RESULTADO SEGUIMIENTO DIRECTIVA 003-2013 DESPACHO0001

Radicado No. 20133710481183
Fecha: 12-12-2013
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Dr. GUILLERMO ALFONSO JARAMILLO MARTINEZ
Secretario Distrital de Gobierno
En cumplimiento de los roles asignados a esta oficina, se procedió a realizar la
verificación del cumplimiento a la Directiva 003 de junio 25 de 2013 expedida por el
Alcalde Mayor de Bogota, Gustavo Petro Urrego. Que establece "Las directrices para
prevenir conductas irregulares relacionadas con el incumplimiento de los manuales de funciones
y de procedimientos y la pérdida de elementos y documentos públicos", encontrando los
siguientes elementos:
Teniendo en cuenta que la fecha de expedición de la Directiva fue el 25 de junio de 2013
se evaluó el estado de los controles establecidos desde el 1 de enero de 2013 hasta el
momento de la visita en 16 alcaldías locales.
Para la verificación se aplico el programa de auditoria diseñado para el efecto, lista de
chequeo, pruebas de cumplimiento y técnicas de inspección, observación, indagación y
entrevistas.
Los informes como resultado de esta auditoria practicada a cada una de las siguientes
localidades que contienen en detalle las fortalezas, debilidades y recomendaciones sobre
el resultado de las mismas, los cuales fueron radicadas con los siguientes Orfeos:
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IX BOGOTÁ ac.
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Localidad
Radicado
20133710434383
20133710434403
20133710434453
20133710434463
20133710434473
20133710434483
20133710434763
20133710452653
20133710434783
20133710434813
20133710434823
20133710434843
20133710434863
20133710434893
20133710434913
20133710434933
UsaQuén
Chapinero
Santafe
San Cristóbal
Tuniuelito
Kennedy
Fontibón
Enqativá
Suba
Barrios Unidos
TeusaQuillo
Mártires
Antonio Nariño
Puente Aranda
Candelaria
Sumapaz
Se evaluaron el diseño y la aplicación de medidas tendientes a disminuir el riesgo de
pérdida de elementos y documentos, así como el cumplimiento de manuales de
funciones y procedimientos por parte de los funcionarios de la entidad, así:
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~CR:t:rAl(IA
Ol! GO!!1it!F!OO
Teniendo en cuenta que el no incluir los riesgos referentes a los activos dentro de la
correspondiente Matriz de Riesgos, podría conducir a que no se establezcan los
controles necesarios que minimicen la posibilidad de que se presenten pérdidas de
elementos sin que sean oportunamente advertidos por la administración y por tanto no se
logre la recuperación del bien.
1. Por lo anterior, se verificó que en la Matriz de Riesgos se identificaran los riesgos
relacionados con la perdida de elementos, se evidenció que el 81, 25 % de las 16
alcaldías visitadas incluyen en su matriz de riesgos, los relacionados con los activos, el
restante 18.75% que no lo tuvo en cuenta, esta representado por las Alcaldías Locales
de Teusaquillo, Usaquén y Tunjuelito.
2. Se verificó que el 75% de las 16 alcaldías visitadas cuentan con la matriz de riesgos
actualizada, el 25% restante corresponde a las Alcaldías Locales de Engativá, Kennedy,
Mártires y San Cristóbal que a la fecha de la visita no presentan actualizada su matriz de
riesgos incumple con los lineamientos establecidos por el Subsistema de Gestión del
Riesgo ( Política e Instructivo).
3. Toma Física de Inventarios: Se encontró que el 68, 75 % de las 16 alcaldías visitadas
realizaron la toma física de inventarios. Las Alcaldías Locales de Engativá, Suba,
Usaquén, Kennedy y San Cristóbal, con corte a 31 de diciembre de 2012, no la
realizaron, situación que infringe el numeral 1.1 de la Directiva 003 de 2013 en cuanto a
que no se establecen sistemas efectivos de actualización y control de inventarios.
Adicionalmente del incumplimiento a la Resolución 001 de 2001 en su numeral 4.10.1.1.
