PLAN MEJORAMIENTO 2014-Final

FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.1
Hallazgo
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia
disciplinaria
convenio interadministrativo 980 de
2013
INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.2
Hallazgo
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia
disciplinaria,
contrato de prestación de
servicios de apoyo a la
gestión 1573 de 2013.
INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.3
Hallazgo
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia
disciplinaria
convenio interadministrativo 979 de
2013.
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
2.1.1.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
disciplinaria convenio interadministrativo 980 de 2013. renuncia
a la constitución de garantias en el convenio. En la cláusula
octava del convenio, se estableció que el IDRD, debería suscribir
cualquiera de las siguientes garantías: Póliza de seguros, fiducia
mercantil en garantía, garantía bancaria a primer requerimiento,
endoso en garantía de títulos valores y depósito de dinero en
garantía que ampararan el cumplimiento.
ACCIÓN
INDICADOR
META Diseñar (rediseñar) formato lista Formato lista de chequeo
de chequeo para
contratación
=
Número de lineamientos
ajustados en el formato
lista de chequeo de
contratación actual/número
de
lineamientos del formato
lista de chequeo para la
contratación actual
2.1.1.2. OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA CON PRESUNTA
Oficiar a la Dirección
INCIDENCIA DISCIPLINARIA, CONTRATO DE PRESTACIÓN DE
Planeación y Sistemas
SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN 1573 DE 2013. El contrato se
Información para integrar
suscribió el 6 de diciembre de 2013 y la ejecución contractual se Falta de control en los requisitos de formato al Sistema Integrado
legali ación ejecución y/o pagos Gestión inicio el 6 de diciembre, cuando se realizó uno de los conciertos legalización, ejecución y/o pagos.
de Rock, sin que se hubiera obtenido la aprobación de las pólizas,
no sin advertir, que fueron radicas el 6 de diciembre y devueltas
por no reunir los requisitos exigidos. Resultando aprobadas con
posterioridad así: la póliza de responsabilidad extra contractual,
el 13 de diciembre y de ...... 2.1.1.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
disciplinaria convenio interadministrativo 979 de 2013. La
Secretaría Distrital de Gobierno, suscribió con el instituto Distrital
de Recreación y Deporte el convenio interadministrativo 979 de
2013, cuyo objeto fue: ”… aunar esfuerzos y recursos técnicos,
administrativos y financieros, para llevar a cabo la segunda fase
de las escuelas de formación deportiva para deportes urbanos y
nuevas tendencias –dunt en las zonas de intervención del
programa sur de convivencia…” Por valor de $549.99 millones.
INFORME DE AUDUTORIA 2.1.1.4
Hallazgo 2.1.1.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta disciplinaria y fiscal convenio interadministrativo 1183 de 2012,
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria y en cuantía de $25.800.000.
fiscal
convenio
interadministrativo 1183 de
2012, en cuantía de
$25.800.000
INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.5
Observación
MODALIDAD
REGULAR administrativa con presunta
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia
disciplinaria
contrato de prestación de
servicios de apoyo a la
gestión No. 1621 2013.
MOTIVO DEL HALLAZGO
SEGUIMIENTO ENTIDAD
de % de avance en la
de incorporación del formato
el lista de chequeo de la
de contratación en el SIG=
Sumatoria de acciones
para la incorporación al
SIG/Total de acciones
requeridas
para
la
formalización
de
un
formato en el SIG
ÁREA RESPONSABLE
1 Formato lista de Dirección de Seguridad,
chequeo en la Direccion de Planeacion y
Sistemas,
Direccion
contratación Financiera, Oficina Asesora
ajustado Juridica,
Direccion
Administrativa
1 Formato lista de Dirección de Seguridad,
chequeo en la Dirección de Planeación y
contratación Sistemas,
Dirección
incorporado en el Financiera, Oficina Asesora
SIG
Jurídica,
Dirección
Administrativa
Implementar formato lista de % de contratos que
chequeo
cumplen
con
requerimientos = Número
de contratos contratados
conforme a la lista de
chequeo/ número de
contratos realizados El 100% de la Secretaría de Despacho
contratación de la
SDG cumple con el
formato de lista de
chequeo de la
contratación
Emitir una circular por parte del
ordenador del gasto exigiendo la
verificación y cumplimiento de la
norma contractual y de las
exigencias del proceso de
selección
100%
de
funcionarios sensibilizados
requisitos
contratación
%
de
funcionarios
sensibilizados requisitos
de la contratación =
Número de funcionarios
informados
de
la
circular/número total de
personas responsables de
la contratación 2.1.1.5 Observación administrativa con presunta incidencia
Cumplir con la circular sobre los % de convenios de
disciplinaria contrato de prestación de servicios de apoyo a la
requisitos de la contratación
acuerdo con los requisitos
gestión No. 1621 2013.Al analizar los soportes aportados por la
= (convenios realizados
Desconocimiento y falta de Desconocimiento y falta de
Fundación para acreditar la experiencia se estableció que se
con los requisito / total de
aplicación de las normas que rigen aportaron acreditaciones de 2003, 2004, 2006, 2007, 2008 y
convenios revisados)*100
la contratación pública
2009, que corresponden a fechas anteriores a su constitución la
cual ocurrió el 6 de enero de 2010, según el certificado de
existencia y representación, expedido por la Cámara de
Comercio, obrante en las carpeta del contrato. Esta situación,
afecta la evaluación realizada por la entidad sobre la idoneidad
de la Fundación por cuanto no se podía contabilizar la
experiencia correspondiente a los años anteriores a la
constitución de la misma, pues ella corresponde al conocimiento
adquirido por la persona jurídica derivado de su participación o
realización de actividades similares o iguales, antes de la
suscripción del contrato tal como lo establecieron los estudios
previos.
los Areá
responsable en
de
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina Asesora Jurídica ‐ JORGE ELIECER LARA PALACIOS – Director de Planeación y sistemas de informacion 1 de jun de 14
31 de dic de 14
1 de jun de 14
31 de dic de 14
HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina Asesora Jurídica ‐ JORGE ELIECER LARA PALACIOS – Director de Planeación y sistemas de informacion HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina Asesora Jurídica ‐ JORGE ELIECER LARA PALACIOS – Director de Planeación y sistemas de información 02‐Ag‐14
30 de nov de 14
dependencia HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina
Asesora Jurídica ‐ JORGE ELIECER
LARA PALACIOS – Director de
Planeación y sistemas de información 100%
de
los Secretaría de Despacho
contratos de la SDG
cumplen con los
requisitos
de
contratación de la
circular Página 1
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
22 de may de 14
31 de dic de 14
02‐Agos‐14
30‐Nov‐14
HARLY RAFAEL LEUDO PAZ – Oficina
Asesora Jurídica ‐ HUGO ERNESTO
ZARRATE OSORIO – Secretario de
Gobierno
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
2.1.5.1. Integridad de la información (60.87)
INFORME DE AUDITORIA 2.1.5.1. Hallazgo MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta No se cuenta con la metodología para comprobar regularmente
los datos duplicados (Backups) para verificar su consistencia, ni
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria ‐ existen controles para verificar que se usan las versiones
TICS
correctas de los archivos en el procesamiento. Los archivos y
datos no se clasifican con fines de seguridad por la inexistencia
de políticas al respecto. La entidad no tiene el perfil de
operadores, los usuarios son responsables de sus propias
contraseñas, por lo tanto no se han tomado medidas para que
los operadores no puedan obtener las claves de acceso del
usuario.
Disponibilidad de la información (22.58)Existen procedimientos no documentados oficialmente respecto de las reglas y
estructuras para documentar, probar y ejecutar la recuperación
de desastres y los planes de contingencia de Tecnologías de la
información. No se ha realizado el procedimiento de
levantamiento de inventario de activos de información, por lo
t t no se encuentran
tanto
t
id tifi d
identificados
l
los
ít
ítems
d mayor
de
criticidad de manera que se establezcan prioridades en
situaciones de recuperación. Respecto de las pruebas del plan de
continuidad de tecnologías de la información TI, no existe política
para una preparación adecuada, la documentación necesaria, el
reporte de los resultados de las pruebas ni la Implementación de
planes de acción (según los resultados.)...
MOTIVO DEL HALLAZGO
ACCIÓN
Diseñar los protocolos para
generación y restauración de
Backups , implementación y
verificación del servidor de
control de versiones, algoritmos
de encriptamiento de claves y
diseño de bitácoras de la DBMS.
SEGUIMIENTO ENTIDAD
INDICADOR
META RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN Generación y restauración 4
protocolos Dirección de planeación y Luis Alejandro Vargas
de Backyps = # protocolos implementados sistemas
Profesional Especializado – Grupo de
implementados
/
Sistemas de Información
protocolos propuestos
Juan Guillermo Alcazar Contratista
–
Grupo
de
Infraestructura
Diseñar los protocolos de Contingencia de TI = # Mínimo dos (2) Dirección de Planeación y Willington Bejarano Sánchez.
Sistemas
Contratista DPS
contingencia y continuidad de TI protocolos implementados protocolos Implementados
(Hosting, correo electrónico, / protocolos Diseñados
Luis Alejandro Vargas
aplicativos(software
libre),
Profesional Especializado – Grupo de
levantamiento de los activos de
Sistemas de Información
información y control de
versiones.
i
Juan Guillermo Alcazar
Contratista
–
Grupo
de
Infraestructura
01‐Jun‐14
31‐Dic‐14
01‐Jun‐14
31‐Dic‐14
01‐Jun‐14
31‐Dic‐14
01‐Jun‐14
31‐Dic‐14
01‐Jun‐14
31‐Dic‐14
Robert Moreno
Contratista ‐ Grupo INTC
Almacenamiento externo de copias = # de convenios firmados/# de convenios programados
Formalizar y poner en marcha el Acto Administrativo por el
Efectividad de la Información (66.07)Para la evaluación de los
Comité
de
Sistemas
de cual se conforma el Comité
sistemas existentes no se cuenta con la unidad de auditoría
Información para la evaluación y de
interna. En la adquisición de recursos no se evidencia que la alta
Sistemas
de
adquisición de tecnologías de Información gerencia es consciente de que las adquisiciones de software del
información de acuerdo a los
sistema, contratos de servicios y equipos de cómputo, deben
lineamientos de la Resolución
estar permanentemente en consideración. Igualmente, no existe
La Entidad esta en fase de desarrollo 520 del 29 de nov. del 2013.
un comité de Sistemas responsable de la guía, revisión y
de los temas de integridad, aprobación de las etapas del proceso de adquisición. En la
disponibilidad, efectividad, implementación de nuevos sistemas, no se realiza el test de carga
eficiencia, estructura y organización Diseñar e implementar un Aplicación pruebas de
razonable dado el tamaño y complejidad de los sistemas y no son
del área de Sistemas, de lo cual protocolo para las pruebas de carga y estrés # protocolos
los resultados documentados.
existen planes de trabajo y acciones carga y estrés de los sistemas de implementados
/
iniciales información.
protocolos Diseñados
Construir el Plan Estratégico de
Tecnologías ‐ PETIC con los
lineamientos de la Comisión
Distrital de Sistemas que
contemple
los
cambios
tecnológicos, ambientales y
organizacionales de la SDG.
