3 INFORME CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011 PERIODO AGOS - NOV 2013

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
SECRETARIA DISTRIT AL DE GOBIERNO
CUMPLIMIENTO DEL DECRETO 1474 DE 2011
Periodo Evaluado: AGOSTO 2013 - NOVIEMBRE 2013
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
El Secretario de Gobierno convoca a Comité Directivo el primer día hábil de cada
semana en donde se revisan temas de ejecución presupuestal, gobernabilidad local,
seguridad, control interno, calidad entre otros, reuniones que han fortalecido el
seguimiento de la gestión y misionalidad de la entidad.
Se continua dando aplicación al procedimiento establecidos por la circular 05 de 2012
expedida por la Comisión Nacional del Servicio Civil, para la provisión definitiva de
empleos de carrera y trámite para la provisión transitoria.
En el marco de acompañamiento hacia el fortalecimiento de la capacidad de gestión a
nivel local se desarrollaron subcomités de coordinación de los sistemas de control
interno y calidad a nivel local, espacios que permiten un acercamiento de los procesos
enmarcados en el mapa de primer nivel (direccionamiento y control) con las
necesidades a nivel local a través de un canal de comunicación directa.
Con el proposito de fortalecer la apropiación de conocimientos acerca de los objetivos,
procesos institucionales
y la cultura organizacional en los(as)
servidores(as)
públicos(as) y contratistas de la Secretaría Distrital de Gobierno. Se realizaron dos
encuentros así:
PRIMER ENCUENTRO: 23, 24,25 Y 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013
Auditorio Huitaca Alcaldía Mayor Bogotá
SEGUNDO ENCUENTRO: 8 DE NOVIEMBRE 2013
Auditorio Archivo Distrital
Con .el objetivo de realizar la medición de Clima y Cultura
Secretaría Distrital de Gobierno, a través de la aplicación
permitan medir las variables que integran estos aspectos
comparativo frente a los diagnósticos realizados en las vigencias
}o-
organizacional de la
de instrumentos que
y hacer un análisis
2004 y 2008.
Numero de servidores públicos Intervenidos: 1057 servidores públicos.
i
El Proyecto de Aprendizaje en Equipo comprende un conjunto de acciones
programadas y desarrolladas por un grupo de empleados para resolver necesida~e~.
de aprendizaje y al mismo tiempo, transformar y aportar soluciones a los problemas de
su contexto laboral.
•
•
Adelantar los proyectos de aprendizaje en equipo PAE, y continuar con eJ
fortalecimiento de los mismos.
.
Vincular a los servidores de las diferentes dependencias a trabajar y conformar
proyectos de aprendizaje PAE.
JORNADA
DE SALUD Y SEGURIDAD SOCIAL
ALCALDIA FONTIBON
ALCALDIA TEUSAQUILLO
ALCALDIA SUMAPAZ
ALCALDIA KENNEDY
ALCALDIA USAQUEN
DIRECCiÓN CARCEL DISTRITAL
ALCALDIA CIUDAD BOLlVAR
CONTROL VECTORIAL
TERCERA INTERVENCION
ALCALDIA ANTONIO NARIIÍIO EDIFICIOS BICENTENARIO. FURATENA, CHAPINERO
ALCALDIA CANDELARIA
ALCALDIA SUBA y USAQUEN
ALALDIA RAFAEL URIBE
CARCEL DISTRITAL, ENGATIVA, TEUSAQUILLO
UNIDAD PERMANENTE DE JU CIUDAD BOLlVAR, BOSA. SAN CRISTOBAL, USME
ALCALDIA MARTIRES
BARRIOS UNIDOS, SANTAFE ,CANDELARIA
ALCALDIA PUENTE ARANDA
MARTIRES, SUMAPAZ, PUENTE ARAN DA
NIVEL CENTRAL Y FURATEN
ANTONIO NARIIÍIO, TUNJUELlTO,
RAFAEL URIBE
FONTIBON, KENNEDY y ALMACEN GENERAL
PRIMEROS AUXILIOS
RECUPERACION
DE PERSON
VISITA COPASO
TRASLADO DE PACIENTES, C CASA DE LA PARTICIPACION ALCALDIA SUBA
SITUACIONES DE EVACUACION, ALARMAS
PUNTO DE ENCUENTRO Y COMANDO DE INCIDENTES
BOMBEROTECNIA
DIflcu
ltades
CODIGO DE SEGURIDAD
SIMULACRO DISTRITAL
ADMINISTRACION
