Manual de Gestión del Riesgo

PLANEACIÓN Y GERENCIA
ESTRATÉGICA
Código: 1D-PGE-M004
Manual de Gestión del Riesgo
Vigencia desde: 9 de
junio de 2015
Versión: 1
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
1
2
3
4
1
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
1 de
diciembre Primera versión del Manual de Gestión del riesgo M-116302-02
de 2010
Cambio del tipo de documento, de código y modificación de las disposiciones:
1 de
Actualización de glosario y normatividad, modificación de lineamientos,
marzo
definición de competencias y responsabilidades, modificación de la
de 2012
metodología para la valoración de riesgos.
Inclusión de las instrucciones para la gestión de los riesgos de corrupción,
inclusión de la calificación de los controles, actualización de marco normativo,
15 de
modificación de zonas de riesgo, modificación de la definición de riesgo,
abril
incorporación de riesgo residual, eliminación de fuentes de riesgo, eliminación
de 2013
de evento predecible e impredecible, definición de control preventivo y
correctivo.
14 de
Se modifica la definición de causas de riesgo. Se incluyen disposiciones para los
marzo
riesgos ambientales y se aclaran las competencias del equipo SIG.
de 2014
- Modificación de la naturaleza del documento. Pasa de ser el Instructivo 1DPGE-I013 al Manual de Gestión del Riesgo 1D-PGE-M4
- Actualización del propósito
- Políticas de administración del riesgo: Se considera como tales la totalidad de
los lineamientos establecidos en el presente manual, pues a lo largo de éste se
da respuesta a lo establecido en la versión 2014 del Manual técnico del
MECI al respecto.
- Cambio de la denominación de las etapas de gestión del riesgo
- Se establece cuál es la orientación de las acciones de tratamiento, la forma en
la que se gestionarán los riesgos ambientales, los registros de las revisiones de
las matrices de riesgos, los riesgos que deberán ser insumo para la revisión
por la alta dirección, los cambios en la calificación de los riesgos con ocasión
9 de
de su materialización, la definición de roles para la gestión de los riesgos de
junio
corrupción
de 2015
- Clarificación de las competencias y responsabilidades
- Clarificación de la definición de corrupción y del Sistema de Gestión del
Riesgo (glosario)
- Definición de la estructura de redacción de los diferentes elementos del riesgo
- Incorporación de directriz de modificación en la calificación del riesgo, como
producto de su materialización
- Clarificación del seguimiento a los riesgos de corrupción
- Modificación de la denominación de las etapas de gestión del riesgo
- Modificación a la etapa de Evaluación de los riesgos y a los roles de la Oficina
de Control interno
- Eliminación del Formato 1D-PGE-F038. Informe de seguimiento a la
gestión de los riesgos
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Propósito del Manual
Garantizar la gestión integral de los riesgos de la Entidad, bajo el enfoque por procesos y
teniendo en cuenta los diferentes sistemas de gestión; mediante el desarrollo de acciones que
permitan mantenerlos en niveles aceptables de severidad, de modo que se garantice la calidad de
los servicios y la armónica relación con las partes interesadas, de conformidad con las políticas
de administración del riesgo establecidas en el presente documento.
Responsable
Director(a) de Planeación y Sistemas de Información
INTRODUCCIÓN
En los últimos 8 años la Secretaría Distrital de Gobierno ha presentado importantes avances en
la construcción de la metodología más adecuada para la gestión de los riesgos que afectan su
desempeño, atendiendo a la naturaleza y complejidad de su misionalidad. Se inició con una
identificación de riesgos desde una perspectiva global, y a partir de la experiencia acumulada y el
fortalecimiento de los lineamientos técnicos recibidos desde diferentes fuentes, se ha fortalecido
la capacidad de la Entidad para identificar y tratar los riesgos que la pueden afectar; hasta llegar,
a la fecha a contar con claridad en la forma en que se gestionan los riesgos asociados al
cumplimiento de los objetivos de los procesos, los ambientales, los de participación ciudadana y
los asociados a corrupción.
Durante este tiempo, la Entidad ha ido comprendiendo la importancia y la necesidad de que los
riesgos sean gestionados por quienes participan en cada uno de los procesos, la importancia del
liderazgo de la alta dirección en este tema y la necesidad de trabajar en la apropiación por parte
de todos los/las servidores/as públicos/as la importancia de gestionar sus riesgos.
Sumado a ello, se ha ido avanzando en la personalización y adaptación de las herramientas y
postulados de gestión del riesgo de acuerdo a las necesidades y particularidades de la entidad, en
procura de facilitar y simplificar su comprensión e implementación por parte de los/las
servidores/as públicos/as. Esta labor se ha fundamentado en la necesidad constante de impulsar
y fortalecer el subsistema de gestión del riesgo, de otorgarle dinamismo y contribuir en alguna
medida a la gestión del cambio y del conocimiento de la Entidad.
Para esto, a continuación se expresan las políticas y la metodología producto de este aprendizaje,
que orientará la gestión de los riesgos en la Entidad.
