1D-GMC-I002

GESTIÓN DE COMUNICACIONES
Código: 1D-GMC-I002
Versión: 2
Instructivo de Administración de Contenidos de
la Intranet
VERSIÓN
1
2
1
Vigencia desde:
27 de mayo de 2015
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
24 de junio de 2011
Primera emisión del documento
Ajuste del responsable del instructivo, redefinición
de responsables de la administración de la intranet e
27 de mayo de 2015
inclusión de instrucciones generales para
publicaciones.
Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la
intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno.
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1. INFORMACIÓN GENERAL
Propósito del Instructivo:
Definir los lineamientos para generar, adaptar, revisar, validar y optimizar la información que se
publica en la intranet con el fin de asistir a los servidores y servidoras en la generación de valor
para la Entidad.
Responsable:
Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico
2. INSTRUCCIONES
La intranet es considerada un sitio web interno, diseñado para ser utilizado dentro de los límites
de la Entidad. Lo que distingue una intranet de un sitio de internet, es que la intranet es privada y
la información que en ella reside tiene valor para el personal vinculado.
La intranet ofrece a sus usuarios las siguientes posibilidades:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Visualizar o descargar archivos.
Informarse de los temas relacionadas con el Distrito, el Sector, la Entidad y alcaldías
locales.
Gestionar el perfil de usuario/a.
Consultar el directorio del personal vinculado a las dependencias.
Acceder a recursos secundarios a través de enlaces a sitios web de interés, documentos,
encuestas.
Acceder a diferentes servicios como: Generar comprobante de pago o certificación
laboral, delegaciones y clasificados.
Acceder a los aplicativos que apoyan la gestión de los procesos de la entidad.
Apoyar en los procesos de socialización y sensibilización en diferentes temas de la
entidad.
Conocer el alcance, implementación y desarrollo del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y
los subsistemas: Subsistema de Gestión de Calidad – SGC, Subsistema de Gestión de
Riesgo –SGR, Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional – S&SO, Subsistema de
Responsabilidad Social – SRS, Subsistema de Control Interno – SCI, Subsistema de
Gestión Ambiental – SGA, Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo –
SIGA y Subsistema Seguridad de la Información – SGSI.
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A. ADMINISTRACIÓN DE LA INTRANET
La administración de los contenidos de intranet está a cargo del grupo de comunicaciones de la
Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico (DSAE).
A su vez la Dirección de Gestión Humana y el Grupo funcional SIG de la Dirección de
Planeación y Sistemas de Información están solamente autorizados y tienen autonomía para
publicar los contenidos correspondientes a la información de Gestión Humana y Sistema
Integrado de Gestión respectivamente.
Equipo Intranet: Es un grupo de personas del grupo de comunicaciones que aportan su
conocimiento en la producción, revisión, corrección, aprobación y actualización de los contenidos
para la intranet, conformado por:
Arquitecto de Información: Responsable de la conceptualización inicial del sitio web, filosofía,
recepción y aprobación de contenidos, mapa del sitio y análisis de sitios similares.
Corrector de Estilo: Responsable de la revisión de contenidos y de la realización de las
correcciones finales para su publicación.
Administrador de Contenidos: responsable de publicar y divulgar la información aprobada, en
la intranet.
El grupo de comunicaciones determinará qué información será publicada en las demás secciones
del medio virtual, para esto se aclara que en la intranet se publicará información relacionada con
los siguientes temas:
1. Información Noticiosa.
2. Información Institucional.
3. Herramientas requeridas para el desarrollo de las actividades propias de cada servidor al
interior de la SDG, como los diferentes aplicativos.
4. Información de Gestión Humana.
5. Información del Sistema Integrado de Gestión - SIG.
6. Documentos de interés general y legal según sea el caso.
Responsabilidades del equipo intranet:
El Equipo Intranet tendrá las siguientes responsabilidades:
• Actualización de contenidos: El Grupo de Comunicaciones es responsable de actualizar
los contenidos de la intranet; es decir, la creación, escritura, modificación, actualización y
publicación, aquí también se establece la arquitectura de información, el diseño, toma de
fotografías propias y de alta calidad, piezas gráficas, infografías, entre otros.
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NOTA: La actualización técnica de la intranet será responsabilidad de la Dirección de
Planeación y Sistemas de Información. Se trata de una revisión mensual de las últimas
actualizaciones disponibles de la plataforma Joomla y de cada uno de los componentes,
módulos instalados y la administración del servidor. Además de diseñar y publicar en el
escritorio de cada computador de la Secretaría de Gobierno el papel tapiz (wallpaper)
diseñado con la imagen institucional y el calendario del mes, cuyo uso será obligatorio en
cada computador.
B. LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA GENERACIÓN DE CONTENIDOS EN
INTRANET
•
•
•
•
•
En caso de utilizar siglas en un contenido que se publica en la intranet se debe
identificar a qué hace referencia, la primera vez que se menciona en el texto.
No publicar propaganda política, religiosa o referente a un grupo social en particular.
No publicar ofertas laborales ajenas a la Entidad, excepto aquellas aprobadas por
Convenio.
Cuando use hipertexto evite utilizar frases como “haga click aquí”, mejor utilice el
vinculo sobre la frase que manifiesta el documento.
Las piezas gráficas institucionales deben cumplir los lineamientos del Manual de
Imagen Corporativa y Visual para la Administración Distrital, el cual se puede
consultar en Agencia en Casa de la Alcaldía Mayor. Las imágenes de acompañamiento
no lo requieren.
C. INSTRUCCIONES GENERALES PARA PUBLICACIONES
1. POR SOLICITUDES
1.1 ETAPA DE RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN A PUBLICAR: las
diferentes áreas deben solicitar las publicaciones en intranet a través de correo
electrónico dirigido a la mesa de servicios de la Entidad.
Características del contenido a publicar:
La escritura en un medio virtual debe considerar las características de lectura, redacción y
tiempos de los usuarios, por tal motivo los textos para la intranet deben cumplir con los
siguientes criterios:
•
•
•
•
No deben ser extensos (excepto los informes especiales y los documentos vinculados).
Claro y amigable al lector a través de un lenguaje sencillo.
Vigente, veraz, relevante y confiable.
No ser ofensivo ni discriminatorio.
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En publicaciones personales ser autorizados por el servidor o servidora
correspondiente.
Cuidar la redacción, ortografía y puntuación.
Formatos admitidos:
• Archivos de diferentes procesadores de texto.
• Archivos en hojas de cálculo
• Archivos en pdf, se sugiere que el peso sea menor a 4 megas
• Archivos de imágenes: .jpg .png o .gif
• El nombre de la imagen debe identificarse con el archivo al cual pertenece y no se
deben incluir caracteres especiales al nombrarlos como (vocales tildadas, punto, ñ, -), se
puede usar barra al piso _.
• Las imágenes deben tener en cuenta las siguientes especificaciones según la sección
donde requieran ser incluidas:
Sección Front Page Slide Show (Banner Publicitario)
Es el espacio para toda la información publicitaria de la Entidad, este puede o no, incluir un
link hacia la ampliación de la información acerca de la imagen que se está publicitando.
• Fotografía: 563 x 179 px
• Peso: 30 kb, calidad compresión JPG 72-80 (resolución)
Sección Noticias
Definir la cantidad de días que estará al aire cada noticia (tiempo de rotación)
• Fotografía página de inicio: 200 x 135px
• Fotografías internas: 400 x 270 px
• Peso: 30 kb, calidad de compresión JPG 70-80
• Título: 75 caracteres con espacio (máximo) - 50 caracteres con espacio (mínimo)
utilizando altas y bajas (mayúsculas y minúsculas)
• Texto líder: 500 caracteres con espacio (máximo) – 340 caracteres con espacio (mínimo)
• Generar párrafos o frases destacadas.
Banner Recomendados:
Actualmente está programado para seis banner institucionales, en caso de necesitarse uno
extra quedaría en forma rotativo, aquí se puede utilizar para publicidad, inscripciones,
boletines, informes, entre otros.
Encuesta de la Semana:
• Pregunta: 100 caracteres con espacio (máximo)
• Opciones de respuesta: mínimo dos, máximo cinco, 70 caracteres con espacio
(máximo).
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Foto Perfil
Es responsabilidad de cada servidor/a publicar su fotografía en el perfil personal de la
intranet, la cual debe ser institucional tipo carné.
• Fotografía: 200 x 500px
• Peso: No exceder los 2000 kb
Bienvenida a la Intranet
• Fotografía: 704 x 300px
• Peso: 60 kb
1.2 ETAPA DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE CONTENIDOS: Una vez se
tiene la información a publicar en la intranet, el profesional a cargo de la corrección de
estilo, realiza la etapa de revisión de contenido teniendo en cuenta la pertinencia,
oportunidad, sintaxis y gramática, con el fin de darle claridad, concisión, armonía y
valor agregado a los textos.
Se debe revisar, corregir la redacción, ortografía y puntuación. De ser necesario se
debe corregir la extensión del texto, los tamaños de las imágenes y de los documentos
a publicar.
1.3 ETAPA DE APROBACIÓN DE CONTENIDOS: Una vez revisados y
corregidos los contenidos, se envían al profesional con responsabilidades de
Coordinación del Grupo de Comunicaciones, para su aprobación. Una vez aprobado
se enviará el documento al Administrador de contenidos para su publicación.
