Departamento de Servicios Administrativos

Universidad Autónoma de Baja California
Vicerrectoría Campus Ensenada
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN 2011
Ensenada, Baja California. Mayo de 2011
Chofer
Victor García
Almacenista
Luis Manuel Osuna Pizano
Analista
Lic. Xochilt Campillo Ala
Auxiliar Administrativo
Rubén Benson Escalante
Hiram Aréchiga Ramírez
Juan Carlos Barrera R.
Patronato
Cotizadores
L.C.P. Rafael Miramontes
L.A.E. Martha R. Arce
Lic. Mario Castillo Serrano
Lic. Lucas E. Ramos Acosta
Encargado de Compras
C.P. Juan Ignacio Tapia Cobián
Secretaria
Alma D. Arce Villavicencio
Junta de
Gobierno
Jardineros
Joel Nuñez Estrada
Tereso Burciaga
Guillero Ramírez
Jesús G. Liera López
Martín Avilés Ojeda
Guillermo Valencia R.
Auxiliar de Servicios Varios
Martín Arroyo López
Gilberto Riviera
Gustavo Ruvalcaba
Sergio Mundo León
Juan Carlos Martínez
Héctor López Romero
Edgar Andrés Álvarez
Eduardo García
Alfonso Ibarra
Francisco Gil Mares
Iván Álvarez Favela
Oscar Verdugo
Ricardo Moncada
Enrique Valencia
Supervisor
José Antonio Flores
Jefe de Oficina de Mantenimiento Menor
Ing. Juan G. Toledo Sánchez
Jefe de Departamento
M.A. Román III Lizarraga Benítez
Vicerrector Campus Ensenada
Dr. Oscar Roberto López Bonilla
Secretario General
Lic. Ricardo Danigno Moreno
RECTOR
Dr. Felipe Cuamea Velázquez
Consejo
Universitario
1-151-759-05-11
DSA
Analista de Proyectos
Arq. Valeria Pacheco Ochoa
Supervisor de Obras
Ing. Jesús Raymundo Juárez García
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Ing. Salvador Gómez Medina
Capturista
Dalila Villareal
Recepcionista
Diana Isabel Atondo Sepulveda
Tribunal Universitario
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Antecedentes
Código:
1-151-759-DSA
En el periodo rectoral del Arq. Rubén Castro Bojorquéz (1979-1983), se crea la
Vicerrectoría Zona Costa teniendo como función la de coordinar las actividades de los
departamentos administrativos, Ensenada, Tecate y Tijuana.
Como parte del proceso de la reforma administrativa, sustentada en las reformas al
Estatuto General de la Universidad Autónoma de Baja California, se ha acordado la
creación de las Vicerrectorías en los Campus Ensenada, Mexicali y Tijuana, para llevar a
cabo la descentralización de la toma de decisiones, recursos y responsabilidades.
Las Vicerrectorías las dependencias son las dependencias encargadas de auxiliar al
Rector en el gobierno de la Universidad, dirigiendo las actividades de los departamentos
administrativos y coordinando las actividades académicas, de investigación, culturales y
sociales que se realicen en los campus a su cargo, con el fin de que se cumpla con los
programas previamente establecidos; y sus titulares serán designados y removidos
libremente por el Rector.
Los departamentos de Servicios Administrativos, inicia sus actividades con los recursos
de los Departamentos de Adquisiciones, Bienes y Servicios y de Obras e Instalaciones,
Ensenada, correspondientes a las áreas asignadas.
ALEJANDRO MUNGARAY LAGARDA, Rector de la Universidad Autónoma de Baja
California, con fundamento en lo dispuesto por el artículo 25, último párrafo, de la Ley
Orgánica, y numerales 72, fracción XXIV y 150-B del Estatuto General, según reforma
publicada el veintiséis de julio de dos mil tres en la Gaceta UABC, y
CONSIDERANDO:
Que el Plan de Desarrollo Institucional 2002-2006 contempla la reforma administrativa de
la Universidad, misma que adquirió pleno sustento jurídico con la reforma al Estatuto
General, aprobada por el Consejo Universitario en sesión extraordinaria celebrada el
veintinueve de mayo del año en curso y publicada el veintiséis de julio de dos mil tres en
la Gaceta UABC.
Que una de las innovaciones del texto estatutario reformado es la creación de los
campus, como áreas geográficas en las que se agruparán unidades académicas y
dependencias administrativas para su mejor funcionamiento y desarrollo.
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Antecedentes Históricos
Código:
1-151-759-DSA
Que de acuerdo a lo dispuesto por el artículo 150-B del ordenamiento en cita,
corresponde al Rector la facultad de acordar la creación, escisión o reestructuración de
los campus, en atención a que se cuente con un proyecto académico sólidamente
fundamentado, en términos de las necesidades socioeconómicas y culturales que
justifiquen su creación; que orienten sus actividades a satisfacer las demandas y
necesidades de una región, por medio de la vinculación armónica entre las funciones
sustantivas de docencia, investigación y extensión, formación de recursos humanos y la
difusión, y que contribuyan a la descentralización eficiente de los recursos y funciones de
la Universidad, y al impulso del desarrollo regional.
Que estimándose plenamente dadas las condiciones anteriores, y ser oportuno y
conveniente al proceso de reforma institucional, tengo a bien expedir el siguiente:
ACUERDO:
PRIMERO.- Se crean los campus Ensenada, Mexicali y Tijuana, de la Universidad
Autónoma de Baja California.
SEGUNDO.- El Campus Ensenada comprenderá el área geográfica que a la fecha
corresponde al municipio de Ensenada, Baja California, y estará a cargo de un vicerrector
con residencia en la ciudad de Ensenada.
TERCERO.- Cada Vicerrector coordinará las actividades de las unidades académicas
ubicadas en el área geográfica del campus a su cargo, conforme lo referido en el punto
segundo del presente acuerdo; sin embargo del carácter de autoridad y de las facultades
que la Ley Orgánica, el Estatuto General y demás ordenamientos universitarios, confieren
a los directores de dichas unidades académicas.
CUARTO.-Para el desarrollo de sus actividades administrativas, cada uno de los campus
por el acuerdo contará con los siguientes departamentos administrativos, cada uno de los
cuales estará a cargo de un jefe, que a su vez estará bajo la dirección inmediata del
Vicerrector que corresponda (Ensenada, Mexicali y Tijuana)
(UABC (2003). Acuerdo por el cual se crean los campus, Ensenada, Mexicali y Tijuana,
Gaceta, No. 101, Pág. 16 )
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Misión
Código:
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La misión del Departamento de Servicios Administrativos es satisfacer con total plenitud
las necesidades de bienes y servicios de todas las unidades académicas y dependencias
administrativas que integran la U.A.B.C. Campus Ensenada.
Para esto disponemos de una administración moderna, eficaz y eficiente, la cual la
integran personal calificado e identificado con los altos fines y valores de la Universidad,
así como también de una organización adecuada, la cual en base a la infraestructura y
tecnología que la conforman, garantiza el uso adecuado, transparente y responsable de
los recursos, cumpliendo así con la normatividad vigente, lo cual contribuye al logro de los
fines institucionales.
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Visión
Código:
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La visión del Departamento de Servicios Administrativos, Campus Ensenada es ser un
departamento de vanguardia que busca cumplir con calidad y excelencia las necesidades
en bienes y servicios que requiere la U.A.B.C. Campus Ensenada, teniendo para ello a un
equipo de trabajo altamente eficaz, eficiente y comprometido con el mejoramiento
continuo de nuestros procesos, el uso de tecnología para el logro de los objetivos, la
transparencia en el manejo de los recursos económicos y con la misión institucional de la
Universidad.
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Objetivo
Código:
1-151-759-DSA
El objetivo del Departamento de Servicios Administrativos es contribuir de manera
eficiente al cumplimiento de todas las funciones y tareas que se deriven por concepto de
servicios, adquisiciones, compras, obras, proyectos y mantenimiento menor en la
U.A.B.C. Campus Ensenada, promoviendo el adecuado uso de todos los procesos
administrativos que se utilizan en este departamento, con todas las unidades académicas
y dependencias administrativas de la U.A.B.C. Campus Ensenada, con el fin de
automatizar y agilizar aun más los diferentes procesos y procedimientos que intervienen
en este.
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Índice de manuales de funciones
Jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Secretaria
Recepcionista
Capturista
Auxiliar Administrativo
Analista
Almacenista
Chofer
Encargada de compras
Cotizador
Jefe de Oficina de Mantenimiento Menor
Supervisor de Mantenimiento Menor
Jardineros
Auxiliares de Servicios Varios
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Supervisor de Obras
Analista de Proyectos
Código:
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1-151-759-11-01
1-151-759-11-02
1-151-759-11-03
1-151-759-11-04
1-151-759-11-05
1-151-759-11-06
1-151-759-11-07
1-151-759-11-08
1-151-759-11-09
1-151-759-11-10
1-151-759-11-11
1-151-759-11-12
1-151-759-11-13
1-151-759-11-14
1-151-759-11-15
1-151-759-11-16
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Nombre del Puesto:
Jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada
Nivel del puesto:
IV
Jefe inmediato:
Vicerrector Campus Ensenada
Subordinados inmediatos:
Secretaria
Recepcionista
Auxiliar Administrativo
Cotizador
Capturista
Analista
Almacenista
Chofer
Encargada de Compras
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Jefe de Oficina de Mantenimiento Menor
Subordinados mediatos:
Supervisor de Obras
Jardineros
Auxiliar de Servicios Varios
Analista de Proyectos
Contactos permanentes:
Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la
Institución.
Proveedores.
Contratistas.
Función genérica:
Administrar los servicios administrativos que proporciona el Departamento (adquisiciones,
almacén, viáticos, servicios varios, proyectos y supervisión de obras, mantenimiento
menor, eléctrico y electromecánico, etc.)
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Nombre del Puesto:
Jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Adquirir los bienes y servicios solicitados por los departamentos y unidades
académicas del Campus, en los términos del reglamento respectivo.
2. Operar y mantener el control de inventarios en almacén del Campus Ensenada.
3. Administrar el servicio de transporte que preste el Campus y el mantenimiento
preventivo y correctivo la flotilla de vehículos asignada al Campus Ensenada.
4. Efectuar o autorizar los estudios y proyectos ejecutivos para los programas de obras
universitarias del Campus.
5. Contratar y supervisar las obras universitarias que se realicen dentro del Campus, así
como el equipamiento, suministro y servicios relacionados con las mismas, conforme
a lo dispuesto en el reglamento respectivo.
6. Operar los servicios de mantenimiento y aseo a los edificios, instalaciones y
equipamiento, así como los de protección civil del Campus.
7. Gestionar y expedir los recursos para viáticos, pasajes, hospedaje, peajes y
combustible.
8. Recibir y dar contestación a la correspondencia o documentación que le sea dirigida,
canalizándola a quien corresponda.
9. Autorizar con su firma toda la documentación que por su naturaleza, así lo requiera.
10. Presentar informes al Vicerrector sobre las actividades desarrolladas en el
departamento.
11. Asistir a las reuniones convocadas por su jefe inmediato o por la Coordinación de
Servicios Administrativos en la Ciudad de Mexicali y/o Tijuana.
12. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su competencia.
13. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
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Nombre del Puesto:
Jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Código:
1-151-759-DSA
14. Supervisar la actualización y revisión de los procesos y procedimientos relativos a
ISO 9001:2008 para el Departamento de Servicios Administrativos, Campus
Ensenada.
Requisitos:

Contar con título profesional grado licenciatura o posgrado de la profesión a que se
refiere el puesto.

Comprobante de experiencia mínima de dos años en puesto o actividades similares.

Conocimientos básicos de administración, comercio, sistematización, automatización,
procesos de obra civil, electromecánica y eléctrica.

Habilidad para coordinar y dirigir acciones de personal.

Conocimientos de computación y software.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento
de Servicios
Administrativos
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento
de Planeación e
Imagen Institucional
Aprobó:
Dr. Oscar Roberto López Bonilla
Firma
Vicerrector Campus
Ensenada
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 16/01/2012
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Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Secretaria
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
VII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas.
Proveedores.
Contratistas.
Público en general.
de
Servicios
Función genérica:
Elaborar todos los trabajos que le sean encomendados, así como realizar funciones de
tipo administrativo inherentes al Departamento, brindando trato amable y cortés al
personal de la Institución y público en general.
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 16/01/2012
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Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Secretaria
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Atender y asesorar a los alumnos, egresados, personal académico, administrativo y
comunidad en general que soliciten información sobre actividades y trámites que se
realizan en el departamento.
2. Atender las llamadas telefónicas y turnarlas a quien corresponda, tomando el recado
cuando la persona solicitada esté ausente o no pueda atender el teléfono.
3. Llevar un control de las llamadas de larga distancia y a teléfonos celulares para remitir
la información a la instancia correspondiente.
4. Elaborar con buena presentación, ortografía y redacción todo tipo de documento
impreso y electrónico, solicitado por el jefe de departamento.
5. Mantener un control numérico de los documentos elaborados.
6. Atender y asesorar a los usuarios en el seguimiento de los trámites solicitados
(comisiones, compras, viáticos, cheques, hospedaje, boletos de avión, vales de
gasolina, etc.).
7. Atender a los proveedores de los servicios que proporciona el área.
8. Auxiliar en la recepción de facturas de mercancía entregada, expidiendo su
contrarrecibo.
9. Realizar el trámite correspondiente en el Departamento de Tesorería para las
comisiones, viáticos, reembolsos, pago a proveedores, comprobación de gastos, etc.
10. Reservar oportunamente, cuando se le indique, los boletos de avión para el personal
de las dependencias administrativas y unidades académicas de la Institución que
tenga necesidad de viajar por este medio de transporte para tratar asuntos oficiales
de la universidad.
11. Entregar oportunamente los boletos de avión solicitados por los usuarios.
12. Efectuar con oportunidad la reservación de hotel y avión a nivel local, nacional e
internacional al personal de dependencias administrativas y unidades académicas que
lo soliciten, así como para todas aquellas personas externas a la universidad, que
tengan que trasladarse de su lugar de origen por asuntos relacionados con la
Institución.
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Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Secretaria
Código:
1-151-759-DSA
13. Elaborar a través del sistema las solicitudes de servicios varios, especiales, etc. que le
sean encomendados y llevar un control de los gastos de compra del área.
14. Elaborar las solicitudes y ordenes de compra de los cotizadores para la compra de
material y equipo de oficina realizando el trámite correspondiente.
15. Formar expedientes de los proveedores y mantenerlo actualizado.
16. Enviar los paquetes que se requieran por mensajería para proveedores, dependencias
administrativas y unidades académicas del Campus Ensenada.
17. Recibir y registrar todos los documentos y correspondencia que le sean entregados,
turnándolos a el jefe del departamento para su posterior distribución y archivo, de acuerdo
con las instrucciones recibidas.
18. Apoyar en la reproducción de documentos impresos para la difusión de las actividades del
departamento.
19. Recibir y enviar por fax información, cuando se requiera.
20. Llevar y mantener actualizada la agenda de compromisos de el jefe del departamento y
notificarle con anticipación de los eventos que están agendados.
21. Turnar a quien corresponda para su firma, la documentación que así lo requiera.
22. Elaborar las solicitudes de compras, comisiones, servicios, servicios varios, y servicios
especiales, que le sean encomendados por su jefe, llevando un control de los gastos.
23. Vigilar que las existencias de papelería y útiles de oficina se mantengan en niveles de
operación, solicitando lo necesario cuando así se requiera.
24. Recibir el material y equipo de oficina, verificando que sea el solicitado.
25. Llevar un control del fondo fijo de caja chica apegándose al procedimiento indicado por el
departamento de tesorería.
26. Brindar apoyo logístico en los eventos especiales que organice o participe el
Departamento.
27. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean
encomendados para el desempeño de sus actividades.
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 16/01/2012
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Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Secretaria
28. Sugerir a su jefe todas aquellas acciones de mejora que considere necesarias para el
funcionamiento óptimo del Departamento.
29. Asistir a cursos de capacitación y actualización cuando le sea indicado o autorizado por su
jefe.
30. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente por su
jefe.
Requisitos:
 Contar con certificado de carrera comercial que comprenda por lo menos
mecanografía, gramática, redacción, correspondencia, documentación y archivo.
 Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar que le permita
precisión, limpieza y rapidez en el desempeño de sus labores.
 Criterio necesario para resolver problemas sencillos de su competencia y contestación
de correspondencia.

Saber manejar software de computación, tales como el Word, Excel, Power point, etc.
 Aprobar examen psicométrico.
 Aprobar examen de conocimiento secretarial.
Revisión y aprobación:
Nombre
Elaboró:
Alma D. Arce Villavicencio
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Puesto
Firma
Secretaria
Jefe del Departamento
de Planeación e Imagen
Institucional
Jefe del Departamento
de Servicios
Administrativos
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Efectividad : 30/05/2011
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Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Recepcionista
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
IV
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la
Institución.
Público en general.
de
Servicios
Función genérica:
Recibir y despachar toda la correspondencia del departamento, ( oficios, solicitudes de
servicios, préstamo de activo, facturas, etc.) realizando el registro y control; además de
elaborar las requisiciones de combustible que le sean solicitadas.
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
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Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Recepcionista
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Recibir y despachar toda la correspondencia que le sea entregada.
2. Mantener un registro y control de la correspondencia recibida realizando el archivo
correspondiente.
3. Elaborar las requisiciones de combustible que le sean solicitadas por le personal
de la Institución, asi como la dotación fija del mismo asignada a funcionarios del
campus.
4. Mantener un control de las requisiciones de combustible solicitadas.
5. Atender las llamadas telefónicas y turnarlas a quien corresponda, tomando el
recado cuando la persona solicitada esté ausente o no pueda atender el teléfono.
6. Atender y asesorar a los usuarios en el seguimiento de los trámites solicitados
(comisiones, compras, viáticos, cheques, hospedaje, boletos de avión, vales de
gasolina, etc.)
7. Atender a los proveedores de los servicios que proporciona el área.
8. Sacar las copias fotostáticas que se requieran.
9. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le
sean encomendados para el desempeño de sus actividades.
10. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su
competencia.
11. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
12. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
13. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-03
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Recepcionista
Requisitos:
 Contar con certificado de carrera comercial que comprenda por lo menos
mecanografía, gramática, redacción, correspondencia, documentación y archivo.
 Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar que le permita
precisión, limpieza y rapidez en el desempeño de sus labores.
 Criterio necesario para resolver problemas sencillos de su competencia y contestación
de correspondencia.

Saber manejar software de computación, tales como el Word, Excel, Power point, etc.
 Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
Diana Isabel Atondo Sepulveda
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín
Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
Firma
Recepcionista
1-151-759-11-03
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Capturista
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
VII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la Institución.
Proveedores.
de
Servicios
Función genérica:
Recibir y captar las solicitudes de compra verificando que estén correctas, así como
mantenerlas actualizadas.
1-151-759-11-04
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Capturista
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Recibir las solicitudes de compra en el sistema del ejercicio del gasto.
2. Generar los comparativos para entregarlos al Cotizador.
3. Generar reportes de solicitudes pendientes, ordenes de compra pendientes de surtir,
las surtidas, por proveedor y por folio.
4. Elaborar validaciones y pólizas de cheque que se requieran.
5. Finiquitar las ordenes de compra surtidas y pagadas así como archivarlas.
6. Enviar el reporte de ordenes de compra finiquitadas y canceladas al Departamento de
Auditoria Interna y al Departamento de Tesorería.
7. Realizar aquellas actividades del área de servicios que le sean indicadas por su jefe
inmediato.
8. Recibir y atender a todas aquellas personas que deseen tratar asuntos de su
competencia.
9. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean
necesarios para el desempeño de sus funciones.
10. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios
para la mejor realización de sus funciones.
11. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
12. Elaborar y presentar a su jefe inmediato un informe periódico sobre las actividades
realizadas.
13. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-04
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Capturista
Requisitos:

Contar con certificado de secundaria y conocimientos a nivel técnico referentes al
puesto.

Comprobante de experiencia mínima de seis meses en puesto similar.

Manejo de software de cómputo, tales como el word, excel, power point, etc.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
C. Dalila Villarreal
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
Firma
Capturista
1-151-759-11-04
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 1 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Auxiliar Administrativo
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
XII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la
Institución.
Público en general.
de
Servicios
Función genérica:
Atender y asesorar a los usuarios que los soliciten, así como realizar todas las solicitudes
de cheques para pago a los distintos proveedores que tiene el departamento en el area
de adquisiciones, así como la poliza contable de compra.
1-151-759-11-05
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 2 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Auxiliar Administrativo
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Realizar todas las solicitudes de cheques para pago a los distintos proveedores
que tiene el departamento en el area de adquisiciones, así como la poliza contable
de compras.
2. Auxiliar en la elaboración de solicitudes de servicios varios, ordenes de compra,
cheque por comprobar.
3. Archivar toda la documentación referente a los procesos y procedimientos de
adquisiciones que realiza cotidianamente el departamento.
4. Atender a los proveedores de los servicios que proporciona el área.
5. Apoyar en las actividades para la certificación de los procesos del SGC de la
Vicerrectoría bajo la Norma ISO9001:2008.
6. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le
sean encomendados para el desempeño de sus actividades.
7. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su
competencia.
8. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
9. Presentar un informe de actividades realizadas a su jefe inmediato.
10. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
11. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-05
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 3 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Auxiliar Administrativo
Requisitos:
 Contar con certificado de carrera comercial que comprenda por lo menos
mecanografía, gramática, redacción, correspondencia, documentación y archivo.
 Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.
 Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Elaboró: C.P. Juan Ignacio Tapia Cobián
Puesto
Firma
Encargado de Compras
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
1-151-759-11-05
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 4
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Analista
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
X
Jefe inmediato:
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos.
Jefe de Mantenimiento Menor.
Contactos permanentes:
Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la
institución.
Contratistas.
Proveedores.
Función genérica:
Administrar de manera eficiente los recursos financieros y materiales asignados al área
de construcción y mantenimiento del Campus Ensenada.
1-151-759-11-06
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 4
Nombre del Puesto:
Analista
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Llevar un control financiero del área de construcción y mantenimiento.
2. Realizar los movimientos contables necesarios para el pago a contratistas y
proveedores de bienes y servicios destinados al área, así como archivarlos y
clasificarlos.
3. Captar las solicitudes de materiales, equipo, etc., que se requieran en el área.
4. Recibir las solicitudes de trabajo entregadas al departamento.
5. Elaborar las requisiciones para la adquisición de materiales que se requieran.
6. Supervisar y dar seguimiento a los trabajos de mantenimiento que sean
solicitados.
7. Vigilar el envío oportuno de informes o documentos a las diferentes dependencias
de la institución y otras instituciones oficiales educativas.
8. Llevar el control del ejercicio presupuestal de los programas a través de los flujos
trimestrales, disponibilidad mensual y análisis comparativos y emprender las
acciones pertinentes para su ajuste.
9. Elaborar anualmente el proyecto de presupuesto por programas y la actualización
de la apertura programática del departamento.
10. Mantener comunicación constante con los proveedores de servicios.
11. Clasificar las facturas y solicitudes de trabajo por subcuentas para su
contabilización.
12. Revisar que los movimientos de pago cuenten con los requisitos establecidos.
13. Elaborar los contratos para proyectos de obra mayor, así como su resguardo y
clasificación.
14. Mantener en orden y actualizado el archivo de documentación a su cargo.
15. Archivar las pólizas de garantía generadas por obras ejecutadas y en proceso.
1-151-759-11-06
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 4
Nombre del Puesto:
Analista
Código:
1-151-759-DSA
16. Llevar un control de las partidas destinadas para aprovisionamientos.
17. Elaborar los reportes de gastos de los programas y subcuentas mensuales del
área.
18. Elaborar el balance financiero de los trabajos de obra mayor.
19. Elaborar y planear los procedimientos para mejorar y agilizar los procesos
administrativos y de trabajo dentro de su área.
20. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su
competencia.
21. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le
sean encomendados para el desempeño de sus actividades.
22. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
23. Presentar periódicamente un informe de actividades realizadas a su jefe
inmediato.
24. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
25. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
26. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-06
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 4 de 4
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Analista
Requisitos:

Contar con título profesional grado licenciatura de la profesión a que se refiere el
puesto.

Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Habilidad para coordinar y dirigir acciones de personal.

Conocimientos de computación y software.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
L.I. Xochitl Guadalupe Campillo
Alarid
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
Firma
Analista
1-151-759-11-06
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Almacenista
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
VII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la institución.
Proveedores.
de
Servicios
Función genérica:
Realizar en forma adecuada la recepción, guarda y entrega de materiales y equipo de
oficina que llega al almacén; así como llevar un control de las existencias.
1-151-759-11-07
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Almacenista
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Recibir el material y equipo de oficina que llegue al almacén, verificando que cumpla
con las condiciones establecidas y realizando la clasificación correspondiente.
2. Monitorear las ordenes de compra para que sean entregadas en forma oportuna y
optima.
3. Registrar las entradas y salidas de material y equipo de oficina del almacén.
4. Acomodar en sus respectivos estantes o en los lugares los artículos y equipos
recibidos en el almacén en forma correcta y ordenada.
5. Surtir y entregar la mercancía solicitada en las notas de salida de almacén enviadas
por las dependencias administrativas y unidades académicas del Campus Ensenada,
recabando firma y sello de recibido de las mismas.
6. Verificar periódicamente las existencias de mercancía en el almacén, solicitando a su
jefe inmediato los artículos que hagan falta para mantener los niveles mínimos de
existencia.
7. Elaborar un reporte de faltantes de mercancía en el almacén.
8. Mantener el orden, la limpieza y seguridad, vigilando que se cumplan las medidas de
seguridad establecidas para el manejo y conservación de los artículos y equipo que se
encuentre en el mismos, reportando cualquier anomalía en cuanto al estado de las
cerraduras, extinguidores, instalaciones eléctricas, etc.
9. Supervisar que el equipo y las notas de salida de almacén se entreguen correcta y
oportunamente.
10. Elaborar los reportes diarios correspondientes al área de almacén.
11. Elaborar periódicamente inventarios físicos de artículos y equipo que se encuentren
en el almacén.
12. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su competencia.
13. Solicitar, recibir y revisar informes periódicos de actividades realizadas por el personal
a su cargo, para evaluar el avance de los programas de su área.
1-151-759-11-07
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Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Almacenista
Código:
1-151-759-DSA
14. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean
encomendados para el desempeño de sus actividades.
15. Apoyar en las actividades para la certificación de los procesos del SGC de la
Vicerrectoría bajo la Norma ISO9001:2008.
16. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
17. Presentar periódicamente un informe del avance de actividades realizadas a su jefe
inmediato.
18. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
19. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios
para la mejor realización de sus funciones.
20. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-07
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 4 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Almacenista
Requisitos:

Contar con certificado de estudios de bachillerato y conocimientos referentes al
puesto.

Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Conocimientos sobre el manejo de equipo de cómputo y software.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
C. Luis Manuel Osuna Pizano
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
Firma
Almacenista
1-151-759-11-07
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Chofer
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
V
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la Institución.
de
Servicios
Función genérica:
Conducir el vehículo que se le indique en actividades al servicio del departamento y
guiarlo en la realización de trabajos asignados, así como mantenerlo limpio y en perfectas
condiciones de funcionamiento.
1-151-759-11-08
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Chofer
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Conducir el vehículo cuando se requiera; de acuerdo al itinerario señalado por su
jefe inmediato.
2. Verificar el funcionamiento del vehículo a su cargo y responsabilizarse del uso
adecuado del mismo.
3. Mantener el vehículo limpio y en condiciones de uso.
4. Revisar y preparar el vehículo, anticipadamente a su uso.
5. Reportar a su jefe inmediato cualquier desperfecto del vehículo y conducirlo al
taller mecánico para su reparación.
6. Reportar telefónicamente a su jefe inmediato sobre cualquier contingencia
ocurrida que se presente en sus labores de trabajo.
7. Controlar mediante los sistemas que le indiquen los gastos suministrados a la
unidad.
8. Realizar las reparaciones menores de los desperfectos mecánicos del vehículo.
9. Custodiar y mantener en buen estado de uso la herramienta puesta a su servicio.
10. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su
competencia.
11. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
12. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-08
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Chofer
Requisitos:

Contar con certificado de secundaria.

Comprobante de experiencia mínima de seis meses en puesto similar.

Conocimientos básico de mecánica automotríz.

Contar con licencia de chofer.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
C. Víctor García Cuellar
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
Firma
Chofer
1-151-759-11-08
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 1 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Encargado de Compras
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
VII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la Institución.
Proveedores nacionales y extranjeros.
Agencia aduanal.
Publico en general.
de
Servicios
Función genérica:
Elaborar las cotizaciones de los artículos, materiales y equipo de oficina que soliciten,
buscando precio, calidad y servicio con diferentes proveedores de la localidad, nacionales
y extranjeros para realizar la compra correspondiente.
1-151-759-11-09
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 2 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Encargado de Compras
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Recibir las solicitudes de adquisiciones y elaborar las cotizaciones del equipo o
material solicitado.
2. Enviar a los proveedores, por fax o correo electrónico las solicitudes de cotización y
consultar catálogos por Internet.
3. Analizar en coordinación con el usuario las cotizaciones realizadas.
4. Entregar a su jefe inmediato las solicitudes cotizadas, para su revisión y selección.
5. Captar los datos, cotizaciones, elaborar comparativo y las ordenes de compra y
entregarlos para la realización del trámite correspondiente.
6. Enviar la orden de compra a los proveedores seleccionados para surtirla.
7. Mantener contacto permanente con los diferentes proveedores de la institución tanto
locales como extranjeros, para la actualización de precios.
8. Verificar el oportuno cumplimiento del tiempo de entrega de los proveedores.
9. Llevar un control de las ordenes de compra realizadas nacionales y extranjeras, así
como finiquitarlas y archivar las copias correspondientes.
10. Elaborar cartas u oficios a compañías extranjeras para enviar ordenes de compra o de
pago.
11. Solicitar al Departamento de Tesorería el pago a proveedores de las mercancías
adquiridas; así como realizar comprobaciones de gasto.
12. Enviar pagos a proveedores en México, cuando se requiera.
13. Realizar el trámite correspondiente para los concursos y/o licitaciones de materiales y
equipos, para la institución dentro del Campus Ensenada.
14. Mantener actualizados los catálogos de precios y proveedores para lograr una
cotización más oportuna.
1-151-759-11-09
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 3 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Encargado de Compras
Código:
1-151-759-DSA
15. Mantener actualizado los expedientes de los proveedores solicitándoles la
documentación necesaria.
16. Recibir las facturas y ordenes de compra de mercancía entregada, expidiendo su
contrarrecibo.
17. Realizar la cotización y compra de artículos urgentes cuando se requiera.
18. Elaborar las requisiciones para la compra de material solicitado.
19. Cancelar las ordenes de compra o solicitudes de adquisición cuando se requiera.
20. Recibir y atender a todas aquellas personas que deseen tratar asuntos de su
competencia.
21. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean
necesarios para el desempeño de sus funciones.
22. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios
para la mejor realización de sus funciones.
23. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
24. Elaborar y presentar a su jefe inmediato un informe periódico sobre las actividades
realizadas.
25. Revisar, supervisar y actualizar toda los procesos y procedimientos referentes al
sistema de calidad de ISO 9001:2008 para el área de adquisiciones.
26. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-09
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 4 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Encargado de Compras
Requisitos:

Contar con certificado de bachillerato.

Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Habilidad para liderear grupos de trabajo, solución de conflictos y trabajo bajo
presión.

Conocimientos en la compra de materiales y equipo.

Criterio propio para la toma de decisiones al resolver problemas sencillos que se le
presenten.

Saber manejar software de cómputo, tales como el word, excel, power point, etc

Conocimientos básicos del idioma inglés.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
C.P. Juan Ignacio Tapia Cobián
Encargado de Compras
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento
de Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Firma
Jefe del Departamento
de Servicios
Administrativos
1-151-759-11-09
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 1 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Cotizador
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
VII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento
Administrativos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la institución.
Proveedores nacionales y extranjeros.
Agencia aduanal.
Público en general.
de
Servicios
Función genérica:
Elaborar las cotizaciones de los artículos, materiales y equipo de oficina que soliciten,
buscando precio, calidad y servicio con diferentes proveedores de la localidad, nacionales
y extranjeros para realizar la compra correspondiente.
1-151-759-11-10
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 2 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Cotizador
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Recibir las solicitudes de adquisiciones y elaborar las cotizaciones del equipo o
material solicitado.
2. Enviar a los proveedores, por fax o correo electrónico las solicitudes de cotización
y consultar catálogos por Internet.
3. Analizar en coordinación con el usuario las cotizaciones realizadas.
4. Entregar a su jefe inmediato las solicitudes cotizadas, para su revisión y selección.
5. Captar los datos, cotizaciones, elaborar comparativo y las ordenes de compra y
entregarlos para la realización del trámite correspondiente.
6. Enviar la orden de compra a los proveedores seleccionados para surtirla.
7. Mantener contacto permanente con los diferentes proveedores de la institución
tanto locales como extranjeros, para la actualización de precios.
8. Verificar el oportuno cumplimiento del tiempo de entrega de los proveedores.
9. Llevar un control de las ordenes de compra realizadas nacionales y extranjeras,
así como finiquitarlas y archivar las copias correspondientes.
10. Elaborar cartas u oficios a compañías extranjeras para enviar ordenes de compra
o de pago.
11. Solicitar al Departamento de Tesorería el pago a proveedores de las mercancías
adquiridas; así como realizar comprobaciones de gasto.
12. Enviar pagos a proveedores en México, cuando se requiera.
13. Realizar el trámite correspondiente para los concursos y/o licitaciones de
materiales y equipos, para la institución dentro del Campus Ensenada.
14. Mantener actualizados los catálogos de precios y proveedores para lograr una
cotización más oportuna.
1-151-759-11-10
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 3 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Cotizador
Código:
1-151-759-DSA
15. Mantener actualizado los expedientes de los proveedores solicitándoles la
documentación necesaria.
16. Recibir las facturas y ordenes de compra de mercancía entregada, expidiendo su
contrarrecibo.
17. Realizar la cotización y compra de artículos urgentes cuando se requiera.
18. Elaborar las requisiciones para la compra de material solicitado.
19. Cancelar las ordenes de compra o solicitudes de adquisición cuando se requiera.
20. Recibir y atender a todas aquellas personas que deseen tratar asuntos de su
competencia.
21. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le
sean necesarios para el desempeño de sus funciones.
22. Apoyar en actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad de la
Vicerrectoría Ensenada certificado bajo la Norma ISO9001:2008.
23. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
24. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
25. Elaborar y presentar a su jefe inmediato un informe periódico sobre las actividades
realizadas.
26. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-10
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 08/08/2011
Página : 4 de 4
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Cotizador
Requisitos:

Contar con certificado de bachillerato.

Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Conocimientos en la compra de materiales y equipo.

Criterio propio para la toma de decisiones al resolver problemas sencillos que se le
presenten.

Saber manejar software de cómputo, tales como el word, excel, power point, etc

Conocimientos básicos del idioma inglés.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró: C.P. Juan Ignacio Tapia Cobián
Encargado de Compras
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento
de Planeación e
Imagen Institucional
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento
de Servicios
Administrativos
Aprobó:
Firma
1-151-759-11-10
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Nombre del Puesto:
Jefe de Oficina de Mantenimiento Menor
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
XII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento de Servicios
Administrativos.
Subordinados inmediatos:
Supervisor.
Jardinero.
Auxiliares de Servicios Varios.
Contactos permanentes:
Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la
Institución.
Contratistas.
Proveedores.
Función genérica:
Coordinar las actividades de mantenimiento menor (limpieza, jardinería, eléctrico e
hidrosanitario) de las dependencias administrativas y unidades académicas del Campus
Ensenada.
1-151-759-11-11
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Nombre del Puesto:
Jefe de Oficina de Mantenimiento Menor
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Elaborar en coordinación con el personal a su cargo un programa de actividades a
realizar en su área.
2. Atender las solicitudes de trabajo de las dependencias administrativas y unidades
académicas.
3. Solicitar a su jefe inmediato el material, equipo y herramientas de trabajo de su área.
4. Revisar la operación de la planta de tratamiento.
5. Asignar y supervisar actividades especificas al personal a su cargo.
6. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su competencia.
7. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean
encomendados para el desempeño de sus actividades.
8. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
9. Presentar periódicamente un informe del avance de actividades realizadas a su jefe
inmediato.
10. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
11. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios
para la mejor realización de sus funciones.
12. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
13. Actualizar, revisar y en su caso modificar, los procesos y procedimientos relativos a
ISO 9001:2008 para el area de mantenimiento menor.
1-151-759-11-11
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Nombre del Puesto:
Jefe de Oficina de Mantenimiento Menor
Código:
1-151-759-DSA
Requisitos:

Contar con título profesional grado licenciatura de la profesión a que se refiere el
puesto.

Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Habilidad para coordinar y dirigir acciones de personal.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Elaboró:
Ing. Juan Gabriel Toledo Sánchez
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Puesto
Firma
Jefe de Oficina de
Mantenimiento Menor
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
1-151-759-11-11
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Nombre del Puesto:
Supervisor de Mantenimiento Menor
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
XII
Jefe inmediato:
Jefe de Mantenimiento Menor.
Subordinados inmediatos:
Jardinero.
Auxiliares de Servicios Varios.
Contactos permanentes:
Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la
Institución.
Contratistas.
Proveedores.
Función genérica:
Supervisar las actividades de mantenimiento menor (limpieza, jardinería, eléctrico e
hidrosanitario) de las dependencias administrativas y unidades académicas del Campus
Ensenada.
1-151-759-11-12
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Nombre del Puesto:
Supervisor de Mantenimiento Menor
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Elaborar en coordinación con el personal a su cargo un programa de actividades a
realizar en su área.
2. Atender las solicitudes de trabajo de las dependencias administrativas y unidades
académicas.
3. Solicitar a su jefe inmediato el material, equipo y herramientas de trabajo de su área.
4. Asignar y supervisar actividades especificas al personal a su cargo.
5. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su competencia.
6. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le sean
encomendados para el desempeño de sus actividades.
7. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
8. Presentar periódicamente un informe del avance de actividades realizadas a su jefe
inmediato.
9. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
10. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios
para la mejor realización de sus funciones.
11. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
12. Apoyar en la certificación de los procesos y procedimientos relativos a ISO 9001:2008
para el área de mantenimiento menor.
1-151-759-11-12
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Nombre del Puesto:
Supervisor de Mantenimiento Menor
Código:
1-151-759-DSA
Requisitos:

Contar con título profesional grado licenciatura de la profesión a que se refiere el
puesto.

Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Habilidad para coordinar y dirigir acciones de personal.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Firma
Supervisor de
Mantenimiento Menor
Elaboró:
C. José Antonio Flores Ramos
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
1-151-759-11-12
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Jardinero
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
II
Jefe inmediato:
Jefe de Oficina de Mantenimiento Menor.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la Institución.
Función genérica:
Cuidar y conservar las zonas verdes en las mejores condiciones posibles, con el fin de
lograr un ambiente más agradable en las dependencias administrativas y unidades
académicas de la institución.
1-151-759-11-13
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Jardinero
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Regar el césped y árboles diariamente.
2. Rastrillar el césped dejándolo limpio de hojas y basura.
3. Cortar el césped y desorillarlo periódicamente para mantenerlo a un mismo nivel y
crear un ambiente más agradable.
4. Podar los árboles cada vez que lo ameriten.
5. Formar los cajetes en los árboles para que el riego les sea más favorable.
6. Desyerbar el césped para evitarle daños, cuando sea necesario.
7. Sembrar y transplantar árboles o césped.
8. Colocar al césped, una capa de estiércol en época de invierno para que no se queme.
9. Fertilizar el césped en la época del año correspondiente.
10. Realizar todos los trabajos de jardinería que le sean encomendados por su jefe
inmediato.
11. Mantener en buenas condiciones de uso el equipo que utiliza, guardándolo al final de
la jornada.
12. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
13. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su jefe
inmediato.
14. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean necesarios
para la mejor realización de sus funciones.
15. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-13
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Jardinero
Requisitos:

Contar con certificado de secundaria.

Comprobante de experiencia mínima de seis meses en puesto similar.

Conocimientos generales sobre jardinería.

Saber utilizar herramientas y equipo de jardinería como: maquinas de empujón
para cortar el césped, desorilladoras, fumigadoras, etc.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Nombre
Puesto
Ing. Juan Gabriel Toledo Sánchez
Jefe de Oficina de
Mantenimiento Menor
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
Firma
1-151-759-11-13
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Auxiliar de Servicios Varios
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
III
Jefe inmediato:
Jefe de Oficina de Mantenimiento Menor.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la institución.
Función genérica:
Realizar los trabajos de servicios varios que le sean asignados por su jefe inmediato.
1-151-759-11-14
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Auxiliar de Servicios Varios
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Recibir instrucciones de trabajo de su jefe inmediato.
2. Elaborar las listas de material que se requieran para realizar los trabajos diversos
de su área.
3. Solicitar a su jefe inmediato el material necesario para realizar los trabajos que le
sean encomendados.
4. Realizar reparaciones de electricidad, plomería, soldadura, cancelería, cerrajería,
albañilería, carpintería, pintura, etc., cuando se requiera.
5. Dar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones eléctricas, cableado
de teléfonos, electromecánico y aire a condicionado.
6. Revisar el alumbrado e instalaciones para que se encuentren funcionando
correctamente.
7. Auxiliar a dar mantenimiento al sistema de bomba de agua salada.
8. Apoyar en las actividades de certificación del Sistema de Gestión de Calidad de la
Vicerrectoría Campus Ensenada, bajo la Norma ISO9001:2008.
9. Mantener en buenas condiciones de uso el equipo y herramienta que utiliza,
guardándolo al final de la jornada.
10. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
11. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
12. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
13. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
1-151-759-11-14
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Auxiliar de Servicios Varios
Requisitos:

Contar con certificado de secundaria.

Comprobante de experiencia mínima de seis meses en puesto similar.

Conocimientos generales sobre jardinería, electricidad, plomería, albañilería, etc.

Saber utilizar herramientas y equipo de jardinería, plomería, albañilería, etc.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
C. José Antonio Flores Ramos
Puesto
Firma
Supervisor de Servicios
Varios
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
1-151-759-11-14
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Nombre del Puesto:
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
XII
Jefe inmediato:
Jefe del Departamento de Servicios
Administrativos.
Subordinados inmediatos:
Supervisor de Obras.
Analista de Proyectos
Contactos permanentes:
Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la
institución.
Contratistas.
Proveedores.
Función genérica:
Coordinar y supervisar la elaboración de proyectos y anteproyectos de obra para la
construcción de edificios e infraestructura, remodelación y acondicionamiento; así como
para el concurso, asignación y contratación de obra en el Campus Ensenada.
1-151-759-11-15
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Nombre del Puesto:
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Elaborar en coordinación con el personal a su cargo un programa de actividades a
realizar en su área.
2. Supervisar la elaboración de proyectos y anteproyectos de obra mayor para la
construcción de edificios e infraestructura, remodelación y acondicionamiento.
3. Elaborar dibujos de croquis o detalles constructivos de los proyectos de obra.
4. Mantener relación constante con el proyectista y/o contratista para solicitar
cotizaciones de los proyectos.
5. Revisar y autorizar los planos, estimaciones, etc de los proyectos de obra mayor
del Campus Ensenada.
6. Coordinar los concursos, asignación y contratación de obra en el Campus
Ensenada.
7. Realizar visitas a las obras en proceso para verificar que se estén desarrollando
correctamente.
8. Elaborar cuadros comparativos de las obras que se realicen.
9. Realizar reuniones de trabajo con el personal a su cargo, contratistas y/o usuarios
durante el proceso de los proyectos de obra.
10. Supervisar que se formen expedientes de los proyectos de obra mayor.
11. Asistir a las reuniones de trabajo con gobierno del estado que se requieran.
12. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su
competencia.
13. Solicitar, recibir y revisar informes periódicos de actividades realizadas por el
personal a su cargo, para evaluar el avance de los programas de su área.
14. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le
sean encomendados para el desempeño de sus actividades.
15. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
1-151-759-11-15
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Nombre del Puesto:
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Código:
1-151-759-DSA
16. Presentar periódicamente un informe del avance de actividades realizadas a su
jefe inmediato.
17. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
18. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
19. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
20. Actualizar, revisar y en su caso modificar, los procesos y procedimientos relativos
a ISO 9001:2008 para las áreas de obras y proyectos.
Requisitos:

Contar con título profesional grado licenciatura de la profesión a que se refiere el
puesto.

Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Habilidad para coordinar y dirigir acciones de personal.

Conocimientos de computación y software.

Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
Ing. Salvador Gómez Medina
Jefe de Oficina de Obras y
Proyectos
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
Firma
1-151-759-11-15
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Supervisor de Obras
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
IX
Jefe inmediato:
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal
de
las
dependencias
administrativas y unidades académicas de
la institución.
Gerentes de empresas constructoras.
Contratistas.
Proveedores.
Función genérica:
Supervisar las obras en proceso que se estén realizando en las instalaciones del Campus
Ensenada.
1-151-759-11-16
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Supervisor de Obras
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Atender y dar seguimiento a las solicitudes de trabajo del área a su cargo.
2. Elaborar los presupuestos bases y cotizaciones de materiales que se requieran
para las obras que le sean asignadas.
3. Coordinar la elaboración de pruebas de resistencia del concreto y de
compactación de suelos del laboratorio de materiales
4. Revisar las estimaciones normales, adicionales y extraordinaria de las obras.
5. Revisar los precios unitarios de conceptos extraordinarios.
6. Captar las estimaciones para llevar un control del avance físico y financiero de la
obra.
7. Integrar expediente de cada obra que se realice y mantenerlo actualizado.
8. Supervisar las obras que se estén desarrollando en el Campus Ensenada para
solucionar problemas específicos.
9. Mantener actualizada la bitácora de obra.
10. Revisar y autorizar por semana las estimaciones de contratistas.
11. Atender a los contratistas de las obras que se estén realizando.
12. Realizar reuniones de trabajo con contratistas y proyectistas para revisar el
desarrollo de la obra, conforme al proyecto elaborado.
13. Elaborar y presentar un reporte del avance de obra.
14. Apoyar en las actividades de certificación de los procesos del SGC de la
Vicerrectoría Ensenada, bajo la Norma ISO 9001:2008.
15. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su
competencia.
16. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le
sean encomendados para el desempeño de sus actividades.
1-151-759-11-16
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Supervisor de Obras
17. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
18. Presentar periódicamente un informe del avance de las obras y actividades
realizadas a su jefe inmediato.
19. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
20. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
21. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
Requisitos:
 Contar con título profesional grado licenciatura de la profesión ala que se refiere el
puesto.
 Comprobante de experiencia mínima de dos años en puesto similar.

Conocimientos en construcción y obra civil.

Conocimientos sobre el manejo de equipo de cómputo y software (autocad, corel
draw, opus ole y procesadores de palabras).
 Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Puesto
Elaboró:
Ing. Jesús Raymundo Juárez
García.
Supervisor de Obras
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Firma
Jefe del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
1-151-759-11-16
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 04
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Analista de Proyectos
Código:
1-151-759-DSA
Ubicación del puesto:
Vicerrectoría Campus Ensenada.
Nivel del puesto:
X
Jefe inmediato:
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos.
Contactos permanentes:
Personal adscrito al departamento.
Personal de las dependencias administrativas y unidades académicas de la
institución.
Gobierno del estado y municipal.
Contratistas.
Proveedores.
Función genérica:
Realizar todas las actividades necesarias para la licitación y concurso de obra,
equipamientos, suministros y servicios, así como llevar un control y actualización del
padrón de los contratistas y proveedores del Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada.
1-151-759-11-17
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 04
Efectividad : 30/05/2011
Página : 2 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Analista de Proyectos
Código:
1-151-759-DSA
Funciones específicas:
1. Recibir y atender las solicitudes de trabajo de su área.
2. Realizar la licitación y concurso de obra, equipamientos, suministros y servicios de
acuerdo con la Ley de Obra Pública del Estado o el Reglamento de Obras de la
UABC, asegurando que se cumplan con los requisitos especificados.
3. Elaborar los croquis para la remodelaciones de espacios que sean solicitadas.
4. Realizar y mantener actualizado el catálogo general de conceptos y precios
unitarios.
5. Elaborar presupuestos base y cotizaciones de las solicitudes de trabajo.
6. Elaborar y mantener actualizado el padrón de contratistas y proveedores de la
Oficina de Obras del Departamento de Servicios Administrativos, Campus
Ensenada.
7. Revisar los presupuestos de los proyectos contratados.
8. Revisar los documentos entregados por los contratistas, verificando que esté
completa y correcta para realizar el trámite de pago.
9. Supervisar las obras menores que se realicen en el Campus Ensenada.
10. Atender a los proveedores que solicitan la inscripción al padrón de contratistas.
11. Elaborar los reportes de gastos de obras que se requieran.
12. Brindar atención a toda aquella persona que desee tratar asuntos de su
competencia.
13. Mantener en condiciones favorables de uso todos aquellos implementos que le
sean encomendados para el desempeño de sus actividades.
14. Asistir a las reuniones de trabajo que convoque su jefe inmediato.
15. Presentar periódicamente un informe del avance de las obras y actividades
realizadas a su jefe inmediato.
1-151-759-11-17
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
No. Revisión : 04
Efectividad : 30/05/2011
Página : 3 de 3
Campus Ensenada
Nombre del Puesto:
Código:
1-151-759-DSA
Analista de Proyectos
16. Asistir a cursos de capacitación y adiestramiento, cuando le sea indicado por su
jefe inmediato.
17. Sugerir a su jefe inmediato todos los controles o modificaciones que sean
necesarios para la mejor realización de sus funciones.
18. Realizar todas aquellas actividades que se deriven de la naturaleza de su cargo, le
confieran los ordenamientos universitarios o le sean encomendados expresamente
por su jefe inmediato.
Requisitos:

Contar con título profesional grado licenciatura de la profesión a que se refiere el
puesto.
 Comprobante de experiencia mínima de un año en puesto similar.

Tener conocimientos sobre los procesos de licitación, de obra, así como de pecios
unitarios.

