2L-GMC-P002

GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Procedimiento para Comunicaciones Externas en las
Alcaldías Locales
VERSION 1
1
Código: 2L-GMC-P002
Versión: 001
Vigencia desde:
11 de marzo de 2016
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
11 de marzo de 2016
Primera emisión del documento
1 Nota: “Si este documento se encuentra impreso, se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la
Secretaría Distrital de Gobierno
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Procedimiento para Comunicaciones Externas en las
Alcaldías Locales
Código: 2L-GMC-P002
Versión: 001
Vigencia desde:
11 de marzo de 2016
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Definir las actividades necesarias para desarrollar y divulgar la información de interés para la ciudadanía en los territorios,
relacionada con los planes, programas y proyectos que adelantan las Alcaldías Locales, a través de las herramientas con las
que disponen, en cumplimiento de su misionalidad y garantizando la comunicación con las partes interesadas.
Alcance
Este procedimiento aplica a todo el flujo de comunicación externa generada en las Alcaldías Locales. Inicia con la
identificación de la información y termina con la divulgación de la misma a través de los diferentes canales de difusión
con que cuenta cada Alcaldía Local.
Políticas de Operación
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Toda correspondencia oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo de gestión
documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos por el subsistema de gestión documental.
El desarrollo del presente procedimiento debe estar alineado con el Plan de Gestión del Proceso de “Gestión de
Comunicaciones”. (Metas Locales).
Las Alcaldías Locales reconocen como canales externos de comunicación los siguientes:
a. Páginas web de cada Alcaldía Local.
b. Correo electrónico: Institucional y/o correo con dominio comercial (Por ejemplo: @gmail) que identifica al
Grupo de Prensa y Comunicaciones local.
c. Redes sociales Twitter, Facebook y YouTube, de cada Alcaldía Local, administradas por los profesionales
contratistas del Grupo de prensa y Comunicaciones de las Alcaldías Locales, Web Master y/o Social Media
Manager Local.
d. Impresos y Publicaciones: Periódico Local y/o revistas, Afiches, volantes, plegables, etc.
e. Programa Institucional de Televisión. (En las Alcaldías Locales que tengan el espacio)
f. Pantallas digitales y/o carteleras físicas institucionales. (En las Alcaldías Locales que tengan el espacio)
g. Convenios con Medios Comunitarios y/o Alternativos. (En las Alcaldías Locales que tengan el espacio)
Para los casos de diseños gráficos los profesionales contratistas del Grupo de prensa y Comunicaciones de las
Alcaldías Locales, Web Master y/o Social Media Manager Local, según sea el caso, solicitan el concepto a quien
designe la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en relación al cumplimiento del Manual de Imagen Corporativa y
Visual para la Administración, previo a generar las piezas definitivas.
El profesional o contratista responsable del Equipo de Prensa y Comunicaciones de las Alcaldías Locales deberá
tener en cuenta los derechos de autor en todos los casos donde se requiera, (Música, fotografía, dibujos, videos,
textos, tomas de Internet, etc.…).
Toda comunicación de las diferentes dependencias de las Alcaldías Locales que se vaya a publicar en los medios
masivos, comunitarios y/o alternativos debe ser previamente autorizada por el Alcalde o Alcaldesa Local y/o el
profesional o contratista responsable del Equipo de Prensa y Comunicaciones de las Alcaldías Locales.
El impacto que generan las Alcaldías Locales en los diferentes medios masivos se medirá a través del monitoreo de
medios con alertas de Google y revisión de prensa que el Equipo de Prensa y Comunicaciones local tenga a su
alcance, para ayudar en la toma de decisiones de los Alcaldes o Alcaldesas Locales.
Cuando surjan programas y campañas de comunicación por solicitud del Alcalde o Alcaldesa Local, de una
dependencia o como respuesta a una necesidad no prevista, debe ser enviada por correo electrónico al Equipo de
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
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Prensa y Comunicaciones con dos días mínimo de anticipación y contener:
* Nombre y tipo de campaña y/o programa.
* Dependencias de las Alcaldías Locales participantes.
* Nombre de la persona líder de la Dependencia que solicita.
* La información y el mensaje sobre lo requerido deben enviarse de manera completa y clara.
