1D-PGE-P001

PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Procedimiento Formulación de Planes de Gestión
VERSION 1
1
2
3
4
5
Código: 1D-PGE-P001
Versión: 5
Vigencia desde:
23 de febrero de 2016
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
04 de diciembre de 2007
Primera emisión del documento.
Elimina el procedimiento P-116302-03 Formulación y
Programación Plan de Gestión Institucional.
20 de junio de 2011
Actualización de las actividades, inclusión de alcance, de
normatividad y glosario.
Ajustes en las actividades, eliminación de formatos, eliminación
3 de junio de 2013
y ajuste de palabras en el glosario. Ajustes en las políticas de
operación
7 de mayo de 2014
Ajustes en las actividades y políticas de operación
Cambio de símbolo en registro de las actividades 4, 5, 6 y 7, se
incluye la palabra SIPSE en los registros magnéticos de las
actividades 9 y 10, se elimina el acuerdo 136 de 2010
23 de febrero de 2016
Lineamientos evaluación de desempeño y además se cambió el
formato donde se incluyen las características de calidad del
servicio generado.
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de
Gobierno.
1
Página 1 de 8
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Procedimiento Formulación de Planes de Gestión
Código: 1D-PGE-P001
Versión: 5
Vigencia desde:
23 de febrero de 2016
1. INFORMACIÓN GENERAL
Objetivo del Procedimiento
Planear de manera integral la gestión de la Entidad, a través de la programación de las metas de los procesos,
requeridas durante la vigencia, para alcanzar los objetivos de los mismos, en cumplimiento de la misión y los
objetivos estratégicos.
Alcance
Este procedimiento aplica para la formulación de los Planes de Gestión de todos los procesos de la Secretaría
Distrital de Gobierno. Comienza con la divulgación del inicio del período de formulación de los Planes de
Gestión y finaliza con el registro en el aplicativo oficial en el modulo de Planes de Gestión.
Políticas de Operación
1. Los/las líderes de cada proceso deben participar en los equipos que se conformen para la formulación de
los Planes de Gestión. En estos equipos deben participar todas las dependencias que hacen parte del
proceso. Para los procesos de las Alcaldías Locales deben participar los Alcaldes y las Alcaldesas Locales,
junto con los y las Coordinadores/as Administrativos/as Financieros/as y/o Normativos/as Jurídicos/as
según corresponda.
2. Adicionalmente en la formulación de los planes de gestión participarán: La Dirección de Planeación y
Sistemas de Información a través de los grupos del Sistema Integrado de Gestión, grupo de Programación,
Seguimiento y Evaluación a la Inversión, y grupo de Planeación Estratégica. La Oficina de Control Interno
participará como invitada.
3. La asesoría metodológica para la formulación de los planes de gestión es responsabilidad de la Dirección
de Planeación y Sistemas de Información, a través del equipo delegado.
4. La formulación del plan de gestión requiere por lo menos de una jornada de trabajo completa, en la que se
lleve a cabo una revisión exhaustiva de la información asociada al proceso y de esta manera proceder a la
proyección del plan de gestión.
Las metas de los planes de gestión deben estar alineadas con el Plan de Desarrollo Distrital, Plan Estratégico
Sectorial, Plan Estratégico de la Entidad, las metas del o los proyectos de inversión asociado al proceso y con
los objetivos y los lineamientos del proceso.
Glosario
1. CONTENIDOS TEMÁTICOS: Son los temas específicos que debe atenderse en la vigencia para lograr
el objetivo del proceso, éstos se definen en las metas y actividades.
2. ESTRATEGIA: Orientaciones definidas por los directivos de la Entidad, con el fin de facilitar al máximo
el logro de los objetivos institucionales. Para establecer las estrategias hay que considerar las amenazas y
oportunidades del medio externo y las fortalezas y debilidades propias de la organización, identificadas en
un diagnóstico estratégico.
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
Página 2 de 8
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Procedimiento Formulación de Planes de Gestión
Código: 1D-PGE-P001
Versión: 5
Vigencia desde:
23 de febrero de 2016
3. FORMULACIÓN: Etapa del Plan de Gestión Institucional donde se definen para la vigencia, las metas,
los indicadores de meta y la programación, de acuerdo a las prioridades para la consecución del objetivo
de cada proceso.
4. GESTOR/A DE DEPENDENCIA: Persona designada para consolidar la información de la
formulación y de los seguimientos de las contribuciones de una dependencia a las metas establecidas en
los planes de gestión de los procesos.
5. LINEAMIENTOS METODOLÓGICOS: Directrices que establecen los limites y las características
dentro de las cuales se deben elaborar y realizar la formulación y los seguimientos a los planes de gestión
con el fin de lograr coherencia metodológica.
6. PLAN DE GESTIÓN: Herramienta del nivel táctico, en la que se materializan los objetivos estratégicos
de la Entidad, a través de la definición y programación de metas que den cumplimiento al objetivo de un
proceso durante una vigencia.
7. PROCESO 2 : Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
8.
REFERENTE DE PROCESO: Persona designada para consolidar la información de la formulación y
de los seguimientos de las metas establecidas en los planes de gestión del proceso.
