GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: 1D-GMC-P2 Versión: 2 Comunicación Externa VERSIÓN1 1 2 Vigencia desde: 20 de mayo de 2015 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 24 junio de 2011 Primera emisión del documento Se actualizó el alcance indicando que es sólo para el nivel central, ajustes en el glosario y en las actividades. Cambio de formato Se incluyen políticas de operación sobre comunicación externa, en cuanto a la autorización de publicación de información en medios, la cual debe ser solicitada por las diferentes dependencias del nivel central. A su vez, los aspectos e impactos 20 de mayo de 2015 ambientales generados en la Entidad y la manera de identificar, recepcionar y tratar las reclamaciones y demás solicitudes en materia de Gestión Ambiental. Se anula el Formato 1D-GMC-F001, Solicitud de Monitoreo de Noticias, debido a que ya no se utiliza. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno. 1 Página 1 de 7 GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: 1D-GMC-P2 Versión: 2 Comunicación Externa Vigencia desde: 20 de mayo de 2015 1. INFORMACIÓN GENERAL Objetivo del Procedimiento Definir las actividades necesarias para desarrollar y divulgar la información de interés para la ciudadanía, relacionada con los planes, programas y proyectos que adelanta la SDG, a través de las herramientas con las que dispone la entidad, en cumplimiento de su misionalidad, garantizando la comunicación con las partes interesadas. Alcance Este procedimiento aplica a todo el flujo de comunicación externa generada por el nivel central de la entidad. Inicia con la identificación de la información y termina con la divulgación de la misma a través de los diferentes canales de difusión con que cuenta la entidad. Políticas de Operación 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Toda correspondencia oficial asociada al presente procedimiento, debe efectuarse a través del aplicativo de gestión documental (AGD) vigente y adoptado en la Secretaría Distrital de Gobierno, teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por el subsistema de gestión documental. El desarrollo del presente procedimiento debe estar alineado con el Plan de Gestión del Proceso de “Gestión de Comunicaciones”. La Entidad reconoce como canales externos de comunicación los siguientes: a. Páginas web de la Secretaría Distrital de Gobierno (Incluidas las Alcaldías Locales), Cárcel Distrital, y Centro de Estudios y Análisis en Convivencia y Seguridad Ciudadana (CEACSC). b. Correo electrónico: (Zimbra: prensasecretariadegobierno). c. Redes sociales administradas por el Grupo de Comunicaciones: (Twitter, Facebook y YouTube-Gobierno al Día). d. Programa de radio: Transmitido através de la Emisora digital del distrito D. C. Radio. Para los casos de diseños gráficos y de las cuñas radiales, el Grupo de Comunicaciones solicita el concepto a Agencia en Casa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en relación al cumplimiento del Manual de Imagen Corporativa del Distrito, previo a generar las piezas definitivas. Toda comunicación de las diferentes dependencias del nivel central que se vaya a publicar en los medios masivos, comunitarios y/o alternativos debe ser previamente autorizada por el profesional o contratista responsable del Proyecto de Comunicaciones. El impacto que genera la entidad en los diferentes medios masivos se medirá a través del monitoreo de medios para ayudar a la alta dirección en la toma de decisiones. Cuando surjan programas y campañas de comunicación por solicitud directa de la alta Dirección, de una dependencia o como respuesta a una necesidad no prevista, debe ser enviada por correo electrónico al Grupo de comunicaciones y contener como mínimo: * Nombre y tipo de campaña y/o programa. * Dependencias de la Secretaría Distrital de Gobierno participantes. * Nombre de la persona líder de la Dependencia que solicita. * Requerimiento específico sobre el particular. La comunicación externa a las partes interesadas del compromiso ambiental de la Entidad se hará pública mediante la difusión de la Política Ambiental, objetivos ambientales y programas; la cual se realizará por medio de las páginas web de la Secretaría Distrital de Gobierno, Cárcel Distrital y las alcaldías locales. Se publicará en el portal de la Secretaría para conocimiento de las partes externas, los aspectos e impactos ambientales generados en la Entidad. Página 2 de 7 Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: 1D-GMC-P2 Versión: 2 Comunicación Externa Vigencia desde: 20 de mayo de 2015 10. Las reclamaciones y solicitudes de las partes interesadas en temas de Gestión Ambiental serán recepcionadas por la Oficina de Atención a la Ciudadanía, aplicando los parámetros establecidos en el 1D-SAC-P001 Procedimiento Trámite a los Requerimientos Presentados por la Ciudadanía y atendidas por la Dirección Administrativa y/o la Dirección de Planeación y Sistemas de Información según competencias y en caso de requerirse con apoyo de otras dependencias de la entidad. Glosario 1. CAMPAÑA: Propuesta publicitaria masiva y oficial que se realiza para provocar cambios de comportamientos, pensamientos y acciones de la comunidad. 2. COMUNICADO DE PRENSA: Documento en el que se da a conocer de manera oficial algún hecho noticioso, informativo o que por su importancia merece ser conocido por la ciudadanía. 3. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN: Propuesta comunicativa que se desarrolla a través de acciones para los públicos elegidos, con el fin de dar a conocer las políticas públicas, planes y programas que se formulan e implementan para beneficio de la comunidad. 4. EVENTO: Acción para garantizar la presencia institucional en determinado territorio de acuerdo a la temática o necesidades de la comunidad. 5. PIEZA GRÁFICA: Elemento institucional que proporciona información sobre las políticas públicas, planes, programas y acciones de la Entidad. Pueden ser impresos o electrónicos. 