% de avance en Plan
Estratégico de Tecnologías
/
– PETIC/100%
formulado
el Plan Estratégico de
Tecnologías – PETIC Almacenamiento externo de copias de respaldo a través de mínimo un (1) convenio firmado y vigente
Dirección de Planeación y Luis Alejandro Vargas
Sistemas
Profesional Especializado – Grupo de Sistemas de Información
100%
de
las Dirección de Planeación y Jorge Lara Palacios
adquisiciones Sistemas
Director de Planeación y Sistemas
validadas por el
Comité de Sistemas
Willington Bejarano Sánchez
de Información a
Contratista DPS
partir de su entrada
en vigencia.
Mínimo Un
protocolo Implementado
(1) Dirección de Planeación y Edgar Martínez
Sistemas
Profesional – Grupo de Sistemas de
Información
Mabel Palacios
Contratista – Grupo de Sistemas de
Información
100% formulado el Dirección de Planeación y Jorge Eliecer Lara Palacios
Plan Estratégico de Sistemas
Director de Planeación y Sistemas
g
Tecnologías – PETIC Willington Bejarano Sánchez.
Contratista DPS
Robert Moreno
Contratista ‐ Grupo INTC
Página 2
RESULTADO INDICADOR
01‐Jun‐14
Firmar e implementar un Convenio con una entidad del Distrito para el almacenamiento externo de las copias de respaldo
Eficiencia de la Información (60)Aunque no cuenta con un plan
estratégico de sistemas, se tiene un proyecto de inversión donde
p
g
y otros
las necesidades de servicios,, p
programas
se contemplan
elementos a largo plazo, sin embargo, no se contemplan los
cambios tecnológicos, ambientales y organizacionales de
probable ocurrencia para un período de 3‐5 años, así como
tampoco respecto al uso de los recursos objetivos claramente
estatuidos y las funciones claramente definidas en el área del
computador. De otra parte dentro de la documentación no
cuenta con procedimientos para encender y apagar terminales.
ÁREA RESPONSABLE
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
Legalidad (51.39)Respecto del Decreto 1151 de 2008, no cuenta
con un Acto Administrativo de creación de Comité de Gobierno
en Línea –GEL‐, ni con un Plan de Acción de GEL. La información
básica en el portal del Estado Colombiano, de acuerdo con las
fases del GEL, no se encuentra actualizada de ,,,,,,,
Seguridad y Confidencialidad de la Información (42,22).Se
evidencia que no se tiene establecido un instructivo y/o
documento alguno donde se definan claramente y se
comuniquen los incidentes de seguridad potenciales para que
puedan ser clasificados apropiadamente y tratados por el
proceso de gestión de incidentes y problemas.
INFORME DE AUDITORIA 2.1.1.6
Hallazgo
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria y
fiscal Convenio 1312 del 28
de diciembre de 2012, en
cuantía de $371.750.000.oo
2.1.1.6 “…Incumplimiento general en el desarrollo del Contrato
Interadministrativo 1312 de 2012 en cuanto a número de
personas a capacitar como número de días a realizar sesiones de
capacitación, la falta de gestión de los funcionarios competentes
de la SDG y la evaluación técnica por parte del ente de control al
convenio... "
ACCIÓN
SEGUIMIENTO ENTIDAD
INDICADOR
META Formalizar y poner en marcha el Acto Administrativo por el
Comité de GEL Gobierno en cual se conforma el Comité
Línea
de acuerdo a los de GEL Gobierno en Línea
lineamientos de la Resolución
520 del 29 de nov. del 2013.
Listado de incidentes de % de parametrización de
seguridad y parametrización en los incidentes de seguridad
el aplicativo de la Mesa de = Número de incidentes
servicios
parametrizados / Total
incidentes presentados ÁREA RESPONSABLE
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
Cumplimiento del Dirección de Planeación y Jorge Lara Palacios
100%
de
las Sistemas
Director de Planeación y Sistemas
directrices
de
Gobierno en Línea
Willington Bejarano Sánchez
sobre actualización
Contratista DPS
de la información
partir de su entrada
en vigencia.
100%
de
los Dirección de Planeación y Juan Guillermo Alcazar
incidentes
de Sistemas
Contratista
–
Grupo
de
seguridad Infraestructura
parametrizados Yanira Rincón
Profesional Universitario – Grupo de
S i i T
Servicios Tecnológicos
ló i
Capacitación a los funcionarios
de la Dirección de Asuntos
Étnicos sobre los instrumentos y
herramientas establecidas por el
Sistema Integrado de Gestión
para adelantar los procesos
contractuales. %
de
funcionarios
capacitados en SIG =
(Número de funcionarios
capacitados/Número total
de funcionarios de la
dependencia)*100
Capacitar al 100% Oficina Asesora Jurídica ‐ Gustavo Ernesto Rondón Ayala ‐
de los funcionarios Contratos y Dirección de Director de Asuntos Étnicos
de la Dirección de Asuntos Étnicos
Etnias sobre los
instrumentos
de
mejora
de
la
supervisión
de
contratos
Remitir comunicación a la
Oficina Asesora Jurídica para que
delegue a un abogado que
brinde la respectiva asesoria en
el tema contractual de manera
permanente y responsable.
Procesos de contratación
asesorados = Número de
procesos asesorados /
Número de procesos de
contratación en marcha
100%
de
los Dirección
de
procesos
de Étnicos‐Oficina
contratación Jurídica acompañados por
la Oficina Jurídica
Asuntos Gustavo Ernesto Rondón Ayala ‐
Aseosra Director de Asuntos Étnicos
Verificar el cumplimiento de las
fechas en cuanto a las Actas de
Inicio de los contratos y las
delegaciones de supervisión de
los Dirección
de
%
de
contratos 100%
Étnicos‐Oficina
concumplimiento de actas contratos de inicio posterior a la normalizados con Jurídica designación
de actas de inicio y
de
supervisiones = Número de delegación
contratos
normalizados/
t t
li d / supervisiones ii
número de contratos
realizados
Asuntos Gustavo Ernesto Rondón Ayala ‐
Aseosra Director de Asuntos Étnicos
El procedimiento de registro de asistencia de los participantes a
la Cátedra de Asuntos Étnicos se realizó en formatos a través de
video y fotografía y los lineamientos del Sistema Integrado de
Gestión de la Entidad no se tuvieron presentes. La delegación de la Supervisión por parte de la Oficina Asesora Desconocimiento por parte de los
Jurídica se realizó posterior a la firma del acta de inicio.
funcionarios de la Dirección de
Asuntos
Étnicos
sobre
la
El seguimiento hecho por el Comité Técnico a la inversión normatividad relacionada con los
realizada de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, procesos contractuales y de los
frente a la propuesta económica del contrato interadministrativo procedimientos establecidos en la
1312 de 2012, se hizo con base en la entrega de productos. Entidad para tal fin.
Página 3
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN 01‐Jun‐14
31‐Dic‐14
01‐Jun‐14
31‐Dic‐14
26 de mayo de 2014 (dfecha de 31 de diciembre de inicio sujeta a la 2014
aprobación de este plan)
26 de may de 14
26 de may de 14
26 ‐May‐ 14 (fecha de inicio sujeta a la probación de este plan)
31 de dic de 14
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
INFORME DE AUDITORIA 2.1.7.1
Hallazgo 2.1.7.1 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta disciplinaria Si bien es cierto, la Secretaría Distrital de Gobierno
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria
para la vigencia 2013 depuró los pasivos exigibles en cuantía de
$2.919.06 millones, no es menos cierto que a pesar de dicha
depuración, en la vigencia en estudio estos pasivos aumentaron
en la suma de $2.293.47 millones, lo que incidió nuevamente en
el incremento del rubro, ocasionando que se tengan o apropien
recursos para pagos futuros, desconociendo su ejecución real
total. Lo anterior no permite liberar saldos que pueden ser
ejecutados en un futuro para satisfacer las necesidades de las
metas del plan de desarrollo. Contraviniendo lo reglado en el
Estatuto Orgánico del Presupuesto y Ley 819 de 2003, Es
importante ......
MOTIVO DEL HALLAZGO
ACCIÓN
INDICADOR
META La falencia en la planeación y
ejecución de los planes de
contratacion
y
de
compras
aprobados para la vigencia fiscal,
incrementa el volumen de Pasivos
Exigibles para las vigencias fiscales
siguientes.
Efectuar seguimiento períodico a
los
saldos
de
Reservas
Presupuestales y de los pasivos
exigibles de vigencias anteriores
mediante comunicaciones y
mesas de trabajo con las
diferentes dependencias, jefes
de oficina, áreas, gerentes,
supervisores a cargo de los
compromisos.
Depuración
pasivos
exigibles:
Valor de
Pasivos
Exigibles
Depurados / Valor Total
de Pasivos Exigibles
Depurar
con
certeza el 100% de
los Pasivos Exigibles
que cuenten con la
totalidad de los
requisitos
para
liberar y/o pagar
los saldos de los
compromisos
a
cargo de la entidad.
