PROCESO DE ACTIVOS FIJO Y SU CONTROL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA
PROCEDIMIENTO COMPRAS E INVENTARIOS
GUÍA PROCESO COMPRAS E INVENTARIOS
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GAD-G01-01
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CÓDIGO 15/03/11
CONTENIDO
1
INVENTARIOS
1.1
REQUISICIONES
1.1.1
POR TRANSFERENCIA
1.1.2
PARA CONSUMIR
1.2
SALIDAS DE ALMACÉN
1.3
REINTEGROS ALMACÉN
1.4
CONSULTAS DE INVENTARIOS
1.4.1
CONSULTAS POR ITEM
1.4.2
CONSULTAS DE EXISTENCIAS
2
COMPRAS
2.1
ORDEN DE COMPRA
2.2
RECEPCIÓN POR COMPRA
2.3
DEVOLUCIONES A PROVEEDOR
2.4
CREACIÓN DE ITEMS
2.5
CREACIÓN LISTA DE PRECIOS
3
ACTIVOS FIJOS
3.1
REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
3.2
ACTIVACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
3.3
CONTABILIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
3.4
CONSULTA DE ACTIVOS POR LEGALIZAR
3.5
CONSULTA DE ACTIVOS INGRESADOS AL SISTEMA
3.6
MOVIMIENTOS ACTIVOS FIJOS
3.7
AMPAROS PÓLIZA PYME
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1. INVENTARIOS
1.1. REQUISICIONES
1.1.1. POR TRANSFERENCIA:
Escriba su Usuario y Contraseña y presione la tecla enter
Escoja el modulo Comercial y presione enter, luego escoja lo opción Inventarios y presione la tecla enter
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Nuevamente escoja la opción Inventarios y presione la tecla enter
Escoja la opción Requisiciones y presione la tecla enter
Escoja la opción Captura Directa y presione la tecla enter
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Presione la tecla F2 y seleccione el solicitante correspondiente a su Oficina de la lista y presione la tecla enter
Escoja el tipo de Requisición, 1. Para Transferir a una localización
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Escriba el código de la Oficina y de la bodega a la cual desea que le hagan la transferencia, (bodega bajo su
responsabilidad)
Escriba el detalle o motivo de su solicitud de transferencia y presione la tecla enter
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Seleccione el ítem que desea se le transfiera
Si desconoce el código del ítem presione la tecla F2 y escoja el ítem de la lista y presione la tecla enter, si el producto tiene
extensión y desconoce el código de la extensión presione nuevamente la tecla F2 y escoja la extensión y presione la tecla
enter.
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Escoja el Local (primeros tres digitos código de la oficina, otros dos dígitos ubicación de la bodega) al cual le realiza la
solicitud, para las Regionales siempre será el código de la Oficina Nacional.
Escriba la cantidad requerida y presione la tecla enter dos veces
Detalle la fecha para la cual necesita los productos o materiales
Si existe un detalle adicional o específico sobre un ítem escríbalo y presione la tecla enter
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Escriba o seleccione el motivo, para las transferencias es 01
Escoja o escriba el código de la oficina a la que le hace la Requisición o solicitud de traslado.
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Si la información es correcto digite la letra S si no es correcta la letra N, si digita N el programa le da la opción de hacer las
correcciones necesarias.
Si desea ingresar otro producto, ingrese el código de otro dígito, si no desea ingresar otro ítem presione la tecla ESC
Si desea imprimir la Requisición digite la letra S sino desea imprimirla la letra N.
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Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego
presione la tecla enter 2 veces
Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión.
Si escoge la opción D cambie la extensión 01 por otras dos letras para evitar errores o confusiones, presione la tecla enter y
escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces
Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, seleccione el código de la impresora y presione enter 3 veces
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1.1.2. PARA CONSUMIR:
Escriba su Usuario y Contraseña y presione la tecla enter
Escoja el modulo Comercial y presione enter
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Escoja lo opción Inventarios y presione la tecla enter
Nuevamente escoja la opción Inventarios y presione la tecla enter
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Escoja la opción Requisiciones y presione la tecla enter
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Escoja la opción Captura Directa y presione la tecla enter
Escoja el solicitante y presione la tecla enter
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Presione la tecla F2 y seleccione la Oficina correspondiente y presione la tecla enter
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Escoja el tipo de Requisición, 2 Para consumir y presione la tecla enter dos veces, escriba el detalle o motivo de su
requisición
Seleccione el ítem que es requerido
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Si desconoce el código del ítem presione la tecla F2 y escoja el ítem de la lista y presione la tecla enter, si el producto tiene
extensión y desconoce el código de la extensión presione nuevamente la tecla F2 y escoja la extensión y presione la tecla
enter.