6. RUEDA DE PRENSA: Acción comunicativa que convoca la presencia de los representantes de los medios de comunicación externos con el fin de dar a conocer directamente un hecho noticioso, informativo o que por su importancia merece ser conocido por la ciudadanía. 7. IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total o parcialmente resultante de las actividades, productos o servicios de la organización. Los Impactos ambientales son las consecuencias asociadas a los aspectos identificados para cada actividad. 8. ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios que puede interactuar con el medio ambiente. Los aspectos ambientales son causas de la contaminación ambiental. Siglas 1. SDG: Secretaría Distrital de Gobierno. 2. AGD: Aplicativo de Gestión Documental 3. PC ( ): Punto de Control del procedimiento Salidas generadas del procedimiento Salidas Información sobre la Secretaría Distrital de Gobierno divulgada a las partes interesadas y ciudadanía Descripción Información de interés institucional Cliente interno Todos los procesos misionales Página 3 de 7 Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: 1D-GMC-P2 Versión: 2 Comunicación Externa Vigencia desde: 20 de mayo de 2015 Página 4 de 7 Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: 1D-GMC-P2 Versión: 2 Comunicación Externa Vigencia desde: 20 de mayo de 2015 2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REGISTRO INICIO 1 SOLICITAR DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN 2 ANALIZAR LA SOLICITUD Y DELEGAR LOS RESPONSABLES 3 ESTRUCTURAR INFORMACIÓN Y REALIZAR DISEÑOS Director de la dependencia solicitante Profesional o Contratista del Grupo de comunicaciones Envía solicitud de divulgación de información haciendo referencia al tipo y medio que requiere. NOTA: en caso de que la solicitud se haga verbalmente, el Grupo de comunicaciones generará el caso en la mesa de servicios. P.C: Analiza la información presentada por la dependencia, para establecer las características de la estrategia, con base en el mensaje que se quiere transmitir y las herramientas que se utilizarán. Delega al o los responsables de atender la solicitud. CORREO ELECTRÓNICO CORREO ELECTRÓNICO Las solicitudes se analizan para definir las acciones a realizar y el tiempo requerido para su cumplimiento. Una vez aprobada la solicitud y antes de iniciar su ejecución, la dependencia solicitante deberá entregar al Grupo de Comunicaciones los insumos para la realización de las diferentes piezas o actividades requeridas (información escrita, fotográfica etc.) Profesional o Contratista del Grupo de comunicaciones SOLICITUD Una vez recibidos los insumos se procede a estructurar la información y realizar los diseños que se requieren, de acuerdo a los canales elegidos y al producto comunicativo. SOLICITUDES DISEÑO PREVIOS A A 4 PRESENTAR DISEÑO O PROPUESTA Profesional o Contratista del Grupo de comunicaciones Presenta diseño o propuesta para aprobación por parte de la dependencia solicitante. De requerir ajustes, se realizan para presentar de nuevo a aprobación por parte de la dependencia solicitante. DISEÑO PREVIOS Página 5 de 7 Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno GESTIÓN DE COMUNICACIONES Código: 1D-GMC-P2 Versión: 2 Comunicación Externa ACTIVIDAD Vigencia desde: 20 de mayo de 2015 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Director dependencia solicitante y/o Profesional Responsable del Grupo de Comunicaciones A través de correo electrónico o acta de reunión establece la aprobación del diseño y de la propuesta final. 5 APROBAR DISEÑO Y PROPUESTA REGISTRO CORREO ELECTRÓNICO ACTA DE REUNIÓN Elaboración de las piezas graficas, textos o propuestas finales. 6 ELABORAR PIEZAS, TEXTOS Y PROPUESTAS DEFINITIVAS Profesional o Contratista del Grupo de comunicaciones 7 ELABORAR LOS PRODUCTOS FINALES Profesional o Contratista del Grupo de Comunicaciones 8 ENTREGAR EL PRODUCTO FINAL Profesionales o Contratistas del Grupo de Comunicaciones Nota: Para los casos de diseños gráficos y de cuñas radiales, el Grupo de Comunicaciones solicita a través de correo electrónico el concepto a Agencia en Casa de la Secretaría General. Una vez se cuenta con la versión final de la pieza, texto o propuesta, se envía a producción. Entrega de los productos comunicativos o piezas graficas y/o publicación en el canal elegido (cuñas radiales, videos, noticias, información para redes sociales y otros.) Fin del procedimiento FIN DISEÑOS DEFINITIVOS PIEZA DE COMUNICACIÓN REGISTRO EN MEDIOS N/A 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS 3.1 Documentos internos CÓDIGO SIG 1D-GMC-I003 NOMBRE DOCUMENTO Instructivo para la realización de Eventos Página 6 de 7 Nota: Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno Código: 1D-GMC-P2 GESTIÓN DE COMUNICACIONES Versión: 2 Vigencia desde: 29 de noviembre de 2014 Comunicación Externa CÓDIGO SIG NOMBRE DOCUMENTO 1D-GMC-I004 Instructivo para la administración de contenidos de Pagina WEB 1D-GMC-I005 Instructivo para la realización de Campañas Institucionales 1D-GMC-I006 Instructivo para la realización de Ruedas de prensa 1D-GMC-I007 Instructivo para Monitoreo de Medios 1D-GMC-I008 Instructivo solicitud de campaña y/o piezas comunicativas 1D-GMC-I009 Instructivo para la publicación en redes sociales institucionales. 3.2 Normatividad vigente NORMA AÑO Decreto Distrital 52 2012 EPÍGRAFE ARTÍCULO(S) Por medio del cual se adoptan el Manual de Imagen Corporativa y Visual de la Administración Distrital y el lema institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., para el periodo 2012-2015. 3.3. Documentos externos NOMBRE FECHA DE PUBLICACIÓN O VERSIÓN Manual de Imagen Corporativa y Visual para 27 de enero de 2012 la Administración Distrital ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSULTA Secretaria General de la http://www.alcaldiabogota.gov.co Alcaldía Mayor link normas