1D-PGE-P010

PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
Código: 1D-PGE-P010
Versión: 5
Procedimiento para la Identificación, Evaluación
Vigencia desde: 09 de
y Actualización de Aspectos e Impactos
Noviembre de 2015
Ambientales
VERSION 1
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
1
8 de noviembre de 2010
2
19 de agosto de 2011
3
25 de junio de 2013
4
25 de Septiembre de 2014
5
09 de Noviembre de 2015
Primera versión del documento
Modificación de plantilla y codificación
Modificación en el nombre del procedimiento, las políticas de
operación, siglas, normatividad, registros y descripción de
actividades del procedimiento.
Modificación de plantilla, glosario y actividades.
Modificación en objetivo, política de operación número 5.
Cambio en actividad número 1y 2.
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de
Gobierno.
1
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PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATEGICA
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Definir y actualizar los aspectos ambientales dados en el desarrollo de las actividades y servicios prestados en
las sedes de la Secretaría Distrital de Gobierno y evaluar los impactos ambientales asociados con los aspectos
ambientales definidos.
Alcance
Se aplica a todas las instalaciones o sedes de la Secretaría Distrital de Gobierno. Inicia con la identificación de
actividades realizadas en una instalación de la Entidad, continúa con la identificación de aspectos e impactos
ambientales, su evaluación y termina con el procedimiento de control operacional.
Políticas de Operación
1.
La identificación de aspectos e impactos ambientales debe realizarse en conjunto con el equipo técnico
del Sistema Integrado de Gestión y los referentes SIG.
2. La matriz de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales de la Secretaría Distrital de
Ambiente es la herramienta, que debe ser utilizada para el registro de los aspectos e impactos ambientales
de la entidad identificados, analizados y evaluados.
3. Las salidas generadas en este procedimiento, aportan al logro de los objetivos y metas formulados para la
gestión de los procesos que tengan metas ambientales establecidas y que se encuentran formulados en los
planes vigentes.
4. Los controles a los riesgos asociados al presente procedimiento se encuentran establecidos en la matriz de
riesgos de los procesos que tengan riesgos ambientales asociados, los cuales buscan gerenciarlos en todos
los ámbitos de la gestión institucional que afecten la misionalidad y la gestión administrativa, cumpliendo
los lineamientos establecidos en el manual de gestión del riesgo.
5. La actualización y envió al grupo SIG de la matriz de identificación de aspectos y evaluación de impactos
ambientales se realizará de manera anual al igual que su remisión a la Secretaría Distrital de Ambiente.
Glosario
ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios que puede interactuar
con el medio ambiente. Los aspectos ambientales son causas de la contaminación ambiental.
ASPECTO AMBIENTAL SIGNIFICATIVO: Elemento de las actividades, productos o servicios de
una organización que provoca un mayor impacto ambiental que el resto de aspectos ambientales
generados por la actividad.
CONTROL OPERACIONAL: prácticas, actividades o procedimientos que aseguran mantener un nivel
permitido, la disminución o que se eviten los impactos ambientales ocasionados por los aspectos
ambientales.
ENTRADAS DE LA ACTIVIDAD: Se refiere a los insumos, materias primas y consumos de recursos
naturales y similares que requiere la actividad para su desarrollo, ejemplo: consumo de combustibles
fósiles.
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EVALUACIÓN DEL ASPECTO AMBIENTAL: Es una valoración documentada de la incidencia
ambiental que tienen los aspectos originados por la entidad.
GESTOR AMBIENTAL: Servidor público de nivel directivo que adelanta gestiones que propendan por la
protección ambiental; además de contar con competencias de carácter estratégico, organizativo y relacional. Sus
acciones se centrarán en el seguimiento y control del impacto ambiental en las actividades diarias de la entidad o
empresa del Distrito Capital.
IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o
parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de la organización. Los Impactos
ambientales son las consecuencias asociadas a los aspectos identificados para cada actividad.
PROFESIONAL AMBIENTAL: Persona encargada de la Implementación del subsistema de Gestión
Ambiental en las Alcaldías Locales y sedes de Nivel Central.
REFERENTES SIG: Son los/las Servidores/as Públicos/s que pertenecen a los diferentes procesos de
la Entidad, tanto del primer Nivel (direccionamiento y control) como de los Segundos Niveles (alcaldías
Locales, personas privadas de la libertad), cuyo deber es apoyar al Líder del Proceso o Alcalde/sa Local en
la puesta en operación de los lineamientos y las herramientas del Sistema Integrado de Gestión al interior
de su proceso o Alcaldía Local.