1.4 ETAPA DE PUBLICACIÓN DE CONTENIDOS: El Administrador de
Contenidos alojará la información en el lugar dispuesto dentro del sitio en las
condiciones y características solicitadas y aprobadas por la Coordinación de
Comunicaciones.
La publicación del contenido se realizará de acuerdo al sitio que le corresponda en la
intranet. Los textos a publicar deben pasar previamente por el block de notas con el fin
de omitir los estilos.
2. PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN PRODUCIDA POR EL GRUPO DE
COMUNICACIONES
Para la información producida por el grupo de comunicaciones no aplica la etapa de
recepción de información ya que son emitidos directamente y se deben publicar una vez
hayan sido aprobados por el profesional responsable del Grupo de comunicaciones.
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PASOS:
•
Por orden del profesional responsable del Grupo de Comunicaciones se define el
evento o tema a cubrir.
•
El periodista asignado realiza el cubrimiento.
•
El Periodista asignado redacta la nota.
•
El Periodista envía la nota elaborada al Corrector de Estilo para su respectiva revisión y
corrección.
•
El Corrector de Estilo hace las revisiones correspondientes y envía la nota al
responsable del Grupo de Comunicaciones para su aprobación.
•
El responsable del Grupo de Comunicaciones realiza la aprobación de la nota y la envía
al Administrador de Contenidos para su publicación.
•
El Administrador de Contenidos publica en la intranet la nota aprobada.
3. PUBLICACIÓN DE DOCUMENTOS E INFORMES
El administrador de contenidos de intranet publicará documentos e informes, siempre y
cuando hagan parte de una información de carácter noticiosa, los cuales se publicarán como
documentos vinculados a la noticia. La solicitud de este tipo de publicaciones debe
realizarse a través de la mesa de servicios de la entidad.
Los informes especiales como: informes de Control Interno, auditorías, gestión, planes de
mejoramiento, entre otros, serán publicados por el equipo del SIG o el especialista
designado para tal fin por parte de la Dirección de Planeación y Sistemas de información.
D. REGLAS GENERALES PARA EL ACCESO A LA INTRANET
El acceso a la intranet se realiza mediante usuario y contraseña. El acceso es posible sólo desde
la Entidad.
El usuario y la contraseña de acceso a la Intranet son otorgados por la Dirección de Planeación
y Sistemas de Información - Mesa de Servicios.
E. USUARIOS
Pueden acceder los/las funcionarios/as de planta, el personal contratado que esté autorizado a
ingresar a la intranet y para los casos en que lo requieran los entes de control, por el tiempo que
dure la auditoría.
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1. Derechos de los usuarios
Los usuarios/as podrán realizar las siguientes actividades dentro de la intranet:
a) Acceder a todas las secciones, sin excepción.
b) Redactar y publicar clasificados.
c) Realizar cualquier tipo de descarga del centro de documentación.
d) Solicitar el retiro de alguna fotografía donde aparezca y que considere inapropiada para
su publicación.
e) Solicitar al sistema una nueva contraseña cuando se le haya olvidado.
f) Consultar el directorio de los servidores y servidoras de la Entidad.
2. Prohibiciones o usos inaceptables
No se permiten los siguientes usos de la Intranet:
a) La violación de los derechos de privacidad de terceras personas.
b) La transmisión de amenazas, material obsceno o de hostigamiento.
c) La transmisión de publicidad en cualquier sección distinta a los clasificados, que están
dispuestos para tal fin.
d) La corrupción o destrucción de datos o el hackeo de la base de datos.
e) Distribuir material por internet que causen daños como la piratería, sabotaje y más
específicamente la distribución de software dañino.
f) Dar autorización o permiso a una persona externa a la Secretaría para que la utilice
ilegalmente.
g) Revelar a terceros contraseñas de acceso o compartirlas con otros usuarios/as.
3. Responsabilidades de los usuarios
Para garantizar el buen funcionamiento de la Intranet y armonía en la convivencia de la
comunidad virtual, cada usuario tendrá las siguientes responsabilidades:
a) Mantener actualizado el perfil y fotografía.
b) Memorizar los datos de acceso (usuario y contraseña) y no delegarlos en terceros.
4. Recomendaciones para el montaje de contenidos
Durante la realización del montaje de contenidos en el administrador de intranet, se deben
tener en cuenta algunos aspectos, de acuerdo con la sección en la que se deba incluir la
información.
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1. DOCUMENTOS RELACIONADOS
3.1 Documentos internos
CÓDIGO SIG
NOMBRE DOCUMENTO
N/A
N/A
N/A
N/A
3.2 Normatividad vigente
NORMA
AÑO
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(S)
N/A
3.3. Documentos externos
NOMBRE
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
ENTIDAD QUE LO
EMITE
MEDIO DE
CONSULTA
N/A
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