FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.1 Hallazgo MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria convenio interadministrativo 980 de 2013 INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.2 Hallazgo MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria, contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión 1573 de 2013. INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.3 Hallazgo MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria convenio interadministrativo 979 de 2013. NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO 2.1.1.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria convenio interadministrativo 980 de 2013. renuncia a la constitución de garantias en el convenio. En la cláusula octava del convenio, se estableció que el IDRD, debería suscribir cualquiera de las siguientes garantías: Póliza de seguros, fiducia mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento, endoso en garantía de títulos valores y depósito de dinero en garantía que ampararan el cumplimiento. ACCIÓN INDICADOR META Diseñar (rediseñar) formato lista Formato lista de chequeo de chequeo para contratación = Número de lineamientos ajustados en el formato lista de chequeo de contratación actual/número de lineamientos del formato lista de chequeo para la contratación actual 2.1.1.2. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA Oficiar a la Dirección INCIDENCIA DISCIPLINARIA, CONTRATO DE PRESTACIÓN DE Planeación y Sistemas SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN 1573 DE 2013. El contrato se Información para integrar suscribió el 6 de diciembre de 2013 y la ejecución contractual se Falta de control en los requisitos de formato al Sistema Integrado legali ación ejecución y/o pagos Gestión inicio el 6 de diciembre, cuando se realizó uno de los conciertos legalización, ejecución y/o pagos. de Rock, sin que se hubiera obtenido la aprobación de las pólizas, no sin advertir, que fueron radicas el 6 de diciembre y devueltas por no reunir los requisitos exigidos. Resultando aprobadas con posterioridad así: la póliza de responsabilidad extra contractual, el 13 de diciembre y de ...... 2.1.1.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria convenio interadministrativo 979 de 2013. La Secretaría Distrital de Gobierno, suscribió con el instituto Distrital de Recreación y Deporte el convenio interadministrativo 979 de 2013, cuyo objeto fue: ”… aunar esfuerzos y recursos técnicos, administrativos y financieros, para llevar a cabo la segunda fase de las escuelas de formación deportiva para deportes urbanos y nuevas tendencias –dunt en las zonas de intervención del programa sur de convivencia…” Por valor de $549.99 millones. INFORME DE AUDUTORIA 2.1.1.4 Hallazgo 2.1.1.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta disciplinaria y fiscal convenio interadministrativo 1183 de 2012, (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria y en cuantía de $25.800.000. fiscal convenio interadministrativo 1183 de 2012, en cuantía de $25.800.000 INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.5 Observación MODALIDAD REGULAR administrativa con presunta (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria contrato de prestación de servicios de apoyo a la gestión No. 1621 2013. MOTIVO DEL HALLAZGO SEGUIMIENTO ENTIDAD de % de avance en la de incorporación del formato el lista de chequeo de la de contratación en el SIG= Sumatoria de acciones para la incorporación al SIG/Total de acciones requeridas para la formalización de un formato en el SIG ÁREA RESPONSABLE 1 Formato lista de Dirección de Seguridad, chequeo en la Direccion de Planeacion y Sistemas, Direccion contratación Financiera, Oficina Asesora ajustado Juridica, Direccion Administrativa 1 Formato lista de Dirección de Seguridad, chequeo en la Dirección de Planeación y contratación Sistemas, Dirección incorporado en el Financiera, Oficina Asesora SIG Jurídica, Dirección Administrativa Implementar formato lista de % de contratos que chequeo cumplen con requerimientos = Número de contratos contratados conforme a la lista de chequeo/ número de contratos realizados El 100% de la Secretaría de Despacho contratación de la SDG cumple con el formato de lista de chequeo de la contratación Emitir una circular por parte del ordenador del gasto exigiendo la verificación y cumplimiento de la norma contractual y de las exigencias del proceso de selección 100% de funcionarios sensibilizados requisitos contratación % de funcionarios sensibilizados requisitos de la contratación = Número de funcionarios informados de la circular/número total de personas responsables de la contratación 2.1.1.5 Observación administrativa con presunta incidencia Cumplir con la circular sobre los % de convenios de disciplinaria contrato de prestación de servicios de apoyo a la requisitos de la contratación acuerdo con los requisitos gestión No. 1621 2013.Al analizar los soportes aportados por la = (convenios realizados Desconocimiento y falta de Desconocimiento y falta de Fundación para acreditar la experiencia se estableció que se con los requisito / total de aplicación de las normas que rigen aportaron acreditaciones de 2003, 2004, 2006, 2007, 2008 y convenios revisados)*100 la contratación pública 2009, que corresponden a fechas anteriores a su constitución la cual ocurrió el 6 de enero de 2010, según el certificado de existencia y representación, expedido por la Cámara de Comercio, obrante en las carpeta del contrato. Esta situación, afecta la evaluación realizada por la entidad sobre la idoneidad de la Fundación por cuanto no se podía contabilizar la experiencia correspondiente a los años anteriores a la constitución de la misma, pues ella corresponde al conocimiento adquirido por la persona jurídica derivado de su participación o realización de actividades similares o iguales, antes de la suscripción del contrato tal como lo establecieron los estudios previos. los Areá responsable en de FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina Asesora Jurídica ‐ JORGE ELIECER LARA PALACIOS – Director de Planeación y sistemas de informacion 1 de jun de 14 31 de dic de 14 1 de jun de 14 31 de dic de 14 HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina Asesora Jurídica ‐ JORGE ELIECER LARA PALACIOS – Director de Planeación y sistemas de informacion HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina Asesora Jurídica ‐ JORGE ELIECER LARA PALACIOS – Director de Planeación y sistemas de información 02‐Ag‐14 30 de nov de 14 dependencia HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina Asesora Jurídica ‐ JORGE ELIECER LARA PALACIOS – Director de Planeación y sistemas de información 100% de los Secretaría de Despacho contratos de la SDG cumplen con los requisitos de contratación de la circular Página 1 RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN 22 de may de 14 31 de dic de 14 02‐Agos‐14 30‐Nov‐14 HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina Asesora Jurídica ‐ HUGO ERNESTO ZARRATE OSORIO – Secretario de Gobierno RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO 2.1.5.1. Integridad de la información (60.87) INFORME DE AUDITORIA 2.1.5.1. Hallazgo MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta No se cuenta con la metodología para comprobar regularmente los datos duplicados (Backups) para verificar su consistencia, ni (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria ‐ existen controles para verificar que se usan las versiones TICS correctas de los archivos en el procesamiento. Los archivos y datos no se clasifican con fines de seguridad por la inexistencia de políticas al respecto. La entidad no tiene el perfil de operadores, los usuarios son responsables de sus propias contraseñas, por lo tanto no se han tomado medidas para que los operadores no puedan obtener las claves de acceso del usuario. Disponibilidad de la información (22.58)Existen procedimientos no documentados oficialmente respecto de las reglas y estructuras para documentar, probar y ejecutar la recuperación de desastres y los planes de contingencia de Tecnologías de la información. No se ha realizado el procedimiento de levantamiento de inventario de activos de información, por lo t t no se encuentran tanto t id tifi d identificados l los ít ítems d mayor de criticidad de manera que se establezcan prioridades en situaciones de recuperación. Respecto de las pruebas del plan de continuidad de tecnologías de la información TI, no existe política para una preparación adecuada, la documentación necesaria, el reporte de los resultados de las pruebas ni la Implementación de planes de acción (según los resultados.)