ALCANCE
La presente metodología aplica para los riesgos asociados a todos los subsistemas del SIG de la
entidad, a la corrupción y a los mecanismos de participación ciudadana.
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GLOSARIO
Administración de riesgos: Conjunto de elementos de control que al interrelacionarse
permiten a la entidad pública evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como
externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales.
Ambiente: Es la interrelación de los componentes sociales, económicos y naturales.
Análisis de Riesgo: Elemento de control que permite establecer la probabilidad de
ocurrencia de los eventos negativos y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y
evaluándolos a fin de determinar la capacidad de la entidad pública para su aceptación y
manejo. Se debe llevar a cabo un uso sistemático de la información disponible para determinar
cuán frecuentemente pueden ocurrir eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.
Auditoría Interna de Gestión: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y
eficacia en el logro de los objetivos previstos por la Entidad y en el manejo de los recursos
Autoevaluación del Control: Elemento de control que basado en un conjunto de
mecanismos de verificación y evaluación, determina la calidad y efectividad de los controles
internos a nivel de los procesos y de cada área organizacional responsable, permitiendo
emprender las acciones de mejoramiento del control requeridas. Se basa en una revisión
periódica y sistemática de los procesos de la entidad para asegurar que los controles
establecidos son aún eficaces y apropiados.
Corrupción: De acuerdo a la Organización Transparencia Internacional, corresponde al mal
uso del poder encomendado para obtener beneficios privados, para quien ejerza las funciones
públicas, y que puede incluir a miembros de su familia o amigos. Las situaciones de corrupción
siempre conducen a la transgresión o impedimento del cumplimiento de los principios de la
función administrativa.
Evaluación del Riesgo: Proceso utilizado para determinar las prioridades de la
Administración del Riesgo comparando el nivel de un determinado riesgo con respecto a un
estándar determinado.
Identificación del Riesgo: Elemento de control que posibilita conocer los eventos
potenciales, estén o no bajo el control de la Entidad Pública, que ponen en riesgo el logro de
su misión (función), estableciendo los agentes generadores, las causas y los efectos de su
ocurrencia. Se puede entender como el proceso que permite determinar qué podría suceder,
por qué sucedería y de qué manera se llevaría a cabo.
Monitorear: Comprobar, supervisar, observar y registrar la forma en que se lleva a cabo una
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actividad con el fin de identificar posibles cambios.
Partes interesadas: Personas u organizaciones que son o pueden ser afectadas por una
decisión o actividad de la entidad.
Participación Ciudadana: Derecho al ejercicio pleno del poder de las personas que en
condición de sujetos sociales y políticos, y de manera individual o colectiva transforman e
inciden en la esfera pública en función del bien general y el cumplimiento de los derechos
civiles, políticos, sociales, económicos, ambientales y culturales, mediante procesos de dialogo,
deliberación y concertación entre actores sociales e institucionales, para materializar las
políticas públicas, bajo los principios de dignidad humana, equidad, diversidad, incidencia.
Pérdida: Consecuencia negativa que trae consigo un evento.
Principios de la Función Administrativa: La función administrativa se desarrolla conforme
a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad,
celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad,
responsabilidad y transparencia. Los principios anteriores se aplican, igualmente, en la
prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Riesgo ambiental: Es la posibilidad de que en el desarrollo de la gestión institucional ocurra
algo que impacte negativamente el ambiente.
Riesgo de corrupción: Posibilidad de que por acción o por omisión, mediante el uso
indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una
entidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular.
Riesgo de gestión: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto negativo
sobre la gestión institucional.
Sistema Integrado de Gestión (SIG) : Conjunto de elementos que tienen como finalidad
orientar, fortalecer, direccionar y alinear los sistemas de gestión de manera conjunta con la
dirección estratégica de la entidad, con el fin de garantizar eficiencia, eficacia, transparencia y
efectividad en la gestión de la Secretaría Distrital de Gobierno.
Subsistema de gestión del riesgo: Componente del Sistema Integrado de Gestión que
integra la cultura, los procesos y las estructuras dirigidas a administrar los efectos adversos de
los riesgos a la que se encuentra expuesta la gestión de la entidad.
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POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
I. PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
Para la gestión de sus riesgos, la Secretaría Distrital de Gobierno cuenta con un conjunto de
elementos que garantizan su adecuado manejo, los cuales son:
- COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES
Del Representante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión
Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseño e implementación del
Componente de la Administración del Riesgo.
Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseño,
implementación del Componente de la Administración del Riesgo.
Informar a la alta dirección sobre la planificación y avances del proyecto de diseño,
implementación y desempeño del Componente de la Administración del Riesgo.
Dirigir y coordinar las actividades del Equipo de trabajo SIG
Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que se
requiere realizar para la gestión del riesgo, en armonía y colaboración con los servidores de
dichas áreas.
Promover la toma de conciencia del personal de todos los niveles de la entidad hacia el
fortalecimiento de una cultura organizacional enfocada a la planeación y gestión del riesgo.
Gestionar ante la Alta dirección los recursos que demande la implementación y mantenimiento
del Subsistema de gestión del riesgo.