Presione F2 y escoja su oficina, presione nuevamente F2 y escoja la bodega de su oficina
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Escriba la cantidad requerida y presione la tecla enter dos veces
Escriba la fecha en la que se deberá entregar el pedido (preferiblemente la del cronograma) y presione la tecla enter
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Si existe un detalle adicional o específico sobre un ítem escriba lo y presione la tecla enter
Escoja el motivo, debe ser muy cuidadoso en ello pues esto afecta directamente las cuentas contables
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Escoja o escriba el código de su Oficina
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Digite el código del municipio que solicita los materiales, si desconoce el código presione la tecla F2 dos veces y pulse la
tecla flecha arriba para seleccionar búsqueda alfabética, presione la tecla enter, luego digite el municipio a buscar
selecciónelo y presione la tecla enter.
Si la información es correcto digite la letra S si no es correcta la letra N, si digita la letra N el programa le da la opción de
corregir los errores.
Si no desea ingresar más ítems presione la tecla ESC
Si desea imprimir la Requisición digite la letra S sino desea imprimirla la letra N.
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Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego
presione la tecla enter 2 veces
Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión.
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Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o
confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces
Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora
y presione enter 3 veces
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1.2 SALIDAS DE ALMACÉN:
Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter.
Seleccione el modulo comercial, y de la pestaña que se desprende seleccione Inventarios
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Luego seleccione Inventarios y de la ventana que se despliega escoja salidas y reintegros y luego salidas
Luego digite el código de la oficina a la que pertenece, en el campo Doc_Nro. Escriba SA el consecutivo lo da el sistema al
igual que la fecha, en el campo Doc_Alt escriba el número de la Requisión a la que le va a dar la salida de Almacén
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El campo tercero digite el número del Nit de EMDISALUD, en el campo Detalle escriba resumidamente para quien es y a
que periodo pertenece el pedido que va a entregar presione la tecla enter, si desea ingresar una información más detallada
utilice el cuadro Detalle Adicional que se despliega luego de dar enter, sino presione nuevamente la tecla enter.
Presione la tecla F3 y seleccione el código de la oficina correspondiente, luego digite o seleccione el número de la requisión
a la que le va a dar salida.
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Digite la cantidad a despachar, seleccione o escriba el código de la oficina y luego escriba el número “01” presione la tecla
enter y si es correcto escriba la letra “S”, sino “N” para realizar las correcciones pertinentes.
Una vez de salida a todos los artículos presione la tecla esc y luego la tecla enter, si todo es correcto escriba la letra “S”,
sino la “N” y realice las correcciones correspondientes.
Si desea imprimir la Salida de Almacén digite la letra S sino desea imprimirla la letra N.
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Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego
presione la tecla enter 2 veces
Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión.
Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o
confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces
Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora
y presione enter 3 veces
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1.3 REINTEGROS A ALMACÉN:
Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter.
Seleccione el modulo comercial, y de la pestaña que se desprende seleccione Inventarios
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Luego seleccione Inventarios y de la ventana que se despliega escoja salidas y reintegros y luego Reintegros
Luego digite el código de la oficina a la que pertenece, en el campo Doc_Nro. Escriba SA el consecutivo lo da el sistema al
igual que la fecha, en el campo Doc_Alt escriba el número de la Salida de la cual va a realizar el reintegro al Almacén
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En el campo Detalle escriba resumidamente los motivos por los cuales se realiza la devolución presione la tecla enter, si
desea ingresar una información más detallada utilice el cuadro Detalle Adicional que se despliega luego de dar enter, sino
presione nuevamente la tecla enter.
Ubíquese en el item del material al cual se le va a realizar la devolución y en el campo Cant_Devuelta escriba la cantidad de
los articulos que se van a reintegrar al almacén, si la información es correcta presione la tecla “S”, sino la letra “N” y haga las
correcciones pertinentes, cuando termine de anotar las cantidades necesarias presione la tecla esc.
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Si desea imprimir la Salida de Almacén digite la letra S sino desea imprimirla la letra N.
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Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego
presione la tecla enter 2 veces
Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión.
Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o
confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces
Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora
y presione enter 3 veces
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1.4 CONSULTAS DE INVENTARIO:
1.4.1 CONSULTAS POR ITEM
Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter.
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Seleccione el modulo comercial, y de la pestaña que se desprende seleccione Inventarios
Luego seleccione Inventarios y de la ventana que se despliega escoja informes, luego Transacciones por Item y
posteriormente consulta
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En el campo Item digite o consulte y seleccione el item del cual desea conocer su movimiento o existencias, si el item tiene
extensión digitela o consúltela, en el campo Localización escriba el código de la Oficina y luego el de la bodega si
desconoce la información presione la tecla F2 para consultar.
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El sistema le mostrará inicialmente un pantallazo en el que podrá observar cantidades que se encuentran pendientes en
Ordenes de Compra, Cantidades pendientes en Requisiciones, la Existencia Actual, entre otros.