... MOTIVO DEL HALLAZGO ACCIÓN Diseñar los protocolos para generación y restauración de Backups , implementación y verificación del servidor de control de versiones, algoritmos de encriptamiento de claves y diseño de bitácoras de la DBMS. SEGUIMIENTO ENTIDAD INDICADOR META RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN Generación y restauración 4 protocolos Dirección de planeación y Luis Alejandro Vargas de Backyps = # protocolos implementados sistemas Profesional Especializado – Grupo de implementados / Sistemas de Información protocolos propuestos Juan Guillermo Alcazar Contratista – Grupo de Infraestructura Diseñar los protocolos de Contingencia de TI = # Mínimo dos (2) Dirección de Planeación y Willington Bejarano Sánchez. Sistemas Contratista DPS contingencia y continuidad de TI protocolos implementados protocolos Implementados (Hosting, correo electrónico, / protocolos Diseñados Luis Alejandro Vargas aplicativos(software libre), Profesional Especializado – Grupo de levantamiento de los activos de Sistemas de Información información y control de versiones. i Juan Guillermo Alcazar Contratista – Grupo de Infraestructura 01‐Jun‐14 31‐Dic‐14 01‐Jun‐14 31‐Dic‐14 01‐Jun‐14 31‐Dic‐14 01‐Jun‐14 31‐Dic‐14 01‐Jun‐14 31‐Dic‐14 Robert Moreno Contratista ‐ Grupo INTC Almacenamiento externo de copias = # de convenios firmados/# de convenios programados Formalizar y poner en marcha el Acto Administrativo por el Efectividad de la Información (66.07)Para la evaluación de los Comité de Sistemas de cual se conforma el Comité sistemas existentes no se cuenta con la unidad de auditoría Información para la evaluación y de interna. En la adquisición de recursos no se evidencia que la alta Sistemas de adquisición de tecnologías de Información gerencia es consciente de que las adquisiciones de software del información de acuerdo a los sistema, contratos de servicios y equipos de cómputo, deben lineamientos de la Resolución estar permanentemente en consideración. Igualmente, no existe La Entidad esta en fase de desarrollo 520 del 29 de nov. del 2013. un comité de Sistemas responsable de la guía, revisión y de los temas de integridad, aprobación de las etapas del proceso de adquisición. En la disponibilidad, efectividad, implementación de nuevos sistemas, no se realiza el test de carga eficiencia, estructura y organización Diseñar e implementar un Aplicación pruebas de razonable dado el tamaño y complejidad de los sistemas y no son del área de Sistemas, de lo cual protocolo para las pruebas de carga y estrés # protocolos los resultados documentados. existen planes de trabajo y acciones carga y estrés de los sistemas de implementados / iniciales información. protocolos Diseñados Construir el Plan Estratégico de Tecnologías ‐ PETIC con los lineamientos de la Comisión Distrital de Sistemas que contemple los cambios tecnológicos, ambientales y organizacionales de la SDG. % de avance en Plan Estratégico de Tecnologías / – PETIC/100% formulado el Plan Estratégico de Tecnologías – PETIC Almacenamiento externo de copias de respaldo a través de mínimo un (1) convenio firmado y vigente Dirección de Planeación y Luis Alejandro Vargas Sistemas Profesional Especializado – Grupo de Sistemas de Información 100% de las Dirección de Planeación y Jorge Lara Palacios adquisiciones Sistemas Director de Planeación y Sistemas validadas por el Comité de Sistemas Willington Bejarano Sánchez de Información a Contratista DPS partir de su entrada en vigencia. Mínimo Un protocolo Implementado (1) Dirección de Planeación y Edgar Martínez Sistemas Profesional – Grupo de Sistemas de Información Mabel Palacios Contratista – Grupo de Sistemas de Información 100% formulado el Dirección de Planeación y Jorge Eliecer Lara Palacios Plan Estratégico de Sistemas Director de Planeación y Sistemas g Tecnologías – PETIC Willington Bejarano Sánchez. Contratista DPS Robert Moreno Contratista ‐ Grupo INTC Página 2 RESULTADO INDICADOR 01‐Jun‐14 Firmar e implementar un Convenio con una entidad del Distrito para el almacenamiento externo de las copias de respaldo Eficiencia de la Información (60)Aunque no cuenta con un plan estratégico de sistemas, se tiene un proyecto de inversión donde p g y otros las necesidades de servicios,, p programas se contemplan elementos a largo plazo, sin embargo, no se contemplan los cambios tecnológicos, ambientales y organizacionales de probable ocurrencia para un período de 3‐5 años, así como tampoco respecto al uso de los recursos objetivos claramente estatuidos y las funciones claramente definidas en el área del computador. De otra parte dentro de la documentación no cuenta con procedimientos para encender y apagar terminales. ÁREA RESPONSABLE ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO Legalidad (51.39)Respecto del Decreto 1151 de 2008, no cuenta con un Acto Administrativo de creación de Comité de Gobierno en Línea –GEL‐, ni con un Plan de Acción de GEL. La información básica en el portal del Estado Colombiano, de acuerdo con las fases del GEL, no se encuentra actualizada de ,,,,,,, Seguridad y Confidencialidad de la Información (42,22).Se evidencia que no se tiene establecido un instructivo y/o documento alguno donde se definan claramente y se comuniquen los incidentes de seguridad potenciales para que puedan ser clasificados apropiadamente y tratados por el proceso de gestión de incidentes y problemas. INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.6 Hallazgo MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria y fiscal Convenio 1312 del 28 de diciembre de 2012, en cuantía de $371.750.000.oo 2.1.1.6 “…Incumplimiento general en el desarrollo del Contrato Interadministrativo 1312 de 2012 en cuanto a número de personas a capacitar como número de días a realizar sesiones de capacitación, la falta de gestión de los funcionarios competentes de la SDG y la evaluación técnica por parte del ente de control al convenio... " ACCIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD INDICADOR META Formalizar y poner en marcha el Acto Administrativo por el Comité de GEL Gobierno en cual se conforma el Comité Línea de acuerdo a los de GEL Gobierno en Línea lineamientos de la Resolución 520 del 29 de nov. del 2013. Listado de incidentes de % de parametrización de seguridad y parametrización en los incidentes de seguridad el aplicativo de la Mesa de = Número de incidentes servicios parametrizados / Total incidentes presentados ÁREA RESPONSABLE RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN Cumplimiento del Dirección de Planeación y Jorge Lara Palacios 100% de las Sistemas Director de Planeación y Sistemas directrices de Gobierno en Línea Willington Bejarano Sánchez sobre actualización Contratista DPS de la información partir de su entrada en vigencia. 100% de los Dirección de Planeación y Juan Guillermo Alcazar incidentes de Sistemas Contratista – Grupo de seguridad Infraestructura parametrizados Yanira Rincón Profesional Universitario – Grupo de S i i T Servicios Tecnológicos ló i Capacitación a los funcionarios de la Dirección de Asuntos Étnicos sobre los instrumentos y herramientas establecidas por el Sistema Integrado de Gestión para adelantar los procesos contractuales. % de funcionarios capacitados en SIG = (Número de funcionarios capacitados/Número total de funcionarios de la dependencia)*100 Capacitar al 100% Oficina Asesora Jurídica ‐ Gustavo Ernesto Rondón Ayala ‐ de los funcionarios Contratos y Dirección de Director de Asuntos Étnicos de la Dirección de Asuntos Étnicos Etnias sobre los instrumentos de mejora de la supervisión de contratos Remitir comunicación a la Oficina Asesora Jurídica para que delegue a un abogado que brinde la respectiva asesoria en el tema contractual de manera permanente y responsable. Procesos de contratación asesorados = Número de procesos asesorados / Número de procesos de contratación en marcha 100% de los Dirección de procesos de Étnicos‐Oficina contratación Jurídica acompañados por la Oficina Jurídica Asuntos Gustavo Ernesto Rondón Ayala ‐ Aseosra Director de Asuntos Étnicos Verificar el cumplimiento de las fechas en cuanto a las Actas de Inicio de los contratos y las delegaciones de supervisión de los Dirección de % de contratos 100% Étnicos‐Oficina concumplimiento de actas contratos de inicio posterior a la normalizados con Jurídica designación de actas de inicio y de supervisiones = Número de delegación contratos normalizados/ t t li d / supervisiones ii número de contratos realizados Asuntos Gustavo Ernesto Rondón Ayala ‐ Aseosra Director de Asuntos Étnicos El procedimiento de registro de asistencia de los participantes a la Cátedra de Asuntos Étnicos se realizó en formatos a través de video y fotografía y los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad no se tuvieron presentes. La delegación de la Supervisión por parte de la Oficina Asesora Desconocimiento por parte de los Jurídica se realizó posterior a la firma del acta de inicio. funcionarios de la Dirección de Asuntos Étnicos sobre la El seguimiento hecho por el Comité Técnico a la inversión normatividad relacionada con los realizada de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, procesos contractuales y de los frente a la propuesta económica del contrato interadministrativo procedimientos establecidos en la 1312 de 2012, se hizo con base en la entrega de productos. Entidad para tal fin. Página 3 FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN 01‐Jun‐14 31‐Dic‐14 01‐Jun‐14 31‐Dic‐14 26 de mayo de 2014 (dfecha de 31 de diciembre de inicio sujeta a la 2014 aprobación de este plan) 26 de may de 14 26 de may de 14 26 ‐May‐ 14 (fecha de inicio sujeta a la probación de este plan) 31 de dic de 14 RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO INFORME DE AUDITORIA 2.1.7.1 Hallazgo 2.1.7.