SALIDAS: Se refiere a los productos de una actividad en función a los recursos naturales ejemplo:
generación de emisiones atmosféricas.
STORM USER: Herramienta de cargue, validación y envío de información de la Secretaría Distrital de
Ambiente.
Siglas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DPSI: Dirección de Planeación y Sistemas de Información
PC ( ): Punto de Control del procedimiento.
PIGA: Plan Institucional de Gestión Ambiental.
SDA: Secretaría Distrital de Ambiente.
SDG: Secretaría Distrital de Gobierno.
SGA: Subsistema de Gestión Ambiental
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
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Ambientales
Características de calidad del servicio generado
Servicio
Descripción del servicio
Usuario(s) interno(s)
Requisito de calidad
Oportunidad
Claridad
Publicidad
Identificación de aspectos e impactos ambientales de las sedes de la entidad, que hacen parte del alcance del
subsistema de gestión ambiental
Este servicio tiene como fin determinar los aspectos e impactos ambientales que se generan en la Entidad, y
que deben ser controlados mediante la implementación de actividades específicas, de acuerdo al
procedimiento de control operacional.
Todos los procesos de la Secretaría Distrital de Gobierno
Descripción del requisito de calidad
La identificación debe realizarse de manera anual.
La identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales,
debe ser fácil comprensión para establecer las actividades
generadoras de los impactos ambientales y de los procedimientos
e instructivos que se deben aplicar para el control operacional.
Los resultados son divulgados a las partes que corresponda para
su conocimiento e implementación de los controles
correspondientes.
Registro donde se evidencia el
cumplimiento del requisito de
calidad
Acta de reunión.
Matriz de evaluación de aspectos e
impactos ambientales.
Formato de diagnóstico
Matriz de evaluación de aspectos e
impactos ambientales.
Comunicación oficial, correo electrónico.
Nota 1: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que
responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
INICIO
1
IDENTIFICACIÓN
DE ACTIVIDADES
DESARROLLADAS
EN LAS SEDES
Inicio del procedimiento
Gestor Ambiental
ó
Profesional
Ambiental.
Identifica las actividades desarrolladas en la
sede evaluada determinando sus entradas y
salidas; a través de alguno de los siguientes
métodos:
a. En caso de no contar con diagnóstico
ambiental actualizado, deberá realizar una
visita, técnica para la cual deberá
diligenciar el “Formato de Diagnóstico”
1D-PGE-F007.
REGISTRO
N/A
FORMATO DE
DIAGNÓSTICO
b. Consultar fuentes de información como
matriz de aspectos e impactos ambientales
vigente,
diagnóstico
ambiental,
documento PIGA de la sede.
2
IDENTIFICACIÓN
DEASPECTOS E
IMPACTOS
AMBIENTALES
Profesional
Ambiental
y
Referentes SIG
A
PC: En una mesa de trabajo convocada por
el Gestor Ambiental, liderada por el
profesional ambiental y con la participación de
los referentes SIG se diligencia la “Matriz de
identificación de aspectos y evaluación de
impactos ambientales” de la SDA, con base en
los resultados de la matriz de entradas y
salidas.
NOTA: se deben considerar los siguientes
factores:
1. De acuerdo a las condiciones de las sedes
se identifican los procesos y las
actividades generales que allí se realizan.
2. Se definen los aspectos ambientales que se
puedan presentar en el desarrollo de las
actividades identificadas en el numeral
anterior, en condiciones normales,
anormales o de emergencia. Para esta
actividad podrá ser consultado el listado de
“Aspectos Ambientales de la SDG” e “Impactos
Ambientales de la SDG”
3. Con base en los aspectos identificados, se
deben asociar los impactos ambientales
tanto negativos como positivos.
4. Se debe asociar el impacto ambiental a un
recurso natural determinado.
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
DE LA SDA
ACTA DE
REUNIÓN
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A
3
CALIFICACIÓN Y
EVALUACIÓN
DE IMPACTOS
AMBIENTALES
Profesional
Ambiental
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Evalúa cuantitativamente el o los impactos
identificados en la actividad 2 y diligencia la
“Matriz de identificación de aspectos y
evaluación de impactos ambientales” de la
SDA, de acuerdo con los “Criterios de
Valoración de Impactos Ambientales de la SDA”,
que se encuentran anexos a este documento.