Siglas
1. DPSI: Dirección de Planeación y Sistemas de Información.
2. SIG: Sistema Integrado de Gestión
2
Norma Técnica de calidad de la gestión publica, vigente, capítulo 3 Términos y Definiciones
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
Página 3 de 8
Código: 1D-PGE-P001
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Versión: 5
Vigencia desde:
23 de febrero de 2016
Procedimiento Formulación de Planes de Gestión
Características de calidad del servicio generado
Servicio
Formulación de Planes de Gestión por proceso.
Descripción del servicio
Planes de gestión formulados por proceso y por dependencia, que deben ser ejecutados durante la vigencia.
Usuario(s) interno(s)
Todos los procesos.
Requisito de calidad
Oportunidad
Claridad
Coherencia
Descripción del requisito de calidad
La identificación debe realizarse de manera anual.
Registro donde se evidencia el cumplimiento del
requisito de calidad
Acta de reunión
La identificación y evaluación de aspectos e impactos, debe
Acta de reunión, Formato de formulación de metas y
ser de fácil comprensión para establecer los productos de los
formato para la formulación de planes de gestión.
procesos que son generadores de los impactos y/o resultados
de la gestión.
Formato de formulación de metas, formato para la
Los planes de gestión por procesos deben estar alineados con
formulación de planes de gestión y aplicativo SIPSE.
el marco estratégico y el plan estratégico institucional.
Nota 1: Entiéndase por requisito de calidad la característica, en términos de adjetivo, que expresa el nivel de cumplimiento esperado del servicio frente a las necesidades o expectativas a las que
responde. Tienen como fuente a los usuarios, las normas, la entidad y/o las características inherentes del servicio.
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
Página 4 de 8
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Procedimiento Formulación de Planes de Gestión
Código: 1D-PGE-P001
Versión: 5
Vigencia desde:
23 de febrero de 2016
2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
ELABORAR Y
DIVULGAR EL
CRONOGRAMA
DE PLANES DE
GESTIÓN
2
DESIGNAR EL
REFERENTE DEL
PROCESO Y/O
GESTOR DE LA
DEPENDENCIA
3
REVISAR
DOCUMENTACIÓN
VIGENTE
4
FORMULAR EL PLAN
DE GESTION
A
REGISTRO
Inicio del procedimiento
INICIO
1
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Director/a de
Planeación y
Sistemas de
Información –
Equipo Planeación
Estratégica
Líder del proceso,
responsable de
dependencia y
Gerente de proyecto
Líder del proceso,
responsable de la
dependencia y
Gerente del
proyecto, Referente
del proceso, Gestor
y Referente del
proyecto
Líder del proceso,
responsable de la
dependencia
Elaboran el “Cronograma para la Formulación y
Seguimiento de Planes de Gestión” y divulgan a
los/las Líderes y referentes de proceso y
gestores/as de dependencia, las fechas para la
formulación de los Planes de Gestión para la
siguiente vigencia.
CRONOGRAMA
PIEZAS
INFORMATIVAS
Designan al referente del proceso y/o gestor de la
dependencia, quienes serán los encargados de
coordinar las mesas de trabajo para el proceso de
formulación, e informará a la DPSI.
Nota: El Referente del proceso puede hacer las
veces de Gestor/a de la dependencia.
Revisan los documentos vigentes (Caracterización
del proceso, formulación del proyecto o proyectos
asociados al proceso y último seguimiento del
proceso y del proyecto) para asegurar la unicidad
de criterios en la formulación del plan de gestión.
Nota: La revisión puede ser acompañada por
personal designado de la DPSI – grupos de
Planeación Estratégica, Proyectos y SIG.
En conjunto con su equipo de trabajo y del gerente
del proyecto, referente del proceso, gestor y
referente del proyecto; establecen las metas del
proceso, su ponderación, la programación
trimestral, los indicadores, los medios de
verificación, con el acompañamiento metodológico
de la DPSI, que deben ser registrados en el
formato de formulación de metas de planes de
gestión, según la Guía para la Formulación y
Seguimiento de Planes de Gestión.
Nota 1: La formulación de las metas de los
procesos del segundo nivel – Desarrollo Local, está
a cargo de los/las alcaldes/as locales y sus
ACTAS DE
REUNION
FORMATO DE
FORMULACIÓN
DE METAS
PLANES DE
GESTIÓN
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
Página 5 de 8
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Procedimiento Formulación de Planes de Gestión
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Código: 1D-PGE-P001
Versión: 5
Vigencia desde:
23 de febrero de 2016
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
designados/as, teniendo en cuenta los lineamientos
de los procesos del primer nivel –
Direccionamiento y Control.
Nota 2: La formulación puede ser acompañada
por personal designado de la DPSI – grupos de
Planeación Estratégica, Proyectos y SIG.
A
CORREO
ELECTRÓNICO
5
REVISAR LA
FORMULACIÓN DEL
PLAN DE GESTIÓN
PROPUESTO
Profesional grupo
planeación
estratégica
Revisa el plan de gestión propuesto y de ser
necesario solicita ajustes, por correo electrónico al
líder del proceso y al referente o gestor de la
dependencia.