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta disciplinaria Si bien es cierto, la Secretaría Distrital de Gobierno (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria para la vigencia 2013 depuró los pasivos exigibles en cuantía de $2.919.06 millones, no es menos cierto que a pesar de dicha depuración, en la vigencia en estudio estos pasivos aumentaron en la suma de $2.293.47 millones, lo que incidió nuevamente en el incremento del rubro, ocasionando que se tengan o apropien recursos para pagos futuros, desconociendo su ejecución real total. Lo anterior no permite liberar saldos que pueden ser ejecutados en un futuro para satisfacer las necesidades de las metas del plan de desarrollo. Contraviniendo lo reglado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto y Ley 819 de 2003, Es importante ...... MOTIVO DEL HALLAZGO ACCIÓN INDICADOR META La falencia en la planeación y ejecución de los planes de contratacion y de compras aprobados para la vigencia fiscal, incrementa el volumen de Pasivos Exigibles para las vigencias fiscales siguientes. Efectuar seguimiento períodico a los saldos de Reservas Presupuestales y de los pasivos exigibles de vigencias anteriores mediante comunicaciones y mesas de trabajo con las diferentes dependencias, jefes de oficina, áreas, gerentes, supervisores a cargo de los compromisos. Depuración pasivos exigibles: Valor de Pasivos Exigibles Depurados / Valor Total de Pasivos Exigibles Depurar con certeza el 100% de los Pasivos Exigibles que cuenten con la totalidad de los requisitos para liberar y/o pagar los saldos de los compromisos a cargo de la entidad. INFORME DE AUDITORIA 2.2.1.1 Hallazgo 2.2.1.1. HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA Desarticulación entre los Seis (6) mesas de trabajo con MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta DISCPLINARIA se realizó la verificación de los resultados responsables de los Informes con Gerente de Proyecto, (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria reportados en los informes SEGPLAN a la Secretaría de destino a SEGPLAN y PREDIS Coordinadores de Planeación Distrital, encontrando diferencia entre lo reportado Componentes,Analista, para la meta (S)12: “Desarrollar 100 por ciento de Financiera; con el fin de caracterizaciones de los grupos identitarios juveniles existentes consolidar la consistencia de los en la ciudad capital”, y lo manifestado por la Coordinadora del Informes y Posterior Cargue a componente de jóvenes, así6: “En aras de cumplir la primera fase SEGPLAN. para la vinculación de jóvenes se dio celeridad al proceso de caracterización logrando avanzar en un 50% del total de la meta prevista para los cuatro años, logrando la caracterización de 100 organizaciones juveniles”. La anterior situación, evidencia inconsistencia ..... INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD REGULAR (PERIODO AUDITADO 2013) 2.2 Control de Resultados SEGUIMIENTO ENTIDAD Numeral 2.2.1.2 Se fijan compromisos que no son Apropiación de la gerencia del Deficiencia de la programación y planeación del proyecto de alcanzables por la entidad proyecto desde la revisión, inversión, que ocasiona que los objetivos y las metas previstas se actualización y ajuste oportuno incumplan, que los bienes y servicios esperados, no se entregan del plan de acción por mes de oportunamente a la comunidad, y que su costo se eleve en manera coherente con la relación con los recursos inicialmente programados por la falta capacidad de gestión de la de utilizaciòn de los tiempos previstos. entidad en lo relativo a los objetivos y metas programadas. Articulación para SEGPLAN y PREDIS: No. de mesas de Trabajo Ejecutadas/ 6 mesas de trabajo proyectadas Articulación Planes Acción: No. actualizaciones revisiones del plan acción realizadas/No actualizaciones revisiones del plan acción programadas de de y de de y de ÁREA RESPONSABLE RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN Subsecretaria de Seguridad Jose Farid Carrillo Garzón Director y Convivencia, Subsecretaria Financiero ‐ Harly Rafael Leudo Paz – de Asuntos Locales, Jefe Oficina Asesora Jurídica ‐ Martha Subsecretaria de Planeación Ruby Zarate Avellaneda ‐ Directora de y Gestión, Dirección de Gestion Humana, Andres Idarraga ‐ Seguridad, Dirección de Director de Derechos Humanos, Areil Derechos Humanos, Lozano Gaitan ‐ Director de Dirección de Apoyo a Seguimiento y Análisis Estrategico, Localidades, Dirección Jorge Eliecer Lara Palacion ‐ Director Cárcel Distrital, Dirección de de Planeación y Sistemas de Seguimiento y Análisis Información, Maía del Pilar Garcia Estratégico, Dirección de Castro ‐ Directora Administrativa, Planeación y Sistemas de Miltom Rengifo Hernández Información, Dirección Subsecretario de Asuntos Locales, Administrativa, Dirección de José Reinaldo Contreras Diago ‐ Gestión Humana y Dirección Director de Apoyo a Localidades, Financiera. María Nohemi Ramírez Perdomo ‐ Subsecretaria de Planeación y Gestión, Donka Atanassova Iakimova ‐ Directora de Seguridad, Jonathan Javier Nieto Blanco ‐ Subsecretario de Seguridad y Convivencia FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN 20 de may de 14 31 de dic de 14 02‐Jun‐15 19‐Jul‐15 10‐Jun‐14 31‐Dic‐14 Garantizar la JOHN EDWIN MACIAS – Dirección de Planeación y Sistemas, armonización de la Analista Gerente del proyecto, Coordinadores información entre de Componentes, Analista PREDIS y SEGPLAN entre los 18 proyectos de inversión. Seis (06) actualizaciones y revisiones del plan de acción Revisión Metas proyectos: Nueve (09) metas No. de metas revisadas y revisadas y ajustadas/No de metas ajustadas programadas a revisar y ajustar Seguimiento cumplimiento Nueve (09) metas metas de proyectos: No. con programación de metas proyecto con anual cumplidas cumplimiento programación anual/No de metas proyecto con cumplimiento programación anual programadas Página 4 * Subsecretaria de Asuntos * Milton Rengifo Hernandez Localales y Desarrollo (Subsecretario de asuntos Locales y Ciuadano Desarrollo Ciuadadano) * Dirección de Apoyo a * Jose Reinaldo Contreras Diago Localidades (Director de Apoyo a Localidades) RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO ACCIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD INDICADOR META Seguimiento financiero proyectos: Valor giros mensual / Valor ejecución presupuestal por mes Seis (06) revisiones estado financiero del proyecto de inversión ÁREA RESPONSABLE RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.1 hallazgo 2.3.1.1.1 hallazgo administrativo con presunta incidencia MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: Revisada la conciliación de saldos de multas entre la (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria: Oficina de Ejecuciones fiscales Dirección de Gestión Humana, Dirección Financiera, Contabilidad, con corte a 31 de diciembre de 2013, se observa que los siguientes procesos que figuran en la base de datos de SICO, con estado actual ACTIVOS, no figuran en los registros contables (cuadro control de deudores a 31 de diciembre de 2013) Falta de verificación en los documentos enviados a la Oficina de Ejecuciones Fiscales y errores de digitacion en las bases de datos de la Entidad y del aplicativo SICO, falta de actualización de la información en la Oficina de Ejecuciones Fiscales Coordinar entre la Dirección Seguimiento Información Depuración de las DIRECCION DE GESTION Nubia Cerón ‐ Abogada Dirección de Financiera y la Dirección de multas e intereses: Multas e Intereses HUMANA Y DIRECCION Gestión Humana, Héctor Wilson Bello Gestión Humana la entrega de Número de Procesos a en 90% FINANCIERA Jiménez ‐ Contador, José Farid Carrillo información idónea para realizar Corregir / Número de Garzón ‐ Director Financiero, Martha las respectivas correcciones, Procesos Corregidos Ruby Zarate Avellaneda ‐ Directora de reclasificaciones, ajustes y demás Gestión Humana. acciones en las bases de datos y los aplicativos contables. INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.2 Hallazgo 2.3.1.1.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: Se observó en las siguientes subcuentas, la (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria: existencia de saldos que vienen de la vigencia 2012, los cuales no presentaron ningún movimiento durante la vigencia 2013, por valor de $433.15 millones. La anterior situación obedece a la falta de análisis y seguimiento de aquellas partidas que corresponden a saldos de contratos que no han sido amortizados y/o legalizados, sumado a la falta de rendición de información de las distintas áreas que deben reportar a Contabilidad para que la información sea confiable, veraz y oportuna, lo que transgrede los numerales 104, 106, 108, 113 del numeral 2.7 del Plan General de la Contabilidad Pública. Igualmente, con los numerales 1.2.1, 1.2.2 del Instructivo No. 002 del 13 de diciembre de 2013, de la Contaduría General de la Nación. El saldo de esta cuenta genera incertidumbre en cuantía de $433.14 millones. Falta de compromiso y gestión de las diferentes dependencias, áreas, gerentes y supervisores de proyectos que aun cuando se les solicita informar, estos no dan respuestas ni allegan la documentación idónea para realizar la amortización de los recursos entregados a títulos de anticipo La Dirección Financiera circularizara a cada uno de los responsables de los proyectos para que informen y allegen la documentación idónea para amortizar los recursos entregados a título de anticipo. Circularización saldos de anticipos: Número de memorandos enviados / Número de Memorandos Solicitados INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.3 Hallazgo 2.3.1.1.