¿Cómo utilizar Excel para
facilitar el tratamiento de
datos para bibliometría?
José Manuel Moreno Carretero
Licenciado en Informática por la
Universidad de Granada
Experto en accesibilidad y usabilidad Web por
La Universidad de Alcalá de Henares
Webmaster del Grupo Cooperativo Cajamar
Cajamar Caja Rural
¿Cómo utilizar Excel para facilitar el tratamiento de datos para bibliometría?
OBTENCIÓN DE DATOS A PARTIR DEL FORMATO “RIS”
A partir del archivo RIS, obtendremos el archivo Excel para poder tratar los datos.
En nuestro ejemplo “resultados datos cirugia periodontal regenerativa” tenemos las
siguientes tablas en el mismo archivo:
CORE: Registro completo. Esta tabla contiene los registros completos. Los campos de
esta primera tabla son: Id_article, Authors, Title, Year, Source title, etc.
AU: Para cada articulo identificado en la tabla anterior con “Id_article”, nos da el autor
que ha intervenido en la elaboración “Authors”. Como veis un “Id_article” aparecerá
tantas veces como autores han intervenido en el.
DE-ID: No se ha utilizado
JCR: No se ha utilizado
CAT: No se ha utilizado
CONCEPTOS BÁSICAS PARA EL TRABAJO
Filas de la tabla: Son las líneas horizontales. Cada una de ellas es un registro excepto la
primera que es la cabecera de la tabla.
Columnas: Líneas verticales de la tabla
Celda: Cada casilla que se produce con el cruce de una columna y una fila.
Cabecera: Fila Superior de la tabla
Campos: Cada una de las celdas de la cabecera.
Hoja: Cada una de las pestañas inferiores. Cada una contiene una tabla diferente.
Necesitaremos nuevas pestañas o abrir otro archivo para usarla temporalmente en la
obtención de datos finales. Lo veremos con algún ejemplo.
Ordenación: Cualquier tabla podremos ordenarla fijando una de las columnas de
ordenación. Por ejemplo la tabla CORE podremos ordenarla por el campo “year” y de
esta forma tener agrupados todos los artículos de cada año.
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¿Cómo utilizar Excel para facilitar el tratamiento de datos para bibliometría?
Subtotales: Podremos realizar operaciones de subtotales sobre la tabla. Siguiendo con
el ejemplo anterior podremos “contar” los registros para cada cambio que nos
encontremos en “year”, de esta forma tendríamos el número de publicaciones por año.
Seleccionar celdas visibles: Habrá un momento en el que podremos ocultar ciertos
registros. De esta forma solo seleccionaremos las visibles, desechando el resto. Lo
veremos con ejemplos.
Filtro: Podremos filtrar una tabla seleccionando un campo determinado de dicha tabla.
Por ejemplo publicaciones del año 1986.
Visualización de la tabla: La tabla no tiene porque tener que visualizarse completa,
como en nuestro caso. Podemos desplazarnos por la tabla mediante las barras de
desplazamiento (Inferior y derecha). El ancho de las columnas podemos variarlo a
voluntad, poniendo el ratón en la zona superior derecha de cada una de las columnas y
moviéndolo mientras lo mantenemos pulsado. Si hacemos doble clic en la columna se
adaptará al ancho mínimo para poder mostrar todo el contenido de dicha columna. Todo
lo relativo a cambio de columnas (ancho, etc) es trasladable a cualquiera de las tablas
siguientes.
EJEMPLO BÁSICO
Supongamos la siguiente tabla (“Ejemplo Básico.xls”):
Nombre
Apellido
Nota
Antonio
Lopez
5
Juan
Murcia
5
Mercedes
Castillo
6
Miguel
Ventura
3
Irene
Moreno
9
Javier
Pérez
9
Mario
Ariza
10
Begoña
Sánchez
2
Francisco
Gutiérrez
9
Torcuato
Membrives
0
Emilio
Cuadra
1
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El nombre Apellido y Nota es la cabecera de la tabla. Indican los campos de cada uno
de los registros. El resto son los datos Un registro, por ejemplo: Antonio López con un 5
de nota.