Manejo de programas de computación tales como: Opus, Autocad, Word, Excel,
Power point para la realización de las actividades.
 Aprobar examen psicométrico.
Revisión y aprobación:
Nombre
Elaboró:
Arq. Valeria Pacheco Ochoa
Revisó:
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
Aprobó:
M.A. Román III Lizárraga Benítez
Puesto
Firma
Analista de Proyectos
Jefa del Departamento de
Planeación e Imagen
Institucional
Jefe del Departamento de
Servicios Administrativos
1-151-759-11-17
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 1 de 1
Código:
1-151-759-DSA
Índice de Procedimientos
Adquisiciones
Garantías y Servicio No Conforme
Almacen
Desarrollo de Mantenimiento Interno
Desarrollo de Mantenimiento Externo
Cotización
Verificación de Disponibilidad
Desarrollo de Anteproyecto
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
Evaluación y/o Reevaluación de Contratistas
Proveedores
Inspecciones y control de producto no conforme
y
1-151-759-ADP-003
1-151-759-ADP-005
1-151-759-ADP-006
1-151-759-MMP-001
1-151-759-MMP-002
1-151-759-MMP-003
1-151-759-MMP-004
1-151-759-APP-001
1-151-759-APP-002
1-151-759-SAP-002
1-151-759-SCP-002
Página 1 de 8
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Código
ADP-003
Revisión
11
Referencia
Sección 7.4
Adquisiciones
1. Objetivo
Realizar satisfactoriamente la adquisición de un producto en tiempo y forma para
satisfacer las necesidades de los usuarios
2. Alcance:
Aplica a todos las solicitudes de compra provenientes de las Facultades, Institutos y
Dependencias Administrativas que llegan al departamento de Servicios Administrativos de la
Vicerrectoría Ensenada
Tabla de Cambios
Revisión
Fecha
Descripción
 Se agregó la referencia al proceso de Control de Producto No Conforme para las
O.C. canceladas por parte del personal de Adquisiciones.
1
24/09/05
 Se modificó el diagrama de acuerdo a las referencias de los registros y se
agregaron 2 verificaciones que no estaban documentadas en el proceso.
 Se le agregaron los puntos que mencionan las funciones de las personas
involucradas con el comité de Adquisiciones.
 Se le agregaron las referencias al procedimiento.
2
16/11/05
 Se agregaron los criterios que se tienen que tomar en cuenta para determinar el
tipo de compra que se va a realizar.
 Se agregaron en el punto de referencias las correspondientes a las instrucciones
relacionadas con esta instrucción.
 Se agregó actualizaciones a la unión de este procedimiento con el procedimiento
3
06/02/07
de Almacén en el diagrama de flujo puesto que son actividades
complementarias. Se cambio firma del jefe de departamento.
4
12/12/2007  Se cambio el nombre del representante de la dirección.
 Se incluyeron definiciones,
5
12/02/2008 
se modifico diagrama de flujo (se incluyo un proceso y modifico una definición
 Se elimino en el registro el formato ADF-005
 Se realizaron conexiones y definiciones en el diagrama de flujo
6
10/04/2008
 Se modificaron nombres en referencias
7
08/01/2009  Se puso la nota 2
 Se modificó diagrama de flujo de incluyo información para las adquisiciones con
excepción a licitación ADI-05, la utilización del formato ADF-14 y se incluyo el
8
12/01/2010
diagrama de flujo de adquisiciones electrónicas, se agregaron definiciones, tabla
de registros
9
08/02/2010  Se incluyó en el diagrama la instrucción ADF-006
10
10/03/2010  Se incluyó nota 3 para que se registren solicitudes en el formato ADF-010
 Se eliminó una definición SC porque estaba duplicada. Se incluyó en registros
destino del formato ADF-14, se modificó en tabla de registros los responsables y el
11
05/08/2010
tiempo de retención ya que solo decía un año y debe ser 6 meses anteriores y año
fiscal vigente.
Jefe del Departamento Servicios
Representante de la dirección
Encargada de Compras
Administrativos
M.C. Jesús Everardo Olguín
C.P. Juan Tapia Cobián
L.A.E. Román III Lizárraga Benítez
Tiznado
Página 2 de 8
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Código
ADP-003
Revisión
11
Referencia
Sección 7.4
Adquisiciones
3. Definiciones
UABC:
Universidad Autónoma de Baja California
SA:
Departamento de Servicios Administrativos
SIP:
Sistema Integral del Presupuesto
Sistema Integral del Presupuesto:
Es un programa que permite realizar solicitudes de recursos materiales y servicios con la
seguridad de contar con el presupuesto necesario y llevar un mejor control del
ejercicio del presupuesto.
Sistema de Cotizaciones:
Es un programa que permite realizar compras en forma electrónica.
SC: Solicitud de adquisición:
Formato vía electrónica enviado por las Facultades, Institutos y Dependencias
Administrativas de la Universidad Autónoma de Baja California, Campus Ensenada,
que describe los productos que se pretenden adquirir a través del departamento de
SA
Presupuesto solvente:
Cuando una solicitud de compra llega a SA debe contar con un presupuesto base
para poder darle recepción.
Rechazo:
Cuando una solicitud no cumple con los requisitos para poder darle recepción a la
solicitud
Modalidad de compra:
Es el método que se utiliza según la ley o propia, estatal o federal de adquisiciones
arrendamientos y servicios de la UABC para realizar la compra
Subasta:
modalidad de compra en forma electrónica que se lleva a cabo a través de pujas por
parte de los proveedores
AD:
Adjudicación Directa, método que se utiliza en forma electrónica según la ley o propia
ADSC:
Adjudicación directa en sobre cerrado. Método que se utiliza en forma electrónica
según la ley o propia
OC:
Orden de compra
Orden de compra:
Formato que se utiliza para formalizar la compra de un producto con el proveedor
Página 3 de 8
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Código
ADP-003
Revisión
11
Referencia
Sección 7.4
Adquisiciones
Póliza:
Cuando se genera en el Sistema Modulo de Compras un documento el que todos los
días se registra contablemente la afectación del presupuesto real de las Facultades,
Institutos y dependencias administrativas.
LAASSP:
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público
Subcomité:
Funcionario Universitario que conoce y resuelve los asuntos de la materia en el ámbito
de su competencia; los procedimientos de adjudicación para la adquisición de bienes
muebles, arrendamiento o la contratación de servicios que le sean encomendados
mediante dictamen del Comité y, en su caso, substanciar los procedimientos de
adjudicación que sean necesarios con motivo del ejercicio de recursos asignados a las
unidades académicas pertenecientes al campus de que se trate.
-Usuario
-tesorería
-Auditoria
-Planeación e Imagen
-Servicios Administrativos
-Vicerrectoría
-Abogado
Recursos provenientes:
Presupuesto asignado de acuerdo a la aplicación estos pueden ser Federales
(Gobierno) ó propios (UABC).
Página 4 de 8
Código
ADP-003
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
11
Referencia
Sección 7.4
Adquisiciones
4. Definición de Procedimiento (Diagrama de Flujo) y Responsabilidades
Jefe de
departamento
Capturista
Inicio
Atiende solicitud
en el Sistema
Integral de
presupuesto ( ver
manual usuario
SIP) sección
procesos
Da recepción a la
solicitud
vía electrónica
Verificación
Correcta?
Si
No
Rechazo de
solicitud en el
sistema integral de
presupuesto
sección procesos
Cotizador
Da entrada
electrónicamente
a la SC ADF-002
asigna cotizador
(ver manual del
usuario módulo
de compras
sección
solicitudes/
recepción
Analiza SC ADF-002 recibidas de acuerdo a programa,
giro
y
presupuesto
asignado,
para
saber
que
procedimiento de compra se va a llevar a acabo, esto es
según la ley o reglamento aplicable
De acuerdo al presupuesto asignado, revisa que se cumpla
con lo establecido en el artículo 26 de la LAASSP ó art 19
del reglamento de la UABC, tabla de montos para compras
ADF-14 (se obtiene de acuerdo a oficio enviado anualmente
por la Coordinación de Servicios Administrativos) .
Imprime 2 veces
las SC ADF-002
una copia para
cotizador y otra
para el
consecutivo
A
Verificar que la
solicitud cuente
con solvencia
económica,
coteja
información
recibida con el
catálogo de
cuentas de
gastos, verifica
que la
clasificación sea
la correcta, que
la solicitud
describa
detalladamente
el producto a
comprar y
relaciona
solicitudes en
Registro de
recepción de
solicitudes de
compra ADF-010
¿Procedimiento
de compra por
excepción a
licitación?
No
Transcribe en la SC ADF-002,
fecha de recepción y presupuesto
asignado, esta información es en
la copia que se le entrega al
cotizador
No
Licitación?
Hace entrega de SC ADF-002 a
cotizador
Invitación a
cuando menos
tres personas?
Si
Genera borrador de
OC (ver manual de
usuario sección
ordenes
Entrega comparativo
revisado para generar OC
Genera OC ADF-003
(ver manual de usuario
de compras sección
órdenes)
Adjudicación
directa sobre
cerrado
No
Si
Si
Corre Invitación a
cuando menos
tres personas
ADI-003
Corre Licitación
ADI-004
Entrega borrador de OC para
verificación de datos
Corre Excepción
a Licitación
Pública ADI-005
SI
Corre
Adjudicación
directa sobre
cerrado ADI-002
No
Corre Compras
directas ADI-001
Se captura en el sistema modulo de compras
las cotizaciones recibidas para generar el
comparativo (ver manual de usuario modulo de
compras sección cotizaciones).
Si
Datos correctos
Vs comparativo?
No
Entrega para firma OC
ADF-003
firma OC ADF-003 para que autorice
Jefe de departamento
En sistema se genera validación de movimientos
por póliza del día (ver manual de usuario modulo
de compras)
Coteja que las
OC ADF-003 se
especifiquen en
la validación de
movimientos por
póliza
Entrega OC ADF-003 y validación de
movimientos por póliza
Entregan OC ADF-003 firmadas para
que se genere la póliza
No
Datos
correctos?
Envía OC ADF-003 al
departamento de Tesorería
para que le sellen de
recibido y se queden con su
copia correspondiente para
sus registros contables
internos
Recibe de Tesorería las
OC ADF-003 selladas
Registra OC ADF003 del día en
reporte de ordenes
entregadas a
Tesorería ADF-011
Registra en la SC
ADF-002 el # de OC
ADF-003 que se
generó
Entrega OC ADF-003 cada
cotizador para que se
ponga en contacto con el
proveedor
Si
A
No
Corre tramite de
cheque por
comprobar ADI006
Fin
Firma OC DF-003 y
la validación de
movimiento por
póliza
Compra a
credito?
Entrega OC ADF-003 y
Mov de validación de
mov. Por póliza para
que las lleven a
Tesorería
Si
Entrega OC
ADF-003 original
al proveedor para
que sea surtida
en fecha pactada
Continua con el
proceso de
Almacén
ADP-006
Envía por fax,
correo
electrónico o
entrega
personalmente
las OC ADF-003
a cada proveedor
Página 5 de 8
Código
ADP-003
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
11
Referencia
Sección 7.4
Adquisiciones
Adquisiciones Electrónicas
Jefe de
departamento
Capturista
Cotizador
Accede al Sistema de cotizaciones en línea y revisa
constantemente si hay solicitudes pendientes de atender en
el Sistema de Cotizaciones, verifica en cada modalidad:
Subasta, AD, ADSC y coteja que las solicitudes estén bien
clasificadas según catalogo de cuentas de gastos, que las
especificaciones estén completas (marca, modelo,
descripción)
Inicio
Da recepción a
primera hora de
trabajo en el
sistema de
cotizaciones a
todas las
solicitudes de
adquisición (el
manual de
usuario en
proceso de
elaboración)
Datos
Correctos?
Se rechaza la solicitud en la
opcion del sistema de
cotizaciones (el manual de
usuario en proceso de
elaboración)
No
Analiza la opción que desea
realizar (cotizar, enviar a
sistema de compras o revisar)
A
Se accesa al modulo de
compras para generar la OC
ADF-003 y entrega para
firma al jefe de compras
Selecciona la opción o Envía
electrónicamente la solicitud a los
proveedores par su cotización
El sistema de
cotizaciones
automáticamente
asigna la
solicitud al
cotizador
Accesa el sistema despues de las 24, 48 o
72 horas. Según corresponda, paa verificar
el comparativo que genera el sistema con
las cotizaciones enviadas por el proveedor
Revisar en sistema de cotizaciones
en opción preorden de compra si
hay cotizaciones recibidas
Hay
cotizacione
s
No
Si
B
El la opción preorden de
compra, automáticamente da
un tiempo de espera de
cotizaciones, de lo contrario
elegir la opción cambiar status
a PC, cancelar partida, mover
a compras
Selecciona mejor opción e
imprime preorden de compra
con proveedor ganador
Genera validación de
movimientos por póliza del día
(ver manual de usuario modulo
de compras)
Entrega preorden de compra
para generar OC ADF-003
Coteja que las
OC ADF-003
se especifiquen
en la
validación de
movimientos
por póliza
Entrega OC ADF-003 y
validación de
movimientos por póliza
Envía OC ADF-003 al
departamento de
Tesorería para que le
sellen de recibido y se
queden con su copia
correspondiente para
sus registros
contables internos
Recibe de Tesorería
las OC ADF-003
selladas
Registra OC
ADF-003 del día
en reporte de
ordenes
entregadas a
Tesorería ADF011
Registra en la
solicitud de compra
ADF-002 el # de OC
ADF-003 que se
genero
Entrega OC ADF-003
cada cotizador para que
se ponga en contacto
con el proveedor
No
Datos
correctos?
B
Si
Firma OC DF-003 y
la validación de
movimiento por
póliza
A
Fin
Entrega OC ADF003 y Mov de
validación de mov.
Por póliza para
que las lleven a
Tesorería
Envía por fax,
correo
electrónico o
personalmente
las OC ADF003 a cada
proveedor
Entrega OC ADF003 original al
proveedor para
que sea surtida en
fecha pactada
Continua con el
proceso de
Almacén
ADP-006
Página 6 de 8
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
ADP-003
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
11
Referencia
Sección 7.4
Adquisiciones
Nota 1: en caso de que existan errores en la orden de compra el proceso se trata de
acuerdo al
procedimiento de Garantías y Servicio No Conforme ADP-005.
Nota 2: Si por algún motivo no se pueda llevar a cabo la compra requerida, se le
notificará vía correo electrónico al solicitante la causa de cancelación o cambio.
Nota 3: En caso de que un cotizador transfiera una solicitud del sistema de cotizaciones al
módulo de compras deberá dar aviso al capturista para que registre la solicitud en le
formato ADF-010
5. Registros
Registros para Adquisiciones en sistema modulo de compras
Registro
Responsable
Orden de compra
ADF-003
Cotizador/
Capturista
Solicitud de compra
ADF-002
Cotizador/
Capturista
Correo electrónico de
notificación de cambios en las
especificaciones de la SC ADF002 (cuando aplique)
Cotizador/
Capturista
Cotizaciones
Cotizador/
Capturista
Comparativo para selección de
proveedores
Cotizador/
Capturista
Borrador de Órdenes de
Compra
Cotizador/
Capturista
Registro de recepción de
solicitudes de compra
ADF-010
Órdenes de compra entregadas
a tesorería
ADF-011
Validación de movimientos por
póliza
Capturista
Capturista
Capturista
Tiempo de
retención
El año fiscal
anterior de enero
a junio y el año
fiscal actual.
El año fiscal
anterior de enero
a junio y el año
fiscal actual
El año fiscal
anterior de enero
a junio y el año
fiscal actual
El año fiscal
anterior de enero
a junio y el año
fiscal actual
El año fiscal
anterior de enero
a junio y el año
fiscal actual
El año fiscal
anterior de enero
a junio y el año
fiscal actual
El año fiscal
anterior y el
año fiscal actual.
El año fiscal
anterior y el
año fiscal actual
El año fiscal
anterior y el
año fiscal actual
Lugar
Orden
Disp. Final
(5 años)
Archivo de
Compras
Por dependencia
y programa
Archivo muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia
y programa
Archivo muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia
y programa
Archivo muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia
y programa
Archivo muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia
y programa
Archivo muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia
y programa
Archivo muerto
Archivo de
capturista
Por fecha
Archivo muerto
Archivo de
capturista
Por fecha
Archivo muerto
Archivo de
capturista
Por fecha
Archivo muerto
Página 7 de 8
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Código
ADP-003
Revisión
11
Referencia
Sección 7.4
Adquisiciones
Registros para Adquisiciones Electrónicas (solo hasta que se libere el sistema de cotizaciones)
Registro
Responsable
Orden de compra
ADF-003
Cotizador/
Capturista
Solicitud de Adquisición
Cotizador/
Capturista
Preorden de Compra (con
proveedores que cotizaron,)
Cotizador/
Capturista
Preorden de Compra (con
proveedor ganador)
Cotizador/
Capturista
Cotizaciones (opcional, ya que
son en forma electrónica)
Cotizador/
Capturista
Ordenes de compra entregadas a
tesorería
ADF-011 (misma para las
adquisiciones)
Capturista
Validación de movimientos por
póliza (misma para las
adquisiciones)
Capturista
Tiempo de
retención
El año fiscal
anterior y el
año fiscal
actual
El año fiscal
anterior y el
año fiscal
actual
El año fiscal
anterior y el
año fiscal
actual
El año fiscal
anterior y el
año fiscal
actual
El año fiscal
anterior y el
año fiscal
actual
El año fiscal
anterior y el
año fiscal
actual
El año fiscal
anterior y el
año fiscal
actual
Lugar
Orden
Disp. Final
(5 años)
Archivo de
Compras
Por dependencia y
programa
Archivo
muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia y
programa
Archivo
muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia y
programa
Archivo
muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia y
programa
Archivo
muerto
Archivo de
Compras
Por dependencia y
programa
Archivo
muerto
Archivo de
capturista
Por fecha
Archivo
muerto
Archivo de
capturista
Por fecha
Archivo
muerto
6. Referencias
1. Catalogo de cuentas de gastos
2. Sistema modulo de compras
3. Sistema de cotizaciones
4. Sistema Integral del Presupuesto
5. Manual de usuario Sistema Integral de Presupuesto
6. Manual de usuario modulo de Compras
7. Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público
8. Reglamento de Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público
9. Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y servicios de la Universidad
Autónoma de Baja California
10. Oficio de la coordinación de SA donde estipulan montos para las adjudicaciones
11. Instrucción ADI-001 Compras Directas
12. Instrucción ADI-002 Adjudicación Directa Sobre Cerrado
Página 8 de 8
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Código
ADP-003
Revisión
11
Referencia
Sección 7.4
Adquisiciones
13. Instrucción ADI-003 Invitación a cuando menos tres personas
14. Instrucción ADI-004 Licitación
15. Instrucción ADI-005 Excepción a Licitación Pública
16. Instrucción ADI-006 Tramite de cheque por comprobar
17. Procedimiento Almacén ADP-006
18. Procedimiento Garantías y Servicios No Conformes ADP-005
19. Tabla de montos para compras ADF-014
7. Anexos
N/A
Página 1 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Código
ADP-005
Revisión
6
Referencia
7.5, 8.3
Garantías y Servicio No Conforme
1. Objetivo
Llevar a cabo las acciones correctivas con el fin de eliminar las no conformidades de
los productos por parte del Usuario, así como llevar el correcto seguimiento de los
productos no conforme hasta satisfacer los requerimientos del Usuario
2. Alcance
A todos los Usuarios de los Institutos, Facultades y Dependencias Administrativas del
Campus Ensenada
3. Definiciones
SA:
Departamento de Servicios Administrativos
Formato de devolución:
Documento que utiliza una Dependencia Administrativa, Facultad o Instituto
para hacer válida la garantía o devolver un producto no conforme.
OC:
Orden de compra
Usuario:
Se dice a la Dependencia Administrativa, Instituto o Facultad que desea
realizar un trámite ante SA
Finiquitado (a) :
Cuando se termina satisfactoriamente un tramite
Tabla de Cambios
Revisión
Fecha
Descripción
 Se modificó diagrama
de flujo y se agrego la
1
06/02/07
responsabilidad de la analista. Se le agrego nota a
diagrama de flujo de garantías.
 Se modificó nombre del jefe de departamento y se
2
20/03/07
elimino firma de la Vicerrectora.
3
12/12/07
 Se cambio el nombre del representante de la dirección.
 Se modificó diagrama de flujo, se eliminaron los anexos, se
4
12/02/08
cambió nombre a un registro.
5
10/04/2008
 Se modificó diagrama de flujo y se incluyeron registros
6
20/10/2008
 Se modificaron errores ortográficos
Encargado de
Compras
C.P. Juan Tapia
Cobián
Jefe del Departamento Servicios
Administrativos
L.A.E. Román III Lizárraga Benítez
Representante de la
dirección
M.C. Jesús Everardo
Olguín Tiznado
Página 2 de 4
Código
ADP-005
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
6
Referencia
7.5, 8.3
Garantías y Servicio No Conforme
4. Definición de Procedimientos (diagrama de Flujo y Responsabilidades)
Garantías y Devoluciones
Usuario
Inicio
Entrega
mercancía
para
garantía o
producto no
conforme
Almacenista
Jefe de departamento
Recibe el producto con su formato
de devolución ADF-007
especificando en el campo de
observaciones la causa de
devolución
Recibe formato de
devolución ADF-007
Verifica que incluya los datos
solicitados en el formato de
devolución ADF-007, copia de OC
ADF-003, y si aún este en tiempo
para hacer valida la garantía o
cambio de producto no conforme
Datos
correctos
No
Rechaza solicitud
de devolución
Fin
Si
Da seguimiento
electrónicamente de
registro de
devoluciones ADF006
Recibe producto,
captura datos en registro
de devoluciones ADF006, asigna # folio a
formato de devolución
ADF-007, sella de
recibido la copia del
usuario
Entrega formato
de devolución
ADF-007
Cotizador
Proveedor
Recibe formato de
devolución ADF007 para contactar
a proveedor
Firma formato de
devolución ADF007 que recibe el
producto
Avisa a proveedor
para realizar cambio
del producto o hacer
valida garantia
Recibe mercancia
para hacer valida
garantia
Avisa a almacenista
para que esté al
pendiente de entregar
mercancéa para
ganrantía a proveedor
Realiza cambio de
mercancía
correcta
Entrega
mercancía
correcta
Pone producto en area de
productos no conforme
Envía copia de formato de
devolución ADF-007 para
que se entregue a
cotizador
Entrega mercancía,
formato de devolución
ADF-007 a proveedor
para cambio
Recibe y verifica
mercancía
Mercancia
correcta
No
Rechaza
mercancia a
Proveedor
Si
Verifica si esta
correcta la
mercancia
Mercancía
correcta?
No
Si
Recibe mercancía,
firma y sella el
formato de
devolución ADF007
Entrega
mercancia
Recibe formato de
devolución ADF007 firmado, lo
envía al jefe de
departamento
para finiquitar
tramite
Recibe formato de
devolución ADF-007
y anota
electronicamente en
el registro de
devoluciones ADF006 fecha de
finiquitado
Notifica a
cotizador que el
tramite esta
finiquitado
Fin
No acepta
mercancia
Nota: Cuando se presente producto dañado o cancelado al almacén se genera un
oficio con atención a Auditoria Interna
El análisis de compras posteriores la realiza el almacenista a través del reporte de
movimientos por artículos. En base a eso se toman acciones.
Página 3 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
ADP-005
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
6
Referencia
7.5, 8.3
Garantías y Servicio No Conforme
Orden de Compra Cancelada
Jefe del Departamento
Capturista
Inicio
Analiza
Cancelación
Si
Procede
cancelar Orden
de Compra
ADF-003
No
Analiza causa de
cancelación y
cancela OC ADF003 en el sistema
(ver manual de
modulo de
compras sección
ordenes)
** Registra en
formato de
ordenes de
compra
entregadas a
tesorería ADF011, para que le
reciban las OC
ADF-003
canceladas
Regresa solicitud
de compra ADF002 a cotizador,
para analizar
ajustes
Se regresa al
procedimiento de
Adquisiciones
ADP-003
Cotizador
Genera nueva OC
ADF-003 ver
Adquisiciones ADP003
Fin
Si
Se requiere
nuevo
proveedor?
No
Se notifica vía
correo
electrónico a
usuario el
motivo de
cancelación
Cancela
solicitud de
compra ADF002
Archiva OC ADF-003
cancelada y solicitud de
compra ADF-002
Fin
** El registro de órdenes de compra entregadas a Tesorería ADF-11 junto con las ordenes
de compra canceladas, se envía a Tesorería con el paquete de Ordenes de Compras
ADF-003 generadas en el día.
Página 4 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Código
ADP-005
Revisión
6
Referencia
7.5, 8.3
Garantías y Servicio No Conforme
5. Registros
Responsable
Tiempo de
retención
Lugar
Orden
Almacenista
1 año
Archivo
Almacén y
Digital
consecutivo
Disp. Final
(por cinco
años)
Archivo
muerto
Almacenista
1 año
Archivo SA
Consecutivo
Archivo
muerto
Capturista
1 año
Archivo de
capturista
Orden de compra
ADF-003
Cotizador
1 año
Archivo de
compras
Solicitud de
compra ADF-002
Cotizador
1 año
Archivo de
compras
Registro
Registro de
devoluciones ADF006
Formato de
devolución ADF007
Ordenes de
compra
entregadas a
Tesorería ADF-011
Por fecha
Por
dependencia y
programa
Por
dependencia y
programa
Archivo
muerto
Archivo
muerto
Archivo
muerto
6. Referencias
Manual del usuario modulo de compras
Procedimiento Adquisiciones ADP-003
Procedimiento Almacén ADP-006
7. Anexos
N/A
Página de 1 de 5
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
ADP-006
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
6
Referencia
7.4
Almacén
1. Objetivo
Dar seguimiento correctamente de la entrega de la mercancía
cumplir con las necesidades satisfactoriamente del usuario
adquirida para
2. Alcance
A todas las adquisiciones realizadas para las Facultades, Institutos y dependencias
administrativas del Depto. SA campus Ensenada
3. Definiciones
S.A. :
Departamento de Servicios Administrativos
OC:
Orden de compra
Orden de compra:
La OC es un formato el cual formaliza una adquisición de un producto y
este formato cuenta con 4 copias que van dirigidas a
1.- Original es la copia que se le entrega al proveedor para formalizar la
compra, el cual debe respetar su contenido
2.- Contabilidad es la copia que se entrega al departamento de Tesorería
cuando se lleva el paquete de las OC del día para su registro contable
Tabla de Cambios
Revisión
Fecha
Descripción
 Se incorporaron las funciones que mencionan las actividades del almacén
de acuerdo a una observación encontrada en la pre auditoría de
14/11/05
1
certificación.
 Se modificó la tabla de registros de acuerdo al manejo de la información
resultante de la documentación del proceso de almacén.
 Se incorporó al procedimiento la unión entre este procedimiento y el de
2
17/11/05
Adquisiciones ADP-003 puesto que son complementarios uno del otro.
3
06/02/07
 Se modificó diagrama de flujo por cambio en las formas de entrega.
4
12/12/07
 Se cambio el nombre del representante de la dirección.
 Se modificó diagrama de flujo.
 Se incluyeron referencias, eliminaron formatos en los anexos, se modifico
5
12/02/08
orden en los registros.
 Se incluyeron definiciones.
 Se modifico diagrama de flujo
6
10/04/2008
 Se agregaron registros
Encargado de Compras
Jefe del Departamento
Servicios Administrativos
Representante de la dirección
C.P. Juan Tapia Cobián
L. A. E. Román III Lizárraga
Benítez
M.C. Jesús Everardo Olguín
Tiznado
Página de 2 de 5
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Código
ADP-006
Revisión
6
Referencia
7.4
Almacén
3.- Consecutivo: copia que se archiva en el expediente de SA para llevar un
control de las compras realizadas
4.- Archivo CSA: copia que se archiva en el expediente del usuario cuando
esta finiquitada la compra.
5.- Usuario/Almacén: copia que se entrega al usuario o almacén cuando
recibe la mercancía
Finiquitada:
Cuando una compra se realiza satisfactoriamente
Rechazo:
Es cuando el usuario no acepta la mercancía porque no cumple con lo
solicitado
Transito: cuando en una solicitud de salida de almacén la mercancía esta
sin surtir
Página de 3 de 5
Código
ADP-006
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
6
Referencia
7.4
Almacén
4. Definición de Procedimiento (Diagrama de Flujo) y Responsabilidades
Salidas de Almacén
Almacenista
Inicio
Emigra información al
Sistema HP 9000
(movimiento de
información entre
sistemas, a través del
Manual del Usuario
Módulo de Almacén)
Autoriza salida de almacén
en el Sistema Integral del
Presupuesto(Ver Manual del
Sistema del Integral del
Presupuesto sección
procesos )
Salida
Almacén
Tipo de
solicitud?
Usuario
Solicitud de
compra
Corre el proceso
de Adquisiciones
ADP-003
Rechaza
salida del
almacén
(generandose
registro en el
sistema)
No
Se surtirá
posteriormente?
Verifica
existencias del
producto
No
Si
Si
Verifica si hay
pedido en
tránsito?
Notifica
telefónicamente
al usuario
Fin
Realiza
pedido para
surtir
almacén
Si
Genera e imprime en
el sistema modulo
almacén la nota de
salida del almacén,
para surtir a usuario
No
Genera e imprime
reporte diario de control salidas
de almacén, póliza de diario y
validación de movimientos por
póliza(**) , para que el jefe
Mercancía
entregada
satisfactoriamente?
Si
Recibe mercancía
firme
Tesosería sella nota de
salida de almacen y
reporte de validación de
Fin
movimientos por póliza
No
Verifica mercancía y
nota de salida de
almacen
Datos
correctos?
No
La cantidad solicitada
para cambio es menor a
la cantidad descrita en la
nota salida de almacén?
No
Validación
generada?
Verifica si la
validación de
movimientos por
pólizas del dia ya
se generó
Si
No procede
el cambio
Se regresa al
usuario
Si
No
No procede
cambio y se
cancela la
nota
Si
Se hace un ajuste en sistema
modulo de almacén para
generar nueva nota de salida de
almacen (ver manual sección
ajustes ent/sal
Fin
(**) Esta se genera cuando se genera la última póliza.
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
ADP-006
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
6
Referencia
7.4
Almacén
Recepción de mercancía de ordenes de compra
Proveedor
Almacén
Repartidor
Verifica que corresponda
mercancía con lo que describe
la orden de compra ADF-003
No
Inicio
Recibe mercancia
1
Entrega
Mercancía
Verifica que
corresponda la
mercancia con lo que
describe la Orden de
compra ADF-003
Mercancia
recibida en
alamcen
Si
No acepta
mercancia
No
Mercancia
correcta
Si
Regresa
mercancia a
proveedor
1
Usuario
Sella y firma Orden
de compra ADF-003
y factura original
correspondiente
Programa
entregas de
mercancia
Mercancía
correcta
Entrega
mercancía al
usuario
Si
Recibe
mercancía, sella
y firma la orden
de compra ADF003 y factura
No
No acepta
mercancia
Regresa
mercancía
al almacén
o proveedor
Entrega orden de
compra ADF-003
y factura a
proveedor o
repartidor según
sea el caso para
que se tramite
pago
Fin
Almacena
mercancía para
que
posteriormente
se entregue a
usuario
El proveedor directamente tramita en recepción de SA su pago con la orden de
compra y factura original debidamente sellada y firmada de recibido por el
usuario
Página de 5 de 5
1
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
ADP-006
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Adquisiciones
Revisión
6
Referencia
7.4
Almacén
5. Registros
Registro
Responsable
Tiempo de
retención
Lugar
Orden
Disposición
Final
Orden de compra
ADF-003 (copia
consecutivo)
Capturista
1 año
Archivo SA
Consecutivo
Archivo
Muerto
Nota de salida de
almacén
Almacenista
1 año
Archivos del
almacenista
Consecutivo
Archivo
Muerto
Almacenista
1 año
Archivos del
almacenista
Consecutivo y
fecha
Archivo
Muerto
Almacenista
1 año
Archivos del
almacenista
Consecutivo y
fecha
Archivo
Muerto
Almacenista
1 año
Archivos del
almacenista
Consecutivo y
fecha
Archivo
Muerto
Validación de
movimientos por
póliza
Reporte diario de
control salidas de
almacén
Póliza de diario
6. Referencias
Manual del Sistema Integral del presupuesto
Manual del usuario modulo de almacén (sistema HP 9000)
Procedimiento Adquisiciones ADP-003
7. Anexos
NA
Página 1 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Código
MMP-001
Revisión
8
Referencia
7.5.1
Desarrollo de Mantenimiento Interno
1. Objetivo
Describir la metodología para llevar acabo correctamente la atención de las
solicitudes de trabajo de mantenimiento requeridas por el usuario atendidas con el
personal de mantenimiento menor
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todos las solicitudes recibidas por el departamento de servicios administrativos de
la Vicerrectoría Campus ensenada para dar el servicio a las unidades académicas de dicho campo
3. Definiciones
Oficio de disponibilidad. Documento mediante el cual se solicita el recurso
económico necesario para ejecutar el trabajo solicitado por la dependencia o
unidad académica
Comparativo: Presupuesto con tres contratistas diferentes o cuando meno uno de
un trabajo solicitado
Requisición: Documento mediante el cual se compra el material a crédito para
ejecutar un trabajo.
Stock: Material existente en almacén
Tabla de Cambios
Revisión
Fecha
Descripción
1
12/11/05
Cambio de firmas
2
08/12/05
Calibración de amperímetro, se agrega registro MMF-004.
Se modifico nombre del jefe del departamento de Servicios
3
06/02/07
Administrativos
Se modifico la firma del representante de la dirección y se modifica el
4
11/02/08
diagrama del procedimiento
Se modificaron las revisiones del procedimiento
Se indicaron los registros de REQUISICION SAF-002 y el formato de
MMF-002, se agrego la referencia de verificación de disponibilidades
5
8/04/08
MMP-004 y se modifica diagrama de flujo. De actividades realizadas en
el procedimiento se anexa el inicio y fin y se ponen conexión de otros
procedimientos
Se modificación del procedimiento MMP-001 rev.5.
Se elimina el anexo3.ya que a se mención de la calibración del
6
1/02/09
equipo de los amperímetros. El cual se elimina ya que las lecturas que
registra el equipo no requiere de un alto grado de precisión. Por esta
razón el servicio de calibración del equipo fue eliminado.
7
18/01/10
Se pone nota aclaratoria sobre las compras de caja chica.
8
08/02/10
Se pone nota aclaratoria en el campo de referencias.
Representante de la
Jefe de Oficina
Jefe del Departamento Servicios
dirección
Mantenimiento Menor
Administrativos
M.C. Jesús Everardo Olguín
Ing. Juan Toledo Sánchez
L.A.E. Román III Lizárraga Benítez
Tiznado
LA IMPRESION DE ESTE DOCUMENTO ES SOLO DE REFERENCIA, LA VERSION MAS ACTUALIZADA SE ENCUENTRA EN EL eMQS
Código: GCF-005, Rev. 1
Página 2 de 4
Código
MMP-001
Vicerrectoría Campus Ensenada
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
8
Referencia
7.5.1
Desarrollo de Mantenimiento Interno
4. Definición de Procedimiento (Diagrama de Flujo) y Responsabilidades
Procedimiento de Desarrollo de Mantenimiento Interno
Jefe de serv.admvo.
Jefe de Mantenimiento /
Personal de
Mantenimiento
Analista de servicios
administrativos
Manda al jefe de
servicios administrativos
vía correo electrónico
solicitud de trabajo
requerida
Inicio
Da a conocer los
requerimientos para el uso del
formato SAF-001
Recibe y Análiza las
solicitudes donde se
clasifican y se direcciona al
área correspondiente de
acuerdo al anexo1
Administrador de
la escuela o
dependencia
Revisa el sistema de solicitudes
de trabajo de servicios
administrativos para analizar lo
requerido por el usuario
Se visita el sito para el Analisis del
material y Herramienta requerida
para ejecutar el trabajo de acuerdo
a lo requerido por el usuario
Verificar la existencia de material
en el stock de mantenimiento
menor MMF-002
existen
Compra de material por
caja chica de servicios
administrativos
NO
Se cotiza el material con 3
proveedores o cuando menos
uno
SI
NO
2
Caja chica
Solicita recurso económico de
acuerdo al procedimiento de
verificación de disponibilidad
MMP-004
SI
Se cancela la solicitud notificando
al administrador mediante el
sistema de solicitudes de trabajo
NO
Pone
disponibilidad
SI
Compra material por requisicion
de acuerdo al formato SAF-002
Recibe requisición
Solicita REQUISICION SAF002 al analista entregando
cotización
Se surte material
Ejecución del trabajo con el
personal de mantenimiento de
acuerdo a la solicitud de trabajo
SAF-001
Trabajo correcto
SI
Recaba firma con el
administrador o
usuario
NO
Correccion del trabajo
Archivar solicitudes de
trabajo en carpeta de
solicitudes de trabajo
ejecutadas o movimiento de
pago
Fin
Nota: La compra por caja chica se realiza por el personal o jefe de mantenimiento menor pero el
control de la caja se lleva acabo por el analista de servicios administrativos
LA IMPRESION DE ESTE DOCUMENTO ES SOLO DE REFERENCIA, LA VERSION MAS ACTUALIZADA SE ENCUENTRA EN EL eMQS
Código: GCF-005, Rev. 1
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
MMP-001
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
8
Referencia
7.5.1
Desarrollo de Mantenimiento Interno
5. Registros
Registro
Responsable
Jefe de
Solicitud de trabajo
mantenimiento /
SAF-001
analista asignado
REQUISICION
SAF-002
Analista de
servicios
administrativos
Tiempo de
retención
Lugar
Un año
Oficina de
mantenimiento o
archivo de
proveedores y
contratistas
Un año
Carpeta de
requisiciones
Orden
Disposición
final
Consecutivo/
orden
alfabético de
Destrucción
proveedores o
contratistas
Consecutivo
de mayor a
Archivo muerto
menor
Stock de material
de plomería y
Jefe de
Equipo de
eléctrico de
mensual
Única
Destrucción
mantenimiento
computo
mantenimiento
MMF-002
6. Referencias
Sistema de solicitudes de trabajo de servicios administrativos
http://serviciosadministrativos.ens.uabc.mx/solt/solt2008/
Nota aclaratoria: En el caso de que se quiera consultar el año vigente del sistema de
solicitudes de trabajo, colocar los últimos 4 dígitos del año en curso. Ejemplo:
http://serviciosadministrativos.ens.uabc.mx/solt/solt2009
MMP-004 verificación de disponibilidad
7. Anexos
Anexo1: clasificación de solicitudes
Mantenimiento menor: aplica actividades con relación a l0s siguientes rubros.
Eléctrico
Electromecánico
A.C., jardinería
Traslado
Acondicionamientos de espacios físicos
Plomería
Mantenimiento a edificios.
Obras y proyectos: Aplica a remodelación y/o ampliación de espacios
Creación de nuevas instalaciones. Todas Aquellas modificación que genera un
cambio
Un cambio sustancial al espacio existe modificando su función habilidad y seguridad
LA IMPRESION DE ESTE DOCUMENTO ES SOLO DE REFERENCIA, LA VERSION MAS ACTUALIZADA SE ENCUENTRA EN
EL eMQS
Código: GCF-005, Rev. 1
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
MMP-001
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
8
Referencia
7.5.1
Desarrollo de Mantenimiento Interno
Anexo2: mantenimiento
Mto.
externo
obras
externo
Cancelaría
Carpintería
Cerrajería
Eléctrico/menor
Electromecánico
Elevadores
Extintores
Fumigación
Impermeabilización
Jardinería
Limpieza externa
Obras
Odorización
Pintura
Plomería
Proyectó
Recolección de basura
Refrigeración/ac
Remodelación/menor
Obras
Otros
Proyectos
LA IMPRESION DE ESTE DOCUMENTO ES SOLO DE REFERENCIA, LA VERSION MAS ACTUALIZADA SE ENCUENTRA EN
EL eMQS
Código: GCF-005, Rev. 1
Página 1 de 4
Código
MMP-002
Vicerrectoría Campus Ensenada
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
6
Referencia
7.5.1
Desarrollo de Matenimiento Externo
1. Objetivo
Describir la metodología para Llevar acabo correctamente la atención de las
solicitudes de trabajo de mantenimiento requeridas por el usuario, atendidas
contratista
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todos las solicitudes recibidas por el departamento de
servicios administrativos de la Vicerrectoría Campus Ensenada para dar el servicio a las
unidades académicas y administrativa de dicho campus
3. Definiciones
Oficio de disponibilidad. Documento mediante el cual se solicita el recurso
económico necesario para ejecutar el trabajo solicitado por la dependencia o
unidad académica
Comparativo: Presupuesto con tres contratistas diferentes o cuando meno uno de
un trabajo solicitado
Requisición: Documento mediante el cual se compra el material a crédito para
ejecutar un trabajo.
Tabla de Cambios
Revisión
Fecha
Descripción
1
2
3
26/10/05
4
11/02/07
5
8/04/08
6
7/01/09
Se elimino la firma de la Vicerrectoría
Se incluyo en el procedimiento lo referente al cuadro comparativo
Se modificó diagramas del procedimiento
Se modifico el nombre del representante de la dirección y la liga para
acceder al sistema de solicitudes de trabajo. se modifico el diagrama del
procedimiento
Se modifico el código del procedimiento por MMP-002, se indicaron los
registros de comparativo de cotizaciones MMF-001, se agrego la referencia
de verificación de disponibilidades MMP-004 y se modifica diagrama de
flujo. De actividades realizadas en el procedimiento se anexa el inicio y fin y
se ponen conexión de otros procedimientos
Se modifica el diagrama de del procedimiento. Eliminando el paso de
solicitud de recurso ya que repite con los paso que se encuentra en el
procedimiento MMP-002 rev.5.
Se elimina el anexo3 que menciona la calibración del equipo de los
amperímetros por que no es requerido el servicio ya que las lecturas que
registra el equipo no requiere de un alto grado de precisión.
Representante de la dirección
Jefe del Departamento Servicios
Administrativos
09/04/07
Jefe de Oficina
Mantenimiento Menor
Ing. Juan Toledo Sánchez
L.A.E. Román III Lizárraga Benítez
M.C. Jesús Everardo Olguín
Tiznado
Página 2 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
MMP-002
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
6
Referencia
7.5.1
Desarrollo de Matenimiento Externo
4. Definición de Procedimiento (Diagrama de Flujo) y Responsabilidades
Procedimiento de Desarrollo de Mantenimiento externo
Jefe de serv.admvo.
Jefe Mantenimiento /
Personal Mantenimiento
Administrador
unidad
academica
Contratista
inicio
Manda a jefe de
servicios administrativos
vía correo electrónico
solicitud de trabajo
SAF-001
Da a conocer los
requerimientos para el uso del
formato de solicitudes de
trabajo SAF-001
Recibe y Análiza las solicitudes
de trabajo SAF-001 donde se
clasifican y se direcciona al área
correspondiente basandose en el
tipo de servico requerido de
acuerdo al anexo 2
Se revisa el sistema de solicitudes
de trabajo de servicios
administrativos. Se imprime para
revisar lo requerido por el usuario
Se realiza la Cotización del
trabajo de acuerdo al
procedimiento de cotización
MMP-003
Contratación del trabajo de
acuerdo a los resultados del
COMPARATIVO DE
COTIZACIONES MMF-001
Supervisión del trabajo
bien realizado
1
Ejecución del trabajo por
parte del contratista
asignado
no
si
Se recaba firma con el
administrador en el
formato SAF-001
firma
no
Corrección del trabajo de
acuerdo al procedimiento de
control de servicio no conforme
MMP-006
4
Archivar solicitud de trabajo
SAF-001 en carpeta de
solicitudes de trabajo
ejecutadas o movimiento de
pago
3
si
Fin
Página 3 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
MMP-002
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
6
Referencia
7.5.1
Desarrollo de Matenimiento Externo
5. Registros
Registro
Responsable
Jefe de
Solicitud de trabajo
mantenimiento /
SAF-001
analista asignado
Analista de
servicios
administrativos
Analista de
Cotización
servicios
(presupuesto)
administrativos
6. Referencias
COMPARATIVO DE
COTIZACIONES
MMF-001
Tiempo de
retención
Un año
Un año
Un año
Lugar
Orden
Oficina de
mantenimiento o
archivo de
proveedores y
contratistas
Archivo de
proveedores y
contratistas
Archivo de
proveedores y
contratistas
Consecutivo/
orden
alfabético de
proveedores o
contratistas
Alfabético por
proveedor o
contratista
Alfabético por
proveedor o
contratista
Disposición
final
Destrucción
Destrucción
Destrucción
Sistema de solicitudes de trabajo de servicios administrativos
http://serviciosadministrativos.ens.uabc.mx/solt/solt2008/
MMP-003 cotización
MMP-006 control de servicios no conformes
7. Anexos
Anexo1: clasificación de solicitudes
Mantenimiento menor: aplica actividades con relación a las siguientes rubros.
Eléctrico
Electromecánico
A.C., jardinería
Traslado
Acondicionamientos de espacios físicos
Plomería
Mantenimiento a edificios.
Obras y proyectos: Aplica a remodelación y/o ampliación de espacios
Creación de nuevas instalaciones. Todas Aquellas modificación que
genera un
cambio
Un cambio sustancial al espacio existe modificando su función
habilidad y seguridad
Página 4 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
MMP-002
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
6
Referencia
7.5.1
Desarrollo de Matenimiento Externo
Anexo2: mantenimiento
mto
externo
obras
externo
Cancelaría
Carpintería
Cerrajería
Eléctrico/menor
Electromecánico
Elevadores
Extintores
Fumigación
Impermeabilización
Jardinería
Limpieza externa
Obras
Odorización
Pintura
Plomería
Proyectó
Recolección de basura
Refrigeración/ac
Remodelación/menor
Obras
Otros
Proyectos
Nota: Los servicios de fumigación, basura, agua, extintores odorizacion y elevadores se
realiza por medio de una invitación una vez cada año por medio de servicios y se asigna
el servio y se ejecuta por medio de una solicitud de trabajo cada mes para su monitoreo
y ejecución del trabajo del trabajo.
Página 1 de 3
Vicerrectoría Campus Ensenada
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Código
MMP-003
Revisión
5
Referencia
7.5.1
cotización
1. Objetivo
Obtener una cuantificación en volumen y costo de un trabajo solicitado. Tomando en
cuenta que en este se busca un costo menor para su ejecución con una buena calidad
de trabajo y que cumpla con las características solicitadas por el usuario
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todos las solicitudes recibidas por el departamento de
servicios administrativos de la Vicerrectoría Campus ensenada para dar el servicio a las
unidades académica y administrativas.
3. Definiciones
Oficio de disponibilidad. Solicitud del recurso económico al administrador de la
dependencia o unidad académica
Comparativo: presupuesto con tres contratistas diferentes o cuando meno uno de
un trabajo solicitado
Tabla de Cambios
Revisión
Fecha
Descripción
1
15/03/2007
Modificación del diagrama de flujo
2
09/04/2007
Se modifico el nombre del jefe del departamento
Se modifico el nombre del representante de la dirección. Se
modifico la liga para el sistema de solicitudes de trabajo se
3
11/02/2008
cambio nombre dentro del diagrama al procedimiento MMP004 y al cuadro comparativo por comparativo de cotización
Se modifica el numero de revisiones
Se indicaron los registros de comparativo de cotizaciones
MMF-001, se agrego la referencia de
verificación de
4
8/04/08
disponibilidades MMP-004 y se modifica diagrama de flujo. De
actividades realizadas en el procedimiento se anexa el inicio
y fin y se ponen conexión de otros procedimientos
Se modifica el diagrama del procedimiento MMP-003.
Eliminando el paso dan recurso y cancelación de solicitud de
5
7/01/09
trabajo por motivo que se encuentra involucrado en el
procedimiento MMP-004 para simplificar los diagramas
Jefe de Oficina
Representante de la
Jefe del Departamento Servicios
Mantenimiento Menor
dirección
Administrativos
Ing. Juan Toledo
Sánchez
L.A.E. Román III Lizárraga Benítez
M.C. Jesús Everardo Olguín
Tiznado
Página 2 de 3
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
MMP-003
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
5
Referencia
7.5.1
Cotización
4. de Procedimiento (Diagrama de Flujo) y Responsabilidades
Procedimiento de Cotización
Jefe de Mantenimiento/personal
de mantenimiento
1
Jefe de Departamento
inicio
Realizar cotización
(presupuesto)
Verificar en el padrón de
contratistas de servicios
administrativos (archivo
electronico compartido) el
necesario para atender la
solicitud de trabajo SAF-001
Citar a tres contratistas o cuando
menos a uno en el lugar donde se
llevara acabo el trabajo
Pedir cotización o presupuesto al
contratista
Solicitar recurso
economico(disponibilidad) a la unidad
académica correspondiente atraves
del procedimiento de MMP-004
verificacion de disponibilidad
contratar el trabajo de acuerdo al
reglamento de obras ver refencia
de reglamento de obras
considerando costo tiempo y
calidad
2
Pasar a firma
COMPARATIVO DE
COTIZACIONES MMF-001
con el jefe de departamento
Anexar COMPARATIVO DE
COTIZACIONES MMF-001 al
movimiento de anticipo o pago
Fin
1
Página 3 de 3
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
MMP-003
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
5
Referencia
7.5.1
Cotización
5. Registros
Registro
Solicitud de trabajo
SAF-001
Responsable
Jefe de
mantenimiento /
analista asignado
Analista de
servicios
administrativos
Analista de
Cotización
servicios
(presupuesto)
administrativos
Analista de
Anticipo o pago
servicios
administrativos
6. Referencias
COMPARATIVO DE
COTIZACIONES
MMF-001
Tiempo de
retención
Un año
Un año
Un año
Un año
Lugar
Oficina de
mantenimiento o
archivo
electrónico de
servicios
administrativos
Archivo de
proveedores y
contratistas
Archivo de
proveedores y
contratistas
Archivo de
proveedores y
contratistas
Orden
Disposición
final
Consecutivo
Destrucción
Alfabético por
proveedor o
contratista
Alfabético por
proveedor o
contratista
Alfabético por
proveedor o
contratista
Destrucción
Destrucción
Destrucción
Padrón de contratista (archivo electrónico compartido y archivo del departamento de
servicios administrativos.)
Reglamento de obras (documento varios de servicios administrativos. Archivo
electrónico compartido y archivo del departamento servicios administrativos.)
MMP-004 verificación de disponibilidad
7. Anexos
N/A
Página 1 de 3
Vicerrectoría Campus Ensenada
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Código
MMP-004
Revisión
5
Referencia
7.5.1
Verificacion de disponibilidad
1. Objetivo.
Obtener el recurso necesario para desarrollar o atender una actividad o trabajo
solicitado por cada unidad académica
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todos las solicitudes recibidas por el departamento de
servicios administrativos
De la Vicerrectoría Campus Ensenada para dar el servicio a las unidades académicas
y administrativas de dicho campus
3. Definiciones
Oficio de disponibilidad. Solicitud del recurso económico al administrador de la
dependencia o unidad académica
Formato de solicitud de transferencia: en este documento el administrador de servicios
administrativos verifica si el recurso fue transferido o rechazado
Revisión
1
2
3
Fecha
15/03/2007
09/04/2007
12/12/2007
4
8/04/08
5
7/01/09
Jefe de Oficina
Mantenimiento Menor
Ing. Juan Toledo
Sánchez
Tabla de Cambios
Descripción
Modificación del diagrama de actividades y eliminación de
firma de vicerrectora.
Se modifico el nombre del jefe del departamento.
Se modifico el nombre del representante de la dirección.
Se indicaron los registros de formato de disponibilidad, se
agrego la referencia de oficio de disponibilidad y
presupuesto, se modifica diagrama de flujo en columna de
administrador se agrega analista de
servicios
administrativos, se anexa el inicio y fin y se ponen conexión
de otros procedimientos.
Se modifica el texto del diagrama el texto aplica por dan
recurso.
Representante de la
Jefe del Departamento Servicios
dirección
Administrativos
L.A.E. Román III Lizárraga Benítez
M.C. Jesús Everardo
Olguín Tiznado
Página 2 de 3
Código
MMP-004
Vicerrectoría Campus Ensenada
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
5
Referencia
7.5.1
Verificacion de disponibilidad
4. Definición de Procedimiento (Diagrama de Flujo) y Responsabilidades
Procedimiento Verificación de Disponibilidad
Jefe de Mantenimiento/personal
mantenimiento
2
Administrador/analista de servicios
administrativos
Inicio
Solicitud de recurso económico (disponibilidad)
por parte del jefe de mantenimiento menor o
persona asignada
El jefe de mantenimiento es el responsable de solicitar al
usuario o administrador el recurso económico necesario para
llevar acabo la ejecución del trabajo. Enviado un correo
electrónico donde se le notifica la cantidad necesaria para
realizar el trabajo o se entrega copia del cotización
(presupuesto)
El administrador es el responsable de verificar si
la hoja de transferencia o disponibilidad de
recurso economico solictado fue realizada a
tesorería.( archiva en carpeta de
disponibilidades)
Le notifica al jefe de mantenimiento la
transferencia del recurso. entregando copia de
disponibilidad del movimiento
Si no fue transferido el recurso en un periodo de un mes
a partir de la fecha de envío del correo electronico o
fecha de entrega del presupuesto. el jefe de
matenimiento procede a la cancelacion de la solicitud
de trabajo notificando al usuario mediante el sitema de
solicitudes de trabajo de servicios administrativos
NO
Dan recurso
SI
Se procede a realizar la contratación del trabajo
Fin
2
Página 3 de 3
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
MMP-004
Servicios Administrativos
Mantenimiento Menor
Revisión
5
Referencia
7.5.1
Verificacion de disponibilidad
5. Registros
Tiempo de
retención
Registro
Responsable
disponibilidad
analista de
servicios
administrativos
un año
Cotización
(presupuesto)
Analista de
servicios
administrativos
Un año
Lugar
Servicios
administrativos
carpeta de
disponibilidades
Archivo de
proveedores y
contratistas
Orden
Disposición
final
Dependencia
Destrucción
Alfabético por
proveedor o
contratista
Destrucción
6. Referencias
Archivo electrónico de disponibilidad (Maquina de mantenimiento)
Sistema de solicitudes de trabajo de servicios administrativos
http://serviciosadministrativos.ens.uabc.mx/solt/solt2008/
7.
Anexos
N/A
Pagina 1 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Código
APP-001
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Anteproyecto
1. Objetivo.
Establecer los lineamientos para elaborar, revisar y controlar los Anteproyectos con el fin de
asegurar que los requisitos con el usuario son los acordados.
2. Alcance.
Se aplica este procedimiento a los anteproyectos de las nuevas edificaciones y /o
remodelaciones que generen un cambio sustancial al espacio existente, modificando su
funcionalidad y /o afectando su seguridad.
3. Definiciones.
3.1
Anteproyecto. Conjunto de planos, láminas de presentación, perspectivas y /o
maquetas y otros documentos mediante el cual el usuario y la Vicerrectoría Ensenada y/
o Departamento de Servicios Administrativos Ensenada acuerdan los requisitos para la
construcción o remodelación de un edificio u otro espacio de la Universidad.
3.2
Usuario: El solicitante de los servicios proporcionados por la Vicerrectoría Ensenada y/ o
Departamento de Servicios Administrativos Ensenada. En el caso de un edificio nuevo,
ampliación o remodelación, el usuario es la escuela, facultad, instituto o dependencia
administrativa a la cual será destinado el edificio.
Nota: El representante oficial de la escuela, facultad, instituto es el Director y de la
dependencia administrativa es el Jefe de Departamento.
3.3
Remodelación y /o Ampliación de Espacios. Es todo aquella modificación que genera
un cambio sustancial al espacio existente modificando su funcionalidad y su seguridad.
3.4
Responsabilidad y Autoridad.

