1D-PGE-P012

PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P012
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
VERSION 1
1
2
3
4
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
8 de noviembre de 2010 Primera versión del documento
Modificación de plantilla cambio de objetivo,
19 de Agosto de 2011
incorporación de nuevas actividades, eliminación de casilla
de tiempos, cambio de codificación.
Modificación de plantilla, glosario y descripción de
30 de Diciembre de 2013
actividades del procedimiento.
Actualización de la plantilla, identificación del servicio y de
los requisitos de calidad, modificación del glosario y
descripción de actividades del procedimiento, se retira
actividad de formulación de plan de mejora y se adicionan
28 de septiembre de 2015 actividades de inspecciones ambientales y ajustes de
controles.
Modificación
de
normatividad,
eliminando
la
normatividad por tipo de componente ambiental, pues se
relacionan en cada instructivo.
1
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la
Secretaría Distrital de Gobierno.
Página 1 de 10
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P012
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Establecer las medidas de control a ejecutar respecto a los aspectos e impactos ambientales identificados en
las instalaciones o sedes de la Secretaria Distrital de Gobierno, mediante la implementación de los instructivos
de control asociados, con el fin de dar cumplimiento a la normativa ambiental vigente.
Alcance
Se aplica en todas las actividades y servicios que estén bajo la responsabilidad de la Secretaría Distrital de
Gobierno, es decir que incluye las acciones de los/as servidores/as públicos/as de la Entidad, así como los
proveedores de productos y servicios tercerizados, con el fin de prevenir los posibles impactos negativos
sobre el ambiente.
Políticas de Operación
1. Los aspectos a controlar y/o gestionar definidos en el presente procedimiento aplica para las siguientes
categorías:
a)
b)
c)
d)
e)
Residuos convencionales
Residuos con características de peligrosidad
Residuos especiales
Consumo de agua, energía, papel y combustible
Calidad del aire y publicidad exterior visual
Página 2 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P012
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
Glosario 2
AIRE: Es el fluido que forma la atmósfera de la Tierra, constituido por una mezcla gaseosa cuya
composición es, cuando menos, de veinte por ciento (20%) de oxígeno, setenta y siete por ciento (77%)
de nitrógeno y proporciones variables de gases inertes y vapor de agua, en relación volumétrica.
ALMACENAMIENTO: Es el depósito temporal de residuos convencionales y peligrosos en un espacio
físico definido y por un tiempo determinado.
ASPECTO AMBIENTAL: elemento de las actividades. Productos o servicios de una organización que
puede interactuar con el medio ambiente.
APROVECHAMIENTO Y/O VALORIZACIÓN: Es el proceso de recuperar el valor de los
materiales que componen los residuos o desechos peligrosos, por medio de la recuperación, el reciclado o
la regeneración.
DISPOSICIÓN FINAL: Es el proceso de aislar y confinar los residuos sólidos en especial los no
aprovechables, en forma definitiva, en lugares especialmente seleccionados y diseñados para evitar la
contaminación, y los daños o riesgos a la salud humana y al medio ambiente
EMISIÓN: Es la descarga de una sustancia o elementos al aire, en estado sólido, líquido o gaseoso, o en
alguna combinación de éstos, proveniente de una fuente fija o móvil.
FUENTE FIJA: Es la fuente de emisión situada en un lugar determinado e inamovible, aun cuando la
descarga de contaminantes se produzca en forma dispersa.
FUENTE MÓVIL: Es la fuente de emisión que por razón de su uso o propósito, es susceptible de
desplazarse, como los automotores o vehículos de transporte a motor de cualquier naturaleza.
GENERADOR: Persona que produce residuos sólidos.
GESTIÓN INTEGRAL: Es el conjunto de operaciones y disposiciones encaminadas a dar a los
residuos producidos el destino más adecuado desde el punto de vista ambiental, de acuerdo con sus
características, volumen, procedencia, costos, tratamiento, posibilidades de recuperación,
aprovechamiento, comercialización y disposición final.
IMPACTO AMBIENTAL: cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como
resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
PROVEEDORES DE PRODUCTOS Y SERVICIOS TERCERIZADOS: Son aquellas personas
naturales o jurídicas que prestan bienes o servicio para la SDG, en cumplimiento de los objetivos de los
2
Norma Técnica Colombiana – ISO 14001/2004). Capitulo 3. Términos y definiciones.
