2L-GMC-P001

GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Procedimiento para Comunicaciones Internas en las
Alcaldías Locales
VERSION 1
1
1
Código: 2L-GMC-P001
Versión: 001
Vigencia desde:
11 de marzo de 2016
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
11 de marzo de 2016
Primera emisión del documento
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
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GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Procedimiento para Comunicaciones Internas en las
Alcaldías Locales
Código: 2L-GMC-P001
Versión: 001
Vigencia desde:
11 de marzo de 2016
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Definir las actividades necesarias para desarrollar y divulgar la información de interés interno en las Alcaldías Locales,
para los servidores y servidoras, garantizando la comunicación.
Alcance
Este procedimiento aplica a todo el flujo de comunicación interna de las Alcaldías Locales. Inicia con la identificación de
la información y termina con la divulgación de la misma a través de los diferentes canales de difusión con los que cuentan
las Alcaldías.
Políticas de Operación
a. Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos y/o prestación de los
servicios asociados a este procedimiento se definirán de acuerdo con lo enunciado, así:
• Legales, según sea el caso: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días hábiles; derecho de petición de
información: 10 días hábiles; consultas: 30 días hábiles.
Nota 1: Cuando los tiempos de las actividades desarrolladas obedezcan a una normativa específica, se
establecen en la descripción de actividades que hace parte del presente documento.
b. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento debe efectuarse a través del aplicativo de gestión
documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos por los Subsistemas de Gestión Documental y de Gestión Ambiental; de igual manera, adoptando la
estrategia de cero papel.
c. Las Alcaldías Locales reconocen como canales internos de comunicación los siguientes:
•
Carteleras Físicas y/o Pantallas digitales: (Ver Instrucciones para Comunicaciones Internas y Externas en las
Alcaldías Locales, capítulos I y II).
•
Boletín digital y/o impreso: (Ver instrucciones para Comunicaciones Internas y Externas en las Alcaldías
Locales, capítulo III).
•
Intranet: (Ver Instructivo para la Administración de contenidos de la Intranet).
•
Correo Electrónico: (Ver Instrucciones para Comunicaciones Internas y Externas en las Alcaldías Locales,
capítulo IV).
•
Banners o protectores de Pantalla: Envía solicitud a mesa de servicios para la publicación.
d. Las actividades generadas en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y metas formulados para la
gestión del proceso de Comunicaciones, ya que se encuentran formulados en los planes vigentes.
e. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la matriz de riesgos
del Proceso Gestión de Comunicaciones, los cuales buscan minimizar el riesgo en todos los ámbitos de la gestión
institucional que afecten la misionalidad y la gestión administrativa. Estos son gestionados de acuerdo a los
lineamientos establecidos en el manual de gestión del riesgo.
f. Las actividades desarrolladas en el procedimiento de comunicación interna aplicaran los lineamientos establecidos
por el Subsistema de Gestión Ambiental según el caso.
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
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Glosario
1. AFICHES: Medios gráficos impresos en diferentes tamaños, que promocionan las actividades y campañas
institucionales.
2. BOLETÍN: Instrumento que proporciona información resumida de interés. Puede ser impreso y/o electrónico,
publicado con una frecuencia determinada.
3. CARTELERAS: Superficie sobre la cual se publica información de interés para la gestión institucional.
4. CORREO ELECTRÓNICO: Canal electrónico que se utiliza para comunicar información a una persona o grupo
objetivo interno o externo a la entidad, puede ser institucional o personal de acuerdo a la necesidad.
5. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: Serie de actividades comunicativas que se realizan para los públicos
elegidos, con mensajes clave que expresen los intereses y objetivos de la institución, así como las necesidades e intereses
del público meta.
6. HERRAMIENTAS DE TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN: Corresponde a los diferentes instrumentos
físicos o digitales con los que dispone la entidad, para la transmisión de la información.
7. INVITACIONES: Tarjeta que se utiliza para participar de un evento de la Entidad.
8. MEDIOS GRÁFICOS: Instrumentos que proporcionan información sobre las principales acciones de la entidad.
Pueden ser impresos o electrónicos.
9. PRESENTACIONES: Información creativa y condensada que sirve de apoyo para dar a conocer mensajes
institucionales.
10. VOLANTES: Información variada de la institución, que se publica en formato media carta y se distribuye al público
en general.
11. INTRANET: Medio utilizado para publicar información institucional a los servidores públicos de la entidad.
12. VOZ A VOZ: Estrategias de divulgación de manera personal a los servidores/as de la entidad.
13. CAMPAÑA DE COMUNICACIÓN INTERNA: Campañas dirigidas al cliente interno: Funcionarios y
contratistas de las Alcaldías Locales.
Siglas
1. SDG: Secretaría Distrital de Gobierno.
2. AGD: Aplicativo de Gestión Documental
3. PC ( ): Punto de Control del procedimiento.
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
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Características de calidad del servicio generado
Servicio
Comunicación Interna en las Alcaldías Locales.
