Compras 2

La Función de Compras y el “Supply Management”
Tipos de compras
Compras para reventa-mercader
Compra a precio bajo para venderlo a un precio alto
Actualmente se puede observar en tiendas por departamentos supermercados.
Compras para Consumo o Conversión
Aplica a compradores en agencias de manufactura, servicios, agencias de gobierno
Compras como una función de negocios
Seis funciones
Creación
Finanzas
Personal
Compras
Conversión
Distribución
En empresa pequenas puede o no haber departamento de compras, sin embargo la función de compras
de materiales se debe efectuar para el proceso de conversión.
Actualmente en la compra de los materiales (1900 hasta el presente) es un factor vital en la creación y
producción de productos ya que representa una parte importante de los costos de bienes vendidos
Los materiales pueden ser hechos:
1.
2.
departamento de produccion
comprados por el departamento de compras (materiales, partes finales y componentes)
Actualmente ha ido en aumento la compra de partes finales y componentes a otras compañias y
disminuyendo el hacer la pieza en la fábrica
Razones: especialización del recurso humano y el factor tecnología (maquinaria especializada costosa)
Tendencia en Manufactura
Tres tipos de factorías
1.
2.
Produce partes finales con equipo de alta tecnología a un costobajo para se vendidas a
otras organizaciones.
Produce un subensamblaje donde los materiales provienen de su propia creación o de las
3.
fábricas de partes finales.
Hace el producto final de las unidades que el hace o de partes standards o subensamblaje.
Actividades del departamento de compras
Comprar
Entrevistas con vendedores
Negociación con suplidores potenciales
Análisis de propuestas
Selección de suplidor
Procesar la orden de compras
Manejo de problemas con suplidores
Manejo y mantenimiento de los datos
Estudios de materiales
Se utiliza recurso humano interdisciplinario y subcontratación de recursos
para la validación y certificación del suplidor
Estudios de mercado
En el area de la búsqueda de nuevos materiales y suplidores.
En la década de los años 90 el énfasis se ha dado en la participación del departamento de compras en grupos de
trabajo interdisciplinario en las actividades de:
Diseño de producto
Selección y cualificaciones del suplidor
Mantenimiento de la calidad
Potencial de ganancias
En la administración de materiales en un escenario de manufactura el costo de los materiales es de alrededor de
mas del (50%) y es mayor que el pago a salarios de ejecutivos, labor directa y otros gastos.
En un escenario de equipo de alta tecnología como la de manufactura de instrumentación el costo de materiales
es de alrededor de un 34% del costo total.
“Profit margin”: habilidad de controlar costos relativo a la ingreso
Profit margin =
Income
___________________
Sales
“Asset turnover” : mide la utilización efectiva de los activos
Asset turnover
Sales
= ___________________
Totat assets
Net income
ROI
=_________________
Total assets
Se puede aumentar el retorno de la inversión
Reducir costo relativos a ventas y/o aumento rápido de ventas en forma mas rápido que la inversión de
activos .
Relacion de compras con otros departamentos
Compras a Ingenieria
Especificaciones técnicas de los productos en areas de calidad, seguridad y ejecución.
Compras toma en cuernta el cuenta el costo y el tiempo de llegada de los materiales
Compras y Operaciones
Comienza con la requisición de materiales , servicio o tecnologia al departamentode compras, este a su
vez introduce la orden de compras a un sistema donde hayaun programa de aplicación de compras
Si hay presión de tiempo se vera reflejado en el costo total de comprar los materiales, servicios y
tecnología.
La consecuencia de poner la orden demasiado tarde hace que la llegada de materiales tarde y como
consecuencia se detenga en la produccion en escenarios de industrias de proceso continuo tales como las
quimicas, pinturas, molinos de alimentos. En ocaciones el pagar mas por un material de calidad superior
hace que el costo total de la operacion sea menor.
Compras y Mercadeo
Comunicación de pronóstico de ventas acertado y de cambios que pudieran surgir hace que el
departamento de compras haga ajustes en la requisiciones de materiales, servicios y tecnología.
Cambios en la programación de producción debera ser notificado al departamento de ventas para evitar
la escasez o exceso no planificado.
Compras y Finanzas
Departamento de Finanzas debera hacer planificación estratégica para asegurar a la organización el flujo
de efectivo necesario para la operación continua en la compra de materiales , servicio y de capital real.
Caso: oportunidades de compras
El caso que un suphdor tenga exceso de inventario y de ofertas de descuento. La decision debera ser
tomada en terminos del costo de la oportunidad del ahorro en el descuento vs to que podria ganar ese
dinero en inversiones o en otro escenario.
Evoluci6n
Compras
La funci6n de compras envuelve diferentes actividades
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10,.
Coordinaci6n con otros departamentos para identificar necesidades de compras.
Dialogo con los representantes de ventas.
Identificación de suplidores potenciales
Estudios de mercado para materiales críticos
Negociaci6n
Análisis de propuestas
Selecci6n de suplidores
Efectuar la orden de compras.
Administraci6n de contratos
Mantenimiento de un sistema de informaci6n de compras
“Procuremente” : envuelve enfoque táctico y estratégico
Escenario de empresa con varios compradores asignados a la compra de diferentes temas, enfoque mss
amplio y proactivo
1.
2.
3.
4.
5.