El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos-Ensenada, es responsables de
coordinar la aplicación correcta de éste procedimiento.

El Jefe de Oficina de Obras y Proyectos Ensenada es responsable de coordinar la
contratación de asesoría externa, las actividades descritas en éste procedimiento.

Los Asesores Internos son responsables de realizar las revisiones del aspecto técnico
de los anteproyectos según la especialidad requerida (áreas eléctricas,
electromecánicas y estructurales).
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Código
APP-001
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Anteproyecto
Tabla de Cambios
Revisión
1
2
Fecha
22/sep/2005
16/nov/2005
Descripción
Cambio el tiempo de retención de los registros. Cambio el código de los formatos
Se modificaron firmas.
En el punto 4.8.2 Se incluye la lista maestra de formatos “GCF-032” y se cambio nombre
3
28/mar/07
del jefe del departamento de servicios administrativos
4
12/dic/07
Cambio en la firma del representante de la dirección
5
21/feb/08
En el punto 4.8.2 se eliminó lista maestra y se agrego el tiempo de retención
En el punto 4.3 se agrego “este a su vez asigna al analista asignado a coordinar el
6
25/mar/08
anteproyecto”; y en el punto 4.4 se agrego “y /o”.
Jefe del Departamento Servicios
Jefe de Oficina de Obras
Representante de la dirección
Administrativos
Ing. Salvador Gómez Medina
M.C. Ma. Angelina Covarrubias Valdez
L.A.E. Román III Lizarraga Benítez
4. Procedimiento.

Solicitud de Construcción de Edificación Nueva, Remodelación y /o Ampliación de
Espacios.
a.
4.4
.
El usuario mediante oficio dirigido a la Vicerrectoría Ensenada solicita la
Construcción de un edificio nuevo, una remodelación y /o la ampliación de
espacios físicos existentes, anexando la justificación académica que (previo al
inicio del anteproyecto), dará el soporte técnico y la viabilidad del proyecto. Dicha
justificación debe de considerar los siguientes puntos:
i.
El usuario enumera los beneficios que se obtendrán, mencionando a
quienes y a cuantos se beneficiará con el proyecto,
ii.
En que grado se fortalece la vinculación con la sociedad y con cuáles
sectores.
b.
La Vicerrectoría Ensenada, revisa la solicitud del usuario. En caso de proceder se
firma de Vo.Bo.; si no procede, se notifica al usuario el resultado del análisis de su
solicitud, mediante oficio emitido por la Vicerrectoría.
c.
Cuando la solicitud del usuario es autorizada por la Vicerrectoría, se turna por
escrito al Jefe del Departamento de Servicios Administrativos Ensenada y éste
asigna al Jefe de Oficina de Obras y Proyectos Ensenada, este a su vez asigna al
analista asignado a coordinar el anteproyecto utilizando el formato APF-001
“Notificación de Asignación”.
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos Ensenada y /o Analista asignado por este
realiza la contratación de Servicio Externo para la elaboración de
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Código
APP-001
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Anteproyecto
anteproyecto, según lo establecido en el punto 7.4.1 de la Sección 7.0 del Manual de
Gestión de la Calidad y se encarga de coordinar las actividades realizadas por los
contratistas y /o proveedores.
4.5 Para desarrollar el Anteproyecto realizar las actividades de la API-002 “Desarrollo de
Anteproyecto”.
4.6 Validación del Anteproyecto.
4.6.1 Con el fin de asegurar que el anteproyecto está conforme con los
requerimientos del usuario, se presentan los planos y otros documentos para iniciar
la validación por el usuario, firmando de conformidad en los planos.
4.6.2
4.7
4.8
En el caso de que sea nombrado nuevo director de dependencia
académica o administrativa antes de iniciar el proyecto ejecutivo, debe
efectuarse una revisión del anteproyecto y firmar nuevamente de
autorizado por parte del usuario el juego de planos.
Modificaciones de los Anteproyectos Terminados.
4.7.1
Si después de que el usuario da su autorización final al anteproyecto, éste
solicita un cambio, estas modificaciones serán evaluadas y autorizadas por
parte de la Vicerrectoría Ensenada y/ o Departamento de Servicios
Administrativos Ensenada.
4.7.2
Para registrar los cambios utiliza el formato APF-011 “Modificaciones de
Anteproyecto” insertándolo en el plano que corresponda, e indicando las notas
que describen a grandes rasgos la naturaleza de las modificaciones solicitadas
por el usuario y que se hayan resuelto en una nueva propuesta de solución. El
usuario autoriza las mismas firmando nuevamente en dicho formato.
Control de Registros de Anteproyectos.
4.8.1
Toda la documentación generada durante el desarrollo del anteproyecto
constituye el registro del mismo, se le denomina “Expediente Técnico” API001, el cual debe ser archivado de acuerdo con el procedimiento de
“Control de Registros” GCP-002.
4.8.2
Conserva los planos definitivos validados por el usuario por un período de 2
años.
4.8.3
El material informático relacionado a planos se resguarda en un archivo
digital ubicado en el área de trabajo.
4.8.4
El “Expediente Técnico” se elabora como se establece en la Instrucción
API-001 “Expediente Técnico” y mantenido en el área de trabajo.
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
APP-001
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Anteproyecto
6.
Registros
Tiempo de
retención
Lugar
Orden
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de
Obras
Por expediente
de obra
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de
Obras
Por expediente
de obra
Registro
Responsable
Notificación de
Asignación
APF-001
Modificaciones de
anteproyecto
APF-011
7.
Disposición
Archivo muerto
del Depto.
Servicios.
Administrativos
Archivo muerto
del Depto.
Servicios.
Administrativos
Referencias
API-002 “Desarrollo de Anteproyecto”
API-001 “Expediente Técnico”
GCP-002 “Control de Registros”
8.
Anexos
N/A
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Código
APP-002
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
1. Objetivo.
Establecer los lineamientos para desarrollar el Proyecto Ejecutivo, con el fin de asegurar que cumple con
los requisitos del usuario establecidos en el anteproyecto.
2. Alcance.
3.
Se aplica este procedimiento a los Proyectos Ejecutivos de las nuevas edificaciones y /o remodelaciones
que generen un cambio sustancial al espacio existente, modificando su funcionalidad y /o afectando su
seguridad.
Definiciones.
3.1
Proyecto Ejecutivo. Conjunto de planos, cálculos, listas de materiales, memorias técnicas
y otros documentos mediante el cual se definen los requisitos específicos para la
construcción o remodelación de un edificio u otro espacio.
3.2
Proyecto Complementario. Proyecto adicional que es necesario elaborar para
complementar y /o sustituir información en el proyecto ejecutivo.
3.3
Usuario: El solicitante de los servicios proporcionados por la Vicerrectoría Ensenada y/ o
Departamento de Servicios Administrativos Ensenada. En el caso de un edificio nuevo,
ampliación o remodelación, el usuario es la escuela, facultad, instituto o dependencia
administrativa a la cual será destinado el edificio.
Nota: El representante oficial de la escuela, facultad, instituto es el Director y de la
dependencia administrativa es el Jefe de Departamento.
Tabla de Cambios
Revisión
1
Fecha
22/sep/2005
2
28/ mar/ 07
3
12/dic/07
4
21/feb/08
5
25/mar/2008
6
27/ene/2009
Descripción
Cambio el tiempo de retención de los registros. Cambio el código de los formatos
Cambio de firmas del jefe de departamento de servicios administrativos; se incluye la lista
maestra de formatos “GCF-032”
Cambio de firma del representante de la dirección
Cambio nombre de formato APF-004 en el punto 4.1.2, y en la tabla de registros el APF009 se agrego una diagonal, en el punto 4.9.1 se elimino la lista maestra ye le formato
GCF-032 y se agrego el tiempo de retención, en el punto 6 se elimina el procedimiento
APP-002.
En el punto 4.1.1 se agrego este a su vez asigna al analista asignado; en los puntos 4.1.2,
4.3, 4.4.1 y 4.5.1 se agrego y /o Analista asignado por este
En el punto 4.1.3 se agrego “el Jefe de oficina de Obras y Proyectos Ensenada y /o
Analista asignado por este” y “APF-014”; se elimino “solicita al Analista asignado” y “el
analista asignado le comunica al jefe de oficina los datos del despacho contratado, con el
propósito de que”; en el punto 5 se agrego el formato Bases APF-014. En el inciso C del
punto 4.2.3, se agrego “REGLAMENTO DE LA LEY DE EDIFICACION PARA EL
MUNICIPIO DE ENSENADA”, “2005”, y se elimino “REGLAMENTO DE LA”, y “1999
(Vigente)”; en el punto 6 se modifica las leyes y reglamentos, y se agregan API-002, APP001.
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Ing. Salvador Gómez Medina
Jefe del Departamento Servicios
Administrativos
L.A.E. Román III Lizarraga Benítez
Representante de la dirección
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Código
APP-002
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
4. Procedimiento.
4.1
Planificación del Proyecto Ejecutivo.
4.1.1
Una vez Recibida la solicitud del Usuario autorizada por la Vicerrectoría Ensenada, el Jefe de
Departamento de Servicios Administrativos Ensenada asigna al Jefe de oficina de Obras y Proyectos
Ensenada, este a su vez asigna al analista asignado para llevar a cabo el desarrollo del Proyecto Ejecutivo
utilizando el formato APF-001 “Notificación de Asignación”.
Nota: En el caso de proyectos complementarios, el Jefe de Departamento de Servicios
Administrativos asigna nuevamente al Jefe de oficina de Obras y Proyectos Ensenada para
que coordine las actividades a realizar.
4.2
4.1.2
El Jefe de oficina de Obras y Proyectos Ensenada y /o Analista asignado por este
realiza una primera entrevista con el usuario en la que se verifica la vigencia del
Anteproyecto existente y el levantamiento de necesidades registrando el acto en el
formato APF-002 “Minuta de Trabajo”. Con estos datos elabora el “Programa de
Planificación y Desarrollo” utilizando el formato APF-004 y determina los “Alcances
de Información de Proyecto Ejecutivo en el formato APF-006.
4.1.3
A partir de este momento el Jefe de oficina de Obras y Proyectos Ensenada y /o
Analista asignado por este, realiza la contratación para la elaboración de
proyecto ejecutivo y/ o complementario (al momento de solicitar deberá
entregar APF-002, APF-004, APF-006, APF-014), siguiendo lo establecido en el
punto 7.4.1 de la Sección 7.0 del Manual de Gestión de la Calidad. Una vez que se
asigna y contrata la Elaboración del Proyecto Ejecutivo y/o Complementario, se
inicia el desarrollo de los trabajos. El Jefe de oficina de Obras y Proyectos
Ensenada se encarga de coordinar las actividades realizadas por los contratistas y
/o proveedores.
Datos de Partida del Proyecto Ejecutivo.
4.2.1
4.2.2
4.2.3
El Anteproyecto aprobado por el usuario contiene los requisitos de partida
(levantamiento de necesidades) para el proyecto ejecutivo.
Para la elaboración de proyectos complementarios los datos de partida son los
planos del proyecto ejecutivo inicial, el documento con la justificación del usuario
y /o asesores técnicos donde se describa el motivo para la elaboración del
Proyecto Complementario, así como los requisitos para el trabajo requerido; este
documento debe estar autorizado por el Jefe de departamento de Servicios
Administrativos Ensenada.
Al reunir los Datos de Partida para el Proyecto Ejecutivo se debe de considerar lo
siguiente:
a)
Si al momento de iniciar el proyecto ejecutivo ha transcurrido más de un año de
que fue aprobado el anteproyecto, debe efectuarse una revisión del mismo con el
usuario y firmar de autorizado tanto por el Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Ensenada como por parte del usuario.
b)
En el caso de que sea nombrado nuevo director de dependencia académica o
administrativa antes de iniciar el proyecto ejecutivo, debe efectuarse una revisión y
firmar autorizado tanto por el Jefe de oficina de Obras y proyectos Ensenada como
por parte del usuario y la Vicerrectoría Ensenada.
Pagina 3 de 7
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
APP-002
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
c)
4.2.4
4.3
Todos los involucrados en el proyecto ejecutivo toman en consideración los
requerimiento legales y reglamentarios contenidos en los siguientes
documentos de referencia externa según apliquen:

REGLAMENTO DE LA LEY DE EDIFICACION PARA EL MUNICIPIO DE
ENSENADA

LEY DE EDIFICACIONES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

REGLAMENTO
REFORZADO

MANUAL AHMSA PARA CONSTRUCCIÓN CON ACERO

NORMA OFICIAL MEXICANA NOM-001-SEDE-2005
DE
LAS
CONSTRUCCIONES
DE
CONCRETO
Los requisitos incompletos, ambiguos o contradictorios se resuelven en
conjunto con las personas responsables de la definición de estos requisitos.
Desarrollo del Proyecto Ejecutivo.
El Jefe de Oficina de Obras y Proyectos Ensenada y /o Analista asignado por este
coordina y promueve las acciones del Despacho Proyectista para lograr que se aplique
lo establecido en la Instrucción API-003 “Desarrollo de Proyecto Ejecutivo”
4.4
Revisión del Proyecto Ejecutivo.
4.4.1
4.5
El proyecto ejecutivo es Revisado por el Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Ensenada y /o Analista asignado por este y los asesores internos asignados
para cada uno de los elementos que lo integran para asegurar que:
a)
El proyecto ejecutivo cumpla con las necesidades del usuario establecidas en
el anteproyecto y /o los datos de partida establecidos, que contienen o hacen
referencia a los documentos de referencia externa, indicados en el punto 4.2.3
inciso c). Se harán revisiones de los planos las veces que sean necesarias, se
convocará al usuario a las revisiones cuando sea necesaria su participación.
Utilizar APF-010 o APF-002 según aplique.
b)
Los planos del proyecto ejecutivo firmados por los asesores internos
constituyen el registro de revisión del diseño.
c)
Se utiliza el APF-009 para comunicar al Despacho Proyectista los cambios u
observaciones que resulten de la revisión para que los atienda dentro de los
plazos que se acuerden.
Verificación del Proyecto Ejecutivo.
4.5.1
El Jefe de Oficina de Obras y proyectos y /o Analista asignado por este hace
la verificación del diseño, para asegurar que los planos, cálculos, memorias
técnicas, listas de materiales, etc. satisfacen los requisitos del anteproyecto y
/o los datos de partida establecidos.
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Código
APP-002
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
4.6
Validación del Proyecto Ejecutivo.
4.6.1
Con el fin de asegurar que el proyecto ejecutivo realizado está conforme con los
requerimientos establecidos por el usuario, se le presentan los planos y demás
documentos que conforman el proyecto ejecutivo para iniciar la validación por el
usuario, una vez que se acepta la información, el usuario procede a firmar los
planos, de conformidad (APF-008). En este momento el proyecto ejecutivo se
considera terminado.
4.6.2
Si en el momento que el Usuario solicita que el proyecto ejecutivo se licite para
iniciar la construcción del mismo y ha transcurrido más de un año de que fue
validado; entonces debe efectuarse una revisión del proyecto ejecutivo, entre el
personal de la Oficina de Obras y Proyectos Ensenada y el usuario, con el
propósito de asegurar que el proyecto ejecutivo sigue cumpliendo con los
requerimientos del usuario documentando el acto en APF-002. Si el proyecto
ejecutivo sigue vigente se firma de autorizado nuevamente el juego de planos,
tanto por la Vicerrectoría Ensenada, como por parte del usuario y la Oficina de
Obras, aplicando la etiqueta APF-012 en cada uno de los planos
4.6.3
En el caso de que sea nombrado nuevo director de dependencia académica o
administrativa antes de enviar el proyecto ejecutivo a concurso de obra, debe
efectuarse una revisión, con el propósito de asegurar que el proyecto ejecutivo
sigue cumpliendo con los requerimientos del usuario documentando el acto en
APF-002. Si el proyecto ejecutivo sigue vigente se firma de autorizado
nuevamente el juego de planos, tanto por la Vicerrectoría Ensenada, como por
parte del usuario y la Oficina de Obras, aplicando la etiqueta APF-012 en cada uno
de los planos previamente autorizado por el titular anterior.
Nota: En caso de que no sea aprobado el proyecto ejecutivo por el usuario, según las
revisiones indicadas en los puntos 4.6.2 y 4.6.3, El USUARIO, deberá solicitar por escrito a
la Vicerrectoría Ensenada, la Modificación o Elaboración del nuevo Proyecto Ejecutivo,
como se establece en el inciso 4.1 del punto 4 del APP-001 “Desarrollo de Anteproyecto” se
deberá reiniciar desde la etapa de anteproyecto, aplicando la instrucción API-002.
4.7
Cambios del Diseño.
Todos los cambios y modificaciones durante el desarrollo del proyecto ejecutivo se realizan el
número de veces necesarias y se documentan en el formato APF-002 “Minuta de Trabajo” y formato
APF-008 “Pié de Plano de Proyecto Ejecutivo”.
4.8
Registro de modificaciones al proyecto ejecutivo:
4.8.1
Modificaciones solicitadas por el usuario: Cuando se requieran modificaciones
al proyecto por parte del usuario, posterior a la validación del proyecto ejecutivo,
éstas deberán ser solicitadas por escrito (donde se incluya la justificación
correspondiente) dirigida al Jefe de Departamento de Servicios Administrativos
Ensenada; si procede, son autorizadas por él mismo, en caso contrario, éste,
notifica por escrito al usuario.
4.8.2
Las modificaciones al proyecto ejecutivo que sean de carácter arquitectónico y
cuando éstas afecten la estructura, la función y la forma de los espacios para los
que fue elaborado el
Pagina 5 de 7
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Código
APP-002
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
proyecto ejecutivo, entonces, será necesario elaborar un proyecto
complementario, aplicando de nuevo las actividades de este procedimiento del
punto 4.1.2 al 4.6.
4.8.3
Modificaciones requeridas por los asesores internos: Cuando se requieran
modificaciones al proyecto requeridas por los asesores internos, posteriores a la
validación del proyecto ejecutivo por el usuario, estas deberán ser solicitadas por
escrito (donde se incluya la justificación correspondiente) al Jefe de Departamento
de Servicios Administrativos Ensenada, si procede, son autorizadas por él mismo.
Cualquier modificación realizada se notifica por escrito al usuario.
4.8.4
Modificaciones de carácter técnico al proyecto ejecutivo durante el proceso
constructivo:

El Jefe de oficina de Obras y Proyectos Ensenada recibe del supervisor
de obra un “Reporte de Actividades” SCF-026 en el que se describe y
justifica una modificación al Proyecto Ejecutivo originada por un aspecto
técnico presentado durante el proceso constructivo; solicitando así la
revisión y validación del cambio antes de su ejecución. Anexa al reporte
los croquis constructivos, o planos con la solución técnica propuesta.

El Jefe de Oficina analiza y valida la propuesta, o elabora una
contrapropuesta que se entrega al supervisor a través de un “Reporte de
Actividades” SCF-026 anexando los croquis constructivos, o planos
firmados por él mismo.
Nota: Toda modificación y /o corrección efectuada se indica en el formato APF-013
“Modificaciones de Proyecto” que se inserta en el dibujo del plano que es modificado. Sella
de “CANCELADO” todo aquel plano que es sustituido por una siguiente emisión y actualiza
los archivos digitales correspondientes.

Una vez que la obra ha sido terminada, el jefe de oficina recibe del supervisor de Obra los planos
del proyecto ejecutivo actualizados con los cambios que se hayan efectuado durante el proceso de
la obra
4.9
Control de Registros de Proyecto Ejecutivo.
4.9.1
Toda la documentación generada durante el desarrollo del proyecto ejecutivo
constituye el registro del mismo; incluye los Planos de Proyecto Ejecutivo
(impresos y en archivo digital), minutas de reuniones de trabajo para revisión,
Memorias técnicas y Anexos (impresos y en archivo digital). Los registros del
proyecto ejecutivo se integran al “Expediente Técnico” en un apartado o separador
adicional. Los registros deben ser resguardados de acuerdo con el procedimiento
de “Control de Registros” GCP-002 y el tiempo de resguardo de 2 años.
4.9.2
El material informático relacionado a planos se resguarda en un archivo
digital ubicado en el área de trabajo.
Pagina 6 de 7
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
APP-002
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
5. Registros
Tiempo de
retención
Lugar
Orden
Disposición
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Pie de Plano Proyecto Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
Ejecutivo APF-008
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Registro
Responsable
Notificación de
Asignación
APF-001
Minuta de Trabajo
APF-002
Programa de
Planificación y
Desarrollo
APF-004
Alcances de
Información de
Proyecto Ejecutivo
APF-006
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
Recepción / Entrega
de Documentos
APF-009
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Revisión de Proyecto
APF-010
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Bases
APF-014
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Reporte de
Actividades
SCF-026
Jefe de Oficina y/o
Analista Asignado
2 años
Archivos de la
Oficina de Obras
Por expediente
de obra
Proyecto Ejecutivo
Vigente
APF-012
Modificaciones de
Proyecto
APF-013
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
Archivo muerto del
Depto. Servicios
Administrativos
6. Referencias
GCP-002
Control de Registros
API-003
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
APP-001 Desarrollo de Anteproyecto
Pagina 7 de 7
Vicerrectoría Campus Ensenada
Código
APP-002
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
Revisión
6
Referencia
7.3
Desarrollo de Proyecto Ejecutivo
API-002 Desarrollo de Anteproyecto
REGLAMENTO DE LA LEY DE EDIFICACION PARA EL MUNICIPIO DE ENSENADA
LEY DE EDIFICACIONES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA
REGLAMENTO DE LAS CONSTRUCCIONES DE CONCRETO REFORZADO
MANUAL AHMSA PARA CONSTRUCCIÓN CON ACERO
NORMA OFICIAL MEXICANA NOM-001-SEDE-2005
7. Anexos
N/A
Página 1 de 4
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Código
SAP-002
Revisión
7
Referencia
7.4.2
Evaluación y /o Re-evaluación de Contratistas y /o Proveedores
1. Objetivo
Realizar evaluaciones periódicas confiables de proveedores para poder brindarles
las mejores opciones de compra y cumplir satisfactoriamente con los tiempos, precio,
garantías según las necesidades de los usuarios.
2. Alcance
A todas las adquisiciones y contrataciones realizadas para las Facultades, Institutos y
dependencias administrativas del Depto. SA campus Ensenada
3. Definiciones
S.A. Departamento de Servicios Administrativos
Orden de compra: Es el formato que se utiliza para hacer la evaluación de
los proveedores
Aprobado: Los proveedores pueden cotizar y concursar las solicitudes de
compra.
Condicionado: El proveedor esta en peligro de darlo de baja.
Baja del Padrón: El proveedor ya no puede cotizar y concursar las
solicitudes de compra.
Tabla de Cambios
Revisión
Fecha
Descripción