9. La comunicación externa a las partes interesadas del compromiso ambiental de las Alcaldías Locales se hará pública
mediante la difusión de la Política Ambiental, objetivos ambientales y programas; la cual se realizará por medio de las
páginas web de cada Alcaldía Local.
10. Se publicará en el portal de cada Alcaldía Local para conocimiento de las partes externas, los aspectos e impactos
ambientales generados en la Entidad.
Las reclamaciones y solicitudes de las partes interesadas en temas de Gestión Ambiental serán recepcionadas por la
Oficina de Atención a la Ciudadanía, aplicando los parámetros establecidos en el 1D-SAC-P001 Procedimiento Trámite a
los Requerimientos Presentados por la Ciudadanía y atendidas por el o la referente ambiental según competencias y en
caso de requerirse con apoyo de otras dependencias de las Alcaldías Locales y entidades Distritales.
Glosario
1. CAMPAÑA: Propuesta publicitaria masiva y oficial que se realiza para provocar cambios de comportamientos,
pensamientos y acciones de la comunidad.
2. COMUNICADO DE PRENSA: Documento en el que se da a conocer de manera oficial algún hecho noticioso,
informativo o que por su importancia merece ser conocido por la ciudadanía.
3. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: Propuesta comunicativa que se desarrolla a través de acciones para los
públicos elegidos, con el fin de dar a conocer las políticas públicas, planes y programas que se formulan e implementan
para beneficio de la comunidad.
4. EVENTO: Acción para garantizar la presencia institucional en determinado territorio de acuerdo a la temática o
necesidades de la comunidad.
5. PIEZA GRÁFICA: Elemento institucional que proporciona información sobre las políticas públicas, planes,
programas y acciones de la Entidad. Pueden ser impresos o electrónicos.
6. RUEDA DE PRENSA: Acción comunicativa que convoca la presencia de los representantes de los medios de
comunicación externos con el fin de dar a conocer directamente un hecho noticioso, informativo o que por su
importancia merece ser conocido por la ciudadanía.
7. IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o parcialmente
resultante de las actividades, productos o servicios de la organización. Los Impactos ambientales son las
consecuencias asociadas a los aspectos identificados para cada actividad.
8. ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios que puede interactuar con el medio
ambiente. Los aspectos ambientales son causas de la contaminación ambiental.
Siglas
1. SDG: Secretaría Distrital de Gobierno.
2. AGD: Aplicativo de Gestión Documental.
PC (
): Punto de Control del procedimiento.
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
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Características de calidad del servicio generado
Servicio
Comunicación Externa en las Alcaldías Locales
Descripción del servicio
Divulgación de información en las Alcaldías Locales a través de los canales externos con que cuenta cada una de ellas.
Usuario(s) interno(s)
Despacho de la SDG y directivos de la entidad.
Requisito de calidad
Descripción del requisito de calidad
Registro donde se evidencia el cumplimiento del
requisito de calidad
Coherencia
Se revisa la concordancia del mensaje y los canales para su difusión.
Correo Electrónico, Oficio o Memorando
Los diseños y las piezas graficas se revisan en función del Manual de
Identidad Corporativa del Distrito.
Cumplimiento
Coherencia
Se solicitará a quien designe la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá., la revisión y expedición del código de aprobación
de las piezas a divulgar.
Se aprueban las piezas gráficas y contenidos a publicar y se solicita
el Código de aprobación a quien designe la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá.
Ficha Técnica y Correo Electrónico enviado a la oficina que
designe la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá
Formato Ficha Técnica para la Producción de Piezas
Comunicativas
Nota 1: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que
responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
2
ANALIZAR LA
SOLICITUD Y
DELEGAR LOS
RESPONSABLES
Alcalde/sa Local
y/o Profesionales o
Contratistas
Profesional o
Contratista del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones
Local
Envía solicitud de divulgación de información
por medio físico o digital, haciendo referencia al
tipo y medio que requiere, con visto bueno de su
jefe inmediato.
P.C.: Analiza la información presentada por la
dependencia, para establecer las características de
la estrategia, con base en el mensaje que se quiere
transmitir y las herramientas que se utilizarán.
Delega al o los responsables de atender la
solicitud.
Esta información proviene de :
1. Solicitudes realizadas por las diferentes
dependencias a través de correo electrónico
o memorandos internos.