Decreto 4741 de 2005. por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los residuos o desechos peligrosos
generados en el marco de la gestión integral. Artículo 3. Definiciones.
Decreto 948 de 2005. En relación con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire.
Artículo 2. Definiciones.
Decreto 357 de 1997. por el cual se regula el manejo, transporte y disposición final de escombros y materiales de construcción.
Artículo 1. Definiciones.
Decreto 838 de 2005. por el cual se modifica el Decreto 1713 de 2002 sobre disposición final de residuos sólidos y se dictan otras
disposiciones. Capitulo 1. Definiciones.
Ley 1672 de 2013. Por lo cual se establecen los lineamientos para la adopción de una política pública de Gestión Integral de residuos
de aparatos eléctricos y electrónicos (RAEE). Artículo 4. Definiciones.
Decreto 959 de 2000, Articulo 2. Campo de aplicación.
Página 3 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P012
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
procesos institucionales.
PUBLICIDAD EXTERIOR VISUAL: es el medio masivo de comunicación, permanente o temporal,
fijo o móvil, que se destine a llamar la atención del público a través de leyendas o elementos visuales en
general, tales como dibujos, fotografías, letreros o cualquier otra forma de imagen que se haga visible
desde las vías de uso público, bien sean peatonales, vehiculares, aéreas, terrestres o acuáticas, y cuyo fin
sea comercial, cívico, cultural, político, institucional o informativo.
RECICLAJE: Es el proceso mediante el cual se aprovechan y transforman los residuos sólidos
recuperados y se devuelve a los materiales su potencialidad de reincorporación como materia prima para
la fabricación de nuevos productos. El reciclaje puede constar de varias etapas: procesos de tecnologías
limpias, reconversión industrial, separación, recolección selectiva acopio, reutilización, transformación y
comercialización.
RECUPERACIÓN: Es la acción que permite seleccionar y retirar los residuos sólidos que pueden
someterse a un nuevo proceso de aprovechamiento, para convertirlos en materia prima útil en la
fabricación de nuevos productos.
RESIDUO: Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado
sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta,
rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó ó
porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula.
RESIDUOS DE APARATOS ELECTRICOS Y ELECTRÓNCIOS: Son los aparatos eléctricos o
electrónicos en el momento en que se desechan o descartan.
RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN: Todo residuo sólido sobrante de la
actividad de la construcción, de la realización de obras civiles o de actividades conexas complementarías o
análogas.
RESIDUOS ORGÁNICOS: En este grupo podemos encontrar los residuos biodegradables, es decir,
aquellos que pueden ser destruidos o transformados por la acción de organismos y microorganismos,
como: bacterias, hongos y otros agentes biológicos.
RESIDUO PELIGROSO: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas,
explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana
y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes
que hayan estado en contacto con ellos.
RESIDUO SÓLIDO APROVECHABLE: Es cualquier material, objeto, sustancia o elemento sólido
que no tiene valor de uso directo o indirecto para quien lo genere, pero que es susceptible de
incorporación a un proceso productivo.
RESIDUO SÓLIDO NO APROVECHABLE: Es todo material o sustancia sólida o semisólida de
origen orgánico e inorgánico, putrescible o no, proveniente de actividades domésticas, industriales,
comerciales, institucionales, de servicios, que no ofrece ninguna posibilidad de aprovechamiento,
reutilización o reincorporación en un proceso productivo. Son residuos sólidos que no tienen ningún
valor comercial, requieren tratamiento y disposición final y por lo tanto generan costos de disposición.
REUTILIZACIÓN: Es la prolongación y adecuación de la vida útil de los residuos sólidos recuperados
y que mediante procesos, operaciones o técnicas devuelven a los materiales su posibilidad de utilización
en su función original o en alguna relacionada, sin que para ello requieran procesos adicionales de
Página 4 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P012
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
transformación.
SEPARACIÓN EN LA FUENTE: Es la clasificación de los residuos sólidos en el sitio donde se
generan para su posterior recuperación.