Si desea conocer otros datos presione la tecla enter y el sistema le mostrará el costo promedio unitario del producto, el
último costo del producto, entre otros datos
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Si desea ver los movimientos o transacciones que se han realizado con el producto presione la tecla F3, el sistema le
preguntará si desea ver también los movimentos anulados, si los desea ver digite el número “1”, si solo desea ver los
movimientos activos digite el número “0”.
El sistema le mostrará todos los movimientos si desea profundizar sobre algún movimiento ubíquese sobre el y presione la
tecla F3 y seleccione el tipo de información que desea ver.
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1.4.2 EXISTENCIAS DE INVENTARIO
Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter.
Seleccione el modulo comercial, y de la pestaña que se desprende seleccione Inventarios
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Seleccione Informes, luego Existencias y posteriormente A la Fecha – Item/Local
Seleccione el listado correspondiente a su oficina, luego digite la fecha inicial y la fecha final del periodo que quiere revisar si
no desea un periodo simplemente digite la fecha inicial y presione enter
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Si desea imprimir el reporte digite la letra S sino desea imprimirla la letra N.
Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego
presione la tecla enter 2 veces
Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión.
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Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o
confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces
Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora
y presione enter 3 veces
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2 COMPRAS
2.1 ORDEN DE COMPRA
Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter.
Seleccione el módulo comercial y presione la tecla enter, luego el modulo de compras, presione la tecla enter
y luego seleccione
nuevamente el modulo de compras y presione la tecla enter
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Seleccione la opción ORDENES DE COMPRAS y presione la tecla enter, luego seleccione la opción directa y presione la
tecla enter.
En el campo Empresa digite las letras EM, en el campo C.O. Digite o seleccione el código de la Oficina el número lo da el
programa consecutivamente al igual que la fecha, en el campo Proveedor digite el número del Nit si lo desconoce con F2
puede consultarlo. En el campo Comprador digite o seleccione la firma del funcionario autorizado para la oficina. Presione
enter hasta llegar al Detalle y relacione la dirección de Envío y la fecha en que requiere los materiales
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Escoja el código del item a comprar
En el campo Local escoja o escriba el código de la oficina y luego el código de la bodega, en el campo MO escriba el
número 40, en el campo Cant_Ord digite la cantidad requerida del producto
Si le aparece el error de validación “00-2834 PROVEEDOR EXIGE LISTA DE PRECIOS PARA ESTE ITEM”, significa que el
precio del producto no está ingresado en el Sistema, para poderlo ingresar en la cuenta de cobro se deberá crear la lista de
precios de dicho producto. La creación de la lista de Precios será realizada por el Profesional de Gestión Administrativa.
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Si no le aparece ningún error presione la tecla enter hasta que el sistema le lleve al campo ITEM. Si desea ingresar otro item
selecciónelo de lo contrario presione la tecla esc y presione la tecla enter si la información es correcta digite la letra “S”, sino
la letra “N” y realice las correcciones necesarias.
Si desea imprimir la Orden de Compra digite la letra S sino desea imprimirla la letra N.
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Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego
presione la tecla enter 2 veces
Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión.
Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o
confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces
Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora
y presione enter 3 veces
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2.2 RECEPCIÓN POR COMPRAS
Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter.
Seleccione el módulo comercial y presione la tecla enter, luego el modulo de compras, presione la tecla enter y luego
seleccione nuevamente el modulo de compras y presione la tecla enter
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Seleccione la opción RECEPCIÓN POR COMPRAS y presione la tecla enter, luego seleccione la opción Captura con Base
en OC's y presione la tecla enter.
Digite la fecha de radicación de la factura en el campo fecha y en el campo Documento Alterno escriba el número de la
factura.
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Digite el número de la Orden de compra, si no lo recuerda presione la tecla F3 y seleccione el proveedor de la factura, allí le
aparecerán todas las Ordenes de Compra que tiene pendiente el proveedor, seleccione la Orden de Compra
correspondiente a la factura y digite la tecla enter
Describa el detalle correspondiente o las observaciones que considere pertinentes y presione la tecla enter, si todo lo
solicitado en la orden de compra coincide con lo facturado y con los elementos recibidos en la pregunta “Confirma Toda la
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O.C. [S/N]” digite la tecla S para recibir todos los elementos de la Orden de compra, si alguno de los productos de la orden
de compra no fueron despachados por el proveedor digite la tecla N
Si digitó la tecla N reciba uno por uno los productos recibidos especificando la cantidad recibida en la parte CANTIDAD
RECIBIDA, si alguno de los productos facturados se debe devolver al proveedor por cumplir con alguna de las Causales de
Devolución, se debe inicialmente hacer la entrada de estos productos y posterior mente por la opción “Devolución Por
Compras” se hace la respectiva anotación, pues la factura y la EA deben coincidir. La Devolución por Compras es igual a
una nota crédito del proveedor. (este proceso se explicará más adelante).