Promover la incorporación de los criterios de gestión del riesgo en la totalidad de los
subsistemas de gestión de la Entidad.
Presentar ante la alta dirección el consolidado de los riesgos que se encuentren en la zona de
riesgo inaceptable, así como de los riesgos asociados a corrupción, para que se analice la
gestión dada a estos riesgos y se tomen las medidas que se consideren necesarias
De los Gestores ambientales
Liderar técnicamente la gestión de los riesgos ambientales.
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Del Equipo de trabajo del Sistema Integrado de Gestión de la DPSI
Diseñar las herramientas del Subsistema de Gestión del Riesgo, desde la perspectiva de todos
los subsistemas de gestión de la Entidad, bajo las orientaciones del representante de la
dirección, garantizando que se correspondan con las disposiciones normativas vigentes,
mediante las consultas a las fuentes que corresponda.
Orientar a los referentes de los procesos y alcaldías locales en la implementación y
mantenimiento del componente de la administración del riesgo
Realizar seguimiento a la oportunidad de la actualización de las matrices de riesgos.
Generar los reportes de seguimiento al comportamiento de los riesgos mediante la herramienta
de reporte que se encuentra disponible en la intranet, y suministrarla a los referentes de los
procesos y alcaldías locales, para la adopción de medidas según lo establecido en el presente
documento.
Generar los reportes del Aplicativo SIG – módulo Gestión para la mejora frente al
cumplimiento de las acciones de tratamiento de los riesgos de corrupción, y suministrarlas al
Líder del Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano, para la adopción de medidas según su
competencia.
De la Oficina de Control Interno.
Las competencias de esta Oficina son las establecidas en las disposiciones normativas vigentes,
tales como La Ley 87 de 1993, el Manual técnico del MECI, La Guía de Administración del
Riesgo del DAFP, y las que por la naturaleza de sus funciones le correspondan en el marco de lo
establecido en la NTC ISO 31000 y la NTD SIG 001:2011; que serán ejercidas siguiendo los
lineamientos operativos que dicha Oficina, en el marco de su autonomía establezca.
De los/las Líderes/as y Responsables de los Procesos
Garantizar el desarrollo adecuado de las etapas de valoración, tratamiento y seguimiento al
comportamiento de los riesgos presentes en los procesos a su cargo, en relación con el
cumplimiento de sus objetivos, los asociados a la corrupción, a los mecanismos de
participación ciudadana y a la gestión ambiental.
Mantener la interacción permanente con el equipo de trabajo del SIG y los demás procesos de
la entidad para la adecuada gestión de los riesgos.
Realizar seguimiento al cumplimiento de las acciones de tratamiento de los riesgos, para
garantizar que se desarrollen con la oportunidad y calidad requeridas
De los/las Referentes SIG de los Procesos y Alcaldías
Liderar las mesas de revisión y/o actualización de las matrices de riesgos de los procesos o
Alcaldías locales
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Realizar reporte de seguimiento a las gestión de los riesgos
De los/las Servidores/as públicos de los Procesos
Participar en el seguimiento y tratamiento de los riesgos de los procesos a los que pertenecen
Reportar con oportunidad las posibles situaciones que identifique y considere que constituyan
riesgo para el desarrollo de los procesos en los que participa, y que no se encuentren incluidas
en las matrices de riesgo
El desarrollo de las etapas de la gestión de los riesgos que son competencia de los diferentes
procesos se realiza de manera colectiva, a través de los equipos de trabajo por Proceso, de los
que deberán hacer parte el líder o responsable, el referente SIG, el gestor ambiental los
responsables técnicos de las diferentes temáticas y, cuando se requiera su apoyo, el analista
SIG del proceso.
Para el caso de los riesgos de corrupción, deben participar los responsables de cada proceso o
alcaldía local, el líder del Plan Anticorrupción y Atención a la Ciudadanía y la Dirección de
Planeación y Sistemas de Información, de acuerdo a las actividades que se les asignan en el
presente documento.
Del Líder del Plan Anticorrupción y de Participación Ciudadana
Verificar el cumplimiento de las acciones establecidas en el plan de mejora de los riesgos de
corrupción, con base en el reporte generado por la Dirección de Planeación y Sistemas y
promover la toma de medidas que conduzca a subsanar los incumplimientos que se presenten
y su desarrollo efectivo
Liderar la actualización y seguimiento de la matriz de riesgos de corrupción y determinar la
oportunidad y metodología de trabajo para ello
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II. ETAPAS DE LA GESTIÓN DEL RIESGO
La gestión de los riesgos al interior de la Entidad se hace en desarrollo de la siguiente secuencia:
1
CONTEXTO
8
2
REVISIÓN POR LA
DIRECCIÓN
IDENTIFICACIÓN
7
3
EVALUACIÓN
ANÁLISIS
4
6
VALORACIÓN
SEGUIMIENTO
5
TRATAMIENTO
Fundamentado en la NTC ISO 31000. Gestión del riesgo. Principios y directrices, la GTC 104 Gestión de
riesgos ambientales, La Guía de Administración del Riesgo del DAFP (2011) y el Manual técnico del MECI
para el Estado Colombiano (2014)
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1. CONTEXTO
9 Actividad:
9 Responsable:
9 Registro:
9 Periodicidad:
Identificar el Contexto
Líder o Responsable del
proceso
Documento de identificación
del
contexto
para
la
formulación del mapa de
riesgo
Cuatrienalmente
El desarrollo de las etapas de gestión del riesgo en la Entidad implica una labor de identificación
y comprensión de los elementos tanto internos como externos que en alguna medida pueden
llegar a incidir sobre el cumplimiento de los objetivos de la Secretaría Distrital de Gobierno, que
pueden derivar en situaciones de corrupción o afecten negativamente la participación ciudadana
y/o generar impactos ambientales. Tales elementos constituyen el contexto, cuyo conocimiento
permite identificar y tratar los riesgos a los que se encuentra expuesta la gestión de la institución.