ROLES PROTOCOLOS
PISTA
A
DE LAS EMERGENCIAS
Y SIMULACROS
pesar
de
qu~ en virtur de la Directiva 06 expedida por la Secretaria General de la Alcaldía
M~yor en donde solicita se revisen los manuales de funciones y procedimientos, y que
la Qirección de Gestión Humana ha actualizado parcialmente la Resolucion 313 de
2at16 "por la cual se ajustan las funciones y requisitos de la Secretaria de Gobierno"
es necesario que en conjunto con los Iideres de los procesos se revisen y ajusten
totalmente el Manual de Funciones y los procedimientos, de tal manera que se armoce
el $stema integrado de gestión con la realidad de la estructura organizacional de la
SOG.
Se observa falta de compromiso por parte de los jefes para que los servidores asistan
a las capacitaciones programadas por la Dirección de Gestión Humana.
la baja participación de los alcaldes locales en la capacitación programada por la
Direlcción de Gestión Humana.
Un aspecto que debe reflexionarse, es la concepción que se tiene respecto a la
capacitación ya que durante el desarrollo del Programa de capacitación se percibe
cierta reserva de las dependencias respecto a la asistencia de los servidores a las
jornadas de capacitación, la cual se expresó en diversas solicitudes para reprogramar
o pOstergarlos, además de que durante el desarrollo de las sesiones los participantes
fueron requeridos por sus áreas para atender otros asuntos.
Es importante que se fortalezca el proceso de las competencias laborales del Talento
Humano de la entidad a través de procesos de inducción a la entidad como el
entrenamiento a los puesto de trabajo, que permita a cada servidor público contar con
las .competencias generales y especificas para cada cargo, y contribuya al
cumplimiento de los metas y objetivos dispuestos para cada proceso.
Es importante que los Alcaldes locales aprovechen los subcomités de coordinación
del $IG como una herramienta gerencial, ya que se observa que se limitan únicamente
a desarrollar algunos de los temas que se sugieren como requisito mínimo contenido
comb agenda en la resolución y no se llevan los problemas que afectan el Sistema de
Gestión en las alcaldias locales.
i
la Secretaria Distrital de Gobierno realizó mesas de trabajo con los directivos de la
éIltidad durante los meses de agosto y septiembre realizo la actualización de la
plataforma estrategica para lo cual expidio la Resolución 379 del 23 de septiembre de
2013 "Por la cual se adopta el marco estratégico de la SecretarIa Distrital de Gobierno
y'1aSlpolftic8sdel Sistema Integrado de gestión". Se realizo la revisión por la Direccion
det SIG, en donde se analizaron los temas de:
t
-Ni~1 de cumplimiento de los requisitos de calidad por proceso
- Avance de los resultados de auditorfa
- Est$do de acciones correctivas y preventivas.
- Seguimiento a las matrices de riesgos por proceso en la entidad
- Avances en los planes de gestión
- Compromisos de la reunión anterior
- Cambios que afectan el sistema de gestión de calidad
Se realizó el ciclo de auditorías internas de calidad a los procesos conformados por el
mapa de primer nivel (direccionamiento y control) y mapas de segundo nivet ...
Personas Privadas de la Libertad (Cárcel Distrital), Número Único de Servicio lde
Emergencias - NUSE-, y los procesos adelantados en los territorios (DesarroUo L~I)
-en las 20 Alcaldías Locales-.como pre-requisito para la visita de re-certificación d' 'la
Firma Bureau Veritas.
l
La DPSI en concordancia con el subsistema de gestion ambiental SGA realizólhis,
siguientes actividades:
.