Siglas
1. SDG: Secretaría Distrital de Gobierno.
2. SIG: Sistema Integrado de Gestión.
3. SGA: Sistema de Gestión Ambiental.
Página 5 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Código: 1D-PGE-P012
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
Servicio
Controles a los aspectos ambientales institucionales
Descripción del servicio
Las acciones específicas correspondientes que deben realizarse para controlar los aspectos ambientales establecidos en todas las
actividades y servicios responsabilidad de la Entidad.
Usuario(s) interno(s)
Todos los procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno
Requisito de calidad
Descripción del requisito de calidad
Registro donde se evidencia el cumplimiento del
requisito de calidad
Efectividad
Permiten ejecutar acciones de control de los aspectos
ambientales generados en la Entidad minimizando los Registro de información de controles
impactos ambientales negativos y generando el cumplimiento Licencias, permisos, certificados, manifiestos, entre otros.
normativo.
Oportunidad
Los controles operacionales se realizan una vez se presenta los Registro de información de controles
Licencias, permisos, certificados, manifiestos, entre otros.
aspectos ambientales significativos.
Seguimiento
Revisiones y evaluación periódica de los controles
Formatos de inspecciones interna ambiental
Nota 1: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que
responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio.
Página 6 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P012
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
De acuerdo a la significancia de la calificación
de los impactos ambientales relacionados en
la matriz de identificación de aspectos y
evaluación de impactos ambientales, se
reconocen los aspectos ambientales a
controlar.
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
INICIO
1
IDENTIFICAR
ASPECTO
A CONTROLAR/
GESTIONAR
2
CONTROLAR O
GESTIONAR
LOS ASPECTOS
AMBIENTALES
A
Personal de
mantenimiento
Personal de aseo
Supervisor de
contrato
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
Llevar a cabo el control o gestión de los
aspectos ambientales, según los siguientes
criterios identificados, de manera oportuna y
minimizando los impactos ambientales
negativos:
Generación de residuos convencionales
(orgánicos, ordinarios y reciclables), para
su control deben ejecutarse las actividades
establecidas en el instructivo para la gestión
integral de residuos convencionales.
Gestión de Residuos Peligrosos, para su
control deben ejecutarse las actividades
establecidas en el plan de Gestión Integral de
Residuos hospitalario y similar. (Cárcel
Distrital), lo establecido en el plan de gestión
integral de residuos peligrosos y en el
instructivo de clasificación, almacenamiento y
transporte de Residuos peligrosos.
REGISTRO DE
INFORMACIÓN
DE CONTROLES
LICENCIAS,
PERMISOS,
CERTIFICADOS,
MANIFIESTOS,
ENTRE OTROS
Generación de Residuos especiales, para
su control deben ejecutarse las actividades
establecidas en el Instructivo para la gestión
Integral de Residuos de manejo especial.
Generación Emisiones atmosféricas y
contaminación visual, para su control
deben ejecutarse las actividades establecidas
en el Instructivo para la evaluación, control y
seguimiento de las condiciones de la calidad
Página 7 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P012
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
del aire y publicidad exterior visual.
REGISTRO
Consumo de energía, agua y papel, para
su control deben ejecutarse las actividades
establecidas en los instructivos para el control
en el consumo de energía, agua, papel y
combustible respectivamente.
A
Como medidas de soporte de la ejecución de
controles operacionales, se diligenciarán los
siguientes formatos:
3
• Generación de residuos convencionales.
REGISTRO DE
CONTROLES
OPERACIONALES
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
• Generación de residuos peligrosos y
especiales.
FORMATO DE
REGISTRO DE
INFORMACIÓN
• Control consumos agua, energía, papel y
combustible.
• Control fuentes fijas.
NOTA: Como registros de controles
diferentes a los especificados anteriormente,
se podrán presentar documentos como:
planes, programas, licencias, permisos,
certificados, manifiestos, entre otros; como
soportes que evidencien la implementación
de controles operacionales.
NO
4
¿SE
GENERÓ UN
INCIDENTE?
N/A
6
En caso de generarse un incidente se debe dar
continuidad a la actividad cinco (5) del presente
procedimiento.
Por el contrario, si no se presenta un incidente es
necesario dar continuidad a lo establecido en la
actividad seis (6).