El contexto debe incorporar el diagnóstico del comportamiento de la gestión de la organización
y su desempeño en el cumplimiento de sus objetivos; el cual debe combinarse con elementos
externos, tales como:
−
−
−
−
−
−
Sociales
Económicos
Políticos
Ambientales
Legales
Tecnológicos
Así como internos, dentro de los cuales pueden encontrarse:
−
−
−
−
−
−
−
Cultura organizacional
Marco estratégico
Estructura organizacional
Procesos
Sistemas de información
Recursos
Información sobre las faltas disciplinarias más recurrentes
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De su análisis individual, así como de las relaciones existentes entre ellos, puede establecerse la
manera en que éstos inciden en mayor o menor medida en el cumplimiento de los objetivos y
las metas de la organización y la observancia de los principios de la función administrativa.
Dicho contexto deberá ser sometido a revisión en un término menor de los 4 años indicados en
la ficha técnica, cuando se presenten cambios significativos en uno o varios de los factores de
análisis que incidan de manera importante en el cumplimiento de los objetivos de los procesos,
la calidad de los productos o servicios prestados o la satisfacción de los usuarios.
Para la realización de tal actividad, los/las líderes/as y responsables de los procesos podrán
contar con el acompañamiento de los Analistas de procesos, así como de los profesionales de la
Oficina de Control Interno.
2.IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
9 Actividad
9 Responsable:
9 Registro:
Identificar los eventos de
riesgo, sus causas y sus
consecuencias
Líder del proceso
Matriz de Riesgos
La identificación de los riesgos se realiza precisando los siguientes elementos:
−
Evento de riesgo: Incidente o situación, que ocurre en un lugar determinado
durante un periodo determinado y que genera desviaciones negativas en la gestión,
impide el cumplimiento del objetivo del proceso o de los principios de la función
administrativa o genera impactos ambientales.
Se redacta siguiendo los siguientes criterios:
o Riesgos de gestión de los procesos, ambientales, de participación ciudadana
Acción negativa que se origina en la
prestación de un servicio o la entrega de
un producto (interno o externo) de los
procesos de la SDG, expresado con un
verbo sin conjugar, sin infinitivo.
(Ejm: Pérdida, daño, filtración, decisión)
+
Objeto / sujeto sobre el que recae la
acción
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La gestión de los riesgos ambientales se realizará por procesos, los cuales serán
incorporados a las matrices en los casos en que la prestación de los servicios o la
realización de los productos del proceso generen directamente impactos en el
ambiente.
En los casos en que los impactos ambientales se deriven de actividades desarrolladas
por parte de terceros, pero relacionadas con el cumplimiento del objetivo del
proceso, o que tengan lugar en sedes que no se encuentran concertadas en el Plan
Institucional de Gestión Ambiental de la entidad, se deberán incorporar tales
eventos como riesgos dentro de la matriz de riesgos del proceso, y las acciones de
tratamiento se orientarán a las gestiones adelantadas por la SDG para que el tercero
responsable implemente los controles que corresponda.
o Riesgos de corrupción
Acción negativa que recae sobre los
productos y/o servicios (internos o
externos)
de los procesos de la SDG, expresado
con un verbo sin conjugar, sin infinitivo.
(Ejm: Pérdida, daño, filtración, decisión)
+
Objeto sobre el que recae la acción
+
Beneficio particular derivado de la acción
−
Causas: Características de un elemento que interviene en la gestión y que puede
desencadenar el evento de riesgo; por ejemplo para un evento de riesgo relacionado
con la imposibilidad para atender a la ciudadanía, se identificarían causas tales como:
ƒ
ƒ
ƒ
Inadecuado funcionamiento de los equipos de computo
Incompetencia de parte del servidor público que presta el servicio
Personal insuficiente para la prestación del servicio.
Se redacta siguiendo los siguientes criterios:
o Riesgos de gestión de los procesos, ambientales, de participación ciudadana
Inexistencia o debilidad de los controles
institucionales o de proceso
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o Riesgos de corrupción
Inexistencia o debilidad o en los
controles institucionales o
de proceso
+
Voluntad / intención personal de usar
inadecuadamente el poder para beneficios
particulares
−
Consecuencias: Efectos negativos o pérdidas relacionadas con el ambiente, la
gestión institucional o el cumplimiento de los principios de la función
administrativa, generados por el evento de riesgo.