Realicemos una ordenación por nota de mayor a menor
Nombre
Apellido
Nota
Mario
Ariza
Irene
Moreno
9
Javier
Pérez
9
Francisco
Gutiérrez
9
Mercedes
Castillo
6
Antonio
Lopez
5
Juan
Murcia
5
Miguel
Ventura
3
Begoña
Sanchez
2
Emilio
Cuadra
1
Torcuato
Menbrives
0
-3-
10
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Realicemos subtotales: Para cada cambio en nota Usar la función cuenta y agregar el
subtotal a nota
Nombre
Mario
Apellido
Nota
Ariza
10
Cuenta 10
1
Irene
Moreno
9
Javier
Pérez
9
Francisco
Gutiérrez
9
Cuenta 9
3
Castillo
6
Cuenta 6
1
Antonio
Lopez
5
Juan
Murcia
5
Cuenta 5
2
Ventura
3
Cuenta 3
1
Sanchez
2
Cuenta 2
1
Cuadra
1
Cuenta 1
1
Menbrives
0
Cuenta 0
1
Mercedes
Miguel
Begoña
Emilio
Torcuato
Cuenta
general
11
Si “plegamos” al 2
Nombre
Apellido
Nota
Cuenta 10
1
Cuenta 9
3
Cuenta 6
1
Cuenta 5
2
Cuenta 3
1
Cuenta 2
1
Cuenta 1
1
Cuenta 0
1
Cuenta
general
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La ordenación y los subtotales la vamos a realizar durante el ejemplo de forma mucho
más compleja y anidada. Es decir de resultados, volveremos a realizar ordenaciones y
nuevos subtotales y así sucesivamente. En el ejemplo podrían pedirnos cuantas notas
han sido sacadas por un solo alumno.
ANÁLISIS
Números de publicaciones: Este dato lo obtenemos viendo el total de registros que
tiene la tabla CORE. Hacer notar que la cabecera no cuenta. Vamos al final de la tabla
vemos el número de registros, le restamos uno (la cabecera) y obtenemos el dato.
Números de publicaciones= 1795-1(cabecera) = 1794 publicaciones.
Número de publicaciones por año: Ordenaremos la tabla por “year”,
Datos – ordenar. Ordenar por “Year” Ascendente.
En 2007 pincharemos en el icono Ordenar.
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Y pediremos que nos de los subtotales. Deberá de darnos la cuenta para cada cambio
que encuentre en “Year”.
Datos – Subtotales. Para cada cambio en “Year” usar la función “cuenta” y agregar
subtotal a “Year”.
En 2007, icono subtotales
En este punto tenemos en la zona superior izquierda tres números. Si pinchamos en:
1.- Obtenemos el total de la cuenta 1794
2.- Obtenemos la cuenta para cada año: Cuenta 1980 = 32, Cuenta 1981 = 30, etc
3.- Obtenemos la tabla completa pero con registros intermedios que nos dan el total para
cada cambio en el año.
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Pulsando la opción 2 podremos seleccionar cuantos artículos ha habido por año.
- Haremos una selección de celdas visibles.
- Copiaremos la selección y nos la llevaremos a un nuevo archivo Excel que
denominaremos área de trabajo. La idea es no machacar datos en la tabla original.
Vemos que nos aparece un nuevo archivo con tres hojas (pestañas) en las que podremos
incluir los datos temporales para retocar, obtener finales e incluso hacer nuevas
operaciones. El número de pestañas podremos ir aumentándolas pinchando con el ratón,
botón derecho.
En 2007 pinchando a la derecha de la pestaña
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Cambiaremos la cabecera con los nombres correctos (Año y nº de publicaciones) y
eliminaremos de todos los registros la palabra “Cuenta “ (con espacio final). Para no
tener que hacer uno a uno podremos darle un reemplazar “Cuenta “ por “”
Edición – Reemplazar. Buscar “Cuenta “ y remplazar por “” (dejar vacío. Las comillas
no se ponen). Pulsamos reemplazar todos y tenemos la tabla lista.
Control B en 2007
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Esta tabla podrá seleccionarse y tras copiarla, pegarla en el procesador de texto.
Seleccionamos con el ratón. Edición – copiar. Nos vamos a Word, nos colocamos en el
punto elegido y damos a Edición – Pegar.