- Difusión de la campaña de apagón ambiental del 08 de agosto, con publicación e'1
intranet y wallpaper.
'
- Publicación y actualización del Procedimiento de identificación, evaluación y
actualización de los requisitos legales ambientales y otros requisitos.
- Diseño de un libro digital en el marco del programa de Gestión de residuos sólid~,
sobre la temática de separación en la fuente, publicado en intranet y enviado por
correo institucional.
- Actualización y publicación en intranet guía verde de contratación.
- Entregas de material aprovechable del Edificio Bicentenario a la asociación: de
recicladores ARAMBIENTAL.
- Publicación en intranet de diagnósticos ambientales actualizados al año 2013, palla
las sedes de Bicentenario, UPJ, Cárcel Distrital y Consejo de Justicia,
- Consolidación y publicación en Intranet de la matriz de aspectos e impactos
ambientales y de la matriz de requisitos legales ambientales aplicables a las
instalaciones y procesos del Nivel Central
!
- Gestión y entrega a la Asociación de recicladores ARAMBIENTAL de los bienes ~
enseres catalogados como residuos sólidos, ubicados en el Almacén de la SDG.
- Difusión de la noticia ambiental por intranet y correolnstitucional, correspond1ent~at
día del aire puro.
- Difusión de la campaña sobre el horario para mantener encendidas las luces de;
navidad, así como también el tipo de luz de bajo consumo a emplear.
1
- Redacción y publicación de la noticia sobre la entrega de los residuos sólidos qu~se,
encontraban almacenados a la Asociación de recicladoresARAMBIENTAL.
- Entrega de informes PIGA (Plan Institucional de Gestión Ambiental) a la secretaria
de ambiente e informes de generación de residuos sólidos a la UAESP. (Unidad ¡
Administrativa Especial de Servicios Públicos).
'
j"
I'
"
La rotación de los directivos se constituye en uno de los factores que han afectaqo el.
fortalecimiento del sistema.¡
i
La SDG no cuenta con suficientes auditores internos de calidad que permitan cubrir la,
evaluación de los procesos conformados por el mapa de primer {'Iv"
(direccionamiento y control) y mapas de segundo nivel -Personas Privadas de la
Libertad (Cárcel Distrital), Número Único de Servicio de Emergencias - NUSE-, '110$
procesos adelantados en los territorios (Desarrollo Local) -en las 20 Alcaldías Loc,'"
Se ha tomado conciencia sobre la necesidad de actualizar las matrices de riesgos de
los procesos de la entidad.
Es necesario generar en la alta dirección una cultura enfocada tanto a la gestión del
riesgo, como a la mejora continua de los procesos, a fin de disminuir la incertidumbre
frente al cumplimiento de los cometidos misionales y de apoyo a la gestión. Situación
que se manifiesta en la debilidad en la formulación, o inexistencia, de Controles a los
Rie$Qos identificados, inexistencia de Planes de Mejora (PM) asociados a Riesgos en
ZonJi Inaceptable. Desconocimiento o Falta de participación de los equipos de trabajo
en la actualización de Matrices de Riesgo. Valoración inadecuada de los Riesgos
ideretiflC8dos para evitar formular PM.Valoración inadecuada del riesgo residual
(Oe,pués de controles). Deficiencias en el apoyo metodológico por parte de la DPSI
(Contratación de Recurso Humano). Exceso de delegación en referentes por parte de
Directivos.