Se redacta siguiendo los siguientes criterios:
o Riesgos de gestión de los procesos, ambientales, de participación ciudadana
Descripción de los efectos negativos o
pérdidas relacionadas con el ambiente, la
gestión institucional o los procesos de
participación ciudadana
o Riesgos de corrupción
Descripción del incumplimiento o
afectación negativa a los principios de la
función pública en la gestión de la
Entidad, a los usuarios o a la relación de
la Entidad con la ciudadanía.
Principios de la función pública:
- Buena fe
- Igualdad
- Moralidad
- Responsabilidad
- Economía
- Imparcialidad
- Eficiencia
- Participación
- Publicidad
- Celeridad
- Transparencia
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3.ANÁLISIS DEL RIESGO
9 Actividad
9 Responsable:
9 Registro:
Calificar la probabilidad
de ocurrencia e impacto
del riesgo
Líder del proceso
Matriz de Riesgos
En esta etapa, se determina el grado de incidencia que tiene el riesgo, a partir de la combinación
de la calificación del impacto de las consecuencias y la probabilidad de ocurrencia del riesgo.
Este grado de incidencia determina la zona en la que éste se ubica (zona de riesgo aceptable,
moderada o inaceptable). El análisis siempre se realizará de acuerdo a lo establecido en las
normas técnicas aplicables a cada subsistema de gestión.
- Probabilidad: Grado en el cual es posible que ocurra un evento de riesgo.
PROBABILIDAD
La probabilidad puede ser baja, media o alta, de acuerdo con los siguientes criterios:
BAJA
1
MEDIA
2
ALTA
3
Ocurriría sólo en circunstancias excepcionales
Podría ocurrir en algunas ocasiones
Se espera que ocurra en la mayoría de las
circunstancias
- Impacto del riesgo: Severidad con la que afecta la consecuencia del riesgo
El impacto puede ser leve, moderado o catastrófico, de acuerdo con los siguientes
criterios:
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IMPACTO
LEVE
1
MODERADO
2
Afecta de manera
considerable
el
Afecta de manera mínima el
desempeño
del
desempeño del proceso o las
proceso
o
las
condiciones del ambiente
condiciones
del
ambiente
CATASTRÓFICO
3
Afecta el desempeño de
la Entidad, a los usuarios
de sus servicios o de
manera significativa al
ambiente
NOTA: El impacto de los riesgos ambientales y de corrupción siempre se calificará
como catastrófico
PROBABILIDAD
ESTABLECIMIENTO DE LA ZONA DE RIESGO
CONSECUENCIAS
ZONAS DE
LEVE
MODERADO CATASTRÓFICO
RIESGO
1
2
3
BAJA
1
Aceptable
Aceptable
Moderada
MEDIA
2
Aceptable
Moderada
Inaceptable
ALTA
3
Moderada
Inaceptable
Inaceptable
CARACTERÍSTICAS DE LOS RIESGOS DE ACUERDO A LA ZONA EN QUE
SE UBICAN
ACEPTABLE
Tienen la menor probabilidad de ocurrencia y los menores efectos
que pueden ser fácilmente remediados
MODERADA
La alta incidencia de uno de los factores (probabilidad o
consecuencia) es compensada por la menor magnitud del otro
INACEPTABLE
Son los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia e impacto
para la entidad
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4.V
VALORACIÓN DEL RIESGO
Actividad:
Responsable:
Registro:
Evaluar los riesgos
Líder del proceso
Matriz de Riesgos
Esta etapa tiene como propósito establecer la prioridad con la que deben ser tratados los
riesgos, a partir de la confrontación de la zona de riesgo identificada con los controles
existentes, lo que determina una zona de riesgo residual. Este análisis obedece a que si bien se
reconoce la existencia de situaciones de riesgo, su grado de incidencia se puede reducir si la
entidad cuenta con mecanismos para su manejo (controles existentes)
Los mecanismos de manejo de los riesgos son controles que afectarán la calificación de la
probabilidad de ocurrencia y/o del impacto, dependiendo de su naturaleza:
•
•
Control preventivo: Enfocado a las causas del riesgo. Reduce la calificación de la
probabilidad de ocurrencia. Para facilitar su asociación a las diferentes causas de riesgo,
se deberá señalar el número de la causa que se está controlando.
Control correctivo: Enfocado a las consecuencias del riesgo. Reduce la calificación del
impacto.
