 de12 Código: DN-C-DR Versión: 05 CARACTERIZACIÓN Fecha de Elaboración: 14/07/2014 Vigente Desde: 23/07/2014 FECHA CAMBIO VERSIÓN humanos consistente en la eliminación de “Dirección Jurídica”, manteniendo los “cuatro profesionales, un coordinador y el Jefe Jurídico”; y se incluye en los registros los establecidos en la caracterización del Proceso. Elaboró Firma ____________________________________ Claudia Viviana Molina Barón Profesional Universitario Revisó Firma __________________________________ Life Armando Delgado Mendoza Profesional Especializado Aprobó Firma ____________________________________ Heider Rojas Quesada Jefe Oficina Asesora Jurídica TRD: 1103.47.04 Página 12 de12