INFORME DE AUDITORIA 2.2.1.1
Hallazgo 2.2.1.1. HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON PRESUNTA INCIDENCIA Desarticulación
entre
los Seis (6) mesas de trabajo con
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta DISCPLINARIA se realizó la verificación de los resultados responsables de los Informes con Gerente
de
Proyecto,
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria
reportados en los informes SEGPLAN a la Secretaría de destino a SEGPLAN y PREDIS
Coordinadores
de
Planeación Distrital, encontrando diferencia entre lo reportado
Componentes,Analista, para la meta (S)12: “Desarrollar 100 por ciento de
Financiera; con el fin de
caracterizaciones de los grupos identitarios juveniles existentes
consolidar la consistencia de los
en la ciudad capital”, y lo manifestado por la Coordinadora del
Informes y Posterior Cargue a
componente de jóvenes, así6: “En aras de cumplir la primera fase
SEGPLAN. para la vinculación de jóvenes se dio celeridad al proceso de
caracterización logrando avanzar en un 50% del total de la meta
prevista para los cuatro años, logrando la caracterización de 100
organizaciones juveniles”. La anterior situación, evidencia
inconsistencia .....
INFORME DE AUDITORIA MODALIDAD REGULAR (PERIODO AUDITADO 2013)
2.2 Control de Resultados SEGUIMIENTO ENTIDAD
Numeral 2.2.1.2
Se fijan compromisos que no son Apropiación de la gerencia del
Deficiencia de la programación y planeación del proyecto de alcanzables por la entidad
proyecto desde la revisión,
inversión, que ocasiona que los objetivos y las metas previstas se
actualización y ajuste oportuno
incumplan, que los bienes y servicios esperados, no se entregan
del plan de acción por mes de
oportunamente a la comunidad, y que su costo se eleve en
manera coherente con la
relación con los recursos inicialmente programados por la falta
capacidad de gestión de la
de utilizaciòn de los tiempos previstos. entidad en lo relativo a los
objetivos y metas programadas.
Articulación para SEGPLAN
y PREDIS: No. de mesas de
Trabajo Ejecutadas/ 6
mesas
de
trabajo
proyectadas
Articulación Planes
Acción:
No.
actualizaciones
revisiones del plan
acción realizadas/No
actualizaciones
revisiones del plan
acción programadas de
de
y
de
de
y
de
ÁREA RESPONSABLE
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
Subsecretaria de Seguridad Jose Farid Carrillo Garzón Director
y Convivencia, Subsecretaria Financiero ‐ Harly Rafael Leudo Paz –
de
Asuntos
Locales, Jefe Oficina Asesora Jurídica ‐ Martha
Subsecretaria de Planeación Ruby Zarate Avellaneda ‐ Directora de
y Gestión, Dirección de Gestion Humana, Andres Idarraga ‐
Seguridad, Dirección de Director de Derechos Humanos, Areil
Derechos
Humanos, Lozano Gaitan ‐ Director de
Dirección de Apoyo a Seguimiento y Análisis Estrategico,
Localidades,
Dirección Jorge Eliecer Lara Palacion ‐ Director
Cárcel Distrital, Dirección de de Planeación y Sistemas de
Seguimiento y Análisis Información, Maía del Pilar Garcia
Estratégico, Dirección de Castro ‐ Directora Administrativa,
Planeación y Sistemas de Miltom
Rengifo
Hernández
Información,
Dirección Subsecretario de Asuntos Locales,
Administrativa, Dirección de José Reinaldo Contreras Diago ‐
Gestión Humana y Dirección Director de Apoyo a Localidades,
Financiera.
María Nohemi Ramírez Perdomo ‐
Subsecretaria de Planeación y
Gestión, Donka Atanassova Iakimova ‐
Directora de Seguridad, Jonathan
Javier Nieto Blanco ‐ Subsecretario de
Seguridad y Convivencia
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN 20 de may de 14
31 de dic de 14
02‐Jun‐15
19‐Jul‐15
10‐Jun‐14
31‐Dic‐14
Garantizar
la JOHN EDWIN MACIAS – Dirección de Planeación y Sistemas,
armonización de la Analista
Gerente del proyecto, Coordinadores
información entre
de Componentes, Analista
PREDIS y SEGPLAN
entre
los
18
proyectos
de
inversión.
Seis
(06)
actualizaciones
y
revisiones del plan
de acción Revisión Metas proyectos: Nueve (09) metas
No. de metas revisadas y revisadas
y
ajustadas/No de metas ajustadas
programadas a revisar y
ajustar
Seguimiento cumplimiento Nueve (09) metas
metas de proyectos: No. con programación
de metas proyecto con anual cumplidas
cumplimiento programación anual/No de
metas
proyecto
con
cumplimiento programación
anual
programadas
Página 4
* Subsecretaria de Asuntos * Milton Rengifo Hernandez Localales y Desarrollo (Subsecretario de asuntos Locales y Ciuadano
Desarrollo Ciuadadano)
* Dirección de Apoyo a * Jose Reinaldo Contreras Diago Localidades
(Director de Apoyo a Localidades)
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
ACCIÓN
SEGUIMIENTO ENTIDAD
INDICADOR
META Seguimiento
financiero
proyectos: Valor giros
mensual / Valor ejecución
presupuestal por mes
Seis (06) revisiones
estado financiero
del proyecto de
inversión
ÁREA RESPONSABLE
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.1
hallazgo 2.3.1.1.1 hallazgo administrativo con presunta incidencia
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: Revisada la conciliación de saldos de multas entre la
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria:
Oficina de Ejecuciones fiscales Dirección de Gestión Humana,
Dirección Financiera, Contabilidad, con corte a 31 de diciembre
de 2013, se observa que los siguientes procesos que figuran en la
base de datos de SICO, con estado actual ACTIVOS, no figuran en
los registros contables (cuadro control de deudores a 31 de
diciembre de 2013)
Falta de verificación en los
documentos enviados a la Oficina de
Ejecuciones Fiscales y errores de
digitacion en las bases de datos de
la Entidad y del aplicativo SICO, falta
de actualización de la información
en la Oficina de Ejecuciones Fiscales
Coordinar entre la Dirección Seguimiento Información Depuración de las DIRECCION DE GESTION Nubia Cerón ‐ Abogada Dirección de
Financiera y la Dirección de multas
e
intereses: Multas e Intereses HUMANA Y DIRECCION Gestión Humana, Héctor Wilson Bello
Gestión Humana la entrega de Número de Procesos a en 90%
FINANCIERA
Jiménez ‐ Contador, José Farid Carrillo
información idónea para realizar Corregir / Número de
Garzón ‐ Director Financiero, Martha
las respectivas correcciones, Procesos Corregidos
Ruby Zarate Avellaneda ‐ Directora de
reclasificaciones, ajustes y demás Gestión Humana.
acciones en las bases de datos y
los aplicativos contables.
INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.2
Hallazgo 2.3.1.1.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: Se observó en las siguientes subcuentas, la
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria:
existencia de saldos que vienen de la vigencia 2012, los cuales no
presentaron ningún movimiento durante la vigencia 2013, por
valor de $433.15 millones. La anterior situación obedece a la falta
de análisis y seguimiento de aquellas partidas que corresponden
a saldos de contratos que no han sido amortizados y/o
legalizados, sumado a la falta de rendición de información de las
distintas áreas que deben reportar a Contabilidad para que la
información sea confiable, veraz y oportuna, lo que transgrede
los numerales 104, 106, 108, 113 del numeral 2.7 del Plan
General de la Contabilidad Pública. Igualmente, con los
numerales 1.2.1, 1.2.2 del Instructivo No. 002 del 13 de
diciembre de 2013, de la Contaduría General de la Nación. El
saldo de esta cuenta genera incertidumbre en cuantía de $433.14
millones.
Falta de compromiso y gestión de
las diferentes dependencias, áreas,
gerentes
y
supervisores
de
proyectos que aun cuando se les
solicita informar, estos no dan
respuestas
ni
allegan
la
documentación idónea para realizar
la amortización de los recursos
entregados a títulos de anticipo
La
Dirección
Financiera
circularizara a cada uno de los
responsables de los proyectos
para que informen y allegen la
documentación idónea para
amortizar
los
recursos
entregados a título de anticipo.
Circularización saldos de
anticipos:
Número de
memorandos enviados /
Número de Memorandos
Solicitados
INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.3
Hallazgo 2.3.1.1.3 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: Revisada la información correspondiente al
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria:
Convenio 193048 Adhesiones Nos. 43,4 y 46 convocatorias 19, 35
y 40 con FONADE, continúa un saldo no ejecutado y pendiente de
reintegrar en cuantía de $256.84 millones, si bien es cierto, en
informe de la auditoría anterior numeral 2.4.2.3.1, la Secretaría
de Gobierno, cumplió la acción correctiva que consistía en
realizar y se efectuó conciliación con FONADE, esta situación no
fue efectiva, como quiera que al cierre de la vigencia 2013,
continúa el mismo saldo, toda vez que esta entidad no ha
reintegrado los recursos no ejecutados como se observa en la
información entregada al equipo auditor (oficio 20133010194681
del 16‐08‐2013 suscrita por Fonade y remitida a la Secretaría de
Gobierno) en la cual manifiesta en el numeral 1.5 Recursos
comprometidos pendientes de liberación: “De acuerdo a la
información aquí suministrada,.....
Falta de compromiso y gestión de la
Dirección de Derechos Humanos y
de la Oficina Asesoria Jurídica en
realizar el seguimiento y la
liquidación del respectivo Convenio
y sus Adhesiones.
La
Dirección
Financiera
circularizara a FONADE a fin de
que informen el estado actual
del convenio y allegen la
liquidación y el reintegro de los
recursos no ejecutados de
acuerdo con la conciliación
generada en la vigencia de 2013.