Algunos de los posibles controles son:
CONTROLES DE GESTIÓN /OPERACIONALES
Reportes de indicadores de
Políticas claras aplicadas
gestión - Tableros de control
Seguimiento a los Planes
Evaluación el Desempeño
Seguimiento a Cronograma
Informes de Gestión
Actividades
de
control
Contingencias y respaldo
establecidas en procedimientos
Listas de chequeo
Seguridad Física
Verificación de Firmas
Pólizas
Registro controlado
Custodia apropiada
Niveles de autorización
Consecutivos
Personal capacitado
Segregación de funciones
Aseguramiento y calidad
Conciliaciones
Interventoría y Supervisión de
contratos
CONTROLES LEGALES
Normas claras y aplicadas
Control de Términos
Tomado de la Guía para la Administración del riesgo. DAFP
Los riesgos operacionales son los aplicados para los riesgos ambientales
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Versión: 1
Vigencia desde: 9 de junio
de 2015
En la matriz de riesgos solamente se registran los controles que cumplan con las siguientes tres
características:
•
•
•
Se encuentren documentados en el Sistema Integrado de gestión o en alguna
disposición normativa, adoptados y socializados
Se estén aplicando y
Hayan impedido la materialización del riesgo o reducido su impacto.
Frente a los controles que se identifiquen y no cumplan alguna de estas características,
corresponderá al equipo de trabajo de cada proceso con el acompañamiento del analista SIG,
formular y ejecutar las acciones que correspondan para mejorar su eficacia en los casos que sea
procedente.
Dado que la orientación de la gestión de los riesgos es prevenir que las situaciones de riesgo se
materialicen, se otorga un mayor valor a la implementación de controles preventivos, en procura
de la eficiencia de la gestión de la entidad.
A partir de la incidencia de los controles en la zona de riesgo, éste queda ubicado en una nueva
zona que se conoce como zona de riesgo residual.
Los riesgos que la Entidad está dispuesta a asumir son aquellos que luego de la evaluación se
ubiquen en la zona de riesgo residual aceptable. En tal caso, la formulación de acciones de
tratamiento es discrecional de los equipos de trabajo responsables.
5.T
TRATAMIENTO
9 Actividad
9 Responsable:
9 Registro:
Adelantar
acciones
para
reducir los riesgos
Líder del proceso
Plan de mejora por riesgos:
Acciones
preventivas,
correcciones
o
acciones
correctivas en los casos en los
que se materializan los riesgos
Las acciones del Plan de tratamiento de los riesgos se orientan a establecer o fortalecer
controles para:
− Reducir la probabilidad de ocurrencia (Acciones preventivas): son definidas siguiendo la
metodología establecida en el procedimiento Gestión para la mejora y teniendo en
cuenta su factibilidad y efectividad. Tales acciones se incorporan en los Planes de
mejoramiento por proceso
Nota: “Si este documento se encuentra impreso se considera Copia no Controlada. La versión vigente se encuentra publicada
en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”
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− Reducir los impactos de su materialización (Correcciones y/o Acciones correctivas): a través de
las cuales se definen las medidas que se deberán adoptar en caso de que el riesgo tenga
lugar, las cuales se registran en el plan de mejoramiento por proceso
Con base en ellas, cuando alguno de los riesgos se materialice, se deben implementar
correcciones o acciones correctivas siguiendo lo establecido en el procedimiento de
gestión para la mejora.
En todos los casos, el tratamiento de los riegos se determina de acuerdo a la zona de riesgo
residual en que éste haya quedado ubicado, de la siguiente manera:
ZONA DE RIESGO
TRATAMIENTO
ACEPTABLE
Son los riesgos que generan menores efectos y que pueden ser
fácilmente remediados. Por tal razón la Entidad los asume, es
decir que no está obligada a desarrollar acciones de tratamiento.
Este corresponde al nivel admisible de riesgo.
MODERADA
Se desarrollan acciones para reducir o compartir / trasferir el
riesgo. Las acciones deben orientarse a fortalecer o
implementar controles dentro de los procesos de la Entidad
INACEPTABLE
Se requiere una acción inmediata, para reducir o compartir /
trasferir el riesgo. Las acciones deben orientarse a fortalecer o
implementar controles dentro de los procesos de la Entidad
De acuerdo a su propósito, las acciones giran en torno a:
ACCIONES DE TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS
ASUMIR EL
RIESGO
EVITAR/
REDUCIR EL
RIESGO
COMPARTIR /
TRANSFERIR
EL RIESGO
Hace referencia a la aceptación del riesgo y a sus pérdidas que pueden
quedar después de la aplicación del control. Esta alternativa no implica el
desarrollo de ninguna acción concreta que deba ser incluida en el plan de
mejoramiento del proceso.
Disminuye la probabilidad de ocurrencia, mediante medidas de
prevención que se orienten a atacar las causas, así como medidas
correctivas que reduzcan el impacto de las consecuencias.
La formulación y el desarrollo de las acciones preventivas y/o correctivas
que se establezcan no dependerán sólo del proceso en el que se
manifiesta el riesgo, sino de otros agentes (internos o externos) a quienes
afecte o estén en capacidad de ejecutarlas.