2. Solicitud de Divulgación de información
Distrital o del sector gobierno.
3. Información relacionada con aspectos e
impactos ambientales de las Alcaldías
Locales.
4. Solicitudes de divulgación realizadas por los
Alcaldes Locales.
5. Generación de contenidos de información
de los diferentes Equipos de Prensa y
Comunicaciones de las Alcaldías Locales.
Las solicitudes se analizan para definir las
acciones a realizar y el tiempo requerido para su
cumplimiento.
A
REGISTRO
Inicio del procedimiento
INICIO
1
SOLICITAR
DIVULGACIÓN
DE
INFORMACIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
SOLICITUD
CORREO
ELECTRÓNICO
CORREO
ELECTRÓNICO
SOLICITUDES
Una vez aprobada la solicitud y antes de iniciar su
ejecución, la dependencia solicitante deberá
entregar al Equipo de Comunicaciones los
insumos para la realización de las diferentes
piezas o actividades requeridas (Información
escrita, fotográfica, etc. Ya que sin estos insumos
no se puede iniciar la gestión).
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
4
PRESENTAR
DI
DISEÑO O
PROPUESTA
5
APROBAR
DISEÑO Y
PROPUESTA
6
ELABORAR
PIEZAS,
TEXTOS Y
PR
PROPUESTAS
DE
DEFINITIVAS
B
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
P.C.: Los diseños y las piezas graficas se
revisan en función del Manual de Imagen
Corporativa y Visual para la Administración.
A
3
ESTRUCTURAR
INFORMACIÓN Y
REALIZAR
DISEÑOS
Código: 2L-GMC-P002
Profesional o
Contratista del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones local
Se solicitará a quien designe la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor de Bogotá. la revisión y
expedición del código de aprobación de las piezas
a divulgar.
CORREO
ELECTRÓNICO
Una vez recibidos los insumos se procede a
estructurar la información y realizar los diseños
que se requieren de acuerdo a los canales elegidos
y al producto comunicativo.
Profesional o
Contratista del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones local
Alcalde/sa y/o
Profesional
Responsable del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones local
P.C.: Presenta diseño o propuesta para visto
bueno por parte de la dependencia solicitante.
De requerir ajustes, se realizan para presentar de
nuevo a aprobación por parte de la dependencia
solicitante.
A través de la Ficha Técnica para la Producción
de Piezas Comunicativas se establece la
aprobación del diseño y de la propuesta final.
DISEÑO PREVIOS
FICHA TÉCNICA
Elaboración de las piezas graficas, textos o
propuestas finales.
Nota: Para los casos de diseños gráficos los
Profesional o
Contratista del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones local
Profesionales Contratistas del Equipo de prensa y
Comunicaciones Locales, Web Master y/o Social
Media Manager Local, según sea el caso, solicitan
el Código de Aprobación de las Piezas
Definitivas a quien designe la Secretaría General
de la Alcaldía Mayor de Bogotá, en relación al
cumplimiento del Manual de Imagen Corporativa
y Visual para la Administración. previo a generar
las piezas.
DISEÑOS
DEFINITIVOS
APROBADOS
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ACTIVIDAD
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Profesional o
Contratista del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones local
Una vez se cuenta con la versión final de la pieza,
texto o propuesta, se envía a producción.
CORREO
ELECTRÓNICO
Profesionales o
Contratistas del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones local
Entrega de los productos comunicativos o piezas
graficas y/o publicación en el canal elegido
(Cuñas radiales, videos, noticias, información
para medios digitales, impresos y otros.)
B
7
ELABORAR
LOS
PRODUCTOS
FINALES
8
ENTREGAR
EL
PRODUCTO
FINAL
FIN
PIEZA DE
COMUNICACIÓN
REGISTRO EN
MEDIOS
Fin del procedimiento
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
2L-GMC-IN001
Instrucciones para Comunicaciones Internas y Externas en las Alcaldías Locales
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Ley 1712
2014
Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional
Título II y V (Artículo 32)
ENTIDAD QUE LO
EMITE
MEDIO DE CONSULTA
N/A
N/A
3.3. Documentos externos
NOMBRE
N/A
FECHA DE
PUBLICACIÓN O
VERSIÓN
N/A
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