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: Revisada la información correspondiente al (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria: Convenio 193048 Adhesiones Nos. 43,4 y 46 convocatorias 19, 35 y 40 con FONADE, continúa un saldo no ejecutado y pendiente de reintegrar en cuantía de $256.84 millones, si bien es cierto, en informe de la auditoría anterior numeral 2.4.2.3.1, la Secretaría de Gobierno, cumplió la acción correctiva que consistía en realizar y se efectuó conciliación con FONADE, esta situación no fue efectiva, como quiera que al cierre de la vigencia 2013, continúa el mismo saldo, toda vez que esta entidad no ha reintegrado los recursos no ejecutados como se observa en la información entregada al equipo auditor (oficio 20133010194681 del 16‐08‐2013 suscrita por Fonade y remitida a la Secretaría de Gobierno) en la cual manifiesta en el numeral 1.5 Recursos comprometidos pendientes de liberación: “De acuerdo a la información aquí suministrada,..... Falta de compromiso y gestión de la Dirección de Derechos Humanos y de la Oficina Asesoria Jurídica en realizar el seguimiento y la liquidación del respectivo Convenio y sus Adhesiones. La Dirección Financiera circularizara a FONADE a fin de que informen el estado actual del convenio y allegen la liquidación y el reintegro de los recursos no ejecutados de acuerdo con la conciliación generada en la vigencia de 2013. Depuración saldos de Depuración de los anticipos: Número de saldos de Anticipos memorandos enviados / en un 100% Número de Memorandos Solicitados Depuración de los JEFES DE DIRECCION, saldos de la cuenta GERENTES DE PROYECTOS Y de Anticipos en un SUPERVISORES 90% Página 5 DIRECCION DE DERECHOS HUMANOS, OFICINA ASESORIA JURIDICA Y DIRECCION FINANCIERA Jose Farid Carrillo Garzón Director Financiero ‐ Harly Rafael Leudo Paz – Jefe Oficina Asesora Jurídica ‐ Martha Ruby Zarate Avellaneda ‐ Directora de Gestion Humana, Andres Idarraga ‐ Director de Derechos Humanos, Areil Lozano Gaitan ‐ Director de Seguimiento y Análisis Estrategico, Jorge Eliecer Lara Palacion ‐ Director de Planeación y Sistemas de Información, Maía del Pilar Garcia Castro ‐ Directora Administrativa, Miltom Rengifo Hernández Subsecretario de Asuntos Locales, José Reinaldo Contreras Diago ‐ Director de Apoyo a Localidades, María Nohemi Ramírez Perdomo ‐ Subsecretaria de Planeación y Gestión, Donka Atanassova Iakimova ‐ Directora de Seguridad, Jonathan Javier Nieto Blanco ‐ Subsecretario de Seguridad y Convivencia Andres Idarraga ‐ Director de Derechos Humanos, Harly Rafael Leudo Paz ‐ Jefe Oficina Asesoría Jurídica, José Farid Carrillo Garzón ‐ Director Financiero FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN 20‐May‐14 31‐Dic‐14 20‐May‐14 31‐Dic‐14 20‐May‐14 31‐Dic‐14 RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO ACCIÓN INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.4 Hallazgo 2.3.1.1.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta disciplinaria. Es pertinente señalar que esta cuenta se encuentra (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria constituida por el valor de los 10 locales de Metrosur, el cual viene de vigencias anteriores. Sobre esta situación, la Secretaría de Gobierno ha venido manifestando que el valor de estos locales se encuentra en Edificaciones pendientes de legalizar mientras la Oficina Jurídica adelanta la gestión para la titularización y saneamiento de esta propiedad, sin embargo, al cierre de la vigencia 2013, persiste la misma situación, dado que se sigue indicando lo mismo y no se observa resultados al respecto. La anterior situación afecta la información contable, lo que transgrede el numeral 104, 107 del numeral 2.7, Características Cualitativas de la Información Contable Pública. Igualmente, los numerales 1.2.2, 1.2.3, 1.2.8. del Instructivo 002 del 13 de diciembre de 2013, de la Contaduría General de la Nación. El saldo presentado en la cuenta 1640, genera incertidumbre por $1.002.3 millones, por cuanto han transcurrido 5 años y los estados contables en esta cuenta, continúa reflejando la misma información. Falta de compromiso y gestión de las diferentes dependencias y áreas en la consecucion de los documentos y acciones a realizar La Dirección Financiera circularizara a las dependencias pertinentes para que informen y allegen la documentación idónea para ajustar y reclasificar el saldo de la cuenta en comento. Solicitar a la oficina asesora juridica un concepto técnico jurídico y la llínea de defensa judicial INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.7 Hallazgo 2.3.1.1.7 Hallazgo administrativo con presunta incidencia MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: Del análisis a esta cuenta, se observa que mediante (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria: comprobante 151 del 23 de diciembre de 2013, se registra el pasivo estimado por valor de $11.334 millones, del proceso del fallo ejecutoriado de la Acción Popular acumulado No. 2003‐ 02530, sin embargo, mediante las órdenes de pago 10666 y 6719 de 27 de diciembre de 2013, se realiza el pago de la sentencia proferida por el Consejo de Estado y Tribunal Contencioso Administrativo de Cundinamarca, por lo que no se evidencia la reclasificación del pasivo estimado ....... Falta de comunicación entre las áreas de Oficina de Asesoria Juridica, Secretaria General y Dirección Financiera. En razon a que cada area ejecuta una funcion diferente. INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.2.1 Hallazgo 2.3.1.2.1 Hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria: Las MODALIDAD REGULAR administrativo con notas a los estados contables son la herramienta fundamental (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria: que se utilizan para ampliar la información que contiene los estados contables, y deben ser explicativas para una mejor comprensión de las cifras que refleja el balance, máxime cuanto existen variaciones en los saldos entre una vigencia y la otra. La razón de lo anterior, obedece a que en las notas específicas no se ilustra en detalle la variación que presentó la cuenta 2453, Recursos recibidos en administración al pasar de $169.851 millones, en la vigencia 2012, a $5.048 millones en el año 2013. Igualmente, ,,,,,,. INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.2.2 Hallazgo 2.3.1.2.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: El Cuadro Control de Deudores y el Auxiliar Ingresos (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria: No Tributarios a 31 de diciembre de 2013, figura como deudor Olga Lucía Zuluaga González, por valor de $2.361 millones, con el número de cédula 52048599, sin embargo, esta persona registra una cédula diferente en el listado denominado “Base consolidada de Sico con el número 60304570. La razón de lo anterior, obedece a la falta de consistencia entre una y otra fuente de información. Lo anterior, genera que la información no es comprensible como lo señala el Plan General de la Contabilidad Pública. SEGUIMIENTO ENTIDAD INDICADOR META ÁREA RESPONSABLE RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN Circularización Depuración de los información de saldos: Saldos de la cuenta Número de memorandos en un 80% enviados / Número de Memorandos Solicitados DIRECCION ADMINISTRATIVA, OFICINA ASESORIA JURIDICA DY DIRECCION FINANCIERA María del Pilar Garcia Sanchez ‐ Directora Administrativa, Harly Rafael Leudo Paz ‐ Jefe Oficina Asesoría Jurídica, José Farid Carrillo Garzón ‐ Director Financiero La Dirección financiera dara aplicación a lo normado en la Resolucion N° 169 de 2005 numeral 4.3.4.1 registro contable ‐ Sentencia Conciliaciones numeral E. Valoraciones posteriores a fallos Valoración de procesos: Nombre del indicador: Número de procesos valorados / Número de procesos registrados Registro del 100% de la informacion validada por el SIPROJWEB OFICINA ASESORIA Harly Rafael Leudo Paz ‐ Jefe Oficina JURIDICA, SECRETARIA Asesoría Jurídica, José GENERAL Y DIRECCION Farid Carrillo Garzón ‐ Director FINANCIERA Financiero No hay un análisis detallado de las cuentas del Balance con la profundidad que estas ameritan en los perídos de cierre. La Dirección Financiera utilizará (SICO) esta herramienta a fin de explicar y ampliar la información cualitativa de los estados contables para que estos sean comprensibles y revelen la situacion real de la entidad. Notas a los estados contables: Número de Notas Generales y Especificas de los Estados Contables Generados / Número de Notas Generales y Especificas a generar Preparar las Notas DIRECCION FINANCIERA de carácter General y Espécifico con contenido más comprensivo, cuantitativo, con aspectos más relevantes. Falta de verificación en los documentos enviados a la Oficina de Ejecuciones Fiscales y errores de digitacion en las bases de datos de la Entidad y del aplicativo SICO, falta de actualizacion de la informacion en la Oficina de Ejecuciones Fiscales deudores Depuración de las DIRECCION DE GESTION Nubia Cerón ‐ Abogada Dirección de Coordinar entre la Dirección Procesos Financiera y la Direccíón de corregidos: Número de Multas e Intereses HUMANA Y DIRECCION Gestión Humana, Héctor Wilson Bello FINANCIERA Jiménez ‐ Contador, José Farid Carrillo Gestión Humana la entrega de Procesos a Corregir / en 90% de Procesos Garzón ‐ Director Financiero, Martha información idónea para realizar Número Ruby Zarate Avellaneda ‐ Directora de las respectivas correcciones, Corregidos , j y Gestión Humana reclasificaciones, ajustes y demás acciones en las bases de datos y los aplicativos contables. Página 6 Héctor Wilson Bello Jimémez ‐ Contador, José Farid Carrillo Garzón ‐ Director Financiero FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN 20‐May‐14 31‐Dic‐14 20‐May‐14 31‐Dic‐14 20‐May‐14 31‐Dic‐14 20‐May‐14 12‐Dic‐14 RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.2.3 Hallazgo De acuerdo al análisis a los procesos judiciales que cursan en MODALIDAD REGULAR administrativo con presunta contra de la entidad, se observó que al cierre de la vigencia fiscal (PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria: 2013, existen fallos desfavorables en segunda instancia, los cuales no se evidencia que la Secretaría de Gobierno, haya dado cumplimiento a los mismos, como se relacionan a continuación: CUADRO 33 FALLO EN SEGUNDA INSTANCIA PROCESO No. 2011‐00284 2011‐00052 ............. SEGUIMIENTO ENTIDAD MOTIVO DEL HALLAZGO ACCIÓN INDICADOR META No existe una articulación entre la Oficina Asesora Jurídica la Dirección Financiera de la SDG y la Secretaria General que permita realizar la depuración adecuada de los procesos judiciales en el aplicativo SIPROJ WEB Convocar una mesa de trabajo entre la Dirección Financiera, la Oficina Asesora Jurídica para generar un cronograma y calendario perentorio para realizar los pagos faltantes de condena . Designar un abogado responsable encargado de actualizar el cargue de la información a SIPROJ Seguimiento para resolver faltantes de condena: Número de Mesas de trabajo a realizar / Número de Mesas de trabajo realizadas ÁREA RESPONSABLE Actualizar la Base Dirección Financiera de datos de SIPROJ Oficina Asesora Jurídica respecto de los pagos generados. RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN – Jose Farid Carrillo Garzón Director Financiero ‐ Harly Rafael Leudo Paz – Jefe Oficina Asesora Jurídica FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN 01‐Julio‐14 31‐Dic‐14 01/06/2013 31/12/2013 2013/06/01 2014/06/30 CAMILO CASTELLANOS. 