1D-PGE-P002

PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-P2
Versión: 3
Procedimiento Seguimiento a Planes de Gestión
Vigencia desde:
7 de Mayo de 2014
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN1
FECHA
1
04 de diciembre de 2007
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
Primera emisión del documento.
2
24 de junio de 2011
Elimina el procedimiento P-116302-05 Seguimiento a los
Planes de Gestión Institucional.
Actualización de las actividades, inclusión del alcance, de la
normatividad y del glosario.
3
7 de Mayo de 2014
Modificación en las políticas de operación, en la secuencia y
contenido de algunas de las actividades
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Revisar periódicamente el cumplimiento de la gestión de los procesos de la entidad, a través de la medición del avance de
las metas programadas, a fin de suministrar oportunamente información que permita orientar la toma de decisiones hacia
el logro de los objetivos estratégicos de la Entidad.
Alcance
Este procedimiento opera para todos los procesos de la entidad. Inicia con el control de la gestión de la dependencia
asociada al proceso y termina con la transmisión de los informes tanto a la Contraloría Distrital como a las instancias
correspondientes.
Políticas de Operación
1. Los líderes de cada proceso deben participar en el seguimiento a los avances de los Planes de Gestión.
2. La asesoría metodológica durante la etapa de seguimiento de los planes de gestión es responsabilidad del Equipo de
Planes de Gestión de la DPSI.
3. En los casos en que no se señale expresamente que las comunicaciones deben hacerse en medio impreso, se entiende
que se realizan a través de correo electrónico.
4. En el evento en que el Aplicativo Oficial para registrar los avances de los Planes de Gestión de la entidad no se
encuentre disponible, la Dirección de Planeación y Sistemas de Información, definirá la herramienta que supla la
contingencia, la cual debe ser de obligatorio uso por todos los procesos de la entidad.
5. La solicitud de reprogramación y reformulación de las metas de los planes de gestión del trimestre vigente y/o los
siguientes, debe realizarse antes del cierre trimestral conforme a lo establecido en el cronograma para la Formulación y
seguimiento de Planes de Gestión. Después de estas fechas no se recibirán solicitudes. Lo anterior teniendo en cuenta
que no se pueden reprogramar trimestres vencidos.
Glosario
1. AJUSTES: Cuando en el Plan de Gestión se deben efectuar correcciones en los registros trimestrales, en la etapa de
ejecución.
2. EJECUCIÓN: Llevar a cabo las actividades que resulten de la etapa de formulación y programación de las metas de
los procesos, con el cumplimiento a los requisitos establecidos en los planes de gestión.
3. MEDIO DE VERIFICACIÓN: Las evidencias que se requieren, para dar cuenta de los avances y cumplimiento de
las metas, con los criterios que deben reunir los productos o servicios esperados.
4. REFORMULACIÓN: Se denomina de ésta manera al hecho de adicionar o suprimir una o varias metas en el Plan
de Gestión.
5. REPROGRAMACIÓN Se denomina de ésta manera al hecho de aumentar, disminuir o modificar la magnitud
definida en cualquier trimestre de una o varias metas en el Plan de Gestión.
Siglas
1.DPSI: Dirección de Planeación y Sistemas de Información
2.PG: Plan de Gestión
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vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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3.SIVICOF: Sistema de Vigilancia y Control Fiscal de la Contraloría de Bogotá
Salidas generadas del procedimiento
Salidas
Informes de seguimiento a los
Planes de gestión
Planes de gestión reformulados
y/o reprogramados.
Descripción
Seguimientos periódicos al avance de los planes de
gestión
por procesos, desagregados y por
dependencias.
Cliente interno
Todos los procesos
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2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Inicio del procedimiento (Procedimiento Formulación de
Planes de Gestión)
N/A
Equipo Planes de
Gestión
Informa trimestralmente a los y las líderes y referentes de
procesos y a los y las gestoras de dependencia, las fechas
para ejecutar las acciones propias del seguimiento, de
acuerdo al “Cronograma para la Formulación y seguimiento
de Planes de Gestión”
CORREO
ELECTRÓNICO
Líder del Proceso
En caso de requerirse una reformulación y/o
reprogramación, envía la justificación vía correo electrónico
al equipo de Planes de Gestión - DPSI.