Incluye todas las actividades de compras
Participación en desarrollo de materiales
Hace estudios de mercado de materiales en forma abarcadora
Administraci6n de la calidad del suplidor
Administraci6n de las actividades de recuperaci6n de inventario
“Supply Management”-aspecto estratégico
Proceso que intenta desarrollo del sistema total de la adquisici6n de materiales, servicios y tecnología
en forma interna y externa
Conduce todas las funciones de compras y de “procurement”
Enfasis, en el use de grupos interdisciplinarios en la. cualificacion y selecci6n del suplidor
Enfasis en la. práctica de socios comerciales y planeaci6n estratégica
Desarrollo de un plan estratégico a largo plazo en compras de materiales
Monitoreo de mejoramiento continuo en la cadena del suplidor
Planeamiento estratégico corporativo
Diseño de producto y especificaciones junto a un grupo interdisciplinario de persona en la
identificaci6n de materiales y suplidor.
Gerencia de Materiales-Concepto de organización
Coordina todas las actividades de los materiales desde la llegada de materia prima hasta la distribución del
producto terminado
Decisiones de inventario
Recibo de materiales
Manejo de materiales
Almacenamiento
Programación y control de la producción
Tráfico
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Capitulo III
Objetivos y Politica en compras
I
Nivel gerencial
Calidad correcta
Suplidor adecuado
Cantidad correcta
Tiempo correcta
Precio correcto
Servicios necesarios
En el mundo real generalmente todo no se puede alcanzar y hay que sacrificar uno de
ellos. Se debe de alcanzar balance.
II
Objetivos funcionales a operacionales
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Apoyo a la operacion de la organizacion proveyendo un flujo no
interrumpido de materiales
Comprar competilivamente
Comprar sabiamente-relation con las necesidades del comprador
Inventario minimo o ninguno (inventario justo a tiempo)
Desarrollar una red efectiva de suplidores actuates y potenciales
Desarrollar relation con suplidores actuates y potenciales
7.
8.
Alcanzar nminia integracion,con otros departamentos de la organizacion
Administrar la funcion de compras en forma proactiva de manera costo efectiva
Politica de Compras
I
Centralizacion-tecnica para alcanzar ganancias
Se debe de efectuar cuando se le quiere dar autoridad y responsabilidad a
una persona
Beneficios de la centralizacion
1.
2. '
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
III
evita duplicidad de esfuerzos y recursos
se pueden obtener volumenes por descuentos
se puede obtener ahorros en la consolidadcion de ordenes programas de
entregas
desarrolla especialistas en la funcion de compras
suplidor puede ofrecer precios mas bajos debido a que la venta es una sola
se controla mejor el inventario
gerentes de primera linea no tienen que gastar tiempo haciendo la funcion
de compras
Se procesan menos ordenes por los bienes y servicios
se ejerce mas control debido a que compras esta a cargo de una sofa
persona en un departamento
Descentralizacion
secede cuando al personal de diferentes departamento la autoridad de comprar
materiales , servicios o tecnologia
Beneficios de la descentralizacion
1. organizacion que utilize una materia prima-critica
ej. Tabaco, textiles
importancia la evaluaci6n de la calidad y el precio
2. organizaciones altamente tecnicas envueltas en investigacion
personal de compras debera conocer el aspecto tecnico de to que va a
comprar, esfuerzo combinado interdisciplinario ya que es pare un plan de
un solo uso.
3. operacion en- multisitios y organizaciones de manufacture
4. compras de productos no tradicionales con tarjeta de credito
Tendencias en el escenario centralizado
1.
2.
use de equipo interdisciplinario
separacion de actividades tacticas y estrategicas
Politica en definir responsabilidad centralizada en compras
Implementar la centralizacion-una o varias plantas fisicas en un solo pais
Responsabilidad de enlace (Comprador) en contactos extemos
Seleccion de suplidores actuales y potenciales
Revision de especificaciones de materiales
Politicas que afectan relaciones externas a inrnagen
ayuda a crear buena imagen
servicio que recibe del suplidor tiene relacion directa con su imagen
Vendedores
trato justo
fijacion de horario de visitas a suplidores
Orientacion escrita -panfleto
Subastas
se define politica
ej. Cualificar al suplidor antes de llegar a acuerdo
Servicio tecnico pre-venta
Estudio de las especificaciones del producto tradicional y no tradicional
Muestras
se utiliza para cualificar al suplidor si se desea producto similar ,
se debe de hacer pruebas y se debe ser consistente con todos los
suplidores.
se acepta una muestra de materiales si se tiene relacion con to
que se se desea compra
Visitas a la. Planta fisica y Centros de Distribucion
Se debe planificar visitas a la organizacion
Aspecto tdcnico de to que se compra
Relaciones interpersonales con el suplidor
Fuentes de suplidores y political de precios
Se debe de desarrollar political uniformes de seleccion , cualificacion de
suplidores y busqueda de precio justo
Political concerniente a etica en compras
1.
Desarrollo de una poiitica de compras
Deben aparecer escritas y debe de ser uniforme aplicacion y justas
para todos.
Imagen ( compras y mercadeo son departamnentos que
interaccionan con el mundo extemos)
2.
Entrenamiento y experiencias educativas en area de etica y el
quehacer diario en la fimcion de compras
(relacion directa entre la aplicacion de politica y el cambio de
comportamiento)
Political en relacion a pequenos negocios de grupos minoritarios
Aplica a a organizaciones privadas y gobierno
Leyes publicas y ordenes ejecutivas
Se debe tornar en cuenta a este grupo en la cualificacion del
suplidor.
Asistencia tecnica para ayudar a este grupo ser un suplidor
cualificado
Manual de Political de Compras : political, procedimientos, reglas
Escrito en forma. exacta y clara, aprobado por la alta gerencia
Manuales tienen dos (2) secciones ; politica de la compaiiia y politica
departamental, da uniformidad, ayuda entrenamiento a imagen