Descripción del servicio
Usuario(s) interno(s)
Requisito de calidad
Cumplimiento
Coherencia
Divulgación de información en Alcaldías Locales a través de los canales internos con que cuenta cada una de ellas.
Servidores/as de las Alcaldías Locales.
Descripción del requisito de calidad
Los diseños y las piezas graficas se revisan en función del
Manual de Imagen Corporativa y Visual para la
Administración, en caso de ser necesario.
Se aprueban las piezas gráficas y contenidos a publicar según
la necesidad comunicativa o evento requerido.
Registro donde se evidencia el cumplimiento del
requisito de calidad
Formato Ficha Técnica para la producción de piezas
comunicativas
Formato Ficha Técnica para la producción de piezas
comunicativas
Nota 1: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que
responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio.
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Inicio del procedimiento
INICIO
1
IDENTIFICAR
LA
INFORMACIÓN
2
ESTRUCTURAR
INFORMACIÓN
3
DISEÑAR Y
DIAGRAMAR
A
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
N/A
El/la Profesional del
Proceso solicitante/
El/la Profesional del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones
Local.
PC: Se identifica la información a divulgar
internamente, teniendo en cuenta las necesidades
de los diferentes procesos de nivel local.
Esta información proviene de :
1. Solicitudes realizadas por las diferentes
dependencias a través de correo electrónico
o memorandos internos.
2. Solicitud de Divulgación de información
distrital o del sector Gobierno.
3. Información relacionada con aspectos e
impactos ambientales de las Alcaldías
Locales.
4. Solicitudes de divulgación realizadas por los
Alcaldes Locales.
5. Generación de contenidos de información
de los equipos de prensa Local.
El/la Profesional del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones
Local.
Estructura los contenidos de la información
desde los diferentes géneros periodísticos.
(Noticia, crónica, reportaje, entrevista etc.) y pasa
esta información al diseñador gráfico o publicista.
N/A
El/la Profesional de
diseño gráfico o
publicidad Local.
Organiza la información y su forma de
presentación.
Si se requiere complementar la presentación de la
misma, por medio de gráficos, diagramas,
cuadros de estadísticas o fotografías, estos
elementos deben ser proporcionados por los
solicitantes, para ser incorporados.
N/A
SOLICITUDES
CORREO
ELECTRONICO
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
A
El/la Profesional de
diseño grafico o
publicidad y el
responsable del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones
Local.
PC: Los diseños y las piezas graficas se
revisan en función del Manual de imagen
institucional del Distrito adoptado oficialmente.
4
VERIFICAR
DISEÑOS Y
DIAGRAMACIONES
5
APROBACIÒN DE
PIEZAS GRAFICAS
Y CONTENIDOS
El/la Alcalde/sa
Local y el responsable
del Equipo de Prensa
y Comunicaciones
Local.
En los casos que se requieran se solicitará
asesoría a quien designe la Secretaría General de
la Alcaldía Mayor.
PC: Aprueban las piezas gráficas y
contenidos a publicar según la necesidad
comunicativa o evento requerido.
FIN
El/la Profesional del
Equipo de Prensa y
Comunicaciones
Local.
VERIFICACIÓN
PIEZA GRÁFICA
EN FICHA
TÉCNICA
DISEÑOS
FINALES
REVISADOS
APROBACIÓN
PIEZA GRAFICA
O CAMPAÑA A
DIVULGAR EN
FICHA
TÉCNICA.
DISEÑOS
FINALES
APROBADOS
Determina los canales de comunicación interna
adecuados al requerimiento. Una vez definidos se
divulga la información a través de estos.
Los canales de divulgación interna con que
cuentan las Alcaldías Locales son los siguientes:
6
DIVULGAR LA
INFORMACIÓN
REGISTRO
1. Publicación en Carteleras Físicas, Publicación
en Boletín Digital o Impreso y Uso del
Correo
Electrónico
Oficial
(Ver
Instrucciones para Comunicaciones Internas
y Externas en las Alcaldías Locales
2L-GMC-IN001, capítulos I, III y IV).
2. Intranet: Ver
Instructivo para la
Administración de contenidos de la Intranet.
3. Banners o protectores de Pantalla: Envía
solicitud a mesa de servicios para la
publicación.
DOCUMENTOS
y
PIEZAS DE
COMUNICACIÓN
REGISTRO EN
MEDIOS
INTERNOS
Fin del procedimiento
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
2L-GMC-IN001
Instrucciones para Comunicaciones Internas y Externas en las Alcaldías Locales
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Ley 1712
2014
Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a
la Información Pública Nacional
Título II y V (Artículo 32)
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE
VERSIÓN
N/A
MEDIO DE CONSULTA
Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se
encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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