2013/06/01 2014/06/30 CAMILO CASTELLANOS 2013/06/01 2014/05/30 HALLAZGOS ABIERTOS VIGENCIA 2012 (SEGÚN REPORTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA SDG) Auditoria Gubernamental CONTRATACION con Enfoque Integral‐ Modalidad REGULAR PAD 2013. 2,6,1 El convenio de asociacion 950/2011 cuyo objeto era el de EVALUACION CONTRATACION abonar esfuerzo para la acutalización de los 20 planes locales de seguridad y la formulacion y puesta en marcha de una estrategia de sencibilizacion que permita difundir en la comunidad de las 20 localidad del D.C. el plan integral de seguridad de su localidad y la manera como este se complementa con el plan Nacional de Vigilancia comunitaria por cuadrantes. Ajustar y actualizar el formato de Actualización, formato y Realizar designación de supervisor o formato normalizado. actualización interventor especificando las formato obligaciones, responsabilidad y sanciones que implica dicha responsabilidad Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular ‐ PAD 2013 2.1.10 Contrato de obra N. 1264 Construcción Centro Bicentenario Memoria PAZ y Reconciliacion. Falta de control y seguimiento a la inversión del primer anticipo del contrato. En futuras contrataciones, y contratos de obra en cuya minuta quede estipulado el manejo de anticipo; la supervision realizará un informe de acuerdo a el numero de desembolsos hechos por este concepto, en donde quede debidamente soportada la ejecución del anticipo, y que se h li d d l L En futuras contrataciones donde el objeto sea desarrollado por medio de un convenio de Asociacion o Interadministrativo de gran magnitud, se creara un comité de seguimiento, donde se verificara y se soportara debidamente los desembolsos hechos, las amortizaciones y ejecucion de las obligaciones Requerir al apoyo a la supervision y al IDPC los informes de ejecucion y seguimiento a las obligaciones contractuales, con los debidos soportes para trasmitir al area competente, y realizar la respectiva amortizacion. la Oficina asesora jurídica. del Francisco Javier Bernal HALLAZGOS ABIERTOS VIEGENCIA 2013 (SEGÚN REPORTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA SDG) Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular ‐ PAD 2013 Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular ‐ PAD 2013 2.1.11 FONADE, Convenios 43/44/46 Falta de mecanismos y controles para evitar la pérdida de la inversión realizada, ya que se presento hurto, pérdida de maquinaria que no beneficio a la población a beneficiar. 2.4.2.2.2 2 4 2 2 2 Contrato Interadministtrativo N. N 1089 con el Instituto Distrital de Patrimonio Cultural con un saldo de anticipo de $150.000.000, sin evidenciar ningún movimiento de amortización, lo que significa que a la fecha el contrato no tiene ejecución. 100% de informes 100% de los Dirección de Derechos generados/100% de contratos Humanos y Apoyo a la Contratos ejecutados. realizados, en cuya Justicia minuta quede estipulado el CAMILO CASTELLANOS. manejo de anticipo, con el respectivo informe debidamente soportado. 100% comites realizados/ 100% de comites Dirección de Derechos 100% informes de realizados para el Humanos y Apoyo a la seguimiento. seguimiento de los Justicia mismos. 100% de informes 100% de informes Dirección de Derechos presentados y trasmitidos presentados Humanos y Apoyo a la a la direccion encargada/ Justicia 100% de amortizaciones realizadas . Página 7 RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO ACCIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD INDICADOR META ÁREA RESPONSABLE Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular ‐ PAD 2013 2.4.2.2.5 Convenio de Asociación N. 0908 de 20111 Se presenta un saldo inactivo de $205.861.745 y los plazos de ejecución están vencidos según el expediente contractual, que por falta de informes de ejecución financiera no han sido amortizados. Realizar Mesa de Trabajo con los Funcionarios de FONADE para verificar los saldos del convenio y sus adhesiones AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL‐ MODALIDAD ESPECIAL‐ POBLACION DESPLAZADA 2.2.1 Contrato 660 de 2011, Cruz Roja Colombiana‐ SOLFERINO, a este respecto la entidad se refiere a la ocupación durante la vigencia del contrato que fue de 1.198 beneficiarios, sin tener en cuenta la cantidad de días que esos beneficiarios permanecen en el albergue, cuando la SDG menciona que cancelara $48.637 diarios por cada persona independiente de la cantidad de días de permanencia, lo que significa que si una persona dura 30 días en el albergue el costo seria de $1,459,110. la SDG manifiesta que existen costos fijos y variables y que estos últimos no se pueden predecir, sin embargo en los estudios previos si se tuvo en cuenta estos costos fijos y variables, que sirvieron como cálculo para el detrimento patrimonial por el valor de $211.925.912. En futuras contrataciones que NOMBRE DEL INDICADOR: versen sobre los temas de Anexo técnico y estudios donde se albergues para la población previos desplazada, se debe tener en determina el porcentaje cuenta los costos fijo y variables , que se pagara por y dentro de este ultimo dejar concepto de costos fijos y plasmado el tiempo de variables por cupo día/ utilización del beneficio, que Frente a lo facturado por debe verse reflejado en los el operador. estudios previos y/o el anexo técnico En futuros Dirección de Derechos convenios de Humanos y Apoyo a la Albergue temporal Justicia. para la población Desplazada desde la Dirección de Derechos Humanos tener costos fijos y variables discriminados/ informes de ejecución 2.2.2 Contrato 841 de 2011, Corporación Viva la Ciudadanía, con respecto a este hallazgo el ente de control nos dice que en la culminación de los procesos arrojó un total de 83 personas graduadas mediante ceremonia, de las cuales fueron diplomadas 48 por cumplir requisitos y 35 obtuvieron certificación por participación pero no alcanzaron el mínimo de asistencia para el diploma. Así las cosas, de 80 beneficiarios que realizarían en diplomado unicamente cumplieron con los requisitos de asistencia 32 que equivale al 40% de asistencia, quedando por fuera el 60%. Como agravante de esto existió baja participación y se volvió a convocar 4 meses después del inicio de la ejecución, acción que nos estaba planeada. Como el contrato fue suscrito por $99.972.000, la diferencia entre el costo real que fue de $39,988,800 menos el valor total, nos da la suma de $59.983.200 como valor cobrado por el ejecutor y pagado por la SDG sin que se haya cumplido con el objetivo contractual que era capacitar a 80 líderes, máxime si los estudios previos dice que se debe garantizar la asistencia a las sesiones. para futuras contrataciones que versen sobre capacitación en la temática de la población Desplazada, se debe confirmar la asistencia por persona antes de el inicio, y posterior cumplimiento de los requisitos para la culminación del proceso y la respectiva certificación, de lo contrario no se continuara con el proceso a la persona y se incluirá otra de una lista de elegibles. NOMBRE DEL INDICADOR: PERSONAS CERTIFICADAS PARA CAPACITACION No. Personas certificadas / No. De personas certificadas * 100 100% certificados Dirección de Derechos de recibo a Humanos y Apoyo a la satisfacción previo Justicia. cumplimiento de los obligaciones especificas 2.2.3 La evidente falta de planeación, interventoría, incumplimiento del clausulado, estudios previos, obligaciones y seguimiento en la ejecución del Convenio No. 616 de 2012, incumplimiento de las obligaciones del supervisor, omitieron verificar en forma exhaustiva para efectos de los pagos, los cálculos operativos de rigor de la propuesta económica en concordancia con los estudios previos que daban lugar al ajuste de las mismas de acuerdo al número de participantes que asistieran a los eventos, contra los precios que el contratista remitía finalmente como ejecutados. 1. Programar mesas de trabajo con los gerentes de los proyectos, con el fin de establecer los lineamientos a seguir durante la etapa precontractual y para la suscripción, la ejecución y el seguimiento del contrato de apoyo logistico que requiera la entidad. NOMBRE DEL INDICADOR :MESAS DE TRABAJO No.Mesas de trabajo realizadas / No. mesas de trabajo programadas *100 AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL‐ MODALIDAD ESPECIAL‐ POBLACION DESPLAZADA AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL‐ MODALIDAD ESPECIAL‐ POBLACION DESPLAZADA NOMBRE DEL INDICADOR: Mesas de trabajo Dirección Financiera Mesa de Trabajo. No. de realizadas Mesas de Trabajo realizadas / No. De Mesas de trabajo Programadas*100 RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN FECHA DE INICIO José Farid Carrillo Garzón y Oficina Asesoria Jurídica ‐ Francisco Javier Bernal Bernal FECHA DE TERMINACIÓN 2013/06/01 2013/12/31 2013/08/29 2014/08/29 Andres Idarraga‐ Director de Derechos Humanos . 