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El programa le muestra detalladamente el valor del producto como se describió en la orden de compra
Si tiene algún detalle adicional del producto describalo en la parte Detalle, Especifique el código 40 (Compras nacionales) y
el código de su oficina.
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Si la información digitada es correcta presione la tecla S, si no es correcta la tecla N para que realice la corrección
Si digito la Tecla S, el programa le muestra nuevamente los item para que continúe recibiendolos si no hay otro producto
para recibir presione la tecla ESC. El programa pregunta Da por Cumplida la O.C. [S/N]? si dice S, elimina los productos
pendientes por recibir de la orden de compra, si dice N, estos productos quedan pendientes para ser recibidos una vez el
proveedor los despache.
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Si desea imprimir la Requisición digite la letra S sino desea imprimirla la letra N.
Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego
presione la tecla enter 2 veces. Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar
reportes, I para mandar a impresión. Si escoge la opción D cambie la extensión 01 por otras dos letras para evitar errores o
confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces
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Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, seleccione el código de la impresora y presione enter 3 veces
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2.3. DEVOLUCIÓN DE PRODUCTOS A PROVEEDORES
Escriba su Código de Usuario y presione la tecla enter, luego escriba su Código de Seguridad y presione la tecla enter.
Seleccione el módulo comercial y presione la tecla enter
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Seleccione el modulo de compras, presione la tecla enter y luego seleccione nuevamente el modulo de compras y presione
la tecla enter
Seleccione la opción DEVOLUCIÓN POR COMPRAS y presione la tecla enter, luego seleccione la opción Captura con Base
en Entradas y presione la tecla enter.
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Digite la fecha en la que se hace la devolución en la opción fecha y el numero de la factura en la opción doc_alt:
Digite el número de la Entrada al Almacén EA, o seleccionelo presionando la tecla F2
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Digite el detalle correspondiente y presione la tecla enter, si tiene un detalle adicional escribalo en el recuadro que se abre,
si no desea agregar nada más presione la tecla enter 2 veces
Escriba la cantidad a devolver al proveedor.
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Seleccione el motivo de la devolución para ello presione la tecla F2, para este ejemplo el motivo seria el 19 elementos de
aseo y cafetería, luego presione la tecla enter.
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Si la información es correcta presione la tecla S, sino lo es la tecla N y haga los cambios necesarios
Presione la tecla enter el programa le devolverá a los items para que seleccione otro si lo requiere. Si no va a devolver otro
producto presione la tecla ESC. Si desea imprimir la Devolución digite la letra S, sino desea imprimirla la letra N.
Si digito la letra S, escoja el formato de impresión el cual será siempre 1, luego la letra S para decir que es correcto, luego
presione la tecla enter 2 veces.
Escoja el dispositivo de impresión D para ver lo elaborado en el computador o generar reportes, I para mandar a impresión.
Si escoge la opción D cambie la extensión 01 (dos últimos números que aparecen) por otras dos letras para evitar errores o
confusiones, presione la tecla enter y escriba la letra S, presione la tecla enter tres veces
Si escoge la opción I, presione la tecla enter y digite la letra S, use la flecha arriba para seleccionar el código de la impresora
y presione enter 3 veces
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2.4 CREACIÓN DE ITEMS
Digite su código de usuario y código de seguridad
Seleccione el modulo E y posteriormente Estructura de Item
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Seleccione Estructura de Item y posteriormente Items y Servicios y luego Actualiza Items
Si se desea modificar un item, seleccione el codigo del item y haga las correcciones correspondientes.
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Si desea crear un nuevo item, presione la tecla enter, en el campo Referencia escriba la referencia del producto a crear si no
tiene presione la tecla enter, en el Campo descripción escriba el producto, en el campo categoria escriba el número 1, y en
el campo Unidad de Inventario seleccione la unidad de presentación del producto presionando la tecla F2
Presione la tecla enter hasta llegar al campo procedencia y digite la letra “C”
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En el campo Unidad Compra/Produc. Escoja la unidad en la cual el producto es despachado por el proveedor, en el campo
Factor Conv. UND x CJ escriba la cantidad que trae por producto, ejm. CD-R Torre x 25 al solicitarlo al proveedor lo
debemos solicitar por Torre (Unidad Compra/Producto), pero al ingresarlo a nuestro sistema a través de la especificación
que le damos en factor de Conversión el sistema lo convierte a unidad para poderlos entregar a los funcionarios.
Presione la tecla enter hasta llegar al campo Grupo Contable allí seleccione el grupo al cual pertenece el producto si el
producto tiene iva escoja Gravado, sino tiene iva No gravado, en el campo Código del Impuesto selección el porcentaje de
iva del producto. En el campo Retefuente Renta seleccione el código 41 que corresponde a COMPRAS 3.5%, en el campo
Es Base para digite el número “0”.