CORREO
ELECTRÓNICO
Equipo Planes de
Gestión
Evalúa si la solicitud de la reformulación y/o
reprogramación cumple los lineamientos de la Guía para la
Formulación y Seguimiento de Planes de Gestión y con
base en las eventualidades previstas en la etapa de
formulación registradas en el formato de formulación de
metas.
N/A
Equipo Planes de
Gestión
Si procede la reformulación y/o reprogramación, informa
mediante correo electrónico al (la) líder y referente del
proceso y al(la) responsable y gestor(a) de la dependencia
INICIO
1
INFORMAR
CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES
2
SOLICITAR
S
OLICITAR
REFORMULACIÓN
R
EFORMULACIÓN O
O
REPROGRAMACIÓN
REPROGRAMACIÓN
DEL
PLAN
DE
DEL PLAN DE
GESTIÓN
G
ESTIÓN
3
¿ES PERTINENTE
REFORMULAR Y/O
REPROGRAMAR EL
PLAN DE
GESTIÓN?
No
6
Si
4
INFORMAR
PERTINENCIA DE
REFORMULACIÓN
5
REALIZAR
REFORMULACIÓN
Y/O
REPROGRAMACIÓN
DEL PLAN DE
GESTIÓN
7
Equipo Planes de
Gestión
Registra en el aplicativo la reformulación
reprogramación del Plan de Gestión solicitada.
CORREO
ELECTRÓNICO
y/o
APLICATIVO
PLANES DE
GESTIÓN
A
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ACTIVIDAD
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Equipo Planes de
Gestión
Si no procede la reformulación y/o reprogramación,
informa mediante correo electrónico al(la) líder del proceso,
las razones por las cuales no procede la reprogramación y/o
reformulación.
REGISTRO
3
A
6
INFORMAR QUE NO
PROCEDE LA
REFORMULACIÓN
Y/O
REPROGRAMACIÓN
7
REALIZAR
SEGUIMIENTO LA
GESTIÓN DE SU
DEPENDENCIA
Responsable de la
Dependencia
8
REGISTRAR
EJECUCIÓN DE LAS
CONTRIBUCIONES A
LOS PLANES DE
GESTIÓN
Gestor(a) de la
dependencia
Realiza seguimiento al cumplimiento de las metas
establecidas como contribución a los planes de gestión de
los diferentes procesos en que participa.
Registra en el aplicativo, en los plazos establecidos, la
información de la ejecución trimestral de los procesos en
que participa la dependencia previamente revisada por el
equipo de planes de gestión
Registra los valores del indicador, el análisis de avance en la
ejecución de la meta y los medios de verificación.
CORREO
ELECTRÓNICO
N/A
REGISTRAR
EJECUCIÓN DE
LAS CONTRIBUCIONES AL PG
9
¿REQUIERE
AJUSTAR LA
INFORMACIÓN
REPORTADA?
Equipo Planes de
Gestión.
Establece si la información registrada en el aplicativo
requiere algún ajuste de acuerdo a lo establecido en la Guía
para la Formulación y Seguimiento de Planes de Gestión.
N/A
NO
12
SI
10
SOLICITAR QUE SE
REALICEN LOS
AJUSTES A LA
INFORMACIÓN
REPORTADA
Equipo Planes de
Gestión
En caso de requerirse ajustes a la información registrada,
solicita a los (las) Gestores de Dependencia y/o Referentes
de Proceso correspondiente, realizar las modificaciones
pertinentes en los tiempos establecidos en el “Cronograma
para la Formulación y seguimiento de Planes de Gestión”
CORREO
ELECTRÓNICO
B
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ACTIVIDAD
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Gestor(a) de la
Dependencia o
Referente del
Proceso
Realiza en el aplicativo los ajustes solicitados, en los
tiempos programados en el “Cronograma para la
Formulación y seguimiento de Planes de Gestión”.