2013/08/29 2014/08/29 Gerentes de proyectos de inversión y funcionamiento que aportan recursos a la bolsa de apoyo logistico 2013/08/29 2014/06/30 Andres Idarraga‐ Director Derechos Humanos Mardory Llanos‐ Apoyo a Supervision de . la Fortalecer el Todas las depedencias que proceso de aportan recursos para la planeación y ejecución del contrato seguimiento en los contratos que suscribe la entidad De igual manera, la Contraloría de Bogotá, advierte sobre el posible riesgo de pérdida de recursos, debido a que la falta de planeación y la adición injustificada resulta en un saldo presupuestal, dado que el objeto contractual y las obligaciones mediante la ejecución de la totalidad de las actividades contratadas ya se realizaron. Página 8 RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN Informe Visita Fiscal Convenios De Compensar Informe Visita Fiscal Convenios De Compensar Informe Visita Fiscal Convenios De Compensar CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO SEGUIMIENTO ENTIDAD ACCIÓN INDICADOR META 2.1 La evidente falta de aplicación del principio legal de planeación, la deficiente supervisión, en la verificación de los asistentes a los eventos, en virtud a que los precios de la propuesta se contrataron por asistente, el incumplimiento de obligaciones y la falta de seguimiento en la ejecución del convenio 763 de 2011, por parte de los funcionarios encargados de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los valores presentados en las facturas, sin advertir que las mismas cobraban el total plasmado en la propuesta inicial sin haber prestado los servicios efectivamente y en forma completa, pues se observa en la ejecución, que el total de asistencia a los eventos no fue el óptimo. Se vislumbra que la administración no acató la normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por COMPENSAR, sin notar que éstas se habían extralimitado en sus valores respecto de los reales servicios prestados, de conformidad a la asistencia a las actividades, obviando que el mismo contrato advierte sobre el reajuste que se debe realizar a los eventos de acuerdo al total de participantes reales. Incorporar en los estudios previos, así como en los pliegos de condiciones que elabore la Dirección de Gestión Humana, la obligación de realizar mesas de trabajo previas a la ejecución de cada una de las actividades, a fin de determinar el número de participantes en cada una de las actividades. Nº de contratos de actividades de bienestar suscritos con inclusión de la obligación /Nº de contratos de actividades de bienestar suscritos 2.1 La evidente falta de aplicación del principio legal de planeación, la deficiente supervisión, en la verificación de los asistentes a los eventos, en virtud a que los precios de la propuesta se contrataron por asistente, el incumplimiento de obligaciones y la falta de seguimiento en la ejecución del convenio 763 de 2011, por parte de los funcionarios encargados de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los valores presentados en las facturas, sin advertir que las mismas cobraban el total plasmado en la propuesta inicial sin haber prestado los servicios efectivamente y en forma completa, pues se observa en la ejecución, que el total de asistencia a los eventos no fue el optimo. Se vislumbra que la administración no acató la normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por COMPENSAR, sin notar que éstas se habían extralimitado en sus valores respecto de los reales servicios prestados, de conformidad a la asistencia a las actividades, obviando que el mismo contrato advierte sobre el reajuste que se debe realizar a los eventos de acuerdo al total de participantes reales. Realizar reuniones de trabajo con la entidad contratista previas a la facturación de las actividades ejecutadas, en las cuales se determine que los valores a cancelar estarán acorde con el número de inscripciones en las actividades. 2.1 La evidente falta de aplicación del principio legal de planeación, la deficiente supervisión, en la verificación de los asistentes a los eventos, en virtud a que los precios de la propuesta se contrataron por asistente, el incumplimiento de obligaciones y la falta de seguimiento en la ejecución del convenio i 763 de d 2011, 2011 por parte t de d los l funcionarios f i i encargados d de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los valores presentados en las facturas, sin advertir que las mismas cobraban el total plasmado en la propuesta inicial sin haber prestado los servicios efectivamente y en forma completa, pues se observa en la ejecución, que el total de asistencia a los eventos no fue el optimo. Se vislumbra que la administración no acató la normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por COMPENSAR, sin notar que éstas se habían extralimitado en sus valores respecto de los reales servicios prestados, de conformidad a la asistencia a las actividades, obviando que el mismo contrato advierte sobre el reajuste que se debe realizar a los eventos de acuerdo al total de participantes reales. Realizar una capacitación a los Capacitación servidores públicos de la ejecutada/capacitación Dirección de Gestión Humana, programada acorde con el manual de contratación de la Entidad y las normas vigentes i t en la l materia, t i sobre las responsabilidades derivadas de la supervisión en la ejecución de los contratos. Nº de facturas acordes con los inscritos en las actividades /Nº de facturas recibidas. Contratos actividades bienestar inclusión obligación específica ÁREA RESPONSABLE de Dirección de Humana con de Facturación acorde Dirección con el número de Humana inscritos en las actividades Los supervisores de Dirección contratos de la Humana Dirección de Gestión Humana fortalezcan sus competencias en t i supervisión contractual Página 9 de de de RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN Gestión Martha Ruby Zarate 12/11/2013 30/06/2014 12/11/2013 30/06/2014 12/11/2013 30/06/2014 Gestión Martha Ruby Zarate Gestión Martha Ruby Zarate RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN Informe Visita Fiscal Convenios De Compensar Informe Visita Fiscal Convenios De Compensar Informe Visita Fiscal Convenios De Compensar CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO SEGUIMIENTO ENTIDAD ACCIÓN INDICADOR META 2.2 La evidente falta de planeación, supervisión, verificación de las actividades que estuvieran de acuerdo con lo pagado, cuidado, cumplimiento de obligaciones y seguimiento en la ejecución del convenio 967 de 2010. Por parte de los funcionarios encargados de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los cobros realizados por el coejecutor sin advertir que las facturas que ingresaban no concordaban con lo realmente ejecutado, pues se observa en la ejecución que el total de las actividades realizadas no equivalen al valor cobrado por COMPENSAR y cancelado por la SDG. Con lo mencionado se vislumbra que la administración no acató la normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por COMPENSAR sin notar que éstas se habían extralimitado en sus valores respecto de la real ejecución. Incorporar en los estudios previos, así como en los pliegos de condiciones que elabore la Dirección de Gestión Humana, la obligación de realizar mesas de trabajo previas a la ejecución de cada una de las actividades, a fin de determinar el número de participantes en cada una de las actividades. Nº de contratos de actividades de bienestar suscritos con inclusión de la obligación /Nº de contratos de actividades de bienestar suscritos 2.2 La evidente falta de planeación, supervisión, verificación de l las actividades d d que estuvieran de d acuerdo d con lo l pagado, d cuidado, cumplimiento de obligaciones y seguimiento en la ejecución del convenio 967 de 2010. Por parte de los funcionarios encargados de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los cobros realizados por el coejecutor sin advertir que las facturas que ingresaban no concordaban con lo realmente ejecutado, pues se observa en la ejecución que el total de las actividades realizadas no equivalen al valor cobrado por COMPENSAR y cancelado por la SDG. Con lo mencionado se vislumbra que la administración no acató la normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por COMPENSAR sin notar que éstas se habían extralimitado en sus valores respecto de la real ejecución. Realizar reuniones de trabajo l entidad d d contratista con la previas a la facturación de las actividades ejecutadas, en las cuales se determine que los valores a cancelar estarán acorde con el número de inscripciones en las actividades. Nº de facturas acordes con l los inscritos en las l actividades /Nº de facturas recibidas. 2.2 La evidente falta de planeación, supervisión, verificación de las actividades que estuvieran de acuerdo con lo pagado, cuidado, cumplimiento de obligaciones y seguimiento en la ejecución del convenio 967 de 2010. Por parte de los funcionarios encargados de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los cobros realizados por el coejecutor sin advertir que las facturas que ingresaban no concordaban con lo realmente ejecutado, pues se observa en la ejecución que el total de las actividades realizadas no equivalen al valor cobrado por COMPENSAR y cancelado por la SDG. Con lo mencionado se vislumbra que la administración no acató la normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por COMPENSAR sin notar que éstas se habían extralimitado en sus valores respecto de la real ejecución. Realizar una capacitación a los Capacitación servidores públicos de la ejecutada/capacitación Dirección de Gestión Humana, programada acorde con el manual de contratación de la Entidad y las normas vigentes en la materia, sobre las responsabilidades derivadas de la supervisión en la ejecución de los contratos. Contratos actividades bienestar inclusión obligación específica ÁREA RESPONSABLE de Dirección de Humana con de Facturación acorde Dirección con ell número ú d Humana de inscritos en las actividades Los supervisores de Dirección contratos de la Humana Dirección de Gestión Humana fortalezcan sus competencias en supervisión contractual AUDITORIA ESPECIAL SEDES LOCALES Y OTROS CONTRATOS Página 10 de de de RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN Gestión Martha Ruby Zarate 12/11/2013 30/06/2014 12/11/2013 30/06/2014 12/11/2013 30/06/2014 Gestión Martha Ruby Zarate Gestión Martha Ruby Zarate RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO INFORME DE AUDITORÍA 2.1.1 Hallazgo MODALIDAD ESPECIAL Administrativo con Período Auditado 2011‐2013 presunta Incidencia Disciplinaria Contrato de Compraventa No. 1561 de 2013. NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO 2.1.1 La Secretaría Distrital de Gobierno (SDG) el 4 de diciembre 1. Desarticulación con la oficina Jurídica‐ Grupo de Contratación y de 2013, suscribió con la Compañía SEEL S.A., el contrato de compraventa No. 1561 de 2013, el cual tiene el siguiente objeto: entre los mismos funcionarios de la “Suministrar e instalar equipos y sistemas de dotación dirección gestores y el enlace entes tecnológica básica de audio y video en el centro de memoria paz de control. y reconciliación de Bogotá, D.C.”, por valor de $255 millones. La Contraloría de Bogotá, estableció que la Compañía SEEL S.A. 2. Desconocimiento de la norma de mediante comunicación con radicado No. 2013‐624‐039775‐2 del contratación estatal. 