N/A
SI
B
Página 8 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P012
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
ACTIVIDAD
B
5
ATENDER E
INFORMAR EL
INCIDENTE
6
REALIZAR
SEGUIMIENTO A
IMPLEMENTACIÓN
DE CONTROLES
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Personal de servicios
generales
Responsables del
Almacén, Planta
Física o personal de
mantenimiento de las
instalaciones,
Brigadistas o
Enfermería.
Funcionarios de
planta y/o
contratistas
En el caso de presentarse un incidente
relacionado con la operación, se debe atender
y reportar según lo establecido en el
procedimiento 1D-PGE-P015 Procedimiento
para la preparación, respuesta, reporte y
desarrollo de investigaciones de emergencias
ambientales.
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
7
¿LOS
CONTROLES
SON
EFECTIVOS?
SI
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
Para verificar la implementación de los
controles operacionales y su efectividad, se
realizarán seguimiento periódico a través de
inspecciones
ambientales,
según
lo
establecido
en
el
1D-PGE-P017
Procedimiento para el desarrollo de
inspecciones ambientales.
REGISTRO
FORMATO
REPORTE E
INVESTIGACIÓN
AMBIENTAL
FORMATO
INSPECCIÓN
AMBIENTAL
Si en el desarrollo de la inspección se verifica
que los controles no se están realizando o no
son efectivos, se ejecuta lo establecido en la
actividad 8.
Si los controles son efectivos se finaliza el
procedimiento, según lo indicado en la
actividad 9.
N/A
NO
8
REALIZAR
AJUSTES A LOS
CONTROLES.
9
FIN
Personal de
mantenimiento
Personal de aseo
Supervisor de
contrato
Equipo
SIG/SGA
Referentes SIG
Ambientales
Se realizan las correcciones al (los)
control(es) operacional(es) que no se
ejecuta(n) o no son efectivo(s).
Fin del procedimiento
CUADRO DE
CONTROL
N/A
Página 9 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
Código: 1D-PGE-P012
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Versión: 4
Procedimiento de Control Operacional
Vigencia desde:
28 de septiembre de 2015
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos controlados desde el SIG
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
Procedimiento para la Identificación, Evaluación y Actualización de Aspectos e impactos
ambientales
1D-PGE-P017
Procedimiento para el desarrollo de inspecciones ambientales
1D-PGE-I002
Instructivo para la gestión integral de residuos convencionales
1D-PGE-I003
Instructivo para la Clasificación, almacenamiento y transporte de residuos peligrosos.
1D-PGE- I015
Instructivo para la gestión Integral de Residuos de manejo especial
Instructivo para la evaluación, control y seguimiento de las condiciones de la calidad del
1D-PGE-I005
aire y publicidad exterior visual.
1D-PGE-I014
Instructivo para el control del consumo de agua, energía , papel y combustible
1D-PGE-F008
Formato registro de información generación de residuos convencionales
1D-PGE-F36
Formato registro de información generación de residuos peligrosos y especiales.
1D-PGE-F35
Formato control fuentes fijas.
1D-PGE-PL001
Plan de gestión integral de residuos peligrosos
1D-PGE-G004
Plan de Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y similares
3.2 Normatividad vigente
1D-PGE-P010
NORMA
AÑO
Decreto 652
2011
Resolución 242
2014
Ley 1333
2009
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital
del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y
Organismos Distritales.
Por la cual se adoptan los lineamientos para la
formulación, concertación, implementación, evaluación,
control y seguimiento del Plan Institucional de Gestión
Ambiental –PIGA
Por la cual se establece el procedimiento sancionatorio
ambiental y se dictan otras disposiciones
Todos
Todos
Todos
3.3. Documentos externos
NOMBRE
ISO 14001 Sistemas de
Gestión Ambiental. Requisitos
con orientación para su uso.
Norma técnica distrital del
sistema integrado de gestión
NTD-SIG 001
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
ENTIDAD
QUE LO
EMITE
2004
ICONTEC
2011
Secretaría General
de la Alcaldía
Mayor
MEDIO DE CONSULTA
Norma que reposa en el archivo de la
Dirección de Planeación y Sistemas de
Información – Grupo SIG
Norma que reposa en el archivo de la
Dirección de Planeación y Sistemas de
Información – Grupo SIG
Página 10 de 10
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”