REGISTRO
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
DE LA SDA
Esta evaluación arroja una calificación
automática que determinan la importancia
del impacto, que puede ser: ALTA,
MODERADA O BAJA.
4
IDENTIFICACIÓN
DE
NORMATIVIDAD
AMBIENTAL
APLICABLE A
CADA ASPECTO E
IMPACTO
AMBIENTAL
5
IDENTIFICACIÓN
DE IMPACTOS
AMBIENTALES
SIGNIFICATIVOS
Profesional
Ambiental
Profesional
Ambiental
Referentes SIG
6
DEFINICIÓN DEL
CONTROL
OPERACIONAL
Profesional
Ambiental
En cada aspecto e impacto ambiental
relacionado en la “matriz de identificación de
aspectos y evaluación de impactos
ambientales” se identifica la normatividad
ambiental asociada y así mismo se determina
su cumplimiento diligenciando la casilla
correspondiente.
PC: Se identifican los impactos
significativos, utilizando la “Matriz de
identificación de aspectos y evaluación de
impactos ambientales” de la SDA.
La identificación de los impactos ambientales
significativos se obtiene automáticamente en
la casilla “SIGNIFICANCIA” de la “Matriz
de identificación de aspectos y evaluación de
impactos ambientales” de la SDA
Se definen las prácticas, actividades y/o
procedimientos que se deben desarrollar para
minimizar o evitar que se generen impactos
ambientales asociados al desarrollo de las
actividades identificadas en la “Matriz de
identificación de aspectos y evaluación de
impactos ambientales”.
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
DE LA SDA
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
DE LA SDA
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
DE LA SDA
B
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Gestor Ambiental
El Gestor Ambiental revisa la información
consignada en la “Matriz de identificación de
aspectos y evaluación de impactos
ambientales”.
Una vez está de acuerdo con el contenido
procede a su aprobación.
REGISTRO
B
7
REVISIÓN Y
APROBACIÓN
Envía copia en medio magnético de la “la
“Matriz de identificación de aspectos y
evaluación de impactos ambientales” de la
SDA a la DPSI – Grupo del SIG, para su
respectiva publicación en la intranet de la
Entidad.
8
ENVIO DE COPIA
MAGNÉTICA DE
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES.
Profesional
Ambiental
NOTA: Así mismo se envía la matriz por
medio del aplicativo STORM USER a la
Secretaría Distrital de Ambiente de manera
anual, en el periodo establecido en la
Resolución 242 de 2014.
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
DE LA SDA
MATRIZ DE
IDENTIFICACIÓN
DE ASPECTOS Y
EVALUACIÓN DE
IMPACTOS
AMBIENTALES
NOTA 2: se debe socializar a los
servidores/as públicos/as y partes interesadas
involucradas con los aspectos e impactos
ambientales de la Entidad; por medio de
jornadas
de
inducción,
reinducción,
sensibilización, publicación en intranet, correo
electrónico y demás medios establecidos por el
proceso de Gestión de comunicaciones.
9
Fin del procedimiento
N/A
FIN
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3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
1D-PGE-F007
N/A código SIG
N/A código SIG
N/A código SIG
N/A código SIG
N/A código SIG
NOMBRE DOCUMENTO
Formato Diagnóstico Ambiental de las Instalaciones.
Matriz de aspectos e impactos ambientales
Matriz normativa ambiental
Listado de Aspectos Ambientales de la SDG
Listado de Impactos Ambientales de la SDG
Criterios de valoración de Impactos Ambientales de la SDA
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Decreto 652
2011
Resolución 242
2014
EPÍGRAFE
Por medio del cual se adopta la
Norma Técnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestión
para
las
Entidades
y
Organismos Distritales.
Por la cual se adoptan los
lineamientos
para
la
formulación,
concertación,
implementación, evaluación,
control y seguimiento del Plan
Institucional
de
Gestión
Ambiental –PIGA
ARTÍCULO(S)
Todos
Artículos 11, 20 y 21
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE
VERSIÓN
ISO 14001 Sistemas de
Gestión
Ambiental.
Requisitos con orientación
para su uso.
2004
ICONTEC
Norma técnica distrital del
sistema integrado de
gestión NTD-SIG 001
2011
Secretaría General de la
Alcaldía Mayor
MEDIO DE CONSULTA
Norma que reposa en el
archivo de la Dirección de
Planeación y Sistemas de
Información – Grupo SIG
Norma que reposa en el
archivo de la Dirección de
Planeación y Sistemas de
Información – Grupo SIG
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