1
14/11/05
2
09/04/07
3
12/12/07
4
12/03/08
5
6
11/04/08
17/04/08
7
11/03/10










Se agregaron las actividades para la evaluación por parte del proveedor de
Adquisiciones, es decir, se separó el proceso por oficina.
Se actualizó la tabla de registros de acuerdo a la información resultante del proceso.
Se actualizaron las referencias.
Se introdujo la forma en la que se realiza la evaluación de los proveedores del Sistema
de Calidad dentro de la Vicerrectoría (Recursos Humanos y Departamento de
Información Académica).
Se modifico nombre del jefe del Departamento de Servicios Administrativos
Se modifico nombre del representante de la dirección, se modifico tabla de registros y
se modifico las referencias.
Se modificó diagrama de flujo y formato de evaluación de proveedores área
adquisiciones.
Se elimino tabla de anexos
Se modifico diagrama de Adquisiciones
Se modifico diagrama de obras y se modifico el punto 5 “Registros”.
Se modificó el nombre del procedimiento agregando “y /o Re-evaluación”, se agregó
en el diagrama de Obras y Proyectos la palabra “y /o Re-evaluación” tanto en el título
como en las actividades del diagrama. En el encabezado del procedimiento se eliminó
“Oficina de Adquisiciones”, cambia el nombre de quien elabora el procedimiento, en
la tabla de registros el nombre del formato SCF-027 se le agrega “y /o re-evaluación”.
Jefe de Oficina de Obras y Proyectos
Ing. Salvador Gómez Medina
Jefe del Departamento Servicios
Administrativos
L.A.E. Román III Lizarraga Benítez
Representante de la dirección
M.C. Jesús Everardo Olguín Tiznado
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Código
SAP-002
Vicerrectoría Campus Ensenada
Revisión
7
Referencia
7.4.2
Departamento de Servicios Administrativos
Evaluación y /o Re-evaluación de Contratistas y /o Proveedores
4. Definicion del procedimiento.
Adquisiciones
Personal de
Adquisiciones
Inicio
Analista de Adquisiciones
Proveedor
Verifica que exista proveedor en
el padrón (ver padrón de
proveedores en el Sistema de
Compras)
Solicitud de compra
Existe proveedor para el
producto solicitado?
No
Proporciona
documentación
probatoria al personal
del departamento de
Servicio
Administrativos
Se le solicita al proveedor
la documentación
probatoria (Cédula de
registro de padrón de
proveedores)
Si
Se realiza la compra con
el proveedor registrado en
el padrón
Revisa
documentación
Completa
No
Solicita
documentación
faltante
Si
Aplica evaluación al
proveedor (ver
Evaluación
proveedores/
satisfacción usuario
ADF-009)
Solicita al departamento de Tesorería
le asignen numero de proveedor para
registrarlo en el sistema modulo de
compras (ve manual de usuario
modulo de compra sección
mantenimientos)
Realiza la compra con el
proveedor registrado en el
padrón
Aprueba el
proveedor?
Si
Queda vigente en el padrón de
proveedores para ejecución del
siguiente servicio o compra
Fin
No
En conjunto con el Jefe de departamento
evaluan el incumplimiento y determinan
acciones preventivas o correctivas según
sea el caso
**
Para la evaluación de proveedores de adquisiciones se tomará una muestra del 10% del total del trimestre a
evaluar seleccionando las que pudieran presentar inconsistencias en la prestación del servicio.
Anualmente se les pide telefónicamente o vía correo electrónica a los proveedores que actualicen los datos para
mantener su vigencia como proveedores de la U.A.B.C.
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Código
SAP-002
Revisión
7
Referencia
7.4.2
Evaluación y /o Re-evaluación de Contratistas y /o Proveedores
Evaluación y /o Re-evaluación de contratistas y proveedores del proceso de Obras, proyectos y mantenimiento
Coontratista/
Proveedor
Inicio
Se entrega
solicitud de
inscripcion
(SCF-036)
Jefe de Of. De Obras y proyectos y/ o analista
asignado por este.
El Contratista/proveedor entrega
solicitd llena y documentación
requerida en la misma
si
Cumple con los requisitos
Notifica mediante
oficio de inscripción
SCF-037 en el que e
asigna # de
contratista/proveedor
y se agrega en el
padrón de
contratistas/
proveedores SCF038
Jefes de Oficina y analistas
Jefes de Oficina y
analistas.
Selección de Contratistas y
Proveedores. Los Jefes de
oficina y/ o los analistas
seleccionan del Padrón SCF038 a los que cumplen con los
requerimientos y son
evaluados como aprobados
para la contratación de obras
universitarias y la contratación
de servicios.
no
Se le notifica al contratista/
proveedor,exponiendo los
motivos.
Fin
Se mantiene actualizado el padron
SCF-038 de la siguiente manera:
a)
Registrar a los
contratistas y proveedores cuya
solicitud haya sido aprobada.
b)
Según el resultado de
las evaluaciones y /o Reevaluaciones por productos
adquiridos y /o servicios prestados
de los contratistas y proveedores.
c)
Dando de baja a los
contratistas y proveedores que en
el plazo de un año, a partir de la
fecha de su inscripción, no
responda a las invitaciones a
cotizar materiales o servicios y /o
participar en los concursos de
obra.
d)
Suspender el registro
de los contratistas y proveedores
que este sujeto a uso mercantil y
Cuando incurra en actos u
omisiones que le sean imputables,
que perjudiquen los intereses de
la Universidad o contravengan las
disposiciones del reglamento de
obras
e)
Cancelar el registro de
los contratistas y proveedores
Cuando, la información que
hubiese proporcionado para su
inscripción resultare falsa, o haya
procedido con dolo o mala fe, en
el concurso o ejecución de la obra
o servicios y Cuando por causas
imputables a él, no cumpla en sus
términos con el contrato
celebrado.
Evaluación y /o
Re-evaluaciones
de Contratistas /
Proveedores.
1.
Evaluación
previa: El Jede de
Of. de obras y
proyectos para la
elaboración
del
Padrón,
verifica
que,
según
la
especialidad de la
empresa y /o los
servicios
que
proporciona
el
proveedor, realiza
la
evaluación
previa utilizando el
formato SCF-036
“Solicitud
de
Inscripción”.
2.
Evaluación
y /o Re-evaluación
de contratistas y
proveedores
por
obra y /o servicios
realizados:
Los
Jefes de Oficina y /
o
los
analistas
asignados evalúan
y /o Revalúan a los
contratistas
y
proveedores
de
acuerdo
a
la
calidad
de
productos
y
servicios,
programa /tiempo
de
entrega
y
relación precio /
costo. Se registra
la evaluación y /o
Re-evaluación en
el
formato
“Evaluación y /o
Re-evaluación
a
Contratistas
y
Proveedores”
SCF-027 y con
esta se actualiza
del Padrón y se
integre el registro
al expediente del
contratista
y
/o
proveedor.
** La evaluación para proveedores / contratistas de obras y proyectos se realiza por trabajo ejecutado.
Para la evaluación de proveedores de mantenimiento se tomará una muestra del 100% del total del mes
Anualmente se les pide a los proveedores que actualicen los datos para mantener su vigencia como
proveedores de la U.A.B.C.
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Código
SAP-002
Vicerrectoría Campus Ensenada
Revisión
7
Referencia
7.4.2
Departamento de Servicios Administrativos
Evaluación y /o Re-evaluación de Contratistas y /o Proveedores
5. Registros
Registro
Evaluación de
Proveedores/Satisf
acción de usuarios
ADF-009
Evaluación y /o reevaluación a
contratistas y
proveedores
SCF-027
Solicitud de
Inscripción
SCF-036
Oficio de
Inscripción
SCF-037
Padrón de
contratistas y/ o
proveedores
SCF-038
Responsable
Tiempo de retención
Lugar
Orden
Disposición
Final
Almacenista
1 años
Como van
Servicios
entregando
Administrativo
facturas
s Carpeta
para pago
Jefe de of. de
obras y/ o
analista
asignado
2 años
Por
Archivos de la
Contratista/
of. de obras
proveedor
Archivo
muerto
Mientras está vigente
el proveedor
Por
Archivos de la
Contratista/
of. de obras
proveedor
Archivo
muerto
Jefe de of. de
obras y/ o
analista
asignado
Jefe de of. de
obras y/ o
analista
asignado
Jefe de of. de
obras y/ o
analista
asignado
Mientras está vigente
el proveedor
1 año
Archivos del
personal de
Obras
Por
Contratista/
proveedor
Archivo
muerto
Archivo
muerto
Por fecha
Archivos de la
de
Destrucción
of. de obras actualizació
n
6. Referencias
Documentación probatoria del proveedor
Padrón de Proveedores de Adquisiciones
Cédula de registro de padrón de proveedores
7. Anexos
N/A
Página 1 de 5
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Obras
Código
SCP-002
Revisión
4
Referencia
Sección 7.5, 8.3
Inspecciones y control del producto o servicio no conforme
1. Objetivo.
Asegurar que los materiales de construcción y la obra terminada cumpla con los requerimientos
especificados, así como controlar los productos o servicios no conformes mediante la
inspección, identificación, documentación, evaluación, disposición y segregación (cuando sea
posible) de productos o servicios que no cumplan con los requerimientos especificados.
2. Alcance
Este procedimiento esta enfocado a facilitar las inspecciones a los almacenes y le dará
herramientas al supervisor para manejar aquellas materiales de construcción y equipo que no
cumplan con la calidad estipulada en el proyecto.
3. Definiciones.
3.1
Materiales de Construcción y Equipo. Son todos los insumos que se aplican en la obra
y que afectan la calidad final de los edificios.
3.2
Asesoría Externa. Cualquier servicio profesional de asesoría, ya sea de ingeniería,
supervisión en construcción y /o instalación de infraestructura que debe ser comprado a
un contratista autorizado, por afectar la calidad de los edificios o instalaciones donde
prestará sus servicios.
3.3
Inspecciones y Pruebas en Recibo. Inspecciones realizadas a los materiales de
construcción y equipo con el fin de verificar que cumplan con los requisitos
especificados.
3.4
Inspecciones y Pruebas en Proceso. Actividades realizadas con el fin de verificar que
los servicios, ya sea construcción y /o asesorías externas cumplan con los requisitos
especificados durante su desarrollo.
3.5
Inspecciones y Pruebas Finales. Inspecciones realizadas a las obras terminadas con el
fin de verificar que cumplan con los requisitos especificados.
3.6
Producto. Es el resultado de la aplicación de dos o más materiales de construcción para
elaborar un elemento de obra ya terminado.
3.7
Producto No Conforme. Producto que no cumple con los requerimientos especificados.
3.8
Servicio No Conforme. Servicio que no cumple con los requerimientos especificados.
3.9
Reparación. Operación realizada cuando el producto requiere ser reprocesado para que
cumpla con las especificaciones establecidas.
3.10 Devolver. Producto, Materiales de construcción y / o equipo, que no puede utilizarse
para ninguna aplicación, ni puede ser reparado, por lo que tiene que ser devuelto al
proveedor.
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Obras
Código
SCP-002
Revisión
4
Referencia
Sección 7.5, 8.3
Inspecciones y control del producto o servicio no conforme
Tabla de Cambios
Revisión
1
2
Fecha
28/03/07
11/12/07
3
25/02/08
4
22/09/08
Descripción
Cambio de firmas del jefe del departamento de servicios administrativos
Cambio de firma de representante de la dirección y se elimino el inciso A del punto 4.7.2
Cambio de redacción en el punto 4.4.1 y en el punto 6 se corrigió el nombre del GCP-004
Acciones Correctivas y Preventivas y Quejas del Cliente, se corrigió el consecutivo de
revisión por omisión.
En el punto 4.6.1 se eliminan las palabras “SCP-001 y el procedimiento”, y se agrega “la
instrucción de trabajo y SCI-005”{; en el punto 4.7.1 se agrega “y/ o analista asignado por este”;
en la tabla de inspección del punto 4.7.1 se agrega “(cuando sea aplicable)”; En el punto 6 se
elimina “SCP-001” y se agrega “SCI-005”.
Jefe del Departamento Servicios
Administrativos
Jefe de Oficina de Obras
Ing. Salvador Gómez Medina
L.A.E. Román III Lizarraga Benítez
Representante de la dirección
M.C. Ma. Angelina Covarrubias Valdez
3.11 Responsabilidad y Autoridad.
El Jefe de Departamento de Servicios Administrativos-Ensenada y Jefe de Oficina de Obras y
Proyectos Ensenada, son responsables de verificar el cumplimiento de éste procedimiento en
sus áreas.
4. Definición del procedimiento y responsabilidades
4.1 Identificación del estado de inspección y prueba.
4.1.1 En el proceso de construcción se identifican los materiales de construcción y
equipos de acuerdo con el resultado de la inspección y /o la disposición dada de la
siguiente manera:
Inspección en Recibo
de Materiales
Conforme
Lote cercado con cinta
verde.
Inspección en proceso Se registra en Libro de
Bitácora la aprobación del
proceso constructivo.
Inspección final
Se registra en el Acta de
Entrega como edificio
Conforme
No Conforme
Devolver al proveedor o usuario: se devuelve inmediatamente al
proveedor o se identifica el lote con cinta naranja en caso de que se haya
descargado en la obra.
Usar como está: No se identifica
Demoler: Pintura roja en la zona afectada
Reparar: Se identifica mediante anotación de bitácora y se inicia un
Reporte de Producto o Servicio No Conforme (SCF-022)
Material de Desecho: Lote cercado con cinta roja.
Reparar: Se identifica mediante anotación de bitácora y se inicia un
Reporte de Producto / Servicio No Conforme.
Nota 1: Observación del Estado de Inspección y Prueba:
a) Todo el personal observa y respeta el estado de inspección de los materiales
de construcción desde la recepción hasta la entrega de obra.
b) Solo los materiales identificados como conformes o aceptados podrán ser
movidos al siguiente proceso.
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Obras
Código
SCP-002
Revisión
4
Referencia
Sección 7.5, 8.3
Inspecciones y control del producto o servicio no conforme
c)
Ningún material y /o producto identificado como detenido podrá ser utilizado, sino hasta
después de que se haya definido su disposición.
Nota 2: Durante el proceso de construcción en el sitio de la obra, se utilizará cinta amarilla
para señalizar zonas de peligro, delimitar circulaciones y zonas de trabajo restringidas.
4.2
Disposición de materiales de construcción, servicios y /o productos No conformes.
4.2.1 Usar como está: Se utiliza cuando se determina que el producto y/o material, después
de haber sido evaluado, puede ser utilizado como está, previa concesión, sin requerir
de reparación ni desviación alguna, en vista de no afectar los resultados finales. Esta
disposición convierte al producto y/o material o servicio no conforme en aceptado.
4.2.2 Modificar y /o Adecuar (Reparar): Se utiliza cuando el producto requiere ser
reparado, modificado o complementado para cumplir con los requerimientos. Las
instrucciones de reparación son indicadas en el “Reporte de Producto o Servicio No
Conforme”
(SCF-022). Los productos reparados y /o modificados son
inspeccionados e identificados nuevamente.
4.2.3 Demoler: Esta disposición se da en caso de que no sea factible usar, reparar o
condicionar el producto no conforme, por lo que tiene que ser demolido y reprocesado.
4.2.4 Devolver al proveedor: Los productos no conformes que no pueden ser utilizados son
devueltos al proveedor mediante un “Reporte de Producto o Servicio No Conforme”
(SCF-022).
4.3
Materiales de construcción, servicios y /o productos No conformes en Recibo.
4.3.1 El Supervisor de Obra revisa la documentación (remisión y/o certificado de calidad) y
realiza la inspección de los productos, materiales o servicios recibidos. Si como
resultado de las inspecciones y pruebas en recibo se detectan materiales de
construcción, productos y /o servicios no conformes, identifica los productos, inicia un
“Reporte de Producto o Servicio No Conforme” (SCF-022), evalúa y da disposición a
los productos o servicios no conformes.
4.3.2 El Supervisor de Obra, entrega una copia del “Reporte de Producto o Servicio No
Conforme” (SCF-022) al proveedor y le solicita la devolución y /o las acciones
correctivas correspondientes, incluyendo la reposición del producto en caso necesario
y procede de acuerdo con el procedimiento de “Acciones correctivas y quejas del
cliente” GCP-004; da seguimiento al “Reporte de Producto o Servicio No Conforme”
(SCF-022) y verifica se realicen las acciones correctivas acordadas.
Nota 1: El Jefe de Oficina y /o la persona asignada por éste, solo podrá ingresar al
almacén en obra y utilizar aquellos materiales que hayan pasado la inspección de
recibo:
a)
b)
4.4
No se contempla actualmente la liberación de materiales sin inspeccionar en
casos de urgencia, por lo que todos los materiales recibidos deben ser
inspeccionados por el Supervisor de Obra antes de poder ser ingresados o
utilizados.
Los materiales y /o productos suministrados por el usuario son inspeccionados
como si fueran materiales comprados, por lo que tienen el mismo tratamiento
(reemplazando la palabra “proveedor” por la de “usuario”)
Tratamiento y segregación del material controlado y /o producto No conforme.
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Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Obras
Código
SCP-002
Revisión
4
Referencia
Sección 7.5, 8.3
Inspecciones y control del producto o servicio no conforme
4.4.1
4.5
Los productos no conformes podrán ser segregados (en caso de ser factible) en
áreas específicas de cuarentena, según aplique. En caso de no ser factible,
permanecerán identificados como producto no conforme y no podrán ser movidos
del lugar donde se encuentran detenidos hasta que su disposición haya cambiado a
producto aceptado.
Inspección de almacenes.
4.5.1 El supervisor verifica que el área de almacenaje corresponda en la obra a lo indicado
en el plano del proyecto ejecutivo, Dependiendo de las características del material y
equipo, este deberá resguardarse en:
- Área abierta, para materiales como vigas metálicas, block, adoblock, etc.
- Área cerrada y /o cubierta con lonas de plástico, como varilla, sacos de cemento,
madera, loseta, plafond, lámparas, accesorios eléctricos, muebles hidrosanitarios,
etc.
4.5.2
4.5.3
4.5.4
4.6
Servicios y /o productos No conformes en Proceso.
4.6.1
4.6.2
4.6.3
4.7
Las áreas destinadas para almacenaje serán monitoreadas cada 15 días, hasta que
los materiales sean utilizados. Se registra la revisión en formato SCF-016 “Inspección
de Almacenaje”.
El material y equipo que sea propiedad del contratista deberá almacenarse en área
señalada con cinta azul.
Los materiales almacenados, ya sea en área abierta o cerrada, deben estar
identificados adecuadamente, mediante señalamientos con plástico rígido resistentes a
la intemperie para evitar su deterioro mientras dure el proceso de la obra.
El Supervisor de Obra realiza las revisiones, inspecciones y pruebas en proceso, de
acuerdo con lo establecido en la instrucción de trabajo “Supervisión de Obra” SCI005.
Si como resultado de las inspecciones y pruebas en proceso se detectan productos o
servicios no conformes, el Supervisor de Obra, inicia un “Reporte de Producto o
Servicio No Conforme” (SCF-022); en el caso de construcción de obra civil, al iniciar el
reporte se registra en la bitácora de la obra por el supervisor correspondiente. Si es
factible, segrega el producto no conforme en el área destinada para dicho fin.
El Jefe de Oficina y/ o el Supervisor de Obra entrega copia del “Reporte de Producto o
Servicio No Conforme” (SCF-022) al proveedor y /o las personas involucradas y juntos
definen las acciones correctivas (de acuerdo con el procedimiento de GCP-004
Acciones Correctivas y Quejas del cliente; da seguimiento al “Reporte de Producto o
Servicio No Conforme” (SCF-022) y verifica se realicen las acciones correctivas
acordadas.
Obras Terminadas y /o Servicios No conformes.
4.7.1
Al concluirse la construcción o remodelación de un edificio, el Jefe de oficina y/ o analista
asignado por este realiza las inspecciones finales de acuerdo con el área o departamento
de que se trate:
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Código
SCP-002
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Obras
Revisión
4
Referencia
Sección 7.5, 8.3
Inspecciones y control del producto o servicio no conforme
ACTIVIDAD E
INSPECCIÓN
Inspección Final de
Obra
Verificación de
Instalación Eléctrica
(cuando sea aplicable)
Verificación de
Instalación
Electromecánica
REGISTRO ELABORADO:
Formato SCF-023 “Inspección Final de Obra”
Certificado de Verificación Eléctrica emitido por
Unidad de Verificadora de Instalaciones
Eléctricas dependiente de la SEDE
Formato SCF-028 “Verificación de Instalación
Electromecánica”
4.7.2
b)
5
Si como resultado de las inspecciones y pruebas finales se detectan edificios y /o
instalaciones o se entregan servicios no conformes con los requisitos especificados, el
Jefe de Oficina o el Supervisor de Obra, inicia un "Reporte de Producto o Servicio No
Conforme" (SCF-022), entrega copia del reporte al proveedor o contratista involucrado y
juntos definen las acciones correctivas, de acuerdo con el procedimiento de “Acciones
Correctivas y Quejas del cliente” GCP-004; da seguimiento al “Reporte de Producto o
Servicio No Conforme” (SCF-022) y verifica se realicen las acciones correctivas
acordadas.
Nota: Criterios de Aceptación / Rechazo:
Los responsables de la aceptación o rechazo es el Jefe de Oficina o el supervisor de Obra.
Registros de Calidad.
Registro
SCF-016
Inspección de
almacenaje
SCF-022
Reporte de producto o
servicio no conforme
SCF-023
Inspección Final de la
Obra
Responsable
Tiempo de
retención
Lugar
Orden
Disposición
Final
Supervisor de Obra
Un Año
Expediente de Obra
Archivo en Carpeta
Archivo Muerto
Supervisor de Obra
Un Año
Expediente de Obra
Archivo en Carpeta
Archivo Muerto
Supervisor de Obra
Un Año
Expediente de Obra
Archivo en Carpeta
Archivo Muerto
Supervisor de Obra
Un Año
Expediente de Obra
Archivo en Carpeta
Archivo Muerto
SCF-028
Verificación de la
instalación
electromecánica
6
7
Referencias
SCI-005
Supervisión de Obra
GCP-004
Acciones Correctivas y Preventivas y Quejas del Cliente
Anexos
N/A
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos,
Campus Ensenada
No. Revisión : 03
Efectividad : 30/05/2011
Página : 117 de 1
Índice de formatos
Solicitud de compra
Orden de compra
Devoluciones
Formato de devoluciones
Formato de recepción de solicitudes de compra
Relación de ordenes entregadas a tesorería
Compra por caja chica
Comparativo de cotización
Stock de materiales de mantenimiento menor
Bitácora de servicios no conformes
Control de equipo de calibración
Solicitud de trabajo
Requisición de compra
Notificación de asignación
Minuta de trabajo
Programa arquitectonico
Programa de planificación y desarrollo
Alcances de información de anteproyecto
Alcances de información de proyecto ejecutivo
Recepción entrega de documentos
Revisión de proyecto
Notificación de asignación de trabajo
Reporte de revisión de proyecto
Código:
1-151-759-DSA
1-151-759-ADF-002
1-151-759-ADF-003
1-151-759-ADF-006
1-151-759-ADF-007
1-151-759-ADF-010
1-151-759-ADF-011
1-151-759-ADF-013
1-151-759-MMF-001
1-151-759-MMF-002
1-151-759-MMF-003
1-151-759-MMF-004
1-151-759-SAF-001
1-151-759-SAF-002
1-151-759-APF-001
1-151-759-APF-002
1-151-759-APF-003
1-151-759-APF-004
1-151-759-APF-005
1-151-759-APF-006
1-151-759-APF-009
1-151-759-APF-010
1-151-759-SCF-001
1-151-759-SCF-002
Registro de Devoluciones
Año
Folio
OC
Dependencia
Proveedor
Descripcion
Motivo
Fecha de Entrada al
Almacén
Fecha de
entrega del
proveedor
Días
-
Observaciones
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
FORMATO DE DEVOLUCION
ADF-007 Rev. 1
No. FOLIO
(Almacén)
DIA
MES
AÑO
No. O. C.
Programa
PROVEEDOR
Dependencia
DESCRIPCION DE LA DEVOLUCION
OBSERVACIONES: Equivocado( )
Dañado( )
No Funciona( )
Incompleto( )
Otro( )
Favor de Especificar:
Seguimiento de Cotizadores
Motivo y observaciones:
Reparación (
)
Reemplazo ( )
Otro ( )
CONTROL DE SELLOS Y FECHAS
1
2
3
DEPENDENCIA QUE SOLICITA ALMACEN SERV. ADMVOS. DPTO. SERVICIOS ADMVOS.
(Nombre, sello y firma)
_________________________
Firma Jefe
S.A.
4
PROVEEDOR
(Nombre, fecha y firma proveedor)
5
PROVEEDOR A ALMACEN
6
RECEPCION DEPENDENCIA
(Nombre, sello y firma)
Fecha de Entrega
Firma Jefe S.A. de Finiquitado
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA
Depto. Servicios Administrativos Ensenada
Registro de Recepción de Solicitudes de Compra
Fecha:
FECHA
FOLIO
DEPENDENCIA
PROG.
DISPONIBLE
DESCRIPCION
RECHAZADA
ADF-010
REV.1
MOTIVO
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA
DEPTO. DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, CAMPUS ENSENADA
ORDENES DE COMPRA ENTREGADAS A TESORERIA
ADF-011 REV. 0
Primera orden de compra:_____________ ultima orden de compra: ____________
Primera orden CONACYT:_____________ultima orden CONACYT ____________
Fecha :______________No. Ordenes compra________No. O.C. CONACYT_______
Incluye la cancelación de las O.C.___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
___________________________________________
____________
Elaboró
_________________________________________________________________________
ADF-013 Rev. 1
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
COMPRA POR CAJA CHICA
Fecha
CANT
D E SC RI P CI ON
Folio
P.U.
DEPENDENCIA
Subtototal
TOTAL
0.00
Autorizo
cotizador
LAE Roman Lizarraga
S.C.
FOLIO
PROV.
PROG.SUB-C.
PROVEEDOR
VÍA:
VICERRECTORIA ENSENADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Fecha: (##, XXXXXX, 20##)
( ) FAX
( X ) PRESUPUESTO
COMPARATIVO DE COTIZACIONES
ORIGINAL
( ) TELEFÓNICA
DEPENDENCIA ACADÉMICA O ADMINISTRATIVA: INDICAR QUE DEPENDENCIA SOLICITA LA OBRA Y/O EL SERVICIO
CONTRATISTA/ PROVEEDOR:
INDICAR RAZON SOCIAL DEL
PROVEEDOR
Teléfono No.: INDICAR
DESCRIPCIÓN DE LA OBRA Y / O SERVICIO:
INDICAR LAS PARTIDAS DE LA OBRA Y/O SERVICIO
(EN SU CASO INDICAR LOS MATERIALES)
(SI APLICA)
U
CANT.
P.U.
IMPORTE:
CONTRATISTA/
PROVEEDOR:
INDICAR
RAZON
SOCIAL
DEL
PROVEEDOR
Teléfono No.: INDICAR
P.U.
IMPORTE:
SUB-TOTAL
10% IVA
TOTAL
OBSERVACIONES:
INDICAR EL MOTIVO POR EL CUAL SE HACE LA ASIGNACION
SE ASIGNÓ A:
INDICAR NOMBRE DE LA EMPRESA QUE SE ASIGNA LA OBRA Y/O
SERVICIO (RAZON SOCIAL)
Elaboró:
INDICAR NOMBRE ANALISTA
MMF-001, Rev. 1
Firma:
Revisó Jefe de Departamento:
INDICAR NOMBRE ANALISTA
Firma:
No. de Solicitud de
Trabajo:
CONTRATISTA/ PROVEEDOR:
INDICAR RAZON SOCIAL DEL
PROVEEDOR
Teléfono No.: INDICAR
P.U.
IMPORTE:
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA
AREA DE MANTENIMIENTEO MENOR
Stock de material de plomería y eléctrico de mantenimiento
MES:
material
de
cantidad
plomeria MEDIDA UNIDAD existente
material en uso durante la semana
Gasto
mensu
al
material al
final de
mes
Código:
Revisión:
MMF-002
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Universidad Autonoma de Baja California
Vicerrectoria campus Ensenada
(Servicios Administrativos)
Mantenimiento Menor
Bitácora de Servicios No Conformes
Número
de
solicitud
Jefe Mtto.
Administrad
or
Fecha
Usuario
Encontró
Descripción de la No Conformidad
Acciones correctivas inmediatas tomadas
Número de Acción
Correctiva (cuando
aplique)
Nota:
Es posible que no sea necesario documentar las acciones correctivas en el Sistema de Administración eMQS, puesto que las actividades para la solución de la No
conformidad no apliquen. Esto sucede cuando la solución de la acción correctiva tomada no es representativa y no es objeto de análisis (ejecuciones rápidas de
servicio).
MMF-003, Rev. 0
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos
CONTROL DE EQUIPO DE CALIBRACION
AREA DE MANTENIMIENTO
EQUIPO
MMF-004 rev.0 29- nov-2005
MODELO
# INVENTARIO
UABC
FECHA
CALIBRACION
# REPORTE FECHA PROXIMA
CALIBRACION
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos
SOLICITUD DE TRABAJO
DÍA
MES
AÑO
PROGRAMA
CUENTA
SUB-CUENTA
No.:
Dependencia Solicitante
Para el Solicitante
Clasificación de Trabajo:
Mantenimiento (
)
Obras y Proyectos (
)
Servicio que Solicita:
Entrevistarse con:
Teléfono y/o Ext.:
Edificio y/o Lugar:
* Caso de Mantenimiento (Tarimas, Instalación de Letras, Podium, Traslado de Mobiliario Equipo, sonido, etc.) llenar los campos
de Inicio y terminación de Evento
Fecha de Inicio Evento:
Fecha de Terminación Evento:
Hora:
Hora:
Nombre del Solicitante:
Puesto:
Firma:
Uso exclusivo del Departamento de Servicios
Administrativos
Describir Actividades a Realizar:
Observaciones:
Fecha
de Atención:
Fecha de
Inicio Trabajos:
Contratista:
Fecha de
Terminación Trabajos:
Formuló:
Autorizó:
(Indicar Analista Asignado)
Nombre y Firma
Recibió:
Dpto. de Servicios Administrativos
L.A.E. Román III Lizarraga Benítez
(Firma y Fecha)
Dependencia Académica o Admva.:
Para uso exclusivo del Usuario
Califique el nivel de satisfacción
en la ejecución de su solicitud de
trabajo
Excelente (
)
Bueno (
)
Regular (
)
Deficiente (
En caso que se requiera disponibilidad presupuestal, esta solicitud tendrá vigencia de 30 días a partir de que se
solicite el Recurso
SAF-001 REV 2 13 DE ABRIL 2007
)
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE BAJA CALIFORNIA
Departamento de Servicios Administrativos
REQUISICIÓN
PROVEEDOR:
DEPARTAMENTO SOLICITANTE:
DOMICILIO:
CARGO A:
PROGRAMA:
FOLIO:
Fecha:
/
/20
SOLICITUD DE TRABAJO
SUBCUENTA:
Solicito a Usted(es), entreguen al portador de la presente, Sr.
______________________________________________________________________________________ lo siguiente:
CANTIDAD
DESCRIPCIÓN:
COSTO
UNITARIO
TOTAL
NOTA: Presentar al cobro a la Departamento de Servicios Administrativos (Unidad Ensenada ), de 8:30 a 13:30 y de 15:00 a 18:00 horas de
Lunes a Viernes en días hábiles.
Elabora:
ANALISTA ASIGNADO
SAF-002 REV-1 21-02-2007
Vo. Bo.:
JEFE DE DEPARTAMENTO (SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS UNIDAD ENSENADA)
Recibe lo solicitado:
NOMBRE Y FIRMA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS
NOTIFICACIÓN DE ASIGNACIÓN DE TRABAJO
(NOMBRE)
SUPERVISOR DE OBRA.-
POR MEDIO DEL PRESENTE INFORMO A USTED QUE SE LE HA DESIGNADO
COMO SUPERVISOR DE LA OBRA:
(ESCRIBIR EL NOMBRE DE LA OBRA Y LA UNIDAD DONDE SE LOCALIZA)
LO ANTERIOR PARA QUE SOLICITE SU LIBRETA DE BITÁCORA A LA JEFATURA DE
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS. (eliminar este párrafo para los supervisores de área eléctrica y
electromecánica)
SIN OTRO PARTICULAR POR EL MOMENTO QUEDO A SUS ÓRDENES PARA
CUALQUIER ACLARACIÓN.
ENSENADA, B. C., A ___ DE ________ DE 20___
ATENTAMENTE
(nombre del Jefe de Of.)
JEFE DE Of. DE OBRAS Y PROYECTOS
SCF-001, Rev. 1.00
VICERRECTORÍA ENSENADA
Departamento de Servicios Administrativos
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS ENSENADA
Fecha :
Página : 132 de 145
MINUTA DE TRABAJO
Evento:
Lugar:CONVOCA:
INICIO:
Hora:
CONCLUSIÓN:
ORDEN DEL DIA:
ACUERDOS:
Elaboró:
Nombre /puesto
APF-002 Rev. 0.00
Firma:
VICERRECTORÍA ENSENADA
Departamento de Servicios Administrativos
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS ENSENADA
Fecha :
Página : 133 de 145
MINUTA DE TRABAJO
Evento:
Lugar:
Hora:
NOMBRE Y FIRMA DE LOS ASISTENTES:
Núm.
Nombre y puesto:
1
2
3
Elaboró:
Nombre /puesto
APF-002 Rev. 0.00
Firma:
Firma:
Vicerrectoría Campus Ensenada
Departamento de Servicios Administrativos
Oficina de Obras y Proyectos
PROGRAMA ARQUITECTONICO
Proyecto:
Dependencia Solicitante:
Lista Verificación
contra
anteproyecto
Espacios en Programa CANT.
Fecha:
Ubicación
TOTAL DE AREAS EN METROS CUADRADOS
AREA APROXIMADA
LARGO
ANCHO
SUBTOTAL
ADMON.
LABS.
AULAS
CUBICULOS
SALAS
SOPORTE
EXTERIOR
SUMA
SUBTOTAL M2
20% DE CIRCULACION
SUP. A CONSTRUIR
TOTAL M2
DIRECTOR DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE:
NOMBRE:___________________________________
JEFE DE OFICINA OBRAS:
JEFE DE DEPARTAMENTO:
NOMBRE Y FIRMA
NOMBRE Y FIRMA
_________________________________
_________________________________
FIRMA:_____________________________________
ENCARGADO DE PROYECTO:
FECHA DE APROBACION:_____________________
NOMBRE Y FIRMA
_________________________________
PROYECTO:
DEPENDENCIA SOLICITANTE:
UNIDAD:
DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
Nota: Este listado de actividades puede modificarse de acuerdo a
las Instrucciones de Trabajo correspondientesdel Sistema de Aseguramiento de
Calidad.
ELABORACION DE ANTEPROYECTO
REVISION DE PROPUESTA ARQUITECTONICA
REVISIONES DEL CRITERIO ESTRUCTURAL
REVISIONES DE CRITERIO DE INSTALACIONES ELECTRICA
REVISIONES DE CRITERIO INST. AIRE ACONDICIONADO
REVISIONES DE CRITERIO DE INSTALACIONES HIDRAULICAS
REVISION DEL CRITERIO DE INSTALACIONES ESPECIALES
VALIDACION DEL ANTEPROYECTO POR EL CLIENTE
MES
2
SEMANAS
SEMANA
1
las necesidades específicas del Anteproyecto o Proyecto Ejecutivo
1
MES 1
DESARROLLO DE ANTEPROYECTO
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
2
3
4
5
R
2
ELABORACION DE PROYECTO EJECUTIVO
REVISIONES DEL PROYECTO ARQUITECTONICO
REVISIONES DEL PROYECTO ESTRUCTURAL
REVISIONES DE PROYECTOS DE INSTALACIONES ELECTRICA
REVISIONES DE PROYECTO INST. AIRE ACONDICIONADO
REVISIONES DE PROYECTO DE INSTALACIONES HIDRAULICAS
REVISION DEL PROYECTO DE INSTALACIONES ESPECIALES
VALIDACION DEL PROYECTO POR EL CLIENTE
OBSERVACIONES:
DESARROLLO DEL PROYECTO EJECUTIVO
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P
R
P=PROYECTADO R=AVANCE REAL
Elaboró:
Nombre y firma:
PROYECTISTA
VICERRECTORÍA CAMPUS ENSENADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS
ALCANCES DE INFORMACIÓN DE ANTEPROYECTO
ANTEPROYECTO:
UNIDAD ACADEMICA:
UBICACIÓN:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TERMINACION:
ENCARGADO DE PROYECTO:
ALCANCES DE INFORMACION Y DESCRIPCION DE ANTEPROYECTO
ALCANCES DE INFORMACION:
ELABORACIÓN DE MATERIAL PROMOCIONAL Y MATERIAL TECNICO
MATERIAL PROMOCIONAL DE PRESENTACION:
MATERIAL GRAFICO MONTADO EN LAMINAS DE FORMATO SEGÚN LO REQUIERA ESPECÍFICAMENTE CADA
PRESENTACION
, CON AMBIENTACION PARA UNA INMEDIATA COMPRENSIÓN DEL CLIENTE Y EL CUAL SE COMPONE DE LAS
SIGUIENTES PARTES:
INFORMACIÓN
DESCRIPCION
SOLICITADA
MARCAR CON X.
Verificación
de entrega
SI NO CANCELAR ESTE
CAMPO CON ------
PLANTAS ARQUITECTÓNICAS CON NOMINACIÓN DE AREAS Y PROPUESTA DE
AMUEBLADO
PLANTA DE CONJUNTO Y LOCALIZACION
FACHADAS
CORTES
PERSPECTIVAS INTERIOR
PERSPECTIVAS EXTERIOR