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Para realizar una gráfica con estos datos, el año lo deberá de tomar como texto y no
como un número para evitar que lo tome como dato. Un número se transforma en texto
colocándole una ‘ (comilla simple) por delante. Podríamos haberlo hecho de una vez al
remplazar “Cuenta “ por “’” (comilla simple).
Una vez bien formada la tabla (texto y datos), la seleccionaremos (incluida la cabecera
que corregimos Año y nº de publicaciones).
Insertar – Gráfico
En 2007 elegimos directamente el tipo de gráfico
Tras elegir el tipo de gráficos, por ejemplo Líneas, Vamos pulsando a siguiente.
Debemos de ir rellenando los datos que se nos piden. Es aconsejable hacer una prueba
“jugando” con todas las opciones para ver los resultados. Se pueden ir viendo sobre la
marcha.
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No os preocupéis porque podremos eliminar la gráfica sin problemas si no sale de
nuestro agrado.
Al final pediremos que nos la inserte como objeto en la misma pestaña en la que
estamos. La otra opción es para crearla en una pestaña aparte. Pulsamos finalizar.
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Una vez realizada la tabla, podremos marcar sobre la línea y pulsando el botón derecho
del ratón, agregar una línea de tendencia. Interesante ver las posibles opciones de la
línea de tendencia. En cualquier momento podremos pincharla con el ratón y eliminarla.
Edición – Borrar – Línea de tendencia.
En 2007 Botón derecho - eliminar
Título del gráfico
120
100
80
Nº de Publicaciones
60
Lineal (Nº de Publicaciones)
40
20
19
80
19
82
19
84
19
86
19
88
19
90
19
92
19
94
19
96
19
98
20
00
20
02
20
04
20
06
20
08
20
10
0
Podremos ponernos sobre la gráfica y con el botón derecho del ratón copiarla para
llevarla al procesador de texto (pegándola) tal como hicimos con la tabla.
El método de copiar tablas y gráficos a Word es exactamente igual en todos los casos,
por lo que únicamente explicaremos la obtención de datos.
Como tenemos que seguir trabajando con la tabla “madre” y la tenemos con los
subtotales, debemos de proceder a limpiar los subtotales para cálculos siguientes:
Datos – subtotales. Quitar todos.
En 2007 igual pero pulsando el icono Datos
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Además de lo anterior se pidió hacer la comparación para ver la evolución con la
palabra “dentistry”, para ver si la evolución en publicaciones se correspondía con el
tema tratado. Esta búsqueda se hizo manualmente año a año en el Sopus. Con los datos
se hizo una tabla con una nueva columna y se realizó una gráfica con estas dos
columnas. Para esto se eligió un gráfico tipo personalizado de Líneas y columnas 2
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Como la escala utilizada difiere y no se ven a penas nuestros datos por que son
insignificantes con respecto a la búsqueda de “Dentitry”, marcamos en “eje”, “Eje de
valores y”
De esta forma conseguimos que se nos creen dos ejes “Y” una para nuestros datos y
otro para “Dentistry”
120
60000
100
50000
80
40000
60
30000
40
20000
20
10000
Dentistry
2010
2008
2006
2004
2002
2000
1998
1996
1994
1992
1990
1988
1986
1984
1982
0
1980
0
Nº de Publicaciones
De esta forma podemos ver la tendencia de ambas búsquedas.
Distribución de publicaciones por tipo de documento:
- Ordenamos la tabla por “Document Type”.
- Sacamos los subtotales, pidiendo la función cuenta para cada cambio en tipo de
documento.
- Plegamos a 2
- Nos llevamos los datos a otra pestaña del archivo de trabajo, para no tocar el original.
Seleccionando solo visibles.
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En esta tabla de trabajo:
Nº
publicaciones
Tipo Documento
Cuenta Article
Cuenta Article in Press
Cuenta Conference Paper
Cuenta Editorial
Cuenta Letter
Cuenta Note
Cuenta Review
1509
10
36
2
5
3
229
- Realizaremos una nueva ordenación por Número de publicaciones. Esta vez
descendente.