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En el campo Grupo seleccione el grupo al que pertenece el producto, en el Campo Línea digite el número 99 en el campo
Proveedor digite el número 9999, en el campo Marca seleccione la marca del producto y presione la tecla enter
Si el producto maneja Extensiones por ejemplo Agenda 100 hojas, Ageda Color Rojo en el campo Maneja Extensiones
digite el número 1, sino maneja extensiones el número “0” presione enter hasta llegar al campo Controla Serial si es un
equipo en este campo debe escribir el número 1, y en el campo Vida Útil/Garantías especificar el periodo de garantia que
tiene dicho activo en días. Presione la tecla enter hasta que el programa le pregunte si es correcto, a lo cual responderá “S”
si todo cumple o “N” si no cumple.
Si escogió que el producto maneja extensiones se le desplegará una ventana en la cual deberá crear la(s) extensiones del
producto. En el campo Extensión digite inicialmente el número 001 (a la siguiente extensión se le colocará 002, luego
003...) en el campo descripción complete el detalle del producto y presione la tecla enter hasta que el sistema le pregunte si
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es correcto, a lo cual responderá “S” si todo cumple o “N” si no cumple. Si desea ingresar otra extensión hágalo, sino
presione la tecla enter dos veces.
2.5 CREACIÓN LISTA DE PRECIOS
Digite su código de usuario y código de seguridad
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Escoja el modulo comercial, luego la opción Compras
Escoja la opción C, luego Lista de Precios / Contratos y Actualiza - Contratos
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En el campo Proveedor seleccione el proveedor al cual se le va a crear la lista de Precios, luego seleccione el Item y/o la
extensión a la que se le va a ingresar el precio, en el campo Fecha de Activación especifique la fecha desde la cual tendrá
vigencia el precio del producto, en el campo P. Unitario especifique el valor del producto (tenga en cuenta que si es una
torre x 25 el precio que se escribe es el valor de toda la torre) y presione la tecla enter hasta que el programa le pregunte si
es correcto, a lo cual responderá “S” si todo cumple o “N” si no cumple.
Cuando el programa pregunte “Captura Precios en Otras Unidades [S/N] ? S” diga “N”
3. ACTIVOS FIJOS
3.1. REGISTRO DE UN ACTIVO EN EL MODULO DE ACTIVOS FIJOS SISTEMAS UNO
Ingrese el Código de Usuario y Código de Seguridad.
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Seleccione Admon, luego Activos Fijos y presione la tecla enter.
Ya dentro del modulo de activo fijo con las flechas de dirección escoja transacciones y presione la tecla enter.
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Escoja la opción Activo y luego Actualización
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En está ventana nos muestra una numeración que se da consecutivamente ejemplo:1,2,3,4... en el numero donde se
ingresa el activo, queda creada la hoja de vida del activo, es como la fecha de nacimiento “registro”.
1.
Después de escoger el numero consecutivo donde va el activo se da enter.
2.
Referencia: En este campo se escribe el número de la placa que le fue asignada al
activo.
3.
Descripción: En este campo se registra el nombre del activo (se hace una descripcion amplia de él, lo mas que
se pueda).
4.
Número de piezas: Se registra la cantidad de piezas que componen el activo.
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En grupo activo: Presione la tecla F2, dos veces para buscar y seleccionar el grupo al cual pertenece el activo.
En grupo contable: Presione la tecla F2, dos veces para buscar y seleccionar el grupo contable del activo; ejemplo:
1.
Muebles: 152405 (Escritorios, mesas, sillas, archivadores, bibliotecas, entre otros)
2.
Equipo de oficina: 152410 (Sumadoras, fotocopiadoras, aire acondicionado, estufas,
minisplit, entre otros)
3.
Equipo de computo: 152805 (Computadores de Escritorios, Portátiles, UPS,
Impresoras, escaner, entre otros)
4.
Equipo de telecomunicaciones: 152810 (Teléfonos, Fax, módem, diademas, entre
otros)
5.
Otros: 152895
NOTA: Si el activo fijo no es mayor a un SMMLV, se debe seleccionar en grupo contable la cuenta de ORDEN (ACTIVOS
MENORES // SOLO CONTROL)
En el Campo “C. O” escoja el código de la Oficina a la cual pertenece el Activo Fijo y presione la tecla enter:
En el campo C. costo, se registra el municipio en el cual está ubicado el activo fijo, para ello se presiona la tecla F2 dos
veces, y seleccione la o opción alfabética y presione la tecla enter, digite el nombre del municipio para iniciar la búsqueda.
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En el campo ubicación presione dos veces la tecla F2 y seleccione el área donde esta el activo; tenga en cuenta que para
escoger el área debe ubicarse inicialmente en la Oficina y municipio y posteriormente en el Área.
Si el activo fue adquirido para un proyecto en especial en presione la tecla F2 y escoja el proyecto, sino presione enter para
continuar.
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En el campo responsable tenemos dos opciones una de ella es: dar (F2 dos veces y se escoge la opcion por nombre /
razón social, aquí se digitan los apellidos o el apellido del funcionario, y se presiona la tecla enter para que aparezca el
listado de los trabajadores, seguidamente escoja el responsable correspondiente y presione la tecla enter.