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6. SEGUIMIENTO
9 Actividad:
9 Responsable:
9 Registro:
9 Periodicidad:
Efectuar seguimiento al comportamiento de los
riesgos y las acciones de tratamiento
Riesgos de gestión, ambientales y de
participación ciudadana: Líder del proceso
Riesgos de corrupción:
DPSI (Generación de reporte)
Líder del Plan anticorrupción y de atención a la
ciudadanía (Riesgos procesos primer nivel)
Subsecretaría de Asuntos Locales (Riesgos
procesos nivel Desarrollo local)
Reporte efectuado mediante la herramienta de
seguimiento dispuesta en la intranet
Campo control de cambios de la matriz de
riesgos
Riesgos: Cuatrimestralmente
Tratamiento: De acuerdo a la metodología de
gestión para la mejora
Corresponde a la recolección regular y sistemática de información sobre:
SEGUIMIENTO
METODOLOGÍA DE
SEGUIMIENTO
EJECUCIÓN DE LAS
ACCIONES
ESTABLECIDAS PARA
1
EL
REALIZAR
TRATAMIENTO
DE
LOS RIESGOS
A través de la revisión de los
avances del Plan de mejoramiento
por proceso, siguiendo lo
establecido en el procedimiento
Gestión para la mejora
PERIODICIDAD
De acuerdo a la
periodicidad establecida
en
el
Plan
de
mejoramiento
del
proceso
A través de la revisión periódica
COMPORTAMIENTO
de los riesgos identificados y del
2 DE LOS RIESGOS DE
Cuatrimestralmente
reporte permanente en la
LOS PROCESOS
herramienta de seguimiento
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1. Seguimiento al tratamiento: El seguimiento al avance de las acciones de tratamiento a los
riesgos se fundamenta en las evidencias que carguen los responsables de tales acciones
en el Aplicativo Gestión para la Mejora, con lo oportunidad que allí se establezca
− Para el caso de los riesgos de gestión, ambientales y de participación ciudadana, el análisis
de los avances y la adopción de medidas de ajuste corresponde al líder de cada
uno de los procesos.
− Para el caso de los riesgos de corrupción, la Dirección de Planeación y Sistemas de
Información generará los reportes de avances de cumplimiento de las acciones
desde el Aplicativo SIG – módulo Gestión para la mejora; e informará de ello al
Responsable del Plan Anticorrupción y Atención a la Ciudadanía, para que se
adopten las medidas de ajuste que se consideren necesarias.
2. Seguimiento al comportamiento de los riesgos:
Seguimiento periódico: Con una periodicidad cuatrimestral, los responsables de los
procesos y alcaldías locales, con el acompañamiento del/ de la Referente SIG y del / de
la Referente ambiental, realizan un análisis de la totalidad de los riesgos de gestión,
ambientales y de participación ciudadana de los que son responsables o que afectan su
desempeño y que se encuentran establecidos en las matrices vigentes.
Los resultados de dicho análisis deben ser reportados a la DPSI por el Referente SIG
y/o el ambiental según corresponda, a través de la herramienta de seguimiento de
riesgos dispuesta para tal fin en la intranet de la Entidad, en el banner del Subsistema de
Gestión del Riesgo. Igualmente, deberán adjuntar como soporte del trabajo adelantado
con los equipos, las actas de reunión
La información reportada a través de dicha herramienta será consolidada por la DPSI
para:
− Servir como insumo en la Revisión de la Alta Dirección: Aquella
correspondiente a los riesgos de gestión, ambientales y de participación
ciudadana.
− Adoptar las medidas correspondientes en el marco de lo establecido en el Plan
Anticorrupción y atención a la ciudadanía: la correspondiente a los riesgos de
corrupción, cuyo consolidado será remitido al líder de dicho Plan.
Seguimiento permanente: Con el fin de contar con información concreta acerca del
comportamiento de los riesgos de cada uno de los procesos, cualquier/a servidor/a
público/a podrá reportar de manera inmediata, a través de la herramienta de reporte de
riesgos:
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− La materialización de los riesgos que hagan parte de las matrices vigentes de los
procesos en los que participa.
− La existencia de eventos de riesgos de gestión, ambientales o de participación
ciudadana adicionales a los que hacen parte de las matrices
Tal información será suministrada por correo electrónico mensualmente por parte de la
DPSI a los líderes de proceso o Alcaldes locales, y a los referentes que corresponda, para
que determinen la pertinencia de efectuar cambios en la matriz de riesgos con base en la
información reportada.
6.1 ACTUALIZACIÓN DE LAS MATRICES DE RIESGOS:
Los criterios que deben orientar la actualización de las matrices de riesgos son los
siguientes:
− Cada vez que se identifique la materialización de un riesgo de gestión, ambiental o de
participación ciudadana, es necesario que se adelante la inmediata actualización de la
matriz de riesgos.
− Cuando se materialice un riesgo que se encuentre incluido en la Matriz de Riesgos, se
debe subir la calificación de su probabilidad de ocurrencia al siguiente nivel.
− En el caso de los riesgos de corrupción, la actualización se realizará en el momento en
que así lo establezca el líder del Plan Anticorrupción y de Atención a la ciudadanía.