Avances
L.a $ecretaria Distrital de Gobierno realizó mesas de trabajo con los servidores que
hac.n parte de los procesos en donde se actualizó los documentos relacionados con
los $guientes procesos:
- Planeación y Gerencia Estratégica
- Agenciamiento de Asuntos Políticos
- Gelstión de Comunicaciones
-Gestión para la Gobernabilidad Local
- Justicia en el Distrito Capital
- Seguridad y Convivencia
- Derechos Humanos de las Personas en el Distrito Capital
- Gestión Normativa y Jurfdica Local
- Gestión de Incidentes de Seguridad y/o Emergencias
- SeGuimiento y Control a Incidentes de Seguridad y/o Emergencias Gerencia del
Talento Humano
- Ge$tión y Adquisición de Recursos
- Ge.tión Jurídica
- GeJtión del Conocimiento
- 8e$uimiento, Evaluación y Mejora.
i
TIPO DE DOCUMENTO
Formatos
Caracterizaciones de procesos
InstnlJctivos
l
Man~ales
Proc~imientos
Gulas
DOCUMENTOS APROBADOS
34
7
11
5
23
4
84
AGOS-NOV 2013
En algunos casos demora en la designación del funcionario que desarrolla ¡las
actividades de referente en el proceso o en la alcaldía local.
Para procesos del nivel central, demora en la definición de
de calidad que brinda el proceso.
10$
servicios y los requisaos
Desconocimiento de los grupos de los procesos, del procedimiento
actualización de documentos en la entidad.
para la
1
Inestabilidad de la contratación del personal del grupo SIG.
1
Se ha fortalecido el proceso de servicio de atención a la ciudadanía en la
administración del Sistema de quejas y soluciones a través de los distintos canales de
información, realizando seguimientos mensuales a los POR que a su vez cuenta coh la
interface al ORFEO que permite verificar la trazabilidad de la petición, permitiendd' un
mayor control de la calidad de las respuestas generadas a la ciudadanía en términos
de velocidad de respuesta, sin embargo se necesita del compromiso de los Directtlos
encargados de emitir las respuestas de fondo al peticionario como parte de la
competencia de cada uno.
Es necesario que se formulen e incoporen indicadores no solo de eficacia sinol d$
eficiencia y de efectividad de desempeño de los procesos.
t
La Secretaria Distrital de Gobierno cuenta con los equipos necesarios para el
desarrollo de sus actividades, se han actualizado equipos de computo en algltlos
puestos de trabajo sin embargo no se ha realizado la capacitación en software Iib~ lo
que dificulta su manejo.
I
1
Las paginas web tanto de Secretaria de Gobierno como de las Alcaldías Locales han
sido victimas de ataques de hacker dejando sin funcionamiento este mecanismo!por
periodos largos de tiempo.
!
Se tienen sistemas de comunicación interna y externa, para dar a conocer tanto a la
ciudadanía como a los servidores públicos los planes, programas y servicios deJa
Entidad.
1
Con el objetivo de mantener y reafirmar Certificación ISO 9001-2008 y NTGP 1$()()..
2009, la Secretaría Distrital de Gobierno viene adelantando la estrategia de calidad
encaminada a incentivar a los servidores y servidoras de la SDG para que se apropien
de los contenidos del Sistema Integrado de Gestión, e interioricen los conceptos tales
como la visión, misión, objetivos y los valores éticos que hacen parte de la plataforma
estratégica de la entidad.
I
El proyecto de comunicaciones planteó una campaña dirigida a los servidor ••s Vi
servidoras del nivel central, Alcaldías locales y entidades adscritas, donde se llev~uon
a cabo acciones de sensbilización con temáticas del Sistema Integrado de Gestión,
1
tales como qué es el SIG, Políticas de Calidad, objetivos, principios, visión, mi$ióri.
Entre otros.