El segundo paso es registrar directamente el número de cédula del funcionario y presionar la tecla enter
3 veces hasta llegar al campo costo.
En el campo costo del activo; se escribe el valor del activo este valor debe coincidir con el valor de la Salida de Almacén.
En el campo Fecha Adquis, en este campo se registra la fecha en que se le dio salida del almacén al activo fijo.
En el campo Método, se escoge línea recta “1” y se presiona la tecla enter 3 veces hasta llegar al campo código de barras.
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En el campo código de barra se escribe el número de la placa asignada al activo fijo y se presiona la tecla enter.
En el campo descripciones técnicas se detallan las características correspondientes del activo fijo: Nombre, Marca, Color,
Referencia, serial y estado del activo y se presiona la tecla enter hasta llegar al campo reserva, en el cual se escribe el
número 0, el cuadro Notas Adicionales que se despliega una vez se escribe el número 0, se puede utilizar para colocar
datos adicionales del activo fijo que no se pudieron colocar en descripciones técnicas, si los hubieren, si no hay que agregar,
se presiona la tecla enter, hasta llegar a terceros.
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En el campo tercero: se registra el NIT del proveedor, si se desconoce se puede consultar por nombre presionando la tecla
F2, luego se presiona la tecla enter 2 veces, el sistema pregunta si la información es correcta, si está seguro de ello
responda S, si no está seguro se puede devolver con las flechas de dirección hasta la parte que desea corregir y luego de
las correcciones, responda S, y así quedará registrada la Hoja de Vida del Activo Fijo.
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3.2. ACTIVACIÓN DE UN ACTIVO FIJO:
Ingrese el Código de Usuario y Código de Seguridad.
Seleccione Admon, luego Activos Fijos y presione la tecla enter.
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Ya dentro del modulo de activo fijo con las flechas de dirección escoja transacciones y presione la tecla enter.
Seleccione Activación y presione la tecla enter, una vez aparezca la palabra captura presione la tecla enter:
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En el campo Empresa, digite las letras EM y presione la tecla enter, en el capo C.O, digite el código de la oficina a la cual
pertenece el activo y presione la tecla enter tres veces hasta llegar al campo detalle.
En el campo detalle se especifica el nombre de la persona responsable del activo fijo y se presiona la tecla enter.
El campo registro lo da el sistema, en el campo Activo escriba el numero de registro del Activo Fijo (Este no es el número
de la placa adherida al activo sino el número que le asigna el sistema al activo fijo), luego se despliega otro campo el cual se
diligencia únicamente si el activo fijo que vamos a activar es una adición a otro activo. En el campo descripción se escribe
una descripción del activo fijo a activar, luego presione la tecla enter hasta que aparezca la palabra confirmar, si todo está
correcto escriba la letra S, si no revise, corrija y luego presione la tecla S para que el activo fijo quede activado.
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3.3. CONTABILIZACIÓN DE UN ACTIVO FIJO:
Ingrese el Código de Usuario y Código de Seguridad.
Seleccione Admon, luego Activos Fijos y presione la tecla enter.
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Ya dentro del modulo de activo fijo con las flechas de dirección escoja transacciones y presione la tecla enter.
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Escoja Contabilizar , luego escoja Proceso y presione la tecla enter.
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En el campo C.O. Escriba el código de la Oficina y presione la. En el campo Tipo de documento: escriba SA (Salida de
Almacén), en el campo Fecha inicial digite la fecha desde la cual desea hacer la contabilización de activos fijos así dos
últimos dígitos del año, dos dígitos del mes dos dígitos del día ejemplo el 28 de febrero de 2010 se escribe 100228, en el
campo Fecha final digite la fecha hasta la cual desea contabilizar los activos fijos, la fecha se escribe igual a la fecha inicial,
luego presionamos la tecla enter y automáticamente se refleja el valor del activo en contabilidad.
En este punto se debe estar en cero la cuenta, para que todo este cuadrado, si hay diferencia hay que buscar las causas de
estas, hasta dejar el saldo en contabilidad en cero.
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3.4. CONSULTA DE ACTIVOS POR LEGALIZAR.
Ingrese el Código de Usuario y Código de Seguridad.
Seleccione el modulo Financiero, en la ventana que se despliega seleccione Contabilidad General.
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Luego seleccione el campo contabilidad y presione la tecla enter.
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De la lista de opciones que se despliega, escoja libros auxiliares, luego escoja Listado por cuenta/ tercero y presione la
tecla enter.
Luego escoja ACTIVOS PENDIENTES POR LEGALIZAR y presione la tecla enter.