APLICATIVO
PLANES DE
GESTIÓN
Equipo Planes de
gestión
Se analiza la información reportada por los procesos, para
hacer seguimiento al nivel de ejecución del plan de gestión
N/A
Equipo Planes de
Gestión
Elabora el Informe de análisis trimestral o anual de
cumplimiento de los Planes de Gestión por Proceso.
INFORME DE
ANÁLISIS DE
CUMPLIMIENT
O DE LOS PG
Director de
Planeación y
Sistemas de
Información
Revisa el Informe de análisis trimestral o anual de
cumplimiento de los planes de gestión.
N/A
Director de
Planeación y
Sistemas de
Información
¿Existen observaciones al informe?
N/A
B
11
REALIZAR LOS
AJUSTES
SOLICITADOS
12
ANALIZAR
REPORTES
13
ELABORAR INFORME
DE ANÁLISIS DEL
AVANCE DE LOS
PLANES
14
REVISAR INFORME
DE ANÁLISIS DEL
NIVEL DE AVANCE
DE LOS PLANES DE
GESTIÓN
15
¿EXISTEN
OBSERVACIONES AL
INFORME?
NO
18
SI
C
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ACTIVIDAD
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DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
C
17
REALIZAR LAS
CORRECCIONES
SOLICITADAS AL
INFORME
18
ENVIAR LOS
INFORMES A LOS
RESPONSABLES DE
LOS PROCESOS
19
ANALIZAR LOS
AVANCES Y
CONTRIBUCIONES
DEL PROCESO AL
PLAN DE GESTIÓN
20
FIN
Equipo Planes de
Gestión
Director(a) de
Planeación y
Sistemas de
Información
Líder del proceso
Realiza las correcciones solicitadas al informe
Se envía informe a los (las) líderes de procesos, con copia a
la Oficina de Control Interno.
Nota: En el informe se indica que para cada una de las
metas cuyo color de semáforo sea rojo o amarillo, es
necesario que el(la) líder del proceso genere el plan de
mejora respectivo
Analiza el informe trimestral de cumplimiento del Plan de
gestión del proceso para el análisis de causas y formulación
del plan de mejora, en caso de ser necesario.
INFORME DE
ANÁLISIS DE
CUMPLIMIENTO
DE LOS PG
INFORME DE
ANÁLISIS DE
CUMPLIMIENTO
DE LOS PG
N/A
Nota: para la formulación del plan de mejora se debe
remitir al procedimiento Gestión para la mejora
Fin del procedimiento
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3. DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO
DOCUMENTO
1D-PGE-G1
Guía para la Formulación y Seguimiento de Planes de Gestión
1D-PGE-F27
Formato de Formulación y Seguimiento de Planes de Gestión
1D-PGE-F30
Cronograma para la Formulación y Seguimiento de Planes de Gestión
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Ley 87
1993
Ley 872
2003
Ley 909
2004
Decreto 2145
1999
Decreto 1599
2005
Acuerdo Distrital 122
2004
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
Por la cual se establecen normas
para el ejercicio del control
interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan
otras disposiciones
Creación del sistema de gestión de
calidad en la rama Ejecutiva del
Poder público y en otras
entidades prestadoras del servicio
Expedición de normas que
regulan el Empleo público, la
Carrera Administrativa, gerencia
pública y se dictan otras
disposiciones, en sus artículos 48
“Principios de la Función
Pública” y 50, “Acuerdos de
Gestión
Por el cual se dictan normas sobre
el sistema nacional de control
interno de las Entidades y
Organismos de la Administración
Pública del Orden Nacional y
Territorial y se dictan otras
disposiciones.
Por el cual ser adopta el Modelo
Estándar de Control Interno para
el Estado Colombiano
Por el cual se adopta en Bogotá,
D.C. el Sistema de Gestión de la
Calidad creado por la Ley 872 de
2003, reglamenta por el Decreto
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NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
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ARTÍCULO(S)
387 del 2004.
Decreto 4485
2009
Acuerdo 136
2010
Por medio de la cual se adopta la
actualización de la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública.
Lineamientos
evaluación
de
desempeño
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN O ENTIDAD QUE LO EMITE
VERSIÓN
MEDIO DE CONSULTA
N/A
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