Fecha de realización "Todas las Entidades del Distrito Capital realizarán cada vez que lo
consideren necesario inventarios físicos, pero como mínimo deberán realizar uno anualmente y
presentar a 31 de diciembre de cada año, una relación detallada, ordenada y valorizada de los
bienes bajo su propiedad y a cargo."
4. Informes toma física: Se evidencia que el 68,75% de las alcaldías 16 visitadas elaboraron
el informe correspondiente
a la toma física por el ejercicio 2012, el 31.25%
correspondiente a las Alcaldías Locales de Barrios Unidos, Teusaquillo, Santa Fe,
Tunjuelito y Fontibón a pesar de haber realizado la toma física , no elaboraron los
informes que formalizan el proceso, incumpliendo el numeral 1.1 de la Directiva 003 de
2013 en cuanto a que no se establecen sistemas efectivos de actualización y control de
inventarios, además del incumplimiento a la Resolución 001 de 2001 en su numeral
4.10.1.3 "Informes a emitir para formalizar el proceso de toma física de la entidad"
5. Cláusulas contractuales: se observa que en el 75% de las 16 Alcaldías Locales visitadas
se incluye en los contratos de prestación de servicios la cláusula relacionada con la
conservación, uso adecuado y responsabilidad por el deterioro o perdida de los bienes a
cargo del contratista, el 25% restante que corresponde a las Alcaldías Locales de La
Candelaria,
Suba,
Sumapaz, Tunjuelito y Fontibón, se
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liIl'CH.'!!TP.IlIA Ol!! GOI!IlI!I'tH!O
El no incluir en los contratos una cláusula que establezca claramente la responsabilidad
de los contratistas sobre los bienes a su cargo, puede generar uso inadecuado, pérdida
de bienes e inconvenientes en el proceso de responsabilidad y recuperación de los
mismos.
6. Pérdida de bienes: en el 50% de las 16 Alcaldías Locales visitadas, como es el caso de
La Candelaria, Teusaquillo, Engativá, Sumapaz, Usaquén, Fontibón, Mártires y San
Cristóbal, por lo menos una vez durante el periodo revisado se presentó pérdida de
bienes sin que este evento haya sido notificado a la Oficina de Asuntos Disciplinarios
incumpliendo con el numeral 4.10.1.3. de la resolución 001 de 2001 y el Decreto 2641 de
2012 en lo referente al deber de denunciar "Es deber de toda persona denunciar a la
autoridad competente las conductas punibles que tenga conocimiento. Para los servidores
públicos tiene connotación constitutiva de infracción de conformidad con el articulo 6 de la
Constitución Política"
Gestión documental - Pérdida de documentos: Se evaluaron los controles relativos a
cada uno de los siguientes atributos teniendo como resultado:
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7 El uso de las "Tarjetas Afuera" en el procedimiento establecido de acuerdo con el
formato 1D-GAR-F18 no se realiza de manera generalizada, siendo las localidades de
Tunjuelito y Chapinero las únicas que lo han implementado. Las cuales representan el
13% de las entidades a las cuales se les verificó el cumplimiento del control indicado.
La no utilización de la forma "Tarjetas Afueras" indica el incumplimiento
del
procedimiento del procedimiento de gestión documental y puede generar pérdida de
documentos.
8 A pesar de que se usan los formatos de consulta y préstamo, es frecuente que no se
deje constancia de la fecha en la cual el funcionario que lo solicita estima realizar la
devolución establecida en el formato 1D-GAR-F16, de manera que el responsable del
archivo no puede hacer un seguimiento adecuado de los documentos, solicitar su
devolución ó renovación ni eventualmente realizar las comunicaciones a las instancias
respectivas en el evento de encontrar una situación que pudiera considerarse anormal.
Del mismo modo, una vez revisados los formularios de consulta y préstamo no se puede
identificar si la firma de la persona a quien se le presta la documentación es la del
funcionario responsable de la dependencia productora o la que el autoriza, de acuerdo
con lo establecido en numeral 3.1.3 del instructivo para la administración, préstamo y
consulta de los documentos de los archivos de gestión intermedio de las alcaldías locales
del distrito. ID-GAR-I 12.