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En el campo Lapso Inicial escriba el mes y año a consultar así primero los dos últimos dígitos del año y luego los dos
dígitos del mes así: para febrero de 2010, 1002; en el campo Lapso Final escriba escriba el mes y año a consultar de la
misma forma que en el campo anterior. Se puede consultar uno o varios meses dependiendo de que fecha inicial y que
fecha final se digite en estos campos.
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Luego de especificar las fechas presione dos veces la tecla enter hasta que el sistema le muestre las
opciones de impresión.
Si escoge como Dispositivo de salida el Disco “D”, el sistema le mostrará en pantalla los datos, si escoge la Opción
Impresora “I” el sistema le enviara los datos a la impresora seleccionada.
Si escogió la Opción Disco “D”, cambié los dos últimos dígitos con los que el sistema le nombró el archivo creado, van
ubicadas después de “.P” luego presione la tecla enter hasta que pueda visualizar el listado requerido.
Si escogió Impresora “I” presione la tecla enter y mire si en el campo Código de Dispositivo aparece la impresora a la cual
desea mandar a imprimir sino cámbielo y presione la tecla enter hasta que el sistema le pregunte si es correcto, luego
escriba la letra “S”.
NOTA: Luego sale en pantalla o impresión el listado con los movimientos.
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Cuando no hay movimientos pendientes por legalizar la cuenta aparece en cero (0)
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3.5. CONSULTA DE ACTIVOS FIJOS INGRESADOS AL SISTEMA
A través del modulo de Activos fijos se pueden hacer consultas por Activo (Consulta), por Responsable o Por Oficina (listado
Resumido o Listado Detallado) o por fechas.
Consulta: Muestra el listado de los activos ingresados en el sistema, allí podemos seleccionar un activo y ver todos sus
datos. Para llegar allí siga la siguiente ruta: Admon, Activos Fijos, Transacciones, Activos, Actualización, Consulta.
Listado Resumido o Listado Detallado: A través de estos listados podemos ver los activos que tiene cargado una persona
o una Zona.
Si se quiere saber el listado de Activos por persona en el campo responsable se escribe el número de cédula o se consulta
presionando la tecla F2, se presiona la tecla enter en el campo Ordenamiento del Activo escogemos la opción que más se
adapte a lo que se requiere. En el campo Empresa se escribe EM, en el campo C.O. Se digita el código de la Oficina, el
sistema presenta las siguiente opciones para la selección de los Activos que aparecerán en el listado: Activos Pendientes,
Activos, Suspendidos, Retirados, Depreciados, Depreciables, No_Depreciables, Ajustables, No_Ajustable, En_Garantia,
Leasing, si se desea que los activos que están en estas categorias salgan en el listado se escribe el número 1, si no el
número 0. (0=No; 1=Si).
Luego el sistema muestra las opciones para el Ordenamiento de los Activos Fijos dependiendo de las necesidades se digita
el número 0 que equivale a NO o el número 1 que Equivale a SI.
Luego se selecciona la forma como se quiere la información en Disco o Impresa. Si se escoge como Dispositivo de salida el
Disco “D”, el sistema le mostrará en pantalla los datos, si escoge la Opción Impresora “I” el sistema le enviara los datos a la
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impresora seleccionada.
Si escogió la Opción Disco “D”, cambié los dos últimos dígitos con los que el sistema le nombró el archivo creado, van
ubicadas después de “.P” luego presione la tecla enter hasta que pueda visualizar el listado requerido.
aparece la impresora a la
cual desea mandar a imprimir sino cámbielo y presione la tecla enter hasta que el sistema le pregunte si
es correcto, luego escriba la letra “S
Si escogió Impresora “I” presione la tecla enter y mire si en el campo Código de Dispositivo
Si se desea ver el listado de activos asignados a una oficina el campo responsable no se diligencia, se presiona la tecla
enter el sistema nos lleva a Parametros de Selección del Activo, allí presionamos F2 y escogemos por Grupo,
presionamos la tecla enter hasta que vuelva a aparecer el cursor en campo, presionamos nuevamente F2 y escogemos
Salir, presionamos enter hasta llegar a Ordenamiento del Responsable escogemos la opción que más se adapte a lo que
se requiere lo mismo se hace con el campo Ordenamiento del Activo. En el campo Empresa se escribe EM, en el campo
C.O. Se digita el código de la Oficina, el sistema presenta las siguiente opciones para la selección de los Activos que
aparecerán en el listado: Activos Pendientes, Activos, Suspendidos, Retirados, Depreciados, Depreciables,
No_Depreciables, Ajustables, No_Ajustable, En_Garantia, Leasing, si se desea que los activos que están en estas
categorias salgan en el listado se escribe el número 1, si no el número 0. (0=No; 1=Si).
Luego el sistema muestra las opciones para el Ordenamiento de los Activos Fijos dependiendo de las necesidades se digita
el número 0 que equivale a NO o el número 1 que Equivale a SI.