I
La etampal"lase compone de tres momentos:
EX,:fectativa, Sostenimiento
Te,.as
y Posicionamiento
y elementos utilizados para la campana
I
Carlales de difusión
• Protectores de pantalla: 12 noviembre 2013
.• Afiches: 15 de noviembre 2013
í. Videos de invitación y promoción: 21 noviembre 2013
• Video informativos temas calidad: 23 noviembre 2013
~ Llamadas de consulta telefónica y motivación: 25 de noviembre 2013
,. lanzamiento y firma de pacto: 29 diciembre 2013
•• Imagen de la campaila como recordatorio: 9 diciembre 2013
¡
• Calendarios: Enero 2014
•• Botones: Enero 2014
le Mouse pad: Enero 2014
~ Plegables: Enero 2014
• Agendas: Enero 2014
• Cintas porta documentos: Febrero 2014
~ vasos con imagen de calidad: Febrero 2014
• Encuestas: Febrero 2014
• Concurso: Junio 2014
I
J,:Jtir~nte el sostenimiento y lanzamiento de la campaila de calidad y según el
crOO9Qrama,es necesario destacar la actividad de lanzamiento y la firma del pacto de
calidad de parte de los directivos y alcaldes locales. Dicha actividad fue coordinada
desde la Oficina de Comunicaciones con la participación del Despacho de la
Secretaría de Gobierno y la oficina líder del SIG: Planeación y Comunicaciones.
Nivel De satisfacción de la ciudadanfa con el respecto a los servicios
en las entidades distritales.
prestados
Acci9nes adelantadas
Se q,Jenta con el talento humano profesional contribuye a la divulgación de la
inforri1ación que nace de los procesos misionales de la entidad y coadyuva a el
ejerdcio de la gobernabilidad democrática y el desarrollo local motivando
la
participación activa de la ciudadania, en el ejercicio de control social y suministrando
la información de tal manera que se cumpla con los postulados de transparencia y
probidad en las actividades realizadas por la administración,.
Sitaución que se refleja de manera positiva en la imagen del Secretario, visibilizael
trabajo de la institución y mejora las relaciones con la prensa; con el fin además de
aumentar el apoyo dentro de la opinión pública de los ciudadanos.
Desde el proyecto de comunicaciones se liderará una campaiia comunicativa para ~ar
a conocer el Plan Integral de Convivencia y Seguridad Ciudadana y su vez, involucrar
los medios comunitarios y alternativos y dar cumplimiento al artículo 36 numeral 4'del.
Plan de Desarrollo, como también promover y fortalecer procesos comunitarios:
distritales locales con el propósito de impulsar la equidad en el acceso a los espaciqsyc
medios de comunicación y de fomentar la circulación democrática de la opinióh e
información.
ACCIONES Y ACTIVIDADES CONSOLIDADO ENTRE LOS MESES DE AGOSTO A
NOVIEMBRE 2013
I
I
sostenimient de
campalias. ,sostenimien
de I Ruedas
de .\to
de
, campañas.
presa. directos campaí\as.
de para radio y tv. Ruedas de
1 Ruedas
, presa,
entrevistas
presa,
1,directos para comunicados de directos
radio y tv. prensa, eventos para radio y
entrevistas
públicos.
tv,
1
i comunicado Movilización en entrevistas
¡ s de prensa, redes sociales. comunicado
i eventos
s
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I públicos. y
prensa,
i movilización
eventos
I en
redes
públicos y
sociales.
uso
de
.I
canales
!
internos
(Intranet,
correo
1
Io
de campalias.
Ruedas
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Boletines Gobierno al Dia
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carteleras)
Movilización
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redes
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Pro~am!!_de ~~~~_________31
Actualizaciones
en
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Intranet26
Seguidores en Twitter
20128
Seguidores en Facebook
2000
20128
29044
30468
3
2400
2700
2828
,28~
1
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DESCRIPCIÓN
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TOTAL
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Cartill~J>!~~~~I1!
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Plegable alusivo a la Campal'lade Calidad
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;Iectrónico
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Tropezonesalusivosa laCampañade Calidad
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Documento
folletosobre"CamadAlternativo"
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Humana"
50000
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I Noviembre
6 Elespectador
N~~:.
29AON
Las mayores dificultades que se evidenciaron en el área de Comunicaciones son:
1. Demora en los procesos contractuales
2. Unea de tiempos: No se cumplen los protocolos y se solicitan sobre el tiempo las
campanas por parte de los clientes internos.
3. Uimitación de equipos técnicos y electrónicos que garanticen la calidad y
cubrimiento de las actividades que realiza la SDG.