El diligenciamiento integral de los campos que el formulario ha diseñado y la legibilidad
del mismo permite reconstruir los diferentes instantes en los cuales el documento ha sido
prestado, las personas que han intervenido en el evento y la oportunidad de la entrega.
No se conocen medidas relacionadas con el cumplimiento de la prohibición establecida
en las instrucciones para la administración, préstamo y consulta de los documentos de
los archivos de gestión intermedio 1D-GAR-112-S que establece:
"4. Tomar fotocopias, fotografías y realízar cualquier otro procedimiento reprográfico, sin contar con
la debida autorización del correspondiente responsable de la Oficina Productora de la
Documentación"
9
Acceso al área de archivo: Las restricciones de acceso al área de archivo es adecuada
en el 86% de las alcaldías.
Como situación particular se evidenció en la Alcaldía de Fontibón que el área destinada
para el archivo se comparte con la Contraloría. Situación que podría llevar a un alto
riesgo de pérdida de documentos debido al ingreso de distintos funcionarios.
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or fIOGOt( o.c.
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10 Instalaciones: Revisadas el espacio destinado para el archivo, se concluye que en el
68.67% de las 16 Alcaldías visitadas cuenta con instalaciones adecuadas. Se evidenció
que en las alcaldías de Fontibón, Mártires Santa fe y Candelaria incumplen debido a la
restricción de espacio y condiciones físicas de las instalaciones del archivo; en la
Alcaldías de Usaquen y Suba se evidenció que los expedientes se ubican en lugares
inadecuados como debajo de escritorios y oficinas desocupadas por la falta de archivos
rodantes.
11 Se evidenció que el 72% de las alcaldías visitadas cuenta con condiciones adecuadas de
guarda y conservación de documentos.
En la Alcaldía de Fontibón los documentos se conservan en instalaciones que no
cumplen con las condiciones de seguridad, igualmente en la Alcaldía de Usaquen los
documentos permanecen en pasillos.
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l:lf:8OGOTAM
M!CFll!'tAltIAot!~Fll\lO
El la Alcaldía de Santafé se han presentado filtraciones de agua que han deteriorado
expedientes. En el mismo sentido en la Alcaldía de Antonio Nariño hay humedades en el
área del archivo.
En la Alcaldía de Mártires las instalaciones eléctricas inadecuadas se encuentran junto a
los expedientes.
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lX~llC.
5l!iCltelMIA
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En la Alcaldía de Suba los documentos se almacenan en oficinas sin el adecuado
cumplimiento de las normas archivísticas.
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f1il!CR!l!:'l'~IA. 00 ~A1IlO
12 Se encontró que en el 19% de las alcaldías visitadas se han presentado por lo menos
una vez pérdida de documentos durante el periodo cubierto por la auditoria, así:
En la localidad de Engativá se evidenció que la persona encargada del archivo
desconocía la pérdida de 367 diligencias preliminares en octubre de 2013 y que fueron
comunicadas con radicado 20131000202751.
En la localidad de Suba, durante el desarrollo de la visita se conoce del faltante de la
carpeta 58 del contrato inter - administrativo 10 de 2011 celebrado con la Universidad de
Cundinamarca.
En la localidad de Mártires se conoce de la pérdida de dos expedientes de la
Coordinación Normativa y Jurídica, los cuales han podido reconstruirse e instaurado las
demandas respectivas.
La entidad cuenta con la Intranet como herramienta de consulta que garantiza el acceso
de los funcionarios a los manuales, procesos y procedimientos, sin embargo se
evidenció en el curso de la revisión que la mayoría de los funcionarios no saben ubicar
en la intranet el manual de funciones. Por lo cual es importante que se realice la
actualización y ajuste de dichos manuales.
Proyectó: Yant Montoya, Richard Gasca
Revisó/Aprobó: Ora, Luz Esperanza Forero Daza
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