Luego se selecciona la forma como se quiere la información en Disco o Impresa. Si se escoge como Dispositivo de salida el
Disco “D”, el sistema le mostrará en pantalla los datos, si escoge la Opción Impresora “I” el sistema le enviará los datos a la
impresora seleccionada.
Si escogió la Opción Disco “D”, cambié los dos últimos dígitos con los que el sistema le nombró el archivo creado, van
ubicadas después de “.P” luego presione la tecla enter hasta que pueda visualizar el listado requerido.
Si escogió Impresora “I” presione la tecla enter y mire si en el campo Código de Dispositivo aparece la impresora a la cual
desea mandar a imprimir sino cámbielo y presione la tecla enter hasta que el sistema le pregunte si es correcto, luego
escriba la letra “S”
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Dependiendo como quieres el listado así escoge las opciones que te va presentando el sistema, si quiere verlo todo solo
señalas el “uno” en teclado numerico o sino solo da cero, (recuerda todo es “enter” para pasar de un campo al otro).
Aparece visualizar listado y damos enter dos veces.
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3.6. MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS
Para cambiar el responsable, proyecto o ubicación de un activo fijo ingresamos a Admon, Activos Fijos, Transacciones,
Cambios Básicos y se presiona la tecla enter.
En el campo Activo se digita el número del registro en el programa del activo fijoy se presiona la tecla enter. La fecha la
asigna el sistema.
El primer cambio que se realiza debe ser la Ubicación para que no se presenten inconvenientes con la asignación, si el lugar
del activo sigue siendo el mismo se presiona la tecla enter y se continúan con los cambios necesarios.
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3.7. AMPAROS PÓLIZA PYME:
Al momento de Incluir un Activo Fijo en la Póliza Pyme se deben tener en cuenta los siguientes motivos y los montos
requeridos para incluirlos en dicho amparo:
AMPARO
ACTIVOS QUE SE DEBEN INCLUIR
AMPARO BASICO DE INCENDIO Y PELIGORS
Todos los activos fijos que superen los
ALIADOS
$200.000
Cubre las pérdidas o daños materiales que sufran los
bienes asegurados como consecuencia directa de:
1. Incendio e impacto o caída directa de Rayo
2. Explosión
3. Daños por agua
4. Anegación
5. Huracán, vientos Fuertes, Granizo, Impacto y
Humo
6. Actos de Autoridad
7. Gastos por remoción de Escombros
8. Gastos para la Preservación de Bienes
9. Honorarios Profesionales
10. Gastos para extinción de siniestro
EQUIPOS MÓVILES Y PORTÁTILES
Equipos Móviles o Portátiles que superen los 3
SMMLV.
Para incluir un equipo por este rubro se debe:
1. Realizar Contrato de Mantenimiento entre
EMDISALUD y el Fabricante o Vendedor o en
su defecto de una firma idónea para estas
labores.
2. Los equipos deben tener las siguientes
protecciones:
Rede de Puesta a Tierra
Supresor de Picos
Regulador de Voltaje
MANEJO GLOBAL COMERCIAL.
Se incluyen todos los Funcionarios de
EMDISALD E.S.S. E.P.S.S. Que manejan
dineros o títulos valores de la Empresa
DEDUCIBLE
5% del Valor de la pérdida
Mínimo 2 SMMLV
20% del Valor de la pérdida
Mínimo 2 SMMLV
15% del Valor de la pérdida
Mínimo 2 SMMLV
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RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL
CORRIENTE DÉBIL
RUPTURA DE MAQUINARIA
Incluido
10% del Valor de la pérdida
Mínimo 1 SMMLV
Equipos que trabajan con energía eléctrica que 10% del Valor de la pérdida
superen los 3 SMMLV.
Mínimo 2 SMMLV
Para incluir un equipo por este rubro se debe:
1. Realizar Contrato de Mantenimiento entre
EMDISALUD y el Fabricante o Vendedor o en
su defecto de una firma idónea para estas
labores.
2. Los equipos deben tener las siguientes
protecciones:
Rede de Puesta a Tierra
Supresor de Picos
Regulador de Voltaje
Maquinaria que supere los 3 SMMLV.
10% del Valor de la pérdida
Mínimo 2 SMMLV
Todos los activos fijos que superen los
10% del Valor de la pérdida
$200.000
Mínimo 2 por Mil sin ser inferior a
1000 dolares.
HMCCAP – AMIT.
1. Asonada
2. Motín
3. Conmoción Civil o Popular
4. Huelga
5. Actos mail intencionados de terceros.
TERREMOTO, MAREMOTO, TEMBLOR O ERUPCIÓN. Todos los activos fijos que superen los
$200.000
SUSTRACCIÓN CON VIOLENCIA
ASISTENCIA EMPRESARIAL
ASISTENCIA PRELEGAL LIBERTY
Todos los activos fijos que superen los
$200.000
Incluido
Incluido
3% del Valor de la pérdida
Mínimo 3 SMMLV
10% del Valor de la pérdida
Mínimo 2 SMMLV
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