Depuración saldos de Depuración de los
anticipos:
Número de saldos de Anticipos
memorandos enviados / en un 100%
Número de Memorandos
Solicitados
Depuración de los JEFES
DE
DIRECCION,
saldos de la cuenta GERENTES DE PROYECTOS Y
de Anticipos en un SUPERVISORES
90%
Página 5
DIRECCION DE DERECHOS
HUMANOS,
OFICINA
ASESORIA
JURIDICA
Y
DIRECCION FINANCIERA
Jose Farid Carrillo Garzón Director
Financiero ‐ Harly Rafael Leudo Paz –
Jefe Oficina Asesora Jurídica ‐ Martha
Ruby Zarate Avellaneda ‐ Directora de
Gestion Humana, Andres Idarraga ‐
Director de Derechos Humanos, Areil
Lozano Gaitan ‐ Director de
Seguimiento y Análisis Estrategico,
Jorge Eliecer Lara Palacion ‐ Director
de Planeación y Sistemas de
Información, Maía del Pilar Garcia
Castro ‐ Directora Administrativa,
Miltom
Rengifo
Hernández
Subsecretario de Asuntos Locales,
José Reinaldo Contreras Diago ‐
Director de Apoyo a Localidades,
María Nohemi Ramírez Perdomo ‐
Subsecretaria de Planeación y
Gestión, Donka Atanassova Iakimova ‐
Directora de Seguridad, Jonathan
Javier Nieto Blanco ‐ Subsecretario de
Seguridad y Convivencia
Andres Idarraga ‐ Director de
Derechos Humanos,
Harly Rafael Leudo Paz ‐ Jefe Oficina
Asesoría Jurídica, José Farid Carrillo
Garzón ‐ Director Financiero
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN 20‐May‐14
31‐Dic‐14
20‐May‐14
31‐Dic‐14
20‐May‐14
31‐Dic‐14
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
ACCIÓN
INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.4
Hallazgo 2.3.1.1.4 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta disciplinaria. Es pertinente señalar que esta cuenta se encuentra
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria
constituida por el valor de los 10 locales de Metrosur, el cual
viene de vigencias anteriores. Sobre esta situación, la Secretaría
de Gobierno ha venido manifestando que el valor de estos
locales se encuentra en Edificaciones pendientes de legalizar
mientras la Oficina Jurídica adelanta la gestión para la
titularización y saneamiento de esta propiedad, sin embargo, al
cierre de la vigencia 2013, persiste la misma situación, dado que
se sigue indicando lo mismo y no se observa resultados al
respecto. La anterior situación afecta la información contable, lo
que transgrede el numeral 104, 107 del numeral 2.7,
Características Cualitativas de la Información Contable Pública.
Igualmente, los numerales 1.2.2, 1.2.3, 1.2.8. del Instructivo 002
del 13 de diciembre de 2013, de la Contaduría General de la
Nación. El saldo presentado en la cuenta 1640, genera
incertidumbre por $1.002.3 millones, por cuanto han
transcurrido 5 años y los estados contables en esta cuenta,
continúa reflejando la misma información.
Falta de compromiso y gestión de
las diferentes dependencias y áreas
en
la
consecucion
de
los
documentos y acciones a realizar
La
Dirección
Financiera
circularizara a las dependencias
pertinentes para que informen y
allegen la documentación idónea
para ajustar y reclasificar el saldo
de la cuenta en comento.
Solicitar a la oficina asesora
juridica un concepto técnico
jurídico y la llínea de defensa
judicial
INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.1.7
Hallazgo 2.3.1.1.7 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: Del análisis a esta cuenta, se observa que mediante
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria:
comprobante 151 del 23 de diciembre de 2013, se registra el
pasivo estimado por valor de $11.334 millones, del proceso del
fallo ejecutoriado de la Acción Popular acumulado No. 2003‐
02530, sin embargo, mediante las órdenes de pago 10666 y 6719
de 27 de diciembre de 2013, se realiza el pago de la sentencia
proferida por el Consejo de Estado y Tribunal Contencioso
Administrativo de Cundinamarca, por lo que no se evidencia la
reclasificación del pasivo estimado .......
Falta de comunicación entre las
áreas de Oficina de Asesoria
Juridica, Secretaria General y
Dirección Financiera. En razon a que
cada area ejecuta una funcion
diferente.
INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.2.1
Hallazgo 2.3.1.2.1 Hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria: Las
MODALIDAD
REGULAR administrativo
con notas a los estados contables son la herramienta fundamental
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria:
que se utilizan para ampliar la información que contiene los
estados contables, y deben ser explicativas para una mejor
comprensión de las cifras que refleja el balance, máxime cuanto
existen variaciones en los saldos entre una vigencia y la otra. La
razón de lo anterior, obedece a que en las notas específicas no se
ilustra en detalle la variación que presentó la cuenta 2453,
Recursos recibidos en administración al pasar de $169.851
millones, en la vigencia 2012, a $5.048 millones en el año 2013.
Igualmente, ,,,,,,.
INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.2.2
Hallazgo 2.3.1.2.2 Hallazgo administrativo con presunta incidencia
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta disciplinaria: El Cuadro Control de Deudores y el Auxiliar Ingresos
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria:
No Tributarios a 31 de diciembre de 2013, figura como deudor
Olga Lucía Zuluaga González, por valor de $2.361 millones, con el
número de cédula 52048599, sin embargo, esta persona registra
una cédula diferente en el listado denominado “Base consolidada
de Sico con el número 60304570. La razón de lo anterior,
obedece a la falta de consistencia entre una y otra fuente de
información. Lo anterior, genera que la información no es
comprensible como lo señala el Plan General de la Contabilidad
Pública.
SEGUIMIENTO ENTIDAD
INDICADOR
META ÁREA RESPONSABLE
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
Circularización Depuración de los
información de saldos: Saldos de la cuenta
Número de memorandos en un 80%
enviados / Número de
Memorandos Solicitados
DIRECCION ADMINISTRATIVA, OFICINA
ASESORIA JURIDICA DY
DIRECCION FINANCIERA
María del Pilar Garcia Sanchez ‐
Directora Administrativa, Harly Rafael
Leudo Paz ‐ Jefe Oficina Asesoría
Jurídica,
José
Farid
Carrillo Garzón ‐ Director Financiero
La Dirección financiera dara
aplicación a lo normado en la
Resolucion N° 169 de 2005
numeral
4.3.4.1
registro
contable
‐
Sentencia
Conciliaciones
numeral
E.
Valoraciones posteriores a fallos
Valoración de procesos:
Nombre del indicador:
Número
de
procesos
valorados / Número de
procesos registrados
Registro del 100%
de la informacion
validada por el
SIPROJWEB
OFICINA
ASESORIA Harly Rafael Leudo Paz ‐ Jefe Oficina
JURIDICA,
SECRETARIA Asesoría Jurídica,
José
GENERAL Y DIRECCION Farid Carrillo Garzón ‐ Director
FINANCIERA
Financiero
No hay un análisis detallado de las
cuentas del Balance con la
profundidad que estas ameritan en
los perídos de cierre.
La Dirección Financiera utilizará
(SICO) esta herramienta a fin de
explicar y ampliar la información
cualitativa de los estados
contables para que estos sean
comprensibles y revelen la
situacion real de la entidad.
Notas a los estados
contables: Número de
Notas
Generales
y
Especificas de los Estados
Contables Generados /
Número
de
Notas
Generales y Especificas a
generar
Preparar las Notas DIRECCION FINANCIERA
de carácter General
y Espécifico con
contenido
más
comprensivo, cuantitativo,
con
aspectos
más
relevantes.
Falta de verificación en los
documentos enviados a la Oficina de
Ejecuciones Fiscales y errores de
digitacion en las bases de datos de
la Entidad y del aplicativo SICO, falta
de actualizacion de la informacion
en la Oficina de Ejecuciones Fiscales
deudores Depuración de las DIRECCION DE GESTION Nubia Cerón ‐ Abogada Dirección de
Coordinar entre la Dirección Procesos
Financiera y la Direccíón de corregidos: Número de Multas e Intereses HUMANA Y DIRECCION Gestión Humana, Héctor Wilson Bello
FINANCIERA
Jiménez ‐ Contador, José Farid Carrillo
Gestión Humana la entrega de Procesos a Corregir / en 90%
de
Procesos
Garzón ‐ Director Financiero, Martha
información idónea para realizar Número
Ruby Zarate Avellaneda ‐ Directora de
las respectivas correcciones, Corregidos
, j
y
Gestión Humana
reclasificaciones, ajustes y demás acciones en las bases de datos y
los aplicativos contables.
Página 6
Héctor Wilson Bello Jimémez ‐
Contador, José Farid Carrillo Garzón ‐
Director Financiero
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN 20‐May‐14
31‐Dic‐14
20‐May‐14
31‐Dic‐14
20‐May‐14
31‐Dic‐14
20‐May‐14
12‐Dic‐14
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
INFORME DE AUDITORIA 2.3.1.2.3
Hallazgo De acuerdo al análisis a los procesos judiciales que cursan en
MODALIDAD
REGULAR administrativo con presunta contra de la entidad, se observó que al cierre de la vigencia fiscal
(PERIODO AUDITADO 2013) incidencia disciplinaria:
2013, existen fallos desfavorables en segunda instancia, los
cuales no se evidencia que la Secretaría de Gobierno, haya dado
cumplimiento a los mismos, como se relacionan a continuación:
CUADRO 33 FALLO EN SEGUNDA INSTANCIA PROCESO
No. 2011‐00284 2011‐00052 .............
SEGUIMIENTO ENTIDAD
MOTIVO DEL HALLAZGO
ACCIÓN
INDICADOR
META No existe una articulación entre la
Oficina Asesora Jurídica la Dirección
Financiera de la SDG y la Secretaria
General que permita realizar la
depuración adecuada de los
procesos judiciales en el aplicativo
SIPROJ WEB
Convocar una mesa de trabajo
entre la Dirección Financiera, la
Oficina Asesora Jurídica para
generar un cronograma y
calendario perentorio
para
realizar los pagos faltantes de
condena .
Designar
un
abogado
responsable
encargado
de
actualizar el cargue de la
información a SIPROJ
Seguimiento para resolver
faltantes de condena:
Número de Mesas de
trabajo a realizar /
Número de Mesas de
trabajo realizadas
ÁREA RESPONSABLE
Actualizar la Base Dirección
Financiera
de datos de SIPROJ Oficina Asesora Jurídica
respecto de los
pagos generados.