23 de diciembre de 2013, solicitó el cambio de especificaciones técnicas de los ítems que se relacionan a continuación, variando las establecidas en los términos de referencia con base en los cuales se suscribió el contrato precitado. 2.2.1 El contrato de Consultoría No. 989 celebrado con la firma INFORME DE AUDITORÍA 2.2.1 Hallazgo MODALIDAD ESPECIAL administrativo con presunta MOTTA & RODRIGUEZ ARQUITECTOS ASOCIADOS LTDA, se suscribió el 28 de diciembre de 2011, sin embargo, el acta de Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria Contrato de Consultoría No. iniciación sucedió hasta el 17 de mayo de 2013, es decir con 989 de 2011 d retraso de 1 año y medio aproximadamente se da inicio al d ñ d d d l mismo. La anterior situación permite demostrar una evidente falta de planeación y la deficiencia en los estudios previos realizados para la iniciación del contrato, sumado a las inconsistencias que han surgido alrededor del mismo y que no han permitido culminar la ejecución, máxime cuando se había previsto un plazo de ejecución de cinco (5) meses. INFORME DE AUDITORÍA 2.3.1 Hallazgo 2.3.1. El Convenio fue suscrito el 8 de noviembre de 2013 con MODALIDAD ESPECIAL administrativo con presunta fecha de inicio 15 de noviembre de la misma fecha. Ahora, bien, en dicho convenio se estableció como una de las obligaciones de Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria Convenio No. 1440 de 2013 la Secretaría de Gobierno en: “Solicitar informes de ejecución del presente Convenio al Fondo de Desarrollo Local de Los Mártires, teniendo en cuenta que éste último realizará los procesos de selección y contratos tendientes al cumplimiento del objeto de este Convenio”, sin embargo, no reposa en la carpeta del contrato puesta a disposición de la Contraloría según oficio No. 20143810304971 del 30 de septiembre de 2014, ningún soporte que justifique esta situación 1. Desconocimiento de los proceso legales y técnicos a seguir para establecer proceso de consultorìa para la construcción de la sede. 2. Ausencia de controles documentados en los procedimientos de la secretaría. SEGUIMIENTO ENTIDAD ACCIÓN INDICADOR META 1 y 2. Establecer dentro de los estudios previos y/o minuta a partir de la fecha de inicio de la acción correctiva, una clausula o parágrafo en donde se haga expresa manifestación respecto de la prohibición de cambiar condiciones iniciales del contrato sin previa consulta tramite y autorización de la oficina competente. Número de estudios previos realizados= Número de contratos realizados/ numero de contratos realizados en la Direccion de Derechos Humanos y apoyo a la Justicia. 1. Capacitación al grupo de abogados y arquitectos de la Dirección de Apoyo Localidades que apoyan los procesos d ó d d adquisición, arrendamiento de sedes para la Alcaldías Locales en procesos de planeación y contratación de obras públicas. 1. % de servidores capacitados = número de servidores capacitadas / número de servidores d d grupo de sedes DAL ÁREA RESPONSABLE Dar a conocer la Dirección aplicación de los Humanos principios de la contratación pública al 100% de las personas involucradas en los procesos de conratación en la dirección de derechos humanos de FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN Derechos Ada América Millares Zulma Natalia Sierra 1. Capacitar al Dirección de Apoyo a 100% de los Localidades servidores del grupo sedes de la d d DAL en temas de de planeación y 2. Número de documentos construcción de actualizados obras públicas 2. Realizar mesas de trabajo para la revisión y actualización de los procedimientos asociados para implementar controles requeridos. RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN José Raúl Moreno Pedro Garzón 15/01/2015 15/07/2015 1. 15‐01‐2015 2. 15‐01‐2015 1. 30‐06‐2015 2. 30‐06‐2015 1. 15‐01‐2015 2. 15‐01‐2015 3. 15‐01‐2015 1. 30‐06‐2015 2. 30‐06‐2015 3. 20‐02‐2015 1. 15‐01‐2015 1. 30‐06‐2015 2. Actualizar 1 documento de adquisición y construcción de sedes para las alcaldías locales 1. Desconocimiento de las funciones 1. Capactación a los servidores 1. % de servidores capacitados = número de que conforman el grupo de de supervisión del convenio. sedes de la DAL en en Manual de servidores capacitadas / 2. Desconocimiento de los número de servidores Supervisión. lineamientos de gestión documental grupo de sedes DAL. 2. Capactación a los servidores 2. % de servidores que conforman el grupo de capacitados = número de sedes de la DAL en los servidores capacitadas / lineamientos de gestión número de servidores documental. grupo de sedes DAL 3. solicitar los informes de ejecución del convenio 3. Número de informes 1. Desconocimiento de las funciones 1. Capactación a los servidores 1. % de servidores INFORME DE AUDITORÍA 2.4.1 Hallazgo 2.4.1 En el Contrato de arrendamiento No. 1639 de 2013, se que conforman el grupo de capacitados = número de MODALIDAD ESPECIAL administrativo con presunta estableció en el parágrafo tercero de la cláusula tercera, que el de supervisión del convenio. valor de las cuotas ordinarias de administración determinada en sedes de la DAL en en Manual de servidores capacitadas / Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria Supervisión. número de servidores Contrato de Arrendamiento los estudios previos del contrato, se incrementaría en la misma proporción que ordene la Asamblea de Copropietarios de los grupo de sedes DAL. No. 1639 de 2013 inmuebles sometidos a propiedad horizontal, siempre que se inmuebles sometidos a propiedad horizontal siempre que se suscriba un Otrosí. Igualmente, se señala que el Arrendador radicará el Acta de asamblea dentro de los treinta 30 días calendarios siguientes a la celebración de dicha reunión. 1. Capacitar al 100% de los servidores del grupo sedes de la DAL en temas de supervisión de contratación. Dirección de Apoyo a Localidades José Raúl Moreno Pedro Garzón 2. Capacitar al 100% de los servidores del grupo sedes de la DAL en temas gestión documental Recopilar 12 1. Capacitar al 100% de los servidores del grupo sedes de la DAL en temas de supervisión de supervisión de contratación. Página 11 Dirección de Apoyo a Localidades José Raúl Moreno Pedro Garzón RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO INFORME DE AUDITORÍA 2.5.1 Hallazgo MODALIDAD ESPECIAL Administrativo Contrato de Período Auditado 2011‐2013 Compraventa No. 1695 de 2013 NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO El contrato de compraventa presentó dos prórrogas, la primera 1. Desconocimiento frente a las se realizó el 3 de marzo de 2014, en el que argumentan que hasta especificaciones tecnicas necesarias el 11 de febrero de 2014, fue aprobada la tela para la confección para la adqusición de de uniformes. de las prendas por un funcionario de la Cárcel Distrital y a esa fecha no se había tomado tallaje, por tanto, el plazo de entrega 2. Ausencia de especificaciones se prorroga hasta el 23 de abril de 2014. tecnicas necesarias para la Posteriormente, el 22 de abril de 2014, se presentó una segunda adqusición de de uniformes. prórroga, en el que se evidencia la falta de claridad de la tela que debían utilizar por cuanto, el contratista señala que recibió un correo electrónico suscrito por la Secretaría de Gobierno, en el que le confirman que la tela no se podrá cambiar, como lo había solicitado un funcionario de la Cárcel Distrital, ya que cambiaría las condiciones contratadas. Es así que nuevamente se extiende el tiempo de entrega hasta el 25 de junio de 2014. La situación descrita demuestra la falta de planeación al evidenciar que la materia prima de los uniformes no estaba claramente definida en la elaboración de los estudios previos, lo cual ocasionó la demora en su entrega, que se debía realizar en el término en 50 días, sin embargo, este se ejecutó en un plazo de 111 días, con el riesgo de que el contratista no cumpliera con el fin de la contratación. INFORME DE AUDITORÍA 2.8.1 Hallazgo 2.8.1. El 14 de noviembre de 2013, la Secretaría Distrital de 1. No se determinó tecnicamente la MODALIDAD ESPECIAL administrativo con presunta Gobierno suscribió el Contrato No. 1482, por $218.9 millones, cantidad exacta de colchonetas Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria necesarias, ya que se establecio con el objeto de “Entregar las colchonetas con destino a las personas privadas de la libertad que se encuentran recluidas en sobre el número de camas y no se Caso 1). Contrato de compraventa No. 1482 de la Cárcel Distrital de Varones y Anexos de Mujeres”, con un plazo contemplo el nivel degradación o de ejecución inicial de dos (2) meses, el cual se empezó a ejecutar daño de las mismas. 