INDICAR EN CADA LAMINA DE FACHADAS, CORTES Y PERSPECTIVAS.
a) UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA
b) NOMBRE DEL ANTEPROYECTO
c) INDICAR UNIDAD ACADEMICA EN LA QUE SE ENCONTRARA UBICADO EL EDIFICIO

INDICAR EN CADA LAMINA DE PLANTAS ARQUITECTÓNICAS, DE CONJUNTO Y LOCALIZACIÓN
d) UNIVERSIDAD AUTONOMA DE BAJA CALIFORNIA
e) NOMBRE DEL ANTEPROYECTO
f)
INDICAR UNIDAD ACADEMICA EN LA QUE SE ENCONTRARA UBICADO EL EDIFICIO
g) AREAS POR NIVEL(ES) Y AREA TOTAL
h) NORTE
i)
ESCALA
MATERIAL TECNICO:




MATERIAL GRAFICO EN FORMATO TIPO, PROPORCIONADO POR EL DEPARTAMENTO DE PLANEACION Y
PROYECTOS EN EL CUAL SE APLICARAN LAS SIGUIENTES NORMAS:
SE OTORGARA UNA PLANTILLA DE TRABAJO, FORMATO APF-007 “PIE DE PLANO DE ANTEPROYECTO”
PARA SER APLICADO EN CADA UNO DE LOS PLANOS DEL ANTEPROYECTO, IMPRESO EN PAPEL ALBANENE.
SE INDICARA EN CADA PLANO LA UBICACION EN EL CONJUNTO A UNA ESCALA REDUCIDA
PLANTAS Y CORTES ESQUEMATICOS A UNA ESCALA REDUCIDA PARA LOCALIZAR DENTRO DEL EDIFICIO
LA ZONA Y EL NIVEL DE REFERENCIA EN EL PLANO.
SE REQUIERE DEL CONTRATISTA, ADEMÁS DE LO ANTERIOR, ENTREGAR A ESTA DEPENDENCIA TODO EL
MATERIAL GRABADO EN CD PARA REPRODUCIRSE EN MEDIOS ELECTRONICOS DE INFORMATICA.
APF-005 Rev. 0.00
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VICERRECTORÍA CAMPUS ENSENADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS
ALCANCES DE INFORMACIÓN DE ANTEPROYECTO
ANTEPROYECTO:
UNIDAD ACADEMICA:
UBICACIÓN:
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TERMINACION:
ENCARGADO DE PROYECTO:
INFORMACION
SOLICITADA
NOMEN CLATURA
DESCRIPCION
AP-1
LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO. REPRESENTANDO EL POLIGONO O ZONA DE
INFLUENCIA CON LA INFORMACION TECNICA DESCRIPTIVA QUE INDIQUEN CURVAS O
RETICULA DE NIVEL, ÁRBOLES EXISTENTES, ROCAS, POSTES Y LINEAS DE
INSTALACIONES, CUERPOS DE AGUA Y/O CUALQUIER ELEMENTO FIJO O MOVIL QUE
IMPACTE EN LOS COSTOS DE OBRA Y RIJA EL PROYECTO.
AP-2
AP-3
TRAZO GENERAL.- EJE MAESTRO CON REFERENCIA A UN ELEMENTO FIJO
ADYACENTE A LA CONSTRUCCION PROYECTADA.. UBICACION DE UN BANCO DE
NIVEL, DEFINICION DEL PUNTO DE INICIO DEL TRAZO CON LOS EJES “X “– “Y” DE
ORIGEN DE LA CONSTRUCCION.
ESTADO ACTUAL-LEVANTAMIENTO DE INSTALACIONES EXISTENTES
ARQUITECTONICAS O MECANICAS A MODIFICAR O DE REFERENCIA Y RELACION
FUNDAMENTAL PARA EL PROYECTO
A-DE
DEMOLICIONES.- DEL NUCLEO ACTUAL EDIFICADO, BANQUETAS, EXTRACCION DE
ÁRBOLES, REMOCION DE INSTALACIONES Y/ O PROTECCION DE LAS MISMAS PARA
GARANTIZAR LA CONTINUIDAD DE FUNCIONAMIENTO DE LOS EDIFICIOS DE LA
ZONA.
A-PI
PORTADA –INDICE. RELACION DEL TOTAL DE PLANOS ARQUITECTONICOS
ELABORADOS CON SU CORRESPONDIENTE NOMENCLATURA EN ORDEN
CONSECUTIVO.
A-0
PLANTA DE CONJUNTO.- REPRESENTACION GRAFICA DE LA TOTALIDAD DEL NUCLEO
DE EDIFICACION CON LAS AREAS EXTERIORES DE INFLUENCIA.
A-XX
A-XX
A-XX
A-XX
A-XX
PLANTA (S). - DISTRIBUCION DE ESPACIOS Y NOMINACION DE AREAS. PROPUESTA
DE MOBILIARIO. INDICAR NIVELES DE PISO TERMINADO.
PLANTA DE AZOTEA- INDICAR: PENDIENTES, PRETILES, BAJADAS PLUVIALES,
ELEMENTOS FIJOS MECANICOS, DE COMUNICACIONES, ETC., NIVELES DE PISO
TERMINADO..
FACHADAS.- DEFINICIÓN TOTAL DE FACHADAS, INDICANDO NIVELES
CORTES GENERALES.- LONGITUDINALES Y TRANSVERSALES. EL NUMERO DE
CORTES DEPENDERA DE LA COMPLEJIDAD DEL EDIFICIO. REFERIR SU
LOCALIZACIÓN EN PLANTAS ARQUITECTÓNICAS Y FACHADAS. INDICAR
ELEMENTOS ESTRUCTURALES TALES COMO CIMENTACIÓN, ARMADURAS,
COLUMNAS, VIGAS, PLAFONES, ETC.
CORTES POR FACHADA.- ESCALA:
1:25. EL NUMERO DEPENDERA DE LA
COMPLEJIDAD DEL EDIFICIO. REFERIR SU LOCALIZACIÓN EN PLANTAS
ARQUITECTÓNICAS Y FACHADAS. INDICAR DETALLES DE INTERES PARA EL
PROCESO DE OBRA A UNA ESCALA APROPIADA: ESCALA 1:10
REFERIR SU
LOCALIZACION EN ESTE PLANO.
CRITERIOS DE INSTALACIONES
INSTALACION ELECTRICA
MARCAR CON
X.
SI NO CANCELAR
ESTE CAMPO
CON ------
Verificación
de entrega
APF-005 Rev. 0.00
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VICERRECTORÍA CAMPUS ENSENADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS
ALCANCES DE INFORMACIÓN DE ANTEPROYECTO
ANTEPROYECTO:
UNIDAD ACADEMICA:
UBICACIÓN:
IE-XX
FECHA DE INICIO:
FECHA DE TERMINACION:
ENCARGADO DE PROYECTO:
PROPUESTA DE DISTRIBUCIÓN DE LAMPARAS
PROPUESTA DE CONTACTOS NORMALES
IE-XX
PROPUESTA DE CONTACTOS REGULADOS
IE-XX
PROPUESTA DE TELEFONIA E INFORMATICA
IE-XX
IE-XX
PROPUESTA DE UBICACIÓN DE CENTROS DE CARGAS POR NIVEL Y
TABLERO GENERAL
INFORMACION
SOLICITADO
NOMEN-
CLATURA
DESCRIPCION
INSTALACION AIRE ACONDICIONADO
AA-XX
AA-XX
PROPUESTA DE UBICACIÓN DE MANEJADORAS
PROPUESTA DE DISTRIBUCIÓN DE DUCTOS (HORIZONTAL Y VERTICAL) INCLUYE
PROPUESTA DE REJILLAS
INSTALACIÓN HIDRÁULICA Y SANITARIA
IHS-XX
IHS-XX
IHS-XX
IHS-XX
IHS-XX
PROPUESTA DE RED HIDRAULICA
PROPUESTA DE RED SANITARIA
PROPUESTA DE CISTERNA (EN CASO DE SER NECESARIO)
PROPUESTA DE SISTEMA CONTRA INCENDIO
PROPUESTA DE BAJANTES PLUVIALES
INSTALACIONES ESPECIALES
IES-XX
PROPUESTA GENERAL DE DISTRIBUCIÓN DE REDES PARA INSTALACIONES DE AIRE,
GAS, VACIO Y/O CUALQUIER OTRO TIPO DE INSTALACION ESPECIAL.
SISTEMA TELEFONIA (INCLUYE TELEFONIA PUBLICA).
IES-XX
RED INFORMATICA (DATOS).
IES-XX
SISTEMA DE CONTROL DE LIBROS
IES-XX
IES-XX
SISTEMA DE SEGURIDAD.

Control de Accesos
SISTEMA DE CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN.

De seguridad.

Trasmisión de información.
IES-XX
SISTEMA AUTOMATIZADO DE ALARMAS CONTRA INCENDIOS
IES-XX
INDICAR CRITERIOS DE ACABADOS EN:
MARCAR CON
SI NO
CANCELAR ESTE CAMPO
CON ------
X.
Verificación
de entrega
A-XX
A-XX
A-XX
A-XX
PISOS
MUROS
MUROS EN FACHADA
AREAS CON PLAFON
INDICAR CRITERIOS ESTRUCTURALES DE:
E-XX
E-XX
E-XX
E-XX
CIMENTACION. (SE PUEDEN HACER EN CORTES ARQUITECTONICOS CON NOTAS
DESCRIPTIVAS)
ARMADURAS O VIGUETAS. (SE PUEDEN HACER EN CORTES ARQUITECTONICOS CON
NOTAS DESCRIPTIVAS)
COLUMNAS. (SE PUEDEN HACER EN CORTES ARQUITECTONICOS CON NOTAS
DESCRIPTIVAS)
MUROS ESTRUCTURALES. (SE PUEDEN HACER EN CORTES Y PLANTAS
ARQUITECTONICAS CON NOTAS DESCRIPTIVAS)
Nota: La notación “XX” de la nomenclatura se substituye por uno o dos dígitos en orden consecutivo en los planos elaborados.
LISTA NO EXHAUSTIVA SI A CRITERIO DEL DEPARTAMENTO DE PROYECTOS DE LA D.G.O.I. Y /O EL COORDINADOR ENCARGADO SE
REQUIERE MAS PLANOS PARA REFLEJAR CON CLARIDAD LA INFORMACION QUE REQUIERE LA TOTALIDAD DEL ANTEPROYECTO.
POR LO ANTERIOR ESTA LISTA PODRA SER AMPLIADA O MODIFICADA SEGÚN LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION.
APF-005 Rev. 0.00
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VICERRECTORÍA CAMPUS ENSENADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS
FECHA:
RECEPCION / ENTREGA DE DOCUMENTOS
PROYECTO:
DEPENDENCIA SOLICITANTE:
UBICACIÓN:
Recibe :
Firma:
Posición o cargo:
Dependencia o Empresa:
Entrega:
Firma:
Posición o cargo:
No. de
Planos
Dependencia o Empresa:
OBSERVACIONES:
ANTEPROYECTO
PLANOS DE LA PROPUESTA ARQUITECTONICA
CRITERIOS DE ACABADOS
CRITERIOS DE INSTALACION ELECTRICA
CRITERIOS DE INSTALACION DE A. A.
LAMINAS DE PRESENTACION PLANTAS, FACHADAS Y CORTES
PERSPECTIVA(S)
MAQUETA(S)
DISKETTE, CD, MAIL
PROYECTO ARQUITECTONICO
LEVANTAMIENTO TOPOGRAFICO
PLANOS ARQUITECTONICOS
PLANOS DE MOBILIARIO,
DISKETTE, CD, MAIL
PROYECTO ESTRUCTURAL
JUEGO DE PLANOS
MEMORIA DE CALCULO
CATALOGO DE CONCEPTOS
PRESUPUESTO BASE
ESTUDIO DE MECANICA DE SUELOS
DISKETTE, CD, MAIL
PROYECTO ELECTRICO
JUEGO DE PLANOS
CATALOGO DE CONCEPTOS
(utilizar para hacer precisiones o comentarios)
PRESUPUESTO BASE
MEMORIA
CATALOGOS LUMINARIAS, EQUIPOS, ACCESORIOS ETC.
DISKETTE, CD, MAIL
PROYECTO DE AIRE ACONDICIONADO
JUEGO DE PLANOS
MEMORIA
CATALOGO DE CONCEPTOS
PRESUPUESTO BASE
CATALOGOS EQUIPO, REJILLAS, CONTROLES DE TEMPERATURA, ETC.
DISKETTE, CD, MAIL
INSTALACION HIDROSANITARIA
PLANOS
MEMORIA TECNICA
CATALOGOS
DISKETTE, CD, MAIL
INSTALACIONES ESPECIALES
JUEGO DE PLANOS
MEMORIA
CATALOGOS
DISKETTE, CD, MAIL
OTROS:
APF-009 Rev. 0.00
NOTA: EL PLAZO DE REVISION (EN SU CASO) NO DEBE EXCEDER 10 DIAS HABILES
VICERRECTORÍA CAMPUS ENSENADA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS
REVISIÓN DE PROYECTO
PROYECTO:
ANTEPROYECTO
DEPENDENCIA SOLICITANTE:
CÓDIGO DEL
PLANO
REVISADO
Contratista:
Nombre y Firma:
FECHA DE LA REVISIÓN
PROYECTO EJECUTIVO
MEMORIA TECNICA
OBSERVACIONES
Encargado del Proyecto:
Nombre y Firma:
OTROS
NO. DE REFERENCIA DE LA REVISIÓN:
Jefe de Oficina
Nombre y Firma:
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS
NOTIFICACIÓN DE ASIGNACIÓN DE TRABAJO
(NOMBRE)
SUPERVISOR DE OBRA.-
POR MEDIO DEL PRESENTE INFORMO A USTED QUE SE LE HA DESIGNADO
COMO SUPERVISOR DE LA OBRA:
(ESCRIBIR EL NOMBRE DE LA OBRA Y LA UNIDAD DONDE SE LOCALIZA)
LO ANTERIOR PARA QUE SOLICITE SU LIBRETA DE BITÁCORA A LA JEFATURA DE
OFICINA DE OBRAS Y PROYECTOS. (eliminar este párrafo para los supervisores de área eléctrica y
electromecánica)
SIN OTRO PARTICULAR POR EL MOMENTO QUEDO A SUS ÓRDENES PARA
CUALQUIER ACLARACIÓN.
ENSENADA, B. C., A ___ DE ________ DE 20___
ATENTAMENTE
(nombre del Jefe de Of.)
JEFE DE Of. DE OBRAS Y PROYECTOS
SCF-001, Rev. 1.00
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
REPORTE DE REVISION DE PROYECTO
PROYECTO:
HOJA XX DE XX.
PLANO:
PARTIDA:
OBSERVACIONES:
FECHA:
REVISO:
(Nombre y Firma)
SCF-002
Rev:0.0