− Los riesgos que se encuentren incorporados en una matriz sólo se eliminarán en los
siguientes casos:
− Las causas que lo originen desaparezcan
− El/los servicios al/a los que se asocia ya no sea/n responsabilidad de la
Entidad
− Alguno o todos los elementos del riesgo no corresponden con los
criterios técnicos establecidos
− El control de cambios de la matriz de riesgos debe contener la descripción clara de
las inclusiones, eliminaciones o modificaciones realizadas a cada uno de los riesgos en
cualquiera de los elementos de la identificación, análisis y valoración de los riesgos; de
modo que permita realizar la trazabilidad de los cambios de la manera más precisa
posible.
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7.EVALUACIÓN
La evaluación independiente y objetiva sobre la efectividad de la gestión de los riesgos de la
entidad, con el fin de identificar oportunidades de mejora, corresponde a la Oficina de Control
interno, de conformidad con lo establecido en las disposiciones normativas vigentes, tales como
la Ley 87 de 1993, el Manual técnico del MECI, La Guía de Administración del Riesgo del
DAFP, y las que por la naturaleza de sus funciones le correspondan en el marco de lo
establecido en la NTC ISO 31000 y la NTD SIG 001:2011.
Los lineamientos operativos para el ejercicio de estas funciones serán establecidas por la
mencionada Oficina, en los documentos que a su juicio sean los más convenientes.
8.REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Los resultados del análisis del comportamiento de los riesgos y de la efectividad del tratamiento
a los riesgos de la Entidad serán un insumo para la revisión del Sistema Integrado de Gestión
por parte de la Alta Dirección. De manera especial los riesgos que se ubiquen en la zona de
riesgo residual inaceptable, así como los riesgos de corrupción siempre serán un elemento de
análisis para la revisión por la Alta Dirección
La periodicidad y el enfoque con que se realiza dicha revisión corresponde a la establecida en el
manual de calidad o sus equivalentes.
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DOCUMENTOS DEL SIG RELACIONADOS
Documentos internos
CÓDIGO SIG
1D-PGE-F001
1D-PGE-F037
NOMBRE DOCUMENTO
Formato matriz de riesgos
Formato mapa de riesgos de corrupción
Normatividad vigente
NORMA
AÑO
Ley 87
1993
Ley 489
1998
Ley 1474
2011
Decreto 2145
1999
EPÍGRAFE
ARTÍCULO(s)
Por la cual se establecen las
normas para el ejercicio del
control interno en las
entidades y organismos del
Estado.
Por la cual se dictan normas
sobre la organización y
funcionamiento
de
las
entidades
del
orden
nacional, se expiden las
disposiciones, principios y
reglas generales para el
ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales
15 y 16 del artículo 189 de la
Constitución Política y se
dictan otras disposiciones
Por la cual se dictan normas
orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención,
investigación y sanción de
actos de corrupción y la
efectividad del control de la
gestión pública
Por la cual se dictan normas
sobre el Sistema Nacional
de control interno de las
entidades y organismos de la
administración pública del
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NORMA
AÑO
Decreto 1537
2001
Decreto 371
2010
Decreto 2641
2012
Resolución 520
2013
Decreto 1599
2005
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EPÍGRAFE
ARTÍCULO(s)
orden nacional y territorial y
se
dictan
otras
disposiciones. Modificado
parcialmente por el Decreto
2593 del 2000
Reglamenta parcialmente la
Ley 87 de 1993. Estableció
que todas las entidades de la
Administración
Pública
deben contar con una
política de administración de
riesgos
Por el cual se establecen
lineamientos para preservar
y fortalecer la transparencia
y para la prevención de la
corrupción en las Entidades
y Organismos del Distrito
Capital
Por el cual se reglamentan
los artículos 73 y 76 de la ley
1474 de 2011
Por la cual se crea el Comité
del Sistema Integrado de
Gestión y los Subcomités
Técnicos
para
la
implementación y mejora de
los Subsistemas de Gestión,
y
se
dictan
otras
disposiciones
Por el cual se adopta el
Modelo
Estándar
de
Control Interno para el
Estado Colombiano
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Documentos externos
NOMBRE
Norma
técnica
Colombiana ISO 14001
Guía GTC 104. Gestión
del Riesgo Ambiental.
Principios y Proceso
Norma
técnica
de
calidad de la gestión
pública
NTCGP
1000:2009
NTD-SIG 001 Norma
Técnica Distrital del
Sistema Integrado de
Gestión
para
las
entidades y organismos
distritales
NTC
ISO
31000.
Gestión del Riesgo.
Principios y directrices
Guía
para
la
Administración
del
Riesgo
Manual técnico del
modelo estándar de
control interno para el
Estado
colombiano
MECI 2014
FECHA DE
PUBLICACIÓN
O VERSIÓN
ENTIDAD QUE LO
EMITE
MEDIO DE
CONSULTA
2004
ICONTEC
Digital
2009
ICONTEC
Digital
2009
DAFP
Físico
2011
Secretaría General de la
Alcaldía Mayor
Físico
Febrero 16 de
2011
ICONTEC
Físico
Septiembre de
2011
Departamento
Administrativo
Función Pública
de
la
Digital
Mayo de 2014
Departamento
Administrativo
Función Pública
de
la
Digital
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