4.Platafonna
de intranet y web adecuada y con mayor capacidad para el
$OSt$nimientode piezas audiovisuales.
5. Aun no se cuenta con la poUtica de comunicaciones que abarque tanto las
directrices de manejo de las comunicaciones tanto públicas como organizacionales, de
igua. forma se hace necesario identificar la metodologra de trabajo especificando los
alcar'ces de los planes, estrategias y actividades de comunicación, esto con el fin de
contar con un parámetro estandarizado mediante el cual las alcaldías locales unifiquen
sus estrategias.
•
•
•
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•
Participación en los Comités Directivos programados por el Despacho del Sp.
Acompañamiento
a los Comités de Control Interno y Calidad en las Alcaldi~
Locales de: Teusaquillo, Fontibón, Santa Fe, Candelaria, Rafael Uribe, Barr~s
Unidos
Acompañamiento
a los Comités de Inventarios en las Alcaldias de: nivel
central, Alcaldias de Barrios Unidos y San Cristóbal.
Asistencia a los Comités de Conciliación (12)
Visitas especiales a las Alcaldias Locales: Suba, Bosa, Candelaria y Santa ~e.
Visita especial a la Inspecciones 11C Suba por solicitud de la oficina de
transparencia de la presidencia
Auditoria de gestión a las Inspecciones de: Chapinero Tunjuelito, Mártires y ¡
Puente Aranda.
Auditorias a cajas menores y circular 012 de 2010: Austeridad en el gasto.
Seguimiento directiva 003 de 2013: en el nivel central y Alcaldías Locales
Seguimiento Planes de Mejoramiento de Contraloria en el nivel central y
Alcaldías Locales
Capacitación: Cárcel Distrital (11 diciembre)
,
Auditorias internas de calidad a todos los procesos, en el nivel central y las
Alcaldias Locales
Acompañamiento
a entrega de puesto de trabajo en la Alcaldia Local de
Mártires.
20
En el marco de las auditoria internas de calidad se verificó el estado de las acciqnes,
de mejoramiento cargadas en.el aplicativo diseñado para el manejo de gestión para la
mejora. encontrando que los líderes de procesos no realizan el seguimiento Si las
mismas.
I
La Oficina de Control Interno realizó el monitoreo periódico y verificación al estad. de
avance del plan de mejoramiento suscrito con la Contraloria de Bogotá como resul1ado
de esta gestión solicito al órgano de control el cierre de un porcentaje important. de
acciones correctivas generadas en anteriores vigencias sin que hasta la fecha se I1aYEIJ
recibido respuesta alguna. adicionalmente se solicito al organo de control la ampliapión
de la fecha de terminación para algunas de las acciones de mejora.
Aunque existe un convencio firmado con el DADEP quien entregó el modelo VISOR
como herramienta
para la autoevaluación. la DPSI no se ha pronunciado respect. de
sise define este como el mecanismo que permita realizar la Autoevaluación
~Ia
gestión o si por el contrario van a poner en funcionamiento otro procedimiento.
1
Se deben generar las directrices metodológicas y de contenidos que permitan que los
planes de gestión se conviertan en un verdadero indicador de cumplimiento de los
procesos, en función de las politicas (calidad y públicas) establecidas para la entidad,
dado que en los mismos se incorporan actividades que no apuntan al cumplimiento de
los objetivos de los procesos, lo que dificulta su verificación.
Se recomienda ajustar el procedimiento de entrega de cargos y socíalizarlo con cada
uno de los funcionarios de la SDG como parte de la inducción o re-inducción ya no
existe una adecuada cultura que asegure la información relacionada con la gestión de
los puestos de trabajo.
Es necesario generar una mayor y mejor cultura de tratamiento de las oportunidades
de mejora, que permitan la consolidación de los planes de mejoramiento institucional,
por proceso e individual que permita fortalecer las competencias laborales de los y las
servidoras en articulación con la evaluación del desempeño laboral.
LU
PE
NZA FORERO DAZA
Jefe Oficina de Control Interno