Nº
publicaciones
Tipo Documento
Cuenta Article
Cuenta Review
Cuenta Conference Paper
Cuenta Article in Press
Cuenta Letter
Cuenta Note
Cuenta Editorial
1509
229
36
10
5
3
2
A modo de ejemplo Viendo que algunos datos son insignificantes los vamos a agrupa en
una zona común “Varios”. Copiamos a la derecha los datos a representar, por ejemplo
hasta “Review”. Añadimos un registro “Varios” y como dato ponemos una función. Nos
posicionamos en el dato (vacío) y pinchamos en funciones. Buscamos dentro de
matemáticas la función “Suma”. Aceptamos y marcamos en la zona izquierda los datos
a agrupar. Volvemos a aceptar.
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Tipo Documento
Nº publicaciones
Article
Review
1509
229
Varios
56
Con esto vamos a crear un gráfico de tarta. El sistema el mismo que el anterior pero
cambiando el tipo de gráfico a “circular”. Elegimos el que más nos guste y seguimos el
mismo proceso de “nº de publicaciones por año”.
Nº publicaciones
Article
Review
Varios
Índice Lotka: Nicolás envió un PPT powerpoint (Lotka) en el que explica paso a paso
como hacer la gráfica. Con la información que tenéis hasta ahora debéis de poder
hacerlo. A partir de la diapositiva 6 viene el ejemplo para Excel.
Para este cálculo debemos de utilizar la tabla AU.
- Ordenaremos por autores y calcularemos cuantas publicaciones tiene cada autor
utilizando los subtotales.
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¿Cómo utilizar Excel para facilitar el tratamiento de datos para bibliometría?
- Obtener la cuenta en cada cambio en autor.
De esta forma obtenemos el número de artículos en los que ha participado cada autor.
Tendremos autores y número de publicaciones.
Debemos de seguir tratando estos resultados llevándonos la tabla a la zona de trabajo.
Ordenamos (descendente) por Nº de publicaciones. Tenemos agrupados todos los que
han escrito n publicaciones.
- Volvemos a utilizar los subtotales.
- Contar para cada cambio en nº de publicaciones. De esta forma obtenemos cuantos
autores han escrito 35 artículos, 29, etc
- Seleccionaremos esta tabla y no llevaremos a otra pestaña (botón derecho sobre la
pestaña e insertar).
- Pegamos y obtenemos la tabla para trabajar en el Índice de Lotka.
Índice de coautoría: Se contaron el número de autores diferentes utilizando el dato
obtenido para utilizar en Lotka (publicaciones por cada autor tenía tantos registros como
autores había) y se dividió por el total de documentos, obteniendo dicho índice.
Distribución de los documentos y autores: En este dato tenemos que obtener cuantos
artículos hay con un autor, cuantos con dos, etc. Para ello:
En la tabla AU ordenamos por “Id article” y así sabemos cuantos autores han escrito
cada artículo. Nos llevamos esta tabla aun área de trabajo.
En esta tabla tenemos que el artículo 1 está escrito por 6 autores, el 2 por 7, etc
Ordenamos por número de autores y volvemos a contar los cambios con lo que
obtenemos que 270 artículos han sido escritos por un autor, 277 por 2, etc.
Esta tabla la volvemos a seleccionara para llevárnosla a una nueva área de trabajo y tras
retocarla obtenemos la tabla de distribución de los documentos y los autores.
Tasa de autoría única: Utilizamos el nº de documentos con un solo autor, del apartado
anterior, dividido por el total de publicaciones.
Revistas más productivas: Para esto vamos a utilizar la tabla CORE. Ordenamos por
“Source Tittle”. De esta forma obtenemos cuantos documentos se han publicado en cada
revista. Nos llevamos la tabla al área de trabajo. Ordenamos por el número de
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publicaciones y obtenemos la tabla definitiva. Al ser muy amplia y tenerla ordenada,
escogemos lo más representativo.
Idioma de publicación: Ordenamos por “Language of Original Document” y
contamos. Nos llevamos los visibles al area de trabajo y ordenamos de nuevo.
Si queremos obtener porcentajes, en la columna del lado hacemos las cuentas
anteponiendo un igual. Número de documentos de cada idioma entre el total de
documentos.
Cambiamos el formato a porcentaje de toda la columna.
Marcamos la columna
Botón derecho
Formato de celdas
Pestaña número
Porcentaje dos decimales.
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DIRECCION DE DESCARGA
Podéis descargar todos los archivos para realizar prácticas de:
http://www.dentasoft.es/curso-excel-bibliometria/
Dirección de correo para consulta de dudas:
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