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
– Jose Farid Carrillo Garzón Director
Financiero ‐ Harly Rafael Leudo Paz –
Jefe Oficina Asesora Jurídica
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN 01‐Julio‐14
31‐Dic‐14
01/06/2013
31/12/2013
2013/06/01
2014/06/30
CAMILO CASTELLANOS.
2013/06/01
2014/06/30
CAMILO CASTELLANOS
2013/06/01
2014/05/30
HALLAZGOS ABIERTOS VIGENCIA 2012 (SEGÚN REPORTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA SDG)
Auditoria
Gubernamental CONTRATACION
con
Enfoque
Integral‐
Modalidad REGULAR PAD
2013.
2,6,1 El convenio de asociacion 950/2011 cuyo objeto era el de EVALUACION CONTRATACION
abonar esfuerzo para la acutalización de los 20 planes locales de
seguridad y la formulacion y puesta en marcha de una estrategia
de sencibilizacion que permita difundir en la comunidad de las 20
localidad del D.C. el plan integral de seguridad de su localidad y la manera como este se complementa con el plan Nacional de
Vigilancia comunitaria por cuadrantes.
Ajustar y actualizar el formato de Actualización, formato y Realizar
designación de supervisor o formato normalizado.
actualización
interventor especificando las
formato obligaciones, responsabilidad y
sanciones que implica dicha
responsabilidad
Auditoria
Gubernamental
con
Enfoque
Integral
Modalidad Regular ‐ PAD
2013
2.1.10 Contrato de obra N. 1264 Construcción Centro
Bicentenario Memoria PAZ y Reconciliacion. Falta de control y
seguimiento a la inversión del primer anticipo del contrato.
En futuras contrataciones, y
contratos de obra en cuya
minuta quede estipulado el
manejo
de
anticipo;
la
supervision realizará un informe
de acuerdo a el numero de
desembolsos hechos por este
concepto, en donde quede
debidamente
soportada
la
ejecución del anticipo, y que se
h
li d
d l L
En futuras contrataciones donde
el objeto sea desarrollado por
medio de un convenio de
Asociacion o Interadministrativo
de gran magnitud, se creara un
comité de seguimiento, donde se
verificara y
se soportara
debidamente los desembolsos
hechos, las amortizaciones y
ejecucion de las obligaciones
Requerir al apoyo a la
supervision y al IDPC los
informes
de
ejecucion
y
seguimiento a las obligaciones
contractuales, con los debidos
soportes para trasmitir al area
competente, y realizar la
respectiva amortizacion.
la Oficina asesora jurídica.
del
Francisco Javier Bernal
HALLAZGOS ABIERTOS VIEGENCIA 2013 (SEGÚN REPORTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO DE LA SDG)
Auditoria
Gubernamental
con
Enfoque
Integral
Modalidad Regular ‐ PAD
2013
Auditoria
Gubernamental
con
Enfoque
Integral
Modalidad Regular ‐ PAD
2013
2.1.11 FONADE, Convenios 43/44/46 Falta de mecanismos y
controles para evitar la pérdida de la inversión realizada, ya que
se presento hurto, pérdida de maquinaria que no beneficio a la
población a beneficiar.
2.4.2.2.2
2 4 2 2 2 Contrato Interadministtrativo N.
N 1089 con el Instituto
Distrital de Patrimonio Cultural con un saldo de anticipo de
$150.000.000, sin evidenciar ningún movimiento de
amortización, lo que significa que a la fecha el contrato no tiene
ejecución.
100%
de
informes 100%
de
los Dirección de Derechos
generados/100%
de contratos Humanos y Apoyo a la
Contratos ejecutados.
realizados, en cuya Justicia
minuta
quede
estipulado
el
CAMILO CASTELLANOS.
manejo de anticipo,
con el respectivo
informe debidamente soportado.
100% comites realizados/ 100% de comites Dirección de Derechos
100%
informes
de realizados para el Humanos y Apoyo a la
seguimiento.
seguimiento de los Justicia
mismos.
100%
de
informes 100% de informes Dirección de Derechos
presentados y trasmitidos presentados
Humanos y Apoyo a la
a la direccion encargada/
Justicia
100% de amortizaciones
realizadas .
Página 7
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
ACCIÓN
SEGUIMIENTO ENTIDAD
INDICADOR
META ÁREA RESPONSABLE
Auditoria
Gubernamental
con
Enfoque
Integral
Modalidad Regular ‐ PAD
2013
2.4.2.2.5 Convenio de Asociación N. 0908 de 20111 Se presenta
un saldo inactivo de $205.861.745 y los plazos de ejecución están
vencidos según el expediente contractual, que por falta de
informes de ejecución financiera no han sido amortizados.
Realizar Mesa de Trabajo con los
Funcionarios de FONADE para
verificar los saldos del convenio
y sus adhesiones
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
CON
ENFOQUE
INTEGRAL‐
MODALIDAD
ESPECIAL‐
POBLACION DESPLAZADA
2.2.1 Contrato 660 de 2011, Cruz Roja Colombiana‐ SOLFERINO,
a este respecto la entidad se refiere a la ocupación durante la
vigencia del contrato que fue de 1.198 beneficiarios, sin tener en
cuenta la cantidad de días que esos beneficiarios permanecen en
el albergue, cuando la SDG menciona que cancelara $48.637
diarios por cada persona independiente de la cantidad de días de
permanencia, lo que significa que si una persona dura 30 días en
el albergue el costo seria de $1,459,110. la SDG manifiesta que
existen costos fijos y variables y que estos últimos no se pueden
predecir, sin embargo en los estudios previos si se tuvo en cuenta
estos costos fijos y variables, que sirvieron como cálculo para el
detrimento patrimonial por el valor de $211.925.912.
En futuras contrataciones que NOMBRE DEL INDICADOR:
versen sobre los temas de Anexo técnico y estudios
donde
se
albergues para la población previos
desplazada, se debe tener en determina el porcentaje
cuenta los costos fijo y variables , que se pagara por
y dentro de este ultimo dejar concepto de costos fijos y
plasmado
el
tiempo
de variables por cupo día/
utilización del beneficio, que Frente a lo facturado por
debe verse reflejado en los el operador.
estudios previos y/o el anexo
técnico
En
futuros Dirección de Derechos
convenios
de Humanos y Apoyo a la
Albergue temporal Justicia.
para la población
Desplazada desde
la Dirección de
Derechos Humanos
tener costos fijos y
variables discriminados/ informes
de
ejecución
2.2.2 Contrato 841 de 2011, Corporación Viva la Ciudadanía, con
respecto a este hallazgo el ente de control nos dice que en la
culminación de los procesos arrojó un total de 83 personas
graduadas mediante ceremonia, de las cuales fueron diplomadas
48 por cumplir requisitos y 35 obtuvieron certificación por
participación pero no alcanzaron el mínimo de asistencia para el
diploma. Así las cosas, de 80 beneficiarios que realizarían en
diplomado unicamente cumplieron con los requisitos de
asistencia 32 que equivale al 40% de asistencia, quedando por
fuera el 60%. Como agravante de esto existió baja participación y
se volvió a convocar 4 meses después del inicio de la ejecución,
acción que nos estaba planeada. Como el contrato fue suscrito
por $99.972.000, la diferencia entre el costo real que fue de
$39,988,800 menos el valor total, nos da la suma de $59.983.200
como valor cobrado por el ejecutor y pagado por la SDG sin que
se haya cumplido con el objetivo contractual que era capacitar a
80 líderes, máxime si los estudios previos dice que se debe
garantizar la asistencia a las sesiones.
para futuras contrataciones que
versen sobre capacitación en la
temática de la población
Desplazada, se debe confirmar la
asistencia por persona antes de
el
inicio,
y
posterior
cumplimiento de los requisitos
para la culminación del proceso
y la respectiva certificación, de lo
contrario no se continuara con el
proceso a la persona y se incluirá
otra de una lista de elegibles.
NOMBRE DEL INDICADOR:
PERSONAS CERTIFICADAS
PARA
CAPACITACION
No. Personas certificadas /
No.
De
personas
certificadas * 100
100% certificados Dirección de Derechos
de
recibo
a Humanos y Apoyo a la
satisfacción previo Justicia.
cumplimiento
de
los
obligaciones
especificas
2.2.3 La evidente falta de planeación, interventoría,
incumplimiento del clausulado, estudios previos, obligaciones y
seguimiento en la ejecución del Convenio No. 616 de 2012,
incumplimiento de las obligaciones del supervisor, omitieron
verificar en forma exhaustiva para efectos de los pagos, los
cálculos operativos de rigor de la propuesta económica en
concordancia con los estudios previos que daban lugar al ajuste
de las mismas de acuerdo al número de participantes que
asistieran a los eventos, contra los precios que el contratista
remitía finalmente como ejecutados.
1. Programar mesas de trabajo
con los gerentes de los
proyectos, con el fin de
establecer los lineamientos a
seguir
durante
la
etapa
precontractual
y
para
la
suscripción, la ejecución y el
seguimiento del contrato de
apoyo logistico que requiera la
entidad. NOMBRE DEL INDICADOR
:MESAS
DE
TRABAJO
No.Mesas
de
trabajo
realizadas / No. mesas de
trabajo programadas *100
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
CON
ENFOQUE
INTEGRAL‐
MODALIDAD
ESPECIAL‐
POBLACION DESPLAZADA
AUDITORIA GUBERNAMENTAL
CON
ENFOQUE
INTEGRAL‐
MODALIDAD
ESPECIAL‐
POBLACION DESPLAZADA
NOMBRE DEL INDICADOR: Mesas de trabajo Dirección Financiera
Mesa de Trabajo. No. de realizadas
Mesas
de
Trabajo
realizadas / No. De Mesas
de
trabajo
Programadas*100
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
FECHA DE INICIO
José Farid Carrillo Garzón y Oficina Asesoria Jurídica ‐ Francisco Javier Bernal Bernal
FECHA DE TERMINACIÓN 2013/06/01
2013/12/31
2013/08/29
2014/08/29
Andres
Idarraga‐
Director
de
Derechos Humanos . 2013/08/29
2014/08/29
Gerentes de proyectos de inversión y
funcionamiento que aportan recursos
a la bolsa de apoyo logistico
2013/08/29
2014/06/30
Andres
Idarraga‐
Director
Derechos
Humanos
Mardory Llanos‐ Apoyo a
Supervision
de
.
la
Fortalecer
el Todas las depedencias que
proceso
de aportan recursos para la
planeación
y ejecución del contrato
seguimiento en los
contratos
que
suscribe la entidad
De igual manera, la Contraloría de Bogotá, advierte sobre el
posible riesgo de pérdida de recursos, debido a que la falta de
planeación y la adición injustificada resulta en un saldo
presupuestal, dado que el objeto contractual y las obligaciones
mediante la ejecución de la totalidad de las actividades
contratadas ya se realizaron.