2013. el 31 de diciembre de 2013, de acuerdo al Acta de Inicio de la fecha. Se evidenció deficiencia en el proceso de planeación dado que, a cuatro días de iniciado el contrato, se suscribe una adición sin sustento de fondo y análisis detallado de necesidades, que para el caso, no se planeó desde el principio la cantidad de colchonetas que se deberían adquirir. De acuerdo con lo anteriormente expuesto, es evidente la improvisación con que actuó la administración, como quiera que previo a esta contratación no estableció desde el principio el plazo total de ejecución del contrato y por ende su valor completo. ACCIÓN SEGUIMIENTO ENTIDAD INDICADOR META 1. N° de empresas o 1. Convocar a empresas o expertos convocadas expertos dedicacados a la industria textil para que ilustren 1. N° de servidores ilustrados a los encargados de la supervisión y los beneficiarios de 2. N° de fichas tecnicas las prendas sobre construidas y actualizadas especificaciones tecnicas relacionadas. 2. Determinar y actualizar las fichas tecnica de los prendas a adquirir 1. Establecer estudios tecnicos sobre las necesidades de los bienes de consumo requridos para operación de la cárcel que contemplen el nivel degradación o daño de las mismas. 1. Ilustrar al 100% de los servidores involucrados en el proceso de contratación sobre sobre especificaciones tecnicas de las prendas. ÁREA RESPONSABLE Dirección de Gestión Humana RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN Martha Alix Sanchez Gonzalez 1. 01‐03‐2015 1. 31‐08‐2015 Sonia Patricia Peñon 2. 01‐03‐2015 2. 31‐08‐2015 02/01/2015 30/12/2015 Dirección de la Cárcel Distrital 2. Contar con una ficha tecnica para el 100% de contratación de este tipo. Que el 100% de los Dirección Cácel Distrital % de proceso de contratación con estudios procesos de te´cnicos = Número de contratación para estudios técnicos/ Número la adqusición de proceso de bienes cuenten con contratación para la un estudio tecnico adqusición de bienes que considere sus niveles de degradación o daño Página 12 Sonia Patricia Peñon Niño Gloria Elisa Tamayo Tamayo RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN CAPÍTULO NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO MOTIVO DEL HALLAZGO INFORME DE AUDITORÍA 2.8.1 Hallazgo 1. El parque automotor en su gran 2.8.1. Caso 2) Contrato de prestación de servicios No. 1692 de MODALIDAD ESPECIAL administrativo con presunta 2013 mayoría tiene una vida útil de más Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria La Secretaría de Gobierno, suscribió el contrato de prestación de de cinco años lo que hace Caso 2). Contrato de impredecible las fallas. servicios No.1692 de diciembre 27 de 2013, con la empresa compraventa No. 1482 de CAMIONAUTOS SERVISE SAS, por valor inicial de $132.0 millones, con el objeto de prestar el “Servicio de mantenimiento, 2013. preventivo, correctivo y suministros de repuestos para el parque automotor del nivel central de la Secretaria Distrital de Gobierno” El plazo inicial de contrato se estableció en doce (12) meses a partir del 31 de diciembre de 2013, fecha en que se firmó el acta de inicio, hasta el 29 de diciembre de 2014. Se realizó un proceso de selección abreviada por menor cuantía SGSA ‐034 de 2013, según resolución No. 576 de diciembre 2 de 2013, y adjudicado mediante Resolución No. 695 de diciembre 27 de 2013, una vez presentadas dos (2) oferentes, CAMIONAUTOS SERVISE SAS y COMSERAUTO SAS. El 4 de septiembre de 2014, se suscribió una adición por $68.9 millones. Los hechos observados, generan incertidumbre en las personas interesadas en la participación de procesos contractuales; se pone en tela de juicio la objetividad de la contratación estatal, permite establecer fallas en el sistema de control interno, tanto en el proceso de contratación como en el suministro de información. SEGUIMIENTO ENTIDAD ACCIÓN INDICADOR META 1. Relizar un estudio que N° de informes realizados Construir un (1) determine las necesidades de informe que de reponer el parque automotor de cuenta del estado la Secretaría de Gobierno del parque automotor y su necesidad de reposición ÁREA RESPONSABLE Dirección Administrativa RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN Alvaron Hernan Agudelo FECHA DE INICIO 1. 01‐01‐2015 FECHA DE TERMINACIÓN 1. 30‐03‐2015 AUDITORIA ESPECIAL FISCAL CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS INFORME VISITA FISCAL FORMALIZACION DE LA PLANTA DE PERSONAL DIRECCION DE GOBIERNO SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO – SDG VIGENCIA 2012 – 2014 2.2.1. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria 2.2.1. Partiendo del Convenio de Asociación 1423 de 2009, relativo a los productos generados por el mismo, en cuanto a: estructura orgánica con competencias actuales y propuestas, planta de cargos, escalas de remuneración, manual de funciones por dependencias y la propuesta de creación de 20 AUE, de las administraciones locales, acompañada de la respectiva viabilidad financiera a la implementación de las mismas, la SDG, adoptó la decisión de adelantar la suscrición de un Contrato de Prestación de Servicios Profesionales.... 1. Desarticulación entre la Subsercretaría de Planeación y Gestión y la Dirección de Gestión Humana desde la etapa precontractual. 1. Solicitar a la Subsercretaría de Planeación y Gestión para que en los contratos con cargo a su Proyecto y en los cuales se designe a la Dirección de Gestión Humana como apoyo a la supervisión, se pueda participar desde la etapa precontractual. 1. % de participación en la etapa precontractual = N° citaciones a mesas o reuniones de formulación de estudios previos / N° de apoyos a la supervisión designados con cargo a los proyectos que gerencie la Subsercretaría 1. Participar en Dirección de Gestión 100% de la mesas Humana o reuniones de formulación de estudios previos a las que se cite a la Dirección de Gestión Humana Igualmente, se produjo desgaste administrativo y financiero, cuando el supervisor después del sexto pago se percata que el contratista no cumplió a cabalidad con el objeto y obligaciones específicas establecidas, razón por la cual, solo se logra terminar en mayo de 2013; con requerimientos del supervisor y negativas por parte del contratista, lo que demuestra que la planeación, ejecución, evaluación, supervisión y control del contrato, adecuada. contrato no fue adecuada Página 13 Constanza Aguja Zamora Directora de Gestión Humana 1. 15-01-2015 1. 28-02-2015 RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA) FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO ENTIDAD PERIODICIDAD SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA 19/12/2014 FORMULACIÓN ORIGEN INFORME VISITA FISCAL FORMALIZACION DE LA PLANTA DE PERSONAL DIRECCION DE GOBIERNO SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO – SDG VIGENCIA 2012 – 2014 CAPÍTULO 2.2.2. Hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO 2.2.2. La SDG, a fin de lograr la definición de funciones, estructura organizacional, análisis de procesos y procedimientos, cargas de trabajo y costo financieros, adelantó durante las vigencias 2012, 2013 y 2014, 13 contratos de prestación de servicios; como se relaciona en el cuadro 5.... Como se aprecia, en el cuadro 5, los objetos de los contratos, al igual que las obligaciones específicas son similares. De otro lado, no se ubica al interior de las carpetas contentivas de los contratos acta, memorando o plan de trabajo, donde se determine claramente cuáles áreas serán tomadas por cada contratista; evidenciándose por parte de la Contraloría de Bogotá, que hay varios informes y productos finales muy similares. Sin embargo, el reproche del Ente de Control, es que, no se ubica al interior de las carpetas contentivas de los contratos acta, memorando o plan de trabajo, donde se determine claramente cuáles áreas serán tomadas por cada contratista; lo que lleva a que existan informes y productos similares. Razón por la cual el hallazgo administrativo se mantiene con incidencia disciplinaria y debe ser incluido en el plan de mejoramiento. MOTIVO DEL HALLAZGO 1. Debilididades en la etapa precontractual, en cuanto al establecimiento de obligaciones puntuales de los contratistas 2. No se aplican adecuadamente los lineamientos de gestión documental frente a la carpeta única de contrato ACCIÓN 1. Capacitar a los gestores de proyectos en los elementos de planeación y de la etapa precontractuales. SEGUIMIENTO ENTIDAD INDICADOR META 1. % de servidores capacitados = número de gestores capacitados / número de de gestores 1. Capacitar al 100% de los gestores en elemntos básicos de planeación y 2. 1. Capacitación a los 2.1 % de servidores etapas servidores encargados de la capacitados = número de precontractuales administración del la carpeta servidores capacitados / única del contrato, Oficina número servidores 2.1. Capacitar al Juridica. encargados del manejo 100% de los de la carpeta única del servidores que 2. 2. Capacitación a los contrato manejan los servidores encargados del expedientes únicos Apoyo a la Supervisión en los 2.2. % de servidores de contrato lineamientos de gestión capacitados = número de documental frente a la carpeta servidores capacitados / 2.2. Capacitar al única de contrato número servidores que 100% de los realizan apoyo a la servidores de la supervisión Dirección de Gestión Humana que realizan apoyo a la supervisión. Página 14 ÁREA RESPONSABLE 1 y 2.1. Subsecretaría de Planeación y Gestión RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN 1. y 2.1 Mariela Pardo 2.2. María Constanza Aguja Zamora 2.2 Dirección de Gestión Humana FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACIÓN 1, 2.1 y 2.2 13-02- 1, 2.1 y 2.2 14-112015 2015 RESULTADO INDICADOR ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD CUMPLIMIENTO (Eficacia) (0,1,2) EFECTIVIDAD DE LA ACCION (0,1,2) ESTADO DE LA ACCION (CERRADA‐ ABIERTA)