Líder del proceso,
director de
dependencia o
gerente de proyecto
Junto con su equipo de trabajo realiza las
modificaciones solicitadas, y envía aprobado el
plan de gestión a la Dirección de Planeación y
Sistemas de Información.
CORREO
ELECTRÓNICO
Profesional grupo
planeación
estratégica
Revisa los ajustes solicitados al plan de gestión,
teniendo en cuenta la metodología de la Guía para
la Formulación y Seguimiento de Planes de
Gestión, y lo comunica al líder y al referente del
proceso.
CORREO
ELECTRÓNICO
FORMULACIÓN
DE PG – POR
PROCESO Y
DESAGREGADO
6
REALIZAR
MODIFICACIONES A
LOS PLANES DE
GESTIÓN
7
REVISAR AJUSTES
B
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
Página 6 de 8
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Procedimiento Formulación de Planes de Gestión
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
B
Profesional grupo
planeación
estratégica
¿LOS AJUSTES SON
ACORDES A LA
METODOLOGÍA?
No
6
Si
9
10
REGISTRAR
INFORMACIÓN
FIN
Versión: 5
Vigencia desde:
23 de febrero de 2016
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
REGISTRO
Una vez revisados los ajustes, se establece:
8
REGISTRAR LA
INFORMACIÓN
DEL PLAN DE
GESTIÓN EN EL
APLICATIVO
Código: 1D-PGE-P001
Referente del
proceso
™ Los ajustes, cumplen con la metodología
continua en la actividad nueve (9).
™ Los ajustes no cumplen con la metodología. Se
solicita de nuevo ajuste, mediante correo
electrónico, al plan de gestión formulado.
Vuelve a la actividad (6).
Con el apoyo del Grupo de Planeación Estratégica
de la DPSI registra el plan de gestión aprobado en
el aplicativo oficial y en las fechas previamente
establecidas en el Cronograma para la Formulación
y seguimiento de Planes de Gestión
Nota: Para realizar los registros en el aplicativo, se
debe seguir los parámetros establecidos en el
manual de usuario del mismo.
Gestor plan de
gestión
Con el apoyo del Grupo de Planeación Estratégica
de la DPSI registra el aporte de la dependencia al
plan de gestión del proceso aprobado en el
aplicativo oficial y en las fechas previamente
establecidas en el Cronograma para la Formulación
y seguimiento de Planes de Gestión.
Nota: Para realizar los registros en el aplicativo, se
debe seguir los parámetros establecidos en el
manual de usuario del mismo.
MODULO
PLANES DE
GESTIÓN SIPSE
MODULO
PLANES DE
GESTIÓN –
SIPSE
Fin del procedimiento
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría
Distrital de Gobierno.
Página 7 de 8
PLANEACIÓN Y GERENCIA ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-P001
Versión: 5
Procedimiento Formulación de Planes de Gestión
Vigencia desde:
23 de febrero de 2016
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
1D-PGE-G1
1D-GAR-M5
1D-PGE-F27
1D-PGE-F30
1D-PGE-F40
NOMBRE DOCUMENTO
Guía para la Formulación y Seguimiento de Planes de Gestión
Manual de usuario SIPSE – Módulo Planes de Gestión
Formato Formulación de Planes de Gestión
Formato Cronograma para la Formulación y Seguimiento de Planes de Gestión
Formato de Formulación de metas Planes de Gestión
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Ley 87
1993
Ley 872
2003
Ley 909
2004
Decreto 2145
1999
Acuerdo Distrital
122
2004
EPÍGRAFE
Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan
otras disposiciones
Creación del sistema de gestión de calidad en la rama
Ejecutiva del Poder público y en otras entidades prestadoras
del servicio
Expedición de normas que regulan el Empleo público, la
Carrera Administrativa, gerencia pública y se dictan otras
disposiciones, en sus artículos 48 “Principios de la Función
Pública” y 50, “Acuerdos de Gestión
Por el cual se dictan normas sobre el sistema nacional de
control interno de las Entidades y Organismos de la
Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se
dictan otras disposiciones.
Por el cual se adopta en Bogotá, D.C. el Sistema de Gestión
de la Calidad creado por la Ley 872 de 2003, reglamenta por
el Decreto 387 del 2004.
ARTÍCULO(S)
Artículo 2º y 8º
Artículo 2º, 3º, 4º, 5º
y 6º
Artículo 1º, 2º, 37º,
38º, 39º, 40º,
Artículo 12º, 13º, 14º
y 15º
Artículo 1º
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓ
N O VERSIÓN
Manual Técnico del
Modelo Estándar de
Control Interno para el
Estado Colombiano
2014
Decreto 4485
2009
ENTIDAD QUE LO EMITE
MEDIO DE
CONSULTA
http://portal.dafp.gov.
co/form/formularios.r
etrive_publicaciones?no
=2162
http://www.alcaldiabo
Por medio de la cual se adopta la actualización de la gota.gov.co/sisjur/nor
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. mas/Norma1.jsp?i=378
53
Departamento Administrativo de la
Función Pública
Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la
Secretaría Distrital de Gobierno.
Página 8 de 8