Página 8
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
Informe
Visita
Fiscal
Convenios De Compensar
Informe
Visita
Fiscal
Convenios De Compensar
Informe
Visita
Fiscal
Convenios De Compensar
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
SEGUIMIENTO ENTIDAD
ACCIÓN
INDICADOR
META 2.1 La evidente falta de aplicación del principio legal de
planeación, la deficiente supervisión, en la verificación de los
asistentes a los eventos, en virtud a que los precios de la
propuesta se contrataron por asistente, el incumplimiento de
obligaciones y la falta de seguimiento en la ejecución del
convenio 763 de 2011, por parte de los funcionarios encargados
de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los valores
presentados en las facturas, sin advertir que las mismas cobraban el total plasmado en la propuesta inicial sin haber prestado los
servicios efectivamente y en forma completa, pues se observa en
la ejecución, que el total de asistencia a los eventos no fue el
óptimo. Se vislumbra que la administración no acató la
normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución
remitidas por COMPENSAR, sin notar que éstas se habían
extralimitado en sus valores respecto de los reales servicios
prestados, de conformidad a la asistencia a las actividades,
obviando que el mismo contrato advierte sobre el reajuste que se
debe realizar a los eventos de acuerdo al total de participantes
reales.
Incorporar en los estudios
previos, así como en los pliegos
de condiciones que elabore la
Dirección de Gestión Humana, la
obligación de realizar mesas de
trabajo previas a la ejecución de
cada una de las actividades, a fin
de determinar el número de
participantes en cada una de las
actividades.
Nº de contratos de
actividades de bienestar
suscritos con inclusión de
la obligación /Nº de
contratos de actividades
de bienestar suscritos 2.1 La evidente falta de aplicación del principio legal de
planeación, la deficiente supervisión, en la verificación de los
asistentes a los eventos, en virtud a que los precios de la
propuesta se contrataron por asistente, el incumplimiento de
obligaciones y la falta de seguimiento en la ejecución del
convenio 763 de 2011, por parte de los funcionarios encargados
de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los valores
presentados en las facturas, sin advertir que las mismas cobraban el total plasmado en la propuesta inicial sin haber prestado los
servicios efectivamente y en forma completa, pues se observa en
la ejecución, que el total de asistencia a los eventos no fue el
optimo. Se vislumbra que la administración no acató la
normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución
remitidas por COMPENSAR, sin notar que éstas se habían
extralimitado en sus valores respecto de los reales servicios
prestados, de conformidad a la asistencia a las actividades,
obviando que el mismo contrato advierte sobre el reajuste que se
debe realizar a los eventos de acuerdo al total de participantes
reales.
Realizar reuniones de trabajo
con la entidad contratista
previas a la facturación de las
actividades ejecutadas, en las
cuales se determine que los
valores a cancelar estarán
acorde con el número de
inscripciones en las actividades.
2.1 La evidente falta de aplicación del principio legal de
planeación, la deficiente supervisión, en la verificación de los
asistentes a los eventos, en virtud a que los precios de la
propuesta se contrataron por asistente, el incumplimiento de
obligaciones y la falta de seguimiento en la ejecución del
convenio
i 763 de
d 2011,
2011 por parte
t de
d los
l funcionarios
f i
i encargados
d
de ejercer la supervisión, que omitieron verificar los valores
presentados en las facturas, sin advertir que las mismas cobraban el total plasmado en la propuesta inicial sin haber prestado los
servicios efectivamente y en forma completa, pues se observa en
la ejecución, que el total de asistencia a los eventos no fue el
optimo. Se vislumbra que la administración no acató la
normatividad aplicable, aprobaron las facturas de ejecución
remitidas por COMPENSAR, sin notar que éstas se habían
extralimitado en sus valores respecto de los reales servicios
prestados, de conformidad a la asistencia a las actividades,
obviando que el mismo contrato advierte sobre el reajuste que se
debe realizar a los eventos de acuerdo al total de participantes
reales.
Realizar una capacitación a los Capacitación servidores públicos de la ejecutada/capacitación Dirección de Gestión Humana, programada
acorde con el manual de
contratación de la Entidad y las
normas vigentes
i t en la
l materia,
t i
sobre las responsabilidades
derivadas de la supervisión en la
ejecución de los contratos.
Nº de facturas acordes con
los inscritos en las
actividades /Nº de facturas
recibidas.
Contratos
actividades
bienestar
inclusión
obligación específica
ÁREA RESPONSABLE
de Dirección
de Humana
con
de
Facturación acorde Dirección
con el número de Humana
inscritos en las
actividades
Los supervisores de Dirección
contratos de la Humana
Dirección
de
Gestión
Humana
fortalezcan
sus
competencias
en
t i
supervisión contractual
Página 9
de
de
de
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN Gestión Martha Ruby Zarate
12/11/2013
30/06/2014
12/11/2013
30/06/2014
12/11/2013
30/06/2014
Gestión Martha Ruby Zarate
Gestión Martha Ruby Zarate
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
Informe
Visita
Fiscal
Convenios De Compensar
Informe
Visita
Fiscal
Convenios De Compensar
Informe
Visita
Fiscal
Convenios De Compensar
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
SEGUIMIENTO ENTIDAD
ACCIÓN
INDICADOR
META 2.2 La evidente falta de planeación, supervisión, verificación de
las actividades que estuvieran de acuerdo con lo pagado,
cuidado, cumplimiento de obligaciones y seguimiento en la
ejecución del convenio 967 de 2010. Por parte de los
funcionarios encargados de ejercer la supervisión, que omitieron
verificar los cobros realizados por el coejecutor sin advertir que
las facturas que ingresaban no concordaban con lo realmente
ejecutado, pues se observa en la ejecución que el total de las
actividades realizadas no equivalen al valor cobrado por
COMPENSAR y cancelado por la SDG. Con lo mencionado se
vislumbra que la administración no acató la normatividad
aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por
COMPENSAR sin notar que éstas se habían extralimitado en sus
valores respecto de la real ejecución.
Incorporar en los estudios
previos, así como en los pliegos
de condiciones que elabore la
Dirección de Gestión Humana, la
obligación de realizar mesas de
trabajo previas a la ejecución de
cada una de las actividades, a fin
de determinar el número de
participantes en cada una de las
actividades.
Nº de contratos de
actividades de bienestar
suscritos con inclusión de
la obligación /Nº de
contratos de actividades
de bienestar suscritos 2.2 La evidente falta de planeación, supervisión, verificación de
l
las
actividades
d d
que estuvieran de
d acuerdo
d con lo
l pagado,
d
cuidado, cumplimiento de obligaciones y seguimiento en la
ejecución del convenio 967 de 2010. Por parte de los
funcionarios encargados de ejercer la supervisión, que omitieron
verificar los cobros realizados por el coejecutor sin advertir que
las facturas que ingresaban no concordaban con lo realmente
ejecutado, pues se observa en la ejecución que el total de las
actividades realizadas no equivalen al valor cobrado por
COMPENSAR y cancelado por la SDG. Con lo mencionado se
vislumbra que la administración no acató la normatividad
aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por
COMPENSAR sin notar que éstas se habían extralimitado en sus
valores respecto de la real ejecución.
Realizar reuniones de trabajo
l
entidad
d d contratista
con la
previas a la facturación de las
actividades ejecutadas, en las
cuales se determine que los
valores a cancelar estarán
acorde con el número de
inscripciones en las actividades.
Nº de facturas acordes con
l
los
inscritos en las
l
actividades /Nº de facturas
recibidas.
2.2 La evidente falta de planeación, supervisión, verificación de
las actividades que estuvieran de acuerdo con lo pagado,
cuidado, cumplimiento de obligaciones y seguimiento en la
ejecución del convenio 967 de 2010. Por parte de los
funcionarios encargados de ejercer la supervisión, que omitieron
verificar los cobros realizados por el coejecutor sin advertir que
las facturas que ingresaban no concordaban con lo realmente
ejecutado, pues se observa en la ejecución que el total de las
actividades realizadas no equivalen al valor cobrado por
COMPENSAR y cancelado por la SDG. Con lo mencionado se
vislumbra que la administración no acató la normatividad
aplicable, aprobaron las facturas de ejecución remitidas por
COMPENSAR sin notar que éstas se habían extralimitado en sus
valores respecto de la real ejecución.
Realizar una capacitación a los Capacitación servidores públicos de la ejecutada/capacitación Dirección de Gestión Humana, programada
acorde con el manual de
contratación de la Entidad y las
normas vigentes en la materia,
sobre las responsabilidades
derivadas de la supervisión en la
ejecución de los contratos.
Contratos
actividades
bienestar
inclusión
obligación específica
ÁREA RESPONSABLE
de Dirección
de Humana
con
de
Facturación acorde Dirección
con ell número
ú
d Humana
de
inscritos en las
actividades
Los supervisores de Dirección
contratos de la Humana
Dirección
de
Gestión
Humana
fortalezcan
sus
competencias
en
supervisión contractual
AUDITORIA ESPECIAL SEDES LOCALES Y OTROS CONTRATOS
Página 10
de
de
de
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN Gestión Martha Ruby Zarate
12/11/2013
30/06/2014
12/11/2013
30/06/2014
12/11/2013
30/06/2014
Gestión Martha Ruby Zarate
Gestión Martha Ruby Zarate
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
INFORME DE AUDITORÍA
2.1.1 Hallazgo MODALIDAD ESPECIAL
Administrativo con Período Auditado 2011‐2013 presunta Incidencia Disciplinaria Contrato de Compraventa No. 1561 de 2013.
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
2.1.1 La Secretaría Distrital de Gobierno (SDG) el 4 de diciembre 1. Desarticulación con la oficina Jurídica‐ Grupo de Contratación y de 2013, suscribió con la Compañía SEEL S.A., el contrato de compraventa No. 1561 de 2013, el cual tiene el siguiente objeto: entre los mismos funcionarios de la “Suministrar e instalar equipos y sistemas de dotación dirección gestores y el enlace entes tecnológica básica de audio y video en el centro de memoria paz de control.
y reconciliación de Bogotá, D.C.”, por valor de $255 millones.
La Contraloría de Bogotá, estableció que la Compañía SEEL S.A. 2. Desconocimiento de la norma de mediante comunicación con radicado No. 2013‐624‐039775‐2 del contratación estatal.
23 de diciembre de 2013, solicitó el cambio de especificaciones técnicas de los ítems que se relacionan a continuación, variando las establecidas en los términos de referencia con base en los cuales se suscribió el contrato precitado.
2.2.1 El contrato de Consultoría No. 989 celebrado con la firma INFORME DE AUDITORÍA
2.2.1 Hallazgo MODALIDAD ESPECIAL
administrativo con presunta MOTTA & RODRIGUEZ ARQUITECTOS ASOCIADOS LTDA, se suscribió el 28 de diciembre de 2011, sin embargo, el acta de Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria Contrato de Consultoría No. iniciación sucedió hasta el 17 de mayo de 2013, es decir con 989 de 2011
d
retraso de 1 año y medio aproximadamente se da inicio al d
ñ
d
d
d
l
mismo.
La anterior situación permite demostrar una evidente falta de planeación y la deficiencia en los estudios previos realizados para la iniciación del contrato, sumado a las inconsistencias que han surgido alrededor del mismo y que no han permitido culminar la ejecución, máxime cuando se había previsto un plazo de ejecución de cinco (5) meses.
INFORME DE AUDITORÍA
2.3.1 Hallazgo 2.3.1. El Convenio fue suscrito el 8 de noviembre de 2013 con MODALIDAD ESPECIAL
administrativo con presunta fecha de inicio 15 de noviembre de la misma fecha. Ahora, bien, en dicho convenio se estableció como una de las obligaciones de Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria Convenio No. 1440 de 2013 la Secretaría de Gobierno en: “Solicitar informes de ejecución del presente Convenio al Fondo de Desarrollo Local de Los Mártires, teniendo en cuenta que éste último realizará los procesos de selección y contratos tendientes al cumplimiento del objeto de este Convenio”, sin embargo, no reposa en la carpeta del contrato puesta a disposición de la Contraloría según oficio No. 20143810304971 del 30 de septiembre de 2014, ningún soporte que justifique esta situación
1. Desconocimiento de los proceso legales y técnicos a seguir para establecer proceso de consultorìa para la construcción de la sede.
2. Ausencia de controles documentados en los procedimientos de la secretaría.
SEGUIMIENTO ENTIDAD
ACCIÓN
INDICADOR
META 1 y 2. Establecer dentro de los
estudios previos y/o minuta a
partir de la fecha de inicio de la
acción correctiva, una clausula o
parágrafo en donde se haga
expresa manifestación respecto
de la prohibición de cambiar
condiciones iniciales del contrato
sin previa consulta tramite y
autorización de la oficina
competente.
Número
de
estudios
previos
realizados=
Número de contratos
realizados/ numero de
contratos realizados en la
Direccion de Derechos
Humanos y apoyo a la
Justicia.
1. Capacitación al grupo de abogados y arquitectos de la Dirección de Apoyo Localidades que apoyan los procesos d
ó
d
d
adquisición, arrendamiento de sedes para la Alcaldías Locales en procesos de planeación y contratación de obras públicas.
1. % de servidores capacitados = número de servidores capacitadas / número de servidores d
d
grupo de sedes DAL ÁREA RESPONSABLE
Dar a conocer la Dirección
aplicación de los Humanos
principios de la
contratación pública al 100% de
las
personas
involucradas en los
procesos
de
conratación en la
dirección
de
derechos humanos
de
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN Derechos Ada América Millares
Zulma Natalia Sierra
1. Capacitar al Dirección de Apoyo a 100% de los Localidades
servidores del grupo sedes de la d d
DAL en temas de de planeación y 2. Número de documentos construcción de actualizados
obras públicas
2. Realizar mesas de trabajo para la revisión y actualización de los procedimientos asociados para implementar controles requeridos.
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
José Raúl Moreno
Pedro Garzón
15/01/2015
15/07/2015
1. 15‐01‐2015
2. 15‐01‐2015
1. 30‐06‐2015
2. 30‐06‐2015
1. 15‐01‐2015
2. 15‐01‐2015
3. 15‐01‐2015
1. 30‐06‐2015
2. 30‐06‐2015
3. 20‐02‐2015
1. 15‐01‐2015
1. 30‐06‐2015
2. Actualizar 1 documento de adquisición y construcción de sedes para las alcaldías locales
1. Desconocimiento de las funciones 1. Capactación a los servidores 1. % de servidores capacitados = número de que conforman el grupo de de supervisión del convenio.
sedes de la DAL en en Manual de servidores capacitadas / 2. Desconocimiento de los número de servidores Supervisión.
lineamientos de gestión documental
grupo de sedes DAL.
2. Capactación a los servidores 2. % de servidores que conforman el grupo de capacitados = número de sedes de la DAL en los servidores capacitadas / lineamientos de gestión número de servidores documental.
grupo de sedes DAL
3. solicitar los informes de ejecución del convenio
3. Número de informes 1. Desconocimiento de las funciones 1. Capactación a los servidores 1. % de servidores INFORME DE AUDITORÍA
2.4.1 Hallazgo 2.4.1 En el Contrato de arrendamiento No. 1639 de 2013, se que conforman el grupo de capacitados = número de MODALIDAD ESPECIAL
administrativo con presunta estableció en el parágrafo tercero de la cláusula tercera, que el de supervisión del convenio.
valor de las cuotas ordinarias de administración determinada en sedes de la DAL en en Manual de servidores capacitadas / Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria Supervisión.
número de servidores Contrato de Arrendamiento los estudios previos del contrato, se incrementaría en la misma proporción que ordene la Asamblea de Copropietarios de los grupo de sedes DAL.
No. 1639 de 2013
inmuebles sometidos a propiedad horizontal, siempre que se inmuebles sometidos a propiedad horizontal siempre que se
suscriba un Otrosí. Igualmente, se señala que el Arrendador radicará el Acta de asamblea dentro de los treinta 30 días calendarios siguientes a la celebración de dicha reunión.
1. Capacitar al 100% de los servidores del grupo sedes de la DAL en temas de supervisión de contratación.
Dirección de Apoyo a Localidades
José Raúl Moreno
Pedro Garzón
2. Capacitar al 100% de los servidores del grupo sedes de la DAL en temas gestión documental
Recopilar 12 1. Capacitar al 100% de los servidores del grupo sedes de la DAL en temas de supervisión de supervisión de
contratación.
Página 11
Dirección de Apoyo a Localidades
José Raúl Moreno
Pedro Garzón
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
INFORME DE AUDITORÍA
2.5.1 Hallazgo MODALIDAD ESPECIAL
Administrativo Contrato de Período Auditado 2011‐2013 Compraventa No. 1695 de 2013
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
El contrato de compraventa presentó dos prórrogas, la primera 1. Desconocimiento frente a las se realizó el 3 de marzo de 2014, en el que argumentan que hasta especificaciones tecnicas necesarias el 11 de febrero de 2014, fue aprobada la tela para la confección para la adqusición de de uniformes.
de las prendas por un funcionario de la Cárcel Distrital y a esa fecha no se había tomado tallaje, por tanto, el plazo de entrega 2. Ausencia de especificaciones se prorroga hasta el 23 de abril de 2014.
tecnicas necesarias para la Posteriormente, el 22 de abril de 2014, se presentó una segunda adqusición de de uniformes.
prórroga, en el que se evidencia la falta de claridad de la tela que debían utilizar por cuanto, el contratista señala que recibió un correo electrónico suscrito por la Secretaría de Gobierno, en el que le confirman que la tela no se podrá cambiar, como lo había solicitado un funcionario de la Cárcel Distrital, ya que cambiaría las condiciones contratadas. Es así que nuevamente se extiende el tiempo de entrega hasta el 25 de junio de 2014.
La situación descrita demuestra la falta de planeación al evidenciar que la materia prima de los uniformes no estaba claramente definida en la elaboración de los estudios previos, lo cual ocasionó la demora en su entrega, que se debía realizar en el término en 50 días, sin embargo, este se ejecutó en un plazo de 111 días, con el riesgo de que el contratista no cumpliera con el fin de la contratación.
INFORME DE AUDITORÍA
2.8.1 Hallazgo 2.8.1. El 14 de noviembre de 2013, la Secretaría Distrital de 1. No se determinó tecnicamente la MODALIDAD ESPECIAL
administrativo con presunta Gobierno suscribió el Contrato No. 1482, por $218.9 millones, cantidad exacta de colchonetas Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria
necesarias, ya que se establecio con el objeto de “Entregar las colchonetas con destino a las personas privadas de la libertad que se encuentran recluidas en sobre el número de camas y no se Caso 1). Contrato de compraventa No. 1482 de la Cárcel Distrital de Varones y Anexos de Mujeres”, con un plazo contemplo el nivel degradación o de ejecución inicial de dos (2) meses, el cual se empezó a ejecutar daño de las mismas.
2013.
el 31 de diciembre de 2013, de acuerdo al Acta de Inicio de la fecha.
Se evidenció deficiencia en el proceso de planeación dado que, a cuatro días de iniciado el contrato, se suscribe una adición sin sustento de fondo y análisis detallado de necesidades, que para el caso, no se planeó desde el principio la cantidad de colchonetas que se deberían adquirir.
De acuerdo con lo anteriormente expuesto, es evidente la improvisación con que actuó la administración, como quiera que previo a esta contratación no estableció desde el principio el plazo total de ejecución del contrato y por ende su valor completo.
ACCIÓN
SEGUIMIENTO ENTIDAD
INDICADOR
META 1. N° de empresas o 1. Convocar a empresas o expertos convocadas
expertos dedicacados a la industria textil para que ilustren 1. N° de servidores ilustrados
a los encargados de la supervisión y los beneficiarios de 2. N° de fichas tecnicas las prendas sobre construidas y actualizadas
especificaciones tecnicas relacionadas.
2. Determinar y actualizar las fichas tecnica de los prendas a adquirir
1. Establecer estudios tecnicos sobre las necesidades de los bienes de consumo requridos para operación de la cárcel que contemplen el nivel degradación o daño de las mismas.
1. Ilustrar al 100% de los servidores involucrados en el proceso de contratación sobre sobre especificaciones tecnicas de las prendas.
ÁREA RESPONSABLE
Dirección de Gestión Humana
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN Martha Alix Sanchez Gonzalez
1. 01‐03‐2015
1. 31‐08‐2015
Sonia Patricia Peñon
2. 01‐03‐2015
2. 31‐08‐2015
02/01/2015
30/12/2015
Dirección de la Cárcel Distrital
2. Contar con una ficha tecnica para el 100% de contratación de este tipo.
Que el 100% de los Dirección Cácel Distrital
% de proceso de contratación con estudios procesos de te´cnicos = Número de contratación para estudios técnicos/ Número la adqusición de proceso de bienes cuenten con contratación para la un estudio tecnico adqusición de bienes
que considere sus niveles de degradación o daño
Página 12
Sonia Patricia Peñon Niño
Gloria Elisa Tamayo Tamayo
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
CAPÍTULO
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
MOTIVO DEL HALLAZGO
INFORME DE AUDITORÍA
2.8.1 Hallazgo 1. El parque automotor en su gran 2.8.1. Caso 2) Contrato de prestación de servicios No. 1692 de MODALIDAD ESPECIAL
administrativo con presunta 2013
mayoría tiene una vida útil de más Período Auditado 2011‐2013 incidencia disciplinaria
La Secretaría de Gobierno, suscribió el contrato de prestación de de cinco años lo que hace Caso 2). Contrato de impredecible las fallas.
servicios No.1692 de diciembre 27 de 2013, con la empresa compraventa No. 1482 de CAMIONAUTOS SERVISE SAS, por valor inicial de $132.0 millones, con el objeto de prestar el “Servicio de mantenimiento, 2013.
preventivo, correctivo y suministros de repuestos para el parque automotor del nivel central de la Secretaria Distrital de Gobierno”
El plazo inicial de contrato se estableció en doce (12) meses a partir del 31 de diciembre de 2013, fecha en que se firmó el acta de inicio, hasta el 29 de diciembre de 2014.
Se realizó un proceso de selección abreviada por menor cuantía SGSA ‐034 de 2013, según resolución No. 576 de diciembre 2 de 2013, y adjudicado mediante Resolución No. 695 de diciembre 27 de 2013, una vez presentadas dos (2) oferentes, CAMIONAUTOS SERVISE SAS y COMSERAUTO SAS.
El 4 de septiembre de 2014, se suscribió una adición por $68.9 millones.
Los hechos observados, generan incertidumbre en las personas interesadas en la participación de procesos contractuales; se pone en tela de juicio la objetividad de la contratación estatal, permite establecer fallas en el sistema de control interno, tanto en el proceso de contratación como en el suministro de información.
SEGUIMIENTO ENTIDAD
ACCIÓN
INDICADOR
META 1. Relizar un estudio que N° de informes realizados Construir un (1) determine las necesidades de informe que de reponer el parque automotor de cuenta del estado la Secretaría de Gobierno del parque automotor y su necesidad de reposición
ÁREA RESPONSABLE
Dirección Administrativa
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
Alvaron Hernan Agudelo FECHA DE INICIO
1. 01‐01‐2015
FECHA DE TERMINACIÓN 1. 30‐03‐2015
AUDITORIA ESPECIAL FISCAL CONTRATOS DE PRESTACION DE SERVICIOS
INFORME VISITA FISCAL
FORMALIZACION DE LA
PLANTA DE PERSONAL
DIRECCION DE
GOBIERNO
SECRETARIA DISTRITAL
DE GOBIERNO – SDG
VIGENCIA 2012 – 2014
2.2.1. Hallazgo
administrativo con
presunta incidencia
disciplinaria
2.2.1. Partiendo del Convenio de Asociación 1423 de 2009,
relativo a los productos generados por el mismo, en cuanto a:
estructura orgánica con competencias actuales y propuestas,
planta de cargos, escalas de remuneración, manual de
funciones por dependencias y la propuesta de creación de 20
AUE, de las administraciones locales, acompañada de la
respectiva viabilidad financiera a la implementación de las
mismas, la SDG, adoptó la decisión de adelantar la suscrición
de un Contrato de Prestación de Servicios Profesionales....
1. Desarticulación entre la
Subsercretaría de Planeación y
Gestión y la Dirección de Gestión
Humana desde la etapa
precontractual.
1. Solicitar a la Subsercretaría
de Planeación y Gestión para
que en los contratos con cargo
a su Proyecto y en los cuales
se designe a la Dirección de
Gestión Humana como apoyo a
la supervisión, se pueda
participar desde la etapa
precontractual.
1. % de participación en
la etapa precontractual =
N° citaciones a mesas o
reuniones de formulación
de estudios previos / N°
de apoyos a la
supervisión designados
con cargo a los
proyectos que gerencie la
Subsercretaría
1. Participar en
Dirección de Gestión
100% de la mesas Humana
o reuniones de
formulación de
estudios previos a
las que se cite a la
Dirección de
Gestión Humana
Igualmente, se produjo desgaste administrativo y financiero,
cuando el supervisor después del sexto pago se percata que el
contratista no cumplió a cabalidad con el objeto y obligaciones
específicas establecidas, razón por la cual, solo se logra
terminar en mayo de 2013; con requerimientos del supervisor y
negativas por parte del contratista, lo que demuestra que la
planeación, ejecución, evaluación, supervisión y control del
contrato,
adecuada.
contrato no fue adecuada
Página 13
Constanza Aguja Zamora
Directora de Gestión Humana
1. 15-01-2015
1. 28-02-2015
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)
FORMATO CB‐0402: PLAN DE MEJORAMIENTO
ENTIDAD
PERIODICIDAD
SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL FECHA
19/12/2014
FORMULACIÓN
ORIGEN
INFORME VISITA FISCAL
FORMALIZACION DE LA
PLANTA DE PERSONAL
DIRECCION DE
GOBIERNO
SECRETARIA DISTRITAL
DE GOBIERNO – SDG
VIGENCIA 2012 – 2014
CAPÍTULO
2.2.2. Hallazgo
administrativo con
presunta incidencia
disciplinaria
NÚMERO Y DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO
2.2.2. La SDG, a fin de lograr la definición de funciones,
estructura organizacional, análisis de procesos y
procedimientos, cargas de trabajo y costo financieros, adelantó
durante las vigencias 2012, 2013 y 2014, 13 contratos de
prestación de servicios; como se relaciona en el cuadro 5....
Como se aprecia, en el cuadro 5, los objetos de los contratos,
al igual que las obligaciones específicas son similares. De otro
lado, no se ubica al interior de las carpetas contentivas de los
contratos acta, memorando o plan de trabajo, donde se
determine claramente cuáles áreas serán tomadas por cada
contratista; evidenciándose por parte de la Contraloría de
Bogotá, que hay varios informes y productos finales muy
similares.
Sin embargo, el reproche del Ente de Control, es que, no se
ubica al interior de las carpetas contentivas de los contratos
acta, memorando o plan de trabajo, donde se determine
claramente cuáles áreas serán tomadas por cada contratista;
lo que lleva a que existan informes y productos similares.
Razón por la cual el hallazgo administrativo se mantiene con
incidencia disciplinaria y debe ser incluido en el plan de
mejoramiento.
MOTIVO DEL HALLAZGO
1. Debilididades en la etapa
precontractual, en cuanto al
establecimiento de obligaciones
puntuales de los contratistas
2. No se aplican adecuadamente
los lineamientos de gestión
documental frente a la carpeta
única de contrato
ACCIÓN
1. Capacitar a los gestores de
proyectos en los elementos de
planeación y de la etapa
precontractuales.
SEGUIMIENTO ENTIDAD
INDICADOR
META 1. % de servidores
capacitados = número de
gestores capacitados /
número de de gestores
1. Capacitar al
100% de los
gestores en
elemntos básicos
de planeación y
2. 1. Capacitación a los
2.1 % de servidores
etapas
servidores encargados de la
capacitados = número de precontractuales
administración del la carpeta
servidores capacitados /
única del contrato, Oficina
número servidores
2.1. Capacitar al
Juridica.
encargados del manejo 100% de los
de la carpeta única del
servidores que
2. 2. Capacitación a los
contrato
manejan los
servidores encargados del
expedientes únicos
Apoyo a la Supervisión en los
2.2. % de servidores
de contrato
lineamientos de gestión
capacitados = número de
documental frente a la carpeta servidores capacitados / 2.2. Capacitar al
única de contrato
número servidores que
100% de los
realizan apoyo a la
servidores de la
supervisión
Dirección de
Gestión Humana
que realizan apoyo
a la supervisión.
Página 14
ÁREA RESPONSABLE
1 y 2.1. Subsecretaría de
Planeación y Gestión
RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN
1. y 2.1 Mariela Pardo
2.2. María Constanza Aguja Zamora
2.2 Dirección de Gestión
Humana
FECHA DE INICIO
FECHA DE TERMINACIÓN 1, 2.1 y 2.2 13-02- 1, 2.1 y 2.2 14-112015
2015
RESULTADO INDICADOR
ANÁLISIS SEGUIMIENTO ENTIDAD
CUMPLIMIENTO (Eficacia)
(0,1,2)
EFECTIVIDAD DE LA ACCION
(0,1,2)
ESTADO DE LA